Unidad 3.

Implementación y Operación. Estructura y responsabilidades. Capacitación.

Comunicaciones. Documentos del Sistema. Control de los documentos. Control
operativo. Respuesta ante emergencias.

Implementación y operación.
La empresa tiene que desarrollar una estructura administrativa que le permita implantar
el sistema, además de suministrarle los recursos necesarios para el mismo. El papel
moderno del responsable o encargado de la seguridad y salud ocupacional es el de
coordinador del sistema y de auditor.
Para una empresa que tiene implantado un sistema ISO 9000 o ISO 14000, le será
más fácil implantar un sistema de esta naturaleza, porque la estructura de la empresa
ya fue adecuada para permitir el funcionamiento de un sistema de gestión y por la
cultura de gestión desarrollada en la misma.
Al igual que es necesario un manual en la gestión de calidad, aquí es necesario un
manual donde se fijan las responsabilidades de los distintos actores y se referencie los
estándares a cumplir. Un punto a considerar podría ser el remarcar la responsabilidad
de la seguridad por parte del dueño del proceso, es decir, la responsabilidad de la
seguridad ya no está desligada del proceso productivo.

Figura - Implementación y operación

Los documentos necesarios que genera y requiere nuestro sistema son:

 
   -Política y programa de SGSSO.
    -Legislación y normativa de referencia.

    -Manual de SGSSO.

    -Procedimientos de trabajo, desarrollados para aquellos puestos en los cuales el

riesgo existente lo aconseja.

    -Plan en caso de emergencias.

Las características que deben tener los documentos son de accesibilidad,

disponibilidad y legibilidad. Además, deben revisarse periódicamente y contar con
fecha de revisión y su remoción en el caso de documentos obsoletos. Por ejemplo, el
plan en caso de emergencias tiene que contar con una relación de distribución,
comunicación y responsabilidad para afrontar la emergencia actualizada, porque ésta
puede cambiar a consecuencia de la rotación del personal de la empresa.
La comunicación tiene que establecerse considerando la requerida por los
componentes del sistema como con las partes interesadas, por ejemplo:
   -Quejas del personal: aplicamos comunicación interna.
    -Quejas de la comunidad: aplicamos comunicación externa.

El entrenamiento tiene que abarcar a todos los empleados (administrativos y

operativos) y contratistas, y brindada al ingreso al centro de trabajo. Los temas serán
desarrollados de acuerdo a los riesgos presentes en el trabajo a realizar y cubrirían
aspectos tales como:
   -Identificación y manejo de riesgos.
    -Usos de equipos de protección personal
    -Procedimientos de seguridad específicos, por ejemplo, mantenimientos de sistemas
de aspiración, etc.
    -Emergencias.

Un reentrenamiento se impartiría para asegurar la continuidad y vigencia de la

capacitación, y apoyado por un registro de entrenamiento.

El entrenamiento y capacitación no sólo es importante por los conocimientos que

transmite y destrezas que desarrolla, sino porque el conocimiento franco de las causas
y efectos de los impactos ambientales ocupacionales crea conciencia de seguridad en
los trabajadores.
El entrenamiento abarca también el conocimiento, los roles y responsabilidades de
cada actor del sistema de gestión.

En cuanto al control operacional el supervisor se convierte en el personaje clave del

mismo y tiene que comprender y asumir su responsabilidad. Los contratistas son un
punto crítico, por lo que tiene que estar especificado en el contrato de servicio algún
tipo de sanción administrativa o económica por incumplimiento de normas de
seguridad.

Otro aspecto del control operacional es el manejo de las emergencias que es uno de
los campos de mayor desarrollo de la seguridad. Los procedimientos para responder a
las emergencias son establecidos en un plan en caso de emergencias, donde se
consideran las siguientes:
  - fugas de sustancias tóxicas,
  - incendios y explosiones,
  - desastres naturales,
- otros.

Estructura y responsabilidad

La responsabilidad final por la seguridad y la salud recae en el nivel más alto de la

organización. Este nivel asignará a uno o más de sus miembros la responsabilidad
específica de asegurar que el sistema de gestión de SySO sea implementado de
manera adecuada y del cumplimiento de los requisitos en todos los lugares y esferas
de operación dentro de la organización.
En todos los niveles de la organización se definirán, documentarán y comunicarán
roles, responsabilidades y autoridades, de modo de asegurar que las personas sean:
a) responsables de la seguridad y salud de aquellos a los que dirigen, de ellos
mismos y de aquellos con los que trabajan;
b) Conscientes de su responsabilidad por la seguridad y salud de las personas que
puedan verse afectadas por las actividades que controla, ej.: contratistas y el
público en general;
c) Conscientes de la influencia que puedan tener su acción o inacción en la
efectividad del sistema de gestión de SySO.

NOTA
Sería aconsejable que el más alto nivel directivo de la organización demuestre con el
ejemplo, su compromiso de mantenerse activamente involucrado en el mejoramiento
continuo del desempeño de seguridad y salud ocupacional.
Capacitación, toma de conciencia y competencia
La organización tomará recaudos para identificar las competencias requeridas, en
todos los niveles dentro de ella y organizará la capacitación necesaria, de modo de
asegurar que todos los empleados sean competentes para cumplir con sus
obligaciones y responsabilidades.

Comunicaciones
La organización establecerá y mantendrá:
a) la efectiva y abierta comunicación de la información de SySO;
b) la provisión de asesoramiento y servicios de especialistas;
c) la participación del personal y consulta con éste, para aumentar su compromiso
con la política y con su implementación.

Documentación del sistema de gestión de SySO

La organización dispondrá de la suficiente documentación, adecuada a sus
necesidades, para permitir que los planes de SySO sean completamente
implementados.

NOTA
La documentación es un elemento clave para permitir a una organización implementar
un sistema de gestión de SySO exitoso. Es también importante para reunir y
conservar el conocimiento de la SySO. Pero también es igualmente importante que la
documentación sea mantenida al mínimo requerido para su efectividad y eficiencia.

Control de la documentación

La organización tomará las medidas necesarias para asegurar que los documentos
estén actualizados y sean aplicables al propósito para el cual fueron concebidos.

Control operativo

Es importante que la SySO, en su sentido más amplio, se encuentre totalmente

integrada en todo el ámbito de la organización y dentro de todas sus actividades,
cualquiera sea el tamaño o la naturaleza de su operación (o actividad) (ver norma
IRAM 3801).
 En la implementación de la política y de la gestión efectiva de SySO, la organización
asegurará que las actividades se realicen de manera segura y de acuerdo con las
disposiciones necesarias para cubrir las áreas clave siguientes:
a) Objetivos y planes globales, incluyendo el personal y los recursos necesarios para
que la organización cumpla su política;
b) Poseer o tener acceso a suficiente conocimiento de SySO, habilidades y
experiencia para administrar sus actividades en forma segura y en concordancia
con los requisitos legales;
c) Planes operativos para implementar disposiciones de control de los riesgos
identificados (evaluación de riesgos) y cumplir con los requisitos legales;
d) Planificación para las actividades de control operativo;
e) Planificación para la medición del desempeño, acciones correctivas y preventivas,
auditorias y revisión de la gestión;
f) Implementación de las acciones correctivas y preventivas que resulten necesarias.

Debiendo en el control operativo:

a) definir la asignación de responsabilidades y niveles de dependencia en la
estructura gerencial;
b) asegurar que las personas tienen la autoridad necesaria para llevar a cabo sus
responsabilidades;
c) asignar los recursos adecuados conforme a su naturaleza y tamaño.

Preparación y respuestas ante emergencias

La organización establecerá y mantendrá procedimientos para identificar su

potencial para enfrentar y responder ante accidentes y situaciones de emergencia
previsibles y para anticipar y mitigar sus efectos y consecuencias.

La organización examinará y revisará, cuando sea necesario, sus planes de

contingencia y de respuesta, para enfrentar las emergencias previsibles, en
particular luego de que se hayan producido accidentes o situaciones de
emergencia.

La organización también probará periódicamente tales procedimientos, cuando ello

sea factible.
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el Dr. Damaso Tor