Microsof
t
Project
Ing° Jesús Antonio Pacahuala
D AT O S G E N E R A L E S
Ocupación: Administrador de Proyectos.
Puesto: Operador de MS Project.
DURACION: 30 hrs.
FRECUENCIA: Sábados 08:00 am – 13:00 pm
SESION FECHA
1 14 Agosto
2 21 Agosto
3 28 Agosto
4 04 Setiembre
5 11 Setiembre
6 18 Setiembre
C R I T E R I O S D E E VA L U A C I Ó N
Conocimientos tecnológicos.
Procedimiento e interés en el desarrollo de
los trabajos.
Puntualidad y Asistencia.
C E RT I F I C A C I O N
S e o t o rg a r á C e r t i f i c a d o d e A p r o b a c i ó n A l
Finalizar el curso para los participantes
con más del 80% de asistencia y con nota
mínima de 12.
UNIDADES DE COMPETENCIAS
Entorno operativo de MS Project.
Elaboración de un proyecto de Ingeniería.
Sistemas de Proyectos Múltiples.
Gerencia de Proyectos: Seguimiento y
control de actividades.
Proyectos múltiples y sub proyectos.
COMPETENCIAS ADQUIRIDAS POR EL
PA RT I C I PA N T E :
Usar terminología básica de la administración de
proyectos.
Planear y organizar las tareas de un determinado
proyecto.
Configurar y asignar recursos a las diferentes
tareas.
Ingresar y realizar análisis de costos (costos fijos,
costos variables y costo uso).
Realizar el seguimiento de las diferentes tareas del
proyecto.
Crear e imprimir informes; Exportar información a
otros programas.
Introducción a la Gestión de
Proyectos
PROYECTO
Empresa temporal que se asume con el fin de
crear un producto o servicio único. PMBOK.
Involucranuna o varias personas, una o varias
unidades funcionales.
Secuencia bien definida de eventos con un principio y
final identificados , que se centra en alcanzar un
objetivo claro.
ELEMENTOS DE UN PROYECTO
TAREA: pasos que se requieren para completar
el proyecto.
HITO : Evento que marca la finalización de una
fase del proyecto o la finalización de una serie de
tareas relacionadas.
RECURSO: Elemento necesario para realizar una
tarea.
Triángulo del Proyecto
El ajuste de uno de estos elementos afecta a los otros dos.
Alcance Duración
Resultado del proyecto Determina el inicio y fin.
Proyecto
Costo
Sueldos, materiales, equipos, etc
Ing° Jesús Antonio Pacahuala
Tipos de Proyecto
Ejemplos:
ACADÉMICO: Investigación de un tema.
CONSTRUCCIÓN: Construcción de edificios, casas, carreteras.
INDUSTRIA: Manufactura, producción. (Diseño de un nuevo
vehículo de transporte, un nuevo producto).
INFORMATICA: Desarrollo o adquisición de un sistema de
información.
CIENTÍFICO: Elaboraciones de sustancias, aparatos innovadores.
MERCADOTECNIA: Una campaña para el lanzamiento de un
nuevo producto.
POLITICA: Realizar una campaña.
NEGOCIOS: Congresos, exposiciones, banquetes.
ARTE: Elaboración de películas, de un monumento,
Implementación de un nuevo procedimiento o proceso.
OBJETIVOS
OBJETIVOS ??
TAREAS ??
Quién se encarga ??
Cuándo comienzan ??
Cuánto tardan ??
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Ing° Jesús Antonio Pacahuala
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Proceso de planificar, organizar y administrar
tareas y recursos para alcanzar un objetivo
concreto.
Tiene delimitaciones de TIEMPO, RECURSOS y
COSTOS.
Aplicación del conocimiento, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades del
proyecto, de forma tal de cumplir con
los requerimientos del proyecto.
PMBOK.
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
DIRECTIVA
Coordina
Supervisa
DIRECTOR DE Estima
PROYECTO Planifica
Evalúa
Recursos Humanos
Equipos
Miembros,
Infraestructura
Consultores
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Plan Inicial
Administrar el PLAN
Seguimient Reporte
Ajuste
o Avance
Comunica
r Cambios
PLAN DE PROYECTO
SIMPLE: Lista de TAREAS con fechas de
comienzo y fin.
COMPLEJO: Miles de tareas y recursos , con un
presupuesto de millones de soles.
Microsoft Project 2010
MS PROJECT
Software para la Gestión de Proyectos.
Dispone de herramientas para diversas labores:
Planificación .
Control de actividades.
Seguimiento a las actividades.
Comunicación de cambios y avances.
Organiza la siguiente información:
Asignación de tiempos a las tareas.
Costos asociados a recursos.
Ayuda a respetar los PLAZOS sin exceder el PRESUPUESTO y
conseguir los objetivos planteados.
MS PROJECT – Base de Datos
Almacena los detalles del proyecto.
Con esta data calcula la programación, los costos
y otros elementos del proyecto.
Esta data se genera al crear el Plan del proyecto.
Por ello se hace necesario ingresar información pertinente
sobre las tareas.
VENTAJAS DE PROJECT 2010
INICIO SENCILLO
GUI Office Fluent (Reemp. Menús y Barra de Herramientas)
COPIADO
Mantiene Jerarquía y formato de tareas al copiar.
AJUSTE DE LÍNEAS
Al ancho de la tarea.
VENTAJAS DE PROJECT 2010
PLANEACIÓN MÁS SENCILLA
Programación Controlada por el Usuario:
Programación Automática: idem versiones anteriores.
Se activa campo Duración.
Programación Manual: No se mueven. Icono Chincheta
INFORMES SENCILLOS
Se agregó Vista Escala de tiempo. (Timeline). Activar
en Ficha Vista.
Resumen del Proyecto.
VENTAJAS DE PROJECT 2010
APERTURA PROYECTOS DE VERSIONES
ANTIGUAS
Archivo / Opciones / Centro de Confianza/
configuración del Centro de Confianza.
ENTORNO DE TRABAJO
Interfaz de usuario:
Interfaz de usuario Office Fluent.
Cambiar Combinación de Colores: Menú
Archivo / Opciones.
ENTORNO DE TRABAJO
2. B.H. de
Acceso 3. Barra de
Rápido Título
1. MENU
BROWSER
Ing° Jesús Antonio Pacahuala
ENTORNO DE TRABAJO
5. TABS 6.
4. CINTA
(FICHAS) TIMELINE
(Ribbon)
(Escala de
Tiempo)
Ing° Jesús Antonio Pacahuala
ENTORNO DE TRABAJO
7. ESCALA
TEMPORAL
6. TABLA
8. AREA
DE TAREAS
DEL
GRAFICO
DE GANTT
Ing° Jesús Antonio Pacahuala
MS PROJECT – Visualización de Datos
Para extraer información de la BD en un
momento dado, se usan:
VISTAS
TABLAS
FILTROS
MS PROJECT – Visualización de Datos.
VISTAS.- Organiza y presenta la información en los siguientes
formatos:
Diagramas o gráficos:
• Diagrama de GANTT
• Diagrama de RED
• Gráfico de Recursos.
• Calendario
Hojas
• Información en filas y columnas.
Formularios
• Presentan información en un formato similar a un form de papel.
MS PROJECT – Visualización de Datos.
TABLAS
Conjunto de columnas que muestra información específica
de tareas, recursos y asignaciones en una vista de hoja.
Ficha VISTA para aplicar Tablas.
FILTROS
Muestra parte de la información de tareas y recursos en
una vista y en base a ciertos criterios. Ejm. Mostrar todas
las tareas de la Ruta Crítica.
Ficha VISTA para aplicar Filtros.
Estrategias del Project Management.
Técnicas de planificación y programación
1.- DIAGRAMA DE RED
Representa el plan del proyecto a través de un flujograma
conformado por las actividades y las interrelaciones entre
ellas.
2.- CPM (Critical Path Method) Método del
Camino Critico
El camino de mayor duración de toda la red, cuya demora
en una tarea provocaría retraso. (holgura=0)
Estrategias del Project Management.
Técnicas de planificación y programación
1.- PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Técnicas de Evaluación y Revisión de Programas .
Utiliza redes de eventos.
Los eventos se representan mediante nodos.
Para cada actividad, maneja duración optimista,
esperada y pesimista.
MS PROJECT – Escala Temporal.
NIVELES
SUPERIOR
INTERMEDIO
INFERIOR.
Ejm: Configure la Escala temporal. Asigne colores para diferenciar días
no laborables. Use ZOOM para ver cambios.
MS PROJECT – Formato de Barra.
Barra: parte del diagrama de GANTT.
Muestra gráficamente la duración de una actividad.
Ficha FORMATO (Estilos de Barras).
Doble Clic para configurar una Barra en particular.
Creación del PLAN DE PROYECTO
1. Definir OBJETIVOS.
2. Definir las FASES del PROYECTO.
3. Definir el CALENDARIO DEL
PROYECTO. Considerar horario de
trabajo, interrupciones (días festivos,
vacaciones)
Creación del PLAN DE PROYECTO
4. Organizar una Lista de Tareas incluyendo
duración. Considera INICIO y Fin de cada
tarea y dependencias.
5. Agregar recursos al Plan: Personas,
equipos, materiales y sus costos.
6. Asignar recursos a las Tareas. (recursos
agregados)
7. Se genera una Programación.
CREAR NUEVO PROYECTO
MENU ARCHIVO / NUEVO
Escoger Plantillas Disponibles.
Forma de PROGRAMACIÓN
Ficha PROYECTO / Información del Proyecto.
Definir:
Fecha de Comienzo.
Programar a partir de. (desde el inicio o final
del proyecto)
C A L E N D A R IO S D E L P RO Y E CTO
03 Calendarios Base.
Éstos se pueden aplicar a Recursos, Tareas o
Proyecto en General.
1. ESTÁNDAR -- L a V 9:00 am - 07 p.m.
- 2 Hrs. Libres a medio día.
- Calendario Predeterminado de Project.
2. TURNO NOCHE L a V 11:00 pm – 08:00
a.m.
- Hora libre de 03:00 am – 04:00 am.
3. 24 HORAS Todos los días, las 24 Hrs.
DEFINIR CALENDARIO DEL
PROYECTO
Ficha Proyecto / Cambiar Tiempo de Trabajo.
Se requiere conocer:
Días de descanso.
Horas de Trabajo a la semana y al mes.
El calendario del proyecto es distinto al de
tareas y al de recursos. Coinciden en casi
todos los proyectos.
Puede Modificar un Calendario Base o Crear
un Calendario Nuevo.
DEFINIR CALENDARIO DEL
PROYECTO
MODIFICAR CALENDARIO BASE
1. Seleccione el Calendario Base.
2. Seleccione los días que serán no laborables.
3. En Ficha EXCEPCIONES ingrese nombre,
fechas de inicio y fin.
4. Use el botón DETALLES para ingresar
información de la excepción.
DEFINIR CALENDARIO DEL
PROYECTO
MODIFICAR CALENDARIO BASE
5. Seleccione día de la semana.
6. En la pestaña Semanas Laborales escriba el
nombre para su identificación .
7. En DETALLES establecer el Periodo
Laborable para esta Semana Laboral o
modificar el Periodo Predeterminado.
Ejemplo: MODIFICAR CALENDARIO BASE
D E L P R O Y E C TO
Para los siguientes casos:
Aniversario de la empresa el 27 del pte mes.
Día no laborable.
Hora de Salida todos los Viernes, 1 Hr.
Antes.
3 capacitaciones Full Day, desde el último
Jueves del mes, cada 2 meses.
DEFINIR CALENDARIO DEL
PROYECTO
CREAR UN CALENDARIO NUEVO
Se recomienda realizar una nueva
Programación para cada proyecto nuevo.
Esto implica crear un Nuevo Calendario.
Se debe especificar :
Días que se van a trabajar
Días que tiene un mes,
Horas a la semana, etc.
DEFINIR CALENDARIO DEL
PROYECTO
CREAR UN CALENDARIO NUEVO
1. Botón Cambiar tiempo de Trabajo / Opciones
2. Defina:
Inicio de semana.
Inicio de año fiscal.
Fecha de inicio y término del proyecto.
Jornada Laboral
Semana Laboral
Días por mes, etc.
Aceptar.
DEFINIR CALENDARIO DEL
PROYECTO
CREAR UN CALENDARIO NUEVO
3. Botón Crear Calendario.
4. Escriba un nombre para el calendario del
proyecto.
5. Seleccione la opción Crear Nuevo Calendario
Base.
DEFINIR CALENDARIO DEL
PROYECTO
CREAR UN CALENDARIO NUEVO
6. Active la pestaña Semana laborales.
7. Clic en Detalles
8. Defina el calendario a utilizar en todo el
proyecto. (cambiar desde lunes a viernes)
DEFINIR CALENDARIO DEL
PROYECTO
APLICAR EL CALENDARIO NUEVO AL PROYECTO
1. Clic en Botón Información del Proyecto.
2. En la lista Calendario, seleccione el nombre
del calendario base que se aplicará al
proyecto.
3. Clic en Aceptar.
