Lineamientos Operativos Alistamiento Tutelas

UNIDAD PARA LAS VÍCTIMAS
LINEAMINETOS
ALISTAMIENTO TUTELAS
Inclusión
de las Víctimas con
Discapacidad
INFORMACIÓN BÁSICA
GENERALIDADES DE
01 ALISTAMIENTO
PASO A PASO IMAGEN

EXISTENTE EN LEX 02
PASO A PASO
03 ALISTAMIENTO
LINKS DE CONSULTA
Y PROTOCOLO 4-72 04
GENERALIDADES DEL ALISTAMIENTO
Proceso donde se radican y clasifican las acciones de tutela en todas sus instancias.
Registro en el aplicativo Lex de datos de identificación, ubicación y contacto de los
accionantes, como también de los despachos judiciales.
APLICATIVOS DE
CONSULTA
LEE CORRECTAMENTE ÁREAS DE PRODUCTIVIDAD
EL CASO ASIGNADO APOYO • Lex
• Orfeo
• Archidhu
Las tutelas se • Apoyo Jurídico En promedio se
• Astrea
reciben digitalizadas • Formación gestionan 80 casos
a través del aplicativo por turno, esta varia • Vivanto
• Calidad
Orfeo según el volumen • Rama Judicial
de ingreso. • Legal App
• Procuraduría
• TYBA
LINK DE INGRESO
1. Siempre debemos ingresar con el usuario

INGERSO LEX y clave asignados.
2. Esta prohibido compartir el usuario.
https://lex.unidadvictimas.gov.co/Autoriz
acion/Index?ReturnUrl=%2f
INGERSO ARCHIDHU
https://archidhu.unidadvictimas.gov.co/b
ackend.php/security/login
ARCHIDHU
ARCHIDHU
ARCHIDHU
ARCHIDHU
ARCHIDHU
LEX
LISTA DE TAREAS
 Ingresamos a Lex
USUARIO
 CLICK Tareas – Lista de Tareas
 Allí encontraremos nuestra asignación del día

LISTA DE TAREAS
USUARIO
PASO A PASO ALISTAMIENTO
CUANDO EL
CASO ES
NUEVO
Abrir imagen, identificar la instancia y PASO
verificar documentación completa. 01
PASO Consultar en LEX si la imagen es
02 nueva o es una imagen duplicada.
PASO
CASO NUEVO EN LEX 03
PASO Diligenciar campos de accionante y
04 del juzgado.
Verificar en
PASO
procuraduría el
nombre correcto del 05
accionante
Enviar
Enviar a elárea
a el área de
deanálisis
análisis.
IMAGEN NUEVA
PASO
Seleccionamos el código a tramitar. 01
CLICK
ficha
DESCARGAR
IMAGEN
IMAGEN NUEVA
• Abrir imagen
• Identificar la instancia
• Identificar datos de accionante
• Identificar Numero de proceso
• verificar documentación completa

IMAGEN NUEVA
PASO
Consultar en LEX por nombre o identificación del

02
accionante si la imagen se encuentra en el aplicativo.
Se evidencia que no contamos en LEX con la Tutela

202098.
IMAGEN NUEVA
PASO
Volvemos al CODIGO asignado para alistar nuestro caso. 03
CLICK
Tramite
IMAGEN NUEVA
Buscamos al Accionante
CLICK
IMAGEN NUEVA
Para crear el caso, debes dar CLICK en Agregar

accionante al proceso actual.
CLICK
IMAGEN NUEVA PASO
04
Diligenciar campos de
accionante, los cuales se
Verificar en
procuraduría el nombre
encuentran en el escrito y
correcto del accionante notificaciones de la Tutela.
IMAGEN NUEVA
Diligenciar campos decampos

Diligenciar juzgado, de
los cuales se
encuentran
juzgado, los cuales senotificación
en el Auto admisorio y
de correo
encuentran en el Auto
admisorio y notificación
de correo.
IMAGEN NUEVA PASO
05
SELECCIONAMOS
SIEMPRE
ESTA OPCIÓN
REGISTRAMOS TERMINOS
Y EL JUZGADO
CLICK para finalizar el Tarea
Se envíaEnviar
al área
a el de
áreaAnálisis
de análisis
Jurídico
IMAGEN NUEVA
RECUERDA siempre verificar la ficha, para evidenciar que el caso

fue alistado correctamente
PASO A PASO IMAGEN EXISTENTE
CUANDO EL
CASO SE
ENCUENTRE
Abrir imagen, identificar la instancia y PASO EN LEX
verificar documentación completa. 01
PASO Consultar en LEX si la imagen es
02 nueva o es una imagen duplicada.
PASO
CASO EXISTENTE EN LEX 03
PASO Cerrar como imagen duplicada ya
04 cargada.
PASO
05
Diligenciar el Drive.
IMAGEN EXISTENTE PASO
01
Seleccionamos el código a tramitar.
CLICK
ficha
DESCARGAR
IMAGEN
IMAGEN EXISTENTE
• Abrir imagen
• Identificar la instancia
• Identificar datos de accionante
• Identificar Numero de proceso
• verificar documentación completa

02
Consultar en LEX por nombre o identificación del accionante
si la imagen se encuentra en el aplicativo.
DESCARGAR
ARCHIVO
03
COMPARAR QUE NUESTRA

IMAGEN ASIGNADA
CONTENGA LA MISMA
INFORMACIÓN QUE LA
IMAGEN CARGADA
EN LEX.
04
Volvemos al CÓDIGO asignado para tramitar nuestro caso.
CLICK
Tramite
Cerrar como imagen duplicada ya cargada.
IMAGEN EXISTENTE
SELECCIONAMOS SIEMPRE
ESTA OPCIÓN.
REGISTRAMOS EL CODIGO
LEX DE NUESTRA IMAGEN
CLICK para finalizar el tramite EXISTENTE.
Diligenciar el Drive
05
CLICK
LINKS DE CONSULTA Y
PROTOCOLO 4-72
LINKS DE CONSULTA
 LEX: https://lex.unidadvictimas.gov.co/Autorizacion/Index?ReturnUrl=%2f
 ARCHIDHU:
https://archidhu.unidadvictimas.gov.co/backend.php/security/login
 DRIVE TUTELAS:
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSercuqYy0EfXQkiJlnL3UhhZ8iro5
QTEfd5QZpr_LKVA4QAMA/viewform
 ORFEO: http://orfeo.unidadvictimas.gov.co/
 LEGAL APP: https://www.legalapp.gov.co/
 RAMA JUDICIAL:
https://consultaprocesos.ramajudicial.gov.co/procesos/bienvenida
 PROCURADURIA:
https://www.procuraduria.gov.co/portal/Antecedentes-disciplinarios.page
PROTOCOLO 4-72
BOGOTÁ CL 63 15 58 BARRIO CHAPINERO
MEDELLIN KR 92 34D 93 BARRIO BELENCITO
CALI KR 16 15 75 BARRIO GUAYAQUIL
IBAGUÉ KR 4 ENTRE CL 6 Y 7 CAM BARRIO LA POLA
TUNJA CL 18 9 49 BARRIO CENTRO
VILLAVICENCIO GRANJA CAMPO ALEGRE- VIA MALOKAS

CONTIGUO A LA POLICIA NACIONAL
FLORENCIA KR 18 9 26
PROTOCOLO 4-72
PROTOCOLO 4-72
NOTA: para los casos de corregimientos y veredas, así la dirección este completa, ejemplo:
CL 5 52 99 CORREGIMIENTO LAS BRISAS, se considera dirección inviable y debe enviarse
con copia al punto de atención o personería.
LINEAMIENTOS
POR INSTANCIA
TUTELA
La tutela se cargan en LEX como instancia nueva y se TERMINO 2 DIAS
reconoce ya que contiene: Si registran 24, 12 horas o

menos se pondrá la palabra
 Notificaciones ALERTA
 Auto Admisorio
 Derecho De Petición en las observaciones.
 Hechos
 Pretensiones
TUTELA
TUTELA SIN DIRECCIÓN
La tutela que no contenga la dirección de notificación en el escrito, se

alistará con la dirección del ultimo derecho de petición que se encuentra
cargado en Orfeo (la imagen del DP debe ser máximo a 6 meses); si no
hay datos de notificación actualizados, se procede a dejar tanto la
dirección de personería, como la del punto de atención siempre y cuando
sea alguna de las 7 ciudades, es decir se debe aplicar el protocolo 4-72.
TUTELA
TUTELA SIN AUTO Y/O ESCRITO
1) Si la imagen sólo contiene el Auto Admisorio y éste NO refiere el Derecho de Petición a

resolver o pretensión clara, el colaborador deberá solicitar el insumo, actualizando datos
de accionante y juzgado, sin cerrar el caso y solicitar el cambio de bandeja.
2) Si la imagen solo contiene el escrito de tutela, el colaborador deberá verificar, RAMA

JUDICIAL y anexar el pantallazo donde se evidencie la admisión para poder enviar al
área de análisis. De lo contrario deberá solicitar el insumo.
3) Si el alistador recibe la imagen pendiente (Auto o Escrito de Tutela) la anexa a la

instancia y le dará trámite para Análisis.
4) Para aquellos autos que relacione la Fecha del DP o la pretensión de la Tutela, deberá
enviarse el caso al área de análisis con la observación pendiente por insumo,
solicitando el mismo al área encargada.
NOTA
NOTA: Para aquellos
Para aquellos autos que
autos que relacione relacione
la Fecha del DPlao Fecha del DP
la pretensión de o
la la pretensión
Tutela, depronunciamiento
y solicite la Tutela, y de
solicite pronunciamiento
los hechos deberá solicitarse el insumo de los hechos deberá solicitarse el insumo.
TUTELA
AUTO QUE RECHAZA TUTELA
Teniendo en cuenta que a partir de la

emisión del Auto 206 de 2017 los Juzgados AUTO QUE INADMITE TUTELA
rechazarán aquellas tutelas que no cumplan
con los requisitos establecidos por la norma
para su admisión, una vez allegadas las
Crear instancia de TUTELA,
imágenes, alistamiento deberá:
ingresando la información del
proceso en Lex (Accionante, No.
• Crear instancia de TUTELA, ingresando la
Proceso, Juzgado) y enviar a
información del proceso en Lex
análisis con la observación a
(Accionante, No Proceso, Juzgado) y
espera de auto que Admite tutela.
enviar a análisis con la observación
Posible Archivo para que desde allí se
archive.
TUTELA
TUTELAS TRIBUNALES - CORTE SUPREMA DE JUSTICIA-

(SUPERIORES JERARQUICOS - ALTAS CORTES)
Aquellas Tutelas / Telegramas provenientes de TRIBUNAL SUPERIOR- CORTE SUPREMA DE JUSTICIA O

ALTAS CORTES (CORTE CONSTITUCIONAL - CONSEJO DE ESTADO) que estén relacionadas con
decisiones tomadas dentro de un proceso existente en Lex o en el cual la UNIDAD se encuentre vinculada,
serán cargadas generando nuevo código LEX en instancia de TUTELA y asociándolo al proceso inicial
(proceso existente), dejando la observación correspondiente TUTELA TRIBUNAL - CORTE SUPREMA DE
JUSTICIA y relacionando los dos números de proceso.
Realizar la búsqueda del accionante para identificar que el proceso que dio origen a la nueva tutela se
encuentre en Lex.
Dado el caso que después de realizar una exhaustiva búsqueda en Lex y no fuere posible identificar el
proceso que dio origen a esta nueva tutela, se procederá a crear código Lex en instancia de Tutela, y se
solicitarán los insumos del primer expediente.
Una vez identificado el proceso se crea nuevo Lex en Instancia de TUTELA y se asocia al proceso inicial
(proceso existente), cambiando el nombre del Juzgado al de la tutela actual (EJ: CORTE SUPREMA-
NOTA y relacionando los dos números de proceso 201960-202039 (número de proceso inicial -
TRIBUNAL)
Para
número de aquellos
proceso autos que relacione
del Tribunal la Fecha
o la Corte del DP o la pretensión de la Tutela, y solicite pronunciamiento de
Suprema).
los hechos deberá solicitarse el insumo
TUTELA
TUTELA DE LA UNIDAD CONTRA EL JUZGADO
Si se reciben autos en los que la UNIDAD representada por la

ALGUNO DE LOS DIRECTORES MISIONALES actúe como
demandante en una Tutela contra algún JUZGADO, por no haberse
inaplicado alguna sanción impuesta pese a haberse dado
cumplimiento a la orden del fallo, el alistador deberá:
 Identificar en Lex el expediente de Origen, y anexar la imagen a la

ultima instancia.
 Generar la alerta por correo electrónico y drive.
 Si en Lex no se identifica el proceso que origino la Tutela se

validara con el área de insumos su respectivo tramite.
TUTELA
CASOS DE TUTELA CONTRA DESPACHOS JUDICIALES
Cuando nos notifiquen las tutelas

que se interponen contra los
despachos judiciales por medio de
la cuales los accionantes
pretenden lograr que, vía tutela,
por ejemplo: se ordene la
continuación de incidentes de
desacato, la imposición de
sanciones a la Unidad por el
presunto incumplimiento de otros
fallos de tutela o una decisión a
favor.
TUTELA
GESTIÓN CASOS TUTELA CONTRA EL DESPACHO

Tutela 1 ya existente
El procedimiento que debemos efectuar es:
• Realizar el alistamiento como un proceso nuevo

(expedientes distintos).
• Dejar la observación de la acción sobre la cual se pide el

cumplimiento o la acción del juez indicando en código Lex
en el cual se encuentra el expediente y con eso sea más
sencilla la identificación y el manejo de los procesos.
Nueva tutela que deberá crearse
Ejemplo de la observación en Lex en la nueva Tutela creada:
TUTELA TERMINO DE 48 HORAS CADUCA EN 38 HORAS/

TRIBUNAL SUPERIOR DISTRITO JUDICIAL DE IBAGUE
SALA CIVIL FAMILIA/ TUTELA CONTRA DESPACHO
JUDICIAL COD EXPEDIENTE 5013989
TUTELA
TUTELA SIN NUMERO DE PROCESO
Para aquellas tutelas en las que no se evidencie el número

de proceso se deberá:
• Revisar Rama Judicial con el fin de identificar el número de

proceso.
• Si Rama judicial no arroja resultados, el alistador deberá

registrar en la observación el numero de oficio del Auto
Admisorio y en el campo radicado pondrá el año actual de
la Tutela.
TUTELA
TUTELA MENORES DE EDAD
Las tutelas que son interpuestas por menores de edad sin intermediación de tutor o representante
legal, se alistarán y se enviarán a análisis conforme a la sentencia T 895/11, la cual faculta y legitima
por activa a los menores para actuar en nombre propio frente a tutelas.
NOTA: Si la Tutela cuenta con representante legal, se registraran en Lex únicamente los
datos del Representante.
TUTELA TIERRAS
Las Tutelas Tierras nacen de un proceso de Restitución,

donde el accionante o el opositor no están de acuerdo con
la respuesta brindada por el tribunal, estas se identifican
de la siguiente manera:
• Tutela del accionante en contra de un despacho

Restitución de Tierras.
• Provenientes de la Corte Suprema de Justicia o en

algunas excepciones llegara de un juzgado o tribunal.
• Menciona el proceso inicial de Restitución y su

radicado.
Para estos casos se debe solicitar por correo el
cambio de bandeja a: Luis Jiménez
lajimenezc@outsourcing-uariv.com
FALLO
TERMINO 2 DIAS
Los Fallos de 1ra instancia se cargan en Lex como Si registran 24, 12 horas o
instancia nueva y se reconocen ya que contiene: menos se pondrá en las
observaciones la palabra
ALERTA
• Parte Resolutiva
• Ampara o Niega la Tutela
FALLO
FALLO SIN TUTELA
• Cuando recibamos Fallos que no cuenten con Tutela y

evidenciamos que llega la imagen completa o nos informa la
pretensión clara, se alistara y se enviara a análisis registrando
la respectiva observación, adicional solicitaremos por correo
al área encargada de insumos la Tutela para completar el
Expediente.
• Si el fallo que nos llega esta negando la acción de Tutela, este

se alistara y se enviara a análisis con la observación
POSIBLE ARCHIVO así no contemos con la instancia de
Tutela.
FALLO
MODULA FALLO DE 1RA INSTANCIA
Respecto de aquellas imágenes en las que se Modula el fallo, se procederá de

la siguiente forma:
• Si en Lex contamos con Fallo de 1ra instancia anexamos y solicitamos

reapertura por drive.
• Para aquellos casos que cuenten con instancias posteriores

(Requerimiento-Desacato), la imagen se anexará a la última instancia
y se renombrará el archivo como MODULA FALLO. En todos los casos
deberá solicitar reapertura de la instancia.
• En instancias posteriores a Sanción se hará uso de la Instancia de

Requerimiento posterior a Sanción y se enviará a análisis con las
respectivas observaciones.
FALLO
• Los autos que conceden impugnación provenientes del juzgado se anexaran al Fallo de 1ra
Instancia y se alertaran por el drive.
• Los autos que Admitan Impugnación provenientes del tribunal se anexaran al fallo de 1ra
instancia y se alertaran por el drive.
• Para los casos que Niegue – Rechaza o No conceda la impugnación se tramitaran de la misma
forma.
IMPUGNACIÓN SIN FALLO
• Cuando nos llegue un Oficio de Impugnación y no contemos con el Fallo de 1ra Instancia, este se
alistara como Fallo y se enviara a análisis con la siguiente observación – Impugnación sin Fallo
Posible archivo y su respectivo juzgado.
FALLO 2DA INSTANCIA
TERMINO 2 DIAS
Los Fallos de 2da Instancia se cargan en LEX como instancia
nueva y se reconocen ya que contiene la siguiente Si registran 24, 12 horas o
información: menos se pondrá la palabra
ALERTA
en las observaciones.
 Proviene de Tribunal
 Revoca, Confirma o Modifica Fallo de 1ra instancia
 Declara nulidad
REQUERIMIENTO PREVIO A
DESACATO
Los Requerimientos Previos a Desacato se cargan en Lex
TERMINO 1 DIA
como instancia nueva y se reconocen ya que contiene la
siguiente información: Si registran 24, 12 horas o
menos se pondrá la
 Requiere respuesta al Fallo de 1ra instancia palabra ALERTA
 Previo a iniciar incidente
 Menciona Articulo 27
REQUERIMIENTO PREVIO A FALLO DE 1RA INSTANCIA –
2DA INSTANCIA SANCIÓN Y CONFIRMA SANCIÓN
Todo requerimiento deberá ser objeto de detallada lectura para identificar si corresponde a un
requerimiento previo a Desacato, o en su defecto, a un requerimiento previo a otras instancias
como: Fallo de 1a Instancia Fallo de 2da Instancia - Sanción y Confirma Sanción.
Para identificar estas imágenes se debe tener en cuenta los enunciados realizados por el
despacho y el contenido de los autos, en los que el Juzgado suele indicar dando trámite a:
 Previo a emitir fallo.

 Requiere con el fin que se pronuncien sobre los hechos de la tutela.
 La impugnación presentada por alguna de las partes avocando el conocimiento en
segunda instancia.
 El incidente de desacato y previo a emitir sanción.
 El trámite de consulta y previo a confirmar sanción.
NOTA: Estos oficios NO se cargaran como instancia nueva en LEX, se anexaran a la

instancia actual en el aplicativo según sea el caso, se solicitara reapertura por drive y por
correo.
REQUERIMIENTOS NO UARIV
REQUERIMIENTOS ORGANISMOS DE CONTROL
Los requerimientos de Organismo de Control (Procuraduría, Personería, Contraloría) que lleguen al

área de alistamiento y se encuentren relacionados con una acción de Tutela existente en LEX, se
debe:
• Cerrar el caso como no UARIV, enviándose a la carpeta como PQR
REQUERIMIENTOS FISCALIA
Los requerimientos de la Fiscalía que lleguen al área de alistamiento y se encuentren relacionados con
una acción de Tutela existente en LEX, información de una victima u otras solicitudes se debe:
• Cerrar el caso como no UARIV, enviándose a la carpeta como PQR

DESACATO
Los Desacatos se cargan en Lex como instancia nueva y se TERMINO 3 DIAS

reconocen ya que contiene la siguiente información:
Si registran 24, 12 horas o
 Abre Desacato ALERTA
 Inicia Desacato en las observaciones.
 Menciona Articulo 52
DESACATO
APERTURA DE DESACATO – REQUERIMIENTO EN AREAS
Aquellos casos en que nos llegue la Apertura de Desacato y en LEX contemos

con la instancia Requerimiento Previo a Desacato, se deberá:
• Verificar la ficha para evidenciar si el caso se encuentra abierto en

áreas o si ya fue cerrado en Lex.
• Si el Requerimiento Previo aun se encuentra abierto en áreas se

procederá a anexar nuestra apertura de Desacato a este LEX,
cambiando la instancia, modificando los días y marcando al Director.
• Posteriormente se deberá solicitar la reapertura por Drive.
• Si el Requerimiento Previo ya se encuentra cerrado en Lex, se

procederá a crear instancia de Desacato.
DESACATO
ESCRITOS DE SOLICITUD DE DESACATO
 Aquellos casos en que el Juzgado mediante Auto u Oficio ADMITA - AVOQUE

CONOCIMIENTO o DE TRASLADO del Escrito de solicitud de Desacato serán
alistados y tipificados como REQUERIMIENTO PREVIO A DESACATO (siempre y
cuando no se allegue auto que de apertura a Desacato).
 Para los casos en que solo se reciba el escrito de solicitud de apertura de desacato
presentado por el accionante, sin auto de avoca, admita, Inicia, corre traslado, se
anexarán a la Instancia de Fallo o requerimiento, según la última tipificación generada
en LEX.
NOTA: Se resalta la importancia de validar las actuaciones en Rama Judicial y de realizar una
lectura detallada de dichos autos para identificar la instancia correctamente.
DESACATO
SIN NOMBRE DEL DIRECTOR MISIONAL
Si el Desacato es contra Director Misional que no se encuentra actualizado en el check list.
• Se debe seleccionar al Director misional que registre en el check list, siempre y

cuando corresponda a la misma misional del Desacato, dejando en las
observaciones el Director correcto.
• Para los casos en que no se encuentre en el check list de LEX ni el funcionario,

ni la territorial, Se seleccionará al Misional del tema sobre el cual versa el
proceso.
Cuando en el auto que me da apertura al incidente de desacato no se especifique el

director sobre el cual se impartirá el desacato se registrara el director al cual esta dirigido
el documento, en caso de no identificar se registrara al director actual de la UARIV.
ARCHIVO DESACATO
• Los autos que indiquen archivo, cierra

desacato o abstiene de sancionar, se
anexaran a la ultima instancia en LEX y se
alertara por el drive.
• Si en LEX contamos con tutela y fallo; el

alistador deberá consultar la página de
Rama Judicial con el fin de establecer si
existió Desacato, si así fuere el caso, se
generará nuevo Cód. LEX con la tipificación
de desacato, adjuntando la imagen de
Rama judicial
DRIVE ARCHIVO
ABRE PRUEBAS
Toda imagen que indique que el Despacho abre a pruebas se tramitara de la siguiente manera
• Si la instancia no se encuentra creada, se

generará nuevo LEX en Instancia de Desacato y
se enviará a Análisis con la respectiva
observación del documento alistado.
• Si la Instancia de Desacato se encuentra creada,

se anexará a dicho código LEX y se solicitará
reapertura para su respectivo trámite.
SANCIÓN
TERMINO 1 DIA
Las Sanciones se cargan en Lex como instancia nueva y se
reconocen ya que contiene la siguiente información: Si registran 24, 12 horas o
ALERTA
 Sanciona a en las observaciones.
 Multa y Arresto
SANCIÓN CONFIRMA
El Confirma Sanción se cargan en Lex como instancia nueva y TERMINO 1 DIA

se reconocen ya que contiene la siguiente información: Si registran 24, 12 horas o
menos se pondrá la
• Viene del tribunal palabra ALERTA
• Confirma Sanción en las observaciones.
• Modifica Sanción
SANCIÓN REVOCA
El Revoca Sanción se cargan en Lex como instancia nueva y se TERMINO 1 DIA
reconocen ya que contiene la siguiente información: Si registran 24, 12 horas o

menos se pondrá la
• Viene del tribunal palabra ALERTA
• Revoca Sanción
• Deja sin Efecto la Sanción
REQUERIMIENTO POSTERIOR
A SANCIÓN
El Requerimiento Posterior a Sanción se carga en Lex como instancia
nueva y se alistara cuando ya contemos con instancia de Sanción
Confirma o Sanción Revoca y nos llegue en los siguientes casos: Si registran los términos
según el documento que
alistemos en el
• Viene del tribunal • Inaplica Sanción Requerimiento
• Revoca Sanción • Declara Nulidad
• Deja sin Efecto la Sanción
LINEAMIENTOS
GENERALES
REGISTRO TÉRMINOS DE
RESPUESTA EN LEX
Este lineamiento tiene como finalidad, que cada una de las actividades
se descuente el tiempo que se tomó para gestionar el caso e informe a
la siguiente actividad el tiempo que le queda para la gestión del mismo y
el término otorgado por el despacho, el lineamiento quedaría así:
A partir de la fecha desde el equipo de alistamiento los términos de

respuesta a los despachos judiciales se contarán en horas desde el
momento de la notificación de los autos, ejemplo si un auto me indica
que el término de contestar es de 2 días, en las observaciones en Lex
debemos informar dicho término en horas y el tiempo que queda
pendiente por caducar.
Ejemplo:
TÉRMINO 48 HORAS / CADUCA EN 44 HORAS
Este conteo regresivo se debe marcar obligatoriamente en todas las
actividades.
EQUIVALENCIA EN TIEMPOS
REGISTRO DE TIEMPOS TIEMPOS EN HORAS A REGISTRAR EN LAS TIEMPOS EN HORAS A REGISTRAR EN LAS OBSERVACIONES
INSTANCIA MÁXIMOS EN LEX OBSERVACIONES CUANDO EL AUTO NO CUANDO EL AUTO INDIQUE TIEMPO
INDIQUE TIEMPO
TUTELA 2 DIAS 48 HORAS Tiempo que indique el auto pero en las

observaciones se registrará en horas
FALLO 2 DIAS 72 HORAS ESTE SERA EL PLAZO Tiempo que indique el auto el máximo a registrar
MÁXIMO QUE PODRA REGISTRARSE será 72 HORAS
FALLO SEGUNDA 2 DIAS 48 HORAS Tiempo que indique el auto pero en las
INSTANCIA observaciones se registrará en horas
REQUERIMIENTO PREVIO 1 DIA 48 HORAS Tiempo que indique el auto pero en las
DESACATO 3 DIAS 48 HORAS Tiempo que indique el auto pero en las

SANCIÓN 1 DIA 24 HORAS

SANCIÓN CONFIRMA 1 DIA 24 HORAS 24 Horas siempre ya que son instancias prioritarias,
SANCION REVOCA Términos de la instancia al Términos de la instancia al que se si se relacionan tiempos inferiores se deberán
DECRETA NULIDAD que se devuelve el caso devuelve el caso registrar.
REQUERIMIENTO Términos de la instancia Términos de la instancia de la imagen Tiempo que indique el auto pero en las
POSTERIOR de la imagen que se alista que se alista observaciones se registrará en horas
CALCULAR TIEMPO
Calcular tiempo restante para
dar respuesta al proceso.
Notificación 02/07/2020
a las 8:31 am
Tiempo de respuesta registrado en el

auto: 2 Días (Ahora será 48 horas)
Hora de finalización de la gestión por parte

de alistamiento: 02/07/2020 a las 4:33 pm
No corresponde a la hora en la que se
asigno.
Tiempo transcurrido 8 horas

OBSERVACIONES EN LEX
Teniendo en cuenta que el tiempo de respuesta según el auto anterior

es 2 días y alistamiento deberá registrarlo en horas, es decir 48
horas.
Desde la notificación hasta el alistamiento finalizado, han transcurrido

8 horas
48 horas menos 8 horas= 40 horas
La observación en Lex quedaría:
TUTELA - TÉRMINO DE 48 HORAS/ CADUCA EN 40 HORAS/

JUZGADO TERCERO PENAL DEL CIRCUITO ESPECIALIZADO
CON FUNCIONES DE CONOCIMIENTO DE MEDELLIN
ACLARACIONES IMPORTANTES
• Solo se contaran horas de días hábiles, de lunes a viernes no festivos.

• Las horas que se tendrán en cuenta son: 00:00 horas a las 23:59 horas.
• Si el proceso se esta tramitando un día sábado, no se tendrá en cuenta las horas trascurridas
de este día, se tomará como si el caso se hubiese gestionado el día viernes a las 23:59 Horas.
• INSTANCIAS PRIORITARIAS = Sanción, Confirma Sanción, Requerimiento Posterior: Cuando

estas instancias no indiquen dentro del auto un termino especifico de respuesta, en las
observaciones de Lex para el conteo , el término será 24 horas, menos el tiempo que haya
trascurrido al momento de la gestión, es decir:
TÉRMINO 24 HORAS/ CADUCA EN 18 HORAS/ JUZGADO TERCERO PENAL DEL CIRCUITO

ESPECIALIZADO CON FUNCIONES DE CONOCIMIENTO DE MEDELLIN
• INSTANCIAS COMO REQUERIMIENTO POSTERIOR A DESACATO Y DESACATO: Cuando

estas instancias no indiquen dentro del auto un termino especifico de respuesta, en las
observaciones de Lex para el conteo , el termino será 48 horas, menos el tiempo que haya
trascurrido al momento de la gestión.
CASOS SIN HORA
Para los casos en los que no podamos evidenciar la

hora de notificación, ya que pudieron haber sido IMAGEN
remitidos por 4-72 y el sello no contiene hora de
recibido por la Unidad debemos:
Revisar el tiempo que nos indica el auto que es 2

días, convertirlo en horas (48 Horas) y revisar la hora
de cargue de la imagen en Archidhu y partir de esta
iniciar el conteo.
TUTELA TERMINO 48 HORAS/(Fecha y Hora

registrada en Archidhu) /JUZGADO DIECISIETE
LABORAL DEL CIRCUITO DE MEDELLIN
CASOS SIN HORA
ARCHIDHU
CASOS BUZÓN JUDICIAL
Para los casos en los que no podamos evidenciar la hora de notificación, pero corresponden a casos
remitidos por Buzón judicial debemos:
1. Verificar la imagen asignada (Esta no tendrá fecha/hora de notificación solo se visualizara el oficio).
2. Revisar en Archidhu la fecha y hora de gestión (Ya que existe comunicación en línea entre Buzón judicial
y Archidhu).
3. Registrar en Lex las observaciones
teniendo en cuenta términos en horas y
conteo según la hora registrada en
Archidhu.
TUTELA TERMINO 48 HORAS/(Fecha y

Hora registrada en Archidhu)
/JUZGADO QUINCE LABORAL DEL
CIRCUITO DE MEDELLIN
CONTEO COMPLETO
REAPERTURAS
Para los casos que requieran u ordenen a la UARIV y no se deba abrir

instancia, ya que en Lex existe una instancia archivada (Tutela, Fallo,
Requerimiento Previo, Desacato) estas imágenes se tendrán que anexar y
solicitar reapertura por Drive.
Para los casos con instancias prioritarias (Sanción, Confirma Sanción,

Requerimiento Posterior) y en los cuales se deba anexar una imagen con
nueva orden para la UARIV, se tendrá que solicitar reapertura por Drive y por
correo electrónico a:
jcpatinob@outsourcing.com.co y macastrop@outsourcing.com.co con copia a

coordinadores y apoyos jurídicos.
En el cuerpo del correo relacionar el tiempo restante de la solicitud:

Término 10 horas/ caduca en 5 horas
NOTA: No olvidar utilizar protocolo de

correo electrónico establecido.
DRIVE REAPERTURAS
ALERTA DE HORAS O 1 DÍA
• Este lineamiento no cambia, cuando evidenciemos que el termino de contestación que se indica en el auto
es menor al tiempo establecido como máximos para cada instancia debemos alertar en observaciones de
Lex y por correo. (Ej. 1 día, 24 horas, 16 horas, 6 horas, 4 y 2 horas).
Controller: jppenae@outsourcing.com.co, jpramosm@outsourcing.com.co y afhuerfanor@outsourcing.com.co

Copia a coordinadores: gequitianc@os-uariv.com y lcmoreno@os-uariv.com
• Anexos instancias prioritaria (sanción, sanción confirma o revoca) y se deba dar prioridad por horas, se
deberá enviar correo electrónico a:
Reaperturas: lerioss@outsourcing.com y jcpatinob@outsourcing.com

En el cuerpo del correo
Copia a coordinadores: gequitianc@os-uariv.com y lcmoreno@os-uariv.com relacionar el tiempo
restante de la solicitud:
Término de 8 horas/
NOTA: No olvidar utilizar protocolo de correo electrónico caduca en 4 horas
establecido.
ALERTAS FECHAS DE NOTIFICACIÓN
Recordemos que debemos realizar la alerta de los casos donde se evidencie que la notificación y
1 el cargue de la imagen superan los días (aplica correo y sello físico).
EJEMPLO
El despacho notifica por medio de correo

a notificaciones y/o servicio al ciudadano
el día 7 de Julio y el cargue realizado por
gestión documental se realiza el día 13
de Julio, es decir 6 días después.
EJEMPLO
el despacho notifica por medio de correo a

notificaciones y/o servicio al ciudadano el día 19 de
mayo y el cargue realizado por gestión documental
se realiza el día 22 de mayo. Esta alerta deberá ser
enviada a gloria.quitian@americasbps.com con
copia a yizeth.Penaloza@americasbps.com,
cumpliendo con el protocolo de envío de correos.
EJEMPLO
El despacho notifica por medio

físico donde se evidencia sello de
la unidad el día 8 de Julio y el
cargue realizado por gestión
documental se realiza el día 13 de
Julio, es decir 5 días después.
Para este caso debemos realizar lo siguiente:
• Si los términos se encuentran vencidos se debe colocar la palabra ALERTA en las observaciones de Lex,
para que los controller realicen el filtro y lo puedan tramitar.
Ejemplo: OK TUTELA – ALERTA TERMINO XX HORAS TERMINOS VENCIDOS – JUZGADO XXXX.
• Así mismo se deberá remitir correo de alerta a los controller con copia a coordinación indicando que el
caso ya se encuentra vencido, (Instancia nueva).
Correo a: jppenae@outsourcing.com.co; fabayonag@outsourcing.com.co; afhuerfanor@outsourcing.com.co

Con Copia: gequitianc@os-uariv.com; lcmoreno@os-uariv.com.
• Para los casos que la imagen corresponda a una reapertura se deberá alertar a las chicas de reaperturas
con copia a coordinación indicando que el caso ya se encuentra vencido.
Para: jcpatinob@outsourcing.com.co; lrios@outsourcing.com.co

Con Copia: gequitianc@os-uariv.com; lcmoreno@os-uariv.com
• Por último, deberemos remitir otro correo alertando de la situación a requerimientos y coordinación con
copia a apoyos jurídicos con el fin que desde requerimientos se realice la alerta al cliente (RITA) y sea
revisado desde allí.
Asunto: ALERTA FECHA DE NOTIFICACION – LEX: XXXXX COD. ARCHIDHU: XXXXXXX
Para: requerimientos.alistamiento@os-uariv.com; gequitianc@os-uariv.com

Con Copia: yapenalozab@outsourcing.com.co; ceriverab@outsourcing.com.co

Para los casos donde nos remitan auto y/o telegrama con únicamente sello de 4/72 donde se
evidencien fechas anteriores a la del cargue de la imagen también se alertarán conforme lo
2 indicado en el punto anterior con la OBSERVACION CASOS CURRY, así mismo para estos casos
tomaremos como fecha la que me indique el auto.
EJEMPLO
Imagen fue recepcionada por 4/72 en

fecha 17-03-2020 pero hasta el día
de hoy 03-06-2020 fue cargada por
gestión documental, en Lex como
fecha de notificación dejaremos la del
auto que es 12-03-2020 y
alertaremos por correo como caso
CURRY.
Para este caso debemos realizar lo siguiente:
• Si los términos se encuentran vencidos se debe colocar la palabra ALERTA en las observaciones de lex,
para que los controller realicen el filtro y lo puedan tramitar.
Ejemplo: OK TUTELA – ALERTA TERMINO XX HORAS TERMINOS VENCIDOS – JUZGADO XXXX.
caso ya se encuentra vencido, (Instancia nueva).
Correo a: jppenae@outsourcing.com.co; fabayonag@outsourcing.com.co;

afhuerfanor@outsourcing.com.co
• Para los casos que la imagen corresponda a una reapertura se deberá alertar a las chicas de
reaperturas con copia a coordinación indicando que el caso ya se encuentra vencido.

• Por último, deberemos remitir otro correo aparte alertando de la situación a requerimientos
y coordinación con copia a apoyos jurídicos con el fin que desde requerimientos se realice
la alerta al cliente (RITA) y sea revisado desde allí.
Asunto: ALERTA FECHA DE NOTIFICACION CASO CURRY – LEX: XXXXX- COD.

ARCHIDHU: XXXXXX
Para: requerimientos.alistamiento@os-uariv.com; gequitianc@os-uariv.com

Con Copia: yapenalozab@outsourcing.com.co; ceriverab@outsourcing.com.co

ALERTAS FECHAS DE NOTIFICACIÓN 3
Para los casos donde se evidencia que el termino de respuesta aun no se encuentra vencido, pero es menor
a 24 horas debemos:
• Si los términos se encuentran próximos a vencer se debe colocar la palabra ALERTA en las observaciones
de Lex, para que los controller realicen el filtro y lo puedan tramitar.
Ejemplo: OK TUTELA – ALERTA TERMINO XX HORAS CADUCA EN XXX (1,2,3…20) HORAS –

JUZGADO XXXX.
caso ya se encuentra próximo a vencer, (Instancia nueva).
Correo a: jppenae@outsourcing.com.co; fabayonag@outsourcing.com.co; afhuerfanor@outsourcing.com.co

• Para los casos que la imagen corresponda a una reapertura se deberá alertar a las chicas de reaperturas
con copia a coordinación indicando que el caso ya se encuentra próximo a vencer.

C.C.: gequitianc@os-uariv.com; lcmoreno@os-uariv.com
POSIBLE ARCHIVO
Para los siguientes escenarios debe incluirse en las observaciones la marcación POSIBLE
ARCHIVO, ya que el tramite a seguir desde análisis será archivar la Instancia.
 Rechaza Tutela.  Auto que Inaplica Sanción alistado como

 Inadmite Tutela. Requerimiento Posterior.
 Fallo que Niega Tutela, No tutela .  Auto que desvincule a la Unidad .
 Fallo que declaren hecho superado.  Auto que decreta nulidad cargados en fallo de 2da
 Fallo de 2da instancia que confirme el de 1ra instancia y requerimiento posterior a la sanción.
instancia que negó. Nota: Los autos que declaran nulidad se archivaran a
 Fallo de 2da instancia que Revoque el de 1ra espera de nuevo pronunciamiento, la observación de
instancia para declarar hecho superado. posible archivo podrá o no incluirse para estos casos sin
 Fallo que no contenga ningún tipo de orden que se genere afectación, lo que no podrá omitirse será
la observación de “Declara nulidad”.
para Unidad.
NÚMERO DE PROCESO
• En aquellos casos en donde se evidencien los 23 dígitos se

registraran de manera completa en el campo Numero Proceso.
• En aquellos casos en donde no se cuenten con los 23 dígitos

completos se procederá a registrar el año y numero de proceso ej.
2020-122.
IMPORTANTE
• En aquellos casos en donde no contenga radicado y Rama Cuando el juzgado nos
Judicial no arroje resultados, se registrara en numero de proceso allegue nuevas instancias
con los datos completos de
solamente el año. radicado, el alistador
procederá a actualizar el
• En aquellos casos en donde el juzgado cambia el numero de numero de proceso en todos
los Lex del Expediente.
proceso en una instancia posterior, se registraran los dos números
ej. 2020122-202038.
NÚMERO DE PROCESO
HERRAMIENTAS PARA CONSTRUIR
EL NÚMERO DE PROCESO
RAMA JUDICIAL
https://consultaprocesos.ramajudicial.gov.
co/Procesos/ConstruirNumeroRadicacion
Ingresar los datos según

corresponda en el siguiente menú
HERRAMIENTAS PARA CONSTRUIR
EL NÚMERO DE PROCESO
https://procesojudicial.ramajudicial.gov.co/Justicia21/Administracion/C
TYBA (SIGLO 21) iudadanos/frmConsulta.aspx?opcion=consulta
Ingresar los datos según

corresponda en el
siguiente menú
MARCACIÓN DE IMÁGENES
ADJUNTAS
No olvides asegurarte que todos los anexos que vayas a adjuntar a algún trámite
correspondan realmente a ese código Lex.

Se están anexando imágenes las cuales pertenecen a otros procesos, esto afecta de
manera directa los tiempos de respuesta, así mismo genera reprocesos afectando tu
efectividad, para que no mezcles la información, recuerda la marcación que deben
tener las imágenes para que así las identifiques y garantizar el cargue de la imagen
correcta.
TUTELAS: CÓDIGO ORFEO_INSTANCIA(NOMBRE)_ FECHA EN QUE SE

CARGA LA IMAGEN
No olvidar verificar quienes son los accionantes o solicitantes junto

con la revisión del número del proceso.
FECHA DE NOTIFICACIÓN
• Para aquellas imágenes que se reciban y contengan adjunto el correo de notificación, se registrara en
Lex esta fecha.
• Las imágenes que no contengan adjunto el correo de notificación, se procederá a verificar el sello de
radicado ante la Unidad y se registrara en Lex esta fecha.
CASOS NO UARIV
• Casos ASTREA, imágenes con procesos antes

del 08 de enero 2015
• Casos OAJ, imágenes de competencia de la

OAJ como: Acciones de Grupo, Procesos de
Nulidad y Restablecimiento del Derecho,
Reparación Directa, Procesos de Restitución de
Tierras, Concierto para Delinquir, Conciliaciones
Extrajudiciales, Acciones de Tutela pero en el
trasfondo del Auto es por pagos de Honorarios a
Ex funcionarios de la Unidad, Acciones de
cumplimiento.
CASOS NO UARIV
• Casos NO UARIV, imágenes y cuyo resuelve y/o

accionado sea de Entidades como Incoder, Min. Vivienda, Estos casos se CERRARAN en Lex,
se enviaran a carpeta NO UARIV,
Unidad de Tierras, DPS, Colpensiones, Ejercito-Policía,
renombrados con código Orfeo
entre otros. código LEX y descripción.
• Casos de Restitución de Tierras
• Casos PQR
DRIVE CASOS NO UARIV
CORTE CONSTITUCIONAL
TUTELAS POR REVISION DE LA CORTE. Todo auto, oficio o sentencia

cuyo membrete permita identificar que proviene de la Corte Constitucional
deberá tramitarse de la siguiente manera:
• Anexar a la última instancia del caso Lex que corresponda, se deberá

solicitar su reapertura por drive y alertar por correo.

JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA
PAZ (JEP)
• Todos los casos de la JEP ingresaran por Lex ya sean Derechos de

petición, Resoluciones, Autos, oficios.
• Los casos de la JEP ingresaran por la bandeja de Tutelas, es decir, que

identificaremos la gestión a realizar una vez descarguemos y observemos
la imagen asignada.
• Ningún caso de la JEP podrá tramitarse como caso No UARIV.
• Para la gestión de cualquier caso de la JEP se deberá consultado con

apoyo jurídico.
• Los únicos NO
casos que tramitara
OLVIDAR UTILIZARel grupo de respuesta
PROTOCOLO DE judicial serán los
derechos deCORREO
petición,ELECTRÓNICO
los demás documentos serán tramitados por la OAJ
ESTABLECIDO.
directamente.
FLUJO DE CASOS JEP
Derecho de Petición: Se realiza
verificación de información,
recopilación de datos y se envían a
ALISTAMIENTO ANÁLISIS proyección, bandeja de Catalina
Gómez.
Se alistan todos los Autos, oficios y resoluciones: no se
casos que lleguen realiza ninguna gestión, el caso es
de la JEP enviado a proyección.
PROYECCIÓN
Casos DP: Se emite Autos, oficios y resoluciones: el caso

respuesta por parte del lo responde la OAJ y se espera la
GRJ respuesta emitida para cerrar el caso
en Lex, los casos ya están firmados y
radicados.
RADICACIÓN
FIRMAS
JUZGADOS
TIPOS DE DOCUMENTOS JEP
TIPO DE DOCUMENTO REFERENCIA

AT- SALASRVR- SALA DE RECONOCIMIENTO DE VERDAD,
RESPONSABILIDAD Y DETERMINACIÓN DE HECHOS Y
AUTO
CONDUCTAS
SECRETARIA JUDICIAL
RESOLUCION RESOLUCIÓN –SAI- SALA DE ADMNISTIA INDULTO
Unidad de Investigación y Acusación - Jurisdicción Especial
OFICIO- N. XXX para la Paz, - POLICIA JUDICIAL
TRASLADO DE LA SOLICITUD O PETICION XXXX POR
DERECHOS DE PETICIÓN
COMPETENCIA
GESTIÓN DE CASOS JEP
Revisión de caso asignado, teniendo en cuenta que los casos

1 de la JEP llegaran por la bandeja de Tutelas.
Una vez revisemos nuestra imagen y comprobemos que corresponde a una

imagen de la JEP , vamos a identificar que tipo de imagen es (Derecho de
petición, Auto, Resolución, Oficio) esto antes de contactar a nuestro apoyo
jurídico, con el fin de agilizar la consulta y proceder al alistamiento.
2
Identificación de
imagen
Radicado
SRVR
Asunto: Remisión de
derecho de petición
Avocan conocimiento
Se remite por
competencia
Derecho de petición Auto

N°de oficio
Resolución
identificada con
radicado SAI
Vienen de la Unidad
de investigación y
acusación
Asunto: confirma que

es una resolución
Oficio Resolución
3 Búsqueda y captura de datos
Para dar gestión a nuestros casos, debemos

identificar el número de radicado del
documento, además de realizar la búsqueda del
peticionario/a, compareciente, solicitante que
registre en una nuestra imagen, en todas
nuestras herramientas de consulta (Lex,
Vivanto, Orfeo,ArchiDHu).
4
Alistamiento en
Lex / accionante
• Los datos a diligenciar en la sección accionante, serán los que se relacionen en nuestra
imagen o los datos que podamos capturar en nuestra búsqueda, si definitivamente no
contamos con el numero del documento del peticionario/a, compareciente, solicitante
registraremos documento genérico 1234567890.
• No crearemos accionantes identificados como personas jurídicas, se deberá revisar la

imagen donde se pueda identificar algún representante de la entidad.
(JEP)
(JEP)
• Para el registro de los datos de contacto, registraremos los que indique la imagen, en caso de contar
con estos, pero si el peticionario/a, compareciente, solicitante esta creado en Lex y cuenta con esta
información desde hace 6 meses o menos en otros proceso creados registraremos esta información.
• Si solo se cuenta con correo electrónico del peticionario/a, compareciente, solicitante , dejaremos solo
esta información de contacto.
• En caso de no contar con dirección física ni correo electrónico, registraremos la dirección del punto de
atención de Bogotá.
GESTIÓN DE CASOS JEP 5
Alistamiento en Lex /
Información básica
En la sección de información básica, tener en cuenta los

siguientes campos:
• Departamento y municipio: Bogotá
• Despacho: Jurisdicción especial para la paz JEP
• Numero de proceso: El que registre en el documento
• Tipo de proceso: Justicia especial para la paz JEP.
• Días de contestación para los derechos de petición: 15
• Días de contestación (Autos, resoluciones, oficios): El

tiempo que indique el documento, si no se indica el
tiempo a registrar será 15 días.
GESTIÓN DE CASOS JEP 6
Observaciones
en LEX
CASOS DERECHOS DE PETICIÓN CASOS AUTOS, RESOLUCIONES,

OFICIOS
CASOS JEP- CATALINA GOMEZ Y

LAS ACLARACIONES PERTINENTES CASOS JEP- ALEJANDRO GARCIA Y
DEL CASO SI SE REQUIERE. LAS ACLARACIONES PERTINENTES
DEL CASO SI SE REQUIERE.
Fin de la gestión de Fin de la gestión en Lex , el

alistamiento en Lex , el caso viaja a análisis, pero debe
caso viaja a análisis enviarse correo electrónico
alertando el caso.
7
Envió de correo
• Si el caso alistado corresponde a un auto, oficio o resolución , estos electrónico
deberán ser alertados por correo electrónico así:
Enviar a: yizeth.penaloza@americasbps.com
Copia a: gloria.quitian@americasbps.com
Asunto: CASO JEP AUTO/OFICIO/RESOLUCION /CODIGO LEX /NOMBRE

DEL ACCIONANTE
Cuerpo del correo
- Nombre del accionante

- Numero de cedula (si lo tiene)
- Código lex
- Numero y tipo de proceso
- Print de Lex donde se muestre el paso a análisis y las observaciones
dejadas.
DECLARATORIA DE NULIDAD
Aquellos casos en los cuales por parte del juez, mediante auto, se declare Nulidad, desde alistamiento se
procederá a:
• De manera total: Se debe generar un nuevo Código Lex y se carga como Tutela.
• Si contamos con tutela y Fallo en Lex y llega un Auto declarando la Nulidad, este se cargará como Fallo
de 2da Instancia.
• En los casos que declare Nulidad desde la
instancia Requerimiento y Desacato se
anexara a la instancia en que la declare.
• Si se declara la nulidad posterior a una

sanción, o con motivo de ella (es decir
dentro del trámite de consulta) se procederá
a generar un nuevo código Lex y se tipificará
en la instancia de REQUERIMIENTO
POSTERIOR A SANCIÓN.
COBRO COACTIVO
Cuando nos allegan imágenes que sean emitidos por el Tribunal o Juzgado y evidenciemos la
pretensión sea "COBRO COACTIVO" y en el auto nos indica "el pago de la multa impuesta por el ente
de alzada deberá ser efectuada en el termino de10 días contados a partir de la notificación".
• Si la instancia de confirma Sanción ya

existe en Lex, la imagen deberá
anexarse a dicha instancia, se genera
la alerta por correo y se solicitara
reapertura por Drive.
• Si la instancia de Confirma Sanción no

existe en Lex, se generara un nuevo
código y se dejara la observación
respectiva.
ORDEN DE ARRESTO
Cuando llegan imágenes y sean emitidos por el CTI

y/o COMANDO DE POLICIA donde nos mantienen la
orden de arresto se debe:
• Si la instancia de confirma Sanción ya existe en

Lex, la imagen deberá anexarse a dicha instancia,
se genera la alerta por correo y se solicitara
reapertura por Drive.
• Si la instancia de Confirma Sanción no existe en

Lex, se generara un nuevo código y se dejara la
observación respectiva.
CITACIONES A DIRECTORES
MISIONALES
Cuando tengamos una citación dirigida a un

director misional, estas imágenes se deben:
• Anexar a la ultima instancia en Lex.
• Alertar por correo y solicitar reapertura

por Drive.
INSUMOS
Aquellas imágenes que lleguen incompletas o que no cuenten con los

anexos correspondientes al proceso, se solicitara el insumo, previo a
este procedimiento se deberá:
• Verificar en los aplicativos (Orfeo, ArchiDHu, Lex, Rama Judicial)

para constatar que la imagen se encuentre de forma completa o se
pueda alistar.
• Verificar con apoyo jurídico o la persona encarda de insumos la

solicitud del mismo, ya que existen casos en que estos se podrían
alistar.
• Deberá solicitarse mediante correo electrónico dirigido a controller

con copia coordinación y a Jessica de Ávila, el cambio de bandeja
del código Lex.
RADICAR EN LEX
Para aquellos casos en que necesitemos crear en el aplicativo un código Lex, es decir
radicar una imagen, se realizara el siguiente paso a paso:
“CLICK en Nueva Radicación”

RADICAR EN LEX
• Se deben llenar los campos

solicitados según la imagen que
vamos a cargar en Lex.
• Guardamos la información.
• El aplicativo creara un nuevo

código Lex.
CLICK en guardar
CASOS OCID
para los casos en los que debemos registrar la marcación: CASO OCID se debe tener en cuenta
lo siguiente:
1. Recordemos que los casos OCID son aquellos donde vinculan, mencionan u ordenan al
grupo / oficina de control interno disciplinario de la unidad.
2. Así mismo vamos a tener en cuenta como casos OCID el siguiente:
• Cuando identifiquemos que es una tutela radicada en Villavicencio y que se encuentra

el nombre de JOSE ROLDAN con el correo asovicmetaong@gmail.com; Así mismo, el
DP también se encuentra dirigido al jefe de la oficina de control interno.
• Lo debemos marcar como caso OCID.
3. Si vamos en instancias siguientes a la de tutela y evidenciamos que desde otras áreas dejan
la marcación de CASO OCID o CASO OCID - FORMATO VILLAVICENCIO, debemos seguir
con la marcación en las demás instancias por lo que tendremos que dejarlo en las
observaciones de nuestro caso.
CASOS OCID
PRTOCOLO DE ENVÍO DE CORREO
En el momento de hacer alguna alerta prioritaria o consultar cualquier inquietud por correo, es
necesario remitir los datos completos de la imagen, tanto en el asunto del correo como en el cuerpo del
mismo:
• Nombre completo del accionante
• Número de cédula
• Código LEX
• Número y tipo de proceso
• Si es el caso (print de la imagen cargada en Lex)
• Información adicional
NOTA: Se deberá intentar el diligenciamiento y envió

con la mayor cantidad de información posible.
COMPLETAR EXPEDIENTE
El alistador al momento de tener asignado el caso en su bandeja para trámite; debe

identificar si el expediente se encuentra completo. Es decir, debe identificar si en el
proceso se encuentra pendiente de documentos/imágenes por relacionar, bien sea (copia
del escrito de tutela, fallo, desacato, sanción, confirma).
• Cuando nos lleguen las imágenes faltantes, se deberán cargar para

completar el expediente.
• Si el expediente se encuentra incompleto y nuestra instancia se puede alistar

y enviar a análisis, se deberá alertar al correo de insumos
insumos.alistamientogrj@outsourcing.com.co a fin de conseguir las
imágenes faltantes para completar el expediente.
• Para las personas que realizan insumos se deberán cargar la solicitud del
mismo para dejar traza en Lex.
COLECTIVOS
MASIVOS Y
ACUMULADOS
COLECTIVOS MASIVOS Y
ACUMULADOS
COLECTIVO MASIVO ACUMULADO

Mayor a 4 Mayor a 50 De 1 accionante
accionantes un accionantes un en adelante
solo Lex un solo solo Lex un solo diferentes Lex
radicado. un solo radicado. diferentes
radicados.
Se reitera estar atentos a estos casos para que sean alertados a cada coordinador y procedan a
hacer el cambio de bandeja, evitando el cargue por separado.
ACUMULADOS
• Se debe verificar que la imagen vincule a la UARIV y
corresponda a un caso masivo, colectivo o acumulado.
ACUMULADOS
• Verificar si hay representante, si firma y si el

escrito de tutela se encuentra firmado por todos
los accionantes individualmente.
ACUMULADOS
• Revisada la información anterior, se debe • Se debe consultar uno a uno los accionantes
diligenciar el formato de base de accionantes. en la pagina de la Procuraduría, verificando
nombres y numero y numero de documento
• Los menores de edad no se cargan en Lex, sin correctos.
embargo se registran en el formato base de
accionantes.
ACUMULADOS
• Se procede a diligenciar la plantilla cargue • El código DANE se diligencia de acuerdo a la

accionante masivo, la cual será con la que se información de dirección de notificación.
creen los accionantes en el aplicativo Lex.
ACUMULADOS
Diligenciadas las bases anteriores, se procede a realizar el cargue en Lex de la siguiente manera:
• Se debe dar CLICK en la pestaña “Cargue Masivo”
• Se anexa el archivo “Plantilla Cargue Accionantes Masivo”

ACUMULADOS
• Se da CLICK en procesar y Lex creara los accionantes.

ACUMULADOS
• Diligenciamos la información básica del proceso y anexamos el documento “formato base de

accionantes”.
ACUMULADOS
• Se finaliza tramite enviando LEX a análisis con sus respectivas observaciones.

ACUMULADOS
• Por ultimo es necesario enviar

correo a las personas
encargadas de tramitar los
masivos; controller, análisis,
coordinadores y apoyo
jurídico.
GLOSARIO
GLOSARIO
ALISTAMIENTO
ACCIÓN DE TUTELA
Proceso donde se radican y

Mecanismo previsto en el artículo
clasifican las imágenes
86 de la Constitución Política y ASTREA
relacionadas con las acciones
el decreto 2591 de 1991, que
de tutela en todas sus
busca proteger los derechos
instancias, se registran datos Herramienta
constitucionales fundamentales
de identificación, ubicación tecnológica empleada
de los individuos "cuando quiera
y contacto de los por la Unidad para las
que éstos resulten vulnerados
accionantes, así como de Víctimas en la que
o amenazados por la accióo
los despachos judiciales, en puede consultarse
la omisión de cualquier
el aplicativo Lex. información sobre las
autoridad pública” y cuando no
acciones de tutela
exista otro recurso para hacerlos
Esta información se recibe notificadas a la Entidad
cumplir,o transitoriamente en el
digitalizada por parte de hasta el 8 de enero de
caso que exista peligro
gestión documental, correo 2015.
inminente e irremediable.
electrónico y/o buzón judicial.
GLOSARIO
CÓDIGO LEX
Número que identifica en

ANÁLISIS
LEX las consultas de las
AUTO ADMISORIO
acciones constitucionales
Proceso del canal escrito
mediante el cual se identifican Actuación procesal en la
las pretensiones de las cual el despacho judicial
acciones constitucionales y se ESCALAMIENTOS aboca conocimiento de la
determina si es necesario acción constitucional y
gestionar insumos ante las Actividad realizada en corre traslado a la Entidad
áreas misionales o si es viable LEX desde el análisis o a para que ejerza el
enviar el caso a defensa, las diferentes misionales derecho a la defensa.
utilizando los diferentes de la Unidad, en pro de
aplicativos institucionales. solicitar los insumos
necesarios para la
respuesta.
GLOSARIO
GRUPO DE RESPUESTA ESCRITA
Según artículos tercero y noveno de la Resolución 113 de 2015, se crea el Grupo de

Respuesta Escrita, adscrito a la Subdirección General que, entre otras funciones, tiene
FALLO a cargo:
1. Coordinar y controlar las actividades desarrolladas por los responsables del

Instancia en Lex en la que alistamiento para responder peticiones quejas, reclamos y acciones de tutela en
se encuentra cargada la cualquiera de sus etapas.
sentencia proferida por el
2. Consolidar los insumos de las direcciones misionales y estructurarlos para dar
juez o magistrado. Decisión
respuesta a peticiones, quejas, reclamos, requerimientos a organismos de
judicial dictada por un control, acciones de tutela en todas sus etapas y los recursos de reposición
tribunal o juez con el interpuestos contra los acto administrativos generados por las direcciones
propósito de resolver una misionales.
controversia y especifica la
decisión tomada mediante 3. Consolidar la totalidad del expediente administrativo a partir de los
insumos generados por las direcciones técnicas misionales de la
una orden.
Unidad para la Atención Reparación Integral a las Víctimas.
4. Disponer de los medios necesarios para adelantar la notificación de los

actos administrativos que emita la Unidad para la Atención y Reparación Integral
a las Víctimas” (numerales 1º, 4º, 5ºy 6º del artículo noveno).
GLOSARIO
CÓDIGO LEX
Herramienta tecnológica de
MEMORIAL acceso vía web, de propiedad
de la Unidad para las Víctimas, INSUMO
Escrito por medio del cual se da a donde puede consultarse
conocer al juez de tutela la información sobre las acciones
de tutela notificadas a la Información necesaria
respuesta de la entidad en las
Entidad a partir del 9 de enero emitida por las Misionales
diferentes instancias procesales
de 2015 de la Unidad para generar
(contestación tutela, cumplimiento
respuesta a las acciones
a fallo, requerimiento previo a
constitucionales, se
desacato, contestación desacato,
IMPUGNACIÓN solicita a través de los
informe de consulta, solicitud de
escalamientos.
inaplicación de sanción y
reconsideración). Actuación procesal mediante la
cual se controvierte la decisión
judicial para que sea revisada
por el superior.
GLOSARIO
INCIDENTE DE DESACATO
MISIONAL
El artículo 52 del Decreto 2591 de
1991 numeral iii) el incidente de
Dependencias de la Unidad para
desacato procede a solicitud de
las Víctimas especializadas en
parte y se deriva del ORFEO
gestión de procesos estipulados
incumplimiento de una orden
dentro de la Unidad (Direcciones
proferida por el juez de tutela en Sistema de información
de Gestión Interinstitucional,
los términos en los cuales ha sido de la Unidad para la
Gestión Social y Humanitaria,
establecido por la sentencia que radicación y gestión de
Reparación, Registro y Gestión
ha hecho tránsito a cosa juzgada documentos.
de la Información, Asuntos
y emana de los poderes
Étnicos).
disciplinarios del juez
constitucional. El trámite
incidental incluye la sanción y el
grado jurisdiccional d consulta.
¡Gracias!

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UNIDAD PARA LAS VÍCTIMAS

PASO A PASO IMAGEN

1. Siempre debemos ingresar con el usuario

 CLICK Tareas – Lista de Tareas

 Allí encontraremos nuestra asignación del día

Seleccionamos el código a tramitar. 01

• Identificar datos de accionante

• Identificar Numero de proceso

• verificar documentación completa

Consultar en LEX por nombre o identificación del

Se evidencia que no contamos en LEX con la Tutela

Volvemos al CODIGO asignado para alistar nuestro caso. 03

Para crear el caso, debes dar CLICK en Agregar

Diligenciar campos decampos

CLICK para finalizar el Tarea

RECUERDA siempre verificar la ficha, para evidenciar que el caso

• Identificar datos de accionante

• Identificar Numero de proceso

• verificar documentación completa

COMPARAR QUE NUESTRA

 LEGAL APP: https://www.legalapp.gov.co/

BOGOTÁ CL 63 15 58 BARRIO CHAPINERO

MEDELLIN KR 92 34D 93 BARRIO BELENCITO

CALI KR 16 15 75 BARRIO GUAYAQUIL

IBAGUÉ KR 4 ENTRE CL 6 Y 7 CAM BARRIO LA POLA

TUNJA CL 18 9 49 BARRIO CENTRO

VILLAVICENCIO GRANJA CAMPO ALEGRE- VIA MALOKAS

La tutela se cargan en LEX como instancia nueva y se TERMINO 2 DIAS

reconoce ya que contiene: Si registran 24, 12 horas o

TUTELA SIN DIRECCIÓN

La tutela que no contenga la dirección de notificación en el escrito, se

TUTELA SIN AUTO Y/O ESCRITO

1) Si la imagen sólo contiene el Auto Admisorio y éste NO refiere el Derecho de Petición a

2) Si la imagen solo contiene el escrito de tutela, el colaborador deberá verificar, RAMA

3) Si el alistador recibe la imagen pendiente (Auto o Escrito de Tutela) la anexa a la

AUTO QUE RECHAZA TUTELA

Teniendo en cuenta que a partir de la

TUTELAS TRIBUNALES - CORTE SUPREMA DE JUSTICIA-

Aquellas Tutelas / Telegramas provenientes de TRIBUNAL SUPERIOR- CORTE SUPREMA DE JUSTICIA O

TUTELA DE LA UNIDAD CONTRA EL JUZGADO

Si se reciben autos en los que la UNIDAD representada por la

 Identificar en Lex el expediente de Origen, y anexar la imagen a la

 Generar la alerta por correo electrónico y drive.

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CASOS DE TUTELA CONTRA DESPACHOS JUDICIALES

Cuando nos notifiquen las tutelas

GESTIÓN CASOS TUTELA CONTRA EL DESPACHO

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TUTELA SIN NUMERO DE PROCESO

Para aquellas tutelas en las que no se evidencie el número

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Las Tutelas Tierras nacen de un proceso de Restitución,

• Tutela del accionante en contra de un despacho

• Provenientes de la Corte Suprema de Justicia o en

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FALLO SIN TUTELA

• Cuando recibamos Fallos que no cuenten con Tutela y

• Si el fallo que nos llega esta negando la acción de Tutela, este

MODULA FALLO DE 1RA INSTANCIA