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SESIÓN 13:
DOCUMENTACION SGC
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ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN

Un SGC debe tener una estructura para la documentación que utiliza.

Se debe desarrollar una estructura que demuestra las relaciones e
interrelaciones entre los diversos documentos en todo el SGC
permitiendo rastrear un proceso a través de la información
documentada.
La estructura debe planificarse eficazmente y debe presentar las
relaciones entre los diferentes tipos de documentos de la
organización. Estas relaciones se basan en sus necesidades
organizativas y apoyará sus actividades.
El método tradicional y más común para analizar la estructura de los
documentos será organizar, clasificar, categorizar y establecer niveles
a los tipos de información documentada utilizados en la organización
de acuerdo con sus características y rol en el SGC.
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PIRAMIDE DOCUMENTAL

La Norma ISO 9001 requiere documentar diferentes tipos de

información; sin embargo, no toda la información necesita
ser documentada como un documento independiente.
La pirámide documental describe el flujo operativo de la
documentación, información en la organización y
representa los niveles para los tipos de documentos que
se utilizan habitualmente en un SGC, desde la
planificación de etapas estratégicas hasta el trabajo diario
de realizar actividades y cumplimentar formularios. Este
método ilustra claramente que con c ada nivel
descendente de la pirámide, la c antidad de información
documentada requerida incrementará.
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Esta pirámide ilustra claramente cada nivel descendente en

que
la informac ión documentada es requerida .
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Política de calidad y Objetivos:

En el primer nivel de la pirámide de documentación, se encuentran
las declaraciones de la organización que incluyen los elementos
clave del SGC, y que establecerá la dirección estratégica del SGC.
Incluye elementos como el alcance del SGC, las políticas de
calidad, objetivos de calidad o referencias a ellos, estructura
organizativa, exclusiones, proceso general de la organización, etc.

Flujo de trabajo y procesos centrales

El flujo de trabajo describe el proceso de trabajo de una unidad
organizativa donde cada paso depende del paso anterior. Muestra
la actividad empresarial con procesos escalonados, sus recursos,
sus secuencias, e interacciones que transforman insumos en
productos.
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Procedimientos de calidad
En este nivel, puede incluir procedimientos o instrucciones
que respalden actividades de calidad.
Es recomendable el mantenimiento de estos procedimientos porque son una
herramienta eficaz para gestionar actividades de calidad.

SOP, especificaciones, plan de calidad, instrucciones de

trabajo y formularios.
Este tipo de información documentada, tiene el objetivo de apoyar las operaciones de los
procesos y dirigir e instruir al personal sobre cómo realizar las actividades. Este tipo de
información tiene los siguientes objetivos:
• Describir responsabilidades
• Apoyar el flujo de trabajo en la organización
• Describir las actividades necesarias para respaldar el flujo de trabajo.
• Describir las interrelaciones de procesos o actividades.
• Describir métodos para actividades de seguimiento y medición.
• Describir las evidencias y registros esperados
• Reducir errores
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PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

La organización debe determinar acciones para asegurar que los

documentos de todo tipo permanezca seguro y disponible para su uso.
Estas acciones se referirán al mantenimiento adecuado condiciones de la
información documentada.
Aquellas que evitarán la pérdida de confidencialidad, uso indebido o pérdida
de integridad.
Es necesario identificar qué condiciones pueden afectar a cada tipo de
documento en la organización.
La organización debe demostrar que existe suficiente sistema de respaldo
que permite el acceso a los documentos cuando, por ejemplo, los sistemas
electrónicos fallan o en general dejar de estar disponible. Otro aspecto es
el comportamiento de los recursos humanos con los documentos.
Defina cómo los empleados deben manejar los documentos y dónde deben
almacenarse.
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CONCLUSIÓN

• Una buena documentación es esencial para un sistema de

gestión de la calidad efectiva
• El dimensionamiento de la documentación del Sistema de
Gestión de C alidad basado en las necesidades de la
organización, es esencial para un Sistema de Gestión de
C alidad funcional.
• Por otra parte, una documentación estructurada
adecuadamente hará sus operaciones mucho más fácil,
mientras que la documentación incorrecta le traerá más
que problemas.
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