AJUSTES

El módulo de ajustes en el ciclo contable

Al igual que en el módulo de registro de transacciones, el módulo de
ajustes comprende cuatro pasos básicos:
• 1. Análisis de la información.
• 2. Registro en el diario general.
• 3. Clasificación en el mayor general.
• 4. Elaboración de la balanza de comprobación ajustada.
Ajustes a las cuentas de ingresos
Los ajustes que se realizan a las cuentas de ingresos son necesarios para asegurar
que se hayan registrado en la contabilidad todos los ingresos obtenidos en el
periodo, con el fin de que la utilidad neta sea expresada en forma correcta en el
estado de resultados. Existen dos tipos de ajuste de ingresos:
• a) Ingresos acumulados no cobrados.
• b) Anticipos de clientes que se registran como pasivo y que, cuando se devenguen,
se convertirán en ingresos.
Todos los ajustes de ingresos acumulados pendientes de cobro y de ingresos que en
el momento del pago se registraron como pasivos, ya que no habían sido
devengados, requieren de un cargo a una cuenta de activo o pasivo y un abono a
una cuenta de ingresos. Veamos con detalle el registro contable de estos dos tipos
de asientos de ajuste relativos a los ingresos.
Ingresos acumulados no registrados

Los ingresos pueden ser ganados (devengados) antes de que se reciba

efectivo del cliente, o de que se contabilice la operación en los registros
contables. Son ingresos que se han ganado, pero que aún no se ha
cobrado el efectivo correspondiente.
El ajuste por dichos ingresos requiere de un cargo a una cuenta por
cobrar (activo) y un abono a una cuenta de ingresos. Algunos ejemplos
típicos son las cuentas por cobrar por concepto de servicios realizados y
las regalías por cobrar por derechos devengados por publicaciones.
• Ejemplo 1. Ingresos acumulados no regIstrados
El 1 de junio, Office Clean, S.A. firmó un contrato de prestación de servicios con la
empresa Limpia, S.A. Se acordó cobrar $15 000 mensuales, pagaderos con cheque los
días 10 de cada mes. Hasta el 30 de junio, Office Clean, S.A. no había registrado
ningún asiento contable en sus libros para mostrar los $15 000 mensuales
devengados en dicho mes.
Análisis de la información
Aplicando la metodología de este módulo se analizará dicha transacción:
• ACTIVO: La cuenta de Clientes, la cual es parte de los activos de la organización,
sufre un aumento por lo que debe realizarse un cargo por los $15 000. Recordemos
que esta cuenta forma parte de la estructura del estado de situación financiera o
balance general.
• INGRESOS: La cuenta de Ingresos por servicios que, como su nombre lo dice,
representa un ingreso, sufre un aumento; por tanto, debe abonarse en $15 000. Esta
cuenta se refleja en el estado de resultados.
El 30 de junio, Office Clean, S.A. deberá realizar el siguiente registro
contable, que representa un asiento de ajuste porque afecta a una
cuenta de balance y a una del estado de resultados, como se analizó
anteriormente
Anticipos de clientes
Cuando un cliente paga por adelantado los servicios prestados, se carga
la cuenta de efectivo (bancos) y, en general, se acredita una cuenta de
pasivo llamada anticipos de clientes, debido a que no se ha realizado el
servicio y el ingreso aún no se ha ganado. Al finalizar el periodo
contable se necesita un asiento de ajuste para disminuir la cuenta de
pasivo por el importe de los servicios que se hayan realizado, y
reconocer la proporción de ingresos correspondiente para anotar el
importe ganado durante el periodo. Algunos ejemplos típicos de
anticipos de clientes son ingresos por servicios de reparación y
alquileres ganados sobre inmuebles propiedad de la compañía.
• Ejemplo 2. antIcIpos de clientes

El 31 de mayo, Office Clean, S.A. prestó sus servicios de limpieza a un

supermercado. El administrador del supermercado acordó con los
dueños de la Office Clean, S.A. que en los próximos seis meses ellos se
encargarán de limpiar el local, para lo cual expidió el cheque número
0602 por $60.000, cantidad que cubre los seis meses. Se entregó la
factura correspondiente y está comprometida a brindar dicho servicio.
Al recibir el pago de esos servicios se realizó el siguiente asiento, sin
embargo, en junio aún no se ha realizado el registro correspondiente
• Análisis de la información
Respecto de la transacción anterior, en junio 30 de 200X se debe
reconocer una sexta parte del total de dichos ingresos, es decir, $10
000, que fueron devengados en ese mes; por tanto, el análisis de este
asiento de ajuste es el siguiente:
• PASIVO: La cuenta Anticipo de clientes representa un pasivo puesto
que es un servicio que aún no se ha brindado, sin embargo, ha
transcurrido un mes y se debe reconocer el ingreso correspondiente.
Por ello se debe hacer una disminución a esta cuenta de pasivo
mediante un cargo de $10 000.
• INGRESOS: La cuenta de Ingreso por servicios aumenta con un abono
de $10 000 por el reconocimiento de los ingresos del mes.
Ajustes a las cuentas de gastos
Todos los asientos de ajuste relacionados con gastos acumulados pendientes
de pago y gastos que al pagarse fueron registrados como activo en espera de
que fueran devengados, requieren de un cargo a una cuenta de gasto y un
abono a una cuenta de activo o pasivo. A continuación se muestran tres tipos
de ajustes de gastos:
a) Gastos devengados (devengar quiere decir desquitar, incurrir) que aún no
se han registrado o pagado.
b) Gastos pagados por anticipado que se registraron como un activo cuando
se pagaron.
c) Distribución del costo de un activo fijo a lo largo de su vida útil mediante el
proceso de depreciación
Gastos devengados no registrados

• Ejemplo 1 Office Clean, S.A. requiere de un financiamiento a corto plazo (menos de tres
meses). Tiene como opción principal pedir un préstamo bancario. El préstamo tiene un costo
que se conoce como interés y contablemente se considera un gasto. En este caso, el interés
se va acumulando conforme transcurre el tiempo, pero el pago de la cantidad obtenida en
préstamo más el interés se efectúa hasta la fecha de vencimiento del préstamo.
• El préstamo que requiere Office Clean, S.A. es de $120 000; lo otorgó Scotlandbank el
31mayo del 200X y la fecha de liquidación es el 31 de agosto del 200X. El interés es de 18%
aunque también será pagado al vencimiento. Aun cuando Office Clean, S.A. no haya pagado
ningún interés, en los 30 días que han transcurrido desde la firma del pagaré (del 31 de
mayo al 30 de junio) se ha acumulado (devengado) un interés de $1 800($120 000 * 0.18 *
1/12). Es necesario registrar un asiento de ajuste para reconocer el monto del gasto de
interés del periodo, y registrar el importe del interés acumulado que se pagará hasta el día
en que venza el préstamo, 31de agosto de 200X. A continuación se analizará este ajuste, se
registrará y se clasificará:
Análisis de la información
• GASTOS: Aumenta la cuenta de Gasto por interés por el monto que
corresponde a los intereses devengados en junio.
• PASIVO: Aumenta la cuenta de intereses por pagar por concepto de
los intereses que se deben en junio.
Gastos pagados por anticipado
Un gasto pagado por anticipado es un activo que se produce cuando se
efectúan erogaciones que abarcan uno o más periodos contables
futuros. Cuando el pago se hace antes de que se haya incurrido en el
gasto o antes de que se haya vencido, por lo general se hace un cargo a
la cuenta de activo Gastos pagados por anticipado, debido a que
representa un costo no devengado, el cual se empleará en periodos
futuros para producir ingresos.
• Son muchos los tipos de pagos que realiza un negocio, que abarcan
periodos contables futuros. Algunos de los ejemplos más comunes de
gastos pagados por adelantado son los seguros y alquileres.
• Office Clean, S.A. decidió el 31 de mayo de 200X adquirir una póliza
de seguro por un año y debe pagar la prima total que asciende a $54
000. Para ello la compañía de seguros le expidió una factura que
ampara el pago correspondiente, el cual se hizo mediante el cheque
número 0883. A continuación se muestra el asiento que en esa fecha
registró Office Clean, S.A.:
Hasta el 30 de junio ha transcurrido un mes desde que se adquirió la póliza y, por ello, se debe
registrar el asiento para reconocer el gasto por seguro y disminuir el activo donde el importe
es una duodécima parte de los $54 000, es decir, $4 500. En seguida se aplicará la
metodología estudiada:
Análisis de la información
• GASTOS: Aumenta la cuenta de Gasto por interés por el monto que corresponde a los
intereses devengados en junio, es decir, $4 500.
• ACTIVO: Disminuye la cuenta de Seguro pagado por anticipado, por ello se debe hacer un
abono de $4 500.
Depreciación

El gasto por depreciación constituye una partida virtual porque no representa un

desembolso real de dinero. Sin embargo, tiene que considerarse, pues de no
hacerlo el estado de resultados no reflejaría la utilidad correcta. Cada final de
mes las empresas deben registrar la depreciación de sus activos fijos, sin
considerar los terrenos debido a que éstos, a través del tiempo, no pierden valor.
Ejemplo 3 El 10 de abril del 200X, Office Clean, S.A. compró a una agencia de
automóviles una camioneta pick-up para integrarla a su equipo de transporte. La
camioneta tuvo un costo de $180 000 y para ello se expidió el cheque número
2610 de BBVA. Dicha camioneta tiene una vida útil de tres años sin valor de
rescate. También se debe calcular la depreciación del mobiliario de oficina cuyo
valor es de $150 000 y tiene una vida útil de dos años sin valor de rescate.
Considerar sólo los registros contables de junio de 200X.
Análisis de la información
Antes de proceder al registro contable es importante aclarar algunos conceptos relacionados con
el cálculo del gasto por depreciación por un periodo determinado.La depreciación consiste en
reconocer que con el paso del tiempo y el uso que se le da a determinado tipo de activos, van
perdiendo o disminuyendo su valor. Por ello debe registrarse en la contabilidad de las
organizaciones económicas este ajuste para reconocer el desgaste que sufren los activos fijos.
Cada activo fijo tiene su contracuenta llamada Depreciación acumulada, en la cual se va
registrando el desgaste que estos activos presenten. Por ser una contracuenta de activo hay que
recordar que el registro es contrario al de las cuentas de activo (se carga para disminuir y se
abona para aumentar). Es conveniente señalar que los terrenos son un activo fijo que nunca se
debe depreciar.
La fórmula para calcular el gasto por depreciación de un periodo es:
Gasto por depreciación = (Costo de adquisición − Valor de rescate)/Vida útil
En relación con los elementos que forman parte de la fórmula anterior, es importante mencionar
que el costo de adquisición no incluye IVA, que el valor de rescate es la cantidad estimada que se
podría obtener al vender un activo al final de su vida útil y que esta última es una estimación del
tiempo durante el cual se piensa utilizar un activo en una organización. Ahora se detalla un
ejemplo del registro de este tipo de asientos de ajuste:
GASTOS: Aumenta la cuenta de gasto por depreciación de equipo de
transporte en un monto total de $5 000($180 000 – 0/36 meses).
Asimismo, aumenta la cuenta de gasto por depreciación de mobiliario
de oficina por un valor de $6 250($150 000 – 0/24 meses).
• ACTIVO: Este movimiento de aumento en el activo se hará con un
abono, debido a que las cuentas de Depreciación acumulada de equipo
de transporte y Depreciación acumulada de mobiliario de oficina son
complementarias de cuentas de activo y se utilizan para no alterar el
valor con el que se registró inicialmente la adquisición del mismo. Por
ello se debe registrar un abono a las cuentas antes mencionadas.
Balanza de comprobación ajustada
Después de registrar en el diario los asientos de ajuste y pasarlos al
mayor, se debe preparar una balanza de comprobación ajustada para
verificar la exactitud de los saldos de las cuentas del mayor, antes de
preparar y actualizar los estados financieros de fin de periodo. Este
procedimiento se realiza de la misma forma que la balanza de
comprobación antes de ajustes, sólo que con los nuevos saldos del
mayor, es decir, los saldos que se obtienen incorporando los asientos
de ajuste (saldos ajustados)