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ORGANIZACIÓN

•Concepto
•Importancia
•Principios
•Etapas
•Tipología
•Técnicas

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ORGANIZACIÓN
CONCEPTO
El establecimiento de la estructura
necesaria para la sistematización
racional de los recursos, mediante la
determinación de jerarquías,
correlación y agrupación de
actividades, con el fin de poder
realizar y simplificar las funciones
del grupo social.

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ORGANIZACIÓN
IMPORTANCIA

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la


organización son:
• Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado,
dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios
constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.).
• Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr
los objetivos del grupo social.
• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las
actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
• Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los
costos e incrementando la productividad.
• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos; al delimitar funciones y
responsabilidades.

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ORGANIZACIÓN
PRINCIPIOS
1. Del objetivo
Todas y cada una de las actividades
establecidas en la organización
deben relacionarse con los objetivos
y propósitos de la empresa. Es decir,
la existencia de un puesto sólo es
justificable si sirve para alcanzar
realmente los objetivos.

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ORGANIZACIÓN
PRINCIPIOS
2. Especialización
El trabajo de una persona debe
limitarse, hasta donde sea posible, a
la ejecución de una sola actividad.

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ORGANIZACIÓN
PRINCIPIOS
3. Jerarquía
Es necesario establecer centros de
autoridad de los que emane la
comunicación necesaria para lograr
los planes, en los cuales la autoridad
y la responsabilidad fluyan en una
línea clara e ininterrumpida, desde el
más alto ejecutivo hasta el nivel más
bajo.

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ORGANIZACIÓN
PRINCIPIOS
4. Paridad de autoridad y responsabilidad
A cada grado de responsabilidad
conferido, debe corresponder el grado de
autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad.

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ORGANIZACIÓN
PRINCIPIOS
5. Unidad de mando
Establece que al determinar un
centro de autoridad y decisión para
cada función, debe asignarse un solo
jefe, y que los subordinados no
deberán reportar a más de un
superior, pues el hecho de que un
empleado reciba órdenes de dos o
más jefes sólo ocasionará fugas de
responsabilidad, confusión e
ineficiencia.

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ORGANIZACIÓN
PRINCIPIOS
6. Difusión
Para maximizar las ventajas de la
organización, las obligaciones de
cada puesto que cubren
responsabilidad y autoridad, deben
publicarse y ponerse por escrito, a
disposición de todos aquellos
miembros de la empresa que tengan
relación con las mismas.

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ORGANIZACIÓN
PRINCIPIOS
7. Amplitud o tramo de control
Hay un límite en cuanto al número
de subordinados que deben
reportar a un ejecutivo, de tal
manera que éste pueda realizar
todas sus funciones
eficientemente.

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ORGANIZACIÓN
PRINCIPIOS
8. De la coordinación
Las unidades de una organización
siempre deberán mantenerse en
equilibrio. Un ejemplo de esto
puede ser que de nada servirá
contar con departamentos de
mercadotecnia y finanzas muy
eficientes si la transportación es
tan mala que la compañía
difícilmente desplaza sus
mercancía.

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ORGANIZACIÓN
PRINCIPIOS
9. Continuidad
Una vez que se ha establecido, la
estructura organizacional
requiere mantenerse, mejorarse y
ajustarse a las condiciones del
medio ambiente.

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ORGANIZACIÓN
ETAPAS
Las etapas de organización son:
• División del trabajo
• Coordinación

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ORGANIZACIÓN
ETAPAS

Las etapas de organización son:


• División del trabajo
Es la separación y delimitación de
las actividades, con el fin de
realizar una función con la mayor
precisión, eficiencia y el mínimo
esfuerzo, dand0 lugar a la
especialización y
perfeccionamiento en el trabajo.

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ORGANIZACIÓN
ETAPAS

Las etapas de organización son:


• División del trabajo
Para dividir el trabajo es
necesario seguir una secuencia
que abarca las siguientes etapas:
A) Jerarquización
B) Departamentalización
C) Descripción de funciones

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ORGANIZACIÓN
ETAPAS
Las etapas de organización son:
• División del trabajo
Para dividir el trabajo es
necesario seguir una secuencia
que abarca las siguientes etapas:
A) Jerarquización:

Es la disposición de las funciones


de una organización por orden de
rango, grado o importancia.

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ORGANIZACIÓN
ETAPAS
Las etapas de organización son:
• División del trabajo
Para dividir el trabajo es
necesario seguir una secuencia
que abarca las siguientes etapas:
B) Departamentalización:

Es la división y agrupamiento de
las funciones y actividades en
unidades específicas, con base en
su similitud.

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ORGANIZACIÓN
ETAPAS
Las etapas de organización son:
• División del trabajo
Para dividir el trabajo es
necesario seguir una secuencia
que abarca las siguientes etapas:
B) Departamentalización (tipos):

1. Funcional. Consiste en agrupar


las actividades análogas según su Finanzas
función primordial para lograr la
especialización y, con ello, una
mayor eficiencia del personal. Contabilidad Tesorería Presupuestos

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ORGANIZACIÓN
ETAPAS
Las etapas de organización son:
• División del trabajo
Para dividir el trabajo es
necesario seguir una secuencia
que abarca las siguientes etapas:
B) Departamentalización (tipos):

2. Por productos. Es característica de Farmacéuticos


las empresas que se dedican a la
fabricación de diversas líneas de
productos. La departamentalización Producción Químicos
se hace con base en un producto o
grupo de productos relacionados
entre sí. Colorantes

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ORGANIZACIÓN
ETAPAS
Las etapas de organización son:
• División del trabajo
Para dividir el trabajo es
necesario seguir una secuencia
que abarca las siguientes etapas:
B) Departamentalización (tipos):

Ventas
3. Geográfica o por territorios. Se
regionales
utiliza principalmente en el área de
ventas, ejemplo: dividir a una
empresa en zonas regionales. Bajío Sureste Norte

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ORGANIZACIÓN
ETAPAS
Las etapas de organización son:
• División del trabajo
Para dividir el trabajo es
necesario seguir una secuencia
que abarca las siguientes etapas:
B) Departamentalización (tipos):

4. Clientes. Consiste en crear Ventas


ropa
unidades cuyo interés primordial
es servir a los distintos
Caballeros Júnior Damas Niños
compradores o clientes. Por lo
general se aplica en empresas
comerciales.

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ORGANIZACIÓN
ETAPAS
Las etapas de organización son: Fundición
• División del trabajo
Para dividir el trabajo es
necesario seguir una secuencia Ensamble
que abarca las siguientes etapas: Proceso
B) Departamentalización (tipos): Pintura

5. Por procesos o equipo. Al Soldadura


fabricar un producto, el proceso o
el equipo que se haya empleado Producción

puede servir de base para crear


unidades departamentales, sobre Tornos Troqueladoras Taladros Fresadoras
todo si reporta ventajas
económicas, de eficiencia, ahorro
de tiempo, etc.
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ORGANIZACIÓN
ETAPAS
Las etapas de organización son:
• División del trabajo
Para dividir el trabajo es
necesario seguir una secuencia Cuentas por
cobrar
que abarca las siguientes etapas:
B) Departamentalización (tipos): Cliente Cliente Cliente Cliente
A-C D-G H-N O-Z

6. Secuencia. En muchas empresas


por razones técnicas o
económicas, es necesario Producción
departamentalizar por secuencias
alfabéticas, numéricas o de Turno Turno Turno
tiempo. matutino vespertino nocturno

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ORGANIZACIÓN
ETAPAS
Las etapas de organización son:
• División del trabajo
Para dividir el trabajo es
necesario seguir una secuencia
que abarca las siguientes etapas:
C) Descripción de funciones:
Consiste en la recopilación
ordenada y clasificada de todos los
factores y actividades necesarios
para llevar a cabo, de la mejor
manera, un trabajo.

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ORGANIZACIÓN
ETAPAS
Las etapas de organización son:
• Coordinación
Es la sincronización de los
recursos y los esfuerzos de un
grupo social, con el fin de lograr
oportunidad, unidad, armonía y
rapidez, en el desarrollo y la
consecución de los objetivos.

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ORGANIZACIÓN
TIPOLOGÍA
Se refiere a los distintos tipos,
sistemas o modelos de
estructuras organizacionales que
se pueden implantar en un
organismo social.
La determinación de la clase de
organización más adecuada,
depende de factores tales como
el giro y magnitud de la empresa,
recursos, objetivos, etc.

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ORGANIZACIÓN
TIPOLOGÍA
A) Lineal o militar
Se caracteriza porque la actividad Gerente
decisional se concentra en una
general
sola persona, quien toma todas

Responsabilidad
las decisiones y tiene la

Autoridad
responsabilidad básica del
mando. El jefe superior asigna y
Supervisor
distribuye el trabajo a los
subalternos, quienes a su vez
reportan aun sólo jefe.

Empleados

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ORGANIZACIÓN
TIPOLOGÍA
A) Lineal o militar
Ventajas Desventajas
• Mayor facilidad en la toma de • Es rígida e inflexible.
decisiones y en la ejecución de las
mismas.
• No hay conflictos de autoridad ni • La organización depende de
fugas de responsabilidad. hombres clave, lo que origina
trastornos.
• Es claro y sencillo. • No fomenta la especialización.
• Útil en pequeñas empresas. • Los ejecutivos están saturados de
trabajo, lo que ocasiona que no se
dediquen a labores directivas sino
de operación simplemente.
• La disciplina es fácil de mantener.

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ORGANIZACIÓN
TIPOLOGÍA
B) Funcional o de Taylor
Consiste en dividir el
trabajo y establecer la
especialización de manera Tomar Abastecimiento
que cada hombre, desde el tiempos de materiales
gerente hasta el obrero,
Tarjetas de Control de
ejecuten el menor número instrucción calidad
posible de funciones. Se Obreros
basa por ende en el Itinerarios de Adiestramiento
principio de la trabajo
especialización.
Vigilar Mantenimiento
disciplina

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ORGANIZACIÓN
TIPOLOGÍA
B) Funcional o de Taylor
Ventajas Desventajas
• Mayor especialización. • Dificultad de localizar y fijar la
responsabilidad, lo que afecta
seriamente la disciplina y moral de
los trabajadores por contradicción
aparente o real de las órdenes.
• Se obtiene la más alta eficiencia de • Se viola el principio de la unidad de
cada persona. mando, lo que origina confusión y
conflictos.
• La división del trabajo es planeada • La no clara definición de la
y no incidental. autoridad de lugar a rozamientos
entre los jefes.
• El trabajo manual se separa del
trabajo intelectual.
• Disminuye la presión sobre un solo
jefe por el número de especialistas
con que cuenta la organización.

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ORGANIZACIÓN
TIPOLOGÍA
C) Lineo-funcional
• De la organización lineal:
En ésta se combinan los dos tipos La autoridad y responsabilidad que se
de organización ya citados, transmite a través de un solo jefe para
aprovechando las ventajas y cada función en especial (cadena de
desventajas inherentes a cada mando).
• De la organización funcional:
una, de ahí el nombre de La especialización de cada actividad
organización lineo-funcional, ya en una función.
que se conserva:
Este tipo de organización es la
Gerente
general más aplicada en la actualidad,
por ser la más ventajosa.

Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de


mercadotecnia producción finanzas personal

Publicidad Promoción Ventas

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ORGANIZACIÓN
TIPOLOGÍA
D) Staff
Surge como consecuencia de las
grandes empresas y del avance
de la tecnología, lo que origina la Presidente o
Asesor jurídico
necesidad de contar con ayuda director general
en el manejo de detalles, y de
Director de Consultor del
contar con especialistas fábrica director
capaces de proporcionar
información experta y de Superintendente
asesoría a los departamentos de
Supervisor
línea.
Este tipo de organización no Obreros
disfruta de autoridad de línea o
poder para imponer sus
decisiones.
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ORGANIZACIÓN
TIPOLOGÍA
D) Staff
Ventajas Desventajas
• Logra que los conocimientos • Si los deberes y responsabilidades
expertos influyan sobre la manera de la asesoría no se delimitan
de resolver los problemas de claramente por medio de cuadros o
dirección. manuales, puede producirse una
confusión considerable en toda la
organización.
• Hace posible el principio de la • Puede ser ineficaz por falta de
responsabilidad y la autoridad autoridad para realizar sus
indivisible, y al mismo tiempo funciones, o por falta de un
permite la especialización del staff. respaldo inteligente en la
aplicación de sus recomendaciones.
• Pueden existir rozamientos con los
departamentos de la organización
lineal.

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ORGANIZACIÓN
TIPOLOGÍA
Clasificación de los comités:
E) Por comités
Consiste en asignar los diversos • Directivo:
asuntos administrativos a un Representa a los accionistas de una
cuerpo de personas que se reúnen empresa que se encargan de deliberar y
y se comprometen para discutir y resolver los asuntos que surgen en la
misma.
decidir en común los problemas • Ejecutivo:
que se les encomiendan: Es nombrado por el comité directivo,
para que ejecuten los acuerdos que ellos
Presidente toman.
• De vigilancia:
Personal de confianza que se encarga de
Comité de inspeccionar las labores de los empleados
calidad de la empresa.
• Consultivo:
Integrado por especialistas, que por sus
Producción Mercadotecnia Finanzas
conocimientos o estudios, emiten
dictámenes sobre asuntos que les son
consultados.
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ORGANIZACIÓN
TIPOLOGÍA
E) Por comités
Ventajas Desventajas
• Las soluciones son más objetivas, • Las decisiones son lentas, ya que
ya que representan la conjunción las deliberaciones son tardías.
de varios criterios.
• Se comparte la responsabilidad • Una vez constituido un comité, es
entre todos los que integran el difícil resolverlo.
comité, no recayendo aquélla
sobre una sola persona.
• Permite que las ideas se • En ocasiones, los gerentes de
fundamenten y se critiquen. desligan de su responsabilidad y se
valen del comité para que se haga
responsable de sus propias
actuaciones.
• Se aprovechan al máximo los
conocimientos especializados.

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ORGANIZACIÓN
TÉCNICAS
Son las herramientas necesarias
para llevar a cabo una
organización racional; son
indispensables durante el proceso
de organización y aplicables de
acuerdo con las necesidades de
cada grupo social. Las principales
son las siguientes:
A) Organigramas
B) Manuales
C) Procedimientos
D) Diagramas de procedimiento
o de flujo
E) Cartas de distribución del
trabajo
F) Análisis de puesto
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ORGANIZACIÓN
TÉCNICAS
A) Organigramas
Conocidos también como gráficas
de organización o cartas de
organización, son
representaciones gráficas de la
estructura formal de una
organización, que muestran las
interrelaciones, funciones,
niveles jerárquicos, obligaciones
y autoridad existentes dentro de
ella.

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ORGANIZACIÓN
TÉCNICAS
A) Organigramas
Clasificación: • Estructurales. Muestran sólo la estructura
administrativa de la empresa.
• Funcionales. Indican en el cuerpo de la
O Por su objeto gráfica, además de las unidades y sus
r relaciones, las principales funciones de los
g departamentos.
a • Especiales. Se destaca alguna característica.
n
i • Generales. Presentan toda la organización;
g se llaman también cartas maestras.
Por su área • Departamentales.
r Representan la
a organización de un departamento o sección.
m
a • Esquemáticos. Contienen sólo los órganos
s Por su principales, se elaboran para el público, no
contenido contienen detalles.
• Analíticos. Más detallados y técnicos.

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ORGANIZACIÓN
TÉCNICAS
A) Organigramas
Existen cuatro formas de representar Circular. Donde los niveles
los organigramas: jerárquicos quedan determinados
desde el centro hacia la periferia.
Vertical. En la que los niveles
jerárquicos quedan determinados
de arriba hacia abajo.

Mixto. Se utiliza por razones de


espacio, tanto el horizontal como
Horizontal. Los niveles jerárquicos el vertical.
se representan de izquierda a
derecha.

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ORGANIZACIÓN
TÉCNICAS
B) Manuales
Son documentos detallados que
contienen en forma ordenada y
sistemática, información acerca
de la organización de la empresa.
Los manuales, de acuerdo con su
contenido, pueden ser:
1. De políticas
2. Departamentales
3. De bienvenida
4. De organización
5. De procedimientos
6. De contenido múltiple
7. De técnicas
8. De Puesto

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ORGANIZACIÓN
TÉCNICAS
B) Manuales
Los manuales son de gran utilidad ya que:
• Describen la estructura de funciones de toda la empresa o departamento
al que se refiere el manual.
• Muestran los grados de autoridad y los niveles jerárquicos.
• Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.
• Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
• Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe
hacer y cómo se debe hacer.
• Son una fuente de información, pues muestran la organización de la
empresa.
• Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de
responsabilidad.
• Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento.
• Reducen costos al incrementar la eficiencia.

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ORGANIZACIÓN
TÉCNICAS
B) Manuales
Formato e índice de los manuales
• Portada
• Índice de contenido
• Introducción
• Objetivo
• Cuerpo del manual
• Anexos
• Glosario
• Simbología

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ORGANIZACIÓN
TÉCNICAS
Contienen:
B) Manuales • Objetivos generales de la
Manual de organización organización.
Explican los detalles más • Políticas generales.
• Glosario de términos administrativos.
importantes de la
• Nombres de áreas o departamentos y
organización; generalmente
puestos.
incluyen: • Procedimientos de organización.
• Finalidad de cada • Responsabilidades de altos niveles.
elemento de la • Funciones.
organización • Cartas de organización.
• Declaración de funciones • Descripción de puestos.
• Glosario de términos • Descripción de actividades.
utilizados • Introducción y objetivos del manual.
• Historia de la empresa.

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ORGANIZACIÓN
TÉCNICAS
B) Manuales
Manual departamental
Contienen: Ventajas:
• Objetivos generales de la empresa, • Describen el funcionamiento de un
los del departamento de que se departamento.
trate y, los de sus secciones • Se emplean para dar instrucciones
básicas. en el departamento.
• Políticas y normas generales de la • Presentan el flujo de trabajo.
empresa y del departamento
correspondiente. • Delimitan funciones, actividades y
• Carta de organización general y responsabilidades.
departamental. • Son una fuente de consulta y un
• Reglamentación de los aspectos de medio de adiestramiento.
coordinación interdepartamental.
• Análisis de puestos.
• Gráficas de proceso y de flujo.

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ORGANIZACIÓN
TÉCNICAS
C) Procedimientos
Establecen el orden cronológico y
la secuencia ordenada de
actividades homogéneas a
realizar por donde fluye
documentación en forma
coordinada en cada unidad
administrativa o puesto que
interviene en la realización de un
trabajo repetitivo. Elementos
• Objetivo
• Descripción de actividades
• Políticas y reglas
• Unidades administrativas o puesto responsable
• Formatos
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ORGANIZACIÓN
TÉCNICAS
C) Procedimientos
Número de actividad Descripción de las Unidad Formato/clave del
actividades administrativa o formato
puesto responsable

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ORGANIZACIÓN
TÉCNICAS
C) Procedimientos
Importancia
• Generan coordinación de las áreas responsables de cada una de las actividades y evitan
duplicidades de trabajo.
• Uniforman y controlan el cumplimiento de las actividades, lo que evita fuga de
responsabilidad.
• Eliminan o reducen el atraso de actividades.
• Equilibran el grado de autoridad y responsabilidad de cada puesto.
• Eliminan o reducen los conflictos interpersonales.
• Promueven la eficiencia y especialización

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ORGANIZACIÓN
TÉCNICAS
C) Procedimientos
Lineamientos para su implantación
• Previamente a su aplicación, se capacite al personal.
• Sean muy accesibles y fáciles de interpretar.
• Se evite la automatización del personal.
• Se revisen periódicamente.
• Sean estables, los cambios continuos confunden al personal.
• Al implantarlos, se adecuen a situaciones reales y factibles.
• No sean demasiados rígidos.
• Se adecuen a las necesidades y características de cada departamento o sección.
• No se omitan elementos que los conformen.

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ORGANIZACIÓN
TÉCNICAS
D) Diagramas de procedimiento
o de flujo
También se les conoce como
flujogramas. Son la
representación gráfica que
muestra la sucesión de los pasos
de que consta un procedimiento.

Los diagramas de procedimiento permite:


1. Una mayor simplificación del trabajo.
2. Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la
secuencia de las operaciones para una mejor circulación física.
3. Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del
proceso.
4. Eliminan demoras.
5. Una mejor distribución de la planta.
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ORGANIZACIÓN
TÉCNICAS
D) Diagramas de procedimiento o de flujo
Simbología:
Operación. Se dice que hay operación cuando algo está siendo creado,
cambiado o añadido, es decir, cuando se modifican las características
de ese algo.

Inspección. Cuando algo es revisado, verificado o inspeccionado, sin ser


alterado en sus características.

Transporte. Acto de mover de un lugar a otro.

Espera o demora. Etapa en que algo permanece ocioso en espera de


que algo acontezca. También se le llama almacenamiento o archivo
temporal.

Almacenamiento. Cuando se almacena o archiva algo para ser


guardado con carácter definitivo.

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ORGANIZACIÓN
TÉCNICAS
D) Diagramas de procedimiento o de flujo
Simbología:

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ORGANIZACIÓN
TÉCNICAS
E) Cartas de distribución del trabajo
A través de esta técnica se analizan
los puestos que integran un
departamento o sección, para lograr
una división de funciones y mejorar la
estructura de los grupos de trabajo.

Ventajas:
• Define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos a
que corresponden.
• Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo.
• Normaliza y estandariza procedimientos.
• Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los
distintos puestos.
• Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad.

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ORGANIZACIÓN
TÉCNICAS
F) Análisis de puestos
Es una técnica en la que se clasifican
pormenorizadamente las labores que se
desempeñan en una unidad de trabajo
específica e impersonal (puesto), así como las
características, conocimientos y aptitudes,
que debe poseer el personal que lo
desempeña.
Los objetivos primordiales de esta técnica son:
• Mejora los sistemas de trabajo.
• Delimitar funciones y responsabilidades.
• Evitar fugas de autoridad y responsabilidad.
• Fundamentar programas de entrenamiento.
• Retribuir adecuadamente al personal.
• Mejorar la selección de personal.
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ORGANIZACIÓN
TÉCNICAS
E) Análisis de puestos
El análisis de puestos contiene:
1 Descripción del puesto: 2. Especificación del puesto:
Se le define como la determinación Enunciación precisa de los requisitos
técnica de lo que el trabajador debe que debe satisfacer el trabajador para
hacer. Está integrada por: desempeñar el puesto:
• El encabezado o identificación • Escolaridad y conocimientos.
(título, ubicación, instrumental y
jerarquía).
• Descripción genérica. Es la definición • Requisitos físicos, legales, mentales
breve y precisa del puesto. y de personalidad.
• Descripción específica. Detalle de las • Esfuerzo.
actividades que se realizan en el
puesto.
• Responsabilidad.
• Condiciones de trabajo.

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ORGANIZACIÓN (CUADRO SINÓPTICO)
El establecimiento de la estructura necesaria para la
sistematización racional de los recursos, mediante la
Concepto determinación de jerarquías, correlación y agrupación
de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar
las funciones del grupo social.
• Difusión
• Del objetivo
• Amplitud o tramo de control
• Especialización
Principios • Jerarquía
• De la coordinación
• Continuidad
• Unidad de mando
• Paridad de autoridad y responsabilidad
Organización
• Jerarquización
• División del • Departamentalización • Funcional
• Por productos
Trabajo • Descripción de
Etapas • Geográfica
funciones • Clientes
• Proceso o equipo
• Coordinación • Secuencia

• Directivo
• Lineal • Staff • Ejecutivo
Tipología • Funcional • Por comités • De vigilancia
• Lineofuncional • Consultivo
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ORGANIZACIÓN (CUADRO SINÓPTICO)
• Organigramas
• Manuales
Organización Técnicas • Procedimientos
• Diagramas de flujo
• Cartas de distribución de trabajo
• Análisis de puestos

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