ADMINISTRACIÓN

Y FORMULACIÓN
DE PROYECTOS
CLASE NO. 4
¿QUÉ ES UN PROYECTO?
Un proyecto es un conjunto de actividades
encaminadas a crear un futuro deseado con un costo y
un plazo determinado.

Esfuerzo temporal, distribuido en actividades, dirigido

a crear un nuevo producto, servicio o resultado en un
tiempo y costo predeterminados con anterioridad.
EJEMPLOS DE PROYECTOS

• Lanzamiento de un producto o servicio nuevo

• Elaboración de una compaña publicitaria
• Certificación de calidad
• Construcción de una vivienda
OBJETIVOS DE UN PROYECTO
Costo

Tiempo

Alcance,
desempeño,
tecnología y
calidad
TIPOS DE PROYECTOS

Proyectos internos

Proyectos externos
 CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS

Uso De
Recursos Implementación
Realización
/Costos

Cierre
Decisión

Tiempo
¿CÓMO INICIAR
UNA
PLANIFICACIÓN DE
PROYECTOS?
 PROCESO PARA INICIAR UN
PROYECTO

Planteamiento de
propuestas: Desarrollo de
Establecimiento de Aprobación del
Decisión de presupuestos
objetivos proyecto
arranque del preliminares
proyecto
TIPOS DE OBJETIVOS

Existen tres objetivos primarios en todo proyecto:

• Crear algo
• Dentro de un costo esperado
• Dentro de un plazo esperado
 EJEMPLOS DE OBJETIVOS:

• Bajar de peso en el año 2020

• Incrementar las ventas durante el año

CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS
S
•Específico
•¿Qué quiero conseguir en el futuro?

M
•Medible
•¿Cuánto quiero obtener? cuantificar

A
•Alcanzable ¿Cómo voy a conseguir mi
objetivo, que debo de hacer?

• Realista
R • ¿Con qué recursos? ¿puedo llevar a
cabo las actividades?

T
• Tiempo determinado
• ¿Cuándo voy a iniciar con el proceso?
 EJEMPLO:

ESPECIFICO ¿QUÉ QUIERO CONSEGUIR? PERDER DE PESO

MEDIBLE ¿CUÁNTO QUIERO CONSEGUIR? 30 LBS.

COMIENDO FRUTAS Y VERDURAS

TRES VECES POR SEMANA Y
ALCANZABLE ¿CÓMO VOY A LOGRARLO?
CORRIENDO 10 KMS 2 VECES POR
SEMANA

¿CUENTO CON LOS RECURSOS

REALISTA PUEDO CUMPLIR EL OBJETIVO?
INICIANDO EN ENERO Y
TIEMPO DETERMINADO ¿EN CUENTO TIEMPO VOY A TERMINANDO EN JUNIO DEL AÑO
LOGRARLO? 2020
EJEMPLO DE OBJETIVO SMART

Perder 30 libras de peso, comiendo frutas y

verduras 3 veces por semana y corriendo 10
kms. 2 veces por semana, de enero a junio del
año 2020.
EJEMPLOS DE OBJETIVOS SMART

Bajar de peso en el año 2020

Vs.

Perder 30 libras de peso, comiendo frutas y

verduras 3 veces por semana y corriendo
10 kms. 2 veces por semana, de enero a
junio del año 2020.
 EJEMPLO:

ESPECIFICO ¿QUÉ QUIERO CONSEGUIR? Incrementar las ventas

En un 25% (de Q200,000 a

MEDIBLE ¿CUÁNTO QUIERO CONSEGUIR? Q250,000) mensualmente
durante 12 meses

diseñando e implementado un
ALCANZABLE ¿CÓMO VOY A LOGRARLO?
plan de mercadeo

¿CUENTO CON LOS RECURSOS Con una inversión de Q10,000

REALISTA PUEDO CUMPLIR EL OBJETIVO? mensuales

TIEMPO DETERMINADO ¿EN CUENTO TIEMPO VOY A De enero a diciembre del año
LOGRARLO? 2020
EJEMPLO DE OBJETIVO SMART

Incrementar las ventas en un 25% (de Q200,000 a Q250,000)

mensuales en los próximos 12 meses, diseñando e
implementando un plan de mercadeo, con una inversión de
Q10,000 mensuales, iniciando en enero y terminando en
diciembre del año 2020.
EJEMPLOS DE OBJETIVOS SMART
Incrementar las ventas durante el año
Vs.

Incrementar las ventas en un 25% (de Q200,000 a

Q250,000) mensuales en los próximos 12 meses,
diseñando e implementando un plan de mercadeo,
con una inversión de Q10,000 mensuales, iniciando
en enero y terminando en diciembre del año 2020.
PLANTEAMIENTO DE PROPUESTAS:
DECISIÓN DE ARRANQUE DEL PROYECTO

Arranque Arranque
administrativo operativo
•Análisis de •Desarrollar
objetivos
•Involucrar a todo las
el recurso humano actividades
 ¿QUÉ ES UN PRESUPUESTO?
Un presupuesto es un documento que traduce los planes en
dinero: dinero que necesita gastarse para conseguir las
actividades planificadas de un Proyecto (gastos), y dinero que
necesita generarse para cubrir los costos de finalización del
trabajo (ingresos).

Consiste en una estimación o en conjeturas hechas con

fundamentos sobre las necesidades en términos monetarios
para realizar un trabajo
¿POR QUÉ ES NECESARIO UN
PRESUPUESTO?
• Indica cuánto dinero necesita para llevar a cabo sus actividades
• El presupuesto obliga tomar en cuenta las consecuencias de la
planificación de actividades
• Permite controla los ingresos y gastos e identificar cualquier tipo de
problema
• El presupuesto constituye una buena base para la contabilidad y
transparencia financiera.
TIPOS DE COSTOS EN EL PRESUPUESTO
•Costos Operacionales: Costos directos resultantes de la realización del
proyecto: Alquileres, viáticos, alimentación, papelería y útiles, tramites
administrativos y legales.
•Costos de empleo de personal: honorarios y salarios del personal
administrativo y operativo.
•Costos de inversión: Compra de vehículos y equipo
•Costos de contingencia: Son todos aquellos necesarios para cubrir
aquellos aspectos de difícil estimación, en particular de riesgos.
Ejemplo: Demoras inesperadas, recontratación del personal.
CUADRO RESUMEN
Tipo de costo Valor Absoluto (Q)

• Costos operaciones:
Alquiler de oficinas Q2,000.00
combustible Q1,000.00
Tramite administrativos Q2,500.00

• Costos de personal
mano de obra directa Q10,000.00
Personal administrativo Q15,000.00

• Costos de inversión
maquinaria Q150,000.00

• Costos de contingencia
pago de horas extras x demoras Q20,000.00
PROYECTO EXTERNO

Empresas que se dedican a ofertar proyectos para otras empresas

o personas, con la finalidad de obtener ganancias o beneficios.

• Empresas de servicio o constructoras.

FASE I DECISIÓN
• Establecer objetivos
• Investigar
• Estudiar alternativas
• Estudiar criterios
• Estimar programa
• Desarrollar presupuesto preliminar
• Aprobación
FASE II REALIZACIÓN
Plan de
Plan General
Recursos
•Personal •Alcance
•Tiempos
•Materiales
•Costos
•Equipos •Especificaciones
•Fondos •Riesgos
FASE III IMPLEMENTACIÓN
• Organización
• Comunicación
• Liderazgo del proyecto
• Motivación
• Tomar decisiones
• Resolver problemas
• Monitoreo
• Acción correctiva
FASE IV CIERRE
• Negociar desactivación
• Reducción progresiva equipos – proyecto
• Evaluación final
• Lecciones aprendidas
PROYECTOS DENTRO DE LA EMPRESA
Los proyectos dentro de la empresa que deben priorizarse son los
siguientes:

• Alta rentabilidad
• Riesgos mínimos en su desarrollo
• Coincidencia con los objetivos del plan estratégico de la organización
• Incremento de la imagen comercial de la organización como
consecuencia del proyecto