ADMINISTRACIÓN

POR PROYECTOS
 ¿QUE ES?
La administración de proyectos es la forma de planear, organizar, dirigir y
controlar una serie de actividades realizadas por un grupo de personas que
tienen un objetivo especifico; el cual puede ser (crear, diseñar, elaborar,
mejorar, analizar, etc.) un problema o cosa optimizando el uso de recursos:
tiempo, dinero, la gente, espacio, etc.
ETAPAS
 INICIO
El inicio del proyecto es un Análisis de riesgos, de recursos necesarios y
del alcance del proyecto, para determinar su viabilidad. Incluye la
definición de lo que se debe lograr con el proyecto, plantear el alcance
y la selección de los miembros iniciales del equipo.
El alcance de un proyecto define el tamaño del proyecto, cuanto
tiempo y cuantos recursos se requieren.
 PLANEACIÓN
La planeación del proyecto consiste en: perfeccionar el
alcance, hacer un listado de tareas y actividades para lograr
las metas, definir una secuencia de actividades, desarrollar
un calendario y elaborar un presupuesto.
Obtenemos en esta fase la ruta de trabajo óptima para
alcanzar el objetivo del proyecto. De ahí, la importancia de
trabajar con herramientas que permitan una planificación
efectiva para el desarrollo de sus actividades. En esta fase
además, asignaremos responsabilidades y elaboraremos un
plan de comunicación que permita un trabajo fluido y con
toda la información necesaria para ir a un buen ritmo. La
planificación no tiene por qué ser estática. De hecho, en
mercado nos exige una gestión ágil, susceptible a continuos
cambios durante la ejecución del proyecto. De ahí, la
importancia de trabajar con planificaciones flexibles.
El plan del proyecto debe aprobarse según las normas de
calidad establecidas antes de proceder con la siguiente
etapa.
 EJECUCIÓN
La ejecución del proyecto incluye: dirigir al equipo, comunicarse con el
cliente, proveedores y demás externos, resolver conflictos y asegurar los
recursos necesarios (dinero, personal, equipo y tiempo)

El equipo debe contar con las herramientas necesarias para poder

desarrollar su trabajo lo mejor posible.
Se detallan las sub-tareas y se pasa a la acción.
 CONTROL

El control se lleva a cabo a lo largo de toda la administración del proyecto, las

actividades que corresponden al control del proyecto son las siguientes:

• Vigilar las desviaciones del plan.

• Acciones correctivas.
• Recibir y evaluar cambios solicitados.
• Cambiar calendarios.
• Adaptar recursos.
• Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes.
• Control de costos.
• Control de calidad.
• Informes de resultados.
• Comunicación con los interesados.

El seguimiento continuo se hace imprescindibles cuando hablamos de

administración de proyectos.
 CIERRE
El cierre del proyecto contempla una serie de actividades, tales como:

• reconocimiento de logros y resultados

¿Están las necesidades del cliente cumplidas?

• cierre de las actividades y dispersión del equipo

• aprendizaje de la experiencia del proyecto

¿Hemos alcanzado el objetivo propuesto?

• revisión del proceso y resultados, redacción del informe final

• auditorías.

Ahora sólo queda tomar nota de las lecciones aprendidas y decidir si conviene
convertir este proyecto en un proceso para su re-utilización. Si normalmente
seguimos los pasos ejecutados, sus actividades y duraciones, quizás es mejor
guardarlo para implementar la misma planificación al siguiente proyecto.
 LA IMPORTANCIA DE LA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Trabajar utilizando una correcta administración por proyectos supone una gran
ventaja si queremos mejorar la productividad de la empresa y obtener rutas de
trabajo optimas para los recursos con los que contamos.
Así pues, administrar proyectos significa también llevar una gestión equilibrando,
separando las urgencias de las tareas que realmente son importantes para el
cliente. Y es que cada proyecto tiene unas características diferentes, lo que lleva
a ajustarse más a las expectativas de cada cliente o dueño del proyecto.
Principales objetivos de la administración de proyectos.

Este método de trabajo persigue las siguientes claves:

•Aumento de productividad
•Eficacia de resultados dirigido a las exigencias del cliente
•Control de riesgos
•Gestión de costes y plazos
 VENTAJAS PARA LA ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS
•Resultados más precisos y eficientes. Al trabajar bajo un plan de un proyecto,
tendremos más posibilidades a cumplir con las fechas de entrega de nuestros
productos.

•Satisfacción del cliente. Esto nos lleva a cumplir mejor con los requisitos del cliente.
Un resultados es satisfactorio también cuando se entrega a tiempo.

•Aumento de la calidad del producto o servicio. Así pues, los productos son de
mayor calidad.

•Ventaja competitiva. Lo que posiciona a la empresa en un lugar competitivo.

•Incremento de la productividad.
La administración de proyectos reduce
considerablemente los procesos de trabajo
 VENTAJAS PARA LA ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS
•Organización. El que más se utiliza en la administración de proyectos es el
diagrama Gantt. Se trata de una buena herramienta para visualizar todo el
camino de tu ruta de trabajo.

•Trabajo en equipo y aumento de la motivación. La administración por proyectos

se basa en el trabajo en equipo, una comunicación fluida y la coordinación
adecuada para que todo se vaya cumpliendo según lo previsto.

•Nuevas oportunidades para expandir el negocio. El concepto de administración

de proyectos también está relaciona al aumento de conocimiento de la actividad
comercial de la empresa.

•Gestión ágil y flexible. Las planificaciones flexibles de

proyectos ayudan a adaptar mejor la empresa a los
cambios del mercado.