Universidad de San Carlos de Guatemala

Facultad de Ciencias Económicas

Seminario 01-2022

EJERCICIO PROFESIONAL
SUPERVISASDO

ADMINISTRACIÓN DE
EMPRESAS.
Herramientas
Administrativas

2
 MANUALES
ADMINISTRATIVOS

Lic. José Aroldo Recinos

Morán

3
 CONCEPTO DE MANUAL
Los manuales administrativos son documentos
que sirven como medios de comunicación y
coordinación que permiten registrar y transmitir
en forma ordenada y sistemática, información
de una organización (antecedentes, legislación,
estructura, objetivos, políticas, sistemas,
procedimientos, etc) así como las instrucciones
y lineamientos que se consideren necesarios
para el mejor desempeño de las tareas.

4
 OBJETIVOS
 Fijar por escrito y sistematizar las diversas
políticas y procedimientos de trabajo.

 Servir de medio de comunicación entre la

dirección y los empleados.

 Facilitar la delegación de funciones y la

autoridad

 Simplificar y ordenar el trabajo.

5
 Clasificación

1- Por su naturaleza o área de aplicación

2- Por su contenido

3- Por áreas funcionales

6
 1. Por su naturaleza o área
de aplicación

a) MACROADMINISTRATIVOS: contienen la
información de más de una organización.

b) MICROADMINISTRATIVOS: corresponden a
una sola organización y pueden referirse a
ella en forma general o a una de sus áreas
en forma específica.

7
 2- Por su contenido

a) De organización
b) De normas y procedimientos

8
3- Por áreas funcionales o
departamentos
a) Dirección
b) Ventas
c) Producción
d) Administración

9
 GUÍA PARA LA REDACCIÓN Y
EDICIÓN DE MANUALES

a) Deben hacerse en papel tamaño carta y a

renglón cerrado
b) Debe ponerse el nombre de la empresa en
el margen superior izquierdo
c) Todas las hojas deben tener agujeros en el
margen izquierdo
d) Se debe contar con suficientes ejemplares
e) Para la edición se usará el sistema de
hojas sueltas.

10
f) El estilo de redacción debe ser sencillo,
claro y conciso, que no tenga que recurrirse
al diccionario para aclarar conceptos.

g) Deben evitarse abreviaturas en los títulos

de los temas.

h) Las hojas de los manuales llevaran

numeración correlativa del 1 en adelante.
Se omitirá el número 1 y en el resto se
anotará el número en el margen superior
derecho.

11
 MANUAL
DE
ORGANIZACIÓN

12
MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Este tipo de manual contiene información detallada

referente a los antecedentes, legislación,
atribuciones, estructura orgánica, funciones,
organigramas, niveles jerárquicos, grados de
autoridad y responsabilidad, así como canales de
comunicación y coordinación de una organización.

13
 CONCEPTO

El manual de organización es un conjunto

de referencias de organización usados
frecuentemente por los directores, tienen
mucha utilidad como instrumentos
administrativos para ayudar a realizar el
trabajo con mayor eficacia.

14
 OBJETIVOS
 Permiten conocer los medios personales e
instrumentales de que dispone la organización.
 Facilitan el conocimiento de la estructura y hacen
posible la valoración de los puestos que la integran.
 Posibilitan la acción directiva al establecer los
canales de comunicación.
 Fomentan la motivación al proporcionar a cada
funcionario una visión global de la unidad, un
conocimiento completo de su papel dentro de ella.

15
 OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA
ELABORACIÓN Y REDACCIÓN DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN

1. Descripción de los elementos de la Unidad

Administrativa: debe iniciarse por la unidad de
más alto nivel jerárquico.

2. Descripción de puestos: debe iniciarse por el

puesto de trabajo de la autoridad máxima de la
empresa.

3. Vigencia: fecha a partir de la cual debe ser

formalmente observado el contenido del manual.

16
4. Sanción de la autoridad superior: aprobación,
Vo. Bo. o autorización de aplicación y uso del
manual

5. Identificación y presentación: el manual debe llevar

su carátula e índice de contenido

6. Aspectos de redacción, limpieza y empastado. Se

aconseja utilizar hojas movibles que permitan las
modificaciones, cambios y mejoras.

17
Descripción técnica de puestos

l Identificación
ll Descripción
lll Especificaciones del puesto

18
DESCRIPCIÓN TÉCNICA DE
PUESTOS
I. IDENTIFICACIÓN:
− Código del puesto
− Título del puesto
− Ubicación administrativa
− Inmediato superior
− Subalternos

19
I. IDENTIFICACIÓN:
 

Código del puesto: Este es un número clave que en algunas

empresas se utiliza para efectos de ordenamiento y fácil
localización de los mismos. En algunos casos, se otorga
el número que presupuestariamente le corresponde.

Titulo del puesto: Anotar el nombre con que formalmente (vía

presupuesto, nómina de pago, contrato de trabajo, etc)
se ha denominado el puesto.

Ubicación administrativa: En este apartado se debe anotar el

órgano administrativo en donde se encuentra el puesto
indicado o en donde se le puede localizar.

Inmediato superior: Señalar el nombre del puesto de la persona

de quien recibe órdenes y/o instrucciones directamente
en su trabajo.

Subalternos: Indicar el nombre de los puesto a los cuales

dirige, supervisa o controla directamente en el desarrollo
del trabajo.
20
 DESCRIPCIÓN TÉCNICA DE
PUESTOS
II. DESCRIPCIÓN
− Naturaleza: (descripción genérica del
puesto)
− Atribuciones: (descripción específica del
puesto)
− Relaciones de trabajo:
− Autoridad:
− Responsabilidades:

21
II DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:
Naturaleza: Esta es una descripción importante
de aspectos esenciales y específicos de las
tareas o labores asignadas al puesto, lo que
hace que se distinga del resto de puestos
existentes en la empresa. En este apartado
se define si el trabajo es de naturaleza
operativo, apoyo, técnico, profesional o
administrativo; su complejidad,
responsabilidad y autoridad, las
instrucciones que recibe, la supervisión
recibida y/o ejercida, así como el grado de
independencia y criterios necesarios para el
desarrollo del trabajo y cómo son revisadas
y evaluadas las labores o tareas realizadas.

22
Atribuciones:

Es la descripción breve, en términos generales y con

algún grado de importancia de las tareas o labores que
son características del puesto. En este apartado no se
debe pretender incluir todas las tareas o labores que se
realizan en cada uno de los puestos, ni todas las que se
describen serán limitativas de lo que debe desempeñar
la persona que ocupa ese puesto de trabajo, por lo
tanto, este es un apartado representativo de un puesto
en particular y existen varias formas de enmarcar su
descripción.
Atribuciones especificas, generales, especiales,
particulares, etc.
Atribuciones diarias, semanales, mensuales, anuales,
etc.
Atribuciones en orden de la más a la menos importante.
23
Relaciones de trabajo: Describe los contactos personales y
de relaciones públicas que los empleados deben
mantener en el desempeño de sus atribuciones tanto en
forma intra como interinstitucional.

Autoridad: Es la descripción del grado de decisión que el

titular del puesto tiene para actuar en las diferentes
actividades, tareas o labores en que participa, sobre que
puestos tiene mando y responsabilidad y en qué grado
se afectan sus relaciones de trabajo.

Responsabilidades: Se refiere a la descripción de los

elementos que inciden en la participación del servidor en
la custodia, despacho, uso de equipo y mobiliario,
valores; así como por la eficiencia en el trabajo. Deben
indicarse en orden de prioridades y conforme su cuantía
de utilización.
24
DESCRIPCIÓN TÉCNICA DE
PUESTOS

III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

(requisitos mínimos exigidos)
a) Educación:
b) Experiencia:
c) Habilidades y destrezas:
d) Otros requisitos:

25
III ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO: (Requisitos mínimos
exigidos)

Educacionales o Académicos: Grado de educación escolar,

media y/o universitaria indispensable.

Experiencia: Describe el conjunto de conocimientos

prácticos y/o técnicos que se requieren del candidato
para el desarrollo del trabajo, preferentemente se debe
dar en función del tiempo de práctica dentro y/o fuera de
la empresa o institución.

Habilidades: La habilidad debe entenderse como la

capacidad mental para comprender y entender las formas
de dar y recibir ordenes, instrucciones, mensajes y otras
formas o maneras de relación de trabajo.

Destrezas: Es la capacidad manual para ejecutar una

actividad especifica; esta función es práctica y tiene
relación directa con la habilidad necesaria y requerida
para acometer una acción, actividad o tarea.
26
III ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO:
(Requisitos mínimos exigidos)

Otros requisitos: Aunque no es determinante para

algunos casos esta sección, puede servir como
complemento a la información otorgada al
aspirante del puesto o a las autoridades para
contratarlo correctamente. Puede indicar: El
esfuerzo con el grado de concentración y atención
necesaria para ejecutar las labores, el esfuerzo
visual, auditivo o muscular requerido para el
desarrollo de las tareas asignadas.

27
Las condiciones de trabajo tanto ambientales
agradables o desagradables bajo las cuales debe
actuarse y en las que el empleado no puede
ejercer control alguno y que pueden afectar su
estado físico o mental y exponerlo a accidentes o
enfermedades que lo incapaciten parcial o
totalmente en sus labores. Las experiencias en
otros puestos de trabajo, conocimiento y/o dominio
de idiomas, edad limite requerida, sexo,
antecedente laborales, penales y/o policiacos, etc
forman este apartado.

28
 EJEMPLO DE DESCRIPCIÓN
TECNICA DE PUESTO
l. IDENTIFICACIÒN DEL PUESTO
Código:
Título del puesto:
Ubicación administrativa:
Jefe inmediato superior:
Subalternos:
ll. DESCRIPCIÒN DEL PUESTO
Naturaleza:
Atribuciones:
Relaciones de trabajo:
Autoridad:
Responsabilidades:
 
lll. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
Académicos:
Experiencia:
Habilidades y destrezas:
Otros requisitos:
 

29
Municipio de Cuilapa Elaborado por:
Proyecto: construcción de muro Jennifer Sugely Ramírez Arana
perimetral Cementerio Caserío Nueva
Candelaria
Descriptor del cargo: presidente Hoja 1 de 3
Fecha: marzo 2022
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Código: 120A
Título del cargo: presidente
Ubicación Administrativa: Presidencia
Inmediato supervisor: Asamblea General
Subalternos: vicepresidente, secretario y vocal I
II. DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Naturaleza
Como resultado de la necesidad que se tiene en el comité comunitario de elegir una persona
que tenga conocimiento de las necesidades de la población del Caserío Nueva Candelaria y
posea la capacidad de gestionar, ejecutar y supervisar proyectos comunitarios, se contempla
la creación del cargo de presidente.
Atribuciones
Tiene a su cargo la dirección del comité comunitario, coordinar, gestionar y ejecutar el
proyecto, aprobar requerimientos de personal, analizar contratos de compra, aprobar y
ejecutar propuestas de presupuestos para el proyecto,
Relaciones de trabajo
Autoridades del Caserío Nueva Candelaria, población en general, personal perteneciente al
comité comunitario y empleados para realizar el proyecto.
Autoridad
Autorización de presupuesto proyecto, autorización de plazas de trabajo, autorización de
contratos de compra.
Responsabilidades
Planificar, organizar, dirigir y controlar el proyecto de construcción de muro perimetral del
cementerio del Caserío de Nueva Candelaria.
III. ESPECIFICACIONES DEL CARGO
Educación
Tener estudios a nivel de educación media, perito en administración, perito contador, o
carrera a fin al puesto de trabajo,
Experiencia
Tener dos años de experiencia en dirección y ejecución de proyectos públicos.
Habilidades y destrezas
Capacidad de resolución de conflictos, habilidad de negociación, buenas relaciones
interpersonales. 30
Otros requisitos
 CONTENIDO
1. Índice o contenido
2. Introducción
3. Antecedentes de la empresa, unidad
administrativa y manual.
4. Marco jurídico institucional, bases
legales que sustentan el origen de la
institución o empresa: (acuerdos, acta
de constitución, escritura pública,
estatutos, reglamentos)
5. Objetivos del manual
6. Organigramas: general, específico, de
funciones y nominal o de puestos
7. Descripción de puestos
8. Glosario
9. Anexos

31
PREGUNTAS

32
 MANUAL
DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
 CONCEPTO
Instrumento administrativo de carácter
informativo en el que se presenta la
secuencia procedimental para la ejecución
de las actividades propias de las funciones
de una unidad administrativa o de una
empresa en su conjunto, normatizando las
obligaciones para cada puesto de trabajo y
limitando su área de aplicación y la toma de
decisiones en el desarrollo de las
actividades.

34
 CAMPO DE APLICACIÓN
En la unidades administrativas, puestos,
niveles jerárquicos que tienen relación con
los procedimientos, así como el área física
en la que se desarrollan las actividades.

35
 OBJETIVOS GENERALES

Es la descripción clara y concreta del fin

último que pretende alcanzar el manual,
especialmente para uso en la orientación del
trabajo que debe llevar a cabo el empleado.

36
 NORMAS GENERALES
Es la descripción de los lineamientos que
rigen o guían la conducta del ejecutor
(unidad administrativa, puesto de trabajo)
para su actuación externa e interna en la
realización de las actividades que integran
el procedimiento.

Autoriza algo basado en leyes, reglamentos,

estatutos y otros instrumentos legales,
también prohíbe cualquier acción que
contradiga la normalización del quehacer en
las operaciones necesarias.

37
 SIMBOLOGÍA BÁSICA
Los símbolos son una especie de lenguaje convencional con
los que se designan o representan ideas precisas,
conceptos, acciones, etc.,

Entre estas tenemos:

ASME : American Society of Mechanical Engineers
ISO: Organización Internacional de Normalización

La más común para la elaboración de los diagramas es de

la forma ANSI (American National Standard Institute) Ha
preparado una simbología para representar flujos de
información del procesamiento electrónico de datos, de la
cual se han adoptado algunos símbolos para diagramas de
flujo administrativos.

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SIMBOLOS DE LA NORMA ANSI

INICIO O FIN OPERACIÓN, INSPECCIÓN, CONECTOR

ACTIVIDAD O REVISIÓN O FUERA DE
PROCESO VERIFICACIÓN PAGINA

ARCHIVO ARCHIVO DOCUMENTO TRANSFERENCI

FINAL TEMPORAL A

NO si

ARCHIVO DE CONECTOR MULTIDOCUMEN DECISIÓN

DOCUMENTOS DENTRO DE TO
PAGINA

39
 ELEMENTOS DEL
PROCEDIMIENTO
1. DEFINICIÓN: es el titulo que identifica lo que
se va a realizar.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: son todos

aquellos aspectos técnico-administrativos que
se alcanzaran por medio del procedimiento.

3. NORMAS ESPECIFICAS: puede señalarse

como norma , lo relativo al proceso de
distribución de las formas o formularios y sus
copias, que participan en el procedimiento.

40
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
narración descriptiva, ordenada cronológica
y secuencialmente, de las actividades que le
corresponde realizar a cada puesto o unidad
administrativa. (4 columnas)

Unidad Puesto Paso No.

Actividad

5. FLUJOGRAMA O DIAGRAMA DE FLUJO:

representa gráficamente la participación
directa de cada puesto de trabajo en el
proceso operativo de un procedimiento
determinado
41
Municipio de Cuilapa Elaborado por:
Proyecto: construcción de muro perimetral Jennifer Sugely Ramírez Arana
Cementerio Caserío Nueva Candelaria
Procedimiento: Contratación de personal
Procedimiento No. 1 Hoja 1 de 3
No. de pasos 12 Fecha: marzo 2022
Inicia: secretario Termina: vicepresidente

Descripción del procedimiento

El procedimiento de contratación de personal, describe la secuencia de pasos que el

Comité Comunitario deberá tomar en cuenta, para dicho proceso, como publicación de
convocatoria, recepción de papelería, revisión y selección de candidaturas, entre otros.

Objetivos del procedimiento

 Encontrar al personal adecuado que cumpla con los requisitos de la vacante.
 Garantizar un proceso de contratación de personal organizado y transparente.
 Simplificar el proceso de selección y reclutamiento de personal.

Normas del procedimiento

 El presidente del Comité Comunitario debe definir y aprobar los puestos de
trabajo necesario para el proyecto.
 El personal contratado no debe tener ningún vínculo familiar con los miembros
del Comité Comunitario.
 El personal contratado no debe contar con las competencias requeridas para el
puesto o cargo de trabajo.

42
Municipio de Cuilapa Elaborado por:
Proyecto: construcción de muro Jennifer Sugely Ramírez Arana
perimetral Cementerio Caserío
Nueva Candelaria
Nombre del procedimiento:
Contratación de personal
Procedimiento No. 1 Hoja 2 de 3
No. de pasos 12 Fecha 2022
Inicia: secretario Termina: vicepresidente
Descripción del procedimiento
Responsable No. De pasos Actividad
Secretario 1 Requisición de personal.

Presidente 2 Revisión de los requerimientos del puesto de trabajo

Secretario 3 Publicación de convocatoria

4 Recepción de papelería de candidatos

5 Revisión y selección de papelería de candidatura.

Presidente 6 Entrevista

7 Pruebas de selección

8 Revisión de papelería

9 Decisión de selección

9.1 Si continua el proceso

9.2 No cumplió con la papelería, se archiva papelería no

continua con el proceso.

10 Contratación

Secretario 11 Proceso de capacitación

Vicepresidente 12 Evaluación de desempeño, finaliza el proceso

43
Municipio de Cuilapa Elaborado por:
Proyecto: construcción de muro perimetral Jennifer Sugely Ramírez Arana
Cementerio Caserío Nueva Candelaria
Nombre del procedimiento: Contratación
de personal
Procedimiento No. 1 Hoja 3 de 3
No. de pasos 12 Fecha 2022
Inicia: secretario Termina: vicepresidente
Secretario Presidente Vicepresidente

Inicio A D

1 2 11

B
A 12

C
B Final

6
3

7
4

8
5

C 9
Si No

9.2
9.1

10

D
44
 CONTENIDO
1. Índice o contenido
2. Introducción
3. Campo de aplicación
4. Objetivos generales del manual
5. Normas generales del manual
6. Simbología
7. Descripción de los procedimientos
- Objetivos y normas específicas del
procedimiento.
- Descripción del procedimiento (pasos)
- Flujograma o diagrama de flujo
8. Glosario
9. Anexos

45
 Bibliografía básica
Fuente: CHIAVENATO, Idalberto. Administración de recursos humanos. 5 ed. Editorial Mc Graw Hill
Interamericana S.A., 2000. p 333.

RIVEROS SILVA, pablo Emilio. Sistema de gestión de la calidad del servicio. 3 ed. Bogotá : ECOE Ediciones,
2007. p. 25.

Fuente: FONTALVO HERRERA, Tomás José, VERGARA SCHMALBACH Juan Carlos. La gestión de la calidad
en los servicios ISO 9001:2008. 1 ed. España: Editorial EUMED, 2010. p. 89.

SARMIENTO M, José Manuel. El ciclo p. HVA una herramienta para la mejora continua [en línea
Venezuela. [consultado 22 Agosto 2013]. <http://nolimitsquality.blogspot.com/2009/11/el-ciclo-
phva.html>.

Fuente: DE DOMINGO ACINAS, José, Calidad y mejora continua. Actividades I [en línea]. [Consultado 22
Agosto 2013]. Disponible en Internet:
<http://books.google.com.co/books?id=hoFiov05vhIC&hl=es&source=gbs_navlinks _s>. p 7 [Citado el 29
junio de 2013]

46
PREGUNTAS …..

47
 ALTO
No lo olvides:

“EL SECRETO QUE NO PUEDE SER MAS

SIMPLE : SOLO CON EL CORAZÓN SE
PUEDE VER BIEN ; LO ESENCIAL ES
INVISIBLE A LOS OJOS”

¡GRACIAS
POR TU ATENCIÓN!