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MANUALES O

INSTRUMENTOS DE
GESTIN
ADMINISTRACION VI
MBA. JARDIEL PAREDES DEL AGUILA
Facultad de Ciencias Empresariales
Escuela Profesional de Administracin y Negocios
Internacionales

LOS MANUALES O INSTRUMENTOS DE GESTIN

Estatuto
Reglamento de Organizacin y Funciones
(ROF).

Manual de Organizacin y Funciones


(MOF).
Manual de Procedimientos (MAPRO)

CONCEPTO DE MANUAL
Los manuales administrativos son documentos
que sirven como medios de comunicacin y
coordinacin que permiten registrar y transmitir
en forma ordenada y sistemtica, informacin de
una organizacin (antecedentes, legislacin,
estructura,
objetivos,
polticas,
sistemas,
procedimientos, etc.) as como las instrucciones y
lineamientos que se consideren necesarios para
el mejor desempeo de las tareas.

OBJETIVOS
Establecer y sistematizar las diversas polticas y
procedimientos de trabajo.
Servir de medios de comunicacin entre la
direccin y el personal.

Facilitar la delegacin de funciones y la


autoridad
Simplificar y ordenar las actividades y tareas.

CLASIFICACIN
1.

POR SU NATURALEZA O AREA DE APLICACIN

a) MACROADMINISTRATIVOS:
contienen
la
informacin de ms de una organizacin
(Corporacin).
b) MICROADMINISTRATIVOS: corresponden a una
sola organizacin o a una de sus reas en
forma especfica.

CLASIFICACIN
2. POR SU CONTENIDO
a) De organizacin y funciones
b) De procedimientos
3.
a)
b)
c)
d)

POR AREAS FUNCIONALES (Dptos.)


Gerencia
Ventas
Produccin
Administracin

RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACION DE


MANUALES

a) Deben hacerse en papel tamao A4 y a 1.5


de espacio.
b) Debe ponerse el nombre de la empresa en
el margen superior izquierdo.
c) Todas las hojas deben ser numeradas al
margen inferior derecho.
d) Se debe contar con suficientes ejemplares
e) Para la impresin se usar el sistema de hojas
sueltas.

RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACION DE


MANUALES

f) El estilo de redaccin debe ser sencillo, claro


y conciso, que no tenga que recurrirse al
diccionario para aclarar conceptos.
g) Deben evitarse abreviaturas en los ttulos de
los temas

MANUAL
DE
ORGANIZACIN
Y
FUNCIONES
(MOF)

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

Este tipo de manual contiene informacin


detallada referente a los antecedentes,
legislacin, atribuciones, estructura orgnica,
funciones, organigramas, niveles jerrquicos,
grados de autoridad y responsabilidad, as
como
canales
de
comunicacin
y
coordinacin de una organizacin.

CONCEPTO

El manual de organizacin y funciones (MOF),


es un conjunto de referencias de organizacin
usados frecuentemente por los directivos,
tienen mucha utilidad
como instrumento
administrativo de gestin para ayudar a
realizar el trabajo con mayor eficacia.

OBJETIVOS
Permite conocer los medios personales e
instrumentales de que dispone la organizacin.
Facilita el conocimiento de la estructura y hace
posible la valoracin de los puestos que la
integran.
Posibilita la accin directiva al establecer los
canales de comunicacin.
Fomenta la motivacin al proporcionar a cada
funcionario una visin global de la unidad, un
conocimiento completo de su papel dentro de
ella.

OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACIN


DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

1.

Descripcin de los elementos de la Unidad


Administrativa: debe principiarse por la
unidad de ms alto nivel jerrquico.

2.

Descripcin de puestos: debe principiarse por


el puesto de trabajo de la autoridad mxima
de la empresa.

3.

Vigencia: fecha a partir de la cual debe ser


formalmente aplicado el contenido del
manual.

OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACIN


DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

4. Sancin
de
la
autoridad
superior:
aprobacin, V. B. o autorizacin de
aplicacin y uso del manual

5. Identificacin y presentacin: el manual debe


llevar su cartula e ndice de contenido
6. Aspectos de redaccin, Orden y archivador
plastificado. Se aconseja utilizar hojas A4 que
permitan las modificaciones, cambios y
mejoras.

DESCRIPCIN DE PUESTOS

I.

IDENTIFICACIN:
Cdigo del puesto
Ttulo del puesto
Ubicacin administrativa
Inmediato superior
Subordinados

I.

IDENTIFICACIN:

Cdigo del puesto: Este es un nmero clave que en algunas empresas


se utiliza para efectos de ordenamiento y fcil localizacin de los
mismos. En algunos casos, se otorga el nmero que presupuestalmente
le corresponde.
Titulo del puesto: Anotar el nombre con que formalmente (va CPE,
presupuesto, Planilla de pago, contrato de trabajo, etc) se ha
denominado el puesto.
Ubicacin administrativa: En este punto se debe anotar el rgano
administrativo en donde se encuentra el puesto indicado o en donde
se le puede localizar.

Inmediato Superior: Sealar el nombre del puesto de la persona de


quien recibe rdenes y/o instrucciones directamente en su trabajo.
Subordinados: Indicar el nombre de los puestos a los cuales dirige,
supervisa o controla directamente en el desarrollo del trabajo.

DESCRIPCIN DE PUESTOS

II.

DESCRIPCIN
Naturaleza: (descripcin genrica del
puesto)
Atribuciones: (descripcin especfica del
puesto)
Relaciones de trabajo:
Autoridad:
Responsabilidades:

II

DESCRIPCIN DEL PUESTO:

Naturaleza: Esta es una descripcin sucinta de aspectos esenciales y especficos


de las tareas o labores asignadas al puesto, lo que hace que se distinga del resto
de puestos existentes en la empresa. En este punto se define si el trabajo es de
naturaleza Directivo, operativo, apoyo, asesora, profesional o administrativo; su
complejidad, responsabilidad y autoridad, las instrucciones que recibe, la
supervisin recibida y/o ejercida, as como el grado de independencia y criterios
necesarios para el desarrollo del trabajo y cmo son revisadas y evaluadas las
labores o tareas realizadas.

Atribuciones: Es la descripcin breve, en trminos generales y con algn grado de


importancia de las tareas o labores que son caractersticas del puesto. En este
punto no se debe pretender incluir todas las tareas o labores que se realizan en
cada uno de los puestos, ni todas las que se describen sern limitativas de lo que
debe desempear la persona que ocupa ese puesto de trabajo, por lo tanto, este
es un apartado representativo de un puesto en particular y existen varias formas de
enmarcar su descripcin.
Atribuciones generales y especficas.
Atribuciones diarias, semanales, mensuales, trimestrales, semestrales y anuales.
Atribuciones en orden de la ms a la menos importante.

II

DESCRIPCIN DEL PUESTO:

Relaciones de trabajo: Describe los contactos personales y de


relaciones pblicas que los empleados deben mantener en el
desempeo de sus atribuciones tanto en forma intra como
interinstitucional.
Autoridad: Es la descripcin del grado de decisin que el titular del
puesto tiene para actuar en las diferentes actividades, tareas o labores
en que participa, sobre que puestos tiene mando y responsabilidad y
en qu grado se afectan sus relaciones de trabajo.
Responsabilidades: Se refiere a la descripcin de los elementos que
inciden en la participacin del servidor en la custodia, despacho, uso
de equipo y mobiliario, valores; as como por la eficiencia en el trabajo.
Deben indicarse en orden de prioridades y conforme su cuanta de
utilizacin.

DESCRIPCIN DE PUESTOS

III.

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO


(requisitos mnimos exigidos)
a) Nivel Acadmico:
b) Experiencia Laboral:
c) Competencias:
d) Otros requisitos:

III

ESPECIFICACIN DEL PUESTO: (Requisitos mnimos exigidos)

Nivel Acadmico: Grado de educacin requerido para el puesto


(indispensable).
Experiencia Laboral : Describe el conjunto de conocimientos prcticos
y/o tcnicos que se requieren del candidato para el desarrollo del
trabajo, preferentemente se debe dar en funcin del tiempo de
prctica dentro y/o fuera de la empresa o institucin.
Competencias: La habilidad debe entenderse como la capacidad
mental para comprender y entender las formas de dar y recibir ordenes,
instrucciones, mensajes y otras formas o maneras de relacin de trabajo.
Las destrezas, es la capacidad manual para ejecutar una actividad
especifica; esta funcin es prctica y tiene relacin directa con la
habilidad necesaria y requerida para acometer una accin, actividad o
tarea.

III

ESPECIFICACIN DEL PUESTO: (Requisitos mnimos exigidos)

Otros requisitos: Aunque no es determinante para algunos casos esta


seccin, puede servir como complemento a la informacin otorgada al
aspirante del puesto o a las autoridades para contratarlo
correctamente. Puede indicar: El esfuerzo con el grado de
concentracin y atencin necesaria para ejecutar las labores, el
esfuerzo visual, auditivo o muscular requerido para el desarrollo de las
tareas asignadas.
Las condiciones de trabajo tanto ambientales agradables o
desagradables bajo las cuales debe actuarse y bajo la cuales el
empleado no puede ejercer control alguno y que pueden afectar su
estado fsico o mental y exponerlo a accidentes o enfermedades que lo
incapaciten parcial o totalmente en sus labores. Las experiencias en
otros puestos de trabajo, conocimiento y/o dominio de idiomas, edad
limite requerida, sexo, antecedente laborales, penales y/o policiacos,
etc forman este apartado.

EJEMPLO DE DESCRIPCIN DEL PUESTO


I.

IDENTIFICACIN

Cdigo
Ttulo del puesto
Ubicacin administrativa
Jefe Inmediato superior
Subalternos

II.

DESCRIPCIN DEL PUESTO

1.

Naturaleza:

2.

Atribuciones:

3.

Relaciones de trabajo

4.

Autoridad:

5.

Responsabilidades:

III.

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

1.

Acadmicos

2.

Experiencia

3.

Habilidades y destrezas

4.

Otros requisitos

ESTRUCTURA DEL M.O.F


1. ndice o contenido
2. Introduccin
3. Antecedentes de la empresa, unidad
administrativa y manual.
4. Marco jurdico institucional, bases legales
que sustentan el origen de la institucin o
empresa:
(acuerdos,
estatutos,
reglamentos)
5. Objetivos del manual
6. Organigramas: Estructural, general, y
especficos.
7. Descripcin de puestos
8. Glosario de trminos
9. Anexos

MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS
(MAPRO)

CONCEPTO

Instrumento administrativo de carcter


informativo en el que se presenta la
secuencia procedimental para la ejecucin
de las actividades propias de las funciones
de una unidad administrativa o de una
empresa en su conjunto, normatizando las
obligaciones para cada puesto de trabajo y
limitando su rea de aplicacin y la toma de
decisiones en el desarrollo de las actividades.

CAMPO DE APLICACIN

Es el conjunto de unidades administrativas,


puestos, niveles jerrquicos que tienen
relacin con los procedimientos, as como el
rea fsica en la que se desarrollan las
actividades.

OBJETIVOS GENERALES

Es la descripcin clara y concreta del fin


ltimo que pretende alcanzar el manual,
especialmente para uso en la orientacin del
trabajo que debe llevar a cabo el empleado.

NORMAS GENERALES
Es la descripcin de los lineamientos que
rigen o guan la conducta del ejecutor
(unidad administrativa, puesto de trabajo)
para su actuacin externa e interna en la
realizacin de las actividades que integran el
procedimiento.
Autoriza algo basado en leyes, reglamentos,
estatutos y otros instrumentos legales,
tambin prohbe cualquier accin que
contradiga la normalizacin del quehacer en
las operaciones necesarias.

SIMBOLOGIA
Los smbolos son una especie de lenguaje
convencional con los que se designan o
representan ideas, conceptos, acciones, etc.,
La ms comn para la elaboracin de los
diagramas es de la forma ANSI (American
National Standard Institute) Ha preparado una
simbologa para representar flujos de
informacin del procesamiento electrnico de
datos, de la cual se han adoptado algunos
smbolos
para
diagramas
de
flujo
administrativos.

SIMBOLOGIA DE LOS PROCEDIMIENTOS

INICIO O FIN

OPERACIN,
ACTIVIDAD O
PROCESO

INSPECCIN,
REVISIN O
VERIFICACIN

CONECTOR
FUERA DE PAGINA

ARCHIVO FINAL

ARCHIVO
TEMPORAL

DOCUMENTO

TRANSFERENCIA

ARCHIVO DE
DOCUMENTOS

CONECTOR
DENTRO DE
PAGINA

MULTIDOCUMENTO

DECISIN

INICIO O FIN
EMPLEADO RESPONSABLE DEPENDENCIA

Iniciacin
o
terminacin
del
procedimiento al interior del smbolo.
En la parte Superior nombre del cargo
del responsable de la ejecucin de la
actividad, en la parte inferior el nombre
de la dependencia a que pertenece.

DESCRIPCIN DE LA
ACTIVIDAD

Se describe en forma literal la operacin


a ejecutar.

DECISIN

Pregunta breve sobre la cul se toma


alguna decisin.

ARCHIVO

Archivo del documento.

CONECTOR DE
ACTIVIDADES

Indicando dentro del procedimiento el


paso siguiente a una operacin. (lleva
en el interior la letra de la actividad).

CONECTOR DE FIN DE
PGINA

Utilizado
para
indicar
que
el
procedimiento contina en la pgina
siguiente.
Flecha
utilizada
para
indicar
la
continuidad de las actividades dentro del
procedimiento.
Para indicar por ejemplo un pedido,
requerimiento,
factura,
recibo,
comprobante, correspondencia, etc.

FLECHA INDICADORA
DE FRECUENCIA
DOCUMENTO

BLOQUE DOCUMENTOS

Para indicar copias mltiples.

REMISION A OTRO
PROCEDIMIENTO

Lleva el cdigo del procedimiento a


seguir.

CINTA MAGNTICA

Utilizado
cuando
se
genera
un
documento en disco blando (diskette).

TIRA DE SUMADORA

Informacin que genera una sumadora


como parte de un proceso.

PASOS PARA DISEAR Y/O SIMPLIFICAR


PROCEDIMIENTOS
Inventario de
Procedimientos.

Aprobacin y
Formalizacin.

Priorizacin de los
Procedimientos a
redisear.

Propuesta de los
Procedimientos
Mejorados.

Descripcin de la
Situacin Actual de
los Procedimientos
Inventariados.

Anlisis de los
Procedimientos.

Seguimiento y
Control.

ELEMENTOS DEL PROCEDIMIENTO


1.
2.
3.
4.
5.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: es el titulo que


identifica lo que se va a realizar.
CODIGO : es la identificacin del procedimiento
de acuerdo a la estructura orgnica.
FINALIDAD : es el fin que busca cumplir el
procedimiento.
BASE LEGAL: son las normas, leyes o directivas que
rigen la aplicacin del procedimiento.
NORMAS Y POLTICAS DE OPERACIONES: puede
sealarse como norma , lo relativo al proceso de
distribucin de las formas o formularios y sus copias,
que participan en el procedimiento.

4. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:


narracin descriptiva, ordenada cronolgica y
secuencialmente, de las actividades que le
corresponde realizar a cada puesto o unidad
administrativa. (3 columnas)
Unidades Administrativas

Paso No.

Descripcin

5. DESCRIPCION
GRAFICA
DEL
PROCEDIMIENTO
(FLUJOGRAMA):
representa grficamente la
participacin directa de cada puesto de trabajo en
el proceso operativo de un procedimiento
determinado

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Trmite Documentario Administrativo

CODIGO
MP-1-GG-2014
Versin N 01
Fecha: 27-12-2014

FINALIDAD
Establecer los criterios de Trmite Documentario, desde la Gerencia General, hacia las dems
unidades orgnicas de la Empresa.
BASE LEGAL
Estatuto de INDUPALSA.
Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF)
Manual de Organizacin y Funciones (MOF)
Reglamento Interno de Trabajo(RIT)
Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo.
NORMAS Y POLITICAS DE OPERACIONES
El Departamento de Administracin, recibe diariamente, documentacin que el Gerente General,
deriva a su Departamento y otros.
El Departamento de Administracin, revisa y remite la documentacin recibida a las unidades
orgnicas que corresponden.
Las unidades orgnicas proceden a realizar y cumplir lo indicado por la Gerencia General.
Si es para dar respuesta, elaboran la documentacin y vuelve al Departamento de Administracin.
Si es para cumplimiento el Jefe del Departamento de Administracin hace seguimiento.
El Departamento de Administracin hace los trmites correspondientes ante la Gerencia General
para su firma.
La documentacin es devuelta a las unidades involucradas para que se tramiten de ser necesario.
Las Unidades Orgnicas dan cuenta al Gerente General, de su respectivo cumplimiento.
DESCRIPCION GRAFICA DEL PROCEDIMIENTO
(Flujograma)

Gerencia
General

Dpto.
Administracin

Unidades
Orgnicas

1. El Dpto. Administracin, recibe diariamente,


documentacin que el Gerente General, deriva a
su Dpto. y otros Dptos.

INICIO

DESCRIPCIN

2. El Jefe Dpto. Administracin, revisa y remite la


documentacin recibida a las unidades orgnicas
que correspondan.

3. Las unidades orgnicas proceden a realizar y


cumplir lo indicado por la Gerencia General.

4.

Si es para dar respuesta, elaboran la


documentacin y vuelve al Departamento de
Administracin. Si es para cumplimiento el Jefe
del Departamento de Administracin hace
seguimiento.

5.

El Departamento de Administracin hace los


trmites correspondientes ante la Gerencia
General para su firma.

6.

La documentacin es devuelta a las unidades


involucradas para que se tramiten de ser
necesario.

7.

Las Unidades Orgnicas dan cuenta al Gerente


General, de su respectivo cumplimiento.

4
FIRMA
2

No

Si

Firma

6
7

FIN

CONTENIDO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

8.
9.

ndice
Introduccin
Objetivos Generales del manual
Alcance de aplicacin
Base Legal del manual
Simbologa
Descripcin de los procedimientos
- Nombre
- Cdigo
- Finalidad
- Base Legal
- Normas y Polticas de Operaciones.
- Descripcin del procedimiento (pasos)
- Flujograma o diagrama de flujo
Glosario
Anexos

EJEMPLO: PROCESOS DE ALMACENAMIENTO


Procedimiento 1: DE LA RECEPCIN, INGRESO Y SALIDA DE
MATERIALES
1. Para proceder a la recepcin se debe tener el documento que acredita la
compra (Orden de Compra o Gua de Internamiento, contrato si hubiera lugar)
que es emitida por la Oficina de Logstica previa coordinacin e informacin.

2. Se procede verificar lo descrito en la Orden de compra, en caso de ser


artculo con caractersticas tcnicas especiales, se proceder a coordinar con el
elemento tcnico respectivo para su verificacin, quien dar su visto bueno.
3. Para materiales que no se puede almacenar, se proceder a ubicar el artculo
directamente al lugar de destino, procediendo la Unidad de Almacn a
gestionar los documentos correspondientes.(Gua de remisin, pedido de
salida de almacn, documentos que deben estar debidamente firmados).
4. Una vez verificado se procede a firmar la Gua de Remisin emitida por
empresa proveedora.

la

5. As mismo se proceder a la firma de la Orden de Compra indicando la fecha de ingreso del


material.
6. Luego se proceder ingresar en el Kardex de rdenes de compra para su control de salida.
7. Se ingresar la relacin de artculos en el Kardex en base a una tabla de Excel tem por tem,
para efectos de distribucin en caso de que la orden de compra sea para diferentes
dependencias.
8. Se utilizar Notas de Entrada de Almacn, solo si existieran donaciones y/o otros similares.
9. Para proceder a la salida de un artculo o bien, la dependencia solicitante presentar el
Pedido de Compra y/o salida de almacn, a fin de poder confeccionar la PECOSA documento
que avala la salida del artculo.
10.La PECOSA ser confeccionada y deber indicar tem por tem a que Orden
de Compra
pertenece el artculo para efectos de contabilidad, el cual a la salida de los productos de toda
la Orden de compra se remitir a la Oficina de Economa del IGN una copia para su
verificacin y es conforme, procediendo al asentamiento correspondiente.
11.En el Kardex se anotaran toda la salida de los productos del Almacn de acuerdo a las
PECOSAS emitidas.
12.Se mantendr informado de todos los movimientos de Ingreso y Salida de artculos a la
Oficina de Logstica, mediante un memorndum diario, para tener una informacin real en la
toma de decisiones debiendo en todo momento verificar que no exista desabastecimiento en
productos que se requiere para el funcionamiento de la MDBB.
13.Durante la Clasificacin de artculos se proceder de a acuerdo a su descripcin: Articulo
Principal, Articulo Secundario Mayor, Art. Secundario Menor, Artculos de consumo y de uso
no duradero, debiendo proceder a gestionar su alta a la Oficina de Bienes Patrimoniales
segn sea el caso.
14.Se remitir copia de la Orden de compra y PECOSA para su gestin de Alta a la Oficina de
Bienes Patrimoniales.

UNIDAD DE
ALMACN

PROVEEDOR

UNIDADES
SOLICITANTES

Unidad
Logstica

Admn.

INICIO

6
4

8
9

ACTIVIDAD

1. Recepcin de la Orden de Compra o Gua de


Internamiento, verificando (en caso de ser
artculo con caractersticas tcnicas especiales,
se proceder a coordinar con el elemento
tcnico respectivo para su verificacin, quien
dar su visto bueno).
2. Se procede verificar lo descrito en la Orden de
compra, en caso de ser artculo con
caractersticas
tcnicas
especiales,
se
proceder a coordinar con el elemento tcnico
respectivo para su verificacin, quien dar su
visto bueno.
3. Una vez verificado se procede a firmar la Gua
de Remisin emitida por
la empresa
proveedora.
4. Asimismo se proceder a la firma de la Orden
de Compra indicando la fecha de ingreso del
material
5. Luego se proceder ingresar en el Kardex de
rdenes de compra para su control de salida.
Se utilizar Notas de Entrada de Almacn,
solo si existieran donaciones y/o otros
similares.
6. Para proceder a la salida de un artculo o bien,
la dependencia solicitante presentar el Pedido
de Compra y/o salida de almacn, a fin de
poder confeccionar la PECOSA documento que
avala la salida del artculo.
7. Se hace entrega del pedido a los solicitantes.
8. La pecosa es remitida a la Oficina de
Administracin de la MDBB una copia para su
verificacin y es conforme, procediendo al
asentamiento correspondiente.
9. Durante la Clasificacin de artculos se
proceder de acuerdo a su descripcin,
debiendo proceder a gestionar su alta a la
Oficina de Bienes Patrimoniales segn sea el
caso.