Gestión Documental de

Proyectos de Construcción
 Problema:
• La mayoría de empresas cuentan con un sistema ERP en el cuál
guardan los datos referentes a los contratos, licitaciones,
contabilidad, los inventarios, la facturación, etc.
• Sin embargo, esa contabilidad es INUTIL sin sus documentos de
soporte.
• Es por esto que la comunidad mundial que trabaja en la tecnología
de la información ha empezado a tomarle más importancia a la
Gestión de Contenidos Empresariales (ECM Enterprise Content
Management).
 Objetivos de la Implementación:
Gestionar y mantener actualizada la Base de Conocimientos de todo el
Grupo JJC.
• La Digitalización de la Documentos Técnica de los Proyectos de
Construcción, permitirá un almacenamiento seguro en sus diferentes
etapas:
Precontractual, Contractual, Ejecución, Cierre y Postventa.
 Características de OnBase:
• Escalable en funcionalidades y accesos.
• Permite integración con SAP y SharePoint.
• Mas de 200 módulos disponibles:
– Consulta de documentos almacenados,
– Workflow - Flujos de trabajo,
– Formularios y consultas de la información registrada,
– Seguridad por usuarios y grupos de usuarios.
• Permite hacer auditorías
 Factores Críticos de Éxito:

• La responsabilidad total del proceso será

compartida, cada área funcional debe ser
responsable de la publicación de los
documentos que genera.
 Proceso Gestion Documentación de
Proyectos / Obras
• Legal
Pre - • Comercial
contractual • Ingeniería • Jefe Oficina Técnica
• Diseño
• Presupuestos
• Administrador de Obra /
Administrador de Contrato
• Cierre Administrativo
• Definir relación de
documentos

Contractual Ejecución Cierre

Contrato y Anexos

• Comercial • Jefe Oficina Técnica

• Jefe Oficina Técnica • Administrador Contrato
• Ingeniería • Administrador Obra
• Diseño • Responsable Valorización
• Presupuestos • Document Control
• Ingeniero Planeamiento
• Jefe Control de Gestion
Post-Venta
• Jefe Producción
• Seguridad • Legal
• Plan de seguridad • Comercial
• reportes de seguridad y medio • Administrador de
ambiente Contratos
 Procesos que serian cubiertos en la Plataforma de Digitalización

Proyectos Realizados:

• File de Personal
• Empleados
• Obreros
• Gestión de Pólizas de
Seguro
• Reclutamiento y
Selección de personal
(en Proceso)
 Ventajas de la Digitalización
Ventajas Principales Ventajas de los documentos digitales en sí

• Inmediatez: Acceso rápido a los • Se evita el desgaste o rotura de

documentos, documentos originales,
• Eliminar gastos innecesarios del • No hay riesgo de robo o destrucción de
papel y perdida de tiempo, papeles,
• Acceso On-Line / evitar • Los documentos originales no circulan
duplicados, eliminamos la ni interna ni externamente,
posibilidad de copias múltiples • Los documentos pueden consultarse
del mismo documento, simultáneamente,
• Reducción del espacio físico, • Se evita el coste y el tiempo de traslado
• Seguridad, distintos niveles de de documentación,
accesos y restricciones. • No ocupan lugar en los escritorios,
• Las imágenes pueden imprimirse con
calidad similar a una fotocopia,
• Permite la copia de seguridad de los
documentos de forma mas fácil.