“ CAPACITACION EN

ADMINISTRACION DE ARCHIVO - EN
LA ENTIDAD PUBLICA”.
ADMINISTRACION DE ARCHIVO EN LA ENTIDAD
PUBLICA – DIRECTIVA N° 009-2019-AGN/DDPA
OBJETIVO: Es imperativo disponer de un documento técnico normativo
que permita reconocer el ámbito de competencia, mejoramiento,
Implementación y administración del sistema de archivos en la entidad
pública.

FINALIDAD: Establecer las directrices que deberán aplicarse para la

estructura de un sistema de archivos idóneo y adecuado a las normas de
obligatorio cumplimiento del Sistema Nacional de Archivos.
AMBITO DE APLICACIÓN

La presente directiva es de cumplimiento por todas las entidades del sector público, de
conformidad con el artículo 20 del Reglamento de la Ley N° 25323, de creación del
Sistema Nacional de Archivos, aprobado mediante Decreto Supremo N° 008-92-JUS, en
concordancia con lo establecido en los numerales del 1 al 7 del artículo I del Título
Preliminar del Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444 de Procedimiento
Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo N° 004-2019-JUS y sus
modificatorias.
Ámbito de aplicación de la ley N° 27444.
La presente Ley será de aplicación para todas las entidades de la Administración Pública. Y se entenderá por “entidad” o “entidades” de la
Administración Pública:
  1. El Poder Ejecutivo, incluyendo Ministerios y Organismos Públicos Descentralizados;
  2. El Poder Legislativo;
  3. El Poder Judicial;
  4. Los Gobiernos Regionales;
  5. Los Gobiernos Locales;
  6. Los Organismos a los que la Constitución Política del Perú y las leyes confieren autonomía.
  7. Las demás entidades y organismos, proyectos y programas del Estado, cuyas actividades se realizan en virtud de potestades administrativas y,
por tanto se consideran sujetas a las normas comunes de derecho público, salvo mandato expreso de ley que las refiera a otro régimen;
8. Las personas jurídicas bajo el régimen privado que prestan servicios públicos o ejercen función administrativa, en virtud de concesión,
delegación
o autorización del Estado, conforme a la normativa de la materia.
 RESPONSABILIDAD

RESPONSABILIDAD:
 El/la titular de la Entidad Pública es responsable del cumplimiento de las disposiciones
establecidas en la presente directiva y la aprobación del Plan de Implementación y
Mejoramiento de Archivos del Sistema de Archivos en la entidad (en adelante PIMA).
 El Comité de Implementación y Mejoramiento (en adelante CIM) se conforma mediante
Resolución de Alta Dirección que se remite al Archivo General de la Nación o Archivo
Regional de Huánuco.
 El Archivo desconcentrado, cordina la elaboración del PIMA con las unidades de
organización, la oficina de planeamiento y presupuesto o la que haga sus veces a nivel
regional y el archivo central de la entidad pública.

 El titular de cada unidad de organización es responsable de brindar las condiciones

necesarias para el funcionamiento de su Archivo de Gestión u oficina, de acuerdo a lo
señalado en la presente directiva.
DISPOSICIONES GENERALES:

A nivel nacional y por Ley ya se cuenta con un Sistema Nacional de Archivo y

por lo mismo en todas la instituciones publicas debe de existir un archivo
central acorde con los lineamientos de gestión de la estructura del Estado
Peruano, esto puede ser: Orgánico o Funcional. Al cual debe de asignársele
el presupuesto correspondiente.
Para la elaboración e implementación del PIMA, se establece el CIM,
conformado por el titular o representante de:
 La Alta Dirección de la entidad.
 El órgano de Planeamiento y Presupuesto.
 El archivo central.
 Las unidades organizacionales que producen o custodian los documentos
de acuerdo a sus funciones.
- CONCEPTOS Y FUNDAMENTOS DE UN
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
¿QUE ES UN SISTEMA? Y ¿UN SISTEMA INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO?

DEFINICIÓN:
SISTEMA: Conjunto ordenado de normas y procedimientos con que funciona o se hace funcionar
una cosa. Conjunto organizado de cualquier clase de cosas que se manejan para algo. // Conjunto
de cosas que se mueven, actúan u obran coordenadamente. // Conjunto orgánico de principios e
ideas sobre una materia determinada. // Procedimiento ordenado o sistematizado de hacer las
cosas.
1.1 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. Es una red o un esquema de procesos cuya finalidad es el
cumplimiento de los objetivos de una organización. El sistema apunta a que los recursos de la
organización en cuestión sean administrados de forma eficiente. 
Son estructuras organizadas, ordenadas, entrelazados entre sí, que regulan la forma en que deben
de realizar los procesos, a través de principios, normas, procedimientos, estandarizados y técnicas.
Generando conductas, para el logro de los objetivos trazados.
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
LEY ORGANICA DEL PODER EJECUTIVO N° 29158
SISTEMAS:
Artículo 43.- Definición
Los Sistemas son los conjuntos de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos mediante los cuales
se organizan las actividades de la Administración Pública que requieren ser realizadas por todas o varias entidades
de los Poderes del Estado, los Organismos Constitucionales y los niveles de Gobierno. Son de dos tipos:
1. Sistemas Funcionales.
2. Sistemas Administrativos .

El estado peruano se gobierna por un conjunto de sistemas administrativos adscritas a una determinada función
publica, Ejemplo:
 El Sistema de Recursos Humanos que se dedica a administrar los recursos humanos asegurando la
profesionalización de la función pública.
 La Oficina de Control Interno (OCI) encargado de aplicar las políticas de control en todas las entidades del
estado, y tiene como ente rector la Contraloría General de la República.
 El Sistema Nacional de Archivo encargado de administrar los documentos que se producen en la
Administración Pública del País cuyo ente rector es el Archivo General de la Nación (AGN).
STEMA ADMINISTRATIVO Y FUNCIONAL
Sistemas Administrativos. Los Sistemas Administrativos tienen por finalidad regular
la utilización de los recursos en las entidades de la administración pública,
promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso en estrecha relación con las funciones
administrativas internas y los fines de la administración y gestión pública.
Entes Rectores Los Sistemas están a cargo de un Ente Rector que se constituye en
su autoridad técnico-normativa a nivel nacional; dicta las normas y establece los
procedimientos relacionados con su ámbito; coordina su operación técnica y es
responsable de su correcto funcionamiento en el marco de la presente Ley, sus
leyes especiales y disposiciones complementarias.
Los Sistemas Funcionales. Tienen por finalidad asegurar el cumplimiento de
políticas públicas que requieren la participación de todas o varias entidades del
Estado.
Ejemplo:
El Sistema Integral de Salud (S.I.S.), depende del Ministerio de Salud.
LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS EN EL PERU

¿COMO SE GOBIERNAN ESTOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS ?

Un Sistema en el Estado Peruano esta dirigido por un Ente

Rector

ENTE RECTOR

1) Que tiene (autoridad 4) En el ámbito de su

Técnica y normativa a acción y
nivel nacional ) competencia.

2) Dicta las políticas y 3) Para cumplir

procedimientos. objetivos.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
El Sistema de archivo en el organigrama del Estado
Peruano, está dirigido por el Archivo General de la
Nación

¿COMO FUNCIONA? Ente rector

Tiene prevalencia archivística en el ámbito de las entidades publicas y privadas del

país. Nacional, Regional, Provincial y Distrital.

Esta soportado por normas archivísticas de cumplimiento obligatorio en todas las

instituciones publicas y privadas del país.

Tiene procesos y procedimientos técnicos archivísticos necesarios para el

funcionamiento organizacional del sistema

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
Ente rector

Que declara a la documentación existentes en los archivos de las reparticiones

publicas del país, como Patrimonio Documental de la Nación.

Establece políticas nacionales de defensa, protección y promoción propiedad y

régimen legal de los bienes que constituyen patrimonio documental de la nación.

Crea el Sistema Nacional de Archivos con la finalidad de integrar normativa

estructural y funcionalmente a los archivos de las entidades publicas del Perú

Todas las normas archivísticas ya están dadas, para su estructura, administración,

equipamiento, presupuesto, funcionamiento, entre otros ya están determinadas,
solo se debe aplicar lo que ya esta establecido.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

 NORMAR

SERVIR
ACOPIAR O
CENTRALIZAR

SISTEMA DE
CONSERVAR ADMINISTRACIÓN
DE ARCHIVOS

ORGANIZAR
SELECCIONAR

DESCRIBIR

«COMO DEBE CONCEBIRSE UN

SISTEMA DE ARCHIVO EN LA
ADMINISTRACION INSTITUCIONAL»
 3. LAS DIRECTRICES QUE DEBERÁN DE APLICARSE PARA LA ESTRUCTURA DE UN
SISTEMA DE ARCHIVOS IDÓNEO Y ADECUADO A LAS NORMAS DE OBLIGATORIO
CUMPLIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS,

Realizar el Elaboración de
Diagnostico
Elaboración e Comité de Asignación de los documentos
integral del
implementación Implementación recursos. de gestión
sistema de
del PIMA y Mejoramiento archivística
archivo
CIM

 Formar el CIM
Titular de la  Definir la funciones del CIM
entidad.  Elaboración del proyecto integral del PIMA
Es  Diagnostico integral del Sistema Institucional de Archivo.
responsable  Establecer los plazos para la ejecución
de elaborar  Definir y cuantificar los recursos económicos, humanos, equipamiento,
el PIMA  Elaborar los documentos de gestión archivística como: Normas,
 Aprueba el Procesos, procedimientos, formatos, guías, manuales, resoluciones,
Plan. orientados a la simplificación administrativa y a la modernidad
archivística institucional entre otros.

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

4. DESARROLLO DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE ARCHIVO INSTITUCIONAL
CON UN NIVEL EQUIVALENTE AL DE LAS UNIDADES DE LOS DISTINTOS SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS Y ALCANCES

DIRECCION DEL ARCHIVO REGIONAL

ARCHIVO ARCHIVO CENTRAL DE LAS ARCHIVO

ESPECIALIZADO INSTITUCIONES HISTORICO

ARCHIVOS
ARCHIVOSDE ARCHIVOS ARCHIVOS DE
DE ARCHIVOSDE
DE ARCHIVOS DE
GESTION
GESTION GESTION GESTION
GESTION GESTION

ARCHIVOS
DESCONCENTRADOS

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

 5. NIVELES Y FUNCIONES DEL SISTEMA
INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
AR
CHI Responsable de: Planificar, organizar, normar,
VO coordinar, ejecutar las políticas de la institución en
CEN materia archivística. Conserva y usa la
TRA documentación que proviene de los demás archivos.
L Capacita, supervisa, propone las políticas de archivo .
3ER
NIV Responsable de: Mantener organizada y
EL
ARCHIVOS usar la documentación que custodian (Estas
DESCONCENT. se crean por la complejidad de funciones,
2DO NIVEL nivel de especialización o geografía).
Organiza originariamente toda la
documentación que produce o recibe su
ARCHIVOS DE GESTION área, aplicando los criterios archivísticos
establecidos, y lo transfiere al siguiente
1ER NIVEL nivel de archivo una vez cumplido su
tramite administrativo.

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

5. LAS FUNCIONES Y ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS ARCHIVÍSTICAS QUE LE
COMPETEN A CADA UNO DE LOS NIVELES DE ARCHIVOS: CENTRAL DE GESTIÓN Y
DESCONCENTRADO

ARCHIVO CENTRAL: 3er Nivel

El especialista encargado de este nivel de archivo es responsable de: llevar a cabo el
desarrollo del archivo institucional Planifica, organiza, norma, coordina, ejecuta las
políticas de la institución en materia archivística. Conserva y usa la documentación que
proviene de los demás archivos por transferencia documental, Capacita, supervisa,
propone las políticas de modernización institucional.
Este archivo centraliza toda la documentación proveniente de las transferencias
recibidas de todas las oficinas de la institución. Este archivo centraliza la
documentación que ya no es objeto de uso frecuente en los archivos de oficina, pero
cuyo valor administrativo aún no ha prescrito y todavía podría ser objeto de consultas
por parte de la propia administración o de los ciudadanos.
También es responsable de establecer las políticas para la conservación y el servicio de
los archivos históricos de la institución producidos en el tiempo.
Elimina la documentación que ya cumplió con su ciclo de archivo acorde con los
procedimientos archivísticos vigentes.

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

FUNCIONES DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO
ARCHIVO DESCONCENTRADO 2do Nivel
Es el archivo encargado de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar,
controlar los procesos, procedimientos y las actividades archivísticas de la entidad a nivel
regional, así como de la conservación y uso de los documentos proveniente de los archivos
de gestión de la entidad en la región; y coordinará sus actividades con el
Archivo Central de la entidad.
En las dependencias regionales, agencias, direcciones regionales, unidades de
organización o funcionales desconcentradas, se pueden constituir archivos
desconcentrados al:
 No formar parte de un solo núcleo administrativo o sede.
 Tener independencia administrativa de la sede central.
 Cada Archivo Desconcentrado puede contar con un Comité Evaluador de Documentos
(CED), debiendo la entidad pública velar porque tenga representatividad y
funcionamiento
 Responsable de: Mantener organizada y usar la documentación que custodian acorde
con los procesos y procedimientos archivísticos (Estas se crean por la complejidad de
funciones, nivel de especialización o geografía).

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

FUNCIONES DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO

ARCHIVOS DE GESTION 1er Nivel

Organiza originariamente toda la documentación que produce o recibe su área, aplicando
los criterios archivísticos establecidos, y lo transfiere al siguiente nivel de archivo una vez
cumplido su tramite administrativo en este nivel de archivo es necesario nombrar un
responsable de archivo a fin de que interactúe con el archivo central y con los miembros de
su área a fin de mejorar los procesos y procedimientos archivísticos.
Cada una de las Unidades Administrativas de la institución genera, como consecuencia de
su actividad, series documentales que se recogen en el correspondiente Cuadro de
Clasificación Documental, que tiene un carácter orgánico y/o - funcional.
Hay series comunes en todas las unidades como el caso de la correspondencia, así
también hay series documentales simples y compuestas.
A cada serie documental se le asignan funciones administrativas concretas, cumplido estos
plazos es sometida a un procedimiento de transferencia, expurgo, criterios de ordenamiento
si la documentación tiene el carácter de permanente o temporal acorde con lo que está
establecido en el PCD.

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

FUNCIONES DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO
ARCHIVOS DE GESTION 1er Nivel
ETAPA DE ARCHIVO DE GESTIÓN
Un documento es útil para la gestión de los asuntos mientras predomina en él valor
administrativo primario, mientras se mantiene en la edad activa. En esta etapa los documentos
se conservan en las oficinas debido a que su tramitación no ha concluido y/o son consultados
con frecuencia.
La frecuencia de la consulta, junto a la vigencia administrativa, van a determinar el valor de los
documentos, su edad y, como consecuencia, la formación de las etapas archivísticas: el
documento se conservará en un archivo de gestión mientras su tramitación no haya concluido.
Este origen de los documentos tiene lugar en las oficinas como generados o recibidos y el
proceso de acumulación se inicia también en ellas, constituyendo los archivos de gestión.
Los archivos de gestión tienen una importancia notable en la organización de los archivos
administrativos y, siguiendo unas normas básicas de organización archivística, facilitará el buen
funcionamiento del sistema institucional de archivo.
La organización documental sistémica desde sus inicios en los archivos de gestión es de vital
importancia por que facilitara la gestión administrativa institucional y mejorara el flujo de la
información institucional eliminando así trabas burocráticas el tramite demás, y será preciso en la
toma de decisiones.

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

6. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVOS
DE LA ENTIDAD (PIMA) CONFORMACIÓN Y ACTIVIDADES.

ESQUEMA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN IMPLEMENTACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL

ARCHIVO (PIMA)
INTRODUCCIÓN :
Elaborar una presentación de la realidad problema, relevando la importancia de la
implementación y Mejoramiento del Archivo.
DIAGNOSTICO SITUACIONAL :
 Datos Generales de la Entidad
 Personal
 Mobiliario
 Infraestructura
 Metros lineales del acervo documentario del Archivo de Gestión, o Central a implementar
 Principales series documentales
 Estado de Conservación.
 Cuantificar costos.
 Tiempo.
Estos datos deben de ser corroborados con un diagnostico integral y profesional del Sistema de
Archivo Institucional. Para luego generar la viabilidad del perfil y el proyecto de archivo.

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

DESARROLLAR EL PROYECTO DE RESOLUCIÓN DE;
LEMENTACIÓN O MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE
HIVOS DE LA ENTIDAD.
EXPOSITOR: LIC. Richard Sosa Pinto
Email: richardsosa2@hotmail.com Telf. Nº 914017182