ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

UNA EMPRESA DE FABRICACIÓN, REGISTRA ANUALMENTE EN NOMINA DE PERSONAL DE 700

EMPLEADOS.

Hallazgos
 Se detectó, que se efectuaban pagos de sueldos a empleados que se habían separado de la empresa. La
irregularidad, fue detectada por auditoría externa, esta área identificó que en el caso de uno de los
empleados que había renunciado en el cuarto mes del ejercicio, existían liquidaciones de sueldo, por el
ejercicio completo de la misma persona. Posteriormente, al solicitar las cuentas bancarias donde se
efectuaban los depósitos de pagos, se reconocieron cuentas repetidas para distintos empleados, de los
cuales todos se habían separado de la compañía, excepto uno; esto permitió identificar quien perpetró
el fraude y su método de actuación, el cual consistía en ingresar al sistema de altas, bajas y
modificaciones de nómina de personal y así reemplazar los datos de la cuenta bancaria de la persona
que ya no laboraba por la suya, claro está, sin darlo de baja.

 La investigación se extendió a los últimos 5 años y, se identificaron un total de 23 casos similares, todos
llevados a cabo por el mismo sujeto, bajo el mismo procedimiento:
 Pagos a trabajadores fantasma

 Inexistencia de controles de acceso al sistema de altas, bajas y modificaciones de datos del

sistema de gestión de nómina.

Acción a tomar: Asignar a un responsable de altas, bajas y modificaciones de personal con

acceso vía contraseña y log de sistema.
 Falta de controles que permitan su detección.

Acción a tomar: Controles detectivos a partir de un listado de bajas recientes contra las
liquidaciones posteriores.
 Falta de controles posteriores de asistencia con reporte de liquidaciones.

Acción a tomar: Implementación de controles de asistencia sorpresivos.

Implementación de un sistema biométrico para el control de asistencia del personal.
¿Qué hizo auditoria para detectarlo?
Mediante una auditoria externa ,esta área lo detecto y lo primero que hizo fue solicitar las
cuentas bancarias donde se efectuaban los depósitos de pagos, se reconocieron cuentas
repetidas para distintos empleados, de los cuales todos se habían separado de la compañía,
excepto uno esto permitió identificar quien perpetró el fraude y su método de actuación, el
cual consistía en ingresar al sistema de altas, bajas y modificaciones de nómina de personal y
así reemplazar los datos de la cuenta bancaria de la persona que ya no laboraba por la suya,
claro está, sin darlo de baja

¿Qué es un empleado fantasma?

Los planes de empleados fantasma son perpetrados por empleados de nómina que crean
identidades falsas que se completan con un DNI falso, dirección, número de teléfono, etc., o
que continúan emitiendo pagos a los empleados que han abandonado la empresa y desvían el
pago a ellos mismos. Cualquiera sea la forma que adopte un empleado fantasma, es solo un
gran esquema para robar dinero de una empresa.
 ¿Que procedimientos aplicaría para poder detectar esta situación?

Revisar los informes de nómina periódicamente

La revisión periódica de los informes de nómina es un paso importante para mitigar y detectar
el fraude, y no es algo que el auditor solo debe hacer una vez al año. Tener un número de
control del número total de empleados de un negocio en mente permite un buen punto de
partida para esta revisión.
A partir de ahí, puede ser tan simple como escanear los nombres. Se debe tener en cuenta que,
para una segregación adecuada, esta revisión debe ser realizada por alguien que no sea
aquellos que pueden agregar nuevos empleados o terminar con los antiguos.
Si la nómina no cambia con frecuencia, como en los casos en que el número de empleados está
cambiando de manera normal, cada vez que ejecute la nómina, verifique que esté en línea con
sus expectativas. Observar de cerca cualquier hallazgo anormal y saber qué esperar al ejecutar
informes.