COMITÉ TECNICO SIGAMI

OCTUBRE 2021
1 VERIFICACIÓN DEL
QUORUM
Mapa de Procesos
2 APROBACIÓN DEL
ORDEN DEL DÍA
 ORDEN DEL DIA
1. Saludo y verificación del quorum.
2. Aprobación del Orden del día.
3. Lectura y aprobación del Acta anterior (enviada previamente por correo electrónico).
4. Socialización del Plan de mejoramiento de la Contraloría Municipal de Ibagué a
cargo del Director Josué Rojas Guerrero, director Fortalecimiento Institucional.
5. Avances y retos para la implementación de los Sistemas de Gestion y la renovación
de la Certificación. Oportunidad de mejoras para los sistemas HSEQ y Norma
Técnica Sectorial de Turismo, a cargo del Director Josué Rojas Guerrero, director
fortalecimiento Institucional.
6. Presentación para la preparación de la Auditoria externa vigencia 2021, por Edwin
Cossío Ospina, Profesional Fortalecimiento Institucional.
7. Socialización procedimiento Control de documentos. Expositor Sandy Poveda
profesional - Fortalecimiento Institucional.
8. Indicaciones relacionadas al Sistema integrado de Gestión a cargo de Andrés
Murillo Arce, Contratista Fortalecimiento Institucional.
9. Proposiciones y Varios.
3 APROBACIÓN ACTA
ANTERIOR
 Socialización del Plan de

4
mejoramiento de la Contraloría
Municipal de Ibagué.
Expositor Josué Rojas Guerrero, director
Fortalecimiento Institucional.
 INFORME DE AUDITORIA DE LA CONTRALORIA

OBSERVACIÓN: IRREGULARIDADES EN ALGUNOS PROCEDIMIENTOS Y MANUALES REGISTRADOS EN EL SIGAMI

❖ Revisados los procedimientos registrados en el SIGAMI, se observa que no se contempla secuencia lógica para
cada una de las actividades contempladas en los procedimientos y para la elaboración y actualización de los riesgos
no se tienen en cuenta los hallazgos reiterativos que el Ente de Control registra en los procesos auditores y que son
riesgos materializados, igualmente en los planes de acción para mejora o corrección no se tienen en cuenta esos
riesgos para su mitigación.

❖ Revisado el SIGAMI, los Procesos Misionales se encuentran desactualizados como, por ejemplo: Gestión de la
Infraestructura y Obra Pública, el Proceso de Salud, el procedimiento vigilancia Salud Publica; respecto de los
procesos de Apoyo también algunos se registran desactualizados: procesos de gestión de hacienda pública, Gestión
Contractual, Gestión de Infraestructura Tecnológica, etc.

❖ En el SIGAMI no se registran los siguientes procedimientos:

Secretaria De Hacienda: Deuda Pública (Empréstitos) -Embargos Judiciales -Vigencias Expiradas -Conciliación para el
cierre presupuestal que incluya todo el proceso entre Tesorería-Presupuesto
 PROCEDIMIENTO DESACTUALIZADOS:
 Procedimiento de Presupuesto PRO-GHP-07
 Gestión Presupuestal V-2 30- 07-2018
 Manual de Presupuesto, MAN-GHP-01 V-3 Fecha 03052019
 Procedimiento matriz del plan Institucional de Capacitación.
 Procedimiento elaboración matriz de aspectos e Impactos ambientales
 Procedimiento Incorporación metodología Ambiental ciclo vida.
 Procedimiento recaudo del Impuesto de Industria y Comercio
 Procedimiento Supervisión Interventoría de la Contratación
 Procedimiento Auditoria Interna -Procedimiento Ciclo Contable
 Procedimiento Control de Documentos
 Procedimiento creación y custodia copias de seguridad
 Procedimiento de cuenta por cobrar
 Procedimiento de Fiscalización
 Procedimiento Impuesto Predial Unificado
 Procedimiento Liquidación de actos contractuales
 Procedimiento de Órdenes de Pago
 procedimiento Discusión de los Recursos
 Procedimiento Evaluación de desempeño
 Procedimiento Liquidación
 Procedimiento Mantenimiento sistema de información
 Procedimiento Planeación contractual en el Administración Central
 Procedimiento Prescripciones -Procedimiento Sancionatorio
 Procedimiento Inducción y reinducción servidores públicos
 Procedimiento sistema de Información Municipal
 MANUALES:

 Manual de Cajas Menores

 Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales Manual Buenas practicas implementación de la

política de cero papel

 Manual de cartera y recaudo -Manual de Interventoría

 Manual de Políticas Contables

 Manual del SIGAMI.

 Avances y retos para la implementación
de los Sistemas de Gestión y la
renovación de la Certificación.

5 Oportunidad de mejoras para los

sistemas HSEQ y Norma Técnica
Sectorial de Turismo

Director Josué Rojas Guerrero, director

fortalecimiento Institucional.
Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
Acciones o actividades por ejecutar
1. Ajustar la matriz de riesgo y oportunidades de conformidad con el No. 6.1.4 de la Norma ISO 45001.

2. Incorporar en el proceso de compras los requisitos correspondientes al decreto 1072 del 2015 y Numeral 8.1.5 de la Norma ISO 45001.

3. Realizar la evaluación de los contratistas y proveedores teniendo en cuenta los requisitos de cumplimiento en SST especialmente los
contenidos en los estándares mínimos (Resolución 312 del 2019) y numeral 8.1.6 de la norma ISO 45001.

4. Consolidar la matriz de gestión del cambio de las nuevas sedes e inclusión de los resultados del diagnóstico correspondiente a la
transición de la norma OHSAS 18001 a la norma ISO 45001. Dando cumplimiento al numeral 8.1.3. de la norma ISO 45001.

5. Ajustar el plan de emergencias de las nuevas sedes de la Alcaldía de Ibagué y realización del simulacro en cumplimiento del numeral
8.2 de la norma ISO 45001.

6. Desarrollar las actividades relacionadas con el Plan Estratégico de Seguridad Vial. PESV. Dando aplicabilidad al No. 8. 1. De la norma ISO
45001 V. 2018.

7. Desarrollar las actividades en la implementación del Sistema Globalmente Armonizado para dar cumplimiento a la Resolución 773 del
2021 y el numeral 8.1. 2. De la norma ISO 45001 V. 2018.

8. Implementar los controles establecidos en la matriz Identificación de Peligros Evaluación y Valoración de Riesgos (IPEVR), teniendo en
cuenta las valoraciones más representativas.
Sistema de Gestión Ambiental.

Acciones o actividades por ejecutar ISO 14001

1. Realizar la actualización, implementación y seguimiento de los programas del Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA.
2. Realizar la actualización y/o elaboración del Plan de Gestión integral de Residuos Sólidos, con sus respectivas
caracterizaciones de residuos sólidos de las sedes certificadas.
3. Actualizar el Plan de respuesta ante emergencias 2021.
4. Actualizar y socializar los Planes de contingencia.
5. Actualizar el Plan de emergencias Ambientales y sus respectivos simulacros.
6. Efectuar las visitas de Gestión del cambio a las sedes donde se realizaron traslados.
7. Llevar a cabo las socializaciones y sensibilizaciones del nuevo código de colores para disposición de residuos sólidos.

8. Realizar la socialización y sensibilización programas del PIGA.

9. Realizar el Comité de Gestión Ambiental Trimestralmente.
10. Crear el material Audiovisual para proceso de inducción y reinducción.
Norma Técnica de Turismo Sostenible.

Acciones o actividades por realizar NTS-TS 001-1

1. Realizar el inventario de las fuentes de contaminación de gases de efecto invernadero. Generar

estrategias para la minimización de huella de carbono.
2. Llevar a cabo el proceso de adecuación del acueducto comunitario del Corregimiento de juntas Juntas.
3. Efectuar el seguimiento y mantenimiento de los filtros de agua donados en la zona certificada por
ICONTEC.
4. Desarrollar los compromisos de las actividades plasmadas en la matriz de programas de sostenibilidad.
5. Ejecutar las actividades del sub comité sociocultural.
6. Elaborar y fijar en la zona certificada la señalética Turística.
7. Realizar el comité técnico de la norma de calidad turística con presencial del señor Alcalde y la alta
dirección.
 Presentación para la

6
preparación de la Auditoria
externa vigencia 2021.

Expositor: Edwin Cossío Ospina,

Profesional Fortalecimiento Institucional.
7
Socialización procedimiento
Control de documentos.

Expositor Sandy Poveda profesional

Fortalecimiento Institucional.
8
Indicaciones relacionadas al
Sistema integrado de Gestión.

Expositor de Andrés Murillo Arce, Profesional

Contratista Fortalecimiento Institucional.
Indicaciones relacionadas al
Sistema Integrado de Gestión
Indicaciones referentes al
Sistema Integrado de Gestión
Ítem Fecha límite de entrega

Revisar, actualizar y depurar los documentos y formatos que se encuentran publicados en el portal web de la
12 de octubre
Alcaldía en el enlace de SIGAMI.

Realizar reporte de la matriz de salidas no conformes para el año 2021 con su respectivo formato de tratamiento de
salidas no conformes (Procesos Misionales). Adjuntar las evidencias de ejecución de las actividades realizadas 12 de octubre
durante el año.

Realizar reporte actualizado del seguimiento al normograma del proceso. 12 de octubre

Realizar reporte de seguimiento de los indicadores pertenecientes a SIGAMI (tercer trimestre). 12 de octubre

Realizar reporte de seguimiento con evidencias de las acciones correctivas o de mejora realizada para:
‐ Incumplimiento de las metas de los indicadores SIGAMI 2020, solicitado mediante circular 1200-2021-0008.
‐ Acciones correctivas solicitadas mediante circular 1200-2021-009 del 6 de abril de 2021para el mejoramiento 12 de octubre
de procesos.
‐ Planes de mejoramiento resultantes de los ciclos de auditoría interna.
Evidencias
Firmadas
9 PROPOSICIONES Y VARIOS
¡MUCHAS GRACIAS!