Auditoria Administrativa 1

PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Actividad Evaluativa Eje 4

Presentado por:

Jonathan Leonardo Morales

Garay

Said Antonio Cisneros Morales

Sergio Alejandro Cardozo Pachón

Presentado A:

Diego Leonardo Cruz Serrano

Facultad Ciencias Económicas, Financieras y

Administrativas Programa de Administración de Empresas

Virtual

Bogotá D.C, septiembre 2021

 TABLA DE CONTENIDO

Introducción......................................................................................................................3

Objetivos...........................................................................................................................4

Planeación de la auditoría administrativa.........................................................................5

Informe auditoria administrativa

Conclusiones...................................................................................................................14

Bibliografía.....................................................................................................................15
 INTRODUCCIÓN

En el siguiente trabajo daremos a conocer de manera general la planeación y programa

de trabajo para llevar a cabo un proceso de auditoría administrativa de la empresa Postobón

S.A.; a través de este documento de planeación iniciaremos dando a conocer al cliente o empresa

seleccionada por medio de información relevante investigada.

También conoceremos paso a paso de cómo se llevará a cabo la ejecución de esta

auditoría desde las áreas seleccionadas para intervenir por medio de un cronograma de

actividades programadas y divididas en fases las cuales se desarrollarán en periodos de tiempo

programados para la entrega de avances hasta completar el proceso para entrega de informe final|
 OBJETIVOS

 identificar con base a los estados financieros de la compañía los manejos que se están

dando dentro de la misma previniendo desviación de dineros y gastos innecesarios

que afecten el correcto funcionamiento de la compañía

 conocer los lineamientos básicos utilizados por el área de auditoria con el fin de dar

seguimiento a cumplimiento de las policitas internas y a las diferentes normativas que

incorpora las organizaciones con el fin de obtener las certificaciones generados por

los entes de control a los diferentes sistemas de gestión

 aprender las diferentes fases y actividades estructuradas por el área de auditoria y

su respectiva planeación e implementación dentro de una organización

Auditoria Administrativa 5

PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.

Términos de referencia:

1. Conocimiento del cliente:

1.1. Cliente: Postobón S.A. NIT: 890903939 - 5

1.2. Actividad económica: 1104 Elaboración de bebidas no alcohólicas, producción

de aguas minerales y otras aguas embotelladas

1.3. Órganos de control:

Representante legal: Miguel Fernando

Escobar Cargo: presidente

1.3. Composición de capital: Postobón S.A tiene una composición accionaria

estructurada de la siguiente forma:

Figura 1

Composición Accionaria

Nota: la figura muestra las empresas y composición accionaria de Postobón S.A.

Fuente Postobón S.A 2017
 Los principales beneficiarios reales de las acciones de Postobón S.A. son los señores:

Carlos Ardila Lülle, María Eugenia Gaviria de Ardila, Carlos Julio Ardila Gaviria, Antonio

José Ardila Gaviria, María Emma Ardila Gaviria y María Eugenia Ardila Gaviria, quienes

controlan el 99,61% del capital suscrito y pagado, equivalente a 1.727.851 acciones, teniendo

en cuenta esto y que el valor nominal de cada acción es de 70 pesos es decir un capital pagado

de aproximadamente 120.949.570

1.5. Planta Física: La compañía Postobón S.A está conformada por la estructura física

de 19 plantas de producción, 52 Centros de distribución, 71 centros de trabajo, con el 99% de

cubrimiento a nivel nacional y con presencia en más de 22 países, además de contar con un

recurso humano de más de 19.000 empleados

1.6. Comercialización: la comercialización se realiza por medio de los 52 centros de

distribución, quienes, por medio de los medios de transporte de carga, llevan los productos para

la distribución y comercialización a nivel nacional en grandes superficies (tiendas de cadena) y

en tienda a tienda (tiendas de barrio), así mismo utilizan de sus medios digitales para la venta

de los productos al por mayor.

Auditoria Administrativa 7

1.7. Inventarios:

La empresa Postobón S.A al tener una estructura tan grande es difícil determinar los

inventarios por unidades exactas por lo cual este ítem lo manejamos según las inversiones o

costos totales que tienen a corte de 2017 los cuales informamos a continuación con base a la

tabla de inventarios y propiedad, planta y equipo que suministraron las notas de los estados

financieros a 2017

Figura 2
Inventarios

Nota: la figura muestra los inventarios que tiene Postobón S.A ha fecha del 2017. Fuente Postobón S.A 2017

FIGURA 3
Propiedades, planta y equipo

Nota: la figura muestra los inventarios de propiedades planta y equipo en capital invertido por POSTOBON S.A
Fuente: Postobón S.A 2017
 1.8. Cartera:

La compañía Postobón s.a a corte del año 2017 que fue el reporte encontrado en fuente

fidedignas directamente en la página web de la compañía no da a conocer el estado de la cartera

por medio de la siguiente información, donde podemos recalcar que el activo más

representativo en cartera son la cuentas por cobrar a partes relacionadas.

FIGURA 4

Deudores Comerciales y Otras Cuentas por Cobrar

Nota: la figura 4 muestra las cuentas por cobrar que tiene al 2017 la empresa Postobón S.A. Fuente: Postobón S.A 2017
 1.9. Procedimientos:

Actualmente la empresa Postobón s.a cuenta con una serie de políticas, códigos, línea

de transparencia y certificaciones que hacen de esta mejor día a día, entre estas se encuentran

las siguiente:

o Certificación de calidad ISO 9001: 2015

o FSSC 22000 (Food Safety System Certification)

o ISO 22000:2018 Sistemas de Gestión de la inocuidad de los alimentos

o NTC ISO/TS 22002-1:2011 Programas prerrequisitos sobre inocuidad de

los alimentos

o NTC 5830:2010 Requisitos para el análisis de peligros y puntos de control

crítico APPCC (HACCP)

o Política de Transparencia

o Política para la gestión integral de riesgos

o Política de Sarlaft

2. Programa de trabajo

2.1. Responsables:

Auditor principal: Jonathan Morales Garay

Auditor auxiliar: Said Cisneros Morales

Cord. Auditoría: Sergio Alejandro Cardozo Pachon

 2.2. Áreas de intervención

1. Logística

2. Producción

2.3. Actividades
Para el desarrollo del trabajo y teniendo en cuenta las áreas de intervención de

generar una serie de actividades para dar cumplimiento al objetivo de la auditoría. las

actividades por realizar o que se tendrán en cuenta serán las siguientes

 Reunión vía zoom o meet con el gerente y altos cargos de las áreas de intervención

 Reunión vía zoom o meet con empleados de las áreas de intervención

 visita a la planta de producción, logística y sus respectivas subáreas de alistamiento y

transporte para validar el cumplimiento de los procesos en cada área según

normatividades de seguridad, calidad y ambiental.

 Reunión con la plata de transporte

 toma de evidencias fotográficas de los procesos en cada área de intervención

 solicitud de información al área de RRHH para validar hojas de vidas de los empleados

y cumplimiento de los requisitos según área de intervención

 Realización de encuestas para identificar problemas, falencias y posibles

mejoras suministradas desde el punto de vista del trabajador,

 Generar un diagnóstico, planteamiento y ejecución de un esquema de mejoramiento de las

falencias encontradas y presentadas a los jefes encargados de las áreas de intervención

para que se realicen retroalimentaciones y las respectivas mejoras y correcciones dentro de

los tiempos establecidos.

 presentación de informe a las gerencias de las áreas de intervención para que

realicen seguimientos al cumplimiento de lo solicitado por parte del área de auditoría

 programación de nueva reunión y visitas para revisar y validar que las falencias

encontradas inicialmente hayan sido resueltas dentro de los tiempos concebidos

 generar diagnóstico e informe final para presentar a la gerencia general junto a los

gerentes de las áreas de intervención sobre los resultados de la auditoría llevada a cabo

2.4. Fases

Fase 1:

Se realizará los agendamientos de las reuniones y visitas correspondientes en las

diferentes áreas de intervención con el fin de informar de reuniones, así como de las visitas a las

plantas

Fase 2:

se recolecta toda la información adquirida por el equipo de auditoría en las distintas

reuniones, visitas y con las áreas adicionales que se crea competentes para obtener la

información importante para la realización del diagnóstico inicial, así como la información

adquirida por medio de las encuestas realizadas en las áreas de intervención,

Fase 3:

Generar diagnóstico con las respectivas observaciones y su respectivo plan de

mejoramiento para la corrección de las falencias encontradas en las áreas de intervención y que

no cumplen con las diferentes normativas que tiene la empresa, así como las

retroalimentaciones correspondientes
 Fase 4:

visitas a las áreas de intervención para validar el cumplimiento de las observaciones y

tareas que debían realizar las áreas intervenidas para el mejoramiento y cumplimientos de las

normativas indicadas por la empresa y que servirán para continuar con las respectivas

certificaciones emitidas por los entes de control, así como la presentación final del informe que

será presentado en junta directa a la gerencia general junto a los gerentes de las áreas

intervenidas

2.5. Cronograma de actividades

el desarrollo de las diferentes actividades y fases se llevará a cabo en un plazo de tiempo

desde el mes 1 de septiembre del año en curso hasta el 31 de diciembre del mismo año

2.6. Diagrama de Flujo

 2.7. Reporte

Con el grupo de trabajo de auditoría después de realizar cada una de las fases y sus

respectivas actividades realizará, estructurará y entregará un informe general sobre el trabajo que

realizó el grupo de auditoría

2.8. Periodicidad

Con el grupo de auditoría se estará teniendo en cuenta los avances realizados del trabajo

estimando unos periodos acordes al desarrollo de la actividad para cumplir con los tiempos

propuestos para esta que sería de 3 meses empezando desde el 1 de septiembre hasta el 31 de

diciembre del presente año

Periodicidad 30%

En esta etapa se proyecta un avance con el trabajo al tener culminado toda la fase 1 y 2

con sus respectivas actividades en un tiempo estimado de 45 días. para el 15 de octubre del

presente año

Periodicidad 70%

en esta etapa se proyecta un avance con el trabajo al tener culminada la fase 3 la cual nos

tomará un tiempo máximo de 30 días para evaluar progreso al 30 de noviembre del presente año
 Periodicidad 100%

culminación del trabajo con un 100% desarrollado en cada una de sus fases y

actividades el día 31 de diciembre del presente año como fecha límite propuesta inicialmente

Informe auditorio administrativa

Bogotá D, C 01 septiembre 2021

Señores: Postobón S.A

Representación legal AC. 9 # 50-85

Asunto: Entrega auditoria

Dando cumplimiento a lo establecido, acerca de la auditoria administrativa realizada a el área

contable y financiera y dando profundidad a los estados financieros de la empresa Postobón S.A,

identificamos algunos factores que se viene realizando de la misma manera se conoce mas a fondo el

debido proceso que se le esta brindando a todo que se viene realizando financiera mente dentro de la

compañía. A continuación, se mostrará más a detalle el proceso que se realizo en esta auditoria con

sus respectivos resultados. Es importante para toda empresa el darse cuenta de las áreas de

oportunidad a las que se enfrenta dentro del proceso de mejora continua, en este caso determinado a

través de la revisión del proceso administrativo, es decir, de verificar cómo se comporta la empresa

en cada una de las fases que componen dicho proceso. El objetivo del trabajo realizado fue

encaminado, a conseguir aclarar el panorama contable de la empresa a través de una auditoría

administrativa y Diagnóstico. Lo cual se hizo a partir de aplicaciones de evaluaciones a empleados y

gerentes, entrevistas, consultas de documentos de la empresa o simplemente a través de la

observación.
 Plan y ejecución de la auditoria Postobón S. A

Departamento para Departamento contable y financiero

examinar
Campo de aplicación Determinar el cumplimiento de los procesos contables y financieros
dentro del departamento. Conociendo el proceso que se le esta dando
a todos los documentos o tramitaciones que se realizan dentro y fuera
de la empresa de la misma manera revisar y fiscalizar todas las
ventas con sus respectivos soportes.
Objetivos Identificar las causas desde el punto de vista de una Auditoría
Administrativa, por las que se hace necesario, se realice una auditoría
identificando el cumplimiento de los procesos y procedimientos
contables existentes.
Alcance Evaluación de cada proceso dentro de la compañía, conocer el
manual de funciones de cada empleado del departamento contable y
financiero. Además de identificar el proceso o tramitación que se le
esta dando a todo el proceso de ventas e inventarios, conocer las
evaluaciones y todos los procesos de calidad de la empresa dentro y
fuera de la misma
Control interno Se evalúa a través de la experiencia certificada de cada empleado
dentro del departamento contable, además de conocer cada función
determinada para ello se hace evaluación pertinente a cada tarea
realizada dentro del mismo.
Periodo auditado Año 2019
Recolección de información Toda la información se recolectará a través de observaciones,
entrevistas a cada empleado, conocimientos y capacitaciones
necesarias para identificar todo el proceso que se esta presentando
dentro de la empresa, además de realizar la confirmación de cada
proceso conocer el recuento de cada actividad requerida dentro del
departamento contable de la empresa
Equipo auditor Auditor principal: Jonathan Morales Garay, Auditor auxiliar: Said
Cisneros Morales, Cord. Auditoría: Sergio Alejandro Cardozo
Pachón

Lugar y fecha Esta auditoria se realizará en el departamento contable de la empresa

Postobón S.A durante un periodo de 20 días a partir del 1 del mes. Se
 trabajara en un horario diario de 8 horas de lunes a viernes donde el
equipo auditor se encontrara en la empresa en estos tiempos
determinados
Mecanismos y recursos La compañía se encarga de entregar al equipo auditor los equipos
necesarios ya sea en computo o papelería todo aquello que el equipo
auditor requiera será responsabilidad de la administración de la
compañía.
Responsabilidades El Auditor Interno de la entidad estará a cargo de la auditoría y
nosotros los estudiantes seremos sus colaboradores y el tendrá la
autoridad necesaria para ejecutar el trabajo Programado.
Con el propósito de obtener toda la colaboración necesaria por parte
del personal de las áreas objeto del examen, se les ha informado que
se efectuará Una Auditoría Administrativa en las fechas
programadas.
Tiempos de ejecución Si dispone de tiempos necesarios para dar a conocer los
requerimientos ya mencionados con anterioridad, después de tener
resultados se harán llegar a la presidencia con copia a las demás
entidades implicadas dentro de todo el proceso
Recolección de información Se entregan los hallazgos, todo el proceso de investigación que se
realizo dentro de la compañía exactamente dentro del departamento
contable y administrativo de la empresa.
Se clasifica en orden de hallazgos todo lo encontrado dentro de la
parte auditada
 Postobón S. A Hallazgos
Ejecución y planeación: Algunas funciones no se determinaron

 Procedimientos: Conocimiento parcial de la información, no se tiene claridad en la

presentación de cuantas financieras no se tiene determinación de precios y responsables.
Debido a las políticas organizacionales no se da a conocer la información a los demás
departamentos
 El número de actividades son diversas y variadas, por lo que el establecimiento de
procedimientos para cada una de ellas no se ha realizado, además que la experiencia de
saber cómo se hacen las cosas tampoco ha permitido que se establezcan por escrito.

Recomendaciones

 Es importante que para la elaboración de estrategias, conductas y reglamentos dentro de la

empresa después de haberlas conocido dentro de una junta general es importante hacer
acercamiento con cada empleado para que de la misma manera identifiquen las labores. Es
necesario una modificación a los reglamentos donde permitamos conocer toda la
información necesaria de cada documento o proceso.
 De la misma manera es importante la ejecución de la auditoria, ya que gracias a ella
permitimos que la compañía agilice todo el debido proceso a realizar.

Organización: No se identifican con claridad las líneas de mando

 No existe un documento formal donde se evidencia el organigrama o este a disposición de

quien lo requiere, se tienen en cuenta los cargos administrativos, pero los lideres de área no
se identifican. Debido a esto el personal como tal no identifica su dirección de mando,
además de no contar con la capacitación correspondiente.
 La identificación de los cargos no se hace visible. La forma de darlos a conocer es de forma
parcial, ya que no se hace desde que empleado ingresa a la compañía.

Recomendaciones

 Se propone la creación de un boceto donde se de a conocer claramente la función de cada

persona que labora dentro de la empresa. Es importante darle a conocer al empleado cuando
 realiza su ingreso a la compañía de todos los aspectos importantes dentro de la misma. De
igual forma es importante que el empleado conozca todo el personal con el que está
trabajando.
Contable y financiera: No se está presentando factura legal a la hora de realizar ventas.

 Los vendedores no registran lo que se esta vendiendo de una forma legal ante el cliente solo
entregan el producto y hacen llegar un recibo manual sin datos de la compañía lo cual está
generando inconformidades en el manejo del cliente. Es importante realizar este proceso con
el cliente ya que es el quien se encarga de recomendar los productos que se están ofreciendo
 No se esta suministrando datos completos y esto no permite que se realice un inventario a
tiempo, debido a que existen muchos productos que no se registran a tiempo

Recomendaciones

 Planificar todas las ventas desde mucho antes de salir de la compañía, además de crear una
factura donde quede soporte valido de lo que se le esta vendiendo a cada cliente,
implementar una forma de venta digital donde se pueda cargar a tiempo.
 Manejar ventas virtuales que permitan ser descargadas desde el inventario general además
que permitan registrar los pagos a cuentas de la empresa.

Archivo: No se almacenan o se hace seguimiento a todos los documentos archivados

 La facturación que se maneja en las calles cuando se le entrega al cliente por lo general no
llega copia y no se esta archivando, no se tiene un control físico de lo que se está vendiendo.
 El control y registro de salidas no se archiva por lo general tiene salidas de inventario, pero
no hace sus respetivos controles físicos

Recomendaciones

 Es importante el control físico ya que en el se puede soportar cualquier perdida que se tenga
en los sistemas o software con esto evitamos descontrol físico de todo el inventario que se
tiene almacenado además ayudamos a tener un registro fijo de lo que se esta vendiendo o
sale a campo de trabajo
Control: Calidad y estándares
  Se realiza de manera manual, no se realiza en todos los niveles. La elaboración de estos
documentos no es clara y no se genera supervisión
 No se documenta a tiempo debido a la cantidad de veces que realizan cada proceso

Recomendaciones

 Se identifica el desempeño de cada uno de los colaboradores de la empresa, se hace una

evaluación donde se permita dar a conocer los rendimientos laborales de cada persona

CONCLUSIONES

 En conclusión, podemos decir que toda empresa, compañía o entidad que es

controlada bajo una auditoría programada refleja mejor sus intereses capitalistas. se

encarga de proteger todo aquello que permite avanzar constantemente los recursos

financieros

 Una buena auditoría controlada bajo las normas legales vigentes ayuda a que los

reglamentos internos de cada compañía se cumplan de la misma manera dar a conocer

a tiempo que se está haciendo mal dentro de los manejos para poder corregir a tiempo

sin perjudicar a nadie.

 Es importante conocer el debido proceso de la auditoria para no cometer errores, por

lo general una auditoría se forma bajo algunas prácticas que ya se conocen y las cuales

se deben dar a conocer y seguir en practica

 BIBLIOGRAFIA

Postobón S.A 2017

https://www.postobon.com/sites/default/files/informacion_general_compania.pdf
Postobón S.A 2017
https://www.postobon.com/sites/default/files/notas_a_los_estados_financieros.pdf
Postobón S.A 2017
https://www.postobon.com/sites/default/files/estados_financieros.pdf
https://www.postobon.com/
https://rues.org.co/Expediente
Metodología Auditoria (compartida por el instructor) file:///C:/Users/R5JR
%20ACER/Downloads/Metodologia%20Auditoria%20(2)-3%20(5).pdf