GRABACION DE DATOS

TEMA1: ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL

PUESTO DE TRABAJO Y TERMINALES
INFORMÁTICOS EN EL PROCESO DE GRABACIÓN
DE DATOS
1.1 Planificar en el proceso de
grabación de datos
EL ESPACIO DE TRABAJO
Es importante que el espacio de trabajo incite a la
realización de la tarea, facilite la concentración de los
operarios y su labor y permita que el trabajador se
encuentre a gusto y con todo lo necesario a su alcance para
que el aprovechamiento de su tiempo sea óptimo. Factores
a tener en cuenta a la hora de acondicionar el espacio de
trabajo:
 División del espacio de la sala.
 Adecuación de los recursos en la sala acorde a la división de
espacios.
 Condiciones ambientales.
 Condiciones del puesto de trabajo.
HERRAMIENTAS A USAR EN EL PROCESO
 NIVEL INFORMATICO:
◦ Equipo informático
◦ Programas
◦ Reproductor de audio
◦ Micrófono
◦ Escáner,..

 FORMATO PAPEL:
◦ Atriles
◦ Lupas
◦ Material de papelería,..

 OTRAS HERRAMIENTAS:
◦ Apoyamuñecas
◦ Filtros
◦ Reposapiés,..
LAS ACTIVIDADES A REALIZAR

Actividades en las que se divide el proceso

de grabación de datos:
 Organización del trabajo.
 Acopio de documentos para su grabación.
 Proceso de grabación.
 Revisión de la grabación.
 Retirada de los documentos ya grabados.
 Recogida del puesto de trabajo.
OBJETIVOS A CUMPLIR
 El documento grabado debe ser igual que el original pero en un 
formato diferente.
 El tiempo planificado debe ser suficiente para la realización de la 
tarea.
 El número de errores tipográficos o de otro tipo en la transcripción
debe ser nulo.
 Los documentos originales una vez transcritos deben ser devueltos a
su lugar de archivo y tras un tiempo prudencial destruidos (si
procede).
 La información contenida en los documentos con los que se trabaja
es información privada y se debe guardar la confidencialidad.
 El trabajo de grabación debe ser cambiante con el fin de evitar en 
la medida de lo posible la sensación de trabajo repetitivo y con ello
la disminución o la falta de atención.
1.2 Organización del tiempo de
actividad, el área de trabajo y
documentos a grabar: técnicas de
optimización, recursos y criterios de
organización
Introducción
 Hoy en día las empresas buscan trabajadores que sepan autogestionar su
tiempo de trabajo de manera adecuada para poder ser lo más productivos
posible en su jornada laboral. La organización de éste, es una parte del
trabajo en sí misma, que permitirá que el operador aproveche al máximo
lo que dedica de forma diaria a cumplir con su obligación.
 Un trabajador inexperto seguramente tenga más dificultades que aquel
experimentado para poder calcular el tiempo a dedicar a cada tarea de su
que hacer diario, pero es cuestión de experiencia que sea capaz de
realizar un cálculo aproximado (y bastante fiel a la realidad).
 Una vez planificado el tiempo a dedicar a cada tarea, el operador deberá
colocar en su puesto de trabajo lo necesario para realizarlas, evitando las
posteriores pérdidas de tiempo en localizar documentos, herramientas,
recursos…, necesarios para cada caso.
 Para los recursos comunes, como por ejemplo una impresora, un
escáner…, la organización de estas será una planificación de grupo.
 Ni en las mejores circunstancias se podrán evitar elementos que
hagan que se pierda tiempo no previsto a priori. Una visita
inesperada, una llamada de teléfono, una avería, una reunión no
prevista.
 El trabajo de ordenador requiere poco esfuerzo físico y alto
rendimiento mental.

 Para mantener el rendimiento y eficacia las medidas más útiles son:

◦ Alternar los trabajos de ordenador con otras tareas.

◦ Hacer pausas de corta duración a lo largo de la jornada.

 FACTOR TIEMPO
 Otro aspecto a tener en cuenta a la hora de evaluar la carga de trabajo
es el factor tiempo.
 Hay tareas que se limitan a consultas esporádicas mientras que otras
pueden llevar varias horas realizarlas. Clasificarlas permitirá marcar
las pautas, cambios de actividad y evaluar los factores ligados a la
fatiga
 La empresa debe facilitar en la medida de lo posible la polivalencia en
la ejecución de la tareas.
 En tareas de un importante grado de responsabilidad se debe cambiar
de actividad cada cierto tiempo para evitar estrés y tensiones.
1.3 Programación de la actividad
de grabación de datos.
INTRODUCCIÓN
 Antes de comenzar las tareas diarias programadas debemos adquirir
una serie de hábitos que nos faciliten el desarrollo de la actividad.
Entre ellos podemos destacar:

◦ Escritorio bien ordenado.

◦ Clasificar las tareas por prioridad.

◦ Establecer un horario de realización de las tareas.

◦ Tener una buena organización.

◦ Tener unos indicadores de calidad que nos permitan la

realización de las tareas de forma correcta y optima.
PROGRAMACIÓN DE UNA JORNADA
 Una posible programación de una jornada tipo en el proceso de
grabación de datos:
◦ Inicio de la jornada de trabajo
◦ Reunión de coordinación y reparto de tareas con el responsable.
◦ Inicio de la labor en el puesto de trabajo.
◦ Momento de alto rendimiento.
◦ Tras el descanso.
◦ Inicio de la jornada de tarde.
◦ Fin de la jornada laboral.
1.4 Mantenimiento y reposición
de terminales informáticos y
recursos o materiales
Introducción
 El ordenador es la herramienta principal para un grabador de datos.
 Para ello, el equipo deberá estar al día, es decir, deberá estar
actualizado, deberá estar protegido contra virus y, a nivel mecánico,
deberá responder como es debido a las acciones del operario.
 La persona que trabaja con el terminal informático es la que sabe
en qué estado se encuentra, de tal manera que será ella la que se
encargue del mantenimiento o, si hay alguien dedicado a ello,
deberá comunicar a esta persona los posibles problemas que
pudieran darse en el equipo para su subsanación.
 Se hará imprescindible que el operador, cuando tenga un problema
con su equipo informático no esté parado mucho tiempo, lo que
supondría para la empresa una pérdida de dinero por lo que siempre
que el problema no se pueda subsanar de manera inmediata, se
sustituirá la parte del equipo que esté fallando y posteriormente se
revisará fuera del puesto de trabajo del operador
MANEJO DE EQUIPO INFORMATICO

Ciertos problemas y tareas de revisión o

mantenimiento que deberían realizarse de manera
periódica para mantener los equipos en buen
estado, serían:
 Revisión mecánica de los periféricos de entrada.
 Actualizaciones periódicas de programas.
 Apagado periódico de los equipos.
 No ocupar la memoria RAM en el arranque.
 Desfragmentación del disco duro.
 Formateo de equipos.
1.5 Postura corporal ante el terminal
informático
INTRODUCCIÓN
 Los principales riesgos a los que se expone el grabador de datos
provienen de:
 La Carga postural: Un entorno de trabajo con espacio insuficiente
favorece las posturas estáticas y forzadas. Debe favorecerse la
movilidad del trabajador y la posibilidad de que cambie de postura.
 Las condiciones ambientales también tendrán una incidencia
importante en las dolencias del trabajador, principalmente:
Iluminación, Climatización y Ruido
 Los aspectos Psicosociales: es decir, los tipos de tarea, la
organización del trabajo, la política de RRHH de la empresa.
PREVENCIÓN DE VICIOS
POSTURALES Y TENSIONES
Cuando hablamos de prevención hacemos referencia al conjunto de medidas previstas
para evitar o reducir los riesgos derivados del trabajo. La prevención actúa sobre el
causante. La protección hace referencia a las medidas que se toman para hacer frente a un
riesgo que no se puede eliminar durante el trabajo.

.

DETECCIÓN

MEDIDAS DE
PREVECION
EVALUACIÓN

ELIMINACIÓN

MEDIDAS DE PROTECCIÓN FRENTE

PROTECCIÓN A RIESGOS
INEVITABLES
Ver paginas 21, 22 y 23 del manual
LA POSTURA FRENTE AL ORDENADOR
 El grabador de datos pasa muchas horas sentado frente al ordenador
en una postura sedentaria, flexionada y con torsión de cuello, sin
embargo el cuerpo humano no esta preparado para esta postura
durante tantas horas.
 Los vicios posturales causan frecuentes dolores musculares y
articulares. El uso continuado de la silla, fuerza la columna vertebral
que puede llegar a perder su forma sinuosa.
 Dolencias más frecuentes asociadas a la postura de sentado:
◦ Dolor de espalda
◦ Dolor de rodillas y piernas
◦ Dolor de cuello y hombros
◦ Dolor de nalgas y muslos
 Esta postura sedentaria mantenida e incorrecta llega a producir a largo
plazo, daños permanentes en la columna vertebral que en muchos
casos desemboca en hernias discales.
 Para mantener una buena posición es conveniente tener un ángulo
de 90º en las principales articulaciones: rodilla, cadera y codo.
 La silla debe tener respaldo que cubra toda la espalda (la parte baja
de la espalda debe estar apoyada en el respaldo), debe ser regulable
en altura y disponer de ruedas.
 Los pies deben estar bien apoyados en el suelo o en un reposapiés.
 El monitor debe estar a una distancia aproximada de un brazo.
Debemos evitar los reflejos alejando el monitos de fuentes
lumínicas. La pantalla debe estar limpia con el brillo y contraste
bien ajustado. Todo esto evitara fatiga ocular.
 En caso de trabajar habitualmente con documentos es conveniente
disponer de un atril para mantener los documentos a la altura de los
ojos.
POSICIÓN DE BRAZOS, MUÑECAS Y MANOS

 Otro punto a tener en cuenta es la distancia entre nuestro cuerpo y

el teclado o ratón. Para evitar dolores en las muñecas y dedos, éstos
han de mantenerse horizontalmente al teclear o utilizar el ratón.
 Se debe teclear con las manos y muñecas rectas flotando por
encima del teclado, con todas las teclas dentro del campo de acción
del brazo y accesibles sin tener que estirar los dedos.
 Los apoya muñecas evitan que el trabajador coloque la manos en
una posición incorrecta, de manera demasiado arqueada para arriba
o para abajo. El posicionamiento neutral de muñecas, brazos y
manos evitará tendinitis y dolores en hombros.
 La pulsión de las teclas exige un esfuerzo muy reducido, ejerciendo
una presión ligera sobre las teclas y manteniendo los dedos y
manos relajados. Los mismo haremos con el ratón.
ILUMINACIÓN
 El trabajo frente al ordenador implica la realización de tareas con altos
requerimientos visuales en las que las condiciones de iluminación
resultan muy importantes para evitar molestias y problemas visuales.
Debemos tener en cuenta:
 Lejos de la luz natural. Ubicar el puesto de trabajo lo más alejado de
las ventanas, de forma perpendicular a las fuentes de luz diurna y no
situarlas frente a una ventana o de espaldas a ella, puesto que en el
primer caso se produciría una disminución del contraste, y en el
segundo, el deslumbramiento del usuario. Si no es posible, deben
cubrirse las ventanas con cortinas gruesas o persianas para impedir la
reflexión de la luz en la pantalla o los deslumbramientos directos sobre
la persona.
 Mínimo de iluminación artificial. El espacio de trabajo debe disponer
de la iluminación general necesaria y una buena distribución. La
mayoría de las pantallas actuales, son óptimas para trabajar con un
nivel de iluminación a partir de 500 lux, que es el mínimo
recomendable para la lectura y escritura de impresos así como de otras
tareas habituales de oficina.
 Fuentes de luz apantalladas e indirectas. Utilizar los
fluorescentes cubiertos con difusores o rejillas, para evitar los
reflejos en la pantalla del ordenador o los deslumbramientos. Del
mismo modo, hay que procurar que los puestos de trabajo estén
situados entre las fuentes de iluminación del techo y no colocar la
luz sobre la persona que usa el ordenador.
 Pantalla ajustable. Fácil de orientar e inclinar, así como ajustable
en luminosidad y contraste. Superficie preferiblemente mate, con el
fin de evitar los reflejos. En cuanto a su colocación, es
recomendable situarla a una distancia superior a 40 centímetros
respecto a los ojos del usuario y a una altura que quede
comprendida entre la línea de visión horizontal y la trazada a 60º
por debajo de ella.
 Paredes y superficies de trabajo mates. Es conveniente que
tengan un acabado mate y un color neutro, con el fin de minimizar
los reflejos.
CLIMATIZACION
 Las condiciones climáticas de los lugares de trabajo constituyen un
factor que influye directamente en el bienestar y en la ejecución de
las tareas.
 El Real Decreto 486/1997 (BOE 23-4-97) establece las
disposiciones mínimas de seguridad y salud que deben cumplir los
lugares de trabajo, entre ellas la temperatura. Este establece que la
temperatura de los locales donde se realicen trabajos sedentarios
propios de oficinas o similares estará comprendida entre 17 y 27°
C.
 Este es un punto importante ya que situarnos bajo chorros de aire
frío provoca resfriados y dolores musculares. Por el contrario
situarse en ventanales en verano puede provocar insolaciones.
 La humedad relativa estará comprendida entre el 30 y el 70%. Si la
humedad es demasiado baja, existe riesgo de sequedad en las
membranas mucosas y disconfort en los ojos de las personas que
usan lentes de contacto. Por otro lado, si la humedad es demasiado
alta, hay riesgo de condensación en las superficies frías y de
crecimiento de moho.
 Otro problema muy habitual está relacionado con la falta de
mantenimiento y limpieza de las instalaciones, lo que puede
desembocar en acumulación de gérmenes en las conducciones y
filtros, incrementando el riesgo de sufrir constipados e irritaciones
de los ojos, sobre todo en verano. Para evitarlo debe revisarse y
limpiar la instalación climática cada cierto tiempo
RUIDO
 El nivel sonoro en los puestos de trabajo con ordenador debe ser tan
bajo como sea posible, con el fin de no perturbar en la tarea ni
interferir en la comunicación. Para conseguir ésto deben utilizarse
equipos con una mínima emisión sonora y optimizar la acústica de
la sala de trabajo.
 Para atenuar el ruido que pueda penetrar desde el exterior en las
salas de trabajo, los componentes estructurales (paredes, techos y
ventanas) deben proporcionar un aislamiento acústico adecuado.
 Para reducir el ruido transmitido desde las fuentes sonoras situadas
en el interior de las salas de trabajo (debido a los equipos,
conversación, etc.) se pueden adoptar medidas tales como: el
recubrir techos, paredes y suelos con absorbente de ruido, la
utilización de mamparas, la compartimentación entre puestos de
trabajo, etc
 Los ruidos son generados, principalmente, por el teléfono, las máquinas
utilizadas y las conversaciones; por eso, se prefieren los espacios de trabajo
de dimensiones más bien reducidas a las grandes salas de trabajo, ya que en
éstas últimas se producen básicamente una falta de concentración y de
intimidad.
 Aparte de los requerimientos anteriormente expuestos para el ruido de
fondo en las salas de trabajo, se recomienda que para tareas difíciles y
complejas, el nivel acústico nominal se sitúe por debajo del intervalo
comprendido entre 35 dB(A) y 55 dB(A).
 La tabla siguiente recoge la relación entre el nivel de ruido perturbador y la
calidad de la comunicación verbal utilizando un medio acústico como, por
ejemplo, el teléfono:
Nivel de ruido permisible Calidad de la comunicación
 < 40 Perfecta
 40 – 45 Muy buena
 45 - 50 Buena
 50 - 55 Satisfactoria
 55 - 65 Ligeras restricciones
 60 - 80 Con dificultad
 > 80 Insatisfactoria
ASPECTOS PSICOSOCIALES
 Para evitar riesgos de carácter psicosocial en puestos de trabajo en
oficinas podemos realizar las siguientes recomendaciones:
 Mejorar la comunicación y el manejo de conflictos.

 Distribuir mejor del tiempo y la prioridad de actividades.

 Hacer uso adecuado del tiempo libre.

 Practicar técnicas de relajación.

 Fomentar el autocuidado.
 Evitar:
◦ situaciones de sobrecarga o subcarga mental del trabajador.
◦ la repetitividad de tareas o funciones que pueda provocar monotonía
e insatisfacción. Repetitividad / monotonía = insatisfacción.
◦ la presión inadecuada de tiempos de entrega.
◦ las situaciones de aislamiento que impidan el contacto social en el
lugar de trabajo. Falta de pausas.
◦ jornadas excesivamente largas.
◦ trabajos a turnos.
 Lo que se recomienda a fin de cuentas es que el trabajador marque
su propio ritmo de trabajo, de manera que realice pequeñas pausas
para evitar la fatiga mental y física. Si esto no es posible, deberán
establecerse pausas periódicas reglamentadas o cambios de
actividad que reduzcan la carga de trabajo, especialmente en
relación al tiempo requerido de trabajo frente a la pantalla del
ordenador.
1.6 Mitigación de los riesgos laborales
derivados de la grabación de datos:
adaptación ergonómica de las
herramientas y espacios de trabajo
INTRODUCCIÓN
Como hemos venido comentando, el hecho de desarrollar el trabajo frente al
ordenador puede provocar que tengamos problemas de dolores, incluso de
lesiones y nos pueden crear tensiones innecesarias.
Las más frecuentes en nuestro trabajo son: los dolores de espalda, como
lumbalgias, tensiones en las muñecas que pueden producir lesiones como el
denominado síndrome del Túnel Carpiano y la fatiga visual.
Cómo podemos prevenir estos problemas?, teniendo una adecuada postura tanto
del cuerpo como de las manos,
Por otra parte hay una serie de recomendaciones acerca de la duración del
trabajo, se recomienda que cada dos horas aproximadamente se descanse entre
cinco y diez minutos, esto nos ayudará a descansar tanto la vista como el cuerpo.
Incluso es recomendable realizar pequeños ejercicios de estiramiento para evitar
tensiones tanto en el cuerpo como en los ojos.
Además existen elementos técnicos que podemos incorporar a la oficina para
facilitar el trabajo y evitar las malas posturas y las tensiones. Entre otros
tenemos los filtros antirreflejos, los atriles, los reposapiés, las almohadillas para
el teclado y para el ratón.
En definitiva es importante que nos acostumbremos a trabajar de forma
adecuada para lograr un mayor rendimiento y evitar problemas físicos
 Condiciones mínimas que han de cumplirse en el espacio de
trabajo:
◦ Equipo: Se podría definir equipo de trabajo como el conjunto de
herramientas y materiales que el trabajador emplea, de manera
habitual, en la realización de su tarea. La simple utilización del equipo
no debe suponer un riesgo en sí mismo. Se distinguen los siguientes
elementos:
 Pantalla
 Dispositivos de entrada de datos.
 Mesa o superficie de trabajo.
 Asiento de trabajo.
◦ Entorno: entiende por entorno de trabajo al conjunto de factores físicos
y ambientales que influyen en las condiciones de trabajo a las que se ve
sometido el operador y su equipo en el ejercicio de su tarea:
 Espacio.
 Iluminación.
 Reflejos y deslumbramientos.
 Ruidos.
 Temperatura.
 Emisiones.
 Humedad relativa.
◦ Interconexión ordenador/persona: El programa o programas que se
utilicen en el proceso de grabación de datos tienen que cumplir con las
siguientes características:
 Tendrán que estar adaptados a la tarea a realizar.
 Tendrán que adaptarse a los conocimientos y experiencia del usuario, sien-do
fáciles de manejar.
 Deberán poder ser configurables y mostrarán la información en un formato y a
un ritmo adaptado a los operadores.
 El tratamiento de la información por parte de la persona se regirá por normas
ergonómicas
◦ Exigencias de la tarea: Por parte de la empresa se deberá organizar la
tarea de manera que se estipule la duración máxima del trabajo
continuado en pantalla, organizando la actividad diaria de forma que
esta tarea se alterne con otras o estableciendo las pausas necesarias
cuando la alternancia de tareas no sea posible o no baste para disminuir
el riesgo suficientemente. Se atenderá:
 Al tiempo medio de utilización del equipo por jornada de trabajo.
 Al tiempo máximo de atención continuada a la pantalla requerido por la tarea
habitual.
 Al grado de atención requerido por dicha tarea
1.7 Normativa vigente en materia de
seguridad, salud e higiene postural
 La Unión Europea, es esta la que articula la normativa en materia
de trabajo, seguridad y salud, que posteriormente se desarrolla para
los estados miembros mediante sus propias leyes, reales decretos,
etc.
 Organizaciones internacionales que se encargan de buscar la
estandarización de normas de productos y seguridad para las
empresas u organizaciones, como por ejemplo la ISO (International
Organization for Standardization). Este tipo de instituciones fijan
las características que tienen que tener los productos en su
fabricación atendiendo principalmente a la seguridad para las
personas que los utilizan. Aparte de estas normas, cada estado
miembro tiene sus propios organismos que elaboran guías para el
cumplimiento de esta normativa, en el ámbito que estamos tratando
y para nuestro país, el encargado de estas labores es el INSHT
(Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo).