Organización y mantenimiento

del puesto de trabajo y los

terminales informáticos en el
proceso de grabación de datos
Planificar en el proceso de grabación de datos
• Los espacios de trabajo.
• Las herramientas a usar en el proceso.
• Las actividades a realizar.
• Los objetivos a cumplir.
Organización del tiempo de actividad, el área
de trabajo y documentos a grabar
• Técnicas de optimización
• Recursos y criterios de organización

Programación de la actividad de grabación de

datos
Mantenimiento y reposición de terminales
informáticos y recursos o
materiales.

Postura corporal ante el terminal informático

• Prevención de vicios posturales y tensiones.
• Posición de los brazos, muñecas y manos
Mitigación de los riesgos laborales derivados
de la grabación de datos
• Adaptación ergonómica de las herramientas y espacios de trabajo.

Normativa vigente en materia de seguridad,

salud e higiene postural
Proceso de Grabación de datos
• Es aquel en el que un operador se encarga de la transcripción por
medios informáticos de información.
• Es imprescindible contar con los medios adecuados, organizados y en
perfecto estado.
• Es necesario planificar la tarea, programando actividades y
asegurando de que se va a realizar en las condiciones adecuadas
Planificar en el proceso de grabación de datos
«hacer plan o proyecto de una acción»
«modelo sistemático de una actuación pública o privada, que se
elabora anticipadamente para dirigirla y encauzarla»

• La consecución de objetivos dependerá de cómo nos hayamos

planteado previamente la realización de las acciones
• Dejar las cosas a la improvisación no suele ser buena táctica
• En el proceso de grabación de datos intervienen factores que
debemos tener preparados y planificados
Planificar. Los espacios de trabajo
• Es el lugar físico en el que se va a desarrollar la tarea.
• Sin diferenciación entre los puestos, más allá de la propia
personalización personal.
• Debe incitar a la realización de la tarea.
• Facilitar la concentración de los operarios y su labor.
• Todo lo necesario al alcance para que el aprovechamiento de su
tiempo sea óptimo
Actividad
• Realizar el test de organización del tiempo
• Puedes descargar el archivo desde la carpeta del curso en GOOGLE
DRIVE
División del espacio
• Se deberá disponer de un espacio mínimo necesario para la buena
realización de la tarea.
• Se tendrán que tener en cuenta las medidas de los elementos que
compondrán su puesto de trabajo.
• Espacio para el adecuado acceso a los recursos y una libertad de
movimientos en el proceso de realización de la tarea.
• División de espacios comunes: pasillos, accesos y salidas de
emergencia
Adecuación de recursos según el espacio
• Necesario dotar a cada espacio de trabajo de los recursos necesarios:
• Tomas de corriente
• Tomas de red
• Iluminación
• Toberas de climatización…

• La diferencia puede ser muy notable si se planifica de antemano

Condiciones ambientales
• se pueden incluir la temperatura, la humedad, la iluminación, el
ruido, la ventilación, los olores, el color de las paredes…
• El espacio de trabajo debe ser un lugar amigable que no provoque
rechazo.
Iluminación
• deberá estar enfocada más a la realización del trabajo que a la
iluminación de la sala.
• de intensidad suficiente para permitir realizar las tareas y no dañar o
molestar a los operarios.
Condiciones ambientales
Temperatura
• Debe permitir que los operarios no pasen ni frío ni calor
independientemente de la estación del año.
• La sensación de confort es algo muy personal
• 21 °C en invierno y 24 °C en verano.
Humedad
• Se conjuga junto con la temperatura para proporcionar confort.
• Una humedad relativa del 50-60 % sería adecuada.
Condiciones ambientales
Ruido
• Evitar ruidos que puedan dificultar la concentración en el proceso de
grabación
• Las actividades que supongan un nivel de ruido por encima del
propio del proceso, deberían realizarse en una sala diferente.
Ventilación
• Evitar que se cargue el ambiente y se produzcan incomodidades.
Olores
• Evitar olores desagradables
Condiciones ambientales
Colores
• colores neutros que no distraigan o generen estrés en los
trabajadores
• Evitar la presencia de cualquier elemento de distracción
Condiciones del puesto de trabajo
Elementos necesarios para que un trabajador pueda desempeñar su tarea
Los muebles
• mesa de tamaño suficiente
• silla cómoda que permita su movilidad por el puesto
Elementos materiales que se utilicen en el proceso de grabación
• desde el ordenador hasta un bolígrafo.

Permitir espacio suficiente para acomodarse en él, poder cambiar de

postura según necesidad y tener todo lo necesario al alcance (ordenador,
atril, material de oficina, teléfono…).
Actividad
• Buscar en internet diferentes espacios de oficina que cumplan y que
no cumplan los requisitos explicados
• Explicar en cada ejemplo los puntos fuertes y débiles de cada espacio
atendiendo a los requisitos
• Se deberá enviar un email a pmguinot@gmail.com donde
adjuntaremos las imágenes seleccionadas y escribiremos las
explicaciones.
Las herramientas a usar en el proceso
Equipo informático
• Es el fundamental en el proceso de grabación
• Permite transcribir la información proveniente en diferentes formatos
y almacenarla en un formato electrónico.
• La información estará a disposición de toda aquella persona
autorizada a su consulta mediante el acceso a un archivo o base de
datos, situado en un servidor informático, por medios telemáticos y
sin apenas ocupar espacio físico.
Las herramientas a usar en el proceso
El equipo estará dotado de unos periféricos que permitirán la
interacción del operador con el sistema

• Monitor
• Teclado
• Ratón
• Auriculares
• Micrófono
• Impresora
• Escáner…
Las herramientas a usar en el proceso
Software
• Programas específicos que permitan el proceso de grabación:

• Procesador de textos
• Hoja de cálculo
• Base de datos
• Contabilidad
• Software administrativo
• Software de digitalización de documentos
• Software de grabación
• Retoque de imágenes
Las herramientas a usar en el proceso
Atril
• Permitir al operario visualizar adecuadamente la información a
grabar, teniendo las manos libres para ejercer el proceso
Las herramientas a usar en el proceso
Escáner
• Realiza una copia del documento en formato electrónico.
Las herramientas a usar en el proceso
Reproductor de audio
• Para transcribir el audio de una grabación sonora a texto
• Si el audio ya viene en formato digital, el propio ordenador está
capacitado para poder reproducirlo
• Utilizar auriculares para no molestar al resto de operarios.
Las herramientas a usar en el proceso
Micrófono
• Digitaliza la voz de un operario posibilitando su almacenamiento en
un archivo de audio
Las herramientas a usar en el proceso
Material de oficina
• agenda, planning de trabajo, bolígrafos, lápices, clips,
• grapadora, taladradora, subrayadores, tijeras, celo, carpetas
clasificadoras, archivadores…
Las actividades a realizar
Organización del trabajo
• De forma periódica el responsable deberá reunirse con su equipo
de grabadores para organizar el trabajo.
• Se definirán: la tarea a realizar, el tiempo para realizarla y las
consideraciones puntuales para la consecución del trabajo.
• El responsable fijará la periodicidad de estas reuniones.
Las actividades a realizar
Acopio de documentos para su grabación
• Cada operario hará acopio de los documentos o información con los
que va a trabajar.
Las actividades a realizar
Proceso de grabación
• Se procederá a la grabación de los documentos uno a uno para
evitar la posibilidad de traspapelar información o mezclarlos.
• Especial cuidado para no cometer errores en la transcripción.
Las actividades a realizar
Revisión de la grabación
• Deberemos asegurarnos de que el proceso se ha realizado
satisfactoriamente.
• Comprobar que el documento ha quedado almacenado y dispuesto
para su consulta.
Las actividades a realizar
Retirada de los documentos ya grabados
• Devolver los documentos ya grabados al lugar donde vayan a quedar
archivados o donde se vayan a desechar.
• Los documentos que no hayan sido grabados aún o hayan quedado a
medias, se deberán dejar recogidos.
Las actividades a realizar
Recogida del puesto de trabajo

• El puesto de trabajo debe quedar

recogido tras la jornada laboral.
• Tanto el puesto como el espacio de trabajo
deben poder ser limpiados de forma
cómoda y eficaz.
Objetivos a cumplir
• Vendrán impuestos por el encargado o supervisor.
• En el proceso de grabación hay un objetivo claro y principal:

“que el documento fuente de información y el

documento resultante sean iguales, pero en
diferente formato”
Objetivos a cumplir
• El tiempo planificado debe ser suficiente para la realización de la
tarea.
• El número de errores tipográficos o de otro tipo debe ser nulo.
• Los documentos originales una vez transcritos deben ser devueltos
a su lugar de archivo y/o destruidos.
• Se debe guardar la confidencialidad.
• El trabajo de grabación debe ser cambiante para evitar la sensación
de trabajo repetitivo.