UNIVERSIDAD NACIONAL DEL

CENTRO DEL PERÚ

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA
ADMINISTRACIÓN
GESTIÓN POR PROCESOS
Herramientas para medición y seguimiento:
auditoría y autoevaluación
DOCENTE: ISAC FERNANDO
ESPINOZA MONTES INTEGRANTES:
ORIHUELA TORRES YERALDIN
ESTEFANI
RAMOS MELCHOR MIGUEL
ALBERTH
 HERRAMIENTAS PARA
MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO;
AUDITORÍA y
AUTOEVALUACIÓN

¡Ni el control, ni la autoevaluación ni el seguimiento

modifican la realidad; simplemente nos permiten
conocerla mejor!
 PERIODO TÉCNICA DE CARACTERÍSTICAS
GESTIÓN
EVOLUCIÓN DE LOS

HERRAMIENTAS DE 50 Presupuesto de Excesiva orientación interna

tesorería Concepción simplista de la realidad

60 Planificación de la Continuista: proyectiva marketing

PRINCIPIOS Y

producción
GESTIÓN
Solo mira fuera
Muy poco participativa
Planificación Entornos previsibles Trabajo de
70 Estratégica expertos
Un nivel de estrategia
Carencia de herramientas operativas
Mira fuera y dentro
Participan los directivos
Entornos inestables Prevé
Dirección Estratégica adaptación
80 Pensamiento estratégico Estrategia
multinivel
Desarrollar ventajas competitivas
Estrategia: Eficacia de los procesos
“Lo único
Protagonista: Cliente constante es el
90 Participación de las personas cambio”
Gestión de Calidad
Mejora continua
 AUDITORIA
1 INTERNA
Según (ISO 9000:2000), la auditoria es un proceso sistemático,
independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que
se cumplen los criterios de auditoría.

REQUISITO DE ISO
9001:2000
Al ser la auditoria interna un requisito de ISO 9001:2000, debe
cumplir las siguientes condiciones:

 Tener un enfoque a proceso Secuencia de actividades

 Tener un enfoque a gestión ciclo PDCA

 Ser un elemento del Sistema de Gestión

Interactuar información
de la Calidad
 AUDITORIA INTERNA Y EL CICLO DE
LA GESTIÓN (PDCA)

“P” (elaboración del procedimiento), recursos

PLANIFICACI (auditores), planificación anual y preparación
ÓN
“D”
APLICA REALIZACIÓ Depende mucho de la calidad de la preparación.
CIÓN AL N
CICLO
DEL “C” Emitir el informe de auditoría y difundirlo.
PROCES CHEQUEO Seguimiento y cierre del Plan de Acción.
O
negativo: desencadenando discusiones sin fin
“A”
MEJORA positivo: que busca tomar decisiones con criterio de
calidad
 El proceso «auditoría interna»
PLANIFICACIÓN DE 2
PREPARACIÓN (PLAN DE
1
AUDITORÍAS INTERNAS AUDITORÍA)

La importancia del proceso a a) Qué desean los clientes, internos, de la auditoría

auditar.
El estado de funcionamiento del b) Alcance del Proceso

proceso
c) Normas, procedimientos y cualquier otro requisito
Cambios en los factores del
proceso. d) Histórico del auditado.

Los resultados de las auditorias

previas. e) Cuestionario de auditoría: Es una guía para facilitar

Asegurando que por lo menos una vez al año

f) Convocar la auditoría según costumbre en la empresa.
se audita el contenido del Sistema de
Gestión de Calidad.
 EJECUCIÓN DE LA
3
AUDITORÍA
4 INFORMACIÓN

a) Breve reunión inicial de información:

Objetivos, organización, logística. Aceptación
de los referentes Conseguir la colaboración del
auditado Evidenciar / Revisar Planes de Acción
b) Evaluación «in situ» y entrevista de recogida de
información: Auditar con criterio y eficacia,
Disponibilidad «in situ» de Buscar evidencias objetivas,
Escuchar, comprender y valorar ,Conseguir la
aceptación del auditado
a) Redactar el informe de auditoría: Cuidar las
extrapolaciones, Sintético (con resumen y
evaluación global). y Comprensible. Que
facilite la acción posterior por el auditado
b) Aceptación y firma del informe por el auditado:
El auditado ha de aceptar que el informe refleja el
estado real, solucionar los eventuales desacuerdos.

c) analizar la información recogida

c) Difusión del informe: Es de esperar que el

d)Informar al auditado: Contrastar dudas, Evitar auditado comparta con los miembros de su
que el auditado se lleve sorpresas Manifestar las equipo
áreas de progreso desde la auditoría anterior.
5
CIERRE DE 6
MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
AUDITORÍA DEL PROCESO

a) Elaboración por el auditado del Plan de Acción:

Para la eliminación de los incumplimientos, Como a) Evaluar el cumplimiento del Plan
respuesta a las observaciones y recomendaciones. Anual.

b) Aceptación y firma por el auditor. La

firma no vincula al auditor con la eficacia
ni con los plazos de las acciones. b) Evaluar, o autoevaluar en equipo, la
eficacia del proceso, del output y de los
factores del proceso.
c) Seguimiento periódico, puede ser
informal, del estado y eficacia de las
acciones

c) Revisar y mejorar la sistemática del proceso

(procedimiento documentado).Aunque forme parte
d) Cierre de la auditoría cuando todas las
del proceso, esta actividad no hay que hacerla cada
acciones han sido tomadas y con
vez que se ejecuta el proceso.
resultado satisfactorio
1

1
1

1
1
1
2 AUTOEVALU Una herramienta de
ACIÓN medición.
Evalúa el
funcionamiento de los
procesos.
Aplicarse también para la
identificación y posterior Es un proceso relevante
corrección de no conformidades de dirección.
del proceso.

Podemos decir también que facilita el

aprendizaje mediante la identificación y
resolución de problemas.
 SU FORMA DE
MEDICIÓN ES
SUBJETIVA
 Aspectos importantes para la
Permite gestión dentro de una empresa:
reflexionar Como lo son el liderazgo, el trabajo
sobre en equipo, la participación, etc.
 La forma de minimizar la
subjetividad.

La autoevaluación es una
herramienta cuyo propósito es
facilitar una gestión de calidad.
 EVALUACIÓN DE LA Esta evaluación
EFICACIA DEL SISTEMA debe de ser
DE GESTIÓN hecha por el
equipo de
Sin aproximación formal y con dirección de la
NIVEL 1
resultados pobres. empresa.
Aproximación reactiva con pocas
NIVEL 2
evidencias de mejora.

Niveles Aproximación del sistema formal,

de NIVEL 3 estable y basada en los procesos
madurez con evidencias de conformidad,
de con objetivos de mejora.
sistema La eficacia es
Énfasis en la mejora continua con una evidencia
NIVEL 4
tendencia de mejora sostenida. de madurez del
“El mejor de su clase” con sistema de
NIVEL 5 evidencias aportadas por estudios gestión.
 COMPLEMENTO DE LA
AUDITORÍA INTERNA
Autoevaluación y auditoria son herramientas de
medición que tienen diferentes propósitos; es
distinto el tiempo que complementa y el valor
que se añade a la organización.
Proporcio Proporcio
AUTOEVALUA
na AUDITORÍA na
opiniones CIÓN evidencia
o juicios. s
Es una herramienta de dirección. objetivas.
Es una herramienta del Concebida en un inicio como
responsable del proceso. Su herramienta de control; añade
principal valor añadido es el valor por su objetividad ya que es
compromiso con los planes de realizada por un tercero no
acción que su realización concernido por el proceso
induce en el autoevaluador.
 CUADRO DE MANDO
DEL PROCESO

Un documento de síntesis de es
las medidas mas relevantes
para la gestión.

 Facilitar el despliegue de
objetivos y estrategias.
 Enfocar la organización hacia las
OBJETIVOS prioridades.
 Focalizar el esfuerzo hacia los
resultados.
 Proporcionar información.
 Servir de soporte para la
 CARACTERÍ
STICAS
ROLES
 Anticipar y “poner sobre la mesa”
el problema real.
 Inducir a la acción (Gestión de
calidad).  Piloto de Cuadro de
 Coherente con una lógica y modelo Mando.
de gestión.  La persona que lo
 Adaptado al nivel de elabora.
responsabilidades.  El responsable de
 Alineado con la estrategia y la revisarlo.
estructura de la organización.  Difusión
Las características de un objetivo responden al
acrónimo SMART:

S Específico. Concreto en cuanto a su campo de

aplicación.

M Medible o evaluable conforme a criterios predefinidos

y conocidos.

Aceptado, acordado por jefe y colaborador. Ni

A negociados, en el sentido peyorativo de la palabra, ni
impuestos.
Realista. Alcanzable con los recursos disponibles. Para que
R sea motivador debe suponer un cierto reto y requerir de
algún esfuerzo personal.

T Tiempo para
conseguirlo.
DISEÑO DEL CUADRO DE
MANDO
El diseño de un buen Cuadro de
Mando debe de ser hecho en el seno
del equipo de proceso.

1. Comprender el modelo de gestión. 4. Definir frecuencia, piloto y

objetivo de las medidas de
características y parámetros.
2. Definir y Formalizar el proceso:
elaborar la Hoja de Proceso.
5. Diseño gráfico de la herramienta.
3. Identificar los atributos de calidad
del cliente, las características del 6. Determinar la difusión interna y
producto y los parámetros del su objetivo.
proceso.
 APLICACIÓN
PRÁCTICA
PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA
1 PLANIFICACIÓN 2 PREPARACIÓN 3 EJECUCIÓN

• Propósitos • Reunir información

• Procesos
• Alcance • Evaluación “in situ”
• Auditorias previas
• Eficiencia • Analizar información
• Programación
• Histórico del auditado • Informar al auditado

• Cuestionario

4 INFORMACIÓN
5 CIERRE 6 SEGUIMIENTO

• Redactar informe • Elaboración del plan de • Evaluación

acción
• Aceptación
• Difusión del informe
• Aceptación del auditor
• Seguimiento periódico
• Cierre
AUTOEVALUACIÓ
N
CRITERIOS
•No terceros
•Factores a tener en cuenta: liderazgo, trabajo en
equipo, participación
•Factibilidad a finales de periodos
•No debe ser un fin
•Compromiso

OBJETIVOS
• Facilita la gestión de calidad
• Corregir no-conformidades
• Opiniones y juicios
• Mejora continua
• Objetivos, correcciones y acciones preventivas
• Resolución de conflictos
• Medición y evaluación
 CONCLU
SIÓN
Se concluye, que la auditoria interna y la autoevaluación son herramientas que se aplica a
cualquier tipo de entidad ya sea pública o privada. Estas herramientas de medición permiten
evaluar el cumplimiento de objetivos y metas, de la misma manera pretende dar a conocer si la
forma de administrar o tomar decisiones es la correcta.
También podemos decir que estas herramientas de medición hacen un minucioso estudio de las
operaciones o actividades de una entidad cualquiera, para así poder determinar el grado de
eficacia en el logro de los objetivos, también nos ayuda a reducir los costos , aumentar las
utilidades y aprovechar mejor los recursos humanos, materiales y financieros. Estas
herramientas a su vez nos permiten detectar deficiencias que afectan el desempeño de la
entidad.