SISTEMA DE GESTION

Y CONTROL FINANCIERO
(SGCF)
Agosto 21 de 2009
 OBJETIVOS
1. Dar a conocer el alcance del Sistema de Gestión y Control
Financiero – SGCF
2. Presentar los beneficios de la herramienta
3. Explicar el proceso para la implementación del sistema en
las Secretarias
4. Mostrar la estrategia para Estandarizar los Instrumentos
de análisis, seguimiento y control de la información
financiera a través del Plan General de Contabilidad
Pública – PGCP y la Estructura Presupuestal del SGCF
5. Dar a conocer la importancia de adoptar la Estructura
Presupuestal del SGCF a partir del Presupuesto de la
vigencia 2010
6. Hacer Exploración del aplicativo –indicadores y reportes
 TEMAS A
DESARROLLAR

 OBJETIVOS

 CONCEPTO Y BENEFICIOS DE LA SOLUCION

 PROCESO PARA LA IMPLEMENTACION

 Homologación
 Preparación de archivos
 Cargue

 COMPONENTES DE DEL APLICATIVO

 EXPLORACION DEL APLICATIVO

CONCEPTO Y
ALCANCE
 CONCEPTO
DEL SGCF
Solución de inteligencia de negocios que
apoya el proceso de análisis para la toma de
decisiones en la planeación, ejecución de los
recursos, facilitando el seguimiento a sus
resultados a través de indicadores de gestión,
en concordancia con los ejes de Cobertura,
Eficiencia y Calidad Educativa.
MACROPROCESO ESTRATEGICO FINANCIERO

Presupuesto Tesorería Contabilidad

MACROPROCESO DE APOYO FINANCIERO

BENEFICIOS DEL
APLICATIVO
 BENEFICIOS

GENERACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN:

Facilita la medición de las metas comprendidas en los
programas de Cobertura, Calidad y Eficiencia.
 BENEFICIOS

GENERACIÓN DE REPORTES EXPLICATIVOS:

Facilita el análisis dinámico y detallado de los indicadores.
 BENEFICIOS
GENERACIÓN DE REPORTES ESPECIALES:
Facilita la generación de reportes periódicos para los
órganos de vigilancia y control.

MEN DNP CGR

Ejecución de Ingresos y
Gatos del SGP

Anexo 30 – Esquema
 Destinación de recursos
Seguimiento Formato A: manejados por los Dptos y
Financiero (Res.166) Ejecución de Ingresos Municipios certificados en
educación.

Calidad Educativa Formato C:  Ejecución recursos del SGP

para asignaciones especiales y
Ejecución de gastos propósito general y actividades
de inversión y pago ambientales.
Alimentación Escolar deuda
Reporte de cuentas bancarias
del SGCF
 BENEFICIOS
PROYECCIONES PRESUPUESTALES:
Facilita la estimación del plan de presupuestal durante algún
período de tiempo futuro.
 FIJAS  VARIABLES
AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 AÑO 2012 AÑO 2013

Gastos de Eficiencia

Costos para actividades de calidad

Recursos para apropiación nuevas tecnologías

Costos la para atender las nóminas del Sector Educativo

 BENEFICIOS
SIMULACIONES PRESUPUESTALES:
Es la técnica que le facilita crear varios escenarios posibles
para la programación presupuestal y le permite equivocarse
sin provocar efectos sobre la situación real.
 BENEFICIOS
PROGRAMACION DEL PAC y ANALISIS DOFA: A partir del
presupuesto aprobado, le facilita la programación del PAC mensual
anualizado y el análisis sobre las Debilidades,
Oportunidades, Fortalezas y Amenazas que tiene o puede tener una
entidad en la elaboración de su flujo de caja.
 PROCESO DE
IMPLEMENTACION
 PROCESO DE
IMPLEMENTACION

CARGUE
OBTENCI
COMPROMI HOMOLO DE
ON DE
SO GACION INFORM
DATOS
ACION

Líder Líder Líder

?
financiero SE Financiero SE Financiero SE
Financ. Líder Técnico Financiero
Hacienda Financ.Hacien Hacienda
Líder Técnico da Líder Técnico

SEGUIMIENTO CONTINUO
 METODOLOGÍA

i de r es
L
a nc ieros
fin
 Estructura Presupuestal y
HOMOLOGACION fuentes primarias
 Tabla de equivalencias
es
Lider os
ier
financ
 Extracción de datos
OBTENCION
DE DATOS  Archivos Estructurados

d o el
To
o
equip
.Cargue de datos
CARGUE DE
.Análisis de información
INFORMACION
HOMOLOGACION
 DEFINICION
ESTRUCTURA
 Es un instrumento indispensable para la
homologación de las estructuras presupuestales
de las Secretarías de Educación, que contiene
un Plan de Cuentas de tipo Presupuestal a
nivel Programas, Subprogramas, Proyectos y
Subproyectos para construir una base de
información financiera estándar propia para el
sector Educación en su conjunto.

 La estructura presupuestal está conformada por

ocho niveles de clasificación, con quince dígitos
que conforman el Código Presupuestal.
 QUE ES LA
HOMOLOGACION

Es el procedimiento mediante el cual se

comparan las Estructuras Presupuestales de
las Secretarías de Educación VS la
Estructura del Sistema de Gestión y Control
financiero SGCF, con el fin de estandarizar
la información obtenida de las fuentes
primarias de información de las Entidades
Territoriales, correspondiente al sector
educativo.
 EJEMPLO DE
HOMOLOGACION
ESTRUCTURA
COGICO SECRETARIA CODIGO SGCF ESCTURCTURA SGCF
Aportes de ley
21 Infraestructura
12506 educativa 1205 Recursos Nación R. N
Prestación de
SGP 2009 - servicios SGP con
Educación - situación de fondos -
13101 Población Atendida 1201010100107 sin detalle R. SGP
Pago de servicios
Proyecto públicos(agua, aseo,
Sostenimiento alcantarillado,
28.33.31.1 Estab. Educ. Ofic. energía, teléfono,
4.230-1 Teléfono 22010801 gas) COBERTURA
Conectividad Sin Otros proyectos de
28.33.31.1 Situación de eficiencia-
4.230-5 Fondos 22030304 conectividad EFICIENCIA
Acciones de
Implementación mejoramiento de la
Proyecto Pequeños gestión académica
Científicos enmarcadas en
28.33.31.1 Capacitación y planes de
4.230-3 AsistenciaTecnica 22020101 mejoramiento CALIDAD
 CONCLUSION
•Prestaciones Sociales Personal
ESTRUCTURAS Administrativos

ACTUALES •Prestaciones sociales Personal

Docente

•Prestaciones Sociales I
Personal Administrativo
N

SUBPROGRAMAS
Docente
D

PROGRAMAS
•OTROS :Servicios Públicos y

PROYECTOS
ESTRUCTURA PRESUPUESTAL
Funcionamiento de ED
•Divulgación, asistencia técnica I
y capacitación
C
PRESUPUESTO SECRETARIA 2010
•Construcción, adquisición,
A
mejoramiento y mantenimiento
SGCF de infraestructura.
D
•Dotación material didáctico,
textos y equipos audiovisuales O
establecimientos
R
•Nómina Secretaría de E
Educación - Nivel central
S
•Proyectos de Eficiencia

•Otros Proyectos de Eficiencia y

capacitación
PREPARACIÓN DE
ARCHIVOS
 ARCHIVOS DE
ENTRADA
1. APERIODICOS
NOMBRE DEL ARCHIVO OBJETIVO
1. Equivalencia Plan de Rubros Este archivo contiene las equivalencias
entre los rubros imputables de la
estructura presupuestal de cada
Secretaría con la estructura del SGCF.

2. Cuentas Bancarias de las SE Este archivo contiene la relación de todas

las cuentas bancarias que se manejan en
la Secretaría de Educación que está
reportando la información.

3. Presupuesto aprobado para la SE Este archivo contiene la información

corresponderte al presupuesto oficial
aprobado (apropiación inicial) para la
vigencia que se reporte.
 ARCHIVOS DE
ENTRADA
2. PERIODICOS
NOMBRE DEL ARCHIVO OBJETIVO
Este archivo contiene el saldo mensual de la ejecución de los ingresos registrados en
1. Ejecución presupuestal de Ingres la SE.
o
Este archivo contiene el saldo mensual de la ejecución de los gastos de
2. Ejecución presupuestal de Gastos funcionamiento y de inversión registrados en la Secretaría

3. Ejecución PAC Este archivo contiene el saldo mensual del PAC programado o aprobado y el saldo
mensual del PAC ejecutado para recaudos y para pagos.

4. Ejecución PAC CXP Este archivo contiene el saldo mensual del PAC programado o aprobado de las
cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre de la vigencia cerrada y el saldo
mensual del PAC ejecutado para recaudos y para pagos.

5. Inversiones Financieras Este archivo contiene el detalle de las inversiones financieras temporales constituidas
por las Secretarías de Educación

6. Conciliaciones Bancarias Este archivo contiene el saldo de las conciliaciones bancarias realizadas en la
Secretaría de Educación que reporta la información, registrados entre el 1 al 30 de
cada mes que se esta reportando, discriminado por entidad financiera y cuenta
bancaria.

7. Saldos Bancarios Este archivo contiene el saldo de las cuentas bancarias realizadas en la Secretaría de
Educación que reporta la información, registrados entre el 1 al 30 de cada mes que se
esta reportando, discriminado por entidad financiera y cuenta bancaria.

8. Movimiento Contable SE Este archivo solo contempla el registro de los datos de contabilidad que corresponde
a la ejecución de los recursos que financian el sector educativo. Se debe reportar la
información de las cuentas contables a nivel cuatro (4) del catalogo general de
cuentas (PCGP) incluyendo los movimientos de las cuentas cero (0).
 ARCHIVOS DE
ENTRADA
2. PERIODICOS
NOMBRE DEL ARCHIVO OBJETIVO
9. Movimiento Contable ED Se debe reportar la información de las cuentas
contables a nivel cuatro (4) del catalogo general
de cuentas (PCGP) incluyendo los movimientos
de las cuentas cero (0), de los establecimientos
educativos.
10. Viáticos Este archivo contiene la información detallada de
las resoluciones de viáticos expedidas en la
Secretaria de Educación.
11. Saldos Cuentas X Pagar Este archivo contiene los saldos de las cuentas
por pagar, efectuados entre el 1 al 30 de cada
mes que se esta reportando. Incluye los
beneficiarios de cada cuenta por pagar.
12. Este archivo contiene un conjunto de datos
Datos complementarios para el SGCF (valores para metas e indicadores administrativos
/Metas de la gestión financiera) que son requeridos por
el sistema SCGF de la vigencia que se reporte.
13. Detalle soporte CDP,RP y OP Este archivo contiene la información detallada de
las CDP, RP y OPS por estado que tramitó y
registró la Secretaría.
CARGUE DE
ARCHIVOS
 COMPONENTES

SGCF

PROYECCIONES
ANALITICA E- LEARNING
SIMULACIONES

Indicadores Cursos
Presupuestal
Reportes Virtuales

Reportes Docum.
Especiales Simulaciones
Funcional

Exploración Docum.
Guiada PAC
Técnica
EXPLORACION
DEL APLICATIVO
www.gestionsecretariasdeeducacion.gov.c
o

Usuarios:
pruebas.caqueta@sedcaqueta.gov.co
INDICADORES:

1. RF RF17: Disponibilidad Presupuestal

2. RF19- 23: Ejecución Presupuestal
3. RF 28: Inversión por alumno

REPORTES:

1. Informe de Ejecución presupuestal

2. Informe especial del MEN - Gastos
 GRACIAS
Ana Lucía Castro Toro
Líder Funcional SGCF
Celular 315 333 09 56 /314 307 66 60

María del Pilar Ardila Quintero

Ing. Administradora Técnica del SGCF
Celular 313 323 42 50