Sistema de Gestión Documental

“Aconex”
Agosto 2016

Natalia QUEZADA THIBAUT

Lider Control Documentos – Leader Document Control

natalia.quezada@tractebel.engie.com

T + 56 2 2715 8211

Confidential Restricted Public Internal

Agosto 2016 Sistema de Gestión Documental “Aconex” 1
CONTENIDOS Manual de Comunicaciones.
- Propósito y Alcance del Plan de Comunicaciones.
- Responsabilidades de los Contratistas Respecto al Control Documentos.
- Canales de Comunicación.
CAPÍTULO 1 - Correspondencia
- Documentación del proyecto
- Sistema de codificación de documentos
- Revisiones del proyecto
- Formato de planos y documentos

Sistema de Gestión Documental “Aconex”.

- Presentación General del Sistema.
- Busqueda de Documentos
CAPÍTULO 2 - Carga de Documentos
- Correspondencia
- Adminitración de la organización

Agosto 2016 Sistema de Gestión Documental “Aconex” 2

CONTENIDOS

CAPÍTULO 1 Presentación General del Sistema

CAPÍTULO 2 Busqueda de Documentos

Carga de Documentos Opción I

CAPÍTULO 3 “Cargar nuevos documentos”

Carga de Documentos Opción II

CAPÍTULO 4 “Carga Masiva de Documentos”

Agosto 2016 Sistema de Gestión Documental “Aconex” 3

CONTENIDOS

CAPÍTULO 5 Correos “Transmittal”

Correos Desde Cero

• Cartas
CAPÍTULO 6 • Correspondencia General
• Invitación a Proyecto
• Solicitud de Información (RFI)

CAPÍTULO 7 Correos “Buscar Correos”

Agosto 2016 Sistema de Gestión Documental “Aconex” 4

Presentación General del
Sistema

5
Presentación general del Sistema
Documentos

6
Presentación general del Sistema
Correo

7
Presentación general del Sistema
Configuración

8
Busqueda de Documentos
Busqueda de Documentos
Paso 1

Haga clic en el botón

REGISTRO DE
DOCUMENTOS

10
Busqueda de Documentos
Paso 2
 Complete uno o varios campos de la búsqueda y agregue * para hacer se búsqueda más efectiva.
Luego haga clic en el botón BUSCAR.

11
Busqueda de Documentos
Paso 3
 Haga clic en el icono correspondiente a la acción que desee realizar.

12
Carga de Documentos
Opción I “Cargar nuevos
documentos”

13
Carga de Documentos
Opción I “Cargar nuevos documentos” - Paso 1

Haga clic en el botón

CARGAR NUEVOS
DOCUMENTOS

14
Carga de Documentos
Opción I “Cargar nuevos documentos” - Paso 2
 Complete todos los campos del documento, tanto los obligatorios como también los que considere
necesarios, para que al momento de la búsqueda esta sea más efectiva.

Los campos con

asterisco rojo (*)son de
carácter
OBLIGATORIO

15
Carga de Documentos
Opción I “Cargar nuevos documentos” - Paso 3
 Para localizar el archivo que desea adjuntar, haga clic en seleccionar archivo donde se desplegará una
pequeña pantalla donde deberá buscar el documento que desea adjuntar, luego presione el botón ABRIR.

16
Carga de Documentos
Opción I “Cargar nuevos documentos” - Paso 4
 Cuando tengamos completa la metadata vamos a proceder a cargar, para ello haga clic en el botón
CARGAR..

17
Carga de Documentos
Opción I “Cargar nuevos documentos” - Paso 5
 Cuando tengamos completa la carga vamos a verificar lo realizado. Para ello haga clic en el texto VER EL
DOCUMENTO EN SU REGISTRO.

Haga clic en el texto

para verificar la
existencia del
documento en donde fue
cargado.

18
Carga de Documentos
Opción II “Carga Masiva de
Documentos”

19
Carga de Documentos
Opción II “Carga Masiva de Documentos” - Paso 1

Haga clic en CARGAR

MÚLTIPLES
ARCHIVOS.

20
Carga de Documentos
Opción II “Carga Masiva de Documentos” - Paso 2

Haga clic en el botón

CARGA MÚLTIPLES
ARCHIVOS.

21
Carga de Documentos
Opción II “Carga Masiva de Documentos” - Paso 3

Haga clic en el
botón
SELECCIONE
SUS
ARCHIVOS.

22
Carga de Documentos
Opción II “Carga Masiva de Documentos” - Paso 4

Haga clic en el botón

INICIAR CARGA.

23
Carga de Documentos
Opción II “Carga Masiva de Documentos” - Paso 5

Haga clic en el botón

PROCESAMIENTO EN
MASA.

24
Carga de Documentos
Opción II “Carga Masiva de Documentos” - Paso 6

Haga clic en el botón

NUEVO PROCESAMIENTO
EN MASA.

25
Carga de Documentos
Opción II “Carga Masiva de Documentos” - Paso 7

Haga clic en el botón

PLANTILLA DE
METADATOS.

26
Carga de Documentos
Opción II “Carga Masiva de Documentos” - Paso 8

Esta plantilla se elabora

previamente a la ejecución de
un proceso en masa

27
Carga de Documentos
Opción II “Carga Masiva de Documentos” - Paso 9
El campo Título es
completado con el nombre
de archivo de la planilla
creada.

Haga clic en el botón

ARCHIVO DE
METADATOS.

Seleccione su planilla
Excel previamente
trabajada y adjúntela.

28
Carga de Documentos
Opción II “Carga Masiva de Documentos” - Paso 10

En este cuadro debe

seleccionar “Automático”.

Haga clic en el botón

REGLAS.

29
Carga de Documentos
Opción II “Carga Masiva de Documentos” - Paso 11
PASO 1: Haga clic en el botón
ARCHIVO DE METADATOS, y adjuntar
la planilla que fue trabajada
previamente.
PASO 2: Haga clic en
botón PROBAR,
(Aparece archivo de PASO 3: Haga clic en botón
metadatos). ACTUALIZAR, (Aparece
archivo de Historial, Ej:
BulkImport_Planilla de
metadatas)
30
Carga de Documentos
Opción II “Carga Masiva de Documentos” - Paso 11

31
Correos
Transmittal

32
Transmittal
Paso 1

Seleccione Documentos a transmitir

33
Transmittal
Paso 2

Haga clic en el botón TRANSMITIR y

seleccione la opción crear transmisiones

34
Transmittal
Paso 3
Haga clic en Para:

35
Transmittal
Paso 3

Haga clic en el
botón PARA:

Seleccione receptor
(Para):

Seleccione receptor
Copiado (CC): Haga clic en el
botón CC:

36
Transmittal Haga clic en el
botón ENVIAR
Paso 3

Seleccione Motivo de
emisión
Éste debe coincidir con
el tipo de revisión de
los documentos a
emitir, por lo tanto
emita siempre en
Describa Asunto
bloques.

Escriba texto explicativo y firme

37
Correos Desde Cero
• Cartas
• Correspondencia General
• Invitación a Proyecto
• SDI (RFI)

38
Correos Desde Cero
• Cartas
• Correspondencia General
• Invitación a Proyecto
• Solicitud de Información (RFI)

39
Correo desde Cero
Paso 1

Haga clic CORREO DESDE CERO.

40
Correo desde Cero
Paso 2

Seleccione el tipo de correo a

enviar.

41
Correo desde Cero
Paso 3

Seleccione Solicitar Respuesta

Seleccione Fecha de respuesta

Describa Asunto

Escriba texto explicativo y firme

42
Correo desde Cero
Paso 4 Haga clic en el botón
ADJUNTAR

43
 Haga clic en el botón
Correo desde Cero ADJUNTAR / DOCUMENTO
Paso 5

44
 Haga clic en el botón
Correo desde Cero ADJUNTAR / CORREO DE PROYECTO
Paso 6

45
 Haga clic en el botón
Correo desde Cero ADJUNTAR / ARCHIVO LOCAL
Paso 7

17/05/2016 Comunicaciones Proyecto Central Hidroeléctrica FRONTERA 46

Correo desde Cero Haga clic en el
botón ENVIAR
Paso 8

47
Correo desde Cero
Paso 9

48
Correo desde Cero
Paso 9

49
Correos
Buscar Correos

17/05/2016 Comunicaciones Proyecto Central Hidroeléctrica FRONTERA 50

Correos
Buscar Correos

51
Buscar Correos
Paso 1

Correos recibidos por la organización.

Correos han sido enviados por la organización.

Correos guardados como borrador.

52
Buscar Correos
Paso 2
 Para buscar los correos de su organización llene uno o varios campos de búsqueda.

53
Sistema de Gestión
Documental
“Aconex”

MUCHAS GRACIAS

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