Mejores practicas del

uso de
correo electrónico
y WhatsApp
 Objetivo:

Que el personal identifique las mejores prácticas

para el uso de Correo electrónico y redes de
comunicación (WhatsApp) a fin de permitir una
mayor y mejor organización y comunicación con
nuestros clientes internos y externos.
 Correo Electrónico

• Nos permite compartir información entre

compañeros de trabajo y con los clientes con los que
no nos es posible tener contacto físico.

• El buen o mal manejo de nuestro correo, puede

hablar sobre nuestro profesionalismo al momento de
hacer nuestro trabajo.

• Aprender a usar las demás aplicaciones nos

permiten estar más organizados y sincronizados con
nuestro propio correo: calendario, drive, red de
contactos, previsualizadores.
 Consejos antes de enviar un correo:

 Sé formal, no uses mayúsculas y usa signos de

puntuación.
 Escribe bien tu nombre al configurar la cuenta de
correo.
 Aprende a administrar a tus destinatarios.
 Revisa que el asunto de correo exprese
correctamente el contenido del mismo.
 El contenido debe estar constituido por un saludo,
cuerpo y despedida.
 Utiliza la firma oficial (no emojis).
 Cuando contestes un correo con más de un
destinatario, es importante primero decidir si la
respuesta es para todos o solamente para el
remitente.
 Cuando reenvíes un correo, debes revisar cuál es la
información que puede ser de utilidad para el
destinatario, la que no bórrala.
 Haz una revisión general de tu correo antes de
apretar “Enviar”.
 Revisa periódicamente tu bandeja de “Correo no
deseado”.
 Buenas prácticas para el uso del correo:
1. Consulta periódicamente tu cuenta de correo, hay
correos importantes que debes ver.
2. Recepción de correos:
 No acepte correos con origen poco confiable.
 Utilizar filtros anti-spam.
 No lea los correos spam ni sus adjuntos.
 Analice los adjuntos con su antivirus antes de
abrirlos.
 No confíe en regalos y promociones de fácil
obtención.
 Trate de disminuir el peso de sus mensajes adjuntos,
utilizando carpetas comprimidas (.rar, .zip)
3. Envío de correos:
• Incluya un “Asunto” lo más descriptivo del contenido
y para facilitar la posterior búsqueda.
• Evite utilizar mayúsculas en el cuerpo del correo…
implica que se está gritando.
• No utilice fondos prediseñados o con colores para su
mensaje, estos aumenta el tamaño del mensaje.
• Evite imágenes o información innecesaria en sus
firmas.
• Procure eliminar mensajes masivos innecesarios.
• El aviso de lectura se debe activar solo en los casos
estrictamente necesarios.
• Evite participar en el reenvío de correo no solicitado.
 Aplicaciones de Outlook:

1. Calendario.
Permite crear citas y eventos, organizar reuniones, ver calendarios de
grupo, entre otros.

2. Mis contactos.
Se almacenan sus contactos personales y donde puede ver las libretas
de direcciones que se han configurado para su organización.

3. Tareas.
Lista de tareas con avisos y seguimiento.
 Whatsapp

• Nos permite el envío de mensaje de texto instantáneos,

llamadas y videollamadas tipo informal, rápida y directa.

• Interactuar en tiempo real con las personas sin importar

el lugar ni la zona horaria en el que estemos ubicados.

• Al crear un grupo con el cliente, debe ser riguroso y

especificar el motivo del grupo (tener claro el objetivo de
participar y no desvirtuar la razón de ser).
Buenas prácticas para el uso de Whatsapp:
1. Permite tono informal, lo mejor es que se escriba con la
formalidad con la que se haría a través de un correo
electrónico... no abusar de emoticonos, audio e
imágenes.

2. Cuida las horas a las que vas a contestar (valorar la

urgencia de tus mensajes para no interrumpir a nadie).

3. Envía información precisa (evitar malos entendidos).

4. Avisa que has recibido el contenido y que lo has

entendido.

5. En sus mensajes sea breve.

6. Cuando estés ausente y no pueda contestar de forma
inmediata, cambia tu estado a “Ausente”. Si la ausencia
será prolongada, desconéctate o pon estado “Invisible”,
para que sepan que no estarás disponible.

7. No toques temas personales o que no sean del interés del

grupo.

8. No realices conversaciones directas con un solo

integrante del grupo, escribe en privado.

9. Al participar hazlo aportando temas relacionados con la

razón de ser del grupo.

10. No es necesario contestar todo lo que se escribe.

Natalia Sara
Operación Marítima Puertos

GRACIAS