PROCEDIMIENTO DE RECIBO Y

DESPACHO DE BIENES

Aprendiz: Gabriel Jaime Julio Simancas

Objetivo
• Establecer el procedimiento de recepción y despacho de mercancía que
asegure la calidad de los bienes adquiridos y la satisfacción del cliente
mediante una entrega oportuna.
Alcance
• Este procedimiento inicia con el recibo de los bienes adquiridos por la
Institución y termina con la entrega de los mismos a las dependencias
solicitantes.
Responsable
• El Jefe de Almacén es el responsable directo de cumplir y hacer cumplir este
procedimiento.
Definiciones
• Remisión: Documento que se emplea para el envío de artículos a los
clientes, según lo estipulado en la orden de compra.
• Orden de Compra: Documento que se envía al proveedor donde se autoriza
el envío de un pedido.
• Producto No conforme: Bien que no cumple con las especificaciones o
requisitos.
Descripción de Actividades
• Disposición de espacio para los bienes: El Jefe de Almacén verifica
diariamente las Órdenes de Compra y se cerciora de la fecha prevista de
llegada de los pedidos con el fin de coordinar la disposición del espacio para
su ubicación en el Almacén.
• Recibo de Bienes: El Jefe de Almacén verifica la existencia de la “Solicitud
de Pedido” y la “Orden de Compra” para poder recibir el bien. Seguidamente
confronta que los bienes recibidos concuerden con los relacionados en estos
documentos, y en la Factura de venta o Remisión del proveedor.
Inspección de bienes:
• Al momento de recibir los bienes, el Auxiliar de Almacén inspecciona las
cantidades y la calidad. Si existen bienes no conformes o que no cumplen
con las características de calidad establecidas, se apartan y se identifican con
la tarjeta de “Producto No conforme”, para evitar su entrega no intencional
al usuario; luego se informa al proveedor para que proceda según sus
políticas de devoluciones.
• Entrada de Almacén: La realiza el Jefe de Almacén y para esto debe contar
con todos los documentos soporte de la compra y con la factura de venta del
proveedor.
• Almacenamiento de los bienes: El Auxiliar de Almacén, almacena los
bienes, de manera organizada teniendo en cuenta las recomendaciones o las
hojas de seguridad que proveen los fabricantes, de igual manera vela por la
limpieza del sitio y preservación de los bienes, hasta la entrega a los usuarios
finales.
• Entrega del bien al usuario final: Al entregar los bienes, sea en el almacén
o en la oficina del usuario, se debe mostrar el cumplimiento de las
especificaciones, verificando su estado, la cantidad y la referencia. En
constancia de esto, el usuario firma el recibido a satisfacción, en la Salida de
Almacén, en este formato además, el responsable del bien se compromete a
informar oportunamente sobre cualquier traslado del bien, mediante la
tramitación de los formatos respectivos, y sobre cualquier situación que
ponga en inminente riesgo el activo.
• Registro de seguimiento a Proveedores: El Auxiliar de Almacén realiza el
seguimiento a cada Orden de Compra en el formato “Seguimiento a
Proveedores” según lo establecido en el “Procedimiento de Evaluación,
selección y revaluación de proveedores”.
• DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• Procedimiento de Evaluación, Selección y Reevaluación de Proveedores
• Procedimiento para la Administración de Activos Fijos
 REGISTROS
• Orden de Compra
• Solicitud de pedido
• Entrada de Almacén
• Salida de Almacén
• Producto No Conforme
• Seguimiento a Proveedores