Planificacin y Actuaciones Preparatorias

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Subdireccin de Desarrollo de Capacidades

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1
Planificacin estratgica
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1. Plan Anual de Contrataciones (PAC)

Caractersticas Finalidades

Integral Pblico Formal Programar Difundir Evaluar

3
2. Formulacin del PAC

reas usuarias deben programar en el cuadro de necesidades sus requerimientos,

sobre la base del proyecto de POI, adjuntando las especificaciones tcnicas de
bienes y trminos de referencia de servicios. En obras remiten la descripcin
general de los proyectos a ejecutarse.
Para elaborar el cuadro consolidado de necesidades, el OEC en coordinacin con
rea usuaria, consolida y valoriza las contrataciones.
Antes de la aprobacin del proyecto de presupuesto, rea usuaria efecta ajustes
a sus requerimientos programados, remitiendo requerimientos priorizados, en
base a lo cual se elabora el proyecto del PAC.
Para elaborar el proyecto de PAC, OEC, en coordinacin con rea usuaria, debe
determinar valor estimado de las contrataciones, as como el costo programado,
en el caso de consultora de obras y ejecucin de obras. 4
 3. Contenido y Aprobacin del PAC
Contenido:
Todos los procedimientos de seleccin que se convocarn durante el ejercicio
Los procedimientos de seleccin que sern realizados por otras Entidades mediante compras
corporativas o encargo del procedimiento de seleccin.
Los procedimientos de seleccin que no fueron convocados el ao fiscal anterior, aquellos declarados
desiertos, y aquellos que fueron declarados nulos de oficio por defectos o vicios en los actos
preparatorios, siempre que persista la necesidad y se cuente con el presupuesto respectivo.
Las contrataciones previstas en el literal f) del artculo 4 de la Ley, as como en los literales b), c), d), e) y
f) del artculo 5 de la Ley.
Las contrataciones de bienes y servicios incluidos en el Catlogo Electrnico del Acuerdo Marco.
Las contrataciones que se sujeten a regmenes especiales creados de acuerdo a ley.

Aprobacin:
Una vez aprobado el PIA, OEC en coordinacin con rea usuaria ajusta proyecto de PAC.
Titular o funcionario delegado aprueba PAC a los 15 das hbiles siguientes a la aprobacin del PIA.
A los 5 das hbiles se publica en SEACE.
5
Formulacin y Aprobacin del PAC

1
Definicin de requerimiento
y elaboracin de cuadro de 3
necesidades . 2 4
Aprobacin del PIA y
(Se adjunta EETT, TR, Consolidacin y valorizacin en el
ajuste del proyecto
5
descripcin de proyectos) cuadro de necesidades, ajuste de Plan Anual
los requerimientos y Cuadro del PAC El PAC se publica en el SEACE
Consolidado de Necesidades segn adjuntando documento de
poyecto de presupuesto, y aprobacin
elaboracin del proyecto PAC
Aprobacin

Primer momento Segundo momento Difundir:

(15 das hbiles siguientes) Dentro de los 5 das
hbiles de aprobado

6
4. Modificacin y Seguimiento del PAC

Modificacin
Inclusin o exclusin de procesos.
Variacin de tipo de procedimiento de seleccin, conforme a Directiva.

Seguimiento
Titular de la Entidad es responsable de supervisar y efectuar el seguimiento al
proceso de planificacin, formulacin, aprobacin y ejecucin oportuna del
PAC.
Requisito para convocar procedimiento de seleccin, que este incluido en PAC,
salvo comparacin de precios.

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Expediente de contratacin
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1. Expediente de contratacin

Conjunto de documentos en el que aparecen todas las actuaciones referidas a

una determinada contratacin, desde el requerimiento del rea usuaria hasta
el cumplimiento total de las obligaciones derivadas del contrato, incluidas las
incidencias del recurso de apelacin y los medios de solucin de controversias
de la ejecucin contractual.
El OEC es responsable de llevar el Expediente y debe ordenar, archivar y
preservar la documentacin que respalda las actuaciones realizadas.
Las dems dependencias de la Entidad deben facilitar copia de las actuaciones
relevantes para mantener el expediente completo, como comprobantes de
pago, resultados de los mecanismos de solucin de controversias, entre otros.
El OEC tiene a su cargo la custodia del expediente de contratacin, salvo en el
perodo en el que dicha custodia est a cargo del comit de seleccin.
9
1. Contenido del expediente de contratacin

Requerimiento.
Documento que aprueba proceso de estandarizacin, de corresponder.
Informe tcnico de evaluacin de software, cuando corresponda.
Indagaciones del mercado, y su actualizacin cuando corresponda.
Resumen ejecutivo.
Valor estimado o valor referencial, segn corresponda.
Certificacin del crdito presupuestario o previsin presupuestal.
Opcin de realizar contratacin por paquete, lote y tramo.
Procedimiento de seleccin, sistema de contratacin y modalidad de
contratacin, de ser el caso, con el sustento correspondiente.

10
1. Contenido del expediente de contratacin

Frmula de reajuste, de ser el caso.

La declaratoria de viabilidad y verificacin de viabilidad, cuando esta
ltima exista, en el caso de contrataciones que forman parte de un
proyecto de inversin pblica.
En el caso de obras contratadas bajo la modalidad llave en mano que
cuenten con componente equipamiento, las especificaciones tcnicas de
los equipos requeridos.
Otra documentacin necesaria conforme a la normativa que regula el
objeto de la contratacin.

11
2. Requerimiento

Es responsabilidad del rea usuaria requerir bienes, servicios u obras

orientados a cumplir funciones de Entidad.
Especificaciones tcnicas, trminos de referencia o expediente tcnico,
contienen la descripcin objetiva y precisa de las caractersticas y/o requisitos
funcionales relevantes para cumplir la finalidad pblica de la contratacin, y
las condiciones en las que debe ejecutarse la contratacin.
Debe formularse buscando acceso en condiciones de igualdad en el proceso
de contratacin sin crear obstculos que perjudiquen la competencia.
Debe incluir exigencias previstas en leyes, reglamentos tcnicos, normas
metrolgicas y sanitarias. Puede incluir requisitos de calificacin y
disposiciones de normas tcnicas, siempre que aseguren cumplimiento de
requisitos funcionales o tcnicos, que se verifique que se pueda acreditar
cumplimiento de norma y que no contravengan normas obligatorias.
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2. Requerimiento

Restriccin: No se puede hacer referencia a fabricacin o procedencia,

procedimiento de fabricacin, marcas, patentes o tipos, origen o produccin
determinados, ni descripcin que oriente la contratacin hacia ellos, para
favorecer o descartar ciertos proveedores o productos.
Excepcin: Proceso de estandarizacin, se debe agregar o equivalente
Excepcin: material bibliogrfico existente en el mercado, cuya adquisicin obedezca a
planes curriculares y/o pedaggicos, por su contenido temtico, nivel de especializacin
u otras especificaciones debidamente justificadas por el rea usuaria, debiendo
establecerse el ttulo, autor y edicin que corresponda a las caractersticas requeridas.
Puede ser modificado por indagaciones de mercado, con aprobacin de rea
usuaria. Si con ocasin de consultas y observaciones rea usuaria autoriza su
modificacin, se debe comunicar a la dependencia que aprob expediente.

13
3. Homologacin de Requerimientos

Las Entidades del Poder Ejecutivo que formulen polticas nacionales o

sectoriales estn facultadas a homologar las caractersticas tcnicas de los
bienes o servicios relacionados con el mbito de su competencia.
Se prioriza: Adquisicin recurrente, uso masivo o bienes y servicios estratgicos
para el sector, conforme a lineamientos de PER COMPRAS.
Informe del rea especializada que evidencie su necesidad y sustento tcnico e
Informe del OEC donde se acredite la pluralidad de postores.
El proyecto de ficha de homologacin debe pre publicarse en web de Entidad,
PERUCOMPRAS y SEACE: 10 das hbiles a fin de recibir comentarios,
recomendaciones y observaciones.
Entidad en 10 das hbiles debe evaluar y, de ser el caso, modificar la ficha de
homologacin.
14
3. Homologacin de Requerimientos

Previo a la aprobacin de ficha, PERU COMPRAS debe emitir Opinin favorable

en 15 das hbiles de presentada informacin completa por parte de la
Entidad.
Ficha de homologacin es aprobada por resolucin del Titular de Entidad y se
debe publicar en El Peruano.
Modificacin y exclusin de ficha debe seguir el mismo procedimiento
Facultad del Titular de Entidad de aprobar, modificar y excluir ficha es
indelegable.
PER COMPRAS publica en su portal institucional relacin de fichas vigentes.
Fichas de homologacin deben ser utilizadas por todas las Entidades desde el
da siguiente de publicadas en El Peruano.
15
4. Valor estimado y valor referencial

Valor estimado Valor referencial

Bienes Servicios Consultoras Ejecucin

de obras de obras

No ser pblico Ser pblico

No existir valor estimado en procesos

para implementar Convenios Marco.
16
4. Valor estimado y valor referencial

Determinacin y actualizacin es exclusiva responsabilidad del OEC.

OEC para determinar valor estimado debe:
- Realizar indagaciones de mercado: recurriendo a contrataciones que
hubiera realizado sector pblico o privado, de bienes o servicios similares.
En consultora en general, rea usuaria proporciona estructura de
componentes o rubros, para el OEC estime presupuesto luego de
interaccin con mercado.
- Considerar todos los conceptos que sean aplicables, conforme al mercado
especfico del bien o servicio a contratar, debiendo maximizar el valor de
los recursos pblicos que se invierten.
Valor estimado antes de convocatoria, puede actualizarse cuando naturaleza
del objeto contractual lo amerite o cuando varen condiciones de mercado.
17
4. Valor estimado y valor referencial

Valor referencial antigedad no mayor a 6 meses, contados a partir de

determinacin del presupuesto de obra o del de consultora de obra, se puede
actualizar antes de convocatoria.
En la ejecucin de obras, es el monto del presupuesto de obra establecido en
el expediente tcnico de obra aprobado. Se debe realizar indagaciones de
mercado necesarias para contar con el anlisis de precios unitarios actualizado
por cada partida y su partida, teniendo en cuenta insumos, cantidades, precios
o tarifas, gastos generales variables y fijos y utilidad.
En consultora de obras, rea usuaria proporciona estructura de componentes
o rubros, para OEC determine, previamente a convocatoria presupuesto de
consultora luego de interaccin con mercado. Se debe detallar costos directos,
gastos generales, fijos y variables, y utilidad, de acuerdo a caractersticas,
plazos y dems condiciones de trminos de referencia. 18
5. Fraccionamiento

Contratacin de bienes o servicios en general permanentes, que se requieran

de manera continua o peridica se realizar por periodos no menores a 1 ao.
Responsables por incumplimiento de prohibicin de fraccionar: rea usuaria,
OEC y/u otras dependencias cuya funcin est relacionada con correcta
planificacin de recursos, - deslinde de responsabilidad.
No se puede fraccionar contratacin para:
- Evitar tipo de procedimiento de seleccin segn necesidad anual
- Dividir la contratacin realizando 2 o mas procedimientos de seleccin.
- Evadir aplicacin de Ley y reglamento para contrataciones < = a 8 UIT
- Evadir cumplimiento de tratados o compromisos internacionales que
incluyan disposiciones sobre contratacin pblica
19
5. Fraccionamiento

No es fraccionamiento:
- Se contraten bienes o servicios idnticos a los contratados anteriormente
durante el mismo ejercicio fiscal, debido a que en su oportunidad no se
contaba con los recursos disponibles suficientes para realizar la contratacin
completa.
- Surge una necesidad imprevisible adicional a la programada.
- Contratacin a travs de los Catlogos Electrnicos de Acuerdo Marco.

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6. Certificacin presupuestal

Debe contarse con tal certificacin desde la convocatoria hasta la suscripcin

del contrato.
Cuando la ejecucin supere el ao fiscal adems debe contarse con el
documento suscrito por el jefe de la Oficina de Administracin y la Oficina de
Presupuesto.
En caso la convocatoria se realice el ltimo trimestre de un ao fiscal y el
otorgamiento de la buena pro y suscripcin del contrato se realice el siguiente
ao fiscal se deber contar con la constancia de la previsin de recursos
correspondiente al valor estimado o referencial.

21
7. Sistemas de contratacin

Suma alzada Monto fijo integral y por un determinado

plazo. No obras de saneamiento y viales
Precios unitarios Monto segn lo ejecutado

Esquema mixto de suma alzada y Magnitud y cantidad no definida (P.U.) y

precios unitarios lo definido (S.A.) obras y servicios
Tarifas en base al tiempo trabajado Consultora

En base a porcentajes Cobranzas y recuperaciones

En base a honorario fijo y comisin Servicios

de xito

22
8. Modalidades de Ejecucin contractual

Llave en mano: varias prestaciones integrales (construccin, equipamiento y

montaje hasta la puesta en servicio de una obra). En bienes comprende la
adquisicin e instalacin de los bienes.
Concurso oferta: (14ta Disposicin Complementaria Final del Reg.)
- Solo Entidades del Poder Ejecutivo. Suma alzada. Obras de edificaciones > 10
millones. Oferta elaboracin del Expediente Tcnico y ejecucin de obra.
- Aprobacin del Titular de Entidad (facultad indelegable). Se anexa estudio de pre
inversin e informe tcnico que sustent viabilidad.
- Para iniciar la obra se debe presentar y aprobar expediente tcnico por el ntegro de
obra. Esta prohibida aprobacin de adicionales por errores o deficiencias en
expediente tcnico.

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El Comit de Seleccin y el OEC
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1. Comit de Seleccin /OEC

Competentes para preparar documentos del procedimiento, adoptar decisiones

y realizar todo acto necesario para su desarrollo hasta su culminacin.
No puede modificar informacin del expediente de contratacin.
En licitacin pblica, concurso pblico y seleccin de consultores individuales, la
Entidad designa un Comit de Seleccin para cada procedimiento de seleccin.
El OEC tiene a su cago la subasta inversa electrnica, la adjudicacin simplificada,
la comparacin de precios y la contratacin directa.
En la subasta inversa electrnica y en la adjudicacin simplificada, la Entidad
puede designar Comit de Seleccin, cuando lo considere necesario.
En obras y consultora de obras siempre debe designarse Comit de Seleccin.

25
2. Conformacin del Comit de Seleccin

3 integrantes, de los cuales 1 debe pertenecer al OEC y por lo menos 1 debe tener
conocimiento en el objeto de la contratacin, y para ejecucin de obras y consultora,
por lo menos 2 deben contar con conocimiento tcnico.
Se puede contratar expertos independientes, cuando no cuente con especialistas
Estn impedidos de ser miembros:
- Titular de la Entidad.
- Servidores pblicos que tengan atribuciones de control o fiscalizacin, salvo que
servidor del OCI sea el miembro con conocimiento tcnico.
- Servidores que por disposicin normativa o delegacin hayan aprobado expediente
o documentos del procedimiento de seleccin, designado comit de seleccin o
tengan facultades para resolver recurso de apelacin. 26
3. Designacin y Funcionamiento del Comit de Seleccin

Designacin: Titular de la Entidad (facultad delegable) por escrito, Titulares y sus

suplentes y al Presidente.
Para sesionar se requiere la presencia de todos los miembros, en caso de
ausencia del titular lo reemplaza su suplente. Entidad evala el motivo de la
ausencia del titular a efectos de determinar responsabilidad, si la hubiere.
Acuerdos se adoptan por unanimidad o mayora (no cabe abstencin) y deben
figurar en actas suscritas con votaciones y fundamentacin de los votos
discrepantes, que se incorporan al expediente de contratacin.
Responsabilidad solidaria de todos sus integrantes, salvo voto discrepante.
Miembros no pueden renunciar y solo pueden ser removidos por caso fortuito,
fuerza mayor, cese en servicio u otra situacin justificada.
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Documentos de Procedimientos de Seleccin
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1. Documentos del procedimiento de seleccin

Bases para licitacin y concurso pblico, adjudicacin simplificada y subasta

inversa electrnica.
Solicitudes de expresin de inters para seleccin de consultores individuales.
Solicitudes de cotizacin para comparacin de precios (Opcional).
Uso obligatorio de documentos estndar que aprueba el OSCE y de la
informacin tcnica y econmica contenida en el expediente de contratacin.
Deben estar visados en todas sus pginas por los integrantes del Comit de
Seleccin o el OEC, segn corresponda, y ser aprobados por el funcionario
competente de acuerdo a las normas de organizacin interna.

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2. Contenido de las Bases

Denominacin del objeto de la contratacin.

Especificaciones Tcnicas, Trminos de Referencia o Expediente Tcnico.
Valor referencial de obras y consultora de obras, lmites inferior y superior.
Moneda de oferta econmica, sistema de contratacin.
Modalidad de ejecucin, cuando corresponda.
Frmulas de reajuste, costo de reproduccin.
Requisitos de calificacin.
Requisitos de precalificacin, cuando corresponda.
Factores de evaluacin e instrucciones para formular ofertas.
Garantas, dems condiciones contractuales y proforma del contrato.
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3. Contenido de Solicitudes de Expresin de Inters y de Cotizacin

Solicitudes de Expresin de Inters

- Denominacin del objeto de la contratacin.
- Trminos de Referencia, Valor estimado y Formato de hoja de vida.
- Factores de evaluacin y Procedimiento de calificacin y evaluacin.
- Instrucciones para formular expresin de inters.

Solicitud de Cotizacin
Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia.
Cuando no se elabore y la informacin se obtenga de manera telefnica, presencial o
mediante portales electrnicos se debe elaborar informe con detalles de indagacin.

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4. Requisitos de Calificacin

Capacidad legal: documentacin que acredite representacin y habilitacin

para llevar a cabo la actividad econmica. Es requisito de precalificacin.
Capacidad tcnica y profesional: que acredita equipamiento, infraestructura,
soporte y experiencia del personal.
Las calificaciones del personal pueden requerirse para consultora en general.
Experiencia del postor.
Entidad no puede imponer requisitos distintos a estos ni a los sealados en
documentos estndar aprobados por el OSCE.
Promesa Formal de Consorcio. Solo se considera la experiencia de aquellos
integrantes que ejecutan conjuntamente el objeto materia de la convocatoria,
previamente ponderada, conforme a Directiva que el OSCE apruebe.
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5. Procedimiento de Evaluacin

Debe contemplar:
Factores de evaluacin, que deben guardar vinculacin, razonabilidad y
proporcionalidad con el objeto de la contratacin.
Ponderacin de cada factor, puntajes mximos para cada factor y la forma
de asignacin del puntaje en cada factor. En consultora puntaje tcnico
mnimo se define en las Bases estndar. En bienes, servicios en general y
obras se debe considerar la siguiente ponderacin:
Precio 50 a 100
Otros factores 0 a 50
En consultora evaluacin tcnica y econmica se realiza sobre 100 puntos.
Documentacin que sirve para acreditar factores de evaluacin.
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6. Factores de Evaluacin

Factores de evaluacin para bienes, servicios en general y obras:

Precio (obligatorio).
Plazo para la entrega de los bienes o la prestacin de servicios (opcional)
Caractersticas particulares que se ofrecen para el objeto de contratacin,
como las relacionadas a sostenibilidad ambiental o social, mejoras para
bienes y servicios, entre otras (opcional).
Garanta comercial y/o de fbrica (opcional).
Otros previstos en documentos estndar que apruebe el OSCE.
Factores deben ser objetivos.

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6. Factores de Evaluacin

Factores de evaluacin para consultora:

Precio (obligatorio). Adems como mnimo uno de los siguientes:
Metodologa propuesta,
Calificaciones y/o experiencia del personal clave.
Referidos al objeto de convocatoria, equipamiento o infraestructura.
Otros previstos en documentos estndar.
Factores de evaluacin para consultores individuales deben ser:
Experiencia en la especialidad, Calificaciones.
Entrevista (Criterios son considerados en documentos estndar del OSCE).

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7. Contenido mnimo de las Ofertas

Declaracin Jurada (Art. 31 Reglamento)

Declaracin Jurada y/o documentacin que acredite cumplimiento de
especificaciones tcnicas, trminos de referencia o expediente tcnico.
Carta de compromiso del personal clave con firma legalizada. Tratndose de obras y
consultoras es requisito obligatorio.
Promesa de consorcio legalizada, consignando Integrantes, Representante comn,
Domicilio comn, Obligaciones de los integrantes y Porcentaje de dichas
obligaciones.
Monto de la oferta y el detalle de precios unitarios, tarifas, porcentajes, honorario
fijo y comisin de xito. Incluye tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas,
costos laborales, as como cualquier otro concepto que pueda tener incidencia sobre
el costo del bien, servicio u obra .
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