1. Relevamiento Conceptos Generales a. El objeto de esta fase es "Determinar la situacin existente en el sistema actual". b.

Es una investigacin detallada de las reas componentes de la organizacin. c. Puede durar entre 20 y 40 das, dependiendo de la magnitud y sobre todo de la complejidad del sistema afectado. d. Tcnicas para la recoleccin de datos y documentos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Entrevista personal. Observacin personal. Investigacin. Reunin de trabajo. Cuestionario. Estimaciones. Muestreo. Redaccin de informes. Graficacin.

Directiva Para El Relevamiento a. La da el ms alto nivel posible. b. Normalmente es verbal y permite continuar con la aplicacin de la metodologa. c. El hecho de dar esta directiva significa que se aprueba el informe del reconocimiento. 2. Preparacin del plan de relevamiento Contenido 1. Antecedentes

a. Identificacin del problema

Descripcin. Plan de reconocimiento. Informe de reconocimiento. a. Identificacin del contexto

Idem reconocimiento. (Limitacin del rea o reas afectadas por el problema en la organizacin) 1. Ejecucin

a. Tcnicas a emplear. b. Detallar las tcnicas a emplear durante esta fase.

En caso de haber ms de un problema debe asignarse el orden de prioridad para su anlisis. c. Asignacin de prioridades. d. Divisin de la tarea en etapas. Es conveniente dividirla de la siguiente manera: 1. 2. 3. 4. 5. 1. Primera visita, anlisis. Segunda visita, anlisis y evaluacin. Preparacin de informe. Exposicin de resultados. Otra sub-divisin necesaria. Equipo del Proyecto EP/AS

a. Tiene responsabilidad primaria en la ejecucin del Relevamiento y en la confeccin y presentacin del informe. b. Deber detectar la situacin existente en el sistema considerado, para lo cual:

Analizar si la informacin que cada rea recibe es adecuada y oportuna en funcin de la misin y de las tareas que le competen al rea. Determinar la carencia de informacin en el mismo sentido. Analizar los puntos de control existentes en los flujos de informacin. a. Llenar los formularios necesarios registrando el tipo y volumen de los datos, como ser:

Matriz dato-formulario. Matriz dato-archivo. Diagrama multicolumnar para flujo de informacin o de producto. a. Requerir opinin a los usuarios sobre necesidades de informacin. b. Referente a los recursos, los ms significativos sern los de personal y papelera.

3. Exposicin del plan de relevamiento a. El objeto de este informe es difundir el plan entre el personal directivo de la organizacin. b. Convendr que el gerente o autoridad representativa presida la reunin. De esta forma se motivar al usuario para que apoye la tarea del EP. c. La exposicin la realizar el Jefe del EP o el AS. d. Participarn los encargados de las reas afectadas o vinculadas con el problema. e. Se tomar nota de los participantes, fechas, instrucciones adicionales recibidas y otros datos de inters. 4. Identificacin del flujo del producto Concepto 1. El flujo de producto debe considerarse en relacin con el flujo de informacin derivado del primero e identificar la relacin entre ambos.

Su recorrido a travs del organismo recepcin control de calidad transporte almacenaje etc. no tiene que coincidir necesariamente con el flujo de informacin que genera control de remitos actualizacin de stock registros contables pago de facturas etc. 2. Por ejemplo: en un sistema de compras, el producto est representado por los bienes de cambio o uso que se obtienen. 3. Normalmente se programa la visita segn la secuencia del flujo del producto. Algunos aspectos a tener en cuenta: 1. 2. 3. 4. La visita se har acompaado por personas que conozcan las operaciones. Seguir el proceso en secuencia lgica. Observar el cumplimiento de las normas de control. Registrar resultados.

Comprobaciones a efectuar 1. Tiempos (De transporte, de demoras y total de proceso)

a. Porcentaje del tiempo insumido en transportes, con respecto al tiempo de proceso. b. Porcentaje de los retrasos o demoras en el proceso, con respecto al tiempo total. 1. Exactitud

a. Porcentaje de destinos errneos. b. Tipo de control de calidad: total o muestreo. Porcentaje de rechazos de insumos y de productos terminados. 1. Conveniencia de cada tarea

a. Desplazamiento innecesario b. Almacenamiento en lapsos excesivos. 1. Necesidad de cada tarea

a. Duplicacin (Misma tareas en diferentes reas) b. Dispersin de esfuerzos en tareas simples e interrelacionadas. 1. Eficiencia

a. Disposicin de insumos/productos en forma oportuna. b. Adecuacin y/o suficiencia de espacios. c. Porcentaje de reclamos de las reas que reciben los resultados del sistema. Diagrama de flujo 1. Sirve para visualizar la secuencia. 2. Convendr completarlo con las observaciones que se recojan en las visitas.

Resultado a obtener Diagrama de flujo del producto. 5. Identificacin del flujo de informacin Concepto Es fundamental para la visin del conjunto del sistema relevado. Mtodos 1. Por departamentos

a. Analiza el conjunto de tareas, informes y archivos en cada departamento que interviene en el sistema. b. No muestra el pasaje de documentos entre los departamentos. 1. Estmulo-respuesta

a. Se comienza por un estmulo por ejemplo la solicitud de alta de un empleado y se sigue el flujo hasta que concluye la accin correspondiente. b. Permite seguir los documentos a travs de los distintos departamentos, detectar los archivos que se usan y el destino final de cada una de las copias. 1. Orientado hacia actividades

a. El mtodo estmulo-respuesta permite el seguimiento de una actividad, pero un sistema, normalmente, abarca un conjunto de actividades interrelacionadas. b. Con este mtodo deben identificarse cada actividad. Ejemplo de un sistema de control de inventario:

Gestin de compra. Recepcin. Control de calidad. Almacenaje. Distribucin. Facturacin. 1. Anlisis de salidas

a. Se comienza analizando los documentos de salida. b. Se recorre hacia atrs, verificando archivos y procedimientos hasta llegar a los formularios originales. Aspectos a tener en cuenta 1. El mtodo a emplear depender de cada situacin. 2. Se podrn emplear mtodos mixtos. Se puede relevar cada actividad por estmulorespuesta y cada tarea podr ser clarificada luego por departamento, siguiendo la secuencia lgica de ocurrencia.

3. Cualquiera sea el mtodo empleado, el AS deber volcar en un diagrama multicolumnar para flujo de informacin, los aspectos detectados. Contenido del diagrama de flujo. Anexo Diagrama de Flujo de Informacin. Descripcin del contenido del diagrama 1. Nombre del sistema. Ej.: INVENTARIOS se puede dividir en: COMPRAS, REGISTRACION, CONTROL DE CALIDAD. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Nombre de las funciones en las que se puede dividir el sistema: Una columna para cada una de las reas participantes del sistema. Una columna para detallar las actividades que se emplean en cada paso. Una columna para las observaciones. Se enumeran los pasos en los que intervienen las diferentes reas, en secuencia lgica. Se detallan los formularios que remite cada rea. Se detallan los archivos que se usa o utiliza cada rea. Se detallan los listados que emite el centro de cmputos. Se detallan las tareas que se cumplen en cada paso. En el caso en que alguno de los pasos de la secuencia de tareas merezca una observacin carencia, redundancia, omisin, control, faltante, etc. Se la dejar asentada en esta columna.

Importante Para cada uno de los formularios, listados o archivos que se incluyan en el diagrama se agregar un "formulario de identificacin de documentos". Asimismo los datos que contienen los formularios, archivos y listados se detallarn mediante las siguientes: 1. Matriz dato-formulario. 2. Matriz dato-archivo. 3. Matriz dato-listado. En cada una de ellas se incluir: a. Una columna por cada formulario/archivo/listado. b. Una fila por cada dato. c. Una x en la interseccin correspondiente. Comprobaciones a efectuar 1.

De oportunidad

Existencia de atrasos. Informes inoportunos. 1. De exactitud

Porcentaje de correcciones y reclamos. Grado de exactitud. 1. De conveniencia

Relacin del procedimiento con el costo-beneficio. Valor de la informacin para la toma de decisiones. Uso de todas las copias de los documentos. Duplicacin de tareas.

6. Necesidades de las areas Concepto El objetivo es obtener la primera opinin sobre las necesidades de las reas afectadas por el problema y de las que se aprecie, intervendrn en el nuevo sistema. Estas necesidades podrn ser:

Directas:

Son: Los datos a agregar (Necesarios pero que no se reciben en el rea relevada). a modificar a transferir (a otra rea), o a suprimir. Las tareas a agregar a modificar, a transferir, a suprimir.

Indirectas

Personal, equipos, locales u otro recurso que puede ser necesario para el cumplimiento de tareas del sistema actual. Evaluacin De La Situacin Existente Concepto El objeto de este paso ser reunir, analizar y evaluar la informacin obtenida en los pasos anteriores, la que permitir elaborar nuevas ideas para perfeccionar el sistema actual. Evaluacin de rendimientos 1. Costos

En este aspecto intervienen factores:

Directos: costos en personal, mantenimiento de equipos, compra-alquiler, papelera, etc. Indirectos: costos por carencia de informacin oportuna y confiable, por ineficiencia de controles, etc.

Estos costos adquieren relevancia si se los analiza en funcin del beneficio que el sistema relevado proporciona. Recordar que la informacin oportuna y confiable para la toma de decisiones claves en la organizacin es de vital importancia. 7. Presentacin del informe de relevamiento Descripcin del contenido a. Introduccin a. Se recalcar la finalidad del relevamiento: "Determinar la situacin existente en el sistema actual". b. Se definir el problema. Para ello se complet la informacin durante el desarrollo de esta etapa. c. Es necesario dejar aclarado que inconvenientes produce el problema. Ej.:

Prdidas de tiempo, de beneficio, de informacin, etc. Problemas legales como ser infracciones a leyes, reglamentaciones, decretos, normas contables, etc. Problemas de seguridad como son los accidentes, siniestros, etc. a. Los antecedentes son el plan de reconocimiento, el informe del reconocimiento y el plan de relevamiento. a. Descripcion general del sistema actual a. Se describir textualmente el sistema afectado por el problema que genera este estudio. b. Se deber expresar:

Propsito/finalidad del sistema, Naturaleza del sistema. Areas que participan. Responsables del sistema. Procedimientos. a. Se agregar el flujo del producto y de la informacin. b. Documentacin existente

Se agregar un ejemplar o copia de cada uno de los documentos que entre, genere o salga del sistema (formularios de entrada archivos manualeso vuelcos listados de salida). Se tratar de organizar esta documentacin por rea participante. Cada documento llevar un formulario de identificacin

a. Evaluacion de la situacion actual a. Situacion existente Debera como minimo, mencionarse si los hubiera, los siguientes problemas:

Carencia de informacion (Es necesaria pero no se produce o emite) Redundancias (Duplicaciones, repoeticiones, informacin superflua) Omisiones (Es necesaria, est prevista pero no se produce o emite)

A cada uno de estos problemas se los identificar a travs de:

Area responsable. Tarea vinculada. Momento en que se produce. Otros datos que permitan su ubicacin en el diagrama de flujo de informacin.

Los documentos mencionados contienen datos y los datos deben ser analizados. Para ello es conveniente agregar como anexo las siguientes matrices:

Dato-formulario. Dato-archivo. Dato-listado.

Para poder definir los recursos que necesitar el nuevo sistema ser conveniente que se est en condiciones de estimar la cuantificacin de las transacciones que procesa el sistema y su evolucin en funcin del tiempo. a. Necesidades de las reas El AS/EP deber emitir opinin sobre cada una de las necesidades expresadas por las reas. a. Consideraciones finales a. Se debern dar conclusiones sobre lo expresado precedentemente a ttulo de resmen. b. Deben ser claras y precisas para que el nivel directo/gerencial, etc., conozca lo necesario para adaptar la decisin o no de continuar. c. Las polticas propuestas son recomendaciones del EP sobre la posible inclusin y/o modificacin de normas y procedimientos que deber contener el nuevo sistema a disear. Sern genricas y buscarn simplificar los procedimientos o controles operativos. d. Se expresar la conveniencia o no de seguir adelante y se dar la prioridad con informacin sobre:

Grado de importancia. Vigencia. Tendencia. a. Si se expresa la "conveniencia" posteriormente se dar la "oportunidad" de continuar con la metodologa.

b. Habr un prrafo donde se requerir del ms alto nivel de la organizacin las decisiones necesarias para dar continuidad a la tarea. Es decir que ser necesario que se apruebe este informe sobre todo en las "necesidades de las reas" y en las "polticas propuestas". Esta es la ocacsin en que se incluirn aspectos en los que el EP no puede decidir por s. 8. Formulario de identificacion de documentos Identificacion: colocar el cdigo, el nombre y una descripcin. Finalidad: expresar su objeto. Origen: rea que lo genera. Cantidad De Copias Y Distribucion: expresar la cantidad y como se las distribuye individualmente. Volumen: cantidad en un cierto intervalo. Tiempos Promedio: en cada rea, duracin de los procesos. Soporte: medio. Formatos Tamaos Y Calidad De Papel: Este formulario acompaar a cada uno de los listados, archivos y formularios que se incluyan en el diagrama de flujo. Informe Del Relevamiento Introduccion. Finalida Definicin del problema. Antecedentes. Descripcion del sistema actual descripcin en general. Flujo del producto y de la informacin. Documentacin existente. Evaluacion del sistema actual situacin existente. Necesidades de las reas. Consideraciones finales Conclusiones. Poltica propuesta. Decisiones necesarias.

Autor: Eduardo Horacio Quinn