ESTRUCTURA DE LOS INFORMES DE AUDITORA Y PRESENTACIN DE LOS HALLAZGOS

Mayo 2012

Econ. Adolfo Aponte Auditor Interno de CORPOELEC (E)

ESTRUCTURA DE LOS INFORMES DE AUDITORA

Ttulo de la Auditora 1. Aspectos Preliminares 1.1. Origen de la Auditora 1.2. Alcance 1.2.1. Perodo de la Auditora 1.2.2. reas Examinadas 1.2.3. Procesos y Actividades Evaluadas

1.2.4. Tipo de Anlisis (Exhaustivo o Selectivo)

1.2.5. Criterios Seleccin de Muestra 1.2.6. Limitaciones Encontradas 1.3. Objetivos Generales y Especficos 1.3.1. Objetivo General

Informe Preliminar

1.3.2. Objetivos Especficos

1.4. Enfoque 1.4.1. Conceptual, Normativa, Tcnica (reas medulares), Financiera, Presupuestaria y Econmica, entre otras.

ESTRUCTURA DE LOS INFORMES DE AUDITORA

1.5. Mtodos, Procedimientos y Tcnicas

1.5.1. Aspectos Metodolgicos y Operativos 1.5.2. Tcnicas de Investigacin y Procedimientos de Auditora

1.5.2.1. Verificacin Ocular

1.5.2.2. Verificacin Escrita 1.5.2.3. Verificacin Documental 1.5.2.4. Verificacin Fsica (Inspeccin)

2. Caractersticas Generales
2.1. Caractersticas Generales del Objeto Evaluado 2.1.1. Identificacin de la Unidad Evaluada 2.1.2. Estructura Organizativa

Informe Preliminar (Cont.)

2.1.3. Recursos Presupuestarios y Financieros

2.1.4. Caractersticas de los Aspectos o Procedimientos Evaluados

ESTRUCTURA DE LOS INFORMES DE AUDITORA

2.2. Marco Regulatorio 2.2.1. Normas legales y sublegales vigentes para el perodo evaluado 3. Observaciones Derivadas del Anlisis 3.1. Hallazgos por Objetivos 3.1.1. Condicin (Lo qu es) 3.1.2. Criterio (Lo que debe ser) 3.1.3. Causa (Por lo qu sucede) 3.1.3.1. Deficiencias en la Comunicacin 3.1.3.2. Falta de Conocimiento de los Requisitos 3.1.3.3. Negligencia o Descuido 3.1.3.4. Procedimientos Inadecuados o Inexistentes 3.1.3.5. Escasez de recursos humanos, materiales o financieros.

Informe Preliminar (Cont.)

ESTRUCTURA DE LOS INFORMES DE AUDITORA

3.1.3.6. Debilidades de Control que no permiten advertir oportunamente el problema 3.1.3.7. Falta de Delegacin de Autoridad 3.1.3.8. Falta de Capacitacin 3.1.3.9. Falta de Mecanismo de Seguimiento y Monitoreo

3.1.4. Efecto (Diferencia entre lo que es y lo que debe ser)

3.1.4.1. Uso antieconmico o ineficiente de los recursos humanos, materiales y financieros 3.1.4.2. Prdida de Ingresos Potenciales 3.1.4.3. Mayores Costos 3.1.4.4. Dao al Patrimonio Pblico 3.1.4.5. Incumplimiento de Disposiciones Legales 3.1.4.6. Inefectividad en el Trabajo 3.1.4.7. Gastos indebidos

Informe Preliminar (Cont.)

ESTRUCTURA DE LOS INFORMES DE AUDITORA

3.1.4.8. Informes o Registros poco tiles, poco

significativas o inexactos 3.1.4.9. Control inadecuado de recursos o actividades

3.2. Situaciones Favorables

3.2.1. Deber Reconocerse la Conformidad 4. Consideraciones Finales 4.1. Conclusin (Juicio Crtico)

Informe Preliminar (Cont.)

4.1.1. Relacionado al Objetivo y Alcance, sin ser

relatora de las observaciones 4.2. Recomendaciones (Medidas Propuestas) 4.2.1. Debe erradicar o corregir las causas de las

Informe Definitivo

desviaciones u omisiones determinadas

ESTRUCTURA DE LOS INFORMES DE AUDITORA

1. Elaboracin del Plan de Trabajo

Discusin de las Observaciones plasmadas en el Informe Preliminar, con la Unidad Auditada

Elaboracin del Informe Definitivo contentivo de las Conclusiones y Recomendaciones

Revisin del Plan de Acciones Correctivas, emitido por la Unidad Auditada

PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
1. Evaluacin Preliminar del rea a (Determinacin de los Riesgos)

Discusin de las Observaciones plasmadas en el Informe Preliminar, con la Unidad Auditada

Elaboracin del Informe Definitivo contentivo de las Conclusiones y Recomendaciones

Revisin del Plan de Acciones Correctivas, emitido por la Unidad Auditada

CONSTRUCIN DE LOS HALLAZGOS

CONDICION

LO QUE ES

CRITERIO CAUSA
LO QUE DEBE SER

EFECTO
POR QUE SUCEDIO DIFERENCIA ENTRE CONDICION Y CRITERIO

CONSTRUCIN DE LOS HALLAZGOS

Condicin

Criterio Opinin de la CGR

Causa

Efecto

Especificar Completar cita respecto Acreditar derivada de Cuantificar el () [la] ausencia de la normativa al Ley Contra la Corrupcin circunstancias deficiencias de de normas de mediante minutas, organizativas de control, debieron extremar dao producido al Ley Contra la Corrupcin modo, tiempo reenvo (Ej: actas, Normas Generales Control las precauciones para que daos noInterno se patrimonio de la Art. an 7. y (ms ) administrar y art. custodiar el losde produjeran y siLOCGR esto no podido hacerse, lo debido lugar en que 38 ) hubiere con memorandos o empresa, patrimonio pblico decencia, decoro, Art. 16.con () instruir procedimientos y dems Art. 19.nivel () los funcionarios ()expresado deben en BsF. es parte al funcionario superior y denunciar ocurrieron losdar y normativas cualquier otro probidad honradez ()de alcanzar trmites administrativos procurando su Ley Contra Corrupcin desempearse concorresponda.. arreglo las deficiencias organizativas a la quien hechos. finalidades (Cmo, internas. Ante la instrumento, las a principios KwH, o la con la mayor economa, eficacia simplificacin y respetando los principios de ticos y 38.455, demostrada capacidad tcnica e (Decisin Leopoldo del 09/06/2006, y Dnde), eficiencia Cundo y ausencia Lpez. deG.O causas que expresin que economa, celeridad, eficacia, objetividad, Art. 17. ( ) administrar los bienes y idoneidad enoriginaron el cumplimiento los corresponda, deberes Auto 29/10/2004) indicando las del imparcialidad, normas legales o elde de honestidad, transparencia, recursos pblicos con criterios de asignados unidades y cargos sublegales, acudir Efectuar procurando forma la tal que buena fe y confianza () hallazgo. racionalidad y eficiencia, pesuntamente a los Principios de comprobacin coincida con los disminucin del gasto y laen mejor utilizacin involucradas en el la Funcin Pblica campo de esta argumentos de los recursos disponibles en atencin a los dados proceso evaluado. para fortalecer el pblicos. informacin, en en el Informe. Los fines criterio. los casos que lo daos deben ser amerite. comprobables.

CONSTRUCIN DE LOS HALLAZGOS

Ejemplos de Estructuracin del Hallazgo de Auditora:

I. Falta de Documentos Correspondientes a la Etapa Contractual

CONSTRUCIN DE LOS HALLAZGOS

I. CONDICIN
(Lo qu es) Ejemplo:

Manera como se realiza la operacin; manejo de los recursos. Conformacin fsica de lo que estamos observando. Situacin real. Una condicin en un rea, puede ser la causa en otra.

Al practicarse la evaluacin de los expedientes, se observ la falta de documentos correspondientes a la Etapa Contractual, destacndose la ausencia de las Actas de Terminacin pertinentes, as como, los Planos (diagramas unifilares) de la obra; por lo que se solicit a la Unidad Administradora de Contrato de la Regin 00, tales documentos, siendo informados, a travs del memorando N 0000, que los mismos no han sido elaboradas en razn que se est a la espera del formal trmite administrativo para la culminacin de las obras

II. CRITERIO
(Lo que debe ser) Ejemplo:

Norma legal o sublegal Permite comparacin contra hechos para determinar desviaciones Son indicadores para medir resultados

Sobre estos particulares el punto 6.4 de la Norma Cadafe N 215-97 Actas de Inicio, Paralizacin, Reinicio, Terminacin, Aceptacin Provisional y Aceptacin Definitiva, vigente para el momento de ocurrencia de los hechos, establece lo siguiente: Toda Acta sea de Inicio, Paralizacin, Reinicio, terminacin, Aceptacin Provisional o Recepcin Definitiva deber reposar en el expediente que la Unidad Administradora del Contrato destina para cada contrato suscrito entre las partes a fin de evidenciar cualquier reclamo posterior En la actuacin fiscal practicada, no se observaron las Actas de Terminacin y Planos en los expedientes de los contratos de obras Nros. 000 y 000, por lo que no se aplican los criterios transcritos

III. CAUSA
(Por qu sucedi)

Ejemplo:

Generalmente implica inobservancia de aspectos jurdicos o normativos, desviacin de polticas o de estrategias, y el incumplimiento de objetivos y metas Tambin implica ineficiencia gerencial, fallas de delegacin, problemas de comunicacin, deficiente toma de decisiones y falta de controles.

De acuerdo con Minuta de Reunin suscrita con el Ing. XXXX, Coordinador de Obras de la Regin 00, se colige que los hechos descritos atienden a la falta de notificacin del contratista, acerca de la fecha estimada para la conclusin de los trabajos, a objeto de levantar y suscribir la respectiva Acta de Terminacin, lo cual produjo que no se suscribiera la mencionada Acta y consecuencialmente, no se archivara en los expedientes respectivos. Igualmente, aduce que la mencionada situacin atiende a la insuficiencia de personal para inspeccionar las obras lo cual dificulta su control.

IV. EFECTO
(Diferencia entre Condicin y Criterio)

Resultados derivados de la ejecucin de los procesos. Consecuencia positiva o negativa. Suelen ser cuantificables en trminos financieros o estadsticos. Diferencia entre criterio y condicin.

Ejemplo: La inexistencia de estos documentos en los expedientes respectivos, en medida alguna perturba el ejercicio posterior de las acciones correspondientes contra el contratista, en razn de no poder evidenciarse con certeza las fechas de culminacin de los trabajos para fundamentar un eventual reclamo o hacer efectiva la imposicin de las multas por atrasos, en los casos regulados en el documento principal del contrato.
Sobre estos particulares, vale destacar que de acuerdo con inspeccin fsica efectuada a las obras xxxx y zzzz, situadas en la poblacin de mmmm en el estado CCCC, se pudo constatar la total y absoluta culminacin de los trabajos, estando slo por suscribir las correspondientes actas.

Ejemplos de Estructuracin del Hallazgo de Auditora:

II. Suscripcin No Ajustada a la Verdad de Actas, Valuaciones y Documentos

I. CONDICIN
(Lo qu es) Ejemplo:

Manera como se realiza la operacin; manejo de los recursos. Conformacin fsica de lo que estamos observando. Situacin real. Una condicin en un rea, puede ser la causa en otra.

Al practicarse la inspeccin fsica de la obras xxx, se observ inconsistencia de cmputos mtricos en algunas partidas del presupuesto original del contrato, tales como: suministro y colocacin de pararrayos, cortacorrientes, puesta a tierra de los postes de transformacin y otros elementos de construccin, as como, deficiencia en el suministro y colocacin de posteadura de alta tensin; lo que determin que la obra en cuestin no estaba concluida en su totalidad; a pesar de encontrarse suscritas entre los representantes de CADAFE, existente para la fecha, y la empresa Contratista, las Actas de Terminacin y Aceptacin Provisional, Cuadro Final de Obra y Valuaciones con el 100% de ejecucin de la obra, que acreditan el cumplimiento total y satisfactorio de los trabajos, y sin detalles pendientes; trabajos stos que fueron cancelados el 11/03/2011, segn se desprende de listado de pagos realizados al contratista y ejecucin presupuestaria de la unidad administradora del contrato

II. CRITERIO
(Lo que debe ser)

Norma legal o de general aceptacin Permite comparacin contra hechos para determinar desviaciones Son indicadores para medir resultados

Ejemplo:
La situacin anterior no aplica el punto 7.4.3 de la Norma CADAFE N 215-97Actas de Inicio, Paralizacin, Reinicio, Terminacin, Aceptacin Provisional y Recepcin Definitiva, vigente para el momento de ocurrencia de los hechos, segn el cual El Representante Designado por la empresa deber comprobar en el sitio que los trabajos objeto del contrato estn total y satisfactoriamente terminados, de acuerdo con los planos, normas y especificaciones del mismo, antes de suscribir el Acta de Terminacin, fecha en que cesaran las eventuales multas. De igual manera, se aparta de la definicin de Acta de Aceptacin Provisional, dispuesta en el punto 5.1 de la mencionada norma; en el entendido que la inspeccin fsica a la obra analizada devel la existencia de detalles pendientes y el incumplimiento de los trabajos contratos; de manera tal que, en la elaboracin y suscripcin de las Actas de Terminacin, Valuacin nica, Cuadro Final de Obra y Aceptacin Provisional, no estaban satisfechos las condiciones previstas en las normativas internas, para su firma.

III. CAUSA
(Por qu sucedi)

Ejemplo:

Generalmente implica inobservancia de aspectos jurdicos o normativos, desviacin de polticas o de estrategias, y el incumplimiento de objetivos y metas Tambin implica ineficiencia gerencial, fallas de delegacin, problemas de comunicacin, deficiente toma de decisiones y falta de controles.

De acuerdo con Minuta de Reunin suscrita con el Ing. XXXX, Coordinador de Obras de la Regin 00 e Ingeniero Inspector de la misma, se colige que los hechos descritos atienden a la insuficiencia de personal en la zona para inspeccionar las obras lo cual se dificulta en virtud de la significativa extensin geogrfica que compone el Estado zzzzz y lo abrupto de sus terrenos, que llevaron al Ingeniero Inspector a suscribir tales documentos una vez que el Tcnico Fiscal aval las mismas, confiando en la labor realizada por ste ltimo, quien le haba asegurado que haba inspeccionado en sitio los trabajos y que se encontraban totalmente concluidos. Respecto a estos hechos, observa esta Comisin Auditora que de conformidad con el artculo XX del Reglamento de la Ley de Contrataciones Pblicas la obligacin de inspeccionar estos trabajos recaa sobre el Ingeniero Inspector.

IV. EFECTO
(Diferencia entre Condicin y Criterio)

Resultados derivados de la ejecucin de los procesos. Consecuencia positiva o negativa. Suelen ser cuantificables en trminos financieros o estadsticos. Diferencia entre criterio y condicin.

Ejemplo: Como consecuencia de la elaboracin y firma de estos documentos, se evidencia en el listado de pagos realizados al contratista y ejecucin presupuestaria de la unidad administradora del contrato, la cancelacin en forma indebida al contratista, de la suma de Bs. 0000, que corresponde al 60,00% del monto facturado por la empresa contratista y cancelado por CADAFE, hoy CORPOELEC, por conceptos que no se encontraban ejecutados a la fecha de la actuacin fiscal.

CONSTRUCIN DE LOS HALLAZGOS

Ejemplos de Estructuracin del Hallazgo de Auditora:

Tomados de la Contralora General de la Repblica

EJEMPLO N 1 (Tomado del Informe de Gestin 2007 de la CGR disponible en su Portal Web, caso: PDVSA Petrleo, S.A, Contratacin y Ejecucin de Obras en la Refinera El Palito). La Gerencia Tcnica de la REP, utiliza para la planificacin y ejecucin de los proyectos de inversin, los Lineamientos para la Evaluacin Econmica del Portafolio de Inversiones y Guas de Gerencia de Proyectos de Inversin de Capital; sin embargo, tales instrumentos a la fecha 23-04-2007, no se encontraban aprobados por las mximas autoridades de la empresa. Al respecto, en el artculo 22 de las Normas Generales de Control Interno (NGCI) Gaceta Oficial N 36.229 del 17-06-97, se seala que los manuales tcnicos y de procedimientos deben ser aprobados por las mximas autoridades jerrquicas de los organismos de las entidades. Lo expuesto tiene su origen en la ausencia de efectivos mecanismos de control interno que alerten a las mximas autoridades sobre este tipo de desviaciones, lo cual resta legalidad a los referidos instrumentos, al no cumplir con la formalidad de aprobacin establecida en la normativa.

EJEMPLO N 2
(Tomado del Informe de Gestin 2007 de la CGR disponible en su Portal Web, caso: PDVSA Petrleo, S.A, Contratacin y Ejecucin de Obras en la Refinera El Palito).

En 6 de los 7 expedientes seleccionados y revisados (85,71%) se constat la aplicacin del procedimiento excepcional de adjudicacin directa, cuyo acto motivado se fundament en el numeral 8 del artculo 88, previsto en la Ley de Licitaciones (LL), Gaceta Oficial N 5.556 Extraordinario de fecha 13-11-2001, referido a que se proceder por esa va si se trata de obras o bienes regulados por contratos resueltos o rescindidos y el retardo por la apertura de un nuevo procedimiento licitatorio pudieren resultar perjuicios para el ente contratante; no obstante, se determin mediante la revisin y anlisis de la documentacin del proceso, que a pesar de la situacin extraordinaria invocada por las autoridades, los mencionados contratos fueron suscritos por las REP en fechas que comprenden desde 04-04-2005 al 31-12-2006, es decir, entre 8 y 16 meses despus de la fecha de emisin del mencionado acto motivado (09-09-2004); tiempo que resultaba suficiente para realizar el procedimiento competitivo de licitacin selectiva previsto en el artculo 72 de la LL, en virtud que los montos de las contrataciones oscilaban entre 1.100 y 11.000 unidades tributarias (UT) . Este hecho refleja debilidades en el proceso de planificacin de las inversiones de la REP, lo que deriva en el incremento de los costos y la disminucin de la eficacia en las operaciones administrativas.

EJEMPLO N 3
(Tomado del Informe de Gestin 2007 de la CGR disponible en su Portal Web, caso: PDVSA Petrleo, S.A, Cumplimiento de Normativa en materia de Mantenimiento). A junio de 2006, no se encontraba activo el programa de mantenimiento preventivo (Mdulo PM), contenido en el Sistema de Aplicaciones y Productos (SAP); siendo que los registros de informacin atinentes a la planificacin del mantenimiento preventivo de las maquinarias y equipos de la REP, eran llevados de manera manual por el personal de la Superintendencia de Mantenimiento Preventivo, lo cual denota debilidades en los sistemas de control interno empleados por el complejo refinador, en atencin al contenido del artculo 3 de las NGCI, el cual seala que cada entidad debe organizar la exactitud, cabalidad y veracidad de su informacin administrativa, presupuestaria y tcnica. En este sentido, la aplicacin de un mecanismo de tipo manual, no exento de errores humanos para llevar el control de actividades sensibles e importantes como el mantenimiento preventivo en una instalacin altamente compleja, no garantiza la exactitud, cabalidad y veracidad de la informacin.

EJEMPLO N 4 (Tomado del Informe de Gestin 2007 de la CGR disponible en su Portal Web, caso: PDVSA Petrleo, S.A, Cumplimiento de Normativa en materia de Mantenimiento). En la inspeccin realizada el 31-05-2006 a las instalaciones de la planta de Destilacin y Especialidades, se evidenci que los tubulares del intercambiador de calor E-2001 se encontraban daados, razn por la cual la unidad de Reformacin Cataltica (PTR) estaba fuera de servicio, en inobservancia al contenido del artculo 9 de la Ley Sobre Conservacin y Mantenimiento de Obras e Instalaciones Pblicas (Gaceta Oficial N 33.257 del 03-071985), que establece: los organismos sujetos a la presente Ley, tendrn a su cargo y bajo su inmediata responsabilidad las gestiones permanentes de conservacin y mantenimiento de las obras, edificaciones, equipos y dems instalaciones o bienes a ellos adscritos o que le sean propios, tal situacin se origin debido a debilidades de los sistemas de mantenimiento de la maquinaria y equipos de la refinera, lo que ocasion que desde el momento del accidente a la citada fecha, no se produjera nafta reformada e hidrgeno (H2), insumo bsico para la elaboracin de gasolinas, adems de afectar la produccin de benceno, tolueno y xileno, en la unidad de BTX (benceno, toluenos y xileno), por cuanto esa planta debi operar con nafta reformada proveniente de la Refinera Puerto La Cruz.