Planificación MS Project cerco perimétrico

Planificacin de Proyectos con MS Project
Diplomado en Gerencia de la Construccin
El Proyecto
Descripcin La obra que servir de base para el presente ejercicio es un cerco perimtrico de 100m de longitud, y la construccin por ejecutar incluye la excavacin de zanjas, el vaciado de cimientos y sobrecimientos, el asentado de muros y el vaciado de vigas y columnas de amarre.
El Proyecto
Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT)

La EDT es la herramienta bsica de planificacin y anlisis con que respondemos a las preguntas : Qu es lo que se quiere conseguir ? Cual es la relacin jerrquica entre los distintos trabajos? La idea bsica del EDT es la divisin del Proyecto en grandes grupos de trabajo y, estos a su vez divididos en tareas, las cuales se dividirn en subtareas y as sucesivamente.

El trabajo a efectuar puede subdividirse tantas veces como convenga, hasta llegar al tamao de tarea ms conveniente. El tamao de final de tarea elegido, debe ser lo suficiente pequeo como para permitir su adecuado control y visibilidad sin necesidad de crear complicados y costosos sistemas de control.

El EDT Es una herramienta para el control y la gestin de proyectos , que sirve para definir exactamente las tareas a efectuar y el producto a producir en cada una de ellas, en la consideracin de que la suma de todas las entregas (outputs), conllevar a la consecucin del Proyecto.
Criterios para el desarrollo de la estructura de descomposicin del trabajo (EDT) La EDT y la descripcin del trabajo a efectuar debe ser fcil de entender La divisin de las tareas no debe hacerse lo ms pequea posible de una manera arbitraria. Debe tener suficiente contenido y peso dentro del contexto total como para tener una significativa contribucin al proyecto. La EDT puede considerarse como los hitos visibles, medibles y tangibles del proyecto. Las tareas deben tener claramente programadas las fechas de inicio y terminacin. La EDT no tiene porqu tener el mismo nmero de niveles en todos los proyectos.
Criterios para el desarrollo de la estructura de descomposicin del trabajo (EDT) Las tareas situadas en el nivel ms bajo del EDT Son los llamados Paquetes de Trabajo Las tareas deben tener claramente programadas las fechas de inicio y terminacin La EDT no tiene porqu tener el mismo nmero de niveles en todos los proyectos Las tareas situadas en el nivel ms bajo del EDT son los llamados Paquetes de Trabajo
Preparacin de la EDT
La EDT se inicia subdividiendo o descomponiendo el objetivo del Proyecto en bloques sucesivos de trabajo, hasta alcanzar el nivel ms pequeo. Esta estructura de rbol descompone las tareas a realizar en tareas ms manejables e independientes , las cuales son asignadas a varios especiales quienes son los responsables de su finalizacin.
Estructura de Descomposicin de Trabajos WBS (Work Breakdown Structure)

Estructura outline
Primer nivel
Diagrama en rbol
1. Actividad 1.1 Activ. 1.1. A Activ 1.1. B Activ 1.2 Activ. 2. Actividad
Activ. 1
Activ. 2
Activ. 1.1
Activ. 1.2
Activ. 1.1. A
Activ. 1.1. B
La descomposicin puede realizarse de mltiples formas dependiendo del nfasis e interpretacin que se quiera dar a los distintos nivels
Estructura de Descomposicin del Trabajo
C ER C O PER IM ET R IC O L=10 0 M
M OVIM IENTO DE TIERRAS
COLUM NAS
ALBAILERIA
EXCAVACION PARA CIM IENTOS HASTA 1.00 M T TERRENO NORM AL MO
RELLENO CON M ATERIAL PROPIO
ELIM INACION CON TRANSPORTE (CARGUIO A M ANO) REN.=25 M 3/DIA MO
CONCRETO EN COLUM NAS F'C=175 KG/CM 2
ENCOFRADO Y DESENCOFR ADO NORM AL EN COLUM NAS MO MA EQ
ACERO ESTRUCTUR AL TRABAJADO PARA COLUM NAS MO MA EQ
M URO SOGA 1 CARAV. LADR. SILCALC. KK AM ARRE CON CEM -CA MO MA EQ
MO
MO MA
EQ
EQ
CONCRETO SIM PLE ENCOFRADO Y DEDESENCOF RADO SOBRECIM IE NTO HASTA 0.30 M T
VIGAS
CIM IENTOS CORRIDOS M EZCLA 1:10 CEM ENTOHORM IGON 30%PIEDRA
CONCRETO 1:8+25%P.M . PARA SOBRECIM IE NTOS
CONCRETO EN VIGAS F'C=175 KG/CM 2
ENCOFRADO Y DESENCOFR ADO NORM AL EN VIGAS
ACERO ESTRUCTUR AL TRABAJADO PARA VIGAS Y DINTELES
MO
MO
MO
MO
MO
MO
MA
MA
MA
MA
MA
MA
EQ
EQ
EQ
EQ
EQ
EQ
El Proyecto
Presupuesto del Proyecto
En la pgina siguiente aparece el presupuesto inicial de la obra en un formato convencional. Las actividades aparecen organizadas en partidas, y para cada una de ellas existe un metrado de obra, un valor unitario y un valor total. El presupuesto incluye tambin totales a nivel de captulo y un total general.
PRESUPUESTO
OBRA LUGAR FECHA Partida 01.00.00 01.02.00 CERCO PERIMETRICO L=100M SURCO MAYO DE 2001 Descripcin MOVIMIENTO DE TIERRAS EXCAVACION PARA CIMIENTOS HASTA 1.00 MT TERRENO NORMAL RELLENO CON MATERIAL PROPIO ELIMINACION CON TRANSPORTE (CARGUIO A MANO) REN.=25 M3/DIA CONCRETO SIMPLE CIMIENTOS CORRIDOS MEZCLA 1:10 CEMENTOHORMIGON 30% PIEDRA ENCOFRADO Y DEDESENCOFRADO SOBRECIMIENTO HASTA 0.30 MT CONCRETO 1:8+25% P.M. PARA SOBRECIMIENTOS COLUMNAS CONCRETO EN COLUMNAS F'C=175 KG/CM2 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN COLUMNAS ACERO ESTRUCTURAL TRABAJADO PARA COLUMNAS VIGAS CONCRETO EN VIGAS F'C=175 KG/CM2 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN VIGAS ACERO ESTRUCTURAL TRABAJADO PARA VIGAS Y DINTELES ALBAILERIA MURO SOGA 1 CARAV. LADR. SIL-CALC. KK AMARRE CON CEM-C-A COSTO DIRECTO GASTOS GENERALES UTILIDAD COSTO TOTAL IGV PRESUPUESTO TOTAL
Unidad M3 M3 M3
Metrado 60.00 9.00 54.30
Precio 16.07 25.72 49.28
Parcial 964.20 231.48 2,675.90
Subtotal
Presupuesto
01.03.00 01.04.00 02.00.00 02.01.00 02.02.00 02.03.00 03.01.00 03.01.01 03.01.02 03.01.03 03.02.00 03.02.01 03.02.02 03.02.03 04.00.00 04.02.00
3,871.58
M3 M2 M3. M3 M2 KG. M3 M2 KG.
48.00 80.00 7.50 1.80 24.00 405.58 3.75 50.00 150.38
104.79 22.75 148.56 294.37 29.76 1.97 222.25 38.67 1.97
5,029.92 1,820.00 1,114.20 529.87 714.24 798.99 833.44 1,933.50 296.25 10,007.22
3,063.19
M2
203.00
38.15
7,744.45
7,744.45
15.00% 10.00% 19%
24,686.44 3,702.97 2,468.64 30,858.05 5,863.03 36,721.08
24,686.44 3,702.97 2,468.64 30,858.05 5,863.03 36,721.08
Datos generales del proyecto

Ser necesario definir algunos elementos que se aplican al proyecto completo tales como el calendario, parmetros generales, nombre y otros.
Calendario
El calendario base de un proyecto establece los siguientes elementos: Semana estndar de trabajo. Cules das son hbiles y cules no para TODAS las semanas del proyecto. Da estndar de trabajo. Horario de trabajo hasta de tres jornadas por da. Excepciones de calendario. Das festivos diferentes a los definidos como no hbiles en la semana estndar, horarios especiales para todo el proyecto.
Calendario
Project ofrece como base un calendario denominado "Estndar", en el que se definen algunos de los elementos anteriores y que no necesariamente coinciden con los que vamos a aplicar en el proyecto, tales como los horarios de trabajo, los festivos, etc.; por este motivo, siempre se define un calendario nuevo para el proyecto. Para definirlo se utiliza la opcin Herramientas - Cambiar calendario laboral , que abre la siguiente pantalla:
Calendario
Dentro de esta pantalla se debe crear un calendario nuevo para as mantener intactas las definiciones originales del Estndar de Project, oprimiendo el botn Nuevo... para mostrar la siguiente ventana:
Se define un nombre para el calendario (el nombre de la empresa o del proyecto, por ejemplo), se escoge el calendario preexistente Estndar en la casilla Hacer una copia del calendario y se presiona Aceptar para regresar a la pantalla anterior, en donde se determinan las definiciones faltantes.
Calendario
Semana estndar Para marcar un da como hbil o no hbil durante todo el tiempo, se hace clic sobre el nombre del da para sombrear toda la columna; luego, se marca en el botn correspondiente si se trata de un perodo No laborable, Laborable o Predeterminado segn el calendario vigente (el Estndar). Da estndar. Para definir el horario para todos los das laborables, se marcan los nombres de los das arrastrando el cursor sobre ellos para sombrearlos. Cuando se haya completado el sombreo, se llenan los campos de los turnos o jornadas con las horas especficas. Excepciones de calendario Se coloca el cursor sobre el da en el que se presenta algo especial. Marcado el da puede definirse como laborable, no laborable o predeterminado o definir un horario especial si se desea.
Calendario
Opciones especiales Al oprimir el botn de Opciones, el programa nos lleva directamente a las fichas de configuracin, dejando activa la correspondiente al calendario. La figura siguiente muestra la ficha activa:
Calendario
Indicar en esta ficha si la semana inicia en domingo o lunes. Project asumir el da indicado como el nmero uno de la semana (importante en proyectos donde se quiere independizar el Gantt de las fechas). Igualmente indicar el mes en que inicia el ao contable. Importante para reportes posteriores de caja y auditora. Las horas predeterminadas de entrada y salida sern las que Project asuma si no se especifican otras. Es decir, se asignarn esas horas para iniciar y terminar una jornada laboral. Ajstelas segn los horarios de trabajo; si no se hace, habr necesidad de un engorroso ajuste manual posterior. Longitudes de jornada laboral y semana laboral. Independiente de los horarios dados en los calendarios, Project usar estos dos datos para todos sus clculos internos, especialmente para asignacin de recursos y control de costos y trabajo. Es importante ser consistente con las definiciones que se hicieron en el calendario, pues Project NO verifica estos datos.
Opciones generales del proyecto

En el men Archivo - Propiedades se encuentra la ficha Resumen, donde podemos dar unos datos que Project usar continuamente como predeterminados en encabezados de reportes, pantallas, grficos, etc. Los diferentes campos de esta ficha se diligencian as:
Ttulo: Nombre del proyecto, que aparece en todos los informes y reportes Asunto: Un elemento til para la clasificacin del proyecto dentro del ambiente de la empresa. Autor: Persona que ha creado el proyecto. Responsable: Generalmente el nombre del Gerente de Proyecto. Organizacin: Nombre de la empresa. Categora, Palabras clave, Comentarios y Base del Hipervnculo son campos de uso opcional, tiles para clasificaciones y bsquedas mediante la herramientas avanzadas de bsqueda de Windows. Guardar imagen preliminar: marque la casilla. No consume mucho espacio y es de mucha ayuda para la bsqueda en el disco. Presione Aceptar para terminar. Diplomado en Gerencia de la Construccin
Informacin General del Proyecto

Utilice la opcin Proyecto - Informacin del proyecto para abrir el cuadro que contiene la informacin general del proyecto:
En el campo Programar a partir de se determina si el proyecto se debe programar a partir de la Fecha de comienzo (para que todas las actividades se ejecuten ASAP, tan pronto sea posible) o de la Fecha de fin de proyecto (cada actividad se programar ALAP, que significa tan tarde como sea posible) y, dependiendo de la escogencia, se activan los campos Fecha de comienzo o Fecha de fin para digitar la fecha respectiva. El campo Fecha de estado (Project 98) contiene la fecha que el programa tiene en cuenta para sus clculos de cierre de reportes. Si no se escribe una, asume la del campo Fecha de hoy. El campo Fecha de Hoy contiene la fecha del computador y no es necesario variarlo. En el campo Calendario , de la lista desplegable se escoge el que se asigna como calendario base del proyecto; en nuestro caso asignaremos el calendario denominado Bodega Central que creamos en un procedimiento anterior. Presione Aceptar para completar la informacin. Diplomado en Gerencia de la Construccin
Grabacin del archivo

Una vez definido lo anterior, el archivo debe ser llevado al disco. Use la opcin Archivo - Guardar Como.. para abrir el cuadro de control de archivos de Windows, y all defina la carpeta y nombre que se va a dar al archivo del proyecto.
CALCULO DE LA DURACIN DE CADA PARTIDA
Duracin de las Partidas
OBRA LUGAR FECHA Partida 01.00.00 01.02.00 01.03.00 01.04.00 02.00.00 02.01.00 02.02.00 02.03.00 03.01.00 03.01.01 03.01.02 03.01.03 03.02.00 03.02.01 03.02.02 03.02.03 04.00.00 04.02.00
CERCO PERIMETRICO L=100M SURCO MAYO DE 2001 Descripcin MOVIMIENTO DE TIERRAS EXCAVACION PARA CIMIENTOS HASTA 1.00 MT TERRENO NORMAL RELLENO CON MATERIAL PROPIO ELIMINACION CON TRANSPORTE (CARGUIO A MANO) REN.=25 M3/DIA CONCRETO SIMPLE CIMIENTOS CORRIDOS MEZCLA 1:10 CEMENTOHORMIGON 30% PIEDRA ENCOFRADO Y DEDESENCOFRADO SOBRECIMIENTO HASTA 0.30 MT CONCRETO 1:8+25% P.M. PARA SOBRECIMIENTOS COLUMNAS CONCRETO EN COLUMNAS F'C=175 KG/CM2 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN COLUMNAS ACERO ESTRUCTURAL TRABAJADO PARA COLUMNAS VIGAS CONCRETO EN VIGAS F'C=175 KG/CM2 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN VIGAS ACERO ESTRUCTURAL TRABAJADO PARA VIGAS Y DINTELES ALBAILERIA MURO SOGA 1 CARAV. LADR. SIL-CALC. KK AMARRE CON CEM-C-A
Unidad M3 M3 M3
Metrado 60.00 9.00 54.30
Rend 4.00 2.50 25.00
Cuad 1.00 1.00 1.00
Duracin 15.00 3.60 2.17
M3 M2 M3.
48.00 80.00 7.50
25.00 16.00 12.50
1.00 1.00 1.00
1.92 5.00 0.60
M3 M2 KG.
1.80 24.00
10.00 8.00
1.00 1.00 1.00
0.18 3.00 1.16
405.58 350.00
M3 M2 KG.
3.75 50.00
24.00 8.50
1.00 1.00 1.00
0.16 5.88 0.43
150.38 350.00
M2
203.00
7.80
1.00
26.03
Ajuste de duraciones y dependencia de actividades
Relaciones de dependencia
El siguiente paso consiste en establecer la secuencia de ejecucin de las actividades, para lo cual debe tenerse en cuenta:
Necesidades de tipo tcnico que obligan a que una determinada actividad no pueda realizarse antes de que otra termine o haya avanzado una cantidad determinada. Necesidades de recursos que obligan a que dos actividades que usan el mismo recurso NO sucedan simultneamente o que una actividad est limitada a suceder dentro de un intervalo de tiempo especfico en que el recurso est disponible. Necesidades externas al proyecto tales como disponibilidad de dinero, aprobacin de licencias o permisos por entes ajenos a la empresa y similares, que obligan a que una actividad o grupo de actividades est sujeta a una fecha especfica de iniciacin. Cualquier otro elemento interno o externo que obligue a colocar dependencias, intervalos definidos entre tareas o fechas especficas que fijen una actividad en el tiempo.
Es recomendable ejecutar manualmente un borrador de las secuencias antes de introducirlo a Project para identificar claramente las relaciones entre las actividades y facilitar el trabajo posterior. Para enlazar dos actividades seguidas coloque el cursor sobre la actividad predecesora, haga clic para sombrearla, mantenga el botn del ratn presionado, arrastrelo para sombrear la actividad siguiente y termine haciendo clic sobre la herramienta de encadenar.
Para encadenar varias actividades seguidas pueden sombrearse todas arrastrando el ratn sobre ellas con el botn presionado y luego encadenar mediante la herramienta. Si las actividades no estn seguidas, coloque el cursor sobre la actividad predecesora, haga clic para sombrearla, desplace el Gantt hasta encontrar la actividad sucesora, presione la tecla CTRL y con ella presionada, haga clic sobre la actividad y termine presionando la herramienta de enlazar.
El diagrama de Gantt aparece as despus del encadenamiento:
Ntese que la relacin entre las actividades es de tipo Fin-Comienzo (F-C), de tal manera que la predecesora debe terminar para que empiece la sucesora. Debe notarse tambin que Project asume como predecesora a la primera actividad escogida.
El proyecto que nos ocupa, luego de enlazar todas las actividades de forma predeterminada, se muestra de la siguiente forma: Debe anotarse que las actividades resumen no estn encadenadas, pues ello no tendra sentido. Project se encargar de recalcularlas cada vez que se introduzca una variacin en las subordinadas.
Ajuste de dependencias
Despus de enlazadas las actividades es posible ajustar los enlaces utilizando los cuatro tipos de dependencia que acepta Project: F - C o Fin - Comienzo. La actividad predecesora debe terminar antes de iniciar la sucesora. F - F o Fin - Fin. La actividad predecesora y la sucesora deben terminar simultneamente. C - C o Comienzo - Comienzo. Las actividades enlazadas deben comenzar simultneamente. C - F o Comienzo - Fin. El fin de la actividad sucesora debe estar en lnea con el comienzo de la predecesora. El enlace predeterminado es el tipo F - C.
Adicionalmente, Project permite colocar traslapes y holguras dentro de las dependencias, que pueden medirse en las mismas unidades de duracin o en porcentaje de la actividad predecesora. Para modificar las relaciones de dependencia creadas anteriormente (todas son del tipo F C, sin traslapes ni holguras), sitese en el diagrama de Gantt sobre una flecha de relacin entre dos actividades y haga doble clic en ella para abrir el siguiente cuadro:
La relacin aparece ahora descrita en el cuadro; la actividad predecesora aparece luego de la palabra De:, la sucesora luego de Con:, el tipo de relacin tiene una lista desplegable que muestra los cuatro tipos posibles; en al campo Posposicin: se escribe un nmero positivo si se quiere desplazar la actividad sucesora hacia adelante en el tiempo o negativo si se quiere desplazar hacia atrs. Por ejemplo, -5d hara que el comienzo de la sucesora se efectuara cinco das antes del fin de la predecesora y +5d llevara el comienzo de la sucesora cinco das hbiles despus del fin de la predecesora. Si en este cuadro se escriben porcentajes, estos se refieren siempre a la tarea predecesora; por ejemplo, un 30% retardar el inicio de la sucesora un lapso de tiempo igual al 30% de la duracin de la predecesora; un -40% har que la sucesora inicie cuando la predecesora est en el 60% de avance y le falta un 40% para finalizar. Los ajustes que se hagan en este paso deben estar juiciosamente estudiados con base en las restricciones tcnicas y financieras del proyecto. Es lgico que la definicin de traslapes acorta la duracin del proyecto; sin embargo, debemos cuidarnos de abusar de esta posibilidad que, en la mayora de los casos, trae como consecuencia la sobreasignacin de recursos.
Definicin, Asignacin y Nivelacin de Recursos

Tanto si el proyecto recibi los datos desde Excel como si se trata de un proyecto que parti desde un archivo vaco de Project, ser necesario definir nuevos recursos y asignarlos a las diferentes actividades.
Definicin de recursos
Un recurso es cualquier elemento que debamos utilizar para realizar una tarea, que es limitado en cantidad y que afecta la programacin del proyecto. La forma ms rpida de definir recursos es mediante el uso de la hoja de recursos, que recibe todos los datos bsicos en una sola vista. Para obtener la hoja de recursos use el men Ver - Hoja de recursos, que colocar la siguiente vista en la pantalla:
En esta hoja se digitan cada uno de los componentes de la definicin de un recurso, con un manejo similar al de una hoja Excel. Los datos son los siguientes:
Nombre del recurso. Un nombre descriptivo hasta de 40 caracteres. Iniciales. Project sugiere las letras iniciales del nombre. El campo es opcional y puede usarse para bsquedas y clasificaciones ms rpidas. Grupo. Informacin opcional que sirve para definir grupos de recursos con el fin de generar informes por dichos grupos. Pueden ser centros de costo, divisiones de la empresa y similares. Capacidad mxima. El nmero mximo de unidades del recurso que la empresa tiene disponibles. El campo es requerido; si no se llena se asume uno. Tasa estndar. Valor pagado al recurso por unidad de tiempo normal de trabajo. La unidad de tiempo puede ser cualquiera de las vlidas adems de "a" para pago por ao. Tasa hora extra. Valor pagado al recurso por horas extras trabajadas. Se define igual al anterior. Costo/uso. Valor fijo que se paga al recurso por el hecho de utilizarlo. Un recurso puede tener los tres valores. Acumular. Forma como se har el asiento contable del costo causado por el recurso. Puede sentarse el costo total al inicio de la tarea, al final de la misma o prorrateado a medida que la tarea avanza. Calendario base. Calendario de disponibilidad del recurso. Cada recurso puede tener su calendario propio, que se define igual al calendario base del proyecto. Si no se especifica uno, asume el del proyecto. Cdigo. Campo opcional, puede recibir cualquier codificacin que se desee. til para clasificar recurso, informes, etc.
Tal como se recomend atrs para encadenar actividades, antes de ingresar los recursos a Project es conveniente elaborar un esquema de borrador para ahorrar tiempo de trabajo. En el caso de nuestra bodega se adicionarn los recursos de tipo administrativo que se incluirn en las tareas insertadas al inicio del proyecto. La hoja de recursos del proyecto se muestra en la figura siguiente:
En esta hoja se adicionaron los siguientes recursos: a) Residente de Obra con una asignacin de $ 300.000 por semana b) Inspector de $ 200.000 semanales. c) Celador - Almacenista de $ 150.000 semana. d) Equipos e instalaciones por valor total de $ 750.000, cantidad que se coloca en la casilla Costo por Uso del recurso. Las entradas en la columna Grupo son opcionales, y en nuestro ejemplo se usan para diferenciar los recursos de Mano de Obra, Administrativos y Equipos.
Asignacin de recursos
Los recursos deben ser asignados a las tareas correspondientes con el fin de que Project pueda controlarlos, y aunque existen varias formas para hacerlo, la ms fcil es usar la herramienta Asignacin de recursos dentro del diagrama de Gantt,.
Asignacin Inicial
Para asignar un recurso a una actividad especfica, se coloca el cursor sobre la actividad a trabajar y se presiona el botn de la herramienta de asignacin
para invocar el formulario de asignacin de recursos:
Asignacin inicial
En este formulario aparecen todos los recursos que existen en el proyecto; si la actividad marcada ya tiene algo asignado, el recurso correspondiente aparecer con una marca de chequeo en la columna izquierda del formulario y un nmero, que indica la cantidad de unidades asignadas, en la columna de la derecha. Si se quiere asignar un nuevo recurso, se marca ste con el ratn sobre el botn de chequeo, lo que transformar el cursor en una flecha acompaada de una cara. Manteniendo presionado el botn, se arrastra el ratn hasta marcar la actividad en la que se va a asignar y se suelta, con lo cual automticamente se le asigna una unidad del recurso. Para cambiar la cantidad asignada, lleve el puntero del ratn hasta el campo correspondiente al frente del nombre del recurso y digite la cantidad, que puede ser menor que la unidad para asignar menos del 100% del tiempo del recurso. Tambin es posible entrar un nmero mayor que la capacidad mxima del recurso. Debe tenerse en cuenta que si el proyecto maneja tareas cuya duracin depende de los recursos, una primera asignacin asume que la duracin dada a la tarea era la justa para esta asignacin, de modo que la duracin de la tarea no se modifica. Si luego de esta asignacin se modifica la cantidad de recurso asignado, y es ste el recurso que est controlando la duracin, sta ser ajustada al nuevo clculo.
Ajuste de recursos y otras formas de asignar

Luego de una primera asignacin, es posible ajustar las cantidades y los recursos asignados a cada una de las tareas, y la mejor forma de hacerlo es colocar el cursor sobre la tarea y hacer doble clic sobre su nombre para solicitar el Formulario de Informacin acerca de la tarea que aparece enseguida:

Si se activa la ficha Recursos aparece el siguiente formulario, dentro del cual existe un botn para desplegar la lista de recursos disponibles, escoger all uno cualquiera con el ratn y asignarlo a la actividad.

De esta forma se hace rpidamente el cambio de un recurso por otro. Para cambiar la cantidad basta posicionar el cursor sobre el campo correspondiente y entrar la nueva cantidad. En la parte inferior del formulario podemos cambiar el tipo de duracin entre Dependiente de recursos y Duracin fija. Si se mantiene la dependencia de recursos y las cantidades asignadas se cambian, Project revisar toda la tarea y ajustar la duracin a la nueva disponibilidad de recursos.

En la tabla de datos del diagrama de Gantt tambin es posible ajustar los recursos, pues la ltima columna de la tabla contiene la informacin de los recursos asignados a cada tarea. All los nombres aparecen seguidos, separados por comas, y si la asignacin es diferente a la unidad se coloca el nmero de unidades asignado entre parntesis cuadrados despus del nombre del recurso.
Ntese que al colocar el cursor encima del campo tambin estar disponible la lnea de edicin para el nombre y el correspondiente botn para desplegar la lista. Puede escoger un recurso de la lista, colocar la coma de separacin y escoger el siguiente.
Nivelacin de recursos
El resultado de todo el trabajo anterior es la asignacin completa de los recursos que consideramos necesarios para ejecutar cada una de las tareas. Es posible, y muy probable, que algn recurso haya quedado asignado con un trabajo mayor a su disponibilidad -Sobreasignacin de Recursos- , cosa que Project no objeta pero si avisa de su existencia colocando en la Barra de Estado un mensaje que dice "Redist: nnn", donde nnn ser el nombre del ltimo recurso que encontr sobreasignado. La nivelacin consiste en redistribuir las tareas en el tiempo con el fin de eliminar la sobreasignacin, y la mejor forma es tratar de hacerlo manualmente, para lo cual se cuenta con varias herramientas.
En primer lugar es necesario conocer la ruta crtica del proyecto ya que no nos ser posible mover tareas que se encuentren dentro de ella, as que active la opcin Ver - Ms presentaciones... , que muestra el siguiente cuadro:
Escoja en la lista Gantt detallado y presione el botn Activar para que aparezca el nuevo diagrama, cambiele su dimensin utilizando Ver - Zoom, escoja Proyecto completo y presione Aceptar. El nuevo diagrama de Gantt que aparece tiene las tareas crticas sealadas en color rojo.
Ahora necesitamos ver la asignacin de recursos a cada tarea, para lo cual se divide en dos la ventana de Project utilizando Ventana Dividir,, que muestra el Gantt en la mitad superior de la pantalla y el formulario de recursos en la inferior.
Coloque el cursor en cualquier sitio de la mitad inferior y haga clic para fijarlo a esta ventana. Acto seguido, llame la opcin Ver - Grfico de recursos para ver en la ventana inferior un histograma que muestra la asignacin de recursos para la tarea seleccionada en la vista de Gantt, utilizando barras azules para la asignacin normal y barras rojas para la sobreasignacin. La combinacin de vistas nos permitir estudiar con todo cuidado los problemas de asignacin existentes para poder tomar los correctivos necesarios.
Si se presenta una situacin como la anterior , las siguientes pueden ser las decisiones a tomar para controlarla:
Subir la capacidad mxima del recurso, lo cual implica mayores costos de contratacin de personal o adquisicin de ms equipo. Cambiar un recurso por otro. Permitido en caso de recursos equivalentes, normalmente es una buena solucin que no afecta los costos del proyecto. Permitir horas extras. Para autorizar horas extras en la ejecucin de una tarea, posicione el cursor en la ventana inferior, vaya el men Ver - Ms presentaciones y elija Formulario de tareas, Formulario Detalles de tarea o Formulario Nombre de tarea. Cuando tenga en pantalla el formulario escogido vaya a Detalles en el men Formato y elija all Trabajo de recursos. El formulario mostrado tendr una columna para definir las horas extras permitidas en cada tarea y por cada recurso (note que Project no asigna horas extras de forma automtica).
Mover las actividades que presenten problema. Puede mover las actividades que presenten holgura, dentro de la holgura calculada por Project. Si se mueven las actividades crticas o las no crticas por fuera de sus holguras, se afectar la fecha de finalizacin del proyecto. Usar la herramienta de nivelacin automtica: Herramientas - Redistribur recursos, que presenta este cuadro:
Esta herramienta trata de hacer una redistribucin con base en una buena cantidad de apreciaciones y anlisis: primero revisa TODOS los recursos existentes y cuando encuentra uno con sobreasignacin, determina las tareas que lo usan, examina su situacin dentro del programa y, cuando sea posible, desplaza alguna de ellas para mejorar la distribucin del tiempo de los recursos. Si se marca la casilla Retraso sin consecuencias, Project limitar el movimiento de actividades a las no crticas y dentro de la holgura permitida. Si no se marca, podr mover inclusive tareas crticas, afectando con ello la fecha de fin de proyecto. El orden en que Project analiza las tareas puede ser por Nmero nico de identificacin, en orden Estndar -en el cual analiza predecesoras, holguras y fechas para determinar cual mueve- y Prioridad, estndar, que usa primero el campo de prioridad y luego los criterios estndares.
Project no mueve actividades que tengan fechas fijas en el proyecto, que tengan lleno el campo de fecha real de comienzo (, es decir que estn en proceso) o las que tengan "No redistribuir" en el campo de prioridad. Tampoco es posible hacer una redistribucin automtica para proyectos programados en funcin de la fecha de finalizacin, pues las tareas estn all programadas lo ms tarde posible y no ser posible retrasarlas ms para ajustar recursos. Si la redistribucin efectuada no es satisfactoria, puede llamarse nuevamente el comando y oprimir Borrar redistribucin... Recuerde que esta herramienta es una ayuda para la toma de decisiones y no produce necesariamente la mejor solucin al problema de los recursos. Las decisiones de tipo administrativo sern siempre del Gerente del Proyecto.
Primeros informes
En este momento debemos imprimir nuestra primera serie de informes con el fin de verificar que todo el proyecto se comporta como realmente lo necesitamos. Estos informes iniciales, sern tomados de la galera de informes de Project, que tiene cinco secciones: Informes generales Informes de actividades actuales Informes de costos Informes de asignaciones de recursos Informes de carga de trabajo
Primeros informes
Para obtener esta galera se activa la opcin Ver - Informes:
Al escoger alguno de los grupos aparecen los iconos correspondientes a los informes que contiene, tal como puede verse enseguida para los informes generales
Primeros informes
Seleccione con el cursor el informe que desee y presione Seleccionar para que Project muestre la vista previa del mismo y un men de control para enviarlo a la impresora o a un archivo magntico. Los informes que normalmente se imprimen en esta primera vez son:
Resumen de proyecto y Tareas crticas del grupo General Flujo de caja semanal y Presupuesto del grupo Costos Tareas y recursos humanos del Grupo Asignaciones (en este grupo hay un informe de recursos sobreasignados que puede ser muy til en el anlisis que hicimos antes). Uso de Tarea y Uso de Recursos del grupo Carga de Trabajo Tambin es muy til imprimir el informe Tarea y Recursos desde el grupo Personalizados, que contiene el resumen de la entrada de datos del proyecto.
Primeros informes
Impresos los informes, tenemos una serie de documentos sobre los cuales podemos verificar completamente el trabajo hecho hasta ahora. Revisaremos lo siguiente:
Recursos sobreasignados Recursos programados por fuera de su tiempo disponible Fecha de finalizacin por fuera de los deseos del propietario del proyecto Costos excesivos Duraciones de tareas no prcticas (muy largas o muy cortas) Relaciones de dependencia y tiempos de traslapes y desplazamientos
Si estamos de acuerdo con los datos suministrados, debemos hacer ahora dos cosas: entregar las copias de los informes a todos los entes participantes del proyecto y guardar el proyecto original con el fin de tener base de comparacin para el control posterior.
La lnea base del proyecto

Ya hemos finalizado la primera programacin del proyecto, revisado y verificado el flujo de caja, duracin del proyecto, etc. y todos los posibles errores se han corregido, de tal manera que ya existe la primera versin definitiva del proyecto, que debe guardarse (Guardar la Lnea de Base del Proyecto) para utilizarla como base de comparacin en los posteriores procesos de seguimiento y control del proyecto. Active la opcin Herramientas Seguimiento - Guardar lnea de base, acepte los campos predeterminados que aparecen en la ventana y presione Aceptar para guardar el proyecto en el disco.

Planificación MS Project cerco perimétrico

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Planificacin de Proyectos con MS Project

Diplomado en Gerencia de la Construccin

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Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT)

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Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT)

Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT)

Diplomado en Gerencia de la Construccin

Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT)

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Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT)

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Estructura de Descomposicin de Trabajos WBS (Work Breakdown Structure)

Estructura de Descomposicin del Trabajo

M OVIM IENTO DE TIERRAS

EXCAVACION PARA CIM IENTOS HASTA 1.00 M T TERRENO NORM AL MO

RELLENO CON M ATERIAL PROPIO

ELIM INACION CON TRANSPORTE (CARGUIO A M ANO) REN.=25 M 3/DIA MO

CONCRETO EN COLUM NAS F'C=175 KG/CM 2

ENCOFRADO Y DESENCOFR ADO NORM AL EN COLUM NAS MO MA EQ

ACERO ESTRUCTUR AL TRABAJADO PARA COLUM NAS MO MA EQ

M URO SOGA 1 CARAV. LADR. SILCALC. KK AM ARRE CON CEM -CA MO MA EQ

CIM IENTOS CORRIDOS M EZCLA 1:10 CEM ENTOHORM IGON 30%PIEDRA

CONCRETO 1:8+25%P.M . PARA SOBRECIM IE NTOS

CONCRETO EN VIGAS F'C=175 KG/CM 2

ENCOFRADO Y DESENCOFR ADO NORM AL EN VIGAS

ACERO ESTRUCTUR AL TRABAJADO PARA VIGAS Y DINTELES

Diplomado en Gerencia de la Construccin

Diplomado en Gerencia de la Construccin

Metrado 60.00 9.00 54.30

Precio 16.07 25.72 49.28

Parcial 964.20 231.48 2,675.90

M3 M2 M3. M3 M2 KG. M3 M2 KG.

48.00 80.00 7.50 1.80 24.00 405.58 3.75 50.00 150.38

104.79 22.75 148.56 294.37 29.76 1.97 222.25 38.67 1.97

15.00% 10.00% 19%

24,686.44 3,702.97 2,468.64 30,858.05 5,863.03 36,721.08

24,686.44 3,702.97 2,468.64 30,858.05 5,863.03 36,721.08

Diplomado en Gerencia de la Construccin

Datos generales del proyecto

Diplomado en Gerencia de la Construccin

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Diplomado en Gerencia de la Construccin

Diplomado en Gerencia de la Construccin

Diplomado en Gerencia de la Construccin

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Opciones generales del proyecto

Informacin General del Proyecto

Grabacin del archivo

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CALCULO DE LA DURACIN DE CADA PARTIDA

Duracin de las Partidas

Metrado 60.00 9.00 54.30

Rend 4.00 2.50 25.00

Cuad 1.00 1.00 1.00

Duracin 15.00 3.60 2.17

48.00 80.00 7.50

25.00 16.00 12.50

1.00 1.00 1.00

1.92 5.00 0.60

1.00 1.00 1.00