Para aplicar los conceptos básicos de la Gestión de Proyectos utilizando Microsoft

Project 2007, hemos creado una serie de Tutoriales, que conforman una especie
de Mini-Curso y el cual incluirá algunas de las tareas básicas relacionadas con la
construcción de una vivienda unifamiliar. Se han definido las siguientes tareas:

 Trabajos Preliminares.
 Construcción de la Infraestructura.
 Construcción de la Superestructura.
 Construcción de Tabiques (Albañilería).
 Acabados.
 Aceptación Final.
Considerando lo que vimos en este Artículo, antes de iniciar cualquier cronograma
de ejecución del proyecto necesitamos haber recopilado información relativa a sus
componentes y, en el caso del ejemplo propuesto para este Mini-Curso de
Microsoft Project 2007 tendremos los siguientes aspectos:

Meta del Proyecto:

Construcción de una Vivienda Unifamiliar. No se requiere de mayor
información en este aspecto, la meta está claramente definida.

Información de las Tareas:

En principio contamos sólo con el nombre de las tareas según vimos al inicio de
este Tutorial; pero: ¿Es suficiente esta información para implementar el
proyecto?

Para poder resolver este cuestionamiento tenemos que preguntarnos aspectos

tales como:

¿EsnecesariocrearSubtareasparalastareasplanteadasafindepodertenermejo
rcontrolsobreeldesarrollodelProyecto?
Para nuestro ejemplo propuesto en este Mini-Curso de Tutoriales de Microsoft
Project 2007, sería justo preguntarse si tareas como la Construcción de la
Infraestructura pueden realizarse sin tener que recurrir a un mayor detalle en su
ejecución, es decir ¿No son necesarias subtareas que permitan, por ejemplo,
definir con precisión la duración total del trabajo asociado? La respuesta aquí no es
tan sencilla, pues dependerá principalmente del conocimiento que tengamos de
nuestro proyecto, pero en cualquier caso es bueno tener en cuenta lo siguiente:

 Es recomendable crear tareas que denoten las principales acciones que son
requeridas para ejecutar un proyecto, pero sin generar tantas que sobrecarguen la
 estructura de éste y por lo tanto compliquen el proceso de seguimiento de la
ejecución.
 Hay que incluir Hitos que nos permitan definir momentos o puntos
críticos en el proyecto en los cuales se deben haber desarrollado otras tareas o
subtareas. En el ejemplo propuesto sería recomendable pensar en definir como
Hitos los momentos de adquisición del material requerido para la construcción de
elementos estructurales.
En atención a esto se podrían definir algunas subtareas para el ejemplo, teniendo
en cuenta la necesidad de controlar la forma en la que se ejecuta el proyecto:

TrabajosPreliminares
 Instalaciones Provisionales (Baños, Oficinas).
 Deforestación y Limpieza Terreno
 Instalación Acometidas Eléctricas y Sanitarias
 Adquisición Materiales para Obra (Hito)
Infraestructura(Fundaciones)
 Excavación
 Acero de Refuerzo
 Vaciado Concreto
Superestructura
 Acero de Refuerzo en Columnas
 Encofrado y Vaciado Concreto en Columnas
 Instalaciones Sanitarias y Eléctricas
 Acero de Refuerzo en Vigas y Losas
 Encofrado y Vaciado Concreto en Vigas y Losas
Tabiquería–Albañilería
 Construcción Paredes de Bloques
 Friso en Paredes
 Cerámica en Baños y Cocina
 Instalación Artefactos Sanitarios
 Revestimiento en Piso

Acabados
 Pintura En Paredes
 Instalación Ventanas y Puertas
 Finalización Instalaciones Eléctricas
 Aceptaciónfinal
 Inspección final
 Entrega Obra (Hito).
Nótese que se han especificado tareas que serán denotadas como Hitos del
proyecto: La adquisición de los materiales y, por supuesto, la entrega de
la obra una vez culminado el proceso de construcción.

¿Cuálesladuracióndecadatarea(osubtarea,deserelcaso)?
Teniendo el esquema de las tareas involucradas en el Proyecto es necesario que
definamos la duración de cada una de ellas.

Independientemente de que el proyecto tenga una fecha de inicio o culminación

definida, es importante tener un estimado del tiempo que se tomará ejecutar
determinada tarea. En la mayoría de los casos esta duración queda definida
por los recursos asignados; por ejemplo, conociendo la cantidad de metros
cuadrados de pared que pueden realizarse en un día con una cantidad específica
de recursos podremos estimar, en función de la cantidad total de pared a
construir, los días necesarios para culminar esta actividad.

Es así que preliminarmente estimaremos la duración de las tareas en función de la

información disponible (rendimientos, recursos disponibles, tiempos de espera,
etc.) y dejaremos que Microsoft Project nos indique si bajo esa estimación es
posible cumplir con la fecha de finalización.

Considerando que, para nuestro ejemplo, no se ha definido una fecha específica de

culminación (tampoco una de inicio), fijaremos por ahora las duraciones
presentadas a continuación:

¿Cuálesrecursossonnecesariosparaeldesarrollodelastareas?
La disponibilidad, así como el costo, de los recursos que se involucrarían con el
proyecto es otro de los aspectos que debemos haber definido antes de empezar
con su creación en Microsoft Project.

Como se ha mencionado, sólo con la información que tenemos ahora (tareas,

subtareas y duraciones) sumado a la dependencia entre tareas, podríamos definir
los tiempos de duración de las tareas y del Proyecto mismo. Pero para poder
analizar los costos es necesario definir recursos.

No es estrictamente necesario que los recursos humanos que asignaremos al

proyecto tengan un nombre (Por ejemplo Pedro Pérez), lo que si es necesario
definir es si nuestro proyecto necesitará, por ejemplo, un albañil cuyo
costo por día trabajado sea conocido.

Por supuesto que la disponibilidad (período en que el recurso puede ser

utilizado) es otro factor importante y que podrá ser controlado fácilmente con
Microsoft Project a través de la creación de un Calendario para el recurso en
cuestión.

Posteriormente, en este Mini-Curso de Microsoft Project 2007, desarrollaremos en

detalle los aspectos relacionados con los recursos en Microsoft Project, pero por
ahora nos limitaremos a presentar los recursos y costos que se estiman serán
utilizados en nuestro proyecto de ejemplo:

¿Existendependenciasentrelastareas?
Finalmente, tenemos que conocer de la dependencia que existe entre las tareas y
subtareas que hemos definido para el proyecto.
En este aspecto de la definición de dependencias, entra en juego el
conocimiento del trabajo asociado y por lo tanto distintos Administradores
podrán tener distintos criterios para definir esta dependencia.

En relación con nuestro ejemplo hay que responderse preguntas como: ¿Se
puede iniciar la construcción sin haber recibido los materiales para la
obra?, o ¿Se podrá pintar las paredes sin antes haber aplicado el friso?,
entre otras.

En la siguiente tabla hemos definido las dependencias, a nivel básico, para

posteriormente afinar el proyecto en pro de lograr reducir los tiempos de
ejecución. Nótese que se han asignado números a cada tarea (y subtareas) para
identificarlas en la columna “Depende de”:

En la tabla mostrada no se ha especificado la cantidad de recursos a asignar a

cada subtarea en el entendido de que será parte de la definición del proyecto
el establecer este valor para cada una de ellas. En todo caso se supondrá que
con un Grupo de Recursos (Cuadrilla) se realiza el trabajo asociado a cada
tarea.

Teniendo las incógnitas resueltas podremos iniciar el proceso de “alimentar” a

Microsoft Project con nuestro proyecto, eso lo veremos en la segunda Parte de
este Mini-Curso Tutoriales de Microsoft Project 2007.