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Anales de Documentación, 2012, vol. 15, nº 1. http://dx.doi.org/10.6018/analesdoc.15.1.

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RESEÑA
CERMENO MARTORELL, LLUIS Y RIVAS PALÁ, ELENA. Valorar y seleccionar
documentos. Qué es y cómo se hace. Gijón: Trea, 2010, 166 págs. ISBN: 978-84-9704-
493-6.
los productores o conservadores, junto a
Las primeras instituciones españolas imponderables de fuerza mayor
que contaron con comisiones de (guerras, incendios,…) o destrucciones
evaluación o calificación de documentos sistemáticas y premeditadas (como la
fueron el Ayuntamiento de Zaragoza producida tras la restauración de
(1990) y la Generalitat de Cataluña Fernando VII con los documentos del
(1991). Elena Rivas Palá, es archivera Trienio Liberal, o más recientemente al
del Ayuntamiento de Zaragoza y final de la Guerra Civil) los que se
miembro de la Mesa de Trabajo de encargaban de mermar, obviamente sin
Archivos de la Administración Local; ningún tipo de selección, los fondos
Lluis Cermeno Martorell es archivero de documentales. Hasta que, hace unos
la Generalitat y, desde su constitución, años, la ingente producción documental
secretario de la Comisión nacional de comenzó a desbordar los depósitos de
acceso, valoración y selección los sistemas de archivo en cualquiera de
documental catalana. Los dos autores sus fases, y se llegó al convencimiento
han estado vinculados a distintos de que es imprescindible destruir para
comités de la Asociación Española de poder conservar, no se abordó el
Normalización y Certificación expurgo de los documentos como una
(AENOR) y me consta que Elena Rivas práctica archivística irrenunciable. A
ha impartido numerosos cursos sobre el ello contribuyó decisivamente la Ley
tema, casi desde que puso en marcha la 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio
Comisión de valoración de su histórico español que, en su artículo 55,
ayuntamiento. Como ya nos tiene establece que la exclusión o eliminación
acostumbrados, la editorial Trea ha de bienes del patrimonio documental de
buscado a los dos profesionales más titularidad pública deberá ser autorizada
cualificados para abordar un tema que por la administración competente, a
cada vez adquiere una mayor relevancia propuesta de sus propietarios o
en la práctica archivística y que sin duda poseedores; el artículo 58 de la misma
tiene la mayor trascendencia para Ley creaba la Comisión superior
investigaciones futuras: nada menos que calificadora de documentos
la determinación de qué documentos van administrativos. A partir de esas fechas
a ser conservados a perpetuidad y cuáles el expurgo, la eliminación, el muestreo,
van a ser destruidos. en definitiva, la valoración pasa a
formar parte del acerbo cotidiano de la
Antes de la eclosión documental de práctica archivística, pero demasiadas
la segunda mitad del pasado siglo y veces se concibe como una operación
salvo algunos ejemplos de prácticas especializada de los responsables del
selectivas que nos muestran los propios archivo. La racionalización del
autores, los documentos se conservaban tratamiento de la documentación
en su totalidad y era la propia desidia de permite la mejora de la propia gestión de
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la administración, a la vez que asegura documental, eso es algo evidente en toda


la conservación de aquellos de sus la obra, pero especialmente constatable
documentos que tengan valor histórico. cuando abordan un tema tan técnico
como el muestreo, que como ellos
Los autores se esfuerzan en señalar mismos indican, apenas ha sido tratado
que la valoración es una fase más allá de su mera enumeración.
fundamental de la gestión de
documentos y que necesariamente es Este es un manual mucho más
una operación corporativa que implica a pragmático que teórico, en él abundan
los servicios productores, a los los consejos prácticos sobre la práctica
especialistas que deben establecer la de la valoración y selección. Cuando los
funcionalidad presente y futura, a los autores analizan los distintos sistemas de
servicios jurídicos que deben informar eliminación o de muestreo, señalan las
sobre el plazo de conservación legal y a dificultades y ventajas que entraña una
los órganos directivos que tengan la determinada elección, se advierte que
potestad normativa para aprobarla. El ellos mismos han experimentado
archivero es el actor que insta y prepara directamente esos problemas en su
la destrucción y asegura su ejecución. quehacer diario. Además, incluye un
Por otra parte los estudios de valoración amplio apartado de anexos con
deben recoger aspectos tan formularios, vocabulario, modelos y
fundamentales como el contexto de tablas que facilitan la práctica de la
producción, los plazos de las valoración. Aprender de las enseñanzas
transferencias o el acceso y la de dos experimentados profesionales es
disposición final de los documentos. lo que hace que este libro resulte hoy
Estas consideraciones son especialmente por hoy imprescindible para cualquiera
válidas para los documentos que quiera mejorar o poner en marcha
electrónicos en los que la valoración un sistema de gestión de documentos,
como la propia descripción, debe quedar que necesariamente tiene que incluir la
definida desde el momento mismo de la valoración.
creación.

Como quedó apuntado al principio Francisca Amorós Vidal


de esta reseña Cermeno y Rivas son Archivo General de la Región de Murcia
grandes expertos en valoración

Anales de Documentación, 2012, vol. 15, nº 1

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