METODOLOGÍA CONTABLE
1. Las operaciones mercantiles desde la perspectiva
contable: los hechos contables
La situación patrimonial de la empresa varía a lo largo de su trayectoria. En
el momento de su constitución tiene una determinada situación patrimonial,
pero esta se altera a lo largo del ejercicio económico como consecuencia de
las operaciones que realiza.
Reflejar esa situación patrimonial y sus resultados en todo momento
constituye el objetivo de la contabilidad. En concreto, la contabilidad
refleja las alteraciones que influyen en la composición del patrimonio de la
empresa, denominadas hechos contables. Son hechos contables, por
ejemplo, la compra de mobiliario, el cobro a un cliente, el pago de una
factura, etc.
Los hechos contables pueden referirse a cualquiera de los tres términos de
la ecuación fundamental del patrimonio:
Algunos hechos contables sólo alteran uno de los términos. Por ejemplo,
cuando la empresa compra un ordenador y lo paga por banco, ambos
elementos son de Activo. En otras ocasiones afecta a dos términos. Por
ejemplo, si compra un coche a crédito, en este caso un elemento es de
Activo y el otro es de Pasivo.
CASO PRÁCTICO:
La empresa Saneamientos Carrasco, S.L., dedicada a la venta
de saneamientos, ha comprado mercaderías por un importe
total de 2.800 €, y paga esa cantidad mediante transferencia
bancaria. ¿Qué hecho contable debe reflejar Saneamientos
Carrasco?
El hecho contable que debe reflejar es un aumento de las
mercaderías (bien, Activo) a favor de la empresa por importe de
2.800 €, y una disminución de la cuenta Bancos c/c (bien, Activo),
también por importe de 2.800 €.
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Lo que ha sucedido es que tanto las mercaderías como la cuenta
Bancos c/c han sufrido una alteración.
En el primer elemento ha sido positiva, ya que ha aumentado,
mientras que en la cuenta Bancos c/c la alteración que se ha
producido es negativa (ha disminuido).
2. La teoría de las cuentas
Cualquier empresa desea conocer, en todo momento, cuál es la
situación de cada uno de sus elementos. Para ello emplea una
cuenta.
Una cuenta es un instrumento de representación y medida
individualizado, que le permite a la empresa conocer cuál era la
situación inicial de cada elemento patrimonial, las variaciones que ha
sufrido y su situación final.
Para representar gráficamente una cuenta, utilizaremos la llamada
cuenta de T.
Para elaborarla trazaremos una línea horizontal, sobre la que
aparecerá el nombre o título de la cuenta, y dividiremos el espacio
inferior en dos mitades trazando una línea vertical. El lado izquierdo
de la T se llama Debe, y a la parte derecha se la denomina Haber.
Cruceta que se emplea para crear una cuenta.
En cada una de las mitades anotaremos los importes de las
operaciones que realiza la empresa; es decir, escribiremos en un lado
u otro (Debe o Haber), en función de la clase de cuenta y de la
operación que tengamos que registrar. De este modo podremos
representar las cuentas Bancos c/c y Capital.
2.1 Convenio de cargo y abono
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Para comprender en qué consiste el convenio de cargo y abono
debemos distinguir entre los diferentes tipos de cuentas existentes:
de Activo, de Pasivo, de Patrimonio neto, de ingresos y de gastos.
El convenio de cargo y abono de las cuentas nos explica cómo
funcionan estas y cuál es su mecánica. Dependiendo del tipo de
cuenta de que se trate, tendremos que realizar las anotaciones en el
Debe o en el Haber, tal como vemos a continuación.
A. Cuentas de Activo
Las cuentas de Activo se crean y aumentan en el Debe y disminuyen
por el Haber. Por ejemplo, la empresa compra un coche, que es un
bien, luego es un Activo. Como antes no lo tenía, es una cuenta que
se crea y, por lo tanto, lo anotamos en el Debe (Tabla 2.1).
Cuentas de Activo
Valor inicial y aumentos de valor Debe
Disminuciones de valor Haber
Tabla 2.1. Anotaciones para las cuentas de Activo.
B. Cuentas de Pasivo
Por el contrario, las cuentas de Pasivo y de Patrimonio neto
disminuyen en el Debe y se crean y aumentan en el Haber. Siguiendo
con el ejemplo anterior: la empresa no paga el coche al contado, sino
que se compromete a pagarlo en 6 meses, por lo que reconoce una
obligación de pago (un Pasivo) que nace. Por lo tanto, realizamos la
anotación en el Haber (Tabla 2.2).
Cuentas de Pasivo y de Patrimonio neto
Valor inicial y aumentos de valor Haber
Disminuciones de valor Debe
Tabla 2.2. Anotaciones para las cuentas de Pasivo.
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2.2. Terminología de las cuentas
La contabilidad tiene un vocabulario específico relativo a las cuentas.
Por ello, debemos conocer el significado de todos y cada uno de los
términos.
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CASO PRÁCTICO.
El 15 de junio de 20XX abrimos una cuenta bancaria con 3.000 € y
efectuamos los siguientes movimientos:
1. El 20 de junio ingresamos 4.000 €.
2. El 13 de julio sacamos en efectivo 800 €.
3. El 30 de julio pagamos a un proveedor con un cheque de
1.200 €.
Además, elaboramos el siguiente gráfico, que representa nuestra
cuenta:
¿Podríamos determinar en qué situación se encuentra nuestra
cuenta?
Solución:
La primera reflexión que debemos hacer es de qué clase de cuenta se
trata. En este caso, estamos frente a una cuenta de Activo, ya que el
dinero en el banco es un bien para la empresa. Posteriormente,
debemos aplicar el criterio de cargo y abono, con el fin de anotar los
movimientos en el Debe o el Haber de la cuenta según corresponda.
Así, en el Debe anotamos el valor inicial de la cuenta que, según
hemos visto, es de 3.000 €, más el ingreso que realizamos de
4.000 €. Ambas operaciones suponen un incremento de la cuenta.
En cuanto a la retirada de efectivo (800 €) y el pago al proveedor
mediante cheque (1.200 €), suponen una disminución del Activo,
pues al sacar dinero y al pagar tendremos menos dinero en el banco.
El total de las anotaciones del Debe son 7.000 € y el total de las
anotaciones en el Haber suman 2.000 €. Con ello, deducimos que
nuestra cuenta tiene un saldo deudor de 5.000 €.
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CASO PRÁCTICO.
Vamos a realizar las anotaciones correspondientes en la cuenta de
nuestro cliente Manuel Puebla, S.A., que se dedica a la venta de
artículos de papelería. Al final liquidaremos la cuenta e indicaremos
su saldo.
Abrimos la cuenta por una venta de mercaderías con pago
aplazado, por importe de 3.500 €.
El cliente nos paga la mitad de su deuda.
Adeudamos en la cuenta 2.700 €.
Acreditamos la cuenta por importe de 800 €.
Realizamos un cargo por importe de 3.200 €.
Realizamos un abono por importe de 1.900 €.
Le vendemos mercaderías de nuevo por importe de 1.200 € y
se compromete a pagarlas en el plazo de un mes.
Solución:
Realizamos las anotaciones en la cuenta de Clientes y reflexionamos
sobre el tipo de cuenta que es, en este caso, estamos frente a una
cuenta de Activo, considerando el convenio de cargo y abono y la
diferente terminología utilizada.
El total de las anotaciones en el Debe suma lo siguiente: 3.500 +
2.700 + 3.200 + 1.200 = 10.600€
El total de las anotaciones en el Haber suma lo siguiente: 1.750 + 800
+ 1.900 = 4.450 €
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El Debe suma más que el Haber; por lo tanto, tiene saldo deudor, y
su importe es el siguiente: 10.600 – 4.450 = 6.150 €.
