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02-Teoría del cargo y abono Diario y Mayor

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TEMA 2: LAS CUENTAS Y LA TEORÍA DEL CARGO Y ABONO. EL LIBRO DIARIO Y EL LIBRO MAYOR.

1º) LAS CUENTAS COMO REPRESENTACIÓN DE LOS ELEMENTOS PATRIMONIALES DEL PATRIMONIO DE LA EMPRESA. En el tema anterior hemos examinado la evolución de los elementos patrimoniales y las masas patrimoniales, y como la contabilidad engloba aquellos elementos patrimoniales homogéneos o de la misma especie en unos conceptos que denominábamos cuentas. También hemos visto que, debido a la gran cantidad de elementos patrimoniales que pueden integrar el patrimonio de una empresa, una misma cuenta puede representar a más de un elemento patrimonial, siempre que no implique una merma de información, de forma que al examinar los registros que recogen los distintos hechos contables que afecten a la empresa, sea más fácil acceder a los mismos y comprender la información que nos ofrecen. También, en el primer tema, hemos visto que las cuentas se pueden clasificar en: 1. Cuentas de activo: las que representan bienes y derechos del patrimonio empresarial. 2. Cuentas de pasivo: que representan las obligaciones del patrimonio de la empresa. 3. Cuentas de neto: que representan las aportaciones realizadas por el empresario o socios de la empresa y los beneficios no distribuidos o reservas. Resumiendo, las cuentas nos van a permitir desarticular los cuadros representativos de la evolución de la ecuación fundamental del patrimonio, (A=P+N), en cuadros representativos de la evolución de cada elemento patrimonial. 2º) TERMINOLOGÍA OPERATIVA DE LAS CUENTAS. En Contabilidad, al igual que ocurre en todas las ciencias y técnicas, existe una terminología específica. Hasta este momento han surgido una serie de palabras privativas de la Contabilidad, tales como: cuenta, debe, haber, elemento patrimonial, etc. contabilidad en relación con el funcionamiento de las cuentas. Así: 1. Abrir una cuenta: consiste en preparar la "T", para poder escribir en ella las distintas anotaciones representativas de los hechos contables que afecten a los elementos patrimoniales que represente.
Debe

En este

apartado vamos a completar este vocabulario con algunos términos que se utilizan en la

Por ej., para abrir la cuenta "226 Mobiliario" haremos:
(226) Mobiliario Haber

Proxecto integral

1

Tema 2º

2. Cargar una cuenta: consiste en hacer una anotación en el Debe o lado izquierdo de la cuenta. Por ejemplo, hacer un cargo de 40.000 € en la cuenta "226 Mobiliario" o, expresado de otra forma, cargar la cuenta "226 Mobiliario" por 40.000 €, consiste en anotar en el Debe o lado izquierdo de la misma la cifra "40.000". Gráficamente:
Debe 40.000 (226) Mobiliario Haber

3. Abonar una cuenta: consiste en hacer una anotación en el Haber o lado derecho de la cuenta. Por ejemplo, hacer un abono de 15.000 € en la cuenta "226 Mobiliario" o, expresado de otra forma, abonar la cuenta "226 Mobiliario" por 15.000 €, consiste en anotar en el Haber o lado derecho de la misma la cifra "15.000". Gráficamente:
Debe 40.000 (226) Mobiliario 15.000 Haber

4. Sumas deudoras: total de la suma de las anotaciones realizadas en el Debe de la cuenta. 5. Sumas acreedoras: total de la suma de las anotaciones hechas en el Haber de la cuenta. Por ejemplo, dada la siguiente cuenta:
Debe 40.000 200.000 150.000 390.000 (226) Mobiliario 15.000 80.000 120.000 215.000 Haber

Las sumas deudoras y acreedoras serían 390.000 y 215.000, respectivamente. 6. Saldo de una cuenta: diferencia entre las sumas deudoras y las sumas acreedoras de una cuenta. Cuando importen más las sumas deudoras, hablaremos de saldo deudor (Sd). Por contra, si son mayores las sumas acreedoras, hablaremos de saldo acreedor (Sa). En el ej. anterior, el saldo sería deudor, ya que importan más las sumas deudoras que las sumas acreedoras: 390.000 - 215.000 = 175.000 ⇒ Sd = 175.000 €. 7. Determinar el saldo: realizar las operaciones que permitan conocer el saldo de la cuenta. 8. Saldar una cuenta: consiste en anotar en la columna que sume menos el saldo de la cuenta. Por ejemplo, en la cuenta anterior, para saldarla haríamos:
Debe 40.000 200.000 150.000 390.000 (226) Mobiliario 15.000 80.000 120.000 215.000 +175.000
2

Haber

Proxecto integral

Tema 2º

9. Cerrar una cuenta: es lo contrario de abrir una cuenta, y significa operar en la cuenta de tal forma que ya no pueda escribirse más en ella. Para cerrar una cuenta procederemos, una vez saldada, a trazar una raya debajo de la misma, de tal forma que no se puedan realizar más anotaciones de las que ya se han realizado. Si tomamos el ej. anterior:
Debe 40.000 200.000 150.000 390.000 390.000 (226) Mobiliario 15.000 80.000 120.000 215.000 +175.000 390.000 Haber

3º) TEORÍA DEL CARGO Y DEL ABONO DE LAS CUENTAS. El convenido de escribir la ecuación fundamental del patrimonio en todos los registros de forma que el ACTIVO aparezca a la izquierda y el PASIVO y NETO a la derecha. Este convenio está directamente relacionado con la teoría de cargo y abono o convenio de cargo y abono de las cuentas, denominado como convenio fundamental del funcionamiento de las cuentas de Activo, Pasivo y Neto. a) CUENTAS DE ACTIVO: • Se cargan por la cuantía de las existencias iniciales de los elementos patrimoniales que representan, así como por la cuantía del incremento de valor que experimenten dichos elementos patrimoniales. • Se abonan por el valor de las disminuciones que experimenten los elementos patrimoniales que representan. b) CUENTAS DE PASIVO Y DE NETO: • Se abonan por la cuantía de las existencias iniciales de los elementos patrimoniales que representan, así como por la cuantía del incremento de valor que experimenten dichos elementos patrimoniales. • Se cargan por el valor de las disminuciones que experimenten los elementos patrimoniales que representan. El incremento de valor de los elementos patrimoniales de activo puede deberse a la adquisición de nuevos elementos patrimoniales (mediante su compra, por recibirlo en donación, etc.) o a un incremento del valor de los elementos patrimoniales ya existentes debido a una revalorización de los mismos. Los incrementos de valor de los elementos patrimoniales del pasivo son consecuencia de un aumento de las obligaciones que representan y los incrementos de valor de los elementos patrimoniales del neto son
Proxecto integral 3 Tema 2º

Para desglosarlo con más precisión, podemos decir que

este convenio que informa cualquier registro contable se basa en:

consecuencia de una mayor aportación del empresario a la empresa (por realizar más aportaciones o por no retirar parte de los beneficios). Las disminuciones de valor de los elementos patrimoniales de activo pueden deberse a su enajenación (por venta, por darlos en donación, etc.) o por una pérdida del valor de los mismos. Las disminuciones de valor de los elementos patrimoniales de pasivo son consecuencia de la disminución de las obligaciones que representan. Las disminuciones de valor de los elementos patrimoniales del neto son consecuencia de la disminución de la aportación del empresario a la empresa, (ya sea por disminuir su aportación o por retirar parte de los beneficios). 4º) EL MÉTODO CONTABLE DE LA PARTIDA DOBLE. El método contable de la partida doble, consistente en hacer aparecer en dos cuentas distintas el origen y el resultado de una operación, comenzó a utilizarse en la práctica comercial y bancaria en Europa a finales del siglo XIII, para el registro de las operaciones contables. Pero habría que esperar hasta finales del siglo XV a que surgiese la primera formulación científica del método contable de la partida doble, con la publicación en 1494 de la obra del monje italiano Fray Lucca Paccioli quien, partiendo de los usos o hábitos contables basados en el método de la partida doble hasta entonces aplicados, le daría un carácter científico a este método. Podemos sintetizar los principios del método contable de la partida doble establecidos por Fray Lucca Paccioli en: 1. No hay deudor sin acreedor, es decir, no hay partida sin contrapartida. 2. A una o más cuentas deudoras corresponden siempre una o más cuentas acreedoras por el mismo importe. 3. En todo momento, la suma de lo anotado en el debe ha de ser igual a la suma de lo anotado en el haber. Por tanto, la suma de los saldos deudores ha de ser siempre igual a la de los saldos acreedores. 5º) EL LIBRO DIARIO. Es uno de los libros obligatorios para todas las empresas junto con el libro de Inventarios y Cuentas anuales. Si en este último libro, como hemos visto en el tema 1º, refleja la estática patrimonial (situaciones del patrimonio en un momento del tiempo concreto) el libro Diario registrará la dinámica patrimonial, al reflejar en el mismo cronológicamente las operaciones que día a día realiza la empresa. Esta obligatoriedad está claramente definida en el art. 25 del Código de Comercio: “Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un
Proxecto integral 4 Tema 2º

seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate”. Por tanto, el Libro Diario recogerá los hechos contables por el orden cronológico en que se hayan efectuado. No obstante, el C de C permite que se realicen de forma conjunta las anotaciones de los totales de determinadas operaciones, siempre que el período no supere el mes. Esto, además de ahorrar trabajo, facilita un mayor desglose del trabajo administrativo-contable, al poder registrar determinadas operaciones en los siguiente Diarios auxiliares: - Diario de Compras y Gastos. - Diario de Ventas e Ingresos. - Diario de Tesorería, (cobros y pagos de Caja y Bancos c/c). En el caso de utilizar estos libros, será obligatorio trasladar, como muy tarde, al final de cada mes los totales de estos Diarios auxiliares al Diario principal. No obstante, determinados hechos contables, que no son compra o gasto ni venta o ingreso, ni cobro o pago, deberán registrarse en el Diario principal en el momento en el que se produzcan. Por ejemplo, la aceptación o el giro de una letra, que se contabilizarán directamente en el Diario. En cuanto a la estructura del libro Diario, se debe disponer de forma que nos permita registrar por separado cada hecho contable, así como poder distinguir las cuentas deudoras y acreedoras de cada operación. Debe 1.000 (226) Mobiliario a (572) Banco c/c, € Además, es costumbre que las cuentas que son Haber 1.000 acreedoras en una determinada operación vayan precedidas de la preposición “a”. Por ej.:

La explicación lógica de esa preposición “a” delante de la cuenta acreedora está en que la lectura de este asiento podría ser la siguiente: la cuenta “(226) Mobiliario” recibe patrimonio y se lo debe “a” la cuenta “(570) Caja, €”. De ahí que la cuenta de Mobiliario esté en la izquierda o debe y que la cuenta de Caja esté en la parte derecha o haber. Por lo que respecta al rayado o forma del libro Diario, aunque existen patentados diversos formatos, casi todos se basan en los dos modelos siguientes: a) Diario de estructura bilateral:

Proxecto integral

5

Tema 2º

D
16____________ 2 de enero 1.000
(1)

H

226
(2)

Mobiliario a Caja € Compra al contado mesa de oficina (3)

570
(2)

1.000
(1)

b) Diario de estructura unilateral:
D 16
(3)

H 1.000

2 enero
(4)

Compra al contado mesa de oficina Mobiliario Caja, €.
(5)

226 570
(2)

1.000
(1) (1)

1. Cantidades del debe, (cargos), y del haber, (abonos).
2. 3. 4. 5. Números de ficha o folio o del PGC, correspondientes a las cuentas del debe y del haber, respectivamente. Número de asiento, fecha, títulos de las cuentas y detalle del asiento. Fecha. Detalle del asiento y títulos de las cuentas.

6º) EL LIBRO MAYOR. Las operaciones, una vez registradas en el libro Diario, se pasarán también al libro Mayor, pero el funcionamiento y la función de ambos libros es diferente. se sigue en el folio segundo, después en el folio tercero, etc. Mayor destina un folio o ficha para cada una de las cuentas. cuenta. El nombre del libro proviene simplemente de su tamaño (mayor que el del libro Diario). No obstante, en la actualidad, los sistemas de organización contables tradicionales están siendo sustituidos por los equipos informáticos, en los cuales, aunque trabajen con la misma proyección que los sistemas manuales, el registro de datos en el Diario y el Mayor se efectúa automáticamente, introduciendo el asiente en el Diario mediante el teclado del ordenador, el cual efectúa automáticamente las anotaciones en el mayor, siendo el tamaño de los dos libros el resultado de una serie de folios u hojas impresas. El libro Mayor no es obligatorio según la legislación mercantil actual, al no aparecer citado en ninguno de los artículos del Código de Comercio, pero si es obligatorio, según la legislación fiscal, para las empresa que deban tributar por el Impuesto de Sociedades, al establecer el R.I.S., en el 280.2: Las sociedades llevarán necesariamente los libros de
Proxecto integral 6 Tema 2º

El Diario registra

las operaciones cronológicamente, una detrás de otra, y cuando se termina el folio primero Es decir, en el libro Diario Sin embargo, el libro Por lo tanto, lo que podemos queda reflejada la evolución económico-financiera de la empresa.

ver en un folio del Mayor es la evolución de los elementos patrimoniales que componen una

contabilidad requeridos por el Código de Comercio que tendrán el carácter de contabilidad principal, así como el registro mayor y los auxiliares a que se refiere el artículo siguiente, cuyo resumen deberá concordar con las anotaciones realizadas en la contabilidad principal. Sin embargo, prescindiendo de su obligatoriedad o no, lo que es indudable es que es totalmente necesario para conocer en cualquier momento la evolución o situación de un elemento patrimonial, a través de los registros realizados en su respectiva cuenta. En cuanto al formato de las hojas o fichas que se utilizan como libro Mayor, pueden adoptar también estructuras bilaterales o unilaterales, siendo esta última la más corriente. Como ejemplo, y partiendo de la hipótesis de unas existencias iniciales de 40.000 € en caja, el reflejo en las fichas de Mobiliario y de Caja €, por la compra al contado de una mesa de oficina por 200 €, sería:
Mobiliario Fecha
3 marzo

Nº 226 Rf.
16

Concepto
Mesa de oficina al contado

Debe
200

Haber

Saldo
200

+/+

Caja, euros Fecha
1 enero 3 marzo

Concepto
Efectivo según apertura. Compra mesa de oficina.

Rf.
16
(1)

Debe
40.000

Haber

Nº 570 Saldo +/40.000

+ -

200 39.800

No obstante, para el estudio de la Contabilidad es costumbre simplificar este rayado del libro Mayor reduciéndolo a una “cruceta”, (estructura bilateral), tal como hemos visto anteriormente, por lo que las dos fichas anteriores quedarían simplificadas de la siguiente forma:
D (226) Mobiliario 200 H D (570) Caja € 40.000 200 H

7º) DESARROLLO DEL CICLO CONTABLE. Se entiende por ciclo contable el conjunto de operaciones realizadas por una empresa durante un ejercicio económico (es decir, un año, normalmente el 1/1 31 12). por las que esa actividad se divide en ciclos anuales son las siguientes: 1. Desde el punto de vista de la legislación fiscal , es necesario liquidar con la
Proxecto integral 7 Tema 2º

A

pesar de que la gestión de una empresa es continua y se considera ilimitada, las razones

Administración pública los impuestos anuales que se derivan de los beneficios obtenidos por la empresa, por lo que será conocer el resultado de la empresa anualmente. 2. Desde el punto de vista de la legislación mercantil, se establece la obligatoriedad de redactar y presentar en el Registro Mercantil el libro de Inventarios y balances y las cuentas anuales de la empresa, (que comprenderán el Balance, la Cuenta de pérdidas y ganancias y la Memoria), para que, a través de dichos documentos, mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y los resultados de la empresa. 3. Desde el punto de vista de la conveniencia informativa, es preciso conocer la situación económico-financiera de la empresa y sus resultados, de forma periódica, así como confeccionar un estado contable con el que podamos conocer los bienes, derechos y obligaciones que conforman el patrimonio de la empresa, para poder corregir las desviaciones o los posibles errores de gestión que estén impidiendo unos mejores resultados. El ciclo contable se inicia y termina con la apertura y cierre de las cuentas, respectivamente, siendo el esquema cronológico de las operaciones el siguiente:
INVENTARIO INICIAL
Relación detallada de los bienes, derechos y obligaciones que conforman el patrimonio de la empresa, describiendo los distintos elementos patrimoniales. Tomando los datos del Inventario inicial, el asiento de apertura en el Diario consiste en hacer un cargo a las cuentas de activo y un abono a las de pasivo y neto. Al mismo tiempo se abrirán las respectivas cuentas en el libro Mayor. Registro en los libros Diario y Mayor de todos los hechos contables que afecten al patrimonio de la empresa, es decir, el registro de las operaciones del día a día de la empresa Cada trimestre se traspasarán las sumas deudoras y acreedoras de todas las cuentas, sí como sus saldos, (deudores o acreedores). a) Regularización: 1- Último Balance de comprobación. 2- Regularización, (liquidar el IS si procede). 3- Asiento de cierre en el Diario y Mayor. b) Cuentas anuales: 1- Balance de situación. 2- Cuenta de pérdidas y ganancias. 3- Memoria.

ASIENTO DE APERTURA

ASIENTOS DE GESTIÓN

BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS

OPERACIONES CIERRE

DE

EJERCICIO Nº 1 Contabilizar en los libros Diario y Mayor las siguientes operaciones y redactar, al final, el balance de situación, detallado por masas patrimoniales, según la terminología utilizada por el PGC.:
Proxecto integral 8 Tema 2º

1. Doña Ana López abre un negocio de compraventa de telas al por mayor, para lo cual aporta al
negocio un terreno valorado en 5.000 €, un almacén valorado en 6.000 € y efectivo por 2.000 €. 2. Abre una c/c en el Banco X, ingresando 1.500 €. 3. Compra muebles para la oficina, ubicada en el almacén, al contado por valor de 250 €. 4. Para iniciar la actividad de la empresa compra los siguientes géneros: a. 50 metros de tela de algodón rojo por 180 €, que paga al contado. b. 100 metros de tela de lino azul por 600 €, a pagar en 30 días. c. 80 metros de tela de esparto por 360 €, que paga con cheque del Banco X. d. 40 metros de tela de seda por 1200 €, pagando 120 € en efectivo, 180 € mediante cheque del Banco X, 300 € aceptando una letra a 30 días, quedando el pago de la cantidad restante aplazado a 60 días. 5. Vende 10 metros de tela de algodón rojo por 60 €, cobrando al contado. 6. Vende 35 metros de tela de seda por 1.200 €, cobrando 400 € en efectivo, 600 € girando letras a 3 meses, quedando aplazado el resto a 60 días (en factura). 7. Cobra en efectivo las letras de la última remesa de géneros vendida. 8. Se cobran, en efectivo, todas las facturas pendientes de cobro. 9. Realiza una reforma en el almacén por importe de 1.000 €, con la finalidad de instalar una serie de estanterías para una mejor gestión del almacén. Del importe, queda a deber la mitad, que pagará dentro de 9 meses. EJERCICIO Nº 2 Contabilizar en los libros Diario y Mayor los siguientes hechos contables: 1. Los Sres. Fdez. y Hdez. constituyen una sociedad cuyo objeto social es la fabricación de muebles. Para constituir la sociedad, Fdez. aporta 60.000 € en efectivo y Hdez. otros 60.000 € en una c/c en el Banco Belga. 2. Los gastos de constitución de la sociedad ascienden a 600 €, que pagan en efectivo. 3. Adquieren un local, en el que van a desarrollar dicha actividad, por importe de 60.000 €, llegando a un acuerdo con la inmobiliaria a la que se lo adquieren de pagar al contado, a través de transferencia bancaria, 30.000 €. El resto se irá abonando mediante 20 letras de vencimiento mensual, de igual importe cada una. 4. Adquieren, para amueblar la oficina, dos mesas por importe de 120 € c.u., tres sillas giratorias a 60 € c.u., un archivador por 150 €, un fichero por 180 €. y otros elementos para la oficina por valor de 300 €. 5. Realizan una reforma en el local por importe de 6000 €, con el fin de acondicionarlo para la actividad mercantil que van a llevar a cabo en él. La forma de pago es la siguiente: 25% al contado, 25% también al contado, pero a través del banco, 50% aceptando 20 letras de igual cuantía, de vencimiento mensual. 6. Traspasan la mitad de los fondos de caja a la c/c del Banco Belga. 7. Adquieren maquinaria diversa por importe de 20.000 €, pagando al contado la mitad, a través del banco, el resto a pagar en tres plazos de 8, 14 y 22 meses. 8. Adquieren varias partidas de madera, barnices y otras materias primas, por importe de 30.000 €, pagando 10.000 € en efectivo y el resto a crédito, aceptando una letra a pagar en 6 meses. 9. Debido a que parte del mobiliario que han adquirido para la oficina no es de su agrado, deciden vender parte por importe de 180 €, el mismo precio por el que lo adquirieron, cobrando en efectivo la mitad. Por el resto acepta una factura por importe de 30 € y una letra por 90 €, con vencimiento a 3 y 6 meses respectivamente. 10. Se solicita un crédito al Banco Belga por importe de 24.000 €. En el contrato del préstamo se establece que deberá amortizarse mediante mensualidades constantes de 1000 €. 11. Para asegurarse mejores ventajas en la adquisición de materias primas, adquieren acciones del aserradero “MADEGAL, S.A.”, por importe de 20.000 €. 12. Durante el período de referencia se han vendido muebles por valor de 18.000 €, cobrando la mitad al contado. El resto está instrumentado el 60 en facturas y el 40% el letras de cambio. El coste de fabricación de lo vendido ascendía a12.000 €. Redactar los asientos en el Diario y el Mayor y confeccionar el Balance de situación.

Proxecto integral

9

Tema 2º

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