Manual de Procedimientos Comerciales

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Historia de revisiones Rev 0 Descripcin del cambio Versin inicial Autor Aprobado por Vigencia

Frente a la necesidad de modificacin/actualizacin del presente procedimiento, comunicarse con el Responsable del Departamento de Control de Gestin, el Responsable del Departamento de Facturacin y el Responsable del Departamento de Recaudaciones.

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Contabilizacin / Localizacin 8. Contabilizacin 8.1 Cierre Contable 8.1.1 Cierre diario

1.

Objetivo y alcance Describir las actividades y tareas necesarias para realizar el cierre contable diario. Este procedimiento contempla las siguientes actividades: Cierre de claves de reconciliacin. Verificacin y correccin. Transferencia. Reconciliacin (no batch). Transferencia al sistema de Bancos.

2.

Norma A. La interfaz SAP-Sistema de Bancos se deber ejecutar al finalizar el da, una vez efectuado el cierre y traspaso a GL de las claves de reconciliacin, de manera de garantizar que todos los documentos que afecten la conciliacin bancaria sean transferidos al Sistema de Bancos. B. Conservar copias de los archivos de detalle y resumen generados por las interfaces, a los efectos de efectuar anlisis y conciliaciones posteriores. Los mismos se debern mantener en los directorios por un tiempo mnimo de seis meses. C. El Contabilizador FI-CA (Recaudacin) deber controlar que no existan documentos pendientes de transferir de SAP a Bancos. Asimismo los Contabilizadores FI-CA (Recaudacin y Facturacin) debern controlar que no existan documentos pendientes de transferir de FI-CA a FI-GL. En caso de existir, se debern efectuar las transferencias particulares necesarias.

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3.

Responsable primario Contabilizador FI-CA

4.

Areas involucradas Area Departamento de Facturacin y Recaudacin Departamento de Control de Gestin / Gerencia Comercial. Ventana batch Operador batch Contabilizador FI-GL Rol Contabilizador FI-CA

5.

Glosario Clave de export Clave con la que se almacenan los registros de correccin al realizar la verificacin de registros de totales. Clave de import Es la misma clave en la que se almacenan los registros de correccin, y se utilizar al ejecutar el proceso de correccin de documentos de libro mayor.

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Clave de reconciliacin

En la clave de reconciliacin se agrupan los documentos generados en la cuenta corriente contractual y que sumarizados (registros de totales), sern transferidos para su contabilizacin en la contabilidad principal (modulo GL). En los tratamientos en masa, el programa que ejecuta el tratamiento crea la clave automticamente. Para aquellos tratamientos manuales, el sistema propondr una clave opcional, o bien el usuario podr crear su propia clave para sumarizar en ella los documentos que genere manualmente.

Interfaz al Sistema Bancos

Transferencia al Sistema Bancos de todos aquellos movimientos en GL (SAP) asociados a cuentas bancarias o que afectan la conciliacin de las cuentas bancarias.

Sistema Bancos

Sistema que administra los movimientos bancarios de Aguas Argentinas S.A.

6.

Procedimiento 6.1 Operador batch Cerrar claves de reconciliacin, mediante este proceso se cierran las claves de reconciliacin en las que se agrupan los documentos generados en la cuenta corriente contractual. Nota: el proceso de cierre de claves de reconciliacin ser realizado en forma batch; excepcionalmente ser realizado manualmente por el contabilizador FI-CA (errores en la ejecucin de los procesos batch, etc.). 6.2 Operador batch Ejecutar el proceso de verificacin con clave de export; en el caso de errores, ejecutar correccin con la clave de import correspondiente (export del proceso anterior).

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Nota 1: slo una vez subsanados los errores de las claves se deber proceder al traspaso de los registros a la Contabilidad General. 6.3 Operador batch Ejecutar transferencia a Contabilidad General (SAP). Si el proceso batch cancela, realizar el proceso manualmente. 6.4 Operador batch Ejecutar, diariamente y una vez finalizada la transferencia FICA-FI, la interfaz SAP-Sistema Bancos. Generar el archivo de salida. 6.5 Contabilizador FI-CA (Recaudacin) Al da siguiente verificar el registro de errores de la interfaz SAP-Bancos. Si el proceso cancel por problemas de parametrizacin, comunicar a Datos maestros FI, quin deber subsanar los inconvenientes para que luego se corra nuevamente la interfaz. Si el proceso cancelo por otro motivo, comunicar la incidencia a Mesa de ayudas. Si el proceso no cancel, continuar con el procedimiento. 6.6 Contabilizador FI-CA (Facturacin y Recaudacin) Emitir los siguientes reportes: Analizar status de transferencia. Verificar registros de totales.

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6.7

Contabilizador FI-CA (Facturacin y Recaudacin)

Analizar el status de las transferencias de datos de la cuenta corriente contractual (FI-CA) al Libro Mayor (FIGL); si la reconciliacin de partidas presentara errores, se deber proceder a la correccin manual de aquellos registros de diferencias: en caso de claves de reconciliacin abiertas cuya fecha de creacin sea menor a la del da, se deber cerrar y transferir manualmente dichas claves; en el caso de claves no transferidas, se deber ejecutar el programa de correccin y transferencia para la o las claves correspondientes; para las claves transferidas parcialmente (para determinados datos de contabilizacin), deber ejecutar el programa de transferencia para la o las claves correspondientes; para los casos de registros de correccin no transferidos, deber correr el programa de transferencia indicado la clave de reconciliacin y fijando el parmetro transferencia de datos de correccin; cuando existan registros de correccin transferidos incompletos, los registros debern ser corregidos y transferidos al Libro Mayor, fijando el parmetro transferencia de los datos de correccin. Nota 1: en caso de persistir algn error, notificar a la Mesa de ayudas de SAP y realizar el seguimiento para su pronta solucin. Nota 2: si la reconciliacin de partidas no presenta errores, finalizar el procedimiento. Fin procedimiento

7.

Mtricas No existen mtricas especficas asociadas a este procedimiento.

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8.

Formularios Formularios asociados a este procedimiento: no existen

9.

Anexos Anexo I Tareas asociadas a la reconciliacin de partidas

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Anexo I Tareas asociadas a la reconciliacin de partidas El objetivo de la reconciliacin consiste en velar por la consistencia entre la informacin registrada en contabilidad FI respecto de las transacciones comerciales registradas en FI-CA. Especficamente se verifica que todo lo registrado en FI-CA haya sido registrado en la contabilidad (FI). Reconciliacin de documentos de Libro Mayor (FI-GL) desde la cuenta corriente contractual (FI-CA): Se deber ejecutar un reporte que permite visualizar los documentos de la cuenta corriente contractual que se han transferido como registros de totales al Libro Mayor. Este reporte permite auditar una cuenta corriente contractual, dado que con l se determina y muestra en cualquier momento desde un documento de Libro Mayor (documento de transferencia) las partidas y documentos del correspondiente libro auxiliar "Cuenta corriente contractual" (FICA). El sistema permite que un documento de Libro Mayor (FI-GL) se pueda declarar en cualquier momento mediante las partidas del libro auxiliar (FI-CA): Se visualizan los datos de la posicin del documento de Libro Mayor y los datos de la lnea de totales correspondiente de FI-CA; Se visualizan las posiciones de documento de FI-CA que contribuyen al registro de totales del punto anterior; Si se trata de posiciones de documento de compensacin, el Sistema dar salida al nmero del documento compensado.

Reconciliacin de la clave de reconciliacin: Se deber consultar el reporte que permite visualizar por clave de reconciliacin la totalizacin de la transferencia de los registros contables desde la cuenta corriente contractual (FICA) al Libro Mayor (FI-GL).

Reconciliacin entre partidas abiertas y Libro Mayor:

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El sistema permite emitir un reporte en donde se especifica, para cada Sociedad, Divisin y cuenta de reconciliacin asociada (incluyendo I.V.A.): Saldo de las partidas abiertas actuales de la cuenta corriente contractual; Saldo actual de las cuentas contables asociadas de la cuenta corriente contractual; Saldo de la clave de reconciliacin an no transferida desde la cuenta corriente contractual al Libro Mayor; Saldo de los registros de totales de correccin de la cuenta corriente contractual; Status que indica las posibles diferencias: Color verde: no hay diferencias entre la cuenta contractual (FI-CA) y el Libro Mayor (FI-GL); todas las claves de reconciliacin y los posibles registros de correccin han sido transferidos; Color amarillo: la diferencia existente entre la cuenta contractual (FI-CA) y el Libro Mayor (FI-GL) se puede explicar mediante claves de reconciliacin y los registros de correccin no transferidos; y Color rojo: cualquier otra diferencia entre la cuenta contractual (FI-CA) y el Libro Mayor (FI-GL) que no se explique slo mediante claves de reconciliacin y registros de correccin no transferidos; Indicacin que han contabilizado cuentas que no se actualizaron en la parametrizacin y que, por lo tanto, no se han marcado como cuentas asociadas; Indicacin de que una cuenta asociada del Libro Mayor (FI-GL) presenta un saldo pero que en la cuenta corriente contractual (FI-CA) no se ha encontrado ninguna partida abierta correspondiente.

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