Elaboración: 01 mayo 2008 v2.

MANUAL DE USO GUIA DEL PROCESO DE CONCILIACION BANCARIA EN SAP.

Contenido
INTRODUCCION:..................................................................................................................................2 Operando transacción FF67- Extracto de cuenta manual....................................................................3 Paso 1- Creación de archivo con FBL3N como base de datos.............................................................3 Paso 2- Creación de archivo de trabajo en Excel..................................................................................6 Paso 3- Uso de Transacción FF67-Tratar extracto de cuenta manual................................................13 Llenado de carátula de FF67-extracto de cuenta manual................................................................14 Datos de carátula de FF67-extracto de cuenta manual ..................................................................16 TRANSACCION SM35 – PROCESO BATCH INPUT.......................................................................20 Proceso de carga al sistema por medio del batch input..................................................................20 VERIFICANDO LOS EFECTOS DEL PROCESO DE CONCILIACION BANCARIA..................24 Vista de movimientos ....................................................................................................................24 Fin de proceso.................................................................................................................................25

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Elaboración: 01 mayo 2008 v2.

INTRODUCCION:
Es primordial en nuestra organización, la aplicación y elaboración de las conciliaciones bancarias, desarrolladas dentro del ambiente de nuestro sistema SAP. El presente manual cubre la necesidad de una visión inmediata y acertada en el contexto de nuestra Organización y del propio sistema SAP. De cómo efectuar acertadamente este proceso, que es enlace requerido y necesario para otros procesos como son la determinación de IVA, Flujo de efectivo, Balance General, cierres mensuales, etc. El presente proceso es desarrollado, debido a que pudiendo ser completamente automatizado, los bancos en el país, no cuentan con un link de enlace automático, que pudiera enlazar con nuestro propio sistema. Lo que implica que este proceso se desarrolle de forma semiautomática, con varios pasos a seguir que tienden a simplificar el trabajo que se genera tanto, dentro de la oficina central como en las diferentes obras y proyectos desarrollados en el interior de la Republica. Este proceso no genera un trabajo adicional o extraordinario a las labores propias ya asignadas, pues una conciliación de saldos de la cuenta de bancos Vs. El propio banco, vía estado de cuenta bancaria. Se debe efectuar para cualquier empresa u organización, con los mismos fines que arriba se mencionan. Beneficios como organización y áreas de trabajo: • Vista actualizada de las diferentes chequeras (incluso de obra), dentro del sistema desde cualquier punto de trabajo. • Actualización de saldos de cuentas bancarias en línea y tiempo real incluyendo obra. • Diagnósticos de flujos de efectivo para una planeación financiera de la organización y los propios proyectos. • Declaraciones de IVA de forma totalmente automatizada, generación de vista de saldos en línea y tiempo real. • Estados financieros reales.

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con el layout diseñado especialmente para contener la información que será requerida para efectuar este proceso.doc . que será el mismo del estado de cuenta bancario (recomendación es que se tome el cierre de mes) y con layout /FTOPARAFF67.Extracto de cuenta manual Paso 1Creación de archivo con FBL3N como base de datos. Solicitando el periodo (mes).Elaboración: 01 mayo 2008 v2. por la sociedad de que se trate. Operando transacción FF67. Esta información se solicita incluyendo los dos números de las cuentas contables (principal/transitoria) que contiene la cuenta bancaria. Para preparar la información o base de datos que se utilizara en la creación de la conciliación bancaria se solicita desde la transacción FBL3N-Lista de partidas individuales de cuentas de mayor. un reporte de partidas abiertas. ELAB: Lic. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 3 de 25 2ª version 61120126.

La vista que nos da el formato /FTOPARAFF67 previamente elaborado es la siguiente: ELAB: Lic.doc .Elaboración: 01 mayo 2008 v2. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 4 de 25 2ª version 61120126.

2007/04 Fecha de contabilización Fecha en la que se cargara a la contabilidad principal de la empresa. De cheque Numero del cheque se va a conciliar.doc . Ejercicio/mes Año y mes en que se efectúa el movimiento. Importe en moneda de documento Clave de moneda en que se elaboro el documento. Moneda del documento Tipo de moneda en que se efectúo el movimiento o transacción. documento Determina su uso y de donde proviene. Texto de identificación adicional como numero de factura de Referencia Proveedor. nos servirá para elaborar una hoja de trabajo que se subirá al sistema. ELAB: Lic. capturado en la transacción Origen. No. Código de Obra Código de la obra donde se genero el documento. Información que además esta generada en un orden lógico de esta manera: • • • • Orden cronológico.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. de meses anteriores. AB. SA. 40. USD. DZ. tiene varios usos exportándola a hoja de cálculo Excel. MXN Numero que asigna el sistema con el cual se identifica dentro de la No. así como varias columnas que nos permitirán checar y ser asertivos en la labor que vamos a comenzar. Fecha de elaboración del documento o ingreso al sistema en su uso Fecha de documento Se determina tiempos de efectos en deudores y acreedores. Solo vista de partidas abiertas. 50. identifica un movimiento contable y Clase de CA. MXN. Visualización de partidas en conciliación. documento Contabilidad a la partida. Texto Texto que se aplico en la transacción origen. Esta información. Clasificación de documento. Descripción de campos: Nombre de Columna Descripción Ejemplo Estado que guardan las partidas individuales en este caso status tomaremos las Partidas abiertas. KZ. etc. Separación por día de afectación o contabilización. ZP Clave que determina si es cargo o abono y que en conjunto con la Clave de contabilización clase de documento se direcciona dentro de la contabilidad. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 5 de 25 2ª version 61120126.

doc . A) Desde el menú de cabecera como se muestra o directamente tecleando F9 creamos un fichero o hoja de calculo. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 6 de 25 2ª version 61120126. Abriéndonos las siguientes pantallas.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. ELAB: Lic. Paso 2- Creación de archivo de trabajo en Excel. Al exportar nuestro archivo creado en la transacción anterior lo haremos de acuerdo a los la siguientes pasos.

Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 7 de 25 2ª version 61120126. y aplicando .doc . En esta pediremos la opción hoja de cálculo. Dando clic en el match code nos abre un administrador de archivos similar al que tenemos en Windows. numero de cuenta contable y/o numero de cuenta bancaria.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. donde daremos el nombre del archivo que vamos a crear. que como sugerencia de control puede ser: Fecha. ELAB: Lic. Mostrándonos lo siguiente.

Nos regresa a la vista anterior Damos el botón crear en caso de que se haya elaborado previamente algún archivo con el mismo nombre daremos el botón reemplazar. ELAB: Lic. Donde colocamos el archivo en el lugar que tengamos nuestra administración de cuenta bancaria. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 8 de 25 2ª version 61120126.doc .Elaboración: 01 mayo 2008 v2. Con esto hemos creado nuestra hoja de calculo (fichero) con el que vamos a trabajar.

ELAB: Lic.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. Debiendo ordenarla para tener la vista de la siguiente manera. Al traer el archivo creado en Excel tendremos que seguir los siguientes pasos Se mostrara con esta pantalla donde le dare4mos el botón finalizar para darnos una vista de esta manera.doc . Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 9 de 25 2ª version 61120126.

Donde tendremos que sumar los siguientes tres campos en otra celda. con la formula que se indica Formula Campos ya Dejándonos esta vista general del archivo donde lo sombreado (columnas G.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. H. Vista ordenada de archivo en Excel. ELAB: Lic.doc . I y M) será lo que ocuparemos en la transacción FF67. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 10 de 25 2ª version 61120126.

cargos por comisiones. ya que este archivo representara lo efectivamente pagado y cobrado. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 11 de 25 2ª version 61120126. cancelación de comisiones. cheques cobrados. etc.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. Lo que se a efectuado hasta el momento es la creación de un archivo que debe ser IDENTICO al estado de cuenta bancario. cargos del banco. y modificamos los signos de los importes.doc . impuestos o cualquier cargo por parte del banco De “+” pasa como “-”. Como se puede observar tenemos subtotales por día. para quedar como a continuación se muestra. y que los importes que acabamos de generar son los propios de nuestra cuenta bancaria. • si es un deposito. impuestos o cualquier abono por parte del banco De “-” pasa como “+”. entonces los importes se deberán cambiar en signo • si es un cheque cobrado. ELAB: Lic. Debido a que este archivo es la vista de la institución bancaria respecto a la cuenta de la compañía. Identificamos los depósitos.

Eliminando los renglones de subtotales.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. Una vez con esta información ya definida y preparada iremos a SAP a la creación del extracto para conciliación bancaria.doc . Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 12 de 25 2ª version 61120126. ELAB: Lic. que refleja la totalidad de movimientos que vamos a aplicar. nos queda un listado plano. Utilizamos los totales de esta hoja para capturar el saldo inicial y saldo final que nos pide la transacción FF67. Quedando de esta manera: Notemos la diferencia que existe en los totales por el cambio de signos.

ELAB: Lic. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 13 de 25 2ª version 61120126.Elaboración: 01 mayo 2008 v2.doc . Paso 3- Uso de Transacción FF67-Tratar extracto de cuenta manual. Entrando a transacción FF67-extracto de cuenta Una vez ahí llenar los datos requeridos como se presenta.

Los datos a llenar son básicos en el éxito de este proceso por lo que se debe tener previo conocimiento de ellos. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 14 de 25 2ª version 61120126. ELAB: Lic.doc . Llenado de carátula de FF67-extracto de cuenta manual.Elaboración: 01 mayo 2008 v2.

05. Descripción de campos: Nombre de Campo Sociedad Función y descripción Ejemplo 0100 HSBC7 98859 2 31. • • • • Se afectara las partidas de los cheques efectivamente.05.2008 Sociedad en la que se tiene la cuenta bancaria a la cual se le creara un extracto Clave que identifica a un banco. Pasándonos a la siguiente pantalla que llenamos con los datos preparados en el archivo de trabajo elaborado en Excel. Así como el periodo contable mensual donde cargara el proceso. que dentro de SAP se Saldo inicial Representa en la cuenta Principal. + el saldo anterior. nos dará en automático el campo superior que se refiere a banco propio. Saldo final del estado de cuenta bancario.9731. propio de la cuenta a la que se crea Banco Propio extracto Clave que identifica la cuenta bancaria.924. Fecha que tomara el sistema como fecha base de contabilización.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. Al llenarse en primera instancia el campo de ID de cuenta.partidas en conciliación = saldo bancario Otra vista es el archivo de Excel. en su caso.296. Afectara el flujo Afecta el pago de IVA Estados financieros y toma de decisiones correctas. ELAB: Lic. 2.620. ya que en este periodo (mes). Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 15 de 25 2ª version 61120126. extracto generando Fecha de extracto Fecha de elaboración Moneda en la cual esta la cuenta bancaria donde se efectúa el Moneda extracto Saldo del estado de cuenta bancario. Una vez llenos todos los campos damos enter o .doc .09- 2. tendrá que ser el mismo que se representa la suma de cuentas: Saldo final Principal + Transitoria + . a la que se crea un extracto ID de cuenta para efectuar la conciliación bancaria Consecutivo que se da por cada uno de los extractos que se van No. pero se debe tomar muy en cuenta la fecha de contabilización. todos los puntos son importantes.082.2007 Fecha de contabilización Los datos que son llenados son base para la contabilización que posteriormente se hace por medio del sistema.

doc . Para que nuestra pantalla este completa y lista para incluir los datos que tenemos damos clic al siguiente icono que se encuentra en la parte superior ELAB: Lic. que es el resultado de la operación con los datos que metimos en la pantalla anterior con respecto al saldo inicial y saldo final. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 16 de 25 2ª version 61120126. la diferencia es total de movimientos que tiene la cuenta. Datos de carátula de FF67-extracto de cuenta manual La vista inicial es como se presenta: Como se puede observar ya aparece un total propuesto de inicio en esta pantalla.Elaboración: 01 mayo 2008 v2.

doc . Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 17 de 25 2ª version 61120126.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. así como que en este archivo nos debe dar sumas iguales y con el mismo signo. ELAB: Lic. Presentándose así: Los datos que solicita esta pantalla los tomaremos del archivo de Excel y serán llenos como lo muestra la siguiente pantalla. No debemos perder de vista que esto debe ser lo mismo que tenga el estado de cuenta bancario.

Elaboración: 01 mayo 2008 v2. Lo cual nos regresa a la pantalla inicial pero con un aviso de que el extracto a sido grabado ELAB: Lic. Teniendo todo en orden salvamos guardando la información. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 18 de 25 2ª version 61120126.doc .

dentro de esta pantalla contabilizar el extracto individual como se muestra. El siguiente paso será.doc . Se debe tener en cuenta que este paso el sistema llama contabilizar. Ya que lo que hace esta parte de proceso es generar un archivo batch que debe ser ejecutado en el siguiente paso y este archivo propiamente efectúa la elaboración automática de pólizas contables. ELAB: Lic. no es necesariamente lo que conocemos en términos contable/administrativos. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 19 de 25 2ª version 61120126. que hacen la compensación y el traslado de la información de la cuenta transitoria a la cuenta principal.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. Generándonos un aviso de que efectúo el proceso.

Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 20 de 25 2ª version 61120126. TRANSACCION SM35 – PROCESO BATCH INPUT.doc . Proceso de carga al sistema por medio del batch input El proceso de carga batch input se corre con la transacción SM35 ELAB: Lic.Elaboración: 01 mayo 2008 v2.

Dándonos la siguiente pantalla donde seleccionamos juego de datos archivo batch input que generamos. ELAB: Lic. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 21 de 25 2ª version 61120126. ID y Numero de cuenta bancaria / Autor / Fecha de elaboración. tendremos que identificar el propio de forma muy sencilla y segura.doc . Debido a que en esa bandeja abra más de un archivo.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. Seleccionamos el juego de datos dando clic a la parte del extremo.

ELAB: Lic. Presentándose de esta manera: Y ejecutamos presionando el botón de ejecutar o la tecla F8. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 22 de 25 2ª version 61120126.Elaboración: 01 mayo 2008 v2.doc .

cerrando la transacción y concluyendo el proceso de generación de conciliación bancaria Nota: no se colocan las pantallas que crea el batch input. ELAB: Lic. por que este proceso debe correr interno en el ejemplo se corre como visible para tener un perfecto control del proceso.doc . Deberá solicitar al instructor le muestre como se efectúa para tener la visión completa.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. presentándonos la siguiente pantalla: Donde debemos tener el cuidado de que contenga la siguiente información y en caso de no tenerla deberá incluirse. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 23 de 25 2ª version 61120126. Seguido de la tecla ejecutar de la pantalla en cuestión El proceso de contabilización corre automático manteniendo presionada la tecla enter del teclado hasta que este proceso concluya.

doc . Traslado de movimientos de cuenta transitoria a la cuenta principal Saldo final de la cuenta contable corresponde: a saldo final de hoja de Excel y saldo final de cuenta bancaria. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 24 de 25 2ª version 61120126. DEL PROCESO DE Es importante entender los procesos del sistema SAP. los cuales podemos ir verificando con los reportes propios del mismo SAP. ELAB: Lic. VERIFICANDO LOS EFECTOS CONCILIACION BANCARIA.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. Vista de movimientos .

Saldo de cuenta transitoria en ceros en este ejemplo queda completamente saldada a la fecha. Pasa el saldo a la cuenta principal. Fin de proceso. Con este chequeo damos por terminado el proceso de CONCILIACION BANCARIA. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 25 de 25 2ª version 61120126.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. proceso que nos brindara la posibilidad de mantener actualizada nuestra vista de bancos.doc . ELAB: Lic. dejando compensadas las partidas en la cuenta transitoria. desarrollado un flujo sano de efectivo. así como todos los efectos que aplican a la legislación fiscal mexicana en cuanto a IVA y estados financieros.

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