Elaboración: 01 mayo 2008 v2.

MANUAL DE USO GUIA DEL PROCESO DE CONCILIACION BANCARIA EN SAP.

Contenido
INTRODUCCION:..................................................................................................................................2 Operando transacción FF67- Extracto de cuenta manual....................................................................3 Paso 1- Creación de archivo con FBL3N como base de datos.............................................................3 Paso 2- Creación de archivo de trabajo en Excel..................................................................................6 Paso 3- Uso de Transacción FF67-Tratar extracto de cuenta manual................................................13 Llenado de carátula de FF67-extracto de cuenta manual................................................................14 Datos de carátula de FF67-extracto de cuenta manual ..................................................................16 TRANSACCION SM35 – PROCESO BATCH INPUT.......................................................................20 Proceso de carga al sistema por medio del batch input..................................................................20 VERIFICANDO LOS EFECTOS DEL PROCESO DE CONCILIACION BANCARIA..................24 Vista de movimientos ....................................................................................................................24 Fin de proceso.................................................................................................................................25

ELAB: Lic. Francisco Javier Arenas Diaz

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Elaboración: 01 mayo 2008 v2.

INTRODUCCION:
Es primordial en nuestra organización, la aplicación y elaboración de las conciliaciones bancarias, desarrolladas dentro del ambiente de nuestro sistema SAP. El presente manual cubre la necesidad de una visión inmediata y acertada en el contexto de nuestra Organización y del propio sistema SAP. De cómo efectuar acertadamente este proceso, que es enlace requerido y necesario para otros procesos como son la determinación de IVA, Flujo de efectivo, Balance General, cierres mensuales, etc. El presente proceso es desarrollado, debido a que pudiendo ser completamente automatizado, los bancos en el país, no cuentan con un link de enlace automático, que pudiera enlazar con nuestro propio sistema. Lo que implica que este proceso se desarrolle de forma semiautomática, con varios pasos a seguir que tienden a simplificar el trabajo que se genera tanto, dentro de la oficina central como en las diferentes obras y proyectos desarrollados en el interior de la Republica. Este proceso no genera un trabajo adicional o extraordinario a las labores propias ya asignadas, pues una conciliación de saldos de la cuenta de bancos Vs. El propio banco, vía estado de cuenta bancaria. Se debe efectuar para cualquier empresa u organización, con los mismos fines que arriba se mencionan. Beneficios como organización y áreas de trabajo: • Vista actualizada de las diferentes chequeras (incluso de obra), dentro del sistema desde cualquier punto de trabajo. • Actualización de saldos de cuentas bancarias en línea y tiempo real incluyendo obra. • Diagnósticos de flujos de efectivo para una planeación financiera de la organización y los propios proyectos. • Declaraciones de IVA de forma totalmente automatizada, generación de vista de saldos en línea y tiempo real. • Estados financieros reales.

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por la sociedad de que se trate.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. un reporte de partidas abiertas. ELAB: Lic. Esta información se solicita incluyendo los dos números de las cuentas contables (principal/transitoria) que contiene la cuenta bancaria. Solicitando el periodo (mes). Operando transacción FF67. con el layout diseñado especialmente para contener la información que será requerida para efectuar este proceso. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 3 de 25 2ª version 61120126.Extracto de cuenta manual Paso 1Creación de archivo con FBL3N como base de datos. que será el mismo del estado de cuenta bancario (recomendación es que se tome el cierre de mes) y con layout /FTOPARAFF67.doc . Para preparar la información o base de datos que se utilizara en la creación de la conciliación bancaria se solicita desde la transacción FBL3N-Lista de partidas individuales de cuentas de mayor.

doc . La vista que nos da el formato /FTOPARAFF67 previamente elaborado es la siguiente: ELAB: Lic.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 4 de 25 2ª version 61120126.

MXN. DZ. capturado en la transacción Origen. documento Determina su uso y de donde proviene.doc . Clasificación de documento. de meses anteriores. Descripción de campos: Nombre de Columna Descripción Ejemplo Estado que guardan las partidas individuales en este caso status tomaremos las Partidas abiertas. SA. Visualización de partidas en conciliación. Ejercicio/mes Año y mes en que se efectúa el movimiento. Texto Texto que se aplico en la transacción origen. AB. Texto de identificación adicional como numero de factura de Referencia Proveedor. Información que además esta generada en un orden lógico de esta manera: • • • • Orden cronológico. 2007/04 Fecha de contabilización Fecha en la que se cargara a la contabilidad principal de la empresa. Importe en moneda de documento Clave de moneda en que se elaboro el documento. etc. USD. Separación por día de afectación o contabilización. KZ. Código de Obra Código de la obra donde se genero el documento. Fecha de elaboración del documento o ingreso al sistema en su uso Fecha de documento Se determina tiempos de efectos en deudores y acreedores. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 5 de 25 2ª version 61120126. ELAB: Lic. nos servirá para elaborar una hoja de trabajo que se subirá al sistema. De cheque Numero del cheque se va a conciliar.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. documento Contabilidad a la partida. Moneda del documento Tipo de moneda en que se efectúo el movimiento o transacción. Esta información. tiene varios usos exportándola a hoja de cálculo Excel. identifica un movimiento contable y Clase de CA. así como varias columnas que nos permitirán checar y ser asertivos en la labor que vamos a comenzar. ZP Clave que determina si es cargo o abono y que en conjunto con la Clave de contabilización clase de documento se direcciona dentro de la contabilidad. 40. No. 50. Solo vista de partidas abiertas. MXN Numero que asigna el sistema con el cual se identifica dentro de la No.

Al exportar nuestro archivo creado en la transacción anterior lo haremos de acuerdo a los la siguientes pasos.doc . Paso 2- Creación de archivo de trabajo en Excel.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 6 de 25 2ª version 61120126. Abriéndonos las siguientes pantallas. A) Desde el menú de cabecera como se muestra o directamente tecleando F9 creamos un fichero o hoja de calculo. ELAB: Lic.

que como sugerencia de control puede ser: Fecha. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 7 de 25 2ª version 61120126. ELAB: Lic.Elaboración: 01 mayo 2008 v2.doc . Dando clic en el match code nos abre un administrador de archivos similar al que tenemos en Windows. y aplicando . numero de cuenta contable y/o numero de cuenta bancaria. donde daremos el nombre del archivo que vamos a crear. En esta pediremos la opción hoja de cálculo. Mostrándonos lo siguiente.

Donde colocamos el archivo en el lugar que tengamos nuestra administración de cuenta bancaria. Nos regresa a la vista anterior Damos el botón crear en caso de que se haya elaborado previamente algún archivo con el mismo nombre daremos el botón reemplazar.doc . Con esto hemos creado nuestra hoja de calculo (fichero) con el que vamos a trabajar.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 8 de 25 2ª version 61120126. ELAB: Lic.

Debiendo ordenarla para tener la vista de la siguiente manera.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. Al traer el archivo creado en Excel tendremos que seguir los siguientes pasos Se mostrara con esta pantalla donde le dare4mos el botón finalizar para darnos una vista de esta manera. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 9 de 25 2ª version 61120126.doc . ELAB: Lic.

Vista ordenada de archivo en Excel.Elaboración: 01 mayo 2008 v2.doc . con la formula que se indica Formula Campos ya Dejándonos esta vista general del archivo donde lo sombreado (columnas G. ELAB: Lic. Donde tendremos que sumar los siguientes tres campos en otra celda. I y M) será lo que ocuparemos en la transacción FF67. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 10 de 25 2ª version 61120126. H.

cheques cobrados. impuestos o cualquier cargo por parte del banco De “+” pasa como “-”. ya que este archivo representara lo efectivamente pagado y cobrado. cancelación de comisiones. impuestos o cualquier abono por parte del banco De “-” pasa como “+”. cargos por comisiones. Como se puede observar tenemos subtotales por día. etc. cargos del banco. Debido a que este archivo es la vista de la institución bancaria respecto a la cuenta de la compañía. ELAB: Lic.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. • si es un deposito.doc . y que los importes que acabamos de generar son los propios de nuestra cuenta bancaria. y modificamos los signos de los importes. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 11 de 25 2ª version 61120126. para quedar como a continuación se muestra. Lo que se a efectuado hasta el momento es la creación de un archivo que debe ser IDENTICO al estado de cuenta bancario. Identificamos los depósitos. entonces los importes se deberán cambiar en signo • si es un cheque cobrado.

Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 12 de 25 2ª version 61120126. Eliminando los renglones de subtotales. Una vez con esta información ya definida y preparada iremos a SAP a la creación del extracto para conciliación bancaria.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. Quedando de esta manera: Notemos la diferencia que existe en los totales por el cambio de signos. nos queda un listado plano. ELAB: Lic. Utilizamos los totales de esta hoja para capturar el saldo inicial y saldo final que nos pide la transacción FF67. que refleja la totalidad de movimientos que vamos a aplicar.doc .

Entrando a transacción FF67-extracto de cuenta Una vez ahí llenar los datos requeridos como se presenta. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 13 de 25 2ª version 61120126.Elaboración: 01 mayo 2008 v2.doc . Paso 3- Uso de Transacción FF67-Tratar extracto de cuenta manual. ELAB: Lic.

ELAB: Lic.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. Llenado de carátula de FF67-extracto de cuenta manual. Los datos a llenar son básicos en el éxito de este proceso por lo que se debe tener previo conocimiento de ellos. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 14 de 25 2ª version 61120126.doc .

Fecha que tomara el sistema como fecha base de contabilización. tendrá que ser el mismo que se representa la suma de cuentas: Saldo final Principal + Transitoria + . Saldo final del estado de cuenta bancario.2008 Sociedad en la que se tiene la cuenta bancaria a la cual se le creara un extracto Clave que identifica a un banco.2007 Fecha de contabilización Los datos que son llenados son base para la contabilización que posteriormente se hace por medio del sistema. nos dará en automático el campo superior que se refiere a banco propio. en su caso. ya que en este periodo (mes). extracto generando Fecha de extracto Fecha de elaboración Moneda en la cual esta la cuenta bancaria donde se efectúa el Moneda extracto Saldo del estado de cuenta bancario.9731.620.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. ELAB: Lic. propio de la cuenta a la que se crea Banco Propio extracto Clave que identifica la cuenta bancaria. • • • • Se afectara las partidas de los cheques efectivamente.05.09- 2. 2. pero se debe tomar muy en cuenta la fecha de contabilización. Al llenarse en primera instancia el campo de ID de cuenta. todos los puntos son importantes. Pasándonos a la siguiente pantalla que llenamos con los datos preparados en el archivo de trabajo elaborado en Excel. Una vez llenos todos los campos damos enter o .doc . a la que se crea un extracto ID de cuenta para efectuar la conciliación bancaria Consecutivo que se da por cada uno de los extractos que se van No. + el saldo anterior.082. que dentro de SAP se Saldo inicial Representa en la cuenta Principal.296. Afectara el flujo Afecta el pago de IVA Estados financieros y toma de decisiones correctas. Así como el periodo contable mensual donde cargara el proceso.partidas en conciliación = saldo bancario Otra vista es el archivo de Excel. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 15 de 25 2ª version 61120126.05. Descripción de campos: Nombre de Campo Sociedad Función y descripción Ejemplo 0100 HSBC7 98859 2 31.924.

Para que nuestra pantalla este completa y lista para incluir los datos que tenemos damos clic al siguiente icono que se encuentra en la parte superior ELAB: Lic.doc . la diferencia es total de movimientos que tiene la cuenta. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 16 de 25 2ª version 61120126.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. que es el resultado de la operación con los datos que metimos en la pantalla anterior con respecto al saldo inicial y saldo final. Datos de carátula de FF67-extracto de cuenta manual La vista inicial es como se presenta: Como se puede observar ya aparece un total propuesto de inicio en esta pantalla.

No debemos perder de vista que esto debe ser lo mismo que tenga el estado de cuenta bancario. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 17 de 25 2ª version 61120126. ELAB: Lic. así como que en este archivo nos debe dar sumas iguales y con el mismo signo. Presentándose así: Los datos que solicita esta pantalla los tomaremos del archivo de Excel y serán llenos como lo muestra la siguiente pantalla.doc .Elaboración: 01 mayo 2008 v2.

Elaboración: 01 mayo 2008 v2. Teniendo todo en orden salvamos guardando la información. Lo cual nos regresa a la pantalla inicial pero con un aviso de que el extracto a sido grabado ELAB: Lic.doc . Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 18 de 25 2ª version 61120126.

ELAB: Lic. Se debe tener en cuenta que este paso el sistema llama contabilizar. que hacen la compensación y el traslado de la información de la cuenta transitoria a la cuenta principal. Ya que lo que hace esta parte de proceso es generar un archivo batch que debe ser ejecutado en el siguiente paso y este archivo propiamente efectúa la elaboración automática de pólizas contables.doc . Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 19 de 25 2ª version 61120126.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. dentro de esta pantalla contabilizar el extracto individual como se muestra. no es necesariamente lo que conocemos en términos contable/administrativos. El siguiente paso será. Generándonos un aviso de que efectúo el proceso.

Elaboración: 01 mayo 2008 v2. TRANSACCION SM35 – PROCESO BATCH INPUT. Proceso de carga al sistema por medio del batch input El proceso de carga batch input se corre con la transacción SM35 ELAB: Lic. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 20 de 25 2ª version 61120126.doc .

Elaboración: 01 mayo 2008 v2. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 21 de 25 2ª version 61120126.doc . ID y Numero de cuenta bancaria / Autor / Fecha de elaboración. ELAB: Lic. Dándonos la siguiente pantalla donde seleccionamos juego de datos archivo batch input que generamos. tendremos que identificar el propio de forma muy sencilla y segura. Seleccionamos el juego de datos dando clic a la parte del extremo. Debido a que en esa bandeja abra más de un archivo.

doc . Presentándose de esta manera: Y ejecutamos presionando el botón de ejecutar o la tecla F8. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 22 de 25 2ª version 61120126.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. ELAB: Lic.

Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 23 de 25 2ª version 61120126. por que este proceso debe correr interno en el ejemplo se corre como visible para tener un perfecto control del proceso. ELAB: Lic. presentándonos la siguiente pantalla: Donde debemos tener el cuidado de que contenga la siguiente información y en caso de no tenerla deberá incluirse. cerrando la transacción y concluyendo el proceso de generación de conciliación bancaria Nota: no se colocan las pantallas que crea el batch input. Seguido de la tecla ejecutar de la pantalla en cuestión El proceso de contabilización corre automático manteniendo presionada la tecla enter del teclado hasta que este proceso concluya. Deberá solicitar al instructor le muestre como se efectúa para tener la visión completa.doc .Elaboración: 01 mayo 2008 v2.

los cuales podemos ir verificando con los reportes propios del mismo SAP. Traslado de movimientos de cuenta transitoria a la cuenta principal Saldo final de la cuenta contable corresponde: a saldo final de hoja de Excel y saldo final de cuenta bancaria. Vista de movimientos . DEL PROCESO DE Es importante entender los procesos del sistema SAP. ELAB: Lic. Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 24 de 25 2ª version 61120126. VERIFICANDO LOS EFECTOS CONCILIACION BANCARIA.Elaboración: 01 mayo 2008 v2.doc .

doc . Francisco Javier Arenas Diaz Pagina 25 de 25 2ª version 61120126. proceso que nos brindara la posibilidad de mantener actualizada nuestra vista de bancos. ELAB: Lic. Saldo de cuenta transitoria en ceros en este ejemplo queda completamente saldada a la fecha. dejando compensadas las partidas en la cuenta transitoria. Fin de proceso. desarrollado un flujo sano de efectivo. Pasa el saldo a la cuenta principal.Elaboración: 01 mayo 2008 v2. así como todos los efectos que aplican a la legislación fiscal mexicana en cuanto a IVA y estados financieros. Con este chequeo damos por terminado el proceso de CONCILIACION BANCARIA.

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