Los Informes Contables deben cumplir con ciertos requisitos básicos generales que

garanticen la objetividad y veracidad de las anotaciones que contienen.

Basándose en las disposiciones del Comité de Conceptos de la Asociación Americana de

Contadores se puede decir que: " todo informe contable debe revelar en forma exacta todos
los puntos importantes que influyan en el criterio del usuario e ilustrarlo de manera que
pueda sacar sus propias conclusiones".

El Boletín Técnico Nº1 del Colegio de Contadores de Chile, confirma esto al definir
los informes como: "el medio por el cual la información cuantitativa acumulada, procesada
y analizada por la contabilidad, es periódicamente comunicada a aquellos que la usan".

Las cualidades fundamentales que deben tener los Estados Financieros (Informes
Financieros) van en relación directa con las características de la información y son:
claridad, oportunidad, trascendencia y comparabilidad.

1. CLARIDAD

La presentación de los estados contables debe caracterizarse por su claridad, o dicho en

otras palabras, deben ser fácilmente comprensibles y evitarse los dos extremos
negativos: excesiva brevedad y demasiado detalle.

La persona que los lea, debe encontrar en ellos toda la información que necesite; pero, al
mismo tiempo, debe evitarse el caer en detalles innecesarios que dificulten su
comprensión. Por eso no debe emplearse en los informes una terminología
exageradamente técnica, que se preste a confusiones para aquellos usuarios que no estén
familiarizados con ella.

2. OPORTUNIDAD

Todo informe debe ser entregado con la suficiente oportunidad, de manera de permitir su
uso en cualquier decisión que se requiera tomar. Ya sea que se trate de usarlo como base
en la confección de un presupuesto o como medición de los estándares, el informe debe
estar preparado con la debida anticipación.

Conviene recordar que la oportunidad varía según el destino de la información y podrá

referirse a un año completo, si va dirigido a los accionistas de una empresa que desean
saber la situación financiera de ella, o la rentabilidad de sus inversiones; será mensual si se
trata de un informe de disponibilidades para uso presupuestario y deberá ser diario, si se
refiere a datos que interesan a los ejecutivos para tomar una decisión, por ejemplo: datos de
ventas.
3. TRASCENDENCIA

La trascendencia o importancia de la información contenida en un estado contable, varía

según la empresa y el uso que se le va a dar; pero hay que recordar que toda partida cuyo
conocimiento pueda influir en las decisiones que el usuario tome, es considerada
trascendente.

Esta trascendencia o relevancia en las cifras, va más dirigida a lo cualitativo que a lo

cuantitativo y la mejor demostración de ello reside en el redondeo de cifras, que colabora a
la claridad de la información, sin que ello afecte a su veracidad.

En la determinación de la relevancia de un dato se le debe comparar con el movimiento

total de la empresa, y una partida que sea de mucha trascendencia para una empresa, puede
resultar irrelevante en otra que tenga un monto mayor de operaciones.

4. COMPARABILIDAD

Todo estado informativo, debe ir acompañado de otros datos que permitan su

comparación con situaciones análogas de otras empresas, con períodos anteriores de
operaciones de la misma empresa o con las metas predeterminadas en los presupuestos.

Para que esta comparación pueda realizarse, se requiere que los registros contables
mantengan un criterio de uniformidad, que asegure la utilización de la misma base de
medición.

Este requisito de comparabilidad presenta, en algunos casos, serias diferencias derivadas de

hechos tales como: cifras de períodos distintos afectadas por desvalorización (inflación),
hechos casuales de carácter interno o externo que afectan el normal desenvolvimiento de
las actividades, la variación de prácticas contables de un ejercicio al siguiente.

El no-cumplimiento del Principio Contable de Consistencia trae como consecuencia, la

imposibilidad de comparar las cifras de dos períodos. Esta situación se aprecia más
fácilmente suponiendo un cambio en el sistema de valorización de mercaderías en la
empresa, con las consiguientes variaciones de resultados, monto de las existencias, costo de
venta, etc.
Estados Contables globales, los más usados en una empresa son:

1. El Balance General (Estado de Posición Financiera).

2. El Estado de Resultados.
3. El Estado de Flujo de Efectivo.
4. El Balance de Comprobacion

Estados Contables parciales, entre los anexos que se refieren a funciones específicas o
departamentos de la empresa, se pueden citar:

 El Informe de Ventas.
 El Informe de Cobranzas.
 El Informe de Gastos.

Balance de comprobación
1. Definición :

Es un cuadro o documento contable que enlista los movimientos y los

saldos de todas y cada una de las cuentas del Mayor y que se prepara con el
objetivo de comparar o verificar si todos los cargos y abonos de los
asientos de Diario han sido registrados en las cuentas de Mayor respetando la
partida doble.

2. Funciones:Son las siguientes:

2.1 Verificar que los saldos deudores de las cuentas sumen

exactamente lo mismo que los saldos acreedores, de modo que se produzca el
balance o equilibrio.

A=P+C

2.2 Verificar o comprobar que las sumas de los movimientos de

las cuentas en el Debe sea igual a la suma de los movimientos en el
Haber; esto a su vez comprueba que la suma del Diario
sean correctas. Cargos = Abonos
 2.3 Resumir o sintetizar el proceso analítico que han tenido las
cuentas en el Diario y en el Mayor. (Ref. Principio de Análisis y Síntesis)

3. Estructura Del Balance de Comprobación:

Su rayado esta estructurado para contener los siguientes datos.

a). Encabezado Nombre del negocio, nombre del documento: Balance de

comprobación y fecha de preparación.

b). Columnas de:

- Folio del Mayor de cada cuenta

- Código y nombres de las cuentas del Mayor

- Movimientos deudores y acreedores de las cuentas y suma de

estos movimientos.

- Saldos deudor y acreedor de las cuentas y suma de estos saldos.

4. Preparación:

Este cuadro se prepara al final de cada periodo y se debe

hacer cumpliendo los siguientes pasos de su procedimiento:

1. Traslado de las sumas del Debe y Haber de las cuentas del Mayor.
(estas sumas se toman de las que se hicieron previamente y anotaron a lápiz en
cada una de las cuentas). La anotación incluye los datos del folio del Mayor ,
códigos y nombres de las cuentas y puede seguir el orden correlativo de los folios
o de los códigos de las cuentas.

2. Suma de las columnas del Debe y Haber del Balance.

3. Determinación de saldos por diferencia entre los movimientos del

Debe y Haber y anotación de los saldos deudores ó acreedores, según como
corresponda.

4. suma de las columnas de saldos deudores y acreedores del Balance.

Nota: Si en el 2° paso no cuadran las columnas, antes de seguir, se

debe proceder a verificar el trabajo efectuado, para corregir y lograr el cuadre.

5. Secuencia del Procedimiento:

 Paso N° 7: Preparar Balance de Comprobación

Fase N° 5: Preparación del Balance de Comprobación

Este paso consiste simplemente en preparar el Balance de Comprobación

al final del periodo (mensual, trimestral, etc.), cumpliéndose el orden
establecido en su propio procedimiento (ver punto N° .4)

Ejemplo de Aplicación:

Se muestra el siguiente cuadro del Balance de Comprobación, que se

ha preparado siguiendo el orden establecido en su procedimiento y tomando los
datos del Libro Mayor, desarrollado en el punto anterior.

En este balance se observa que las sumas de las columnas del Debe y
Haber son iguales en la cantidad de S/. 63.500.00, la misma que a su vez
coincide con la suma acumulada de todos los asientos en el Libro Diario (F°3)
según punto (1.9)

También se observa la otra igualdad de la partida doble A = P + C, es decir

la suma de los saldos deudores por S/. 35.500.00 es igual a la suma de los saldos
acreedores (ver funciones punto 2)

¿Qué es la balanza de comprobación?

Experto GestioPolis.com
  Contabilidad
 24.01.2002
 4 minutos de lectura

estados financierosteoría y proceso contable

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La balanza de comprobación es una lista de todos los saldos, deudores y

acreedores de todas las cuentas del mayor para comprobar la igualdad,
sumándolos en columnas separadas; esto es así a consecuencia de que la
contabilidad con base en la partida doble deriva su nombre del hecho de que el
registro de toda operación requiere el asiento de débitos y créditos de una
operación que suman igual importe, resulta obvio que el total de débitos de todas
las cuentas debe ser igual al total de los créditos.

Sirve para localizar errores dentro de un período identificado de tiempo y facilita el

encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista muy conveniente de los saldos
de las cuentas que serán empleados en la preparación de los estados
financieros. Es útil para comprobar la exactitud matemática del mayor y
proporcionar al contador información para preparar los estados financieros
periódicos, ya que le es mucho más sencillo utilizar los datos de la balanza que
tomándolos directamente del mayor.

Concepto

La siguiente revisión bibliográfica será útil para tener una visión más amplia de lo
que es la balanza o balance de comprobación:

El balance de comprobación es un estado que surge del mayor. Es un registro

de la información que suministra aquél y que garantiza que se ha efectuado la
totalidad de las transcripciones originadas en el Diario, basadas en los principios
de la partida doble. Se realiza la sumatoria de todos los débitos y créditos en
forma separada; deben ambas columnas ser iguales. De esta forma, se verifica
que el pase de los asientos del Diario al Mayor se efectuó correctamente. Incluye
todas las cuentas del Mayor y expresa la suma de todos los débitos y créditos de
cada cuenta y también sus saldos. Sirve para comprobar si el pase del libro Diario
al Mayor ha sido efectuado en forma correcta. Es el punto de partida del balance
general. (Greco, p.74)

El Balance de Comprobación de Sumas y Saldos es un instrumento que, como

su nombre indica, sirve de comprobación de las sumas deudoras y acreedoras y
de los saldos deudores y acreedores de las cuentas utilizadas durante un periodo
determinado. Asimismo suele contener las sumas y saldos acumulados de
periodos anteriores. Para poder elaborarlo es necesario sumar todas las
anotaciones realizadas durante el periodo deseado, calculando las sumas y saldos
deudores y acreedores de todas las cuentas utilizadas por una empresa.
Dependiendo del objetivo pretendido, un Balance de Comprobación de Sumas y
Saldos puede referirse a la totalidad de las cuentas utilizadas o a una parte de
ellas. Por ejemplo, podría elaborarse un Balance de Comprobación que incluyese
solamente las cuentas de clientes, al objeto de realizar un análisis de este
conjunto particular de activos. (Alcarria, p.72)

Una balanza de comprobación es una lista de todas las cuentas con sus saldos -
primero el activo, después el pasivo y, a continuación, el capital contable-,
tomadas del mayor. Antes de que existieran las computadoras, la balanza de
comprobación permitía corroborar la exactitud porque nos mostraba si el total de
cargos era igual al total de abonos. En la actualidad. la balanza de comprobación
es un resumen, de gran utilidad, de todas las cuentas y sus saldos.

Podemos llevar una balanza de comprobación siempre y cuando los asientos

estén actualizados. El momento más frecuente para hacerlo es al término del
periodo contable. En una balanza de comprobación, el total de cargos y el total de
abonos deben ser iguales. Si no lo son, hay un error de registro. Los sistemas
computarizados de contabilidad eliminan casi lodos los errores porque éstos
pasan las cantidades del diario al mayor tal como están registradas en el diario.
Sin embargo, las computadoras no pueden eliminar todos los errores, porque los
humanos a veces introducen datos equivocados.

Cuando las cuentas no cuadran, es decir, el total de cargos es diferente al total de

abonos, podemos detectar los errores si calculamos la diferencia entre estos
totales de la balanza de comprobación. Después, haremos uno o varios de los
siguientes movimientos:

1. Buscar si en la balanza de comprobación falta alguna cuenta.

2. Dividir entre dos la diferencia que haya entre el total de cargos y el total de
abonos. Un cargo tratado como un abono, o viceversa. duplica el monto del
error.
3. Dividir entre nueve el monto de la diferencia, Si podemos dividir el resultado
justo entre nueve, el error puede ser un error de pase al mayor (ejemplo:
escribir $300 en lugar de $30) o una transposición (ejemplo: poner 561 en
lugar de 516). Los sistemas computarizados evitan este tipo de errores.

Aviso: No confunda una balanza de comprobación con un balance general. Una

balanza de comprobación es un documento interno, que sólo verán los dueños los
administradores y los contadores de la compañía. La compañía presenta al público
su balance general, que es un estado financiero formal. (Horngren, pp.50,51)
Características

En un balance de comprobación que incluya todas las cuentas se cumplen las

siguientes relaciones:

 En un periodo: Total sumas deudoras = Total sumas acreedoras

 En un periodo: Total saldos deudores = Total saldos acreedores
 En el acumulado: Total sumas deudoras = Total sumas acreedoras
 En el acumulado: Total saldos deudores = Total saldos acreedores

Además, las sumas deudoras y acreedoras del periodo (o acumuladas) ceben

coincidir con las sumas de los im portes anotados al debe y haber,
respectivamente, del Diario en el periodo correspondiente (o
acumuladas). (Alcarria, p.74)

Utilidad

La utilidad general del balance de comprobación es servir de resumen informativo

de las cuentas y permitir, en ocasiones, detectar errores.

La detección de errores numéricos de cuadre (diferencias en las sumas o saldos

deudores y acreedores) era muy importante cuando la contabilidad era llevada
manualmente. En la actualidad el uso de ordenadores elimina esta posibilidad de
error.

No obstante, los errores que provocan asientos conceptualmente incorrectos

pueden no ser detectados dado que, según el método de la partida doble, los
importes anotados al debe y haber deben ser siempre iguales.

Finalmente, el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos puede servir de

base para la elaboración de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias (tomando los
saldos de las cuentas de ingresos y gastos) y del Balance (tomando los saldos de
las cuentas de activos, pasivos y elementos de patrimonio neto).