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Junio 26 de 2008

CIERRE FINANCIERO MENSUAL
Emitir instrucciones a los Usuarios Finales el cierre financiero mensual y entrega del
calendario SILOG.

Responsable:
Módulo Financiero

A partir de la fecha el SILOG establece las siguientes fechas de cierre para los
periodos financieros correspondientes a la vigencia 2008:

Aprueba:
Gerencia General
SILOG - CNMC MDN

PERIODOS

FECHAS DE CIERRE

Junio 2008

8 de Julio de 2008

Julio 2008

8 de Agosto de 2008

Agosto 2008

5 de Septiembre de 2008

Septiembre 2008

7 de Octubre de 2008

Octubre 2008

10 de Noviembre de 2008

Noviembre 2008

5 Diciembre de 2008

Diciembre 2008

12 de enero 2009

Estandarización
En el boletín No. 12 se
estableció el procedimiento para
compras al manejo en una
moneda diferente al peso
Colombiano.
En el boletín No. 13 se
relacionan las instrucciones
para el cierre de operaciones
durante un periodo contable.

Estas fechas aplican para todas las unidades que se encuentran en línea en el
momento, se exceptúan aquellas que van ingresando al sistema las cuales
tendrán un lapso de 2 periodos para entrar a aplicar el calendario de cierre.

Resumen del proceso empresarial
Una vez concluidas las operaciones en el periodo contable, se hace necesario
efectuar el cierre financiero a fin de habilitar las operaciones en el periodo
siguiente para todos los grupos de trabajo.

Para realizar el cierre financiero de un periodo normal sólo se requiere que los
usuarios de los diferente módulos (tesorería, logístico, mantenimiento y costos)
hayan incorporado la información de manera oportuna y en las fechas
coordinadas previamente con el contador de la unidad quien es el líder de este
proceso.

Bogotá, Base Aérea CATAM - Teléfono 425 50 50

esto no tiene efecto financiero. el contador de la unidad define la fecha de cierre de las operaciones de los almacenes previa coordinación con cada uno de ellos. es importante que en la fecha que el contador efectué el cierre ese mismo día se tome esta fotografía que servirá como antecedente del cuadre de la información a la fecha de cierre. tener en cuenta que esto debe tener un plazo para su legalización. Junio 26 de 2008 .Página 2 Módulo Logístico Verificaciones generales Los almacenistas deberán registrar todas las entradas y salidas efectuadas durante el periodo contable. Se genera el siguiente reporte: Imagen 1 Como efecto de los traslados entre unidades que se encuentran en línea en el sistema se generan los stock de inventarios en tránsito lo cual significa que a nivel financiero la cuenta de inventario ya ha sido afectadas. se debe gestionar a través de los jefes inmediatos las acciones pertinentes para lograr que los bienes sean recibidos físicamente y en su totalidad por los almacenistas. pero logísticamente los elementos no han sido recibidos físicamente en el almacén. sin embargo se deben hacer las respectivas explicaciones en las notas a los estados financieros de cierre de periodo. se deben verificar las zonas intermedias de entradas y salidas de mercancías con el fin de tramitar las respectivas órdenes de transporte cuando en ellas exista material. así mismo. es responsabilidad del almacenista cambiar la condición de en tránsito a disponible una vez se reciban los elementos. sin que sobrepase las fechas establecidas en el presente boletín. Si los almacenes gestionan ubicaciones WM. Análisis cuentas de inventarios Transacción MB5L Esta transacción permite al área financiera comparar las existencias en inventarios frente a los valores registrados en los Estados Financieros. Número 13.

Junio 26 de 2008 . Imagen 2 Se genera el siguiente reporte: Imagen 3 Imagen 4 Número 13.Página 3 Transacción ZMB5T Para verificar en cada una de las Unidades que elementos se encuentran en tránsito previo un traspaso de otra sociedad en SAP y que se haya utilizado la funcionalidad de MULTISOCIEDAD.

Transacción MMPV Imagen 5 Verificar que no quede abierta la opción de permitir contabilización en períodos anteriores. previa coordinación con todas las unidades que se encuentran en línea en el sistema SAP/R3. y evitar que las demás unidades se vean afectadas por esta situación y evitar duplicidad de registros (entradas manuales y las automáticas). incluido los movimientos generados por las verificaciones de factura (MIRO) la unidad puede programar la fecha en la cual realizará el cierre. Número 13 . se recuerda que según plazos establecidos por cada una de las Unidades existen fechas para su recibo una vez pasada la fecha se tendrá que realizar en el siguiente periodo. Junio 26 de 2008 . per. Para el cierre del periodo no se requiere ningún procedimiento adicional. detalles del bien y demás. si por alguna razón se requiere realizar ajustes en el mes anterior. ant. Las Unidades deben coordinar aun estando en el sistema pero por estar en diferentes periodos logísticos utilicen las transacciones manuales Z08 o Z10 para evitar duplicidad en los registros o para traspaso de activos como si fuesen unidades por fuera del sistema. contribuyendo a no utilizar los movimientos como si fueran unidades por fuera del sistema Desplazamiento de período Logístico Es ejecutada por el contador se ejecuta una vez se ha revisado y verificado que todos los movimientos de almacenes del período hayan sido registrados. La recomendación siempre habilitar el icono de Contab. esta opción sólo la tiene el contador de la unidad y es el responsable de su administración. basta con desplazar el período al mes siguiente de esta manera las operaciones que realicen los almacenes quedan registradas en el periodo siguiente tan solo se debe verificar que el SILOG por la transacción OB52 le habilite el mes respectivo inclusive antes de la fecha establecida en este boletín de ser requerido por la unidad. con el fin de coordinar entre la Unidad que recibe y quien tramita para efectivamente realizar las coordinaciones y causas de no haberlo entrado físicamente. Tener presente que periodo logístico cerrado no se abre.Página 4 Se le puede dar doble clic al número del documento y este lo lleva hasta el documento original para que se analice quien lo realizo. no permitida. el cumplimiento estricto de los plazos de cierre obligan a las unidades a estar en los mismos periodos.

genera el Imagen 8 Al seleccionar (si) nos muestra la siguiente pantalla Número 13 .Página 5 Imagen 6 Módulo de activos fijos. Al enviar el proceso en modo test. Junio 26 de 2008 . Ejecución del proceso de depreciación Transacción AFAB Imagen 7 Para correr la transacción haga clic en el icono siguiente pantallazo.

es necesario regresar una posición con la flecha verde y desmarcar Ejecución de test en el recuadro inferior Utilice vía menú Programa  Ejecutar en proceso de fondo para ejecutar el programa de contabilización de depreciaciones. Ingrese los datos correspondientes. El sistema requiere que se ejecute en proceso de fondo debido al volumen de la información a ser procesada. pero se debe considerar de acuerdo a como estén configuradas para cada caso. Junio 26 de 2008 .Página 6 Imagen 9 En razón de que esta ejecución se hace en forma test. Número 13 . Para este caso definimos una impresora por default.

Junio 26 de 2008 . Imagen 12 Número 13 .Página 7 Imagen 10 En esta pantalla se oprime enter y nos muestra el siguiente pantallazo en el cual se determina el tamaño del papel que generalmente está establecido de forma Standard Imagen 11 Al darle enter nos muestra la siguiente pantalla. Generalmente se toma la opción inmediata y luego grabar con lo cual inicia la ejecución de la depreciación y las correspondientes contabilizaciones. en la que se indica si este debe ser ejecutado de inmediato o bajo alguna especificación de fecha. hora o algún evento.

lo cual permite ver el status o estado de ejecución del Job Imagen 14 Número 13 .Página 8 Una vez ejecutado. Imagen 13 En esta pantalla se selecciona (Trabajo de ejecución). use la vía de menú Sistema  Servicios  Jobs  Resumen Jobs (Transacción SM37). Junio 26 de 2008 . Para ver el avance del proceso de fondo. el sistema emite un mensaje de que el proceso de fondo fue planeado.

Página 9 Muestra la fecha. Junio 26 de 2008 . Imagen 16 Número 13 . hora de inicio. se marca selecciona y se mostrándonos la siguiente pantalla. el usuario y el status que en este caso nos informa que está finalizado. duración de la ejecución. Si se quiere revisar al detalle lo realizado. Imagen 15 En ella seleccionamos y el icono con lo cual despliega la siguiente pantalla.

Página 10 Este reporte puede ser copiado en Excel a través del menú. en la cual se selecciona la opción hoja de cálculo Imagen 18 Posteriormente se relaciona la dirección y el nombre del archivo y se selecciona la opción crear. Número 13 . terminando el proceso Imagen 19 Con este mismo procedimiento se pueden bajar a Excel todos los reportes. Junio 26 de 2008 . Imagen 17 Al seleccionar la opción fichero local muestra la siguiente pantalla.

es decir realizar el cruce de las cuentas 470508XXXX por cada concepto.N. en el campo cuenta de mayor registre la cuenta 11100500+5 ó 111000+++5. Para lo cual ingrese a la transacción FS10N. consignación que hace directamente el beneficiario en la entidad bancaria (son todos los ingresos referenciados) verifique lo ingresos del extracto bancario contra los registros efectuados en SILOG en la cuenta de bancos 111000+++2 ó 112500+++2 con tipo de documento CI.Página 11 Modulo Tesorería A nivel de módulo de tesorería las actividades que se deben realizar son las siguientes: 1. Transferencias e Inversión). 3. hayan sido registrado en SILOG. (Servicios Personales. Imagen 20 4. Junio 26 de 2008 . Por medio de la transacción FS10N. 2. el módulo de tesorería es el responsable de la conciliación del saldo de estas cuentas. (donde ++ indica código asignado por el banco de la República a cada entidad bancaria. egresos .T. Verificar que el total de Ingresos girados por la D. Imagen 21 Número 13 . Gastos Generales. Incorporar toda la información relacionada con los ingresos. y + el respectivo concepto del gasto. Para cruzar los ingresos recibidos por Fondo Interno. transferencia de fondos y de todos los demás registros relacionados con el módulo.

Página 12 5. Imagen 22 6. la sumatoria de los documentos CI debe ser igual al valor generado en el documento DR para cada uno de los periodos la compensación se realiza así: Número 13 . Cruzar los ingresos reportados en el extracto bancario. Junio 26 de 2008 . En la sección de contabilidad correr la transacción ZTPIB (con el fin que el sistema registre en forma automática la causación de deudores pro diversos que utilizo la Unidad) Imagen 23 Una vez se corre este proceso se debe proceder a compensar los documentos generados para cada uno de los prodiversos. Verificar que los giros por aportes o apoyos recibidos de otras Unidades hayan sido registrados en SILOG. Por medio de la transacción FS10N. con los registros efectuados en la cuenta de bancos 111000+++6 ó 112500+++6 con tipo de documento TF.

en este ejemplo tomamos los del mes de marzo: Los documentos CI de marzo que fue el recaudo de tesorería suman $240. una vez se corre la transacción anterior el sistema informa los números de documentos generados y solicita la compensación de los mismos.Página 13 Transacción F-32 Seleccione el NIT del prodiverso respectivo de acuerdo con los documentos generados en el paso anterior.950 del documento DR con los documentos CI que suman el mismo valor para que estas partidas se eliminen.000 estos son los valores que se deben cruzar con el documento DR que se generó cuando se corrió el proceso ZTPIB: La compensación de estos registros consiste en marcar los $471. esto no genera ningún documento financiero. por favor tome nota de estos números para saber a cual prodiverso corresponde cada uno de ellos. Junio 26 de 2008 . Número 13 .

Número 13 . Reintegrar a la D.T.Página 14 1. y no cobrados por sus beneficiarios. transacción F-44.N. esta cuenta es utilizada como puente para el traslado y pago de los impuestos ♦ Solicitar a tesorería el reporte de estado diario de fondos y valores al cierre del periodo para verificar que los saldos de bancos estén debidamente conciliados con la parte financiera (este reporte se conserva como soporte de las operaciones del módulo de tesorería en contabilidad). ♦ Al cierre de las operaciones de almacenes generar el reporte de la transacción MB5L y dejar como soporte de los estados financieros ♦ Generación de los archivos planos para cargue a SIIF según procedimiento actualizado la nueva versión de este desarrollo se envió a través de correo SILOG todos los contadores de unidades que se encuentran en línea. tengan en cuenta que para que no existan diferencias entre SILOG y SIIF en los movimientos de almacenes. o la transacción ZTAV para registros en forma masiva. 3. Constituir en acreedores varios los dineros girados y no cobrados por sus beneficiarios al cierre del mes. 2. ♦ Se recuerda a todos los usuarios del sistema la importancia de ejecutar con prioridad todo lo relacionado con la transacción MIRO (verificación de factura por cuanto esta transacción es logística y para su ejecución se rige por los períodos logísticos y no por los periodos financieros) siempre el cierre logístico es primero que el financiero. lo anterior teniendo en cuenta la normatividad existente para tal fin. la base de la información de estos se debe tomar directamente de SILOG hacia SIIF por cuanto si cargan desde otro aplicativo se presentan diferencias por efectos del promedio que maneja SILOG. Junio 26 de 2008 .13 (ver procedimiento en manuales de capacitación de usuarios finales) ♦ Realizar las compensaciones de la transferencia de bienes registradas en la cuenta 3105010010/11/21. ♦ Generar el reporte ZLMAYOR del periodo a cerrar para realizar el comparativo con el SIIF y establecer si existen diferencias ♦ En caso de existir diferencias realizar los análisis respectivos para establecer a que corresponden y poder subsanar las novedades antes del cierre del periodo. para las unidades que realizan el cruce en forma mensual. transacción F-41 para registros en forma individual. los acreedores varios constituidos con más de 06 meses. Análisis de la cuenta acreedores varios con el fin determinar y cuadrar sus saldos bajo los siguientes conceptos: A nivel financiero otras actividades que se deben tener en cuenta para realizar el cierre del periodo son entre otras: ♦ Ejecutar el proceso de compensación para la cuenta 2401010020 entrada de bienes y transacción F. ♦ Validar que las cuentas 243699XXX no tengan saldo.

de tal forma que si se requiere liquidar alguna orden solo se corren recargos del último período así: Una vez se determina la orden a correr recargos de ejecuta y el sistema genera los valores de acuerdo a las tarifas planificadas. Junio 26 de 2008 . Producción y control de operaciones por Ordenes Internas. no hay procedimientos permanentes que puedan afectar la contabilidad financiera. depreciación y gastos administrativos) al grupo SILOG Para su actualización en el sistema. cada contador de unidades que maneje manteamiento y/o producción. o proceso predeterminado. Sin embargo para las Unidades de la Fuerza Pública que tienen procesos de Mantenimiento.Página 15 Cierre de Costos Para el cierre de costos mensual. Imagen 24 Se les recuerda a los contadores el envió de la actualización de las tarifas de mano de obra indirecta y costos indirectos (servicios públicos. Número 13 . Esta transacción permite correr los recargos de gastos generales que se han planificado en los procesos de producción. mantenimiento y órdenes internas. se deben realizar las siguientes transacciones de costos: KGI2. así mismo. revisar y actualizar la tarifa de la mano de obra directa (la transacción KP26) mensual. en las Unidades de Aviación donde existen procesos de mantenimiento esta transacción se ejecuta de manera automática todos los días a la 05:00 horas mediante un JOB. se utiliza para la liquidación final de las diferentes órdenes y esta transacción es de responsabilidad del jefe de mantenimiento. el jefe de producción y de los jefes de transporte según el caso. KO88.