Semana 4

Servicio de Alimentos y Bebidas

Lectura:
Compras y Almacén

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5. Compras y Almacén
5.1 Departamento de Compras

Compras se define como: “adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al

precio adecuados y del proveedor más apropiado” esto en el libro Compras Principios y Aplica-
ciones. El mismo libro nos da los objetivos fundamentales de toda compra y menciona que son
seis, mencionaremos cuales son y daremos una pequeña explicación a lo que se refiere.

1. Mantener la continuidad de abastecimiento. Esto hace referencia a que siempre

debe existir producto.
2. Hacerlo con la inversión mínima en existencia. No gastar demasiado, tratar de op-
timizar el presupuesto.
3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales. No se debe tener
demasiado producto parado, que genera gastos innecesarios.
4. Mantener los niveles de calidad en los materiales, basándose en lo adecuado de
los mismos para el uso a que se destinan. Es importante conocer las características
organolépticas de los productos que vamos a comprar para hacerlo en las condiciones
adecuadas de los mismos.
5. Procurar materiales al precio más bajo posible compatible con la calidad y el servi-
cio. Es importante fijarse en la calidad del producto que se adquiere pero sin descuidar
el costo, que es el que te generará a la larga mayor productividad en la compra.
6. Mantener la posición competitiva de la empresa; conservar el nivel de sus benefi-
cios en lo que a costos de material se refiere. Si las compras se hacen de forma ade-
cuada y cuidando los objetivos anteriores la productividad de la empresa será mejor
y esto generará que exista competitividad.

Contextualizando todo esta información al departamento de alimentos y bebidas, podemos decir

que comprar es un proceso que debemos cuidar para que la “materia prima” que adquirimos
para la realización de un evento, banquete, reunión, etc. Sea la adecuada a las necesidades
tanto de las personas que se encargarán de procesarla (prepararla) como a las personas que la
disfrutarán (clientes).

En general esta área de compras se divide en:

Los bienes son materias primas, mercancías y/o suministros; en el área de alimentos y bebidas
las materias primas son las que se dividen en Perecederos y No Perecederos. Y son este tipo de
materias con las que se debe tener más cuidado y mucho más control porque son alimentos y
estos tienen que ser manipulados de forma adecuada para no generar ningún tipo de riesgo al
cliente o comensal.

Antes de hablar más sobre las materias primas que son las que nos interesan para fines de este
bloque definiremos cada uno de los bienes.

a) Materias primas o materiales. Pueden ser de procedencia agrícola, minera o de

otras industrias, en las cuales han tenido su primer grado de transformación.
b) Mercancías. Productos terminados que se destinan a la venta de quienes los re-
quieren.
c) Suministros. Bienes o servicios que se proveen en forma periódica o continua a una
empresa, a fin de que ésta pueda realizar adecuadamente sus actividades. (Leonel,
2007, pág. 7)

5.1.1 Perecederos

Este tipo de materias primas como su nombre lo indica tienen una vida de anaquel corta; se des-
componen con facilidad y por eso su caducidad es corta a comparación de una lata o un grano
como frijol, arroz, café, etc. los podemos clasificar de la siguiente manera.

a) Con temperatura controlada

Es importante señalar que la temperatura de alto riesgo es la que se encuentra entre los 4° - 70°
C para los alimentos procesados según la Secretaría de Turismo en su manual de Distintivo H; en
esta también hace referencia que para los alimentos no procesados se debe tener cuidado a la
hora de transportarlos porque podrían empezar a descomponerse a estas temperaturas. Aunque
en el caso de este tipo de alimentos no requieren refrigeración para su transporte es necesario el
control la temperatura en la que se deja; porque puede llegar a afectar el producto. Son materias
que se descomponen con facilidad y de igual forma se pueden maltratar tales como:

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Aunque muchas de las frutas, verduras y hierbas frescas requieren refrigeración no todas ne-
cesitan llevarlas a una temperatura de refrigeración, a menos que ya se vayan a almacenar por
largo tiempo, debido a que someterlas a cambios de temperatura constantes puede de igual
forma alterar su composición.

b) Con refrigeración controlada

Este tipo de alimentos son los que requieren una temperatura específica como:

Este tipo de alimentos dependiendo sus características es la temperatura en la que se deben

transportar, como por ejemplo los lácteos y los embutidos que necesitan una temperatura de
refrigeración; a diferencia de los pescados y mariscos que esos requieren una temperatura de
congelación.

En las siguientes imágenes podrás observar las características organolépticas de los alimentos
perecederos para que conozcas a grandes rasgos como deben ser aceptados.

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7
as
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5.1.2 No Perecederos

Los no perecederos son los productos secos o abarrotes, estos deben ser transportados y alma-
cenados con las condiciones adecuadas para que no generen ningún riesgo a la salud; este tipo
de riesgos no son generados por descomposición como los perecederos sino por contaminación
física principalmente donde si no se tiene cuidado pueden contaminarse con objetos físicos ex-
traños (piedras, cabello, polvo, etc.), contaminantes químicos (insecticidas, cloro, jabón, etc.),
contaminantes biológicos (cucarachas, ratas, gorgojo, etc.) o en el peor de los casos dos o más
de este tipo de contaminantes; donde por descuido pueden contaminar estos productos y su
consumo puede afectar a la salud. Los nos perecederos se pueden dividir en dos grupos: enla-
tados o envasados y secos (granos, cereales, chiles, etc.)

ENLATADOS Y ENVASADOS como por ejemplo Aceite, Cacahuate, Gelatina, Maicena, Mayonesa,
Mostaza, Polvo de Hornear, Champiñones, Pastas, Pasta de Tomate, Sal Refinada, Salsa de Soya,
Salsa de Tomate, Salsa Negra, Té, Anchoas, Atún, Cerezas, Chocolate, Leche Condensada, Ce-
bollitas, Aceitunas, Duraznos, Piña en Rodajas, Alcaparras, Mermeladas, Pepinillos, Salchichas,
Sardinas, Uvas Pasas, Vinagre, etc.

SECOS como por ejemplo Arroz, Azúcar, Frijoles, Garbanzo, Lentejas, Harina de Maíz, Harina de
Trigo, Cereales, Chiles secos, etc.

Es importante señalar que los productos no perecederos también requieren ciertos cuidados
que son vitales para conservarlos. En el caso de los enlatados y envasados se debe cuidar que al
momento de comprar o recibir deben venir perfectamente cerrados en su empaque original, las
latas no deben estar abolladas porque esto indica que pueden estar contaminado el alimento por
dentro, los secos son propensos a tener contaminación física es decir a tener cuerpos extraños a
su naturaleza por lo que es importante recibirlos sellados y verificar que estén en buen estado.
También es importante señalar que deben ser almacenados en recipientes cerrados si son a
granel como el azúcar, harina, granos y cereales, debido a que son propensos a contaminaciones
físicas como polvo, objetos extraños, insectos, roedores, etc.

5.1.3 Tipos de Controles

Cuando nos referimos a los tipos de controles hablamos de cómo es que controlan las entradas
y salidas de las materias primas. Para esto se necesita dos tres tipos de controles.

1. Requisición
2. Hoja de recepción
3. Inventario

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Llevando un formato de requisición de insumos, una hoja de entrada (puede ser nota o factura
de los productos) y un formato de inventario se podrá saber exactamente lo que se pide; lo que
se llega y lo que se entrega. En la siguiente imagen podemos observar un ejemplo de hoja de
requisición y esta la primera que se debe hacer para el proceso de compras correcto.

fig. 2. Requisición de compra. Obtenida en: http://slideplayer.es/slide/4076508/

Es importante señalar que el formato dependerá de cada empresa o persona que se encarga de
esta área pero que hay ciertos requisitos que son indispensables poner en la misma tales como:

• Fecha de elaboración
• Fecha requerida
• Cantidad
• Unidad
• Descripción y especificaciones
• Nombre y firma de quien la elabora
• Nombre y firma de quien la autoriza
Teniendo estos requisitos mínimos se garantizaría el conocer las características de lo requerido
y con esto se podrá saber que es lo se debe comprar y en donde, también pueden venir otros

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puntos que el departamento de compras requiera para el mejor control pero dependerá de la
empresa.

El segundo paso es la hoja de recepción, regularmente esta hoja es la factura o nota que da el
proveedor con las especificaciones del producto entregado, cuál es su costo por unidad y por
toda la cantidad solicitada. Con esta hoja el departamento de compras puede tener un control
estricto de lo que realmente entró a la empresa y en qué cantidad.

El tercer paso es el inventario una vez que ya se hizo la requisición, se recibió la mercancía, se
debe tener un control de la misma y para eso se realiza un inventario con este se pretende saber
exactamente qué es lo que hay en el almacén y de esta manera también se podría conocer el
flujo de cada producto. Para este último existen tres métodos de control de inventarios.

1. Máximo y mínimo
2. Controles a mercancías y equipo (orden especiales)
3. Carácter especulativo

El primero se realiza teniendo un stock de máximo producto y mínimo producto; de esta manera
se puede tener un control de lo que se consume más (mayor flujo); en la teoría cuando llega el
producto requerido ya no debe existir nada en el inventario, pero en la práctica no es recomen-
dable que esto suceda porque generaría estar muy limitados en la materia y esto puede generar
una escases a la hora de la producción o utilización de los mismos.

El segundo de controles a mercancías y equipo, hace referencia a que una vez que se maneja un
stock de máximos y mínimos; aun así pueden existir casos en los que se requiera pedir otro tipo
de mercancía, materia y equipo, de esta manera se generan orden especiales porque probable-
mente con el proveedor habitual no se consiguen o porque son cosas específicas que deben ser
autorizadas con otro protocolo de requisición.

El tercero este tipo de inventario se hace de carácter especulativo porque son productos donde
los precios varían ampliamente, por lo tanto no se puede tener un stock específico porque esto
generaría pérdida a la empresa tener una gran cantidad de un producto que en determinado
momento está más elevado el costo de lo que normalmente sale.

Se puede usar los tres métodos del inventario al mismo tiempo o se pueden usar solo uno o dos,
realmente esto depende de las necesidades de la empresa y de la persona que se encargue de
esta área

Fig.3. Ejemplo de inventario. Obtenida en: http://modernacocina.blogs-

pot.mx/2012/02/control-de-cocina-y-restaurante-en.html

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 Fig.3. Ejemplo de inventario. Obtenida en: http://modernacocina.blogs-
pot.mx/2012/02/control-de-cocina-y-restaurante-en.html

En la imagen anterior se puede observar como existe un inventario bien estructurado de las ma-
terias que se compran y como se van consumiendo para así conocer su flujo de entrada y salida.

5.3 Almacén

El almacén es “una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa

comercial o industrial, con el objetivo bien definido de resguardo, custodia, control y abasteci-
miento de materiales (materias primas) o productos terminados”. Definido por Alfonso García
Cantú en su libro Almacenes, planeación, organización y control. Es muy importante tener un
estricto control de lo que hay en el almacén porque este es como un banco que tiene la finalidad
de guardar, proteger y administrar correctamente los bienes que se encuentran en él.

En el libro de Leonel Cruz Mecinas “Compras, un enfoque estratégico” menciona que la forma
de organizar y administrar un almacén depende, entre otras cosas de los siguientes factores:

a) Tamaño de la empresa
b) Organización de la empresa
c) Características de los materiales
d) Diversidad en la producción o comercialización
e) Programación de la producción

De igual forma menciona las funciones que debe coordinar el área de almacén las cuales son:

• Recepción de los materiales

• Registro de entradas y salidas

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 • Almacenamiento de materiales
• Control de los materiales
• Información constante de los departamentos de compras, ventas y producción,
sobre las existencias reales de materias primas o productos terminados
• Interacción con los departamentos de compras, producción, tráfico y contabili-
dad. (Leonel, 2007, pág. 50)

Con estos factores y funciones que debe tener el área de almacén se puede tener un estricto
control de esta área, debido que esta es la que determinará el buen funcionamiento de la em-
presa y que la productividad sea adecuada a la demanda y a las necesidades de operación de
cada empresa.

5.2.1 Recepción de Alimentos

La recepción de los alimentos es un proceso de suma importancia para el área de alimentos y

bebidas, debe ser de forma meticulosa y adecuada a las características organolépticas del pro-
ducto porque de lo contrario esto generaría que en lugar de que el producto o materia tenga las
cualidades necesarias para su consumo; pueda tener alteraciones biológicas y esto puede generar
lo que en el área de alimentos y bebidas conocemos como: ETAS (enfermedades trasmitidas por
alimentos). Regularmente este tipo de enfermedades tiene que ver con dos factores, el primero
con la mala recepción de los alimentos y el segundo con el mal almacenamiento del mismo; es
por eso que es de suma importancia tener en cuenta estos dos procesos en el departamento de
almacén.

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 Fig. 4. Proceso de almacenamiento. Obtenida en: http://publicacio-
nes.ops.org.ar/publicaciones/piezas%20comunicacionales/cdmanipu-
lacion%20alimentos/manipuladoresmanualeshigienico.htm

En este diagrama antes presentado se puede observar que el proceso de almacenamiento em-
pieza desde recibir materias primas, luego se debe almacenar el producto, para después preparar
(procesar) y por último consumir que esto sería el presentarlo a cliente. Entre estos pasos existen
operaciones intermedias como las actividades que se realizan entre almacenar y procesar un ali-
mento dichas actividades serían tales como la realización del mise en place (todo proceso previo
a la preparación de un alimento en la cocina como cortar, dar cocciones previas, etc.), después
de este proceso se puede almacenar o recalentar el producto procesado antes del consumo. Por
lo que podemos concluir que antes del consumo la materia prima o producto debe pasar por
una serie de pasos que permitan la utilización de la misma.

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Para la recepción de los alimentos se debe tomar en cuenta lo siguiente:

1. Tener un horario de llegada, donde no afecte otras de las actividades del almacén;
para que se esté al pendiente de cada producto que se recibe.
2. Conocer las características organolépticas de olor, color y textura de cada producto
recibido para poder hacer una inspección adecuada del mismo.
3. Contar con un termómetro que permita verificar que la materia llega a la tempe-
ratura correcta, en el caso de los perecederos.
4. Llevar un registro por medio de la hoja de recepción, para tener control de lo que
está ingresando.
5. Almacenar inmediatamente después de la recepción para evitar que tanto los pe-
recederos como los no perecederos sufran algún tipo de alteración.

5.2.2 Almacenamiento

El almacenamiento es el último paso del proceso donde una vez que se ha pedido y recibido la
materia se debe almacenar, guardar o distribuir para que llegue de forma adecuada a las ne-
cesidades de cada departamento. Según el manual para el manejo higiénico de los alimentos
elaborado para la obtención de Distintivo H, dice que existen cuatro tipos de almacenamiento
los cuales son:

1. Refrigeración (los productos que requieran refrigeración deben tener una tempe-
ratura de 4°C y para esto el refrigerador debe estar a 2°C, de esta manera se puede
garantizar que la temperatura del producto sea la adecuada)
2. Congelación (los productos que requieren congelación deben estar a -18°C y para
esto el congelador debe estar a -20°C, los helados se pueden almacenar a -14°C)
3. Almacén de secos (estoy productos deben ser almacenados a temperatura ambien-
te 23°C y si la temperatura ambiente es mayor se requiere poner aire acondicionado
para que cumpla con esta especificación, de la misma forma no debe darles el sol a
los productos para que no favorecer la decoloración o que se arrancien.
4. Almacén de agua y hielos (deben estar almacenados en recipientes limpios, tapados
y desinfectados de forma correcta y a las temperaturas adecuadas según las normas
correspondientes a las mimas)

5.2.3 PEPS

Es un método de rotación de los alimentos en el almacén; este método significa “primeras en-
tradas, primeras salidas”. Lo que significa que debe existir una rotación en los productos para
que sean consumidos primero los productos que llevan más tiempo en el almacén o que su
fecha de caducidad es próxima a vencer y que se almacenen los que acaban de llegar. De esta

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manera se garantiza que no tendremos en existencia un producto caducado o próximo a caducar
almacenado por un corto o largo plazo. Es importante señalar que existen varios métodos de
almacenamiento pero este es el que se utiliza en el área de alimentos y bebidas.

Para poder garantizar que este método se lleva a perfección es necesario etiquetar la entrada
del producto al almacén en donde la etiqueta debe tener los siguientes datos:

• Nombre del producto

• Fecha y hora de recepción
• Caducidad

En el área de cocina cuando se almacena algún producto procesado o preparado, debe tener la
fecha en la que se elaboró junto con la hora porque cuando hablamos de alimentos procesados
unas horas a temperaturas no adecuadas puede hacer que ese producto se descomponga o se
encuentre mucho tiempo a temperatura de alto riesgo. (Temperatura entre los 4°C y los 60°C).

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