PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, ADQUISICIÓN, DISTRIBUCIÓN, USO Y

MANTENIMIENTO DE EPP

BOGOTÁ D.C.
2022

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, ADQUISICIÓN, DISTRIBUCIÓN, USO Y

MANTENIMIENTO DE EPP
1. OBJETIVOS

1.1. OBJETIVO GENERAL

❖ Asegurar el adecuado uso, conservación y mantenimiento a de los

elementos de protección personal.

1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

❖ Disminuir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales causados por

el uso inadecuado de los Elementos de Protección Personal, los riesgos
existentes no controlados en la fuente o medio.

❖ Garantizar que el Elemento de Protección Personal sea el adecuado para la

labor a realizar y esté disponible.
❖ El uso de Elementos de Protección Personal especializados y adecuados
para cada cargo, como medida para la disminución de los riesgos.

❖ Proporcionar una guía o procedimiento para el correcto uso y aplicación de

los Elementos de Protección Personal.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para toda la población trabajadora de (INDICAR EL

NOMBRE DE LA EMPRESA) de acuerdo con el riesgo laboral al cual esté
expuesto y las actividades que desempeña o desarrolle.

3. DEFINICIONES

Elemento de Protección Personal (Abreviatura “EPP”): Se denomina así a

cualquier equipo destinado a ser llevado o sujetado por el trabajador para que le
proteja de uno o varios riesgos que puedan amenazar su seguridad o su salud en
el trabajo, así como cualquier complemento o accesorio destinado a tal fin. Los
EPP no evitan el accidente o el contacto con elementos agresivos, pero ayudan a
que la lesión sea menos grave.

Disposición final: Hace referencia a la eliminación definitiva conforme normas

ambientales, de los EPP que han cumplido su vida útil, bien sea por deterioro o
por caducidad.

Factor de Riesgo: Puede considerarse como toda circunstancia, condición o

situación presentes en el ambiente de trabajo, que de no ser eliminados y/o
controlados podrán desencadenar como consecuencia accidentes de trabajo y/o
enfermedades laborales.
Selección: Hace referencia a la identificación técnica de los EPP que cumplen
criterios de calidad, protección y confort para el suministro a los trabajadores.

Suministro: Acción de proveer el EPP adecuado que cumpla con los criterios y
especificaciones requeridas.

Uso: Acción personal que implica disponer del insumo, en este caso del EPP,
para disminuir el impacto de posibles lesiones y enfermedades.

Reposición: Acción de sustituir el EPP por otro igual o de mejores condiciones,

una vez se ha gastado o deteriorado.

Vida Útil: Hace referencia a la duración estimada de un objeto, posterior al

cumplimiento de la función para el cual ha sido creado. Normalmente se calcula en
horas de duración o por deterioro normal.

4. RESPONSABILIDADES

4.1. EMPLEADOR

❖ En (INDICAR EL NOMBRE DE LA EMPRESA), se debe implementar un

procedimiento administrativo para el suministro de los Elementos de
Protección Personal, en donde se consideren y resalten variables como:
tipo de elemento entregado, fecha de entrega, responsable de la entrega,
firma del trabajador que recibe y condición del elemento entregado.

❖ Designar al interior de (INDICAR EL NOMBRE DE LA EMPRESA), con las

competencias para administrar, coordinar y desarrollar todas las actividades
del presente documento.

❖ A través de la Matriz de Peligros, el análisis de puesto de trabajo, el análisis

de puestos de trabajo, las inspecciones de las áreas, o la información
proporcionada por los trabajadores deberá determinar la necesidad de
recurrir a la protección personal y precisar los riesgos frente a los cuales se
debe ofrecer protección, las partes del cuero a proteger y el tipo de
elemento de protección personal que debe utilizarse.

❖ Proporcionar a los trabajadores sin costo alguno y desde el inicio de la labor

o reubicación, los Elementos de Protección Personal que debe utilizarse.

❖ Velar por la utilización y mantenimiento de los equipos.

❖ Investigar las cusas del mal funcionamiento del elemento de protección

personal y asegurar que se tomen medidas correctivas. Si se sospecha o se
piensa que los elementos de protección personal tienen defectos de
 fabricación, este hecho deberá informarse al proveedor quien a su vez
notificar al fabricante.

4.2. TRABAJADOR

❖ Utilizar y cuidar correctamente los Elementos de Protección Personal, de

acuerdo con las instrucciones y a la capacitación recibida.

❖ Almacenar el Elemento de Protección Personal después de su uso, en el

lugar apropiado para ello, definido por el empleador.

❖ Informar a la persona responsable sobre cualquier cambio en su condición

de salud que pueda impactar su capacidad para usar sin riesgo el Elemento
de Protección Personal.

❖ Informar al empleador sobre condiciones de riesgo reales o potenciales de

su puesto de trabajo.

4.3 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

❖ Identificar peligros y riesgos en los ambientes de trabajo.

❖ Definir los EPP de acuerdo con los peligros identificados, mediante la Matriz
de EPP. Establecer las especificaciones técnicas para la compra de los
EPP.

❖ Realizar la entrega y/o reposición de los EPP a los servidores públicos y

contratistas.
❖ Desarrollar inspecciones periódicas a los lugares de trabajo para verificar
que los servidores y contratistas cuenten con los EPP, definidos para su
grupo ocupacional y verificar que sean usados de manera adecuada.
❖ Desarrollar permanentemente actividades de capacitación enfocadas al
uso, mantenimiento e inspección de los EPP.

4.4 (INDICAR PROCESO RESPONSABLE DE LA COMPRA)

❖ Comprar oportunamente los EPP, requeridos por el Grupo de SST

asegurándose que cumplan con las características técnicas cada EPP
definido.

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

5.1 DESCRIPCIÓN DE LOS ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL

5.1.1 PROTECCIÓN PARA LA CABEZA

La protección para la cabeza es una de las partes a ser mejor protegida ya que es
allí donde se encuentra nuestro centro de mando, es decir el cerebro y sus
componentes, se debe proteger el cráneo de golpes, sustancias químicas, riesgos
eléctricos y otros agentes. Debe suministrarse protección para la cabeza a
aquellos trabajadores que están expuestos a sufrir accidentes en esta parte del
cuerpo, creados particularmente para la realización de trabajo como; trabajos en
árboles, construcción y montaje, construcción de buques navales en minas,
trabajos con aviones, trabajos con el manejo de metales básicos de gran tamaño
(aceros y aluminio), las industrias químicas, además de poder usarse donde se
crea exista el riesgo de algún accidente relacionado con la cabeza.

5.1.2 PROTECCIÓN VISUAL

La visión es uno de los sentidos más preciados que tiene el hombre, su falta es
determinante para la adaptación social pero su disminución o pérdida parcial,
también provoca severos cambios en la actitud de la persona con su entorno.

Es por ello por lo que resulta necesario, especialmente en el caso del cuidado de
nuestros ojos, utilizar en forma permanente la protección durante la realización de
los trabajos.

Para ello, la protección ocular debe cumplir los siguientes requerimientos, teniendo
en cuenta que solo son aptos para su uso aquellos EPP que se encuentran en
correctas condiciones:

❖ Debe ser cómoda (adaptándose correctamente al rostro).

❖ Debe encontrarse en buenas condiciones de uso (no debe presentar

rayones, opacidades ni incrustaciones, no debe haber sufrido quebraduras
ni presiones indebidas sobre su estructura, etc.).

❖ Debe permanecer en correctas condiciones de higiene (no deben quedar

tirados sobre mesas de trabajo, herramientas, casilleros, etc.). se debe
tener en cuenta que, para limpiarlos sin producirles daño, se debe utilizar
abundante agua para eliminar impurezas y paños suaves para su secado.

❖ La protección debe estar acorde a los elementos agresivos con los que se
debe trabajar, brindando protección sobre las diferentes zonas adicionales
de riesgo, siendo las mismas superior, lateral e inferior respecto al área
frontal de protección.

❖ Debe permitir una visión angular del 80 % de la normal, sin producir

deformación de los objetos observados

❖ La protección debe aislar de toda la zona de riesgo existente, debiendo

elegirse entre protección ocular localizada (lentes o antiparras) o protección
total (mascara facial).
 ❖ Responderá a cambios, de ser necesario, de acuerdo con la experiencia
que surja de su utilización.

5.1.3 PROTECCIÓN DE LAS VIAS RESPIRATORIAS

Los Elementos de Protección Respiratoria ayudan a proteger contra los

contaminantes ambientales reduciendo la concentración de éstos, en la zona de
inhalación, a niveles por debajo de los límites de exposición ocupacionales.

Antes de seleccionar un equipo de protección respiratoria, es importante identificar

y cuantificar los contaminantes frente a los que hay que protegerse.

Además, será necesario comprobar si existe deficiencia de oxígeno y/o

temperaturas extremas. Los contaminantes aerotransportados se dividen en dos
grupos, estos son: partículas, y gases y vapores. Las partículas a su vez pueden
encontrarse en forma de polvos, nieblas o humos. Una vez identificados los
contaminantes, es necesario entender cómo pueden afectar al cuerpo humano si
son inhalados.

Esta información es una parte vital de la formación que debe proporcionarse a los
usuarios de los equipos, ya que les permite entender las razones por las que
deben utilizar el equipo que tienen disponible. Después habrá que seleccionar el
equipo de protección respiratoria adecuado al riesgo. Una vez hecho esto es
esencial formar al usuario en el correcto ajuste, uso, mantenimiento y cuidado del
equipo.

Es también muy importante hacer demostraciones prácticas de la colocación y de

los métodos de comprobación de ajuste facial, para que el trabajador esté
adecuadamente protegido.

5.1.4 PROTECCIÓN AUDITIVA

Una vez que se ha dañado el oído es imposible repararlo y por eso es importante
realizar mediciones dentro de los sitios de trabajo y reducir la exposición al ruido
dentro de lo posible.

Cuando se trata de protegerse los oídos, es mejor exagerar en las precauciones.

Las siguientes son las precauciones mínimas que todos debemos tomar en el
lugar de trabajo, para evitar la pérdida del sentido del oído:

❖ Limite el tiempo de exposición al ruido.

❖ Manténgase lo más alejado que sea posible de los focos de ruido. El

duplicar la distancia a estos focos reduce la presión sonora a la cuarta parte
de su nivel.
 ❖ Usar protectores para los oídos en todo lugar de trabajo ruidoso.

5.1.5 PROTECCIÓN PARA LAS MANOS

Las manos son una de las partes más importantes del cuerpo al igual que todas
las demás, sin embargo, también son las que están más expuestas a los riesgos
que existen en las empresas.

Para proteger las manos de los riesgos es necesario hacer uso de los guantes.
Los guantes es un Elemento de Protección Personal (EPP), que está diseñado
para proteger total o parcialmente la mano, también puede cubrir el antebrazo y el
brazo. Algunos de los guantes a utilizar son:

❖ Guantes Contra Sustancias Químicas: Para riesgo por explosión o

contacto con sustancias químicas corrosivas.

❖ Guantes Dieléctricos: Protección contra descargas eléctricas. Considerar

que son diferentes guantes dependiendo de protección contra alta o baja
tensión.

❖ Guantes Contra Temperaturas Extremas: Riesgo por explosión a

temperaturas altas o bajas.

❖ Guantes: Hay una gran variedad de guantes, tela, carnaza, piel, PVC,
látex, entre otros. Dependiendo del tipo de protección que se requiere,
actividades expuestas a corte, vidrio etc.

❖ Mangas: Se utilizan cuando es necesario extender la protección de los

guantes hasta los brazos.

Es muy importante que los empleadores les otorguen a sus colaboradores los
guantes que requieren dependiendo de las actividades que van a realizar.

5.1.6 PROTECCIÓN PARA LOS PIES

Los pies de un trabajador producto de la actividad que realiza pueden estar

expuestos a diferentes riesgos como por ejemplo la manipulación de materiales
pesados, productos químicos, temperaturas extremas, agua, grasa o superficies
resbalosas, electricidad o metales fundidos.

Para evitar que un accidente u incidente suceda, es necesario que el personal que
labora tenga sus equipos de seguridad adecuados, en este caso las botas o
zapatos de seguridad para los pies y los guantes para las manos.

5.2 SELECCIÓN DE LOS EPP

Antes de escoger y suministrar un Elemento de Protección Personal, se debe
clasificar el riesgo al que está expuesto el trabajador; principalmente éste puede
ser de tipo químico, físico, biológico, de seguridad, ergonómico, de organización
del trabajo o de prevención operativa; luego es necesario determinar si realmente
existe la posibilidad de que el trabajador resulte afectado por el o los riesgos
presentes, dicha determinación puede hacerse de las siguientes formas:

5.2.1 ANÁLISIS DE RIESGOS

Cuando los riesgos son evidentes y no exista otra forma de evaluación, se debe
hacer una inspección de las instalaciones, maquinarias y métodos de trabajo que
nos permitan determinar la existencia de uno o varios riesgos; por ejemplo,
materiales ásperos, filosos, fríos o calientes, proyección de partículas, etc.

5.2.2 CARACTERÍSTICAS TOXICOLÓGICAS DEL PRODUCTO

Es de suma importancia conocer las características toxicológicas de la materia

prima utilizada, así como la posible potencialización o disminución de sus efectos
de acuerdo con el proceso al que sean sometidos. Esta información nos permitirá
tomar algunas medidas de prevención, incluso en aquellos casos que no podemos
evaluar la contaminación provocada por el producto o bien su impacto en el
organismo del trabajador (control biológico).

5.2.3 EVALUACIONES AMBIENTALES

La evaluación de la concentración de un determinado contaminante nos permite

conocer si existe la posibilidad de que el trabajador sufra algún tipo de daño.
Básicamente es posible evaluar contaminantes de tipo químico, físico y biológico.
Lo cual nos permite decidir si es necesario que el personal expuesto use o no el
Elemento de Protección Personal.

5.2.4 CONTROL BIOLÓGICO EN EL TRABAJADOR

Cuando no se tenga posibilidad de utilizar equipos especializados de evaluación

de contaminantes o de análisis de las muestras obtenidas; existe una alternativa
que nos facilita determinar si el trabajador está sufriendo algún daño en su salud.

Dicha opción consiste en aplicar a los trabajadores expuestos una serie de

exámenes médicos, radiológicos, de laboratorio y otros; que logran detectar los
efectos clásicos de un contaminante específico en el organismo, aunque todavía
no se manifieste la enfermedad. Esta técnica permite realizar las modificaciones
necesarias antes de que dichos efectos sean irreversibles.

5.2.5 ANÁLISIS ESTADÍSTICO

El análisis estadístico de los casos de accidentes y de enfermedades laborales

que ocurren en (INDICAR EL NOMBRE DE LA EMPRESA), es un instrumento
importante pues proporciona información sobre la cantidad, gravedad, etc.,
también y nos permite orientar la investigación de las posibles causas.

5.2.6 CARACTERÍSTICAS DEL EQUIPO

Es necesario asegurarse que el Elemento de Protección Personal que se va a

adquirir brinde la protección necesaria, sea aceptado adecuado y utilizado por el
trabajador, así como rentable para (INDICAR EL NOMBRE DE LA EMPRESA).
Para lograr lo anterior debe considerarse algunas características de este.

5.2.7 HOMOLOGACIÓN

La homologación consiste en la aplicación de pruebas específicas a cada tipo de

protector, es algo así como un laboratorio para el control de calidad, es importante
verificar que el equipo a adquirir cumpla con las normas estipuladas por
instituciones especializadas tales como ANSI (Instituto Nacional de Normas
Americanas) y OSHA (Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo) de los
Estados Unidos de Norteamérica, el INCONTEC (Instituto Colombiano de Normas
Técnicas). Sin duda alguna existen otras instituciones privadas y públicas de
homologación, lo importante es que sean de reconocido prestigio internacional.

5.2.8 CALIDAD

Algunos fabricantes ofrecen mayor calidad en el diseño y materiales que

componen el Elemento de Protección Personal l; sin embargo, esto no significa
que un equipo de menor calidad no ofrezca la protección necesaria, debe
recordarse que el certificado de cumplimiento de una norma determinada es
garantía de protección. Evidentemente un elemento de protección de mayor
calidad implica un costo más elevado.

5.2.9 COMODIDAD

En vista de que el uso del Elemento de Protección Personal produce cierta

incomodidad al usuario, es corriente que éste rechace su uso aun conociendo los
riesgos a que está expuesto. Por lo tanto, un factor a considerar en la escogencia
del equipo protector es la comodidad que suministre; principalmente debe
observarse factores como el peso, que no entorpezca la visibilidad, dificulte los
movimientos del trabajador, aumente su temperatura corporal y otros.

Nunca debe obligarse al trabajador a usar más protección que la estrictamente

indispensable, pues se aumentaría sin necesidad su fatiga, lo que reduce su
estado de alerta y lo hace más propenso a sufrir un accidente.

5.3 COMPRA DE EPP

Para la gestión de solicitudes de compra de los EPP, se deben seguir los

siguientes pasos:
 • Revisión de inventario de EPP: Solicitar al área encargada, el inventario de
EPP, de acuerdo con las cantidades existentes y en función a la relación de
entrega del último año, se establece la cantidad de elementos a adquirir.
• Especificaciones técnicas: Una vez se establecen los EPP que se
requieren, se procede a elaborar las especificaciones técnicas de cada uno
de acuerdo con las necesidades identificadas.
• Cotización: Con las especificaciones técnicas y las cantidades ya definidas,
se buscan diferentes proveedores de EPP y se toman como referencia
inicial los proveedores que han contratado previamente con la empresa,
para enviar la solicitud de cotización.
• Selección del Proveedor: Una vez enviada la solicitud de cotización, se
reciben propuestas de diferentes proveedores, y se analizan cada una de
las propuestas verificando que cumplan con lo establecido en los estudios
previos.
• Compra del EPP: El proveedor debe cumplir ciertos requisitos para, una vez
aprobado por el responsable de la compra, se inicia la adquisición de los
EPP y se establece un plazo máximo de cumplimiento para su entrega.

5.4 SUMINISTRO DE EPP

Posterior adquisición de los elementos de protección, se programa la entrega a
cada trabajador.

Las entregas se ejecutan durante todo el año, de acuerdo con la vida útil los
elementos, desgaste, deterioro o pérdida de los EPP.

La entrega a los trabajadores nuevos se realiza una vez firma el contrato laboral
con la empresa.

5.5 CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO EN EL USO DE EPP

Al momento de la entrega de los EPP se realizará la inducción y socialización del

uso adecuado, mantenimiento, reposición y disposición final de los EPP
entregados.
Cada vez que se adquiere un elemento nuevo con actualización técnica, se realiza
entrenamiento y capacitación.

5.6 USO ADECUADO DE EPP

Del uso correcto y constante depende la efectividad de los EPP. Tenga en cuenta
lo siguiente para el uso adecuado:

5.5.1 Ajuste del EPP: Se verificará que los elementos suministrados se adecúen
a las características anatómicas y antropométricas de los trabajadores.

5.5.2 Efectos sobre la Salud: Es importante el uso adecuado de los EPP; debido
a que su uso incorrecto y/o mantenimiento (limpieza y desinfección) inadecuado
puede generar un impacto negativo sobre la salud del trabajador, por ejemplo:
irritaciones en la piel, infecciones en los oídos, visión borrosa, etc.

5.5.3 Compatibilidad de los EPP: Si se requiere la utilización simultánea de

varios elementos, el trabajador y su jefe inmediato verifican la compatibilidad del
uso simultáneo de dichos elementos. Igualmente, la utilización de los EPP debe
ser compatible con la labor que el trabajador desempeña.

5.7 ALMACENAMIENTO DE EPP

(INDICAR NOMBRE DE LA EMPRESA), debe asegurar que el almacenamiento

de los EPP es el adecuado para prevenir su deterioro, daño o contaminación.

El almacenamiento de aquellos EPP listos para uso, debe mantenerse separado

de aquellos que esperan mantenimiento o deben ser reparados.

Cada trabajador es responsable por almacenar en forma correcta los EPP que le
son suministrados.

5.8 MANTENIMIENTO DE EPP

Los jefes inmediatos, asegurarán que sus trabajadores a cargo ejecutan el

mantenimiento periódico de EPP.

Dependiendo del tipo de EPP utilizado es necesario que el trabajador realice un

mantenimiento periódico de acuerdo con lo establecido en su ficha técnica; este
mantenimiento, su base fundamental es la limpieza, prolonga la vida útil del EPP,
asegura un mejor funcionamiento y previene de enfermedades e infecciones
originadas por una inadecuada manipulación; garantizando así la adecuada
protección al trabajador.

Este aspecto es de especial importancia en la protección auditiva, respiratoria y

visual.

Únicamente están exentos de este requisito aquellos equipos que son

desechables.

En cada área de trabajo se determinará un lugar apropiado para el

almacenamiento y disposición de los diferentes EPP.

5.9 INSPECCION DE LOS EPP

Todos los trabajadores deben revisar los EPP antes de comenzar la labor, en caso
de cualquier anomalía, deterioro o incompatibilidad que encuentren, deben
informar a su jefe inmediato y el área de SST, para que sea corregida.
El responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo junto con el COPASST
realizara inspecciones correspondientes de acuerdo con el plan o programa de
inspecciones establecido, para identificar oportunamente cualquier desviación, en
el uso adecuado de EPP, su mantenimiento, así como la efectividad de estos.

5.10 REPOSICION Y CAMBIO DE LOS EPP

Cada trabajador debe gestionar la reposición de los EPP con el área encargada,
de acuerdo con los siguientes criterios:

• Vida útil del elemento

• Deterioro
• Defecto
• Incompatibilidad del elemento
• Presentar cualquier agresión de tipo impacto
• Perdida
• De acuerdo con los resultados de inspecciones

El trabajador debe firmar el correspondiente registro de recibido de los EPP a

satisfacción.

5.11 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS EPP

El EPP que ya cumplió con su vida útil debe ser entregado al área encargada
(INDICAR PROCESO RESPONSABLE) para la disposición final como residuo no
aprovechable o residuo peligroso.

5.12 CONDICIONES GENERALES

• El Elemento de Protección Personal no puede considerarse como sustituto

de las medidas técnicas, sino como último recurso y como medida temporal
y de emergencia.

• El Elemento de Protección Personal debería ser suficiente y debe elegirse

según proceda sobre una base personal, así como utilizarse, conservarse,
guardarse y sustituirse en consonancia con las normas o directrices fijadas
o reconocidas para cada riesgo por la autoridad competente.

• El Elemento de Protección Personal no debería coartar la movilidad del

usuario, ni su campo de visión.

• Los trabajadores deben utilizar los Elementos de Protección Personal

durante el tiempo que estén expuestos a los riesgos.

• Cuando se efectúen tareas en las que se manipulen productos químicos

peligrosos, se suministrará un Elemento de Protección Personal de
 conformidad con lo dispuesto en la recopilación de recomendaciones
prácticas.

• Los Elementos de Protección Personal no deben ser usados después de la

fecha de caducidad indicada por el fabricante. De igual manera es
importante informar inmediatamente al superior cuando se presente alguna
anomalía en los EPP con el fin de realizar el respectivo cambio.

• Los Elementos de Protección Personal que puedan haber resultado

contaminados por materias peligrosas para la salud no deberían ser
lavados, limpiados o conservados en el hogar de los trabajadores.

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

• Matriz de Elementos de Protección personal.

• Formato de Seguimiento de Uso de Elementos de Protección personal.
• Formato de Entrega de Elementos de Protección Personal.