Herramientas digitales para la vida laboral

DIRECCIÓN NACIONAL DE CURRÍCULUM Y EVALUACIÓN

Directora: Alejandra Gaete Bravo

ELABORACIÓN

Experto disciplinar: Pablo Flores Flores

Diseñador instruccional: Oscar González Cantin

Editor instruccional: David Villagrán Ruz

VALIDACIÓN

Experto disciplinar: Cristian Fuenzalida Hinojosa

Jefa de diseño instruccional: Sandra Betancur Cordero

EQUIPO DE DESARROLLO

AIEP

AÑO

2024

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Tabla de contenidos
Aprendizaje esperado de la semana .......................................................... 5

Introducción ............................................................................................ 6

1. Elementos básicos de planilla de cálculo ............................................... 7

1.1. Guía introductoria para el manejo de elementos básicos .................. 8

2. Ingreso, edición y exportación de datos ............................................... 11

2.1. Ingreso de datos .......................................................................... 11

2.2. Edición de datos .......................................................................... 12

2.3. Exportación de datos .................................................................... 13

3. Filas, columnas, celdas y formatos ...................................................... 15

3.1. Trabajo con filas y columnas ......................................................... 15

3.2. Trabajo con celdas....................................................................... 17

3.3. Formatos ..................................................................................... 18

4. Fórmulas ........................................................................................... 21

4.1. Suma .......................................................................................... 21

4.2. Resta ........................................................................................... 22

3
 4.3. División ....................................................................................... 22

4.4. Multiplicación .............................................................................. 23

4.5. Exponenciación............................................................................ 23

5. Gráficos ............................................................................................ 24

5.1. Creación de gráficos .................................................................... 24

5.2. Edición de gráficos ....................................................................... 25

6. Edición e impresión de la hoja de cálculo ............................................ 27

Cierre ................................................................................................... 30

Referencias ............................................................................................ 30

4
Aprendizaje esperado de la semana
Aplican herramientas de ofimática en documentos, informes y presentaciones
dinámicas, considerando criterios de formalidad según diversos
requerimientos.

Fuente: Envato Elements (s. f.)

5
Introducción
¿Cómo usarías Excel para calcular tus gastos mensuales y
presentarlos visualmente? ¿Qué recursos utilizarías para mejorar tus
habilidades?

En esta semana, nos enfocaremos en la caracterización de las funciones,

aplicaciones, interfaz y lenguaje de las planillas u hojas de cálculo de Excel,
con el propósito de facilitar tu proceso de aprendizaje sobre la estructura y las
funciones generales de esta herramienta.

Generalmente, es preciso dar formatos a las celdas según se necesite destacar

alguna información. En este sentido, Excel permite en forma rápida aplicar
formatos, ya sea condicionados, como tablas o con estilos de celda.

Durante esta semana conocerás los mencionados tres tipos de formatos, que
se encuentran en el grupo Estilos de la etiqueta Inicio de Excel, entre otros
elementos esenciales de esta poderosa herramienta.

6
1. Elementos básicos de planilla de cálculo
Antes de proseguir con cualquier otro elemento, es necesario conocer algunos
de los conceptos más importantes asociados a Microsoft Excel.

• Hoja de cálculo: es el lienzo principal donde ingresarás, editarás y

visualizarás datos. Una hoja de cálculo está compuesta por filas y columnas
que se intersectan para formar celdas.

• Celdas: son los bloques básicos de construcción de una hoja de cálculo.

Cada celda puede contener datos en forma de texto, números o fórmulas
matemáticas. La celda se identifica por su referencia, que es una
combinación de la letra de la columna y el número de la fila, por ejemplo,
A1, B2, etc.

• Filas y columnas
o Filas: se extienden de manera horizontal y se numeran secuencialmente.
Sirven para organizar los datos en horizontal.
o Columnas: se extienden de manera vertical y se etiquetan con letras.
Permiten organizar los datos en vertical.

• Barra de fórmulas: es el área donde puedes ingresar o editar datos en la

celda seleccionada, así como crear y editar fórmulas.
• Rangos: es un conjunto de celdas seleccionadas que pueden ser
manipuladas como un grupo. Se especifican por las referencias de las celdas
de inicio y fin, separadas por dos puntos, por ejemplo, A1:B3.

7
• Funciones y fórmulas: permiten realizar cálculos y análisis de los datos
ingresados en las celdas. Las fórmulas comienzan siempre con el signo igual
(=), seguido por la operación matemática que deseas realizar.

1.1. Guía introductoria para el manejo de elementos básicos

Para comenzar a familiarizarte con una planilla de cálculo, sigue estos pasos
básicos:

• Abrir una nueva hoja de cálculo: generalmente, puedes hacerlo desde el

menú lateral seleccionando ‘Nuevo’ y luego ‘Libro en blanco’.

Figura 1. Abrir hoja de cálculo

8
• Seleccionar celdas: haz clic en una celda para seleccionarla. Para
seleccionar un rango de celdas, haz clic y arrastra desde la celda inicial
hasta la celda final del rango deseado.

Figura 2. Seleccionar rango de celdas

• Ingresar datos: con una celda seleccionada, simplemente comienza a

escribir para ingresar datos. Presiona ‘Enter’ o ‘Tab’ para moverte a la
siguiente celda y continuar ingresando datos.

• Editar datos: para editar los datos de una celda, haz doble clic en ella o
selecciona la celda y comienza a escribir. La barra de fórmulas también
puede ser utilizada para editar el contenido de la celda seleccionada.

9
 Figura 3. Editar datos en barra de fórmulas

• Guardar tu trabajo: no olvides guardar tu hoja de cálculo regularmente para

no perder tus datos. Usa el comando ‘Guardar’ desde el menú ‘Archivo’.

Figura 4. Guardar hoja de cálculo

10
2. Ingreso, edición y exportación de datos
Para manejar eficazmente una planilla de cálculo, es importante que domines
el ingreso, la edición y la exportación de datos. Estas habilidades te permitirán
introducir y modificar información con precisión, además de compartir tus
datos de manera efectiva en diversos formatos.

2.1. Ingreso de datos

• Selecciona la celda: haz clic en la celda donde deseas ingresar los datos. La
celda activa se destacará, indicando que está lista para recibir información.

• Ingresa los datos: escribe directamente en la celda seleccionada. Puedes

introducir texto, números o fechas. Presiona ‘Enter’ para confirmar el dato e
ir a la celda siguiente, o ‘Tab’ para moverte horizontalmente.

• Utiliza la barra de fórmulas: para ingresos más detallados o para editar una
fórmula, utiliza la barra de fórmulas situada en la parte superior de la hoja
de cálculo. Esto te permite ver y editar completamente los datos o fórmulas
ingresadas en la celda.

Figura 5. Barra de fórmulas de Excel

11
2.2. Edición de datos

• Editar el contenido de una celda: haz doble clic en la celda que deseas
editar o selecciona la celda y luego haz clic en la barra de fórmulas. Modifica
el contenido según sea necesario.

• Copiar y pegar datos: utiliza los comandos ‘Copiar’ (Ctrl+C) y ‘Pegar’

(Ctrl+V) para duplicar datos de una celda a otra. Esto es útil para replicar
fórmulas o datos sin tener que reingresarlos.

• Uso de relleno automático: para series de datos como fechas, números

secuenciales o listas predefinidas, puedes utilizar la función de relleno
automático. Selecciona la celda con los datos iniciales, ubica el pequeño
cuadrado en la esquina inferior derecha de la celda (manija de relleno) y
arrastra para llenar las celdas adyacentes con datos secuenciales o
repetitivos.

Figura 6. Relleno automático

12
2.3. Exportación de datos

• Guardar en diferentes formatos: puedes exportar tu hoja de cálculo en varios

formatos para su uso en otras aplicaciones o para compartir con otras
personas. Ve al menú ‘Archivo’, selecciona ‘Guardar como’ y elige el
formato deseado, como .xlsx, .csv, o .pdf, entre otros.

Figura 7. Guardar en diferentes formatos

13
• Enviar por correo electrónico: muchas aplicaciones de planillas de cálculo
permiten enviar documentos directamente como un adjunto de correo
electrónico. Busca la opción ‘Compartir’ en el menú de archivo para utilizar
esta función.

• Compartir en línea: para colaborar en tiempo real, considera la opción de

compartir tu hoja de cálculo en la nube. Servicios como Google Sheets
permiten a múltiples usuarios ver y editar el mismo documento
simultáneamente.

Figura 8. Compartir en línea

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3. Filas, columnas, celdas y formatos
El manejo efectivo de filas, columnas, celdas y la aplicación de formatos
adecuados son habilidades cruciales para la organización y presentación de
datos en una planilla de cálculo. Estas acciones permiten mejorar tanto la
legibilidad como la interpretación de los datos.

3.1. Trabajo con filas y columnas

Insertar filas/columnas

• Para insertar una fila, debes seleccionar la fila que está justo debajo de
donde deseas insertar la nueva fila. Haz clic derecho y selecciona ‘Insertar’.
Esto desplazará la fila seleccionada y las subsiguientes hacia abajo.

Figura 9. Insertar fila

15
• Para insertar una columna, selecciona la columna a la derecha de donde
deseas agregar la nueva columna. Haz clic derecho y elige ‘Insertar’. Las
columnas a la derecha se desplazarán.

Figura 10. Insertar columna

Eliminar filas/columnas

• Para eliminar filas o columnas, selecciona la fila o columna que deseas

eliminar, haz clic derecho y selecciona ‘Eliminar’. Esto eliminará la fila o
columna y moverá las subsiguientes para ocupar el espacio vacío.

Ajustar el tamaño de filas y columnas

• Para ajustar el tamaño, mueve el cursor al borde de la cabecera de la fila o

columna hasta que el cursor cambie a una forma de flecha bidireccional.
Haz clic y arrastra para ajustar el tamaño.

16
 Figura 11. Ajustar tamaño de columna

3.2. Trabajo con celdas

• Selección de celdas: puedes seleccionar una celda haciendo clic en ella o

seleccionar múltiples celdas arrastrando el cursor desde una celda inicial
hasta una celda final. Para selecciones no contiguas, mantén presionada la
tecla Ctrl mientras seleccionas las celdas con el ratón.

• Mover o copiar celdas: para mover celdas, selecciona el rango deseado,

haz clic en el borde de la selección y arrastra al nuevo destino. Para copiar,
realiza la misma acción pero manteniendo presionada la tecla Ctrl antes de
arrastrar.

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3.3. Formatos

Aplicar formatos a celdas

• Formato de números: selecciona las celdas y utiliza las opciones de formato

de número para cambiar cómo se muestran los datos (por ejemplo, moneda,
porcentaje, decimal).

Figura 12. Formato de números

• Alineación de texto: puedes cambiar la alineación del texto dentro de las

celdas para mejorar la legibilidad. Utiliza las opciones de alineación
horizontal y vertical en la barra de herramientas.

• Estilos de fuente: cambia el tipo de letra, tamaño, color y estilo (negrita,

cursiva, subrayado) para destacar información importante o para mantener
la consistencia visual.

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• Relleno y bordes: aplica color de fondo a las celdas o añade bordes para
organizar visualmente la información y destacar secciones importantes.

Figura 13. Relleno y bordes

• Formato condicional: utiliza el formato condicional para aplicar

automáticamente estilos a las celdas basándose en los valores que
contienen. Por ejemplo, puedes resaltar con color todas las celdas que
contengan valores superiores a un número específico.

19
 Figura 14. Formato condicional

• Estilos de celdas: aplica estilos predefinidos para dar un aspecto profesional

a tus hojas de cálculo con un solo clic.

Figura 15. Estilos de celdas

20
4. Fórmulas
La utilización de fórmulas es una de las funcionalidades más poderosas en las
planillas de cálculo, permitiéndote realizar cálculos automáticos que facilitan
enormemente el análisis de datos. A continuación, se detalla cómo puedes
aplicar las operaciones básicas de suma, resta, división, multiplicación y
exponenciación en tus hojas de cálculo.

4.1. Suma

Para sumar dos o más números, utiliza la fórmula =SUMA(numero1, numero2,

...). Por ejemplo, para sumar los valores de las celdas A1, A2 y A3, deberías
escribir =SUMA(A1, A2, A3) en la celda donde deseas ver el resultado.

Figura 16. Suma

21
4.2. Resta

La resta se realiza directamente usando el signo menos (-). Para restar el valor
de la celda A2 de la celda A1, escribes =A1-A2 en la celda de resultado.

Figura 17. Resta

4.3. División

Para dividir, utiliza el signo de división (/). Si deseas dividir el valor de la celda
A1 entre el de la celda A2, la fórmula sería =A1/A2.

Figura 18. División

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4.4. Multiplicación

La multiplicación se indica con el signo asterisco (*). Multiplica el valor de la

celda A1 por el de A2 escribiendo =A1*A2.

Figura 19. Multiplicación

4.5. Exponenciación

Para elevar un número a una potencia, usa el signo de acento circunflejo (^).
Por ejemplo, para elevar el valor de la celda A1 al cuadrado, la fórmula sería
=A1^2.

Figura 20. Exponenciación

23
5. Gráficos
La creación y edición de gráficos en planillas de cálculo te permite visualizar
tus datos de manera clara y comprensible, facilitando el análisis y la toma de
decisiones.

5.1. Creación de gráficos

• Selecciona los datos: primero, selecciona las celdas que contienen los datos
que deseas representar en el gráfico. Asegúrate de incluir tanto los valores
numéricos como los encabezados de las columnas o filas, si aplican, para
que tu gráfico sea más claro.

• Inserta el gráfico: dirígete a la pestaña Insertar en la barra de herramientas.

Aquí encontrarás varias opciones de gráficos, como columnas, líneas,
circular, barras, entre otros. Haz clic en el tipo de gráfico que mejor se ajuste
a la representación que buscas para tus datos.

Figura 21. En Gráficos es posible encontrar una gran variedad de opciones para la
presentación más efectiva de los datos

24
• Personaliza tu gráfico: una vez insertado, el gráfico aparecerá en tu hoja. Al
seleccionarlo, se activarán dos nuevas pestañas en la cinta de opciones:
Diseño de gráfico y Formato. Utiliza estas pestañas para personalizar la
apariencia de tu gráfico, ajustando elementos como el título, leyendas,
colores y estilos.

Figura 22. Personalización de gráfico

5.2. Edición de gráficos

• Cambiar tipo de gráfico: si después de insertar el gráfico decides que otro

tipo representaría mejor tus datos, puedes cambiarlo fácilmente. Selecciona
el gráfico, ve a Diseño de gráfico y elige Cambiar tipo de gráfico. Escoge el
nuevo tipo que prefieras y aplica los cambios.

• Editar datos de gráfico: para modificar los datos representados, selecciona

el gráfico y haz clic en Seleccionar datos. Aquí puedes cambiar el rango de
datos, agregar o eliminar series de datos, y ajustar los ejes.

25
 Figura 23. Seleccionar datos del gráfico

• Formato del gráfico: utiliza la pestaña Formato para modificar elementos

visuales específicos del gráfico, como colores, tipos de letra, y efectos de
relleno o contorno. Puedes seleccionar elementos individuales del gráfico
para personalizarlos aún más.

• Mover o cambiar el tamaño del gráfico: para mover el gráfico dentro de tu

hoja, simplemente haz clic en él y arrástralo a la nueva ubicación. Para
cambiar su tamaño, selecciona el gráfico y arrastra uno de los puntos de
control en las esquinas o lados.

26
6. Edición e impresión de la hoja de cálculo
• Vista previa: antes de imprimir, siempre revisa cómo se verá tu documento
impreso utilizando la opción de ‘Vista previa de impresión’. Esto te permite
ajustar la escala de impresión y asegurarte de que todo el contenido
deseado aparezca en la página final.

Figura 24. Vista previa de impresión

• Configuración de página: en la pestaña ‘Configurar página’, encontrarás

opciones para configurar los márgenes, la orientación (vertical u horizontal)
y el tamaño del papel. Estas configuraciones te ayudarán a optimizar el uso
del espacio y la disposición de los datos en la página impresa.

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 Figura 25. Configuración de página

• Área de impresión: define el área específica de tu hoja de cálculo que deseas

imprimir. Esto es especialmente útil si solo necesitas imprimir una sección de
tu hoja de cálculo.

Figura 26. Área de impresión

• Encabezados y pies de página: para añadir información como el título del

documento, la fecha o números de página, utiliza la función de encabezados
y pies de página. Estos elementos pueden configurarse desde la vista de
‘Diseño de página’.

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• Impresión: una vez que estés satisfecho con la configuración y la vista previa,
procede a imprimir tu documento. Asegúrate de tener seleccionada la
impresora correcta y ajusta el número de copias si es necesario.

Figura 27. Imprimir

29
Cierre
Por medio del siguiente organizador gráfico se destacan las ideas clave de esta
semana:

Uso de Excel

Elementos básicos Ingreso, edición y Filas, columnas, Edición e impresión

de la planilla de exportación de celdas, formatos, de la hoja de
cálculo datos fórmulas y gráficos cálculo

En el mundo actual, saber cómo manejar los datos, interpretarlos y presentarlos

de manera eficaz, es una habilidad invaluable. Te invito a seguir explorando
las posibilidades que estas herramientas ofrecen, como un medio para
enriquecer tu capacidad de comprensión y acción en el mundo de información
que nos rodea.

Referencias
Envato Elements (s. f.). Apuesto joven indio trabajando en la computadora en
la oficina de su casa [Imagen]. https://shorturl.at/eKU27

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