CAPITULO II

MARCO TEORICO

En este capítulo se hace referencia a las teorías en la cual se sustentara

la investigación definiendo con detalles las interrelaciones del tema en
proceso, con otras áreas del conocimiento.

Antecedentes de la investigación

Montero (2005) presento un “Diseño de un programa de control de las

cuentas por cobrar en la empresa San Miguel de Chapultepec, Ciudad de
México, Distrito Federal, como requisito para optar al título licenciado en
administración en la Universidad Autónoma de México, el mismo tuvo como
objetivo principal diseñar un programa de control para cuentas por cobrar en
la empresa San Miguel de Chapultepec LTDA, Ciudad de México, Distrito
Federal La importancia de este trabajo radico en el alto índice de morosidad
que existía en las cuenta por cobrar lo cual generaba ineficiencia al momento
de contraer obligaciones, la investigación se baso en un modelo documental
y de campo aplicándose para ello como instrumento de recolección de datos
una entrevista estructurada y el análisis de antigüedad de las cuentas por
cobrar para de esta manera determinar el grado de morosidad de los clientes
y aplicar técnicas para la recuperación de las mismas, En conclusión, se
pudo determinar que la empresa San Miguel de Chapultepec LTDA,
adolecía de controles eficaces en relación al control de las cuentas por
cobrar y no contaba con un personal calificado para realizar esta gestión, lo
que hizo necesario la creación de un programa para el manejo efectivo de las
cuentas por cobrar.

20
 Esta investigación se relaciona con la presente propuesta porque
permite conocer la importancia de un control interno de las cuentas por
cobrar en una organización, que arrojen para de esta manera presentar
estados financieros libres de vicios.

Mendoza y Vivas (2008) presentaron una investigación titulada “Diseño

de estrategias para el control de las cuentas por cobrar en la Siderúrgica del
Orinoco Alfredo Maneiro Puerto Ordaz estado Bolívar”, como requisitos para
optar al título de licenciado en Administración en la Universidad de Oriente, la
misma tuvo como objetivo general Diseñar de estrategias para el control de
las cuentas por cobrar en la Siderúrgica del Orinoco Alfredo Maneiro Puerto
Ordaz estado Bolívar, esta investigación se baso en un tipo de campo ya que
la información recolectada se tomo directamente de las fuentes y base de
datos de la empresa, se utilizo como instrumento para el análisis de los datos
obtenidos una cedula de de antigüedad de cuentas a demás se realizo una
matriz DOFA con el fin de diagnosticar la situación de la empresa para de
esta manera generar las estrategias, en conclusión las estrategias que se
plantaron contribuirán en el departamento de cobranza para disminuir los
índices de morosidad y tener una cartera de cuentas por cobrar aceptable

El aporte de esta investigación es que sirve como base, porque brinda

un soporte teórico de comunicación y documentación como ejemplo a seguir
en esta investigación desarrollando como principal objeto de estudio

Colmenares, (2010) realizo un trabajo titulado: “Diseño de Políticas para

Controlar el Alto Índice de Morosidad de las Cuentas por Cobrar del Banco
Sofitasa. Agencia Capacho. Estado Táchira”, para optar al título de T.S.U en
Contaduría en el Instituto Universitario de Tecnología Industrial (IUTI), el cual
tuvo como objetivo diseñar políticas para controlar el alto índice de
morosidad de las cuentas por cobrar en el Banco Sofitasa, Agencia Capacho.
El estudio se ubicó en la investigación de campo de carácter descriptivo, se
21
utilizó una población de cien personas como muestra, se tomó al personal
que labora en la agencia Capacho. Para la recopilación de la información, se
aplicó la técnica de la encuesta diseñándose un cuestionario de sistemas,
estructurado a través de una evaluación interna y factores internos para
determinar y conocer las debilidades y fortalezas, que inciden en los índices
de morosida de las cuentas por cobrar. La evaluación interna arrojo un valor
de 63%; lo cual indico la existencia de mayor numero de fortalezas en
comparación a las debilidades que arrojo un 14%, constatándose mayor
número de oportunidades. En base a este, se estructuro un plan de políticas
básicas: 1.- Incluir en la data de emulador datos claros y precisos de los
clientes con la opción de ofrecerles facilidades del descuento de 1% para el
pago de los montos no cancelados. 2. Elaborar un informe estadístico que
permita mantenerlos informados de los logros y debilidades presentadas a
cada agencia de créditos y agencias del Banco Sofitasa. 3.- Solicitar la
respectiva elaboración del manual de normas y procedimientos para la
implementación del diseño de control de las cuentas por cobrar, lo cual
Puede considerarse viable para disminuir el alto nivel de morosidad en las
cuentas por cobrar del Banco Sofitasa Agencia Capacho.

La investigación se relaciona con la presente propuesta, puesto que

tiene como finalidad proporcionar las bases para que se lleve a cabo el
desarrollo e implementación de estrategias para el control de las cuentas por
cobra y así reducir los índices de morosidad.

Bases Teóricas

Sistema

Un sistema según Puleo (2008) es " un conjunto de entidades

caracterizadas por ciertos atributos, que tienen relaciones entre sí y están
localizadas en un cierto ambiente, de acuerdo con un cierto objetivo". (p. 29).

22
Por otro lado Bunge (1999) “es un objeto compuesto cuyos componentes se
relacionan con al menos algún otro componente; puede ser material o
conceptual”. (p.196)

En concordancia a lo descrito por los autores un sistema se puede

definir como la interrelación de dos o más elementos para el logro de un
objetivo o fin

Teoría General de Sistemas (TGS).

La idea de la teoría general de sistemas nace alrededor de los años 30 y

fue desarrollada por L. Von Bertalanffy, posteriormente un grupo de personas
unieron sus inquietudes en lo que se llamó la Sociedad para la Investigación
de Sistemas Generales, establecidas en 1954 junto con Anatol Rapoport,
Kenneth Boulding, Ralph Gerard y otros.

La Teoría General de Sistemas la define Murillo (2008) como “una forma

ordenada y científica de aproximación y representación del mundo real, y
simultáneamente, como una orientación hacia una práctica estimulante para
formas de trabajo transdisciplinario.”(p.17), en este texto lo que el autor
quiere expresar es que la TGS es la herramienta más efectiva de que se
puede valer cualquier organización para desempeñarse de manera optima
logrando mayores objetivos con la administración adecuada de los recursos

Sistemas de Control de Gestión

Para Huge (1995), el Control de Gestión es:

Un instrumento de la gestión que aporta una ayuda a la decisión y

sus útiles de dirección van a permitir a los directores alcanzar los
objetivos; es una función descentralizada y coordinada para la
planificación de objetivos, acompañada de un plan de acción y la
verificación de que los objetivos han sido alcanzados. (p.134)
Blanco (1984) plantea que la moderna filosofía del Control de Gestión
“presenta la función de control como el proceso mediante el cual los
23
directivos se aseguran de la obtención de recursos y del empleo eficaz y
eficiente de los mismos en el cumplimiento de los objetivos de la empresa”.
(p.215)

Por lo expuesto anteriormente se puede decir que el control de Gestión

es el instrumento utilizado por la administración de las empresas, para vigilar
el buen funcionamiento de todas las unidades estructurales que forman parte
de la misma para de esta manera ser resistentes a los factores de ambiente
externo que pueden afectar de manera negativa a la empresa.

Cuentas por Cobrar

Chillida (2003) asevera que las cuentas por cobrar

Es el hecho de que el cobro del bien o servicio esté diferido, de

manera que la empresa concede a sus clientes un plazo para su
cancelación a partir de la entrega del mismo. Sin embargo, este
aspecto en ocasiones debe ser tratado con sumo cuidado ya que
de la presencia de mayores o menores cantidades de ventas a
crédito pendientes de cobro, se derivan el incremento de los
riesgos para la empresa, desencadenando diversas
consecuencias financieras, como mayores gastos de cobranza e
intereses, cuentas que pasan a ser incobrables por insolvencia por
parte del cliente. (P.145)

Stamtom (2009) por su parte plantea que las cuentas por cobrar son
“cuentas donde se registran los incrementos y los recortes vinculados a la
venta de conceptos diferentes a productos o servicios. Esta cuenta está
compuesta por letras de cambio, títulos de crédito y pagarés a favor de la
empresa”. (p.135)

En concordancia a lo descritos por los autores se puede decir que una

cuenta por cobrar es una partida que forma parte de los activos corrientes y
son todos los derechos exigibles originados por ventas o por la prestación de
un servicio, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo.
24
(Incluye documentos por cobrar). Representan el crédito que concede la
empresa a sus clientes, sin más garantías que la promesa de pago en un
plazo determinado.

Procedimiento de de Control Interno de Control Interno de las

Cuentas por Cobrar

En cuanto a los procedimientos de control interno aplicados sobre las

cuentas por cobrar Defliese (2005), considera que:

Estos pueden clasificarse en procedimientos contables diseñados

con la finalidad de corroborar el adecuado procesamiento y
autorización previa de las operaciones de ventas, y procedimientos
administrativos que abarcan el proceso de aprobación,
procesamiento y autorización de las operaciones de venta (p.389)
Procedimientos Administrativos

Santillana (2001) menciona que los procedimientos administrativos de

control interno aplicados sobre las cuentas por cobrar, son los siguientes:

 Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la

documentación de las cuentas por cobrar.
 Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado
y tomar consideración el establecimiento de ágiles sistemas de cobranza.
 Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables
ya canceladas.
 Las notas de crédito siempre deben estar apoyadas por la
documentación correspondiente y ser autorizadas por un funcionario
responsable.
 Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de
sólidas políticas escritas.
 Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que
muestren el comportamiento de los clientes, en especial los morosos.

25
 Por su parte Redondo (2004) menciona dentro de estos procedimientos:

Establecer el principio de separación de funciones, en especial las

labores de ventas, registro de la cuenta por cobrar y recepción del
efectivo. De manera que el personal que maneja por ejemplo el
área de ingresos no intervengan en las labores de elaboración de
auxiliares y registros relacionados con las cuentas por cobrar,
manejo de documentos base para factura, manejo y autorización de
notas de crédito y documentación soporte, aprobación de rebajas y
devoluciones en ventas, preparación, comprobación de los registros
en el diario general, Intervención en el registro final, es decir, el libro
mayor. (p.35-36)
En cuanto a los procedimientos de control dirigidos al área de cobranza,
pueden mencionarse:

 El departamento de ventas es el encargado de la aprobación de las

condiciones de la venta y de créditos para lo referente al riesgo de la misma.
 El departamento de facturación debe ser independiente del de
despachos y del registro en las cuentas de los clientes.
 Se procurará que las facturas estén pre numeradas.
 Una persona diferente a la que preparó las facturas las chequeará con
las condiciones aprobadas por el departamento de ventas, especialmente en
cuanto a precios, rebajas, descuentos, entre otros.
 De lo antes expuesto, puede mencionarse que los procedimientos
administrativos dirigidos a las cuentas por cobrar están dirigidos a regular y
controlar el adecuado desenvolvimiento del proceso de ventas desde el
momento en que se establecen las políticas de crédito, se genera la venta
del bien o prestación del servicio, se factura, y se llevan a cabo las labores
de cobranza; todo ello con la finalidad de garantizar su adecuado
cumplimiento y apego a los lineamientos prescritos.

Procedimientos Contables:

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 Con respecto a los procedimientos contables de control interno
aplicados sobre las cuentas por cobrar Santillana (2001) considera:

 Cualquier gravámen o condición que pese sobre las cuentas por cobrar,
debe ser claramente explicado en los estados financieros.
 Cualquier cancelación de venta, debe estar basada en la factura original
correspondiente y la documentación soporte.
 Las cuentas canceladas por incobrables, deben ser autorizadas por la
alta administración; además, se debe tratar de que cubran los requisitos de
de deducibilidad fiscal.
 Por su parte, Redondo (2004) considera que deben aplicarse como
procedimientos contables los siguientes:
 Es conveniente comparar mensualmente la suma de los saldos de los
clientes, mayor auxiliar de cuentas por cobrar, con las cuentas de control del
mayor general, en caso de discrepancias observadas, deben hacerse las
averiguaciones a que haya lugar.
 Los documentos dados de baja en libros, deberán ser controlados y
chequeados periódicamente.
 Deben enviarse periódicamente estados de cuenta a los clientes, con
objeto de cerciorarse de que las cuentas que contablemente aparezcan
pendiente de cobro sean reconocidas por los deudores. Esta debe llevarla a
cabo una persona independiente de la que maneja las cuentas por cobrar.
 En cuanto a las medidas de control al momento de recibir el pago por
parte de los clientes debe tomarse en cuenta que si la empresa emplea su
propio personal para el cobro de facturas, es necesario que el departamento
de cobranzas elabore una relación de facturas entregadas al cobrador, el
cual la firmará y se quedará con una copia. El cobrador diariamente
relacionará las facturas cobradas y entregará su monto al cajero, firmará dos
copias que junto con el informe de facturas no cobradas entregará al
27
departamento de cobranzas; el cual enviará al de contabilidad una copia de
la relación de facturas cobradas para que sean abonadas en las cuentas de
los clientes.
 Del mismo modo, cuando los clientes cancelan sus facturas por medio de
transferencias bancarias, el departamento de contabilidad al recibir del banco
la correspondiente nota de abono le acreditará en la cuenta del cliente.
 En base a lo anteriormente expuesto, se respalda el establecimiento de
procedimientos de control administrativo y contable que garanticen que las
operaciones y registros sean autorizados y procesados correctamente, desde
el momento del otorgamiento del crédito hasta la cancelación del servicio por
parte del cliente. Al mismo tiempo, éstos garantizan la mayor uniformidad y
objetividad de la información registrada, generando información financiera
actualizada y confiable para la toma de decisiones dentro y fuera de la
organización como insumo para los usuarios internos y externos vinculados a
la misma.

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 Definición de Términos Básicos

Activo: Son todos los bienes y derechos que posee una empresa

Activo Corriente: También llamado circulante o líquido, es aquel que

puede ser vendido con rapidez, a un precio predecible y sin un costo
excesivo o contraproducente.

Antigüedad de saldos: Análisis que se utiliza como auxiliar en la

determinación de los saldos vencido.

Cobranza: Percepción de dinero, en concepto de compra o el pago por

el uso de algún servicio.

Contabilidad: Es el proceso mediante el cual se identifica, mide,

registra y comunica la información económica de una organización o
empresa. Con el fin de que los gestores puedan evaluar la situación de la
entidad.

Crédito: El crédito es un préstamo en dinero donde la persona se

compromete a devolver la cantidad solicitada en el tiempo o plazo definido.

Facturas: Documento mercantil que refleja toda la información de una

operación de compraventa.

Pago: Es uno de los modos de extinguir las obligaciones.

Partidas: Son subdivisiones del Activo, Pasivo y Capital que clasifican

todos los cargos y abonos correspondientes a una misma entidad o asunto

Políticas: Es la forma por medio de la cual las normas fijadas van a

lograrse.

Procedimientos: es el modo de ejecutar determinadas acciones que

suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos

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claramente definidos, que permiten realizar una ocupación o trabajo
correctamente.

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 Sistema de Operacionalización de Variables

Cuadro N° 1

Definición Definición Ítems

Variable Dimensiones Indicadores
conceptual operacional
Sistema, Puleo (2008)
asevera " un conjunto de
entidades caracterizadas Existencia 1
por ciertos atributos, que control actual de
tienen relaciones entre sí las cuentas por Responsabilidad 2
y están localizadas en un cobrar
cierto ambiente, de Operacionalment Control 6
Sistema para el acuerdo con un cierto e se midió a
control de las objetivo". (p. 29) través de un
cuentas por cobrar Cuentes por Cobrar cuestionario de
de la oficina ocho (8)
contable de Frank Redondo (2004) “Las preguntas métodos Formularios 3
Ramírez San Cuentas por Cobrar cerradas con utilizados para
Cristóbal C.A. San abarcan los créditos opciones de el control de las Cobranza 4
Cristóbal Estado comerciales a favor de la respuestas cuentas por
Táchira empresa originados por dicotómicas SI o cobrar Gestión 5
la venta de mercancías o NO
servicios e incluyen los
garantizados por
facturas, notas de sistema de
entrega, documentos control para las Aplicabilidad 8-9
similares”. (p. cuentas por
194) cobrar
Fuente: Bonilla 2012

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