SERVICIOS CONTABLES Y COBRANZA AGRO DISTRIBUIDORA

DEVIKASA FRAMALU – LA REVANCHA

Asesorías Contables – Fiscales – Tributarias y Laborales

PARAMETROS GENERALES COMO MECANISMO

PARA ELABORACION DE NORMAS DE CONTROL INTERNO
DE NEGOCIOS PREVIAMENTE ESTABLECIDOS EN EL ÁREA DE COMERCIO Y SERVICIOS

ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO

La implantación de controles internos considera los siguientes elementos:

a) El Ambiente del Control Interno

b) Normas Técnicas de Control Interno
c) Sistemas Financieros y Administrativos del Negocio
d) Los Procedimientos de Control y Evaluación
e) Reglamento interno, Manual de Funciones u Operaciones e Instructivos

ENTORNO DE CONTROL.

Identificación del Riesgo

1. Principio Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos

2. Principio Ejerce responsabilidad de supervisión
3. Principio Establece estructura, autoridad, y responsabilidad
4. Principio Demuestra compromiso para la competencia
5. Principio Hace cumplir con la responsabilidad

Evaluación de Riesgos.

6. Principio Especifica objetivos relevantes

7. Principio Identifica y analiza los riesgos
8. Principio Evalúa el riesgo de fraude
9. Principio Identifica y analiza cambios importantes
10. Principio Define Mecanismos para aplicar cambios

Aceptar el Riesgo:

Una de las estrategias globales para tratar los riesgos de sistema de inventarios, que consiste en
No emprender ninguna acción que afecte a la probabilidad, las consecuencias del riesgo o la
efectividad del control asociado al riesgo (por ejemplo, la relación costo – beneficios no lo
justifica).

Acción Correctiva:

Las acciones tomadas por la organización basadas en la retroalimentación de los resultados de una
auditoría o acción de control. Actitud ante el Riesgo. Deberán aplicarse encuestas de forma directa
con los involucrados en cada proceso del control de inventarios.
(Administración / Pedidos y Facturación / Bodega / Valuador de Inventario / Comercialización /
Display / Atención al Cliente / Despacho de Pedidos)
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ALGUNOS DE LOS PROBLEMAS IDENTIFICADOS

EN LA ELABORACIÓN DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO

1. Organización Estructural Deficiente en la Cadena de Mando Administrativa

2. Carencia de Políticas Institucionales del Negocio en la Selección, Contratación y Promoción
Personal en las diferentes Áreas-. (MITRAB – INSS y Otros)
3. Incumplimiento de Políticas institucionales del Negocio (Visión y Misión)
4. Pago de Gastos No Autorizados en materia Administrativa
5. Informes Inexactos y deficientes en cuanto a la realidad Administrativa y Contable
6. Supervisión Inadecuada de las Áreas en cuanto a la carencia de Manual de Normas y
Funciones del Personal a todos los niveles de servicio
7. Registros Deficientes en cuanto a Mecanismos y Procedimientos en materia de Compras
Vs Inventarios. / Facturación a Clientes y Despacho de Mercaderías)
8. Trabajo Mal Distribuido en cuanto a las necesidades de la Empresa
9. Inadecuada Segregación de Funciones
10. Duplicidad de Esfuerzos y Responsabilidades en Asignación de Puestos Laborales
11. Falta de Formación y Capacitación del Personal en cuanto a las Políticas y Procedimientos
12. Adquisiciones o Compras Deficientes en cuanto a la Rentabilidad Comercial de Productos
(Precio – Plaza – Producto – Promoción)
13. Deficiente Oferta de Servicios y Atención al Cliente en tiempo y forma
14. Planificación Inexistentes (Plan Adquisiciones – Políticas de la Empresa en Sistemas de
Devolución y Concesiones de Compras y Ventas en Consignación de Casa Comerciales del
Nivel Central)
15. Infracción Permanente de Leyes y Reglamentos ante Instituciones por la falta de Normas
16. Falta de Mecanismos legales de Aprobación ante el Estado MITRAB para validación de
Manual de Control Interno / Normas y Funciones Laborales / Reglamento y Contratos-.

Estos aspectos deben considerarse en un proceso de entrevista y/o encuesta a cada colaborador
para identificar elementos correctivos o acciones que permitan un mejor funcionamiento de la
empresa; este proceso de consulta termina con una validación del Manual de Control Interno;
Manual de Normas y Funciones, Reglamento y Políticas de Contratación de la Mano de Obra
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MATRIZ DE EVALUACION
Cuestionario Practico a Implementar por Área / Nivel y Principio de la Empresa

01.- Principio de Organización

La Empresa tiene objetivos con la suficiente calidad para permitir la identificación y evaluación de riesgos
relacionados con los objetivos de la administración.

Nombres y Apellidos: _______________________________________ Cargo: _________________

Agro distribuidora No. 01
Entidad Principio
FRAMALU – LA REVANCHA Organización
Área Tipo Evaluación Nivel Riesgo
Dirección y Administración
No. Cump. N/E N/C A M B
¿La Misión de la Entidad es conocida y comprendida por la
1 Administración y el personal?
¿Los trabajadores conocen de la Visión y Misión de la
2 Empresa y los Objetivos que esta persigue
¿Los objetivos establecidos son conocidos y comprendidos
3 por empleados de la empresa?
Los Trabajadores conocen el cargo que ocupan y el roll y
4 responsabilidad del mismo
¿Se han establecidos procedimientos para la contratación
5 directas o indirectas?
Existen Normas y Procedimientos para desempeño de las
6 funciones de los colaboradores en cada cargo
Cump. (Cumplido) / NE (No Existe o No Sabe) NC (No Conoce)

2.- Principio de Operatividad

La Empresa tiene definidos mecanismos de calidad para permitir la operatividad y funcionamiento del
personal en cada área a fin de identificar riesgos relacionados con el objetivo de Operatividad.

Nombres y Apellidos: _______________________________________ Cargo: _________________

Agro distribuidora No. 01
Entidad Principio
FRAMALU – LA REVANCHA Organización
Área Tipo Evaluación Nivel Riesgo
Admón. / Contabilidad / Bodega / Facturación
No. Cump. N/E N/C A M B

Existe una cadena de coordinación mediante mecanismos

1 establecidos para la operatividad de la empresa en cada
una de las áreas de trabajo

Cada colaborador está convencido o al menos conoce sus

2 niveles de responsabilidad conforme el cargo que
desempeñan en el área que se ubican

Creen que debe Existir al menos una guía de información

3 de su nivel de responsabilidad y las coordinaciones que
debe establecer para su desempeño
Cump. (Cumplido) / NE (No Existe o No Sabe) NC (No Conoce)
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2.- Principio de Promoción y Control

La Dirección de la Empresa demuestra independencia de la administración (gerencia) y esta ejerce la
vigilancia del desarrollo y desempeño de sus colaboradores y del control interno.
Nombres y Apellidos: _______________________________________ Cargo: _________________
Agro distribuidora No. 01
Entidad Principio
FRAMALU – LA REVANCHA Organización
Área Tipo Evaluación Nivel Riesgo
Admón. / Contabilidad / Bodega / Facturación
No. Cump. N/E N/C A M B

¿Los funcionarios conocen las normativas vigentes que

1 regula su conducta, el marco legal de su condición laboral
deberes y derechos tanto del empleador como de ellos?

¿La máxima autoridad (Gerencia y Admón.) demuestran

2 un compromiso permanente con el sistema de control
interno y con los valores éticos del mismo?

¿Existe alguna motivación por parte de la administración

3 para incentivar el trabajo de los empleados?

Cump. (Cumplido) / NE (No Existe o No Sabe) NC (No Conoce)

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CUENSTIONARIO BASICO PARA EL PERSONAL

EN FUNCION DEL CONTROL DE INVENTARIOS

 ¿Existe o no un manual de procedimientos para el área de inventarios?

 ¿Tiene conocimiento técnico para proceder con la recepción, el
almacenaje, el despacho, registro y control físico de inventarios?
 ¿El área de inventarios aplica políticas y procedimientos?
 ¿Empresa maneja manuales de Procedimientos en el área de bodega?
 ¿La empresa aplica sistema de control interno?
 ¿Aplicaría controles internos dentro del inventario?
 ¿Existe un control de máximos y mínimos de la mercadería dentro de los
inventarios?
 ¿Se cuenta con infraestructura adecuada que brinde la seguridad y
conservación de la mercadería?
 ¿Cree usted que con la implementación de un Manual de Políticas y
Procedimientos de Control de los Inventarios mejoraría el uso de los
inventarios?
 ¿La empresa lleva registros contables?
 ¿La empresa posee sistema automatizado para registrar sus operaciones
de inventarios?
 ¿Considera necesario que un sistema automatizado, les permitan tener
un mejor manejo y control de los inventarios?
 ¿Cree Usted que el tener un espacio adecuado para un mejor
almacenamiento del inventario les permite mejorar sus niveles de
ventas?
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 ¿El área contable emite los informes de Inventarios en tiempo y forma

para la toma de decisiones?
 ¿Considera usted que para que la empresa se desarrolle en un medio
competitivo deben formular controles internos dirigidos a tomar
decisiones adecuadas para mejorar la competitividad de la empresa?
 ¿Cree que es importante la implementación de un manual de políticas y
procedimiento para el área de inventarios de la Empresa