ÁREA DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS.

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 2.

Nombre: Blanca Maribel Lara Rodríguez___________________________ Carné: 23002842________________

CEI: Amatitlán____________________________________ Tutor: MIRIAM NOEMÍ, AJCÚ VELÁSQUEZ________

CASO PRÁCTICO- VALOR 05 PUNTOS

Instrucciones:

Entregar durante semana 4 en EVALUANET.

A continuación, se detallará un caso en el que se expone la situación actual de una organización, por lo
que deberá hacer lo siguiente:

• INCISO 1: Completar el cuadro de análisis del problema y preguntas de análisis. 2.5 puntos.

• INCISO 2: Elaborar una lista de entradas, procesos, salidas, recursos, retroalimentación (para ello
deberá completar el formato del modelo IPO) 2.5 puntos.

CASO DE ANÁLISIS:

En una empresa que se dedica a la fabricación de productos comestibles actualmente en el área de sistemas,
se carece de un control de ventas de productos, y no se lleva un registro automatizado de las compras de los
clientes, ya que no se determina con rapidez que clientes efectuaron las compras semanales, y las órdenes
de pedidos no se procesan en forma oportuna. Como la organización está creciendo muy rápido, tanto en
volumen de ventas como en la variedad de artículos alimenticios y servicios que maneja, es imposible que
se conozca con certeza los niveles de ventas.

Los directivos de la empresa empezaron a preocuparse al ver que su volumen de ventas descendía y por
ende sus márgenes de utilidad, era tal la preocupación que se llegó al extremo de dudar de la capacidad de
la empresa, para producir, vender y competir con otras empresas, por lo que se han reunido para analizar el
problema y así mejorar el proceso de ventas, para ello han elaborado una lluvia de ideas de las necesidades
del departamento entre las cuales se encuentran:

• Falta de capacitación del personal de ventas.

• Desorganización del personal en el departamento de ventas.
• No se cuenta con equipo y sistemas de información necesarios.
• No se llena la capacidad del proceso de control.
• Forma inadecuada de ingresar la información de las ventas.

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Por lo que se solicita que después de leer el caso, analice 3 problemas y los priorice tomando en cuenta que el
problema de primera instancia es el más urgente de resolver.

INCISO 1: ANÁLISIS DEL PROBLEMA:

PRIORIDAD ELEMENTO DEL PROBLEMA NECESIDAD OBJETIVO. RECURSOS

1 No se cuenta con equipo y sistemas Comprar equipo Proveer un equipo ✓ Compra de

de información necesarios adecuado y tener estable para almacenar equipo de
sistemas de correctamente la computación
información información y un sistema ✓ Mantenimiento
estable para tener completo para llevar un de equipo
un control orden de la empresa ✓ Capacitación
para poder
utilizar el
sistema
✓ Sistema POS

2 Forma inadecuada de ingresar la Llevar un registro Crear base de datos de ✓ Inventarios

información de las ventas adecuado de la clientes frecuentes y digitales y
información de las nuevos, tener físicos
ventas, facturación sistematizado y en físico ✓ Sistema de
de clientes, los productos que entran base de datos
entradas y salidas y salen de bodega. ✓ Escanear los
de ventas Realizar semanalmente
productos
inventario del producto.
✓ Crear código de
barras de
productos

3 Desorganización del personal en el Organizar al Obtener un personal ✓ Capacitaciones

departamento de ventas persona para que altamente calificado para antes de ser
tenga un buen tener buenos resultados contratado
desempeño en las en las ventas y que ✓ Capacitaciones
ventas y tener un puedan desenvolverse semanales por
excelente servicio con los clientes grupo
al cliente
✓ Fomentar la
lectura y reglas
de la empresa

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✓ Charlas
motivacionales

Preguntas de reflexión:
¿Cuál es el problema detectado?
Son 3 los problemas principales dentro de la empresa, pero el de mayor prioridad es que no cuentan
con equipo y sistema adecuado para llevar un buen control, teniendo en cuenta que es el de mayor
riesgo pues no se lleva un control de ventas, clientes, entradas y salidas dentro de la empresa no se
sabe con certeza si la empresa esta obteniendo ganancias o puede estar perdiendo mas de lo que
genera.

¿Qué recomienda para resolverlo?

Comprar el equipo necesario y crear un sistema adecuado para desarrollar un buen control con las
ventas donde quede registrado diario, semanal, mensual y anual. Y tener registrado en una base de
datos los clientes para ir archivando sus compras, que los productos lleven un código de barras donde
pueda ser más fácil escanearlos para llevar el control de ventas y de inventarios.

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INCISO 2: ANÁLISIS DE LA SOLUCIÓN POR MEDIO DEL MODELO IPO:

• Basado en la solución al problema expuesto en el inciso 1 deberá de elaborar una lista de entradas, procesos,
salidas, recursos, retroalimentación (para ello deberá completar el formato del modelo IPO)

ELEMENTOS DEL SISTEMA:

DESCRIPCIÓN DE
ENTRADA ( INPUTS)
No se cuenta con
equipo y sistemas de
información necesarios
Forma inadecuada de
ingresar la información
de las ventas
Desorganización del
personal en el
departamento de
ventas
PROCESOS DESCRIPCIÓN DE
Creación de sistema para agilizar el control de productos SALIDA ( OUTPUTS)
Control de las ventas diarias, mensuales y anuales ✓ Compra de
Capacitación al personal de ventas.
equipo de
Llevar un registro adecuado de la información de las ventas,
computación
facturación de clientes, entradas y salidas de ventas.
Organizar al persona para que tenga un buen desempeño en ✓ Mantenimiento
las ventas y tener un excelente servicio al cliente de equipo
DATOS:
Inventarios ✓ Capacitación
Reportes de ventas para poder
Recibos utilizar el
Balances Generales sistema
Estados de cuenta
INFORMACIÓN: ✓ Sistema POS
Resultado de mejora
Índice de crecimiento
RECURSOS:
Jefe de ventas, personal de ventas
Talento humano, capacitadores
Software, equipo de computación y sistemas
OTROS:
Implementar charlas con los subordinados para llevar un
mejor control en las ventas.

RETROALIMENTACIÓN: Cuadres de reporte, resultados de productos en existencias y

ventas.

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