El Sistema de Información

en las Organizaciones
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 Sistema
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Unidad compleja formada por muchas partes
íntimamente y funcionalmente relacionadas, que
tienen como propósito el logro de determinados
objetivos.
Características:
- Las partes o elementos de un sistema son
diversos
- Son parte interdependiente que actúa como un
todo
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- Ese todo es mayor que la suma de las partes
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Cada sistema está constituido por subsistemas.

Todo sistema interactúa en un ambiente; esto

es lo que esta fuera del sistema y de sus
subsistemas.

Entre el sistema y el ambiente, hay limites e

interfaces, para así determinar que datos entran
al sistema desde el exterior y que
informaciones produce el sistema como salida
al ambiente externo.
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 Sistemas de información
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organizacional
🙢 Según Gómez Fulao “un sistema de información organizacional
es una solución administrativa y gerencial que, basada en los
conceptos y propiedades de los sistemas y en la tecnología de
la información, le permite a la organización hacer frente a los
cambios en el ambiente”
🙢 La finalidad de un sistema de información es proporcionar la
información correcta, a las personas adecuadas en el momento
justo.
🙢 Toda organización para tomar decisiones necesita información
proveniente de la propia organización como ser sistemas de
información interno y como el sistema de información externo
del contexto.
🙢 Por esto, la administración debería medir todas las áreas de la
organización en cada uno de sus niveles, que implica contar con
los informes de distinta índole, que contenga referencias
cuantitativas y cualitativasProf.G.
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constituyen el puente entre los
sistemas de información –contables o no- y las actividades
 Sistema de Información
Contable.
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Entre los sistemas de información interno se encuentra el sistema de
información contable que brinda información específica,
principalmente con el fin de tomar decisiones de carácter
económico-financiero, como también controlar su gestión comparando
lo real con lo planeado y el procesamiento de la información.
Un sistema de información contable aplica, como un único sistema
para toda la organización, subsistemas relacionados entre sí basados
en las funciones
organizacionales que utiliza la información.
Como ser:
- subsistema de ventas
- subsistema de producción - otros subsistemas.
- subsistema de inventarios Prof.G Riquelme - subsistema de proveedores
 Un sistema de información contable bien

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organizado genera informaciones respecto
de la situación patrimonial, activo, pasivo y
patrimonio neto; la situación económica,
resultados económicos, ganancias, perdidas,
ingresos y costos; y de la situación
financiera, disposiciones de recursos para
hacer frente al pago de las obligaciones,
así como orígenes y aplicaciones de los fondos
en el periodo contable
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 Un sistema de información contable debe basarse en un conjunto
de reglas para la preparación de la información entre las que se

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destacan las normas contables de valuación y exposición
determinando:

-Qué datos deben incluirse en la información contable

-Cuándo se han de elaborar los informes contables
-Cómo deben exponerse
-Cuáles son los valores que se asignan a los elementos
patrimoniales y de resultados.

En consecuencia, a la evolución de la contabilidad como disciplina

se han logrado definir los requisitos básicos para que la información
pueda cumplir con su principal finalidad, los cuales se encuentran
en la Resolución Técnica nº16 y deben ser considerados en su
conjunto y buscando un equilibrio entre ellos, mediante la
aplicación del criterio profesional.

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1. Pertinencia 2. Confiabilidad
3. Sistematicidad 4. Comparabilidad
5. Claridad
ETC…

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El funcionamiento del Sistema de
Información Contable
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El sistema de información contable tiene como objetivo
convertir en informes contables útiles los datos que
recibe, realizando esa transformación mediante un
proceso determinado. Un sistema de información tiene
entradas (que son los datos recibidos), procesos (la
forma de transformar los datos) y salidas (los informes
contables producidos).

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Para diseñar un sistema contable se debe tener en cuenta:
• La clara definición de sus cuentas y de su significado.
• Los datos que entran en el sistema contable deben registrarse una

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sola vez
• Es necesario que se tenga un profundo conocimiento de la actividad
del ente, que
permita escoger variables significativas, relevantes de cómo actúa, y
con la plena
participación de quiénes están involucrados en ella, o deban ser
medidos por tales
variables.
• Todo esto debe ser plasmado en un manual de cuentas, donde se
explique este
desarrollo y que se aplique en forma homogénea en el tiempo y con
independencia de las personas que tengan a cargo esas tareas.
• Será necesario que se defina la naturaleza y las características de la
información,
el período que abarcan, la frecuencia de emisión e individualización de
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los
 Procesamiento de los datos
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entrada de datos procesamiento salida de
informes

Los datos son aquellos que se obtienen del ente,

ya sea por su relación con terceros, o dentro de
las actividades del mismo. La información contable
son los estados contables de publicación y los
informes que utilizan los usuarios internos del
ente.

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 Para trasformar los datos en información, el
sistema contable sigue estas etapas:
1. Pre-Registración: incluye la captación, clasificación y selección de los

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datos
sustentados en la documentación respaldatoria pertinente.

La captación de los datos: Los datos que el sistema debe captar tienen
orígenes en
transacciones que el ente realiza con terceros, en los hechos que ocurren
dentro del
ente.
El diseño de un buen sistema contable está dado en una adecuada
descripción de
los datos que deben ingresarse. La enumeración precisa de esos datos
hará que la
información sea de mejor calidad.
La utilización de medios informáticos permite programar controles
automáticos en la
captura de datos que aseguren que la totalidad de la información
necesaria
ingresará al sistema.
La clasificación de los datos: Los datos son ingresados al sistema
contable Prof.G. Riquelme
mediando una previa clasificación, por lotes de documentación.
La selección de los datos: Los criterios fundamentales para el
procesamiento de datos deberían basarse en la existencia de un

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hecho contable y en la pertinencia de ese hecho al ente de que
se trate.
Los datos que ingresan en el sistema deben tener alguna
documentación de respaldo a fin de que el sistema de
información sepa de su existencia, conozca las características
de la operación y para que a todo evento, incluso jurídico,
puedan ser verificados.
Los propietarios del ente tienen derecho a verificar la
información contable. El Estado también lo tiene, para poder
controlar su desenvolvimiento en protección al interés de la
sociedad en general o para verificar el correcto pago de
impuestos, los auditores de estados contables, cuando se la
requiera judicialmente, etc.
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2. Registración: determina cómo se registran en la contabilidad las
operaciones y
hechos relevantes que, deben ser incorporados a la misma.
Los registros deberían incluirse como parte de una base de datos, permitiendo
la
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conexión de todas las consecuencias patrimoniales que tenga una misma
operación, y también deben facilitar el acceso a una misma información por
varios
caminos distintos. Esta característica es lo que posibilita referirnos a un
sistema.
3. Post-Registración: que contempla los controles y comprobaciones que
deben
realizarse sobre las registraciones realizadas.
Este proceso debe contener las herramientas necesarias para transformar los
datos
que ingresan al sistema en información contable que requieren los usuarios
externos e internos del ente.
Además de los controles posteriores a la contabilización de las operaciones del
sistema, debe prever:
• Controles de entrada: son los que deben
Prof.G. controlar que ingresen al sistema
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solamente los datos válidos para el ente así como su integridad.

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4. Emisión de informes contables: deben confeccionarse sólo en la medida
en que
se tenga la convicción de que los saldos obtenidos son confiables. También es
importante que el sistema contenga estandarizados los modelos de informes
que se
deben preparar.

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