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Instructivo de Uso
INDICE
• CONSIDERACIONES GENERALES
• INSTALACION
• MODULOS PRINCIPALES
• CONTABILIDAD PATRIMONIAL
• CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA DE GASTO
• MODULOS AUXILIARES
• MODULOS DE SISTEMA
• APERTURA (PROCESAR)
• INSTALA
• SEGURIDAD
• FLUJO DE PROCESO
• GLOSARIO
CONSIDERACIONES GENERALES
SIGESP ha sido diseñado observando las normas legales que rigen la materia presupuestaria
establecidas por la Oficina Nacional de Presupuesto para las instituciones públicas (ONAPRE), la Ley
Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público y sus Reglamentos, y demás publicaciones
de la Controlaría General de la República , la Oficina Nacional de Contabilidad Pública y la
Superintendencia Nacional de Auditoría Interna.
Requerimientos:
Servidor
• Procesador Pentium IV en adelante o su equivalente
• Disco Duro SCSI 80 GB y disco espejo
• Memoria RAM 2 GB
• Sistema Operativo : Linux (Debian, Red Hat 9, OpenSuse, Knoppix) , Windows
2000 Server o superior
• Gestor de Base de Datos : Mysql 5.0 (Libre), Postgresql 8.0 (Libre) , Oracle 9.2
(Propietario) , Anywhere 9 (Propietario)
• Servidor Web : Linux Apache , Windows IIS
• Lenguajes: PHP 5.0 con librerías para soporte de manejador de BD elegido y manejo
de imágenes.
Estación de Trabajo
• Procesador Pentium II en adelante o su equivalente
• Sistema Operativo: Linux (Derian, Knoppix, OpenSus, Red Hat9), Mac Os, Windows
• Navegador: Internet Explorer, Mozilla (firefox / Iceweasel), Netscape, Opera, Safari
• Plugin para apertura de documentos en formato portable (PDF)
La aplicación fue Desarrollada por la empresa SIGESP, C.A., bajo la modalidad de Software Libre, su
código fuente (programación) esta estructurado en PHP y la información esta almacenada en una Base
de Datos(manejador preferiblemente Libre Mysql o Postgresql).
Como dicha aplicación es totalmente web o gráfica, no requiere ninguna instalación física en las
estaciones de trabajo de los usuarios su implementación, su acceso y utilización están únicamente
supeditada a una conexión de red, en la LAN privada de cada ente, desde donde se ejecutara la misma a
través del link destinado por el administrador de red de cada ente.
Como pantalla inicial de la aplicación esta la bienvenida en la que se deberá seleccionar dos datos
importantes para poder ingresar a la misma, los cuales son: Base de Datos, que indicara a cual BD se
desea acceder (cada BD sera un ejercicio fiscal para el ente) y Empresa, que indica el ente del cual se
llevara la gestión administrativa y contable, como la aplicación es multi-empresa se puede llevar la
contabilidad a mas de un ente u organización dentro de una misma BD.
Iconografía
Al ingresar al sistema se presentara una pantalla con el menú, mediante iconos, de todos los módulos
presente en la aplicación como se muestra a continuación:
En un principio todos lo usuario podrán visualizar el icono correspondiente a todos los modulo pero
solo podrá acceder a aquellos módulos y funcionalidades que se le hayan definido en su perfil de
usuario.
Por otra parte, en todos las pantallas o formularios de la aplicación se presentara una barra de iconos o
herramientas que indicaran las acciones que se pueden ejecutar en cada una de ellas. Esta barra, dado el
caso, mostrara las siguientes acciones:
Rueda Dentada: Icono para ejecutar la acción sobre el o los registro(s) seleccionado(s), esta
acción puede ser: procesar, aprobar, contabilizar, reversar, anular, etc., esto dependerá del
modulo y pantalla donde se encuentre ubicado.
Icono de OpenOffice Calc: Indica que el reporte seleccionado se puede exportar a alguna
aplicación de hoja de calculo electrónico como OpenOffice Calc o MS Excel.
Para la instalación de la aplicación se deben realizar tres pasos como se listan a continuación:
El proceso se puede realizar desde una herramienta administrativa por ejemplo: MYSQL
Administrator, MYSQL WorkBench, phpMyadmin, PGADMIN III, phpPgadmin, etc.
2. Creación del directorio de hospedaje del código fuente en el directorio de publicación de sitios
del servidor web donde operara. Las actividades de esta operación dependerán del SO donde se
ejecuta el servidor Web.
Para servidores con SO GNU/Linux Debian o derivados, se debe crear una directorio en
/var/www donde se descomprimirá el archivo comprimido sigesp.tar.gz que contiene los
archivos fuentes de la aplicación. Se creara el árbol de todas las carpetas de los módulos que
componen la aplicación.
Al directorio creado se le deben dar atributos o propiedad al usuario que ejecuta el demonio
web, en este caso www-data.
3. Se debe editar el archivo sigesp_config.php del directorio /var/www/sigesp/ para configurar los
parámetros de conexión a la BD y el logo del ente, como se muestra a continuación:
<?php
?>
El archivo con el logo del ente sera utilizado por todos los reportes de la aplicación y
deberá ser ubicado en las carpetas: /var/www/sigesp/shared/imagebanks/ y
/var/www/sigesp/shared/class_folder/tcpdf/
El administrador de la red o de la unidad TIC de cada ente deberá configurar los servicios de DNS para
crear un nombre de sencillo para el link de acceso por parte de los usuarios en sus estaciones de trabajo,
por ejemplo: getsion.ente.gob.ve o administracion.ente.org, etc.
MODULO CONFIGURACION - DEFINICIONES - PARAMETRIZACIONES BASICAS
Este modulo de la aplicación es de suma importancia, ya que en el se deberá establecer desde un inicio
la información para el adecuado funcionamiento. Cuando se disponga a parametrizar la aplicación se
deben tener claras las opciones que se desean establecer, para lo cual se debe hacer en conjunto con
personal de todas las áreas que dirigen la gestión del ente y así garantizar que la información
seleccionada sea la correcta, ya que en la mayoría de los casos esta información permanecerá
inalterable durante todo el ejercicio fiscal.
Sigesp
Contabilidad Patrimonial / Fiscal
Presupuesto de Ingreso
Presupuesto de Gasto
Cuentas por Pagar
Solicitud de Ejecución Presupuestaria
Ordenes de Compra
Banco
Sigesp
En esta opción se deben cargar información general sobre la gestión del Ente, como datos legales y
financieros de su ejercicio fiscal, como por ejemplo: Modalidad de Contabilidad y Presupuesto, etc.. Se
debe suministrar la información que no podrá ser modificada una vez iniciado el procesamiento de
información administrativa.
Posee a su vez nueve (09) formularios:
Información de Consolidación:
• Empresa que consolida: tildar esta opción en caso de manejar esquema mutli-
empresa y se quiera llevar una contabilidad centralizada al final del ejercicio de
todas las empresas.
• Base de Datos donde consolida: indicar el nombre de la BD donde se quiere
consolidar la contabilidad de las empresas en el caso que se utilice esquema
mutli-empresa
• Código Alterno de la Empresa:
Representante Legal: estos datos se refieren a la empresa que se esta definiendo, no son
obligatorios pero se aconseja indicarlos para ser utilizados por la aplicación en los
distintos reportes y cartas que genera la aplicación.
• Apellidos y Nombres
• Cédula de identidad
• Teléfono
• Cargo
• Periodo: Fecha de inicio del ejercicio fiscal del ente, por lo general
01/01/XXXX, del año.
• Validación: Se debe seleccionar como la aplicación validara la disponibilidad
presupuestaria en las partidas, hay 4 opciones: Genérica, Especifica, Sub-
específica y Auxiliar.
• No permitir generar SEP con Bienes, Servicios o Conceptos sin
disponibilidad presupuestaria: Al tildar esta opción la aplicación validara
según lo indicado en el campo anterior y no permitirá realizar ejecución de
presupuesto sin disponibilidad.
• Validar por el Programado: Al tildar esta opción la aplicación validara según lo
indicado en el campo Validación y no permitirá realizar ejecución de
presupuesto que sobrepase lo programado mensual para cada partida dentro de
una estructura presupuestaria.
• Meses Abiertos: Mientras el mes no esté tildado la aplicación no permitirá
realizar ninguna operación en ningún modulo para ese mes en especifico. Puede
ser utilizado como mecanismo de seguridad para resguardar que no se ejecuten
movimientos en los meses cuya gestión contable y presupuestaria este conciliada.
Formatos: esta sección es importante ya que indicara desde el inicio como se trabajaran
las cuentas presupuestarias y contables, y su configuración no podrá ser modificada una
vez que se haya iniciado el procesamiento de información para el ejercicio fiscal en la
aplicación.
Dígitos de Cuentas: en esta sección se indicaran los dígitos de inicios que identificaran
las cuentas tanto contables como presupuestarias
• Beneficiario: Se debe indicar el beneficiario del ente que generara las Cartas
Orden o de compromiso de pago para se utilizadas en el Modulo de Cuentas por
Pagar y Caja y Banco.
Sección Datos de la Gestión IV:
• Manejo del IVA: Se debe seleccionar como se afectara el IVA en la gestión del
ente. El IVA puede ser afectado de dos formas: Presupuestario, requiere que cada
estructura presupuestaria contenga la partida presupuestaria y disponibilidad para
poderlo ejecutar y Contable se puede utilizar la partida de IVA centralizada y
afectarlo a nivel de asientos contables como un único gasto. Esta configuración
solo se establece al inicio de la gestión y no podrá ser modificada durante el
transcurso del ejercicio fiscal.
Moneda: En esta opción se definen las unidades monetarias que emplearan las empresa
para registrar sus transacciones. Estas unidades monetarias deben ser apegadas a las
leyes que regulan a cada ente.
Contabilidad Patrimonial / Fiscal:
En esta opción se configura información sobre el esquema de cuentas contables que se utilizaran para
llevar la Contabilidad del ente. Se debe establecer cuidadosamente el plan de cuentas contables
personalizado, el cual que sera requerido por los demás módulos de la aplicación.
Plan de Cuentas Patrimoniales: en este formulario se definen todas las cuentas contables
patrimoniales establecidas por la ONCOP para llevar la contabilidad de entes del sector público.
Cabe señalar que en la BD viene precargado el plan de cuentas contables generales y padres que
servirá de patrón para crear el plan de cuentas contable especifico para cada ente.
En este formulario se pueden agregar nuevas cuentas o modificar las ya existente si se requiere
por alguna actualización hecha por la ONCOP.
Catalogo de Recursos y Egresos: en este formulario se definen todas las cuentas
presupuestarias establecidas por la ONAPRE para llevar la contabilidad presupuestaria de gasto
y de ingreso de entes del sector público. Cabe señalar que en la BD viene precargado el plan de
cuentas presupuestario general que servirá de patrón para crear el plan de cuentas
presupuestario, tanto de gasto como de ingreso, especifico para cada ente.
En este formulario se pueden agregar nuevas cuentas o modificar las ya existente si se requiere
por alguna actualización hecha por la ONAPRE.
Plan de Cuentas: en este formulario se define el plan de cuentas contables personalizado para
el ente, el mismo estará basado en el plan único de cuentas de la ONCOP como patrón.
Cabe señalar que la cantidad de dígitos del código contable esta predefinido por un formato que
se indica, este formato fue indicado en el formulario de definición de la empresa.
El proceso para crear las cuentas contables especificas consiste en seleccionar la cuenta padre
haciendo click en la lupa que esta al lado del Código contable de la cuenta a definir. Se abrirá un
catalogo de las cuentas del Plan único contable para seleccionar la que servirá como guía.
Por ejemplo, si se requiere crear una cuenta contable para un banco publico, se escogerá la
cuenta 111010201 como cuenta padre.
Luego se debe completar la cantidad de dígitos necesarios para cumplir con el formato
establecido, y a su vez se debe personalizar la denominación acorde con la necesidad.
En este formulario se podrán eliminar cuentas contables, siempre y cuando las mismas no
posean movimientos dentro de la aplicación o estén asociadas a otros procesos. El proceso se
deberá realizar desde las cuentas especificas hasta las cuentas padres, si se requiere.
También se podrán modificar las denominaciones de las cuentas contables, tanto las especificas
como las de nivel superior.
Casamiento Presupuestario: Esta opción nos permite asociar una(s) cuenta(s)
presupuestaria(s) de ingreso o de gasto a una cuenta contable del plan de cuentas contables
personalizado de cada ente. Esto con el objeto de que la aplicación se encargue automáticamente
de hacer los asientos presupuestarios y contables en las cuentas que correspondan.
Se debe tener en cuenta que el formulario maneja hasta 50 cuentas simultaneas, lo que indica
que si se desean asociar mas de 50 cuentas se deberá hacer por grupos, grabando las primeras 50
cuentas y luego se agregaran otras hasta completar el numero total.
En esta opción se debe definir la información sobre el presupuesto de ingreso para la gestión del Ente.
• Plan de Cuentas.
Se debe tener en cuenta que el formulario maneja hasta 50 cuentas simultaneas, lo que indica
que si se desean asociar mas de 50 cuentas se deberá hacer por grupos, grabando las primeras 50
cuentas y luego se agregaran otras hasta completar el numero total.
Presupuesto de Gasto:
En esta opción se debe definir la información sobre el presupuesto de gasto para la gestión del Ente. Se
definirán aspectos importantes para la forma de hacer las imputaciones presupuestarias, así como las
estructuras que se manejaran a nivel de presupuesto.
Fuente de Financiamiento: Este formulario nos permite definir las fuentes de donde provienen
los recursos que se distribuirán en el presupuesto de gasto del ente, pudiendo existir mas de una
fuente de financiamiento.
El proceso de creación de la estructura se realiza desde el nivel superior a los niveles inferiores.
En primer lugar se define el Nivel superior y para este ejemplo se escogió la modalidad de
Proyectos y/o Acciones Centralizadas.
• Código: campo alfanumérico de longitud definida en la sección de configuración de
empresa.
• Denominación: define el nombre que identificara al nivel superior.
• Intercompañia: se tildara si el Nivel superior estar disponible para multi-empresa.
• Cuenta Contable: opcional si se tilda el campo de intercompañia.
• Proyecto / Acción Centralizada: se debe escoger en que categoría esta el Nivel superior
a definir.
Luego de definir todos o al menos un nivel superior se deberá escoger sobre el cual se desea
continuar trabajando para luego proceder a definir los niveles inferiores dentro de el, como se
indica:
Se deber hacer click en
el link Ir a Acciones
especificas para
ingresar al siguiente
formulario.
Luego se define el
segundo nivel que
corresponde al Proyecto
y/o Acción Centralizada.
Puede haber una o mas Acciones especificas por cada Proyecto y/o Acción Centralizada, por lo
que deberá definirse cada una con el mismo procedimiento.
Seguidamente al definir todas o al menos una acción especifica se deberá escoger sobre la cual
se desea continuar trabajando para luego proceder a definir los niveles inferiores dentro de ella,
como se indica:
Puede haber una o mas niveles por cada Acción especifica de cada Proyecto y/o Acción
Centralizada, por lo que deberá definirse cada una con el mismo procedimiento.
Para regresar a los niveles superiores de la estructura presupuestaria se puede hacer uso de los
links Ir a Acciones Especificas o Ir a Proyecto y/o Acciones Centralizadas.
Se deberá seleccionar la
estructura presupuestaria a
la que se le asignara la
fuente de financiamiento.
Esta selección puede
hacerse nivel a nivel o en su
defecto todos los niveles
simultáneamente.
Posteriormente se debe hacer click en el link Agregar Detalle Fuente Financiamiento para
abrir el catalogo de las fuentes de financiamientos definidas anteriormente. Se puede agregar
una o mas fuentes de financiamiento por cada estructura presupuestaria.
Se deberá seleccionar la
estructura presupuestaria a la que
se le asignaran las partidas
presupuestarias de gasto. Esta
selección puede hacerse nivel a
nivel o en su defecto todos los
niveles simultáneamente.
Agregar cuentas: Abre el catalogo del plan único de cuentas presupuestarias de gastos
propuestas por la ONAPRE para seleccionar las que se incorporaran a las estructura
que se esta trabajando.
Una vez que se halla completado de agregar las cuentas presupuestarias se deben asociar a la
cuenta contable que le corresponda dentro del plan de cuenta contable del ente, previamente
definido. Para ello se hará click en la lupa que esta en la columna cuenta contable del
formulario, proceso que se repetirá por cada una de las cuentas presupuestarias; es de hacer
notar que varias cuentas presupuestarias pueden ser asociadas a una misma cuenta contable.
Se debe tener en cuenta que el formulario maneja hasta 50 cuentas simultaneas, lo que indica
que si se desean insertar mas de 50 cuentas se deberá hacer por grupos, grabando las primeras
50 cuentas y luego se agregaran otras hasta completar el numero total.
Unidad Administradora: En esta opción se definirán las unidades que conforman al ente, esta
definición se hará basados en el organigrama del mismo.
Se debe suministrar
información sobre:
Código:
Identificador
interno de la
aplicación, es
numero
consecutivo
auto generado.
Unidad Ejecutora: Se definirán, modificarán y eliminarán las unidades que tienen a cargo la
ejecución de un presupuesto y por lo tanto estarán asociadas a una(s) estructura(s)
presupuestaria(s). Se debe asociar la unidad ejecutora a una unidad administradora.
Se debe suministrar
información sobre:
Código:
Identificador
interno de la
aplicación, es
numero
consecutivo auto
generado.
Emite Requisición: Se debe tildar para garantizar que la unidad pueda solicitar
ejecución presupuestaria o requerir tramites administrativos.
En esta sección se debe definir la información sobre los procesos de cuentas por pagar del Ente. Se
definirán aspectos importantes como las deducciones de ley, créditos y tipos de documentos contables y
presupuestarios que manejara la aplicación.
Se debe suministrar
información sobre:
Código:
Identificador
interno de la
aplicación, es
numero
consecutivo
auto generado.
Tipo de Deducción: Se debe tildar una de las opciones que corresponda al tipo de
deducción que se esta definiendo.
Otros Créditos: Se definirán, modificarán y eliminarán todas los créditos o impuestos de ley
que deba cancelar el ente, como el IVA. Estos créditos serán utilizados en los módulos de
Inventario y Configuración a la hora de definir los bienes y servicios.
Se debe suministrar
información sobre:
Código: Identificador
interno de la
aplicación, es numero
consecutivo auto
generado.
Libro de Compra: Se tilda la opción para registrar los asientos de impuestos en el libro
de compra.
Se debe suministrar
información sobre:
Código:
Identificador
interno de la
aplicación, es
numero
consecutivo auto generado.
Tipo de Documento: Solo se tildara para identificar a los documentos que se definan
como anticipo de pago.
En esta sección se debe definir la información sobre el documento que dará inicio al proceso
administrativo dentro de la aplicación. Se definirán aspectos como la forma de afectar al presupuesto y
los conceptos para la ejecución del mismo. Este documento puede ser denominado Solicitud de
ejecución Presupuestaria, Tramite Administrativo o Requisición de Bienes/Servicios, eso dependerá de
cada ente.
• Tipo y Concepto.
Se debe suministrar
información sobre:
Código:
Identificador
interno de la
aplicación, es
numero
consecutivo
auto generado.
Tipo: Se tildara para identificar a los documentos que se definan como tramites de
Bienes (activos/consumibles) , Servicios, Otros (obras, transferencias,etc) o Ayudas
Económicas Personal.
Concepto: Se definirán, modificarán y eliminarán los conceptos para Tramites que no estén en
la categoría de Bienes o Servicios y que comprometan directamente el presupuesto del ente.
Estos conceptos son personalizados y ajustables a las necesidades de cada ente.
Ordenes de Compra:
En esta sección se debe definir la información sobre los parámetros a utilizar en el modulo de Orden de
Compra y Solicitud de Ejecución Presupuestaria. Se definirán aspectos como los servicios a contratar y
clausulas de compra o contratación.
Código: Identificador
interno de la aplicación,
es numero consecutivo
auto generado.
Catalogo Milco: Se debe indicar a que familia del catalogo MILCO pertenece, de
manejar esta categorización (opcional).
Servicios: Se definirán, modificarán y eliminarán los Servicios que podrá contratar el ente y
serán incluidos en el detalle de los tramites.
Se debe suministrar
información sobre:
Código:
Identificador
interno de la
aplicación, es
numero
consecutivo auto
generado.
Tipo: Se debe
asociar a un
Tipo de Servicio.
Precio: Se debe indicar un precio de referencia para el servicio. Este precio puede ser
modificado al momento de elaborar el tramite o al momento de realizar la orden de
servicio para su contratación.
Banco:
En esta sección se debe definir la información sobre los parámetros a utilizar en el modulo de Caja y
Banco. Se definirán aspectos como Bancos y cuentas del ente, chequeras y colocaciones.
Banco: Se definirán, modificarán y eliminarán las Entidades Financieras con las que tiene
relación el ente.
Se debe suministrar
información sobre:
Código:
Identificador
interno de la
aplicación, es
numero
consecutivo
auto generado.
Tipo de Cuenta: Se definirán, modificarán y eliminarán los tipos de cuentas bancarias que
podrá manejar el ente.
Se debe suministrar
información sobre:
Código:
Identificador
interno de la
aplicación, es
numero
consecutivo auto generado.
Cuenta Banco: Se definirán, modificarán y eliminarán las cuentas bancarias que posea o
requiera el ente.
Código: Identificador de
la cuenta, es numérico y
puede ser suministrado por
el usuario. Comúnmente
se utiliza el código de la
cuenta.
Denominación:
Identificación de la cuenta
bancaria.
Cta. Extendida:
Identificador de 20 dígitos
de la cuenta bancaria.
Tipo Cuenta: Se seleccionara el tipo de cuenta bancaria que se esta definiendo.
Cuenta Contable: Se asignara la cuenta contable, del plan de cuentas del ente, creada
específicamente para registrar los asientos asociados a la cuenta bancaria.
Reportes Generados
Estándars
• Balance general
• Balance de comprobación
• Estado de resultados
• Mayor analítico
Comparados
• Balance general Forma 0718
• Estados de resultados Forma 0406
• Origen y aplicación de fondos Forma 0719
• Inversiones Forma 0714
Listados
• Comprobante
• Formato 1
• Formato 2
• Plan de cuentas
• Plan único de cuentas
• Movimiento del mes
Dentro de la estructura de archivos del sistema este modulo tiene sus archivos fuentes en la siguiente
carpeta: /var/www/sigesp/scg
• Comprobante Contable,
Comprobante Cierre de Ejercicio,
Programación de Reportes y
Programación de Reportes OAF
Este proceso permite la creación, modificación y eliminación de comprobantes y asientos contables que
se realizan directamente a los libros de contabilidad del ente. Permite visualizar comprobantes
contables creados por los módulos auxiliares del sistema.
Procedencia:
Identificador interno de la
aplicación que indica
donde fue creado el
comprobante.
Comprobante:
Identificador del
documento, campo
alfanumérico puede ser
suministrado por el
usuario. Si no se modifica la aplicación autogenerara un código consecutivo basado en el ultimo
registrado.
Tipo: Titular (Proveedor o Beneficiario) a nombre de quien estará el comprobante. Por defecto
Ninguno.
En la sección de Detalles Contables se asignaran las cuentas contables, montos y operación que
formaran parte del comprobante:
Código Contable: Se selecciona la cuenta, del plan contable del ente, que sera objeto de la
operación. Se debe ir operando cuenta a cuenta hasta completar las requeridas para cerrar el
comprobante.
Operación: Se selecciona como sera afectada la cuenta, por el debe o por el haber.
Se agregaran o eliminaran cuentas en orden ascendente mediante los links Agregar Detalle /
Eliminar Detalle. Se debe verificar que la Diferencia entre las columnas del DEBE y el
HABER sea cero (0) para poder guardar el comprobante.
Comprobante Cierre de Ejercicio:
Este proceso permite la creación del comprobante contable de cierre del ejercicio fiscal, el cual se
ejecutara una vez se halla acordado con el departamento administrativo.
Para que se pueda ejecutar este proceso previamente se debe realizar el Cierre Presupuestario del
Ejercicio en el Modulo de Contabilidad Presupuestaria de Gasto.
Gestiona las tareas y proporciona información de la ejecución física financiera del presupuesto. Las
operaciones se pueden registrar de forma directa ó a través de los módulos auxiliares.
Instructivo 05
• Ejecución financiera mensual del presupuesto de gasto Forma 0503
• Estándar
• Acumulada
• Ejecución Financiera de los proyectos del ente Forma 0514
• Ejecución Financiera de los proyectos del ente Forma 0516
• Ejecución Financiera de las acciones centralizada del ente Forma 0517
• Ejecución Financiera de las acciones especificas Forma 0518
Instructivo 07
• Resumen del presupuesto de gasto por partida Forma 0704
• Resumen del presupuesto a nivel de proyecto y acciones centralizadas Forma 0705
• Ejecución Financiera del presupuesto de gasto Forma 0707
• Presupuesto de caja Forma 0717
Dentro de la estructura de archivos del sistema este modulo tiene sus archivos fuentes en la siguiente
carpeta: /var/www/sigesp/spg
Este Módulo contiene ocho (08) procesos como se observa a continuación:
Apertura:
Este proceso permite el ingreso de los montos a las partidas presupuestarias de gasto para cada
estructura. La modalidad de apertura depende de lo que se configure en la sección de Empresa,
pudiendo ser Mensual o Trimestral.
Fecha: Es la indicada al momento de configurar la empresa como fecha de inicio del periodo.
Distribución: Modalidad para hacer la distribución o programación del monto asignado a cada partida.
Si se selecciona Automático, se dividirá el monto asignado a cada partida entre 12 meses. Si se
selecciona Manual, se debe asignar el monto por cada mes.
Este proceso permite la creación, modificación y eliminación de comprobantes o asientos que afectan
directamente la ejecución física financiera del presupuesto del ente.
Procedencia:
Identificador interno
de la aplicación que
indica donde fue
creado el
comprobante.
Fecha: Se debe
indicar la fecha que
se desea asignar al
movimiento
presupuestario.
Comprobante:
Identificador del
documento, campo
alfanumérico puede ser suministrado por el usuario. Si no se modifica la aplicación autogenerara un
código consecutivo basado en el ultimo registrado.
Tipo: Titular (Proveedor o Beneficiario) a nombre de quien estará el comprobante. Por defecto
Ninguno.
En la sección de Agregar Detalle Presupuestario se asignaran las cuentas de gasto, montos y operación
que formaran parte del comprobante:
Operación: Se selecciona como sera afectada la cuenta a nivel presupuestario, puede ser: Pre-
Compromiso, Compromiso Simple, Compromiso Gasto Causado, Gasto Causado, Gasto
Causado Pago, Pago, Compromiso Causado Pagado .
Modificaciones Presupuestarias:
Este proceso permite la ejecución de variaciones en el presupuesto del ente mediante la creación,
modificación y eliminación de los siguientes subprocesos:
• Rectificaciones, Insubsistencias,
Traspasos y Créditos Adicionales.
Procedencia:
Identificador interno de
la aplicación que indica
donde fue creado el
comprobante.
En la sección de Agregar a Otras cuentas se asignaran las cuentas que recibirán los recursos,
montos y operación que formaran parte del comprobante:
Acciones Especificas:
Selecciona el 2do nivel de la
estructura presupuestarias.
Cuenta: Se selecciona la
cuenta, del plan de cuenta
presupuestario para la estructura seleccionada, que sera objeto de la operación. Se debe ir
operando cuenta a cuenta hasta completar las requeridas para cerrar el comprobante.
Campos del
Formulario:
Procedencia:
Identificador interno
de la aplicación que
indica donde fue
creado el
comprobante.
Fecha: Se debe
indicar la fecha que se desea asignar al movimiento presupuestario.
En la sección de Agregar Detalle de Gasto se asignaran las cuentas que son objetos de rebaja a
los créditos, montos y operación que formaran parte del comprobante:
Campos del
Formulario:
Procedencia:
Identificador interno de
la aplicación que indica
donde fue creado el
comprobante.
En la sección Partidas Cedentes se asignaran las cuentas presupuestarias que son el origen de los
recursos, montos y operación que formaran parte del comprobante:
Proyecto y/o Acciones Centralizadas:
Selecciona el 1er nivel de la estructura
presupuestarias.
En la sección Partidas Receptoras se asignaran las cuentas que recibirán los recursos, montos y
operación que formaran parte del comprobante:
Se debe tomar en cuenta que el proceso de traspaso puede tener varias formas de estructurarse
entre las Partidas Cedentes y Receptoras, estas pueden ser: De una a una, De una a varias, De
varias a un o en su defecto de Varias a Varias. Lo mas importante que se debe prever es que el
monto total de las partidas Cedentes debe ser igual al monto de las partidas Receptoras.
Crédito/Ingreso Adicional: Se crean, modifican y eliminan los comprobantes de modificación
presupuestaria mediante la cual se realiza incrementos a los créditos presupuestarios que se
acuerdan a los proyectos y/o acción centralizada del ente.
Campos del
Formulario:
Procedencia:
Identificador interno de
la aplicación que indica
donde fue creado el
comprobante.
En la sección Agregar Detalle de Gasto se asignaran las cuentas presupuestarias que recibirán
los recursos, montos y operación que formaran parte del comprobante:
En la sección de Agregar Detalle Contable se asignaran las cuentas contables para registrar el
origen de los recursos, montos y operación que formaran parte del comprobante:
Este proceso permite ejecutar el cierre del presupuesto de gasto para el ejercicio fiscal, operación que
impide que se ejecuten movimientos posteriores a ella.
Este proceso se puede reservar en la misma opción haciendo click en el botón central de la pantalla
“REVERSAR CIERRE PRESUPUESTO DE GASTO”
MODULOS AUXILIARES
MODULO SOLICITUD DE
EJECUCION PREUPUESTARIA
Los archivos fuentes de este modulo, así como sus reportes se encuentran en: /var/www/sigesp/sep
Registro:
Solicitud: Código de
Numeración del documento,
es un numero consecutivo y
auto generado por la
aplicación.
Cuando la tipología sea de Compra se puede indicar si la compra sera de: Materiales y/o
Suministros o de un Activo.
Concepto: Campo para descripción detallada del objeto de la solicitud, tramite o requisición.
Por último de sebe guardar la Solicitud, Requisición o Tramite, e imprimir el mismo para proceder a su
gestión.
Aprobación:
Este opción permite la aprobación para proseguir con la gestión del documento de requisición, solicitud
o tramite, así como también el reverso de aprobación para modificar algún documento. Su ejecución
puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para ello.
Anulación:
Este opción permite la anulación del documento de requisición, solicitud o tramite, así como también el
reverso de su anulación. Su ejecución puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para
ello.
1. Como paso inicial se debe indicar que
acción se desea hacer Anular o Reversar
Anulación
2. Luego se inicia con la búsqueda,
mediante algún filtro, de los documentos
disponibles para anular/reversar
mediante el icono para que se
despliegue la grilla de documentos.
3. Se tildará el o los documentos a anular o a reversar.
4. Se procesara la acción mediante el icono
MODULO SOLICITUD DE
EJECUCION PREUPUESTARIA
Este módulo facilita los trámites para las adquisiciones. Incluye opciones el análisis de cotizaciones,
emisión de órdenes de compras o servicios, verifica de manera automática la existencia o no de
disponibilidad presupuestaria, y genera el registro del compromiso en contabilidad presupuestaria en
forma automática, imprime y emite la orden de compra o servicio de acuerdo con las exigencias de la
institución.
Reportes Generados
• Orden de compra
• Solicitud de cotizaciones
• Registro de cotizaciones
• Análisis de cotizaciones
Se puede hacer el procedimiento de compra de bienes o contratación de servicio por dos vías. Una a
través del análisis de cotizaciones y la otra directamente desde una Solicitud de Ejecución
Presupuestaria:
Solicitud de Cotizaciones:
Número: Código de
Numeración del documento, es
un numero consecutivo y auto
generado por la aplicación.
Tipo: Se selecciona de que tipo sera el requerimiento o tramite (Bien o Servicio). Cuando la
tipología sea de bien se puede indicar si la compra sera de: Materiales y/o Suministros o de un
Activo.
Concepto: Campo para descripción detallada del objeto de la solicitud, tramite o requisición.
Unidad Asociada: Campo que indica la Unidad Ejecutora y la Estructura Presupuestaria del
documento.
Personal: Seleccione la persona, del listado de nomina, que esta originando la solicitud de
cotización.
En la sección Agregar Proveedor, se agregaran el o los proveedores a los que se les solicitara
cotización de los bienes o servicios que sean objeto del tramite:
Una vez completada toda la información se procede a guardar la solicitud de cotizaciones para
posteriormente imprimirla(s).
Registro de Cotizaciones:
Este proceso permite la creación, modificación y eliminación de registros de cotizaciones suministradas
por los proveedores a petición del ente, basadas en una solicitud de cotización.
Estatus: Identificador del estado del documento. Pudiendo haber los estatus de Registro y
Procesado.
Proveedor: Seleccionar el
proveedor que esta emitiendo la
cotización o presupuesto.
Analisis de Cotizaciones:
Este proceso permite la creación, modificación y eliminación de análisis de cotizaciones para proceder
a seleccionar el proveedor al que se le adjudicara la compra de bien o contratación de servicio, basadas
en una solicitud de cotización.
Campos del Formulario:
En la sección Agregar Cotización, se agregaran las cotizaciones enviadas por proveedores que
se desean analizar y que estén asociadas a una solicitud de cotización especifica.
Al seleccionar las Cotización se cargaran los detalles de bienes o servicios asociados a ella para
proceder a asignar los renglones a los proveedores. Si son dos o mas renglones y se asignan a
proveedores diferentes se generaran automáticamente tantas ordenes de compra o servicio como
proveedores hallan sido seleccionados.
Una vez completada toda la información se procede a guardar el análisis de cotizaciones para
posteriormente imprimirlo.
Este opción permite la aprobación para proseguir con la gestión del análisis de cotizaciones, así como
también el reverso de aprobación para modificar algún documento. Su ejecución puede ser realizado
por el personal debidamente autorizado para ello.
Este opción permite la creación de las ordenes de compra o servicio que se asignan mediante los
análisis de cotizaciones. Su ejecución puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para
ello.
1. Luego se inicia con la búsqueda, mediante
algún filtro, de los documentos disponibles
para aprobar mediante el icono para
que se despliegue la grilla de documentos.
2. Se tildará el o los documentos generar.
3. Se procesara la acción mediante el icono
Estatus: Identificador
del estado del
documento. Pudiendo
haber los estatus de
Registro, Emitida,
Emitida (Aprobada),
Comprometida
(Procesada) y Anulada.
Tipo: Se selecciona de
que tipo sera la Orden
(Bien o Servicio).
Cuando la tipología sea
de bien se puede indicar
si la compra sera de:
Materiales y/o Suministros o de un Activo.
Concepto: Campo para descripción detallada del objeto de la solicitud, tramite o requisición.
Unidad Asociada: Campo que indica la Unidad Ejecutora y la Estructura Presupuestaria del
documento.
En la sección de Condiciones de Entrega se debe indicar datos de importancia para las Ordenes
de Compra o Servicio como Dirección y Dependencia done se requiere la entrega del bien o
servicio, así como el lapso de tiempo para ello y si sera objeto de paso de aseguramiento.
Una vez completada toda la información se procede a guardar la Orden de Compra o Servicio para
posteriormente imprimirla.
Este opción permite la aprobación para proseguir con el proceso de compra de bienes o contratación de
servicios, así como también el reverso de aprobación para modificar algún documento. Su ejecución
puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para ello.
Anulación:
Este opción permite la anulación de las Ordenes de Compra o Servicio. Su ejecución puede ser
realizado por el personal debidamente autorizado para ello.
Este subsistema comprende todos aquellos registros de las obligaciones validamente contraídas, así
como la preparación de la solicitud de pago y el registro de los asientos contables y presupuestarios
correspondientes. Este módulo genera el registro de documentos en el módulo de cuentas a pagar y
verifica la existencia de compromiso previo.
Reportes Generados
Listados
• Deducciones
• Otros créditos
• Documentos
Recepciones de documentos
Cuentas por pagar
Solicitudes
• Formato 1
• Formato 2
Retenciones
• I.S.L.R
• General
• Específico
• I.V.A
• Declaración informativa
• Municipales
• Relación de facturas
• Relación consecutiva de solicitudes
• CXP resumido
• Relación de saldos por solicitud
• Relación de notas débitos/créditos
• AR-C
Libro de compra
• General
• Resumido
Este Módulo contiene dos (02) grandes Acciones a su vez divididas en tres (03) procesos cada una,
como se observa a continuación:
• Recepción de Documentos:
Registro, Aprobación y
Anulación.
Registro:
Estatus: Identificador
del estado del
documento. Pudiendo
haber los estatus de
Registro, Emitida,
Contabilizada y
Anulada.
Fecha de Registro: Se
debe indicar la fecha
que se desea asignar al
documento.
Tipo de Documento:
Se selecciona de que
tipo sera documento
presupuestario y
contables para registrar las cuentas por pagar. Esta tipología fue definida en el modulo de
configuración en la sección de Cuentas por Pagar.
Número de Documento: Identificador del documento legal en caso de ser una Factura. En caso
de ser documento Interno permite caracteres alfanumérico.
Número de Control: Control del documento legal en caso de ser una Factura. En caso de ser
documento de control Interno permite caracteres alfanumérico.
Concepto: Campo para descripción detallada del objeto de la solicitud, tramite o requisición.
Unidad Ejecutora: Campo que indica la Unidad Ejecutora y la Estructura Presupuestaria del
documento.
En la sección Agregar
Compromisos, se desplegaran
los Compromisos de pagos al
proveedor o beneficiario, antes
seleccionado, generados por
Ordenes de Compra/Servicio o
Solicitudes de Ejecución
Presupuestarias procesadas.
Al seleccionar los
compromisos por Solicitud de
Ejecución Presupuestaria
(Requisición) u Orden de
Compra/Servicio se cargaran
los detalles de bienes, servicios o conceptos asociados a ella para proceder a verificar los
montos y aplicar las deducciones de ley si aplicasen.
Una vez aplicado las deducciones de rigor y completada la información se debe hacer click en el
botón Cerrar Asiento, para que la aplicación construya el asiento contable que se generara al
momento de procesar el documento.
Una vez completada toda la información se procede a guardar la Recepción de Documento para
posteriormente imprimirla.
Aprobación:
Este opción permite la aprobación del documento, así como también el reverso de aprobación para
modificar algún documento. Su ejecución puede ser realizado por el personal debidamente autorizado
para ello.
Anulación:
Este opción permite la anulación de la Recepción de Documento. Su ejecución puede ser realizado por
el personal debidamente autorizado para ello.
Solicitudes de Pago
Registro:
Este proceso permite la creación, modificación y eliminación de Ordenes de Pago que sean
provenientes de compromisos con proveedores o beneficiarios, basadas en Recepciones de Documento
(Facturas, Viáticos, Nominas, Transferencias).
Fecha de Emisión: Se
debe indicar la fecha que
se desea asignar al
documento.
Número Solicitud:
Identificador de la
Solicitud de Pago.
Numero consecutivo auto
generado por la
aplicación.
Una vez completada toda la información se procede a guardar la Orden de Pago para posteriormente
imprimirla.
Aprobación:
Este opción permite la aprobación de la orden de pago para proseguir, así como también el reverso de
aprobación para modificarla. Su ejecución puede ser realizado por el personal debidamente autorizado
para ello.
Anulación:
Este opción permite la anulación de la orden de pago, así como también el reverso de su anulación. Su
ejecución puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para ello.
Gestiona todas las transacciones y movimientos realizados en las diferentes cuentas bancarias y
proporciona información general y detallada de éstas. Además, permite el registro de los pago en los
módulos de órdenes de pago, contabilidad presupuestaria y contabilidad general. De igual manera
registra transacciones tales como: nota de crédito, nota de débito, depósitos, retiros, colocaciones y
conciliaciones bancarias.
Reportes Generados
Estándar
• Disponibilidad financiera
Listado de documento
• Documentos
• Conciliados
• Documentos en tránsito
Listado de órdenes de pago directa
Pago
Registro contable
Conciliación bancaria
Estado de cuenta
• Formato 1
• Resumido
Otros
• Movimiento presupuestario por banco
• Listado de chequeras
• Relación selectiva de cheques
• Relación selectiva de documentos(no incluye cheques)
• Cheques en custodia
• Libro de banco
• Comprobante de retención municipal
Movimiento de Banco:
Este proceso permitirá registrar, modificar y eliminar los movimientos que ejecutar el ente en cuentas
de banco, tales como: Depósitos, Notas de Débito y Crédito. Puede ser utilizado para llevar cajas chicas
de la institución dándole el mismo trato que a una entidad financiera.
Operación: Combo de selección para indicar el tipo de operación (Deposito, Nota de Débito,
Crédito, Retiro o Cheque).
Nro Orden de Pago Ministerio: Campo opcional para indicar el documento origen de los
recursos si son transferencias del ente de adscripción.
Tipo Fondo: Campo opcional para indicar el tipo de fondo si son transferencias de un ente de
adscripción.
Afectación: Indica que tipo de afectación tendrán los recursos financieros y dependerá del tipo
de operación seleccionada.
Tipo Concepto: Campo opcional para seleccionar algún tipo de concepto predefinido, en la
modulo de configuración - sección banco, para el movimiento bancario.
Contable: Cuenta contable donde se registran los movimientos asociados a la cuenta bancaria.
Nro Carta Orden: Se usa para identificar el documento carta orden para pago a proveedores
mediante el uso de transferencias bancarias. (opcional)
Concepto: Campo para suministrar información sobre el motivo del movimiento bancario.
Monto Retenido: Campo informativo que indica el monto resultado de aplicar retenciones al
movimiento, si es aplicable.
Interés: Se tilda para identificar que el monto del movimiento bancario representa algún interés.
Luego se debe seleccionar si el movimiento bancario que se esta creando incluirá detalles
presupuestario de ingreso o gasto, contable o de retención.
Una vez completada toda la información se procede a guardar el movimiento bancario para
posteriormente imprimirlo.
Cancelaciones:
Programación de Pagos:
Esta opción permite hacer programación de emisión de cheques para ajustarlos al flujo de caja o
financiero de la institución.
Tipo Viático: Campo que se activa en conjunto con la opción beneficiario y solo
desplegara los pagos originados por solicitudes de viáticos.
Cuenta: Seleccionar la cuenta bancaria por donde se programara la emisión del pago.
Esta opción permite desprogramar ordenes de pago para la emisión de cheques con el objeto de
hacer cualquier modificación requerida.
Emisión de Cheques:
Esta opción permite la creación del documento de pago basado en las solicitudes de pagos
programadas. Se puede crear un cheque con una o varias solicitudes de pago del mismo titular.
Esta opción permite eliminar cheques que no hallan sido procesados en el modulo integrador.
Al seleccionar Proveedor o Beneficiario se debe hacer click en el link Cargar Cheques para que
se desplieguen los cheques en la grilla y así proceder a tildarlos, luego se debe presionar el
icono de procesar.
Conciliación Bancaria:
Este proceso permitirá hacer auditoría o seguimiento a los movimientos bancarios de todas las cuentas
del ente y hacer que correspondan con los estados de cuenta de las entidades financieras.
Cerrar Conciliación: Se debe tildar cuando se halla conciliado todos los movimientos
bancarios del mes.
Se deben cargar los movimientos de la cuenta a conciliar haciendo click en el link Cargar
Movimientos, con esto se desplegaran en la grilla todos los depósitos, cheques, notas de débitos y
créditos que se hallan registrados para la cuenta seleccionada.
Luego se deberá ir tildando según lo indicado con el estado de cuenta bancaria, emitido por la entidad
financiera, hasta que la diferencia entre saldos según banco y libro sea igual a cero (0) con lo que se
lograría conciliar la cuenta. Se procede a guardar los cambios hechos.
Retenciones IVA:
Este proceso permitirá crear, modificar y eliminar los comprobantes de retención de IVA para los
proveedores de la institución. Al crear los comprobantes se estará suministrando la información para la
posterior creación del archivo de declaración ante el SENIAT. Este procedimiento se debe ejecutar una
vez se hallan contabilizado los cheques para el pago de los compromisos objeto de retención.
Proveedor/Beneficiario: Selección
para indicar el tipo de titular del cheque.
Luego se deberá hacer click en el link Ejecutar para que se genere el o los comprobantes de retención
de IVA.
MODULO NOMINA
Reportes Generados
Personal
• Listado de personal
• Listado de personal contratado
• Listado de personal con unidades administrativas
• Listado de personal genérico
• Ficha de personal
• Cumpleañeros
• Familiares
• Vacaciones
• Constancia de trabajo
• Credenciales
• Antigüedad
Comparados
Instructivos 04
• Recursos humanos Forma 0406
Instructivo 05
• Recursos humanos Forma 0506
Instructivo 07
• Recursos humanos clasificados por tipo de cargo Forma 0711
• Personal jubilado pensionado y asignaciones sobreviviente Forma 0712
Retenciones
• Relación de retención AR-C
• Relación de retención I.S.L.R
Consolidados
• Conceptos
• Aporte patronal
• Listado al banco
• Recibo de pago
• Cesta ticket
Prestación de antigüedad
Este es uno de los módulos mas extensos y delicados de la aplicación por la información que maneja y
procesa.
Este Módulo por su peculiaridad posee definiciones o configuraciones que se realizan específicamente
en su interior, de las cuales nos centraremos en las indispensables para su funcionamiento, como lo
son:
Definiciones
• Nóminas: en períodos semanales, quincenales, mensuales y anuales
• Profesiones: todas las profesiones del personal
• Unidades Administrativas
• Días Feriados, Permisos y Prestaciones Sociales
• Métodos para el funcionamiento de Cesta Ticek y Sodexho
Pass: permitiendo definir también el valor
• Cargos
• Prestamos
Definición de NOMINAS:
En esta opción se crearan, modificaran y eliminaran las nominas que se manejaran en el sistema. La
creación de la nomina incluye la configuración general de parámetros importante para su ejecución.
Tipo de Nomina: Se selecciona que personal estará amparado por la nomina (empleados,
obreros, etc.).
Los atributos especiales se pueden configurar según las políticas de personal internas de cada
institución. Entre los atributos especiales mas importantes esta el de RAC que indica como
manejara la nomina la asignación de cargos. Hay dos opciones si se manejara por cargos
individuales no se debe tildar la opción o por el contrario se manejaran tabuladores y Registro
de Asignación de Cargo, lo cual debe ser definido al momento de crear la nomina, ya que no
podrá ser modificado.
Luego se debe especificar si la Nomina que se esta creando es de Cesta Ticket o Bono
Alimentación.
Definición de Profesiones:
Este opción permite la creación, modificación y eliminación de las profesiones que tendrá el personal
que formara parte de la institución.
Código: Identificador
numérico suministrado
por el usuario.
Denominación:
Nombre de la Unidad
Administrativa.
Definición de Personal:
Este opción permite la creación, modificación y eliminación de las personas que formaran parte de los
empleados de la institución. Cada persona poseerá una ficha de datos y atributo que debe ser llenado al
ingresar a la institución para luego ser usados por el sistema al asignar al personal a una nomina.
Campos del Formulario: Aunque todos los datos del personal son de gran importancia se puede
grabar un registro con solo suministrar los campos que posean asterisco *.
Código: Identificador numérico suministrado por el usuario. Puede ser el numero de Cédula de
Identidad.
Los demás campos requeridos: Nombre, Apellido, Dirección, Fecha de Nacimiento, Estado
Civil, Nacionalidad, Genero, Profesión, Nivel Académico, Ubicación Geográfica, Numero de
Hijos, Tipo de Personal, Tipo de Vivienda, Fecha de Ingreso a la Administración Pública y
Fecha de Ingreso a la Institución.
Además la ficha del personal posee formularios anexos como: Familiares, Estudios, Trabajos,
ISLR, Permiso, Fideicomiso, Vacaciones y Beneficiarios, estos pueden ser accedidos a través e
los botones en el inferior del formulario principal.
Definición de Tabla de Vacaciones:
Este opción permite la creación, modificación y eliminación de las diferentes formas de calculo de
vacaciones que aplica la institución a sus trabajadores.
Código:
Identificador
numérico
suministrado por el
usuario.
Denominación:
Descripción del
nombre de la Tabla o
cuadro.
Se tildara la opción de Tomar en cuenta Años de Servicios Previos, si se desea que el sistema
tome este parámetro para el cálculo de vacaciones.
Luego se procederá a completar el cuadro con los lineamiento o políticas internas de cada
institución para el calculo de vacaciones, suministrando para cada Lapso o Año: Días de
Disfrute, Días Adicionales de Disfrute, Días de Bono y Días Adicionales de Bono. Haciendo
click en la tilde de la fila se irán agregando nuevas hasta completar toda la información.
Una vez completado el cuadro se procederá a guardar la tabla de vacaciones para que sea
utilizada en cada nomina para el calculo de las mismas.
Definición de Dedicaciones:
Este opción permite la creación, modificación y eliminación de los diferentes tipos de patrones de
trabajo del personal de la Institución, por ejemplo: Tiempo completo, parcial, etc..
Una vez completado el formulario se procederá a guardar la dedicación para que sea asignada al
personal dentro de las nominas.
Este opción permite la creación, modificación y eliminación de los diferentes sitios de trabajo o sedes
de la institución y a donde pueden ser asignados los trabajadores.
Denominación: Descripción de la
sede o ubicación.
Ubicación Geográfica: Se
selecciona el País, Estado,
Municipio y Parroquia donde se
encuentra la sede que se esta
definiendo.
Una vez completado el formulario se procederá a guardar la ubicación física para que el
personal sea asignado a ellas dentro de las nominas.
Definición de Cargos:
Este opción permite la creación, modificación y eliminación de los diferentes cargos que posee la
estructura organizativa de la institución y a donde pueden ser asignados los trabajadores. Esta sección
se utilizara solo en el caso de que sea configurada la nomina para utilizar cargos independientes al
momento de su creación o para nominas especiales.
Campos del Formulario:
Código: Identificador
numérico suministrado por el
usuario.
Denominación: Descripción o
Nombre del Cargo.
Una vez completado el formulario se procederá a guardar el cargo para que se pueda utilizar al
momento de ingresar un personal a la nomina. Un mismo Cargo puede ser utilizado por una o
varias personas.
Definición de Tabulador:
Este opción permite la creación, modificación y eliminación de los diferentes tabuladores o lista de
todos los sueldos asignado para cada puesto que posee la estructura organizativa de la institución y a
donde pueden ser asignados los trabajadores. Esta sección se utilizara solo en el caso de que sea
configurada la nomina para utilizar RAC al momento de su creación.
Código:
Identificador
numérico
suministrado
por el usuario.
Denominación:
Descripción del
nombre del
Tabulador o
cuadro.
Total de pasos por grados: Se declarara cuantos pasos, según la política de personal interna o
la ley que rige la materia, contendrá cada grado o escalón del tabulador.
Luego se procederá a completar el cuadro con los lineamiento o políticas internas de cada
institución para el calculo de sueldos, suministrando para cada Grado o escalón: Paso, Salario,
Compensación y Salario+Compensación. Haciendo click en la tilde de la fila se irán agregando
nuevas hasta completar toda la información.
Una vez completado el cuadro se procederá a guardar el tabulador de sueldos para que sea
utilizado en cada nomina para el calculo de los sueldos y salarios del personal.
Este opción permite la creación, modificación y eliminación de los diferentes cargos que posee la
estructura organizativa de la institución, así como sus parámetros de imputación presupuestaria, y a
donde pueden ser asignados los trabajadores. Esta sección se utilizara solo en el caso de que sea
configurada la nomina para utilizar RAC al momento de su creación.
Numero de Vacantes: Se debe indicar en numero de cargos a crear con la misma características
y que pertenezcan a la misma unidad administrativa.
Una vez completado el formulario se procederá a guardar el cargo para que se pueda utilizar al
momento de ingresar un personal a la nomina. Un mismo Cargo puede ser utilizado por una o
varias personas.
PROCESOS DE NOMINA
Cunado se halla definido los parámetros generales que se utilizaran en el modulo de nominas se
procederán a ejecutar ciertos procesos específicos, como los son:
Seleccionar Nomina:
Este opción permite la selección de la nomina que se desea procesar. A continuación se describen todos
los aspectos de este proceso:
MODULO INTEGRADOR
Este módulo permite el procesamiento de los documentos de los otros módulos del sistema, para lograr
la integración presupuestaria y contable. Para que el flujo de trabajo fluya o pase de un modulo a otro
se deben ejecutar los procesos que están especificados para cada sección del sistema como se describa a
continuación:
1. Como paso inicial se debe buscar, mediante algún filtro, los documentos
disponibles para contabilizar o precomprometer mediante el icono para que
se despliegue la grilla de documentos.
2. Se tildará el o los documentos a contabilizar.
3. Se procesara la acción mediante el icono
Anular: Se ejecuta para dejar sin efecto el precompromiso presupuestario de los documento
para compra de bienes, contratación de servicios y compromiso en el caso de otro concepto.
1. Como paso inicial se debe buscar, mediante algún filtro, los documentos
disponibles para anular mediante el icono para que se despliegue la grilla de
documentos.
2. Se tildará el o los documentos a anular.
3. Se procesara la acción mediante el icono
Compra:
1. Como paso inicial se debe buscar, mediante algún filtro, los documentos
disponibles para reversar la contabilización mediante el icono para que se
despliegue la grilla de documentos.
2. Se tildará el o los documentos a reversar.
3. Se procesara la acción mediante el icono
Anular: Se ejecuta para dejar sin efecto el compromiso presupuestario de las ordenes de
compra de bienes o contratación de servicios.
1. Como paso inicial se debe buscar, mediante algún filtro, los documentos
disponibles para anular mediante el icono para que se despliegue la grilla de
documentos.
2. Se tildará el o los documentos a anular.
3. Se procesara la acción mediante el icono
Este opción permite la ejecución, reverso y anulación del causado presupuestario y asientos contables
que requieren las solicitudes de pago elaboradas en el módulo Cuentas Por Pagar.
Contabilizar: Se ejecuta para crear el causado presupuestario y asiento contable según lo
establecido en la solicitud de pago.
1. Como paso inicial se debe buscar, mediante algún filtro, los documentos
disponibles para contabilizar mediante el icono para que se despliegue la
grilla de documentos.
2. Se tildará el o los documentos a contabilizar.
3. Se procesara la acción mediante el icono
1. Como paso inicial se debe buscar, mediante algún filtro, los documentos
disponibles para reversar la contabilización mediante el icono para que se
despliegue la grilla de documentos.
2. Se tildará el o los documentos a reversar.
3. Se procesara la acción mediante el icono
Anular: Se ejecuta para dejar sin efecto el causado presupuestario y asientos contables de las
solicitudes de pago.
1. Como paso inicial se debe buscar, mediante algún filtro, los documentos
disponibles para anular mediante el icono para que se despliegue la grilla de
documentos.
2. Se tildará el o los documentos a anular.
3. Se procesara la acción mediante el icono
Caja y Banco:
Este opción permite la ejecución, reverso y anulación del pago presupuestario, asientos contables y
afectación financiera de las cuentas bancarias que requieren los movimientos bancarios creados en el
módulo Caja y Banco.
1. Como paso inicial se debe indicar que operación se desea contabilizar (Cheque,
Deposito, Nota de Débito o Crédito) y luego buscar, mediante algún filtro, los
documentos disponibles para contabilizar mediante el icono para que se
despliegue la grilla de documentos.
2. Se tildará el o los documentos a contabilizar.
3. Se procesara la acción mediante el icono
1. Como paso inicial se debe indicar que operación se desea reversar (Cheque,
Deposito, Nota de Débito o Crédito) y luego buscar, mediante algún filtro, los
documentos disponibles para reversar la contabilización mediante el icono
para que se despliegue la grilla de documentos.
2. Se tildará el o los documentos a reversar.
3. Se procesara la acción mediante el icono
Anular: Se ejecuta para dejar sin efecto el momento de pagado presupuestario, asiento contable
y afectación financiera de cuentas de banco según lo establecido en los movimientos bancarios.
1. Como paso inicial se debe indicar que operación se desea anular (Cheque,
Deposito, Nota de Débito o Crédito) y luego buscar, mediante algún filtro, los
documentos disponibles para anular mediante el icono para que se
despliegue la grilla de documentos.
2. Se tildará el o los documentos a anular.
3. Se procesara la acción mediante el icono
Nomina:
Este opción permite la ejecución y reverso de los asientos presupuestario, asientos contables y
afectación financiera producto del procesamiento de nominas de trabajadores de la institución creadas
en el módulo de Nomina.
Contabilizar: Se ejecuta para crear los asientos presupuestario, asientos contables y afectación
financiera producto del procesamiento de nominas.
1. Como paso inicial se debe indicar que nomina y periodo se desea contabilizar
(Cheque, Deposito, Nota de Débito o Crédito) y luego buscar, mediante algún
filtro, los documentos disponibles para contabilizar mediante el icono para
que se despliegue la grilla de documentos.
2. Se tildará el o los documentos a contabilizar.
3. Se procesara la acción mediante el icono
Reversar: Se ejecuta para eliminar los asientos presupuestario, asientos contables y afectación
financiera producto del procesamiento de nominas.
1. Como paso inicial se debe indicar que nomina y periodo se desea reversar
(Cheque, Deposito, Nota de Débito o Crédito) y luego buscar, mediante algún
filtro, los documentos disponibles para reversar mediante el icono para que
se despliegue la grilla de documentos.
2. Se tildará el o los documentos a reversar.
3. Se procesara la acción mediante el icono
Este opción permite la ejecución y reverso de los asientos presupuestario productos de movimientos
como Traspaso, Créditos adicionales, Insubsistencias y Rectificaciones a los recursos presupuestarios
creados en el módulo de Contabilidad Presupuestaria de Gasto.
1. Como paso inicial se debe buscar, mediante algún filtro, los documentos
disponibles para reversar mediante el icono para que se despliegue la grilla
de documentos.
2. Se tildará el o los documentos a reversar.
3. Se procesara la acción mediante el icono
MODULO INVENTARIO
Este módulo fue diseñado y desarrollado para el registro, control y seguimiento de las entradas y
salidas de artículos en el almacén. Está basado en los métodos Lifo, Fifo y costo promedio ponderado.
Reportes Generados
Existencia de artículos
Movimientos
Artículos por solicitar
Listado de artículos por almacén
Órdenes de despacho
Entradas de suministros a almacenes
Transferencia entre almacenes
Resumen de inventario
Listado de almacenes
Valoración de inventario
Cierre de órdenes de compra
Valoración de toma de inventario
Valoración de ajuste de inventario
Acta de recepción de bienes
Operaciones de Almacén
Permite ingresar vía Internet, los datos de los proveedores y contratistas que trabajan para el Estado,
agilizando el registro de los mismos y la actualización de sus datos. Este módulo verifica y valida el
RIF con el portal del SENIAT.
Reporte Generados
Proveedores
Beneficiarios
Fichas de proveedor
MODULO ACTIVOS FIJOS
El módulo de activos fijos fue diseñado para el registro de los bienes muebles e inmuebles, tanto de la
República, como de los estados y municipios. Además, permite el registro de los activos fijos de los
entes descentralizados con o sin fines empresariales, y calcula la depreciación de los mismos a través de
los diferentes métodos.
Reportes Generados
Activos
Incorporación
Desincorporación
Reasignación
Modificación
Depreciación
Depreciación mensual
Listado de catálogo SIGECOF
Listado de activos
Comprobante de incorporación
Comprobante de desincorporación
Comprobante de reasignación
Los archivos fuentes y reportes del modulo están ubicados en: /var/www/sigesp/saf
MODULO CONTROL DE VIATICOS
Permite el cálculo, registro y control de los viáticos. Este módulo está integrado con los de ordenación
de pagos, caja y banco, contabilidad presupuestaria y contabilidad patrimonial.
Este módulo ha sido diseñado atendiendo a la matriz del Marco Lógico y demás orientaciones dadas
por el Ministerio de Planificación y Desarrollo para los niveles programáticos del Plan Operativo
Anual, y a las normas e instructivos de la ONAPRE para la formulación de presupuestos.
Reportes Generados
Solicitudes de viáticos
Solicitudes de pago de viáticos
Listado de solicitudes
MODULOS DE SISTEMA
MODULO APERTURA
Apertura
1.- Lo primero que se debe hacer es crear un contenedor de la base de datos y tener SOLAMENTE la
estructura de las tablas, sin información alguna.
Allí al igual que el archivo de "sigesp_config.php" se establecen los criterios de conexión de la base de
datos DESTINO, la estructura del archivo es la siguiente:
Ejemplo POSTGRES:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<conexiones>
<conexion>
<servidor>IP_DEL_SERVIDOR</servidor>
<puerto>5432</puerto>
<basedatos>db_apertura</basedatos>
<nombre>NOMBRE_A_MOSTRAR</nombre>
<login>usuario_db</login>
<password>clave_db</password>
<gestor>POSTGRES</gestor>
</conexion>
</conexiones>
SERVIDOR = IP del servidor destino, en el caso que sea local se puede colocar tanto el IP de la
maquina como 127.0.0.1
PUERTO = Puerto de comunicaciones del motor de base de datos
BASEDATOS = Base de datos destino
NOMBRE = Este es el nombre que mostrará la apertura cuando se ingrese al modulo
LOGIN = Este es el usuario para accesar a la base de datos
PASSWORD = Contraseña del usuario para accesar a la base de datos
GESTOR = Aquí es donde se indica el gestor de la base de datos, se debe escribir en mayúsculas tal y
como esta en el sigesp_config
http://localhost/dirvirtual/sigesp_conexion.php
EJEMPLO:
http://servidor/sigesp/sigesp_conexion.php
FASES DE APERTURA:
A continuación describiremos el proceso a utilizar para realizar una apertura siempre y cuando la
estructura contable y presupuestaria no va a sufrir modificaciones, existen otros 2 tipos de apertura
adicionales a este pero este es el mas común.
En esta fase se ingresa al modulo de apertura, se selecciona la opción Procesos \ Traspaso de datos
básicos, allí se procesaran cada uno de los módulos en el orden que indica el mismo, NO ES
RECOMENDABLE realizar traspaso de datos de una opción posterior si una anterior ha presentado
fallas.
Para determinar las fallas ocurridas en el caso que se presente, este modulo guarda un LOG de las
operaciones realizadas que el mismo indicara en la opción "DESCARGAR" en la misma ventana.
Estos LOG se guardan en la siguiente ruta: /sigesp/vista/apr/resultados
En el caso que se presenten fallas, les puedo indicar que en su mayoría se debe a "datos por defecto", ya
que el sistema no transfiere todos los datos por defecto.
Analicen cuales son estos datos y transfiéralos de manera manual de una base de datos a la otra
(Consulte con el DPTO de Informática).
En el caso de las nominas el sistema puede transferir las mismas actualizando las fechas, indicando la
fecha 01/01/AÑO en el caso de la de empleados y en el caso de los obreros se debe colocar la fecha del
domingo de la semana 1 (en el caso del 2016 el primer domingo es 03/01/2012)
Al culminar la transferencias el sistema esta listo para iniciar operaciones en la base de datos
DESTINO.
Se sugiere ingresar a la base de datos nueva y ejecutar el RELEASE dentro del modulo de INSTALA y
adicional realizar todos los reprocesamiento de saldos (Contabilidad, Presupuesto de Gastos y
Presupuesto de Ingresos). Ya posterior a este paso se puede utilizar con total normalidad la base de
datos.
Para realizar este proceso se deben haber completado TODAS las conciliaciones bancarias en todos los
bancos, aunque se pueden transferir las cuentas de manera individual seleccionando banco y cuenta.
Para realizar esta operación se deben indicar los siguientes campos:
Una ves indicado todo esto se utiliza la opción "PROCESAR". Al igual que la transferencia de los datos
básicos, el sistema guarda un LOG en la misma ruta mostrando todos los registros transferidos, en el
caso de existir error allí serán indicados.
Tips:
Fase III: Solicitudes de pago pendientes, Asiento de Apertura y existencias iniciales de inventario.
NOTA: Para realizar esta fase ya se debió haber realizado el cierre presupuestario y el cierre contable
(Cada uno en su respectivo modulo).
a) Las solicitudes de pago que se van a transferir de dos maneras: Solo contables y con
afectación Presupuestarias, el tipo es determinado por la institución de acuerdo a su naturaleza.
i) Para transferir las solo contables se deben realizar los siguientes pasos:
ii) Para transferir las compromete y causa (afectación presupuestaria) se debe utilizar el
mismo criterio indicado arriba con la variante que se debe indicar la estructura
presupuestaria la cual afectar. Estas cuentas presupuestarias que solicita el sistema son
las partidas.
b) Asiento de Apertura.
Este es un proceso que se encarga de transferir un balance general (cuentas activo, pasivo y
patrimonio/capital) con fecha del fin de año del ejercicio anterior en la base de datos DESTINO,
esto se realiza de esta manera para no alterar los movimientos del ejercicio actual (nuestro
ejemplo del asiento seria de fecha 31/12/(año anterior))
Este proceso transfiere las existencias remanentes de los artículos de los almacenes, se sugiere
realizar una actualización de existencias en el modulo de INSTALA antes de transferir las
existencias.
MODULO INSTALA
Gestiona ciertas tareas de mantenimiento en la BD del sistema así como la actualización o releas de los
ejecutables, sus opciones son:
Procesos
Contabilidad Patrimonial
• Reprocesar Saldos
• Reprocesar Niveles y Referencias
Presupuesto de Gasto
• Reprocesar Saldos
• Comprobantes Descuadrados
Reprocesar Fechas de Comprobantes
Release
Reporte de Comprobantes Descuadrados
Reporte de solicitudes sin detalles asociados
Reprocesar Movimientos
Gestiona todo lo referente a la seguridad interna del sistema, entre lo cual tenemos:
Definición
Creación de Sistemas
Creación de Grupos
Creación de Usuarios
Procesos
Sistemas
Mantenimiento
Actualizar ventanas
Cambio de password
Administrar cambio de password
Administrar permiso por sistema
1. Configuración:
Presionar ok.
Presionar ok.
3. Caja y Bancos
Para la constitución de la Caja Chica, se realiza Pago Directo, se agrega detalle contable
con la cuenta de Caja Chica.
Paso 1: En el modulo Banco > Procesos, seleccionar Cancelaciones > Pago Directo
Luego introducir los siguientes datos:
➔ Tipo de operación: pago
➔ Seleccionar banco
➔ Seleccionar cuenta
➔ Seleccionar concepto Constitución de Caja Chica
➔ Seleccionar fuente de financiamiento
➔ Colocar el concepto del movimiento
➔ Seleccionar el tipo beneficiario
➔ Colocar el beneficiario
➔ Colocar monto, seguidamente agregar detalle contable con Cuenta
de tipo Caja Chica
➔ Guardar
4. Módulo Integrador
Se contabiliza el cheque creado en el paso anterior a través de Sistemas > Caja y Bancos
> Movimiento de Banco > Contabilizar
6. Módulo Integrador
➔ Seleccionar Beneficiario
➔ Agregar detalle de Recepción
➔ Guardar
8. Módulo Integrador
Se hace la programación del pago anterior y se hace la emisión del cheque, el documento
se codifica como CACHXXX (Caja Chica) .
Se contabiliza el cheque en Sistemas > Caja y Bancos > Movimientos de Banco >
Contabilizar.