PRO-1802-1720 v1.2

PRO-1802-1720
v1.2
DECLARACIÓN DE CONFIDENCIALIDAD Y NO DIVULGACIÓN:

Este documento es propiedad de InfoMega SAS. Contiene la conceptualización y diseño de un sistema
de software de gestión documental concebido según la visión y orientación al mercado de Infomega
SAS considerando el marco normativo colombiano, estándares y buenas prácticas de clase mundial.
Está prohibida la reproducción y divulgación del presente documento sin consentimiento del
propietario. No se podrán reproducir ni transmitir a terceros ni el documento propiamente dicho, ni la
información contenida en él sin la autorización escrita del representante legal del propietario. En
consecuencia InfoMega SAS se reserva los derechos de autor de conformidad con la Ley 23 de 1982,
vinculada con esquemas de protección a la propiedad intelectual internacional. Bogotá, Mayo 4 /
2018.

NECESIDADES Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS GLOBAL MANAGEMENT
El objetivo de este documento es presentar una propuesta de valor agregado de un sistema de
Gestión Documental enfocado en la gestión de contenidos empresariales ECM (Enterprise Content
Management) involucrando una solución de recepción de unidades documentales y distribución, a la
vez que se alimenta un archivo electrónico de gestión (Alfresco) y de archivo (Alfresco Records
Management), reflejo de los documentos y los archivos físicos, el cual permite una ágil y segura
recuperación de la información, control del acceso a los documentos y preservación de la
información, de manera que cumpla con funcionalidades, normativas y buenas prácticas
recomendadas para la prestación de un servicio de calidad tanto para propósitos internos de la
empresa, como para atender solicitudes de clientes de la compañía, para los servicios de custodia
documental y gestión de correspondencia y archivo.

De este modo la solución debe administrar la custodia del archivo de uno o varios clientes, así como
procesos de correspondencia (recepción, distribución de comunicaciones virtuales, La integración y
sea la base de las personalizaciones y flujos de trabajo que puedan requerirse en un futuro para
soportar nuevos requerimientos o automatización de procesos. La solución propuesta igualmente
permite la emisión de reportes y consultas relacionadas con las unidades recibidas y solicitud de
préstamos realizados.

Anexamos nuestra oferta aclarando al frente de cada gran punto del requerimiento lo que tenemos
desarrollado o no al momento y cómo se solventaría con las herramientas tecnológicas que se
pondrán a su disposición:

CAC – Centro de atención de Correspondencia:
• Correspondencia de Entrada SUGO/DE / Gestión de comunicaciones

• Correspondencia de Salida SUGO/DE / Gestión de comunicaciones
• Correspondencia No oficial SUGO/DE / Gestión de comunicaciones
• Planillas de entrega física SUGO/DE / Gestión de comunicaciones
• Consulta y recuperación Alfresco ECM como repositorio
• Asociación a Expedientes Alfresco ECM como repositorio, usuario con permisos
adecuados, Alfresco Records Management como sitio de Archivo electrónico y físico
• Envió de notificaciones automáticas Alfresco ECM como repositorio y módulos de SUGO/DE
• Envió de notificaciones Manuales Alfresco ECM como repositorio
• Asociación de correspondencia a expedientes Alfresco ECM como repositorio, usuario con
perfil adecuado
InfoMega SAS. NIT 900,249,338-9 Ave. Jiménez 4-03 Of. 1302, Bogotá, Tel (571) 7032986, Cel. (57) 318 4369084
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
CAD – Centro de administración documental
• Creación de documentos Alfresco ECM como repositorio. La creación de

comunicaciones con un formato específico, se hace por fuera del sistema, se sugiere definición
de plantillas de toda clase de documentos a ser almacenadas en una parte específica del
repositorio desde donde se pueden usar, pero no está previsto su uso automático para
diligenciarlas o llenarlas desde SUGO/DE.
• Inserción de documentos Alfresco ECM como repositorio y Alfresco Records
Management
• Conformación de Expedientes Alfresco ECM como repositorio, Alfresco Records
Management
• Aplicación de TRD Alfresco ECM como repositorio, Alfresco Records
Management
• Aplicación de TVD Alfresco ECM como repositorio, Alfresco Records
Management
• Préstamos y Devoluciones (Físicas) SUGO/DE / SIGESDOC / Gestión de préstamos
• Gestión de Ubicaciones SUGO/DE / SIGESDOC / Gestión de ubicaciones
• Control del inventario documental, control de almacenes, traslados entre almacenes, de áreas a
almacenes, etc. SUGO/DE / SIGESDOC / Gestión de ubicaciones
• Consultas digitales Alfresco ECM como repositorio
• Transferencias documentales Alfresco ECM como repositorio, Alfresco Records
Management
• Publicación masiva de Imágenes Alfresco ECM como repositorio y rutinas de productividad
para cargue masivo desde directorios WEB Dav a Alfresco ó a Records Management, por ejemplo
cuando se digitalizan documentos.
CONSIDERACIONES SOBRE EL SERVICIO , SOPORTE, MEJORAMIENTO Y PRECIOS DEL SOFTWARE Y

LA SOLUCIÓN:
SERVICIOS PROFESIONALES DE IMPLEMENTACIÓN DE LA SOLUCIÓN:

Durante esta etapa se realizará el alistamiento necesario para la adecuada entrada en operación de
la solución atendiendo los requerimientos de la entidad: parametrización de la solución, conexión
con el o los servidores en hosting (según aplique), capacitación, instalación y en general todo lo
necesario para el despliegue del sistema en el ambiente tecnológico y operativo en que se
desarrollará la operación.

Contamos con experiencia en implementación de proyectos de Gestión Documental y de
operaciones en todo el ciclo de vida de los documentos, por lo que en su debido momento se
presentará el cronograma, que será acordado, detallado y aprobado en conjunto con el equipo que
designe la entidad durante la etapa de planeación del proyecto.

Los tiempos estimados para la instalación y puesta en marcha son los siguientes:
a) Envío y cumplimiento de requerimientos mínimos para la instalación: 3 días.
b) Instalación, pruebas y estabilización de Alfresco: 4 días.
c) Entrega de documentación por parte del cliente (lista de usuarios, emails, etc.): 4 días.
d) Entrega de documentación por parte de InfoMega (manuales y material de apoyo): 4 días.
e) Capacitación técnica del sistema: 1 día.
f) Capacitación funcional (acciones comunes en Alfresco) del sistema: 12 días.
g) Refuerzo capacitación funcional a usuarios finales: 3 día en Bogotá.

www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
Nota:
• Las capacitaciones se realizaran en grupos de máximo 10 usuarios. La entidad debe proporcionar
a un usuario líder funcional por cada 10 usuarios funcionales. La misión de los usuarios lideres es
retroalimentar a los usuarios finales en el gestor documental Alfresco y SUGO/DE.
• Para la etapa inicial no está contemplada la migración ni cargue de información previa a la
implementación, por lo que se entiende que la información a cargar en el sistema será la
generada por los usuarios en el proceso de radicación y la que se genere en el día a día una vez
se empiece a utilizar la solución.

CAPACITACIÓN DEL SOFTWARE E IMPLEMENTACIÓN:

Durante esta etapa se realizará el alistamiento necesario para la adecuada entrada en operación de
la solución atendiendo los requerimientos de la entidad: Parametrización de la solución, conexión
con el o los servidores en, capacitación, instalación y distribución por las sedes del hardware y del
equipo, y en general todo lo necesario para el despliegue de SUGO/DE en el ambiente tecnológico y
operativo en que se desarrollará la operación.

Los tipos de capacitación contemplados son:
▪ 12 Horas de capacitación a Capacitadores-Implementadores (replicadores) y administradores
funcionales del sistema.
▪ 4 días o su equivalente de acompañamiento a los Capacitadores-Implementadores en su
interacción con los demás usuarios en algunas sesiones de capacitación y, preferiblemente, en
soporte funcional durante la puesta en marcha de la herramienta.
▪ Videos y Material de Apoyo para compartir a través de la Intranet o en una ruta que se disponga
para el proyecto.

EXCLUSIONES DE LOS SERVICIOS:

- Cualquier actualización de hardware requerida para correr o actualizar software por fuera de las
estimaciones iniciales con las que se configura el servicio de Hosting.
- Soporte de aplicaciones que estén alteradas, modificadas, maltratadas, destruidas o dañadas por
causas naturales o debido a negligencia o actos malintencionados, o por problemas de software o de
hardware resultantes de productos de terceros o por causas fuera de nuestro control.
- Servicios de un módulo de Software o elemento o dispositivo de Hardware que no esté cubierto,
instalado con cualquier aplicación incluida en la solución inicialmente adquirida.
- Soporte o entrega de cualquier versión de software con características adicionales y no licenciados
por el cliente, bajo la garantía.
- Servicios de Asesoría y Consultoría tanto técnica o funcional para nuevas necesidades por fuera de
la propuesta. Típicamente son los servicios que solicita el cliente que involucra alguna de las
siguientes actividades:

● Implementación de nuevas configuraciones en el hosting.
● Migración de imágenes o datos existentes actualmente o en algún momento del proyecto.
● Borrado seguro de imágenes o datos existentes actualmente o en algún momento del proyecto.
● Aseguramiento o hardening de equipos o sistemas.
● Optimización o análisis de desempeño por crecimientos excesivos del volumen documental que se
esté manejando.
● Servicios adicionales no especificados en contrato de soporte.

Estos servicios se podrán prestar a solicitud formal del cliente, pero no hacen parte del servicio de
Garantía ni de Soporte ofertado.
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
OFERTA ECONÓMICA:

Se presenta el siguiente cuadro resumen de las alternativas que conforman la solución, y cuyos
detalles se muestran más adelante, con el propósito de facilitar los cálculos que deben hacerse en la
evaluación económica:

RESUMEN DE INVERSIÓN - PROYECTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
1. Servicios profesionales de implementación $ 12,080,000 En todo caso
2.1 Arrendamiento módulos SUGO/DE 36 48 60
Se escoge
Comunicaciones $ 226,885 $ 204,363 $ 166,555
Arrendamiento
Distribución y trámite $ 189,071 $ 170,303 $ 138,796 a 12, 24, 36, 48,
Control de préstamos $ 113,442 $ 102,182 $ 83,278 60 meses ó
Records Management $ 113,442 $ 102,182 $ 83,278 Adquisición de
Control físico - SIGESDOC $ 226,885 $ 204,363 $ 166,555 Licencia
Buscador de gestión y reportes $ 113,442 $ 102,182 $ 83,278 Perpetua.
Valor canon mensual diferentes períodos $ 983,167 $ 885,575 $ 721,740
Valor todos los cánones dif. períodos $ 35,394,012 $ 42,507,600 $ 43,304,400
SE ilustran
2.2 Adquisición licencia perpetua de uso módulos SUGO/DE alternativas de
Comunicaciones $ 8,580,000 arrendamiento
Distribución y trámite $ 7,150,000 a 36, 48, 60
Control de préstamos $ 4,290,000 meses por ser
Records Management $ 4,290,000 las más
Control físico - SIGESDOC $ 8,580,000 ventajosas en
Buscador de gestión y reportes $ 4,290,000 valor
Valor módulos licencia de uso perpetua $ 37,180,000 acumulado.
Con 5%
Horas
3.1 Bolsa de horas de soporte técnico y funcional descuento
funcionales
especial Se escoge si se
50 $ 3,800,000 desea sólo
100 $ 7,220,000 Soporte técnico
200 $ 13,680,000 y funcional ó si
500 $ 33,250,000 también se
Con 5% desea agregar
3.1 Bolsa de horas de soporte técnico y funcional y
Horas descuento la posibilidad
desarrollo especial de encargar
100 $ 10,450,000 desarrollo.
200 $ 20,140,000
500 $ 48,450,000
4. Mejoramiento y mantenimiento del software y la solución Año corrido Valor
1 5,577,000
2 en adelante 8,580,000 más IPC corrido

Y a continuación la explicación y detalles. Para las diferentes alternativas de adquisición de la
solución (arrendamiento ó compraventa de licencia perpetua) se requieren servicios iniciales de
implementación de la solución para facilitar su adopción por parte de la empresa, y para los dos
casos se ofrece soporte funcional y técnico, y mejoramiento y mantenimiento de la solución así como
posibilidades de personalización futuras con base en desarrollos a la medida y flujos de trabajo BPM.

La implementación se estima en $12,080,000 más IVA según la carga de trabajo expresada en
“SERVICIOS PROFESIONALES DE IMPLEMENTACIÓN” anteriormente. La misma se ha calculado como
lo mínimo para una mezcla de los módulos que se relacionan en el cuadro de precios de los módulos.
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
Ante particularidades o selección de sólo una parte de los módulos a adquirir o a arrendar, la partida
de implementación deberá recalcularse.

1. ARRENDAMIENTO DEL SOFTWARE SOBRE ALFRESCO COMMUNITY
Para el caso del arrendamiento o del pago mensual por el servicio en una instancia o instalación de la
solución, este es el cuadro de precios de los módulos de SUGO/DE en arrendamiento:

- El valor de los cánones de arrendamiento se ha ajustado por lo menos en 25% con respecto a la
oferta anterior, llegando según el plazo suscrito a 35%.
- * 1er año más IPC 2º año y sucesivamente / ** Valor total aproximado.
- Si se suministra información más precisa de la cantidad de usuarios por cada módulo se podrá
realizar una oferta de arrendamiento por módulo / usuario.
- Se ofrece descuento del 5% por pago anticipado, a convenir, en la partida de instalación de
Alfresco y SUGO/DE, y de implementación de los módulos.

Cada período pactado del arrendamiento será prorrogable pro períodos de mínimo un año según
decisión de las dos partes. La base de tarifas de arrendamiento para el cliente se ajusta cada año
según el IPC, por lo tanto este cuadro con los valores relacionados sólo es válido para inicio en el año
2018. Se ofrece descuento del 6% si el cliente paga por semestres anticipados. Para el caso se
multiplicaría el canon mensual por 6 veces, y se aplica el descuento mencionado.

Se ofrece una alternativa de arrendamiento de la solución en hosting como referencia a 12, 24, 36,
48 ó 60 meses, la cual consta del software SUGO/DE en los módulos descritos, servicios de
implementación de la solución para facilitar su adopción por parte de su organización, soporte y
mejoramiento tanto de carácter técnico como funcional y posibilidades de personalización con base
en desarrollos a la medida y flujos de trabajo BPM. La solución igualmente se podrá instalar en
servidores del cliente. En este caso la tarifa de hosting que se muestra más adelante deberá sumarse
al canon relacionado en el cuadro anterior.

2. ADQUISICIÓN DE LICENCIAS PERPETUAS DE USO
En la alternativa de adquisición de una licencia perpetua, se contará con el software SUGO/DE y
varios de sus módulos instalados sobre Alfresco Community con cobertura a usuarios ilimitados
dentro de una misma instancia (instalación).

El soporte a múltiples empresas desde el repositorio se manejará con Sitios, concepto de acceso al
repositorio de Alfresco que permite tener la información separada de manera visual sin que se
mezcle por ejemplo lo de varias empresas, departamentos, proyectos. En la medida de aumento en
la cobertura de servicios que preste Global Management ó por condiciones de aislamiento específico
que un cliente en particular exija, es posible que se requieran nuevas instancias en unos años.

www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2

• Se ha aplicado un descuento del 35% sobre la anterior tarifa ofertada.

Descripción del Hosting: la contratación de este servicio con el proveedor es opcional pues lo puede
contratar y pagar el cliente directamente por lo cual lo que se ilustra es una referencia de la
configuración de infraestructura requerida para la instalación del software y la prestación de los
servicios, que si es del caso podrá suministrar el cliente para una instalación On Premise. El hosting o
un servidor adecuado para la instalación del software podrá tener que ser ajustado en función de
cómo crezca el volumen de almacenamiento y de transacciones ejecutadas, justamente por el
aumento de los servicios.

• Precios sólo de referencia, pueden cambiar sin previo aviso antes de una contratación definitiva.
• Descuento de $40,000 / mes.
• Valor de 1 Terabyte adicional es de USD 82.35 a la TRM del mercado al momento de la
facturación.

SERVICIOS DE BASE MENSUAL:

SOPORTE TÉCNICO Y FUNCIONAL:
Estos servicios se entregan con cargo a una bolsa de horas de diferentes duraciones que se presentan
a continuación, con el propósito de brindar una solución de acompañamiento y asistencia durante la
vigencia de las mismas, bien sea por duración de la bolsa o por el período de tiempo en que esté
activa.

Cuadro de precios por bolsa de horas anual:
Debe resaltarse que Alfresco es una solución ECM completa, base de SUGO/DE y los módulos que se
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
ofrecen que cumple con la normatividad y exigencias internacionales para gestión de documentos e
información (DoD, Moreq) y localmente con Decreto 2609 de 2012 que es la base para la resolución
8934 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Bolsas de horas de soporte
Con 5%
Horas funcionales Valor Hora Inversión descuento
especial
50 $80,000 $4,000,000 $3,800,000
100 $76,000 $7,600,000 $7,220,000
200 $72,000 $14,400,000 $13,680,000
500 $70,000 $35,000,000 $33,250,000

Bolsas de horas de soporte y/o desarrollo*
Con 5%
Horas Valor Hora Inversión descuento
especial
100 $110,000 $11,000,000 $10,450,000
200 $106,000 $21,200,000 $20,140,000
500 $102,000 $51,000,000 $48,450,000

• Para el caso de las bolsas de hora de soporte y/o desarrollo* se deberá aplicar mínimo el 50% en
la modalidad de soporte.
• El consumo de horas para la bolsa que se adquiera, se calcula según los requerimientos del cliente,
entendiendo que cada evento descontará mínimo 0,5 horas.
• Las horas se prestarán preferentemente de manera remota. En caso de requerirse desplazamiento
al sitio el mínimo será de 1 una hora y si es fuera de Bogotá el cliente cubrirá los gastos
respectivos.
• El valor de la hora por demanda fuera de bolsa de horas es de $85.000 para soporte técnico o
funcional y de $120.000 para desarrollo. Con descuento especial del 5% estas tarifas quedan en
$80,750 y $114,000 respectivamente.

Entre los diferentes servicios de soporte y administración técnica de la solución durante la vigencia
de la bolsa de horas, se incluyen:
• Atención de incidentes por demanda con un nivel de atención mínimo de 4 horas, en modalidad 5
x8, según acuerdos.
• Número de horas de soporte en el año, según consumo.
• Mantenimiento y optimización de la base de datos.
• Mantenimiento y limpieza de logs de archivo y optimización de índices.
• Nuevas versiones del sistema Alfresco a disposición del cliente.
• Asistencia funcional en el manejo de las herramientas Alfresco y SUGO/DE.
• Análisis de casos de uso para optimización de procesos y mejor aprovechamiento de las
herramientas.
• Desarrollo de personalizaciones cuando aplique dependiendo el paquete adquirido.
• Atención de incidentes por demanda con un nivel de atención mínimo de 4 horas, según
acuerdos.
• Mantenimiento y optimización de la base de datos.
• Mantenimiento y limpieza de logs de archivo y optimización de índices.
• Nuevas versiones del sistema a disposición del cliente.
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
• Asistencia funcional en el manejo de las herramientas.

• Análisis de casos de uso para optimización de procesos y mejor aprovechamiento de las
herramientas.
• Desarrollo de personalizaciones cuando aplique si el paquete adquirido contiene desarrollo.

MEJORAMIENTO ó MANTENIMIENTO DEL SOFTWARE:
Estos servicios se orientan a realizar modificaciones que incluyan buenas prácticas o adaptación a
cambios normativos que mantengan el software sintonizado con las necesidades y retos que se
presentan en el entorno de gestión documental.

El servicio es requerido pues aunque en general, el cliente puede optar por no suscribir la
actualización del producto o software y pasar algunos años sin hacerlo, dados los precios especiales
que se han concedido a Global Management y la cantidad de mejoras que se espera liberar tanto
sobre Alfresco como sobre SUGO/DE, es muy deseable adquirirlo por lo menos para los primeros dos
años, lo cual deberá hacerse no más allá del 6º mes de iniciada la implementación de la solución.

En caso de no adquirir la póliza de mejoramiento y mantenimiento del software, al momento de
requerir alguna clase de implementación o funcionamiento que no esté incluido en la adquisición
inicial, InfoMega sólo podrá entregarle una solución mediante desarrollo contratado por demanda, o
mediante el empleo de una bolsa de horas para desarrollo los cuales desvirtuarán que para el cliente
se mantenga en adelante una solución estándar.

El valor anual que se cobra por contar con el servicio de actualización y mejoramiento de los
productos, es del 15% sobre el precio de lista publicado para el cliente, valor que es incrementable
anualmente con base en el IPC . Para GLOBAL MANAGEMENT este valor base es de $57,200,000 pero
para el primer año se deja en $37,180,000 de manera que el valor de la suscripción anual es de:
$5,577,000 el cual podremos empezar a contar, de adquirirlo a partir del 4º mes contado desde el
inicio del proyecto.

A partir del 2º año corrido en adelante, el valor base de la póliza de mejoramiento y mantenimiento
de la solución será de $8,580,000 anuales, valor que se ajusta año tras año según el IPC. Este valor se
está dejando a Global Management igualmente en la base de $5,577,000 más el IPC año corrido.
CONDICIONES COMERCIALES:
- Validez de oferta: 30 días calendario.
- Forma de pago:
Software, instalación e implementación base:
30% al inicio, 30% entrada parcial 1 mes y 40% entrada a producción estimado 2 meses.
- Durante la etapa de implementación para entrada en producción la aprobación de los pagos
estará sujeta al avance previsto en el cronograma del proyecto a definir entre las partes.

Servicios de base mensual:
cada factura se presentará mes anticipado, con pago a 30 días.
- El consumo de horas según el requerimiento que haga el cliente. Las horas se prestarán
preferentemente de manera remota. En caso de requerirse desplazamiento al sitio fuera de
Bogotá o Cali el cliente cubrirá los gastos respectivos.
- Pago, neto a 30 días.
- Partidas como instalación y puesta en marcha se facturan 50% al inicio, 50% al cierre de la
implementación.
- Las partidas de cobro mensual se factura el primer día de cada mes.
- Se conceden descuentos por pago anticipado, a convenir.
- Para la bolsa de horas seleccionada el pago es anticipado.
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
- Durante la etapa de prestación de los servicios en operación de la solución, los pagos serán
mensualizados de manera anticipada y la aprobación de los pagos estará sujeta a la satisfacción
de los compromisos generados en torno al soporte contratado.

Todos los precios mostrados más IVA del 19%, con las siguientes aclaraciones:

(*) NOTAS sobre la aplicabilidad del IVA:
- INFOMEGA ha suscrito ante la DIAN actividades económicas que son exentas de IVA, a saber:
6311 = Procesamiento de datos, alojamiento (hosting) y actividades relacionadas, lo cual
complementada con el artículo 187 de la Ley 1819 de 2016 (reforma tributaria), permite que:
"Los servicios de educación virtual para el desarrollo de contenidos digitales, de acuerdo con la
reglamentación expedida por MINTIC, prestados en Colombia o en el exterior."
"El suministro de páginas web, servidores (hosting), computación en la nube, cloud computing y
mantenimiento a distancia de programas y equipos" para el caso, Alfresco y SUGO/DE.
"Adquisición de licencias de software para el desarrollo comercial de contenidos digitales , de
acuerdo con la reglamentación expedida por MINTIC".
En consecuencia las partidas correspondientes a:
ü Instalación, implementación, puesta a punto de Alfresco y SUGO/DE, si se presentan como
soporte remota.
ü Soporte técnico anual local (el cual se prestará preferiblemente de manera remota).
ü Soporte, modelamiento, desarrollo de futuras personalizaciones, si se presenta como
soporte remoto, en este caso soporte aditivo.

Son conceptos que se podrán facturar sin generar IVA originando 19% menos en el flujo del
proyecto.

Requerimientos de Estaciones de Trabajo para usuarios finales:

Características Mínimas Características Recomendadas
Procesador: Core 2 duo Procesador: Core i3 duo
Memoria: 1 Gb Memoria: 4 Gb
Almacenamiento: 80Gb Almacenamiento: 80Gb
Debe contar con acceso a un navegador web Debe contar con acceso a un navegador web
que soporte HTML5

www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
GENERALIDADES DE ALFRESCO ECM, BASE DE LA SOLUCIÓN OFRECIDA:

es líder en la convergencia de ECM y BPM, ayudando a crear procesos inter
conectados y eficientes que presentan el contenido en su contexto. Más de 1800 compañías
de 195 países confían en Alfresco, incluidas empresas líderes de servicios financieros, sanidad y el
sector público. Una red de socios global están preparados para ayudarle a usarlo y acelerar así su
transformación digital.
*ECM = Enterprise Content Management (gestión de contenido empresarial)
BPM = Business Process Management (gestión de procesos de negocio)

Cifras de la plataforma en que se basa SUGO/DE, herramienta de gestión de contenido Alfresco (a
finales de 2014):

El mercado a veces da más valor a soluciones de marcas tradicionales, exclusivas y costosas que
normalmente se asocian a mayor calidad, pero las posibilidades existentes actualmente han
demostrado que no tienen por qué ser la mejor opción para los objetivos documentales y que por
otro lado llevan asociados problemas de costo de propiedad, escalabilidad y continuidad en el
soporte. Como alternativa SUGO/DE se basa en arquitectura de soluciones open source que hacen
parte de un proyecto empresarial de gran solidez y cuentan con la confianza amplia y extendida de
más usuarios que aprovechan su alta compatibilidad con aplicaciones de terceros, su
interoperabilidad y facilidad de uso y los costos comparativamente más bajos para el desarrollo e
implementación de nuevas funcionalidades.

www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE SUGO/DE

SISTEMA UNIFICADO DE GESTIÓN Y OPTIMIZACIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

Control de Firma
préstamos Electrónica
Archivo Consultas y
Electrónico Reportes
Distribución
y trámite Workflows

BPM

SUGO/DE Ubicación física
Correspondencia
Alfresco de expedientes

Apoyados en el enfoque ECM y soportados en Alfresco Community, con una capa de servicios
profesionales de ingenieros y analistas que conocen la herramienta en profundidad y soportan su
adecuada instalación, brindan soporte técnico y funcional durante la etapa de operación y cuentan
con habilidad para incorporar desarrollos o modelamientos que cubran nuevas necesidades, hemos
desarrollado SUGO/DE.

Entre las principales características de SUGO/DE se encuentran:
• Facilidad de uso.
• Entorno web.
• Soporte para Gestión de Contenidos Empresariales (incluidas Gestión Documental y Gestión de
Activos Digitales).
• Soporte para Gestión de Contenido Web (WCM).
• Soporte para Records Management.
• Soporte para Gestión de Contenido Social (Colaboración).
• Fácil despliegue y administración.
• Escalabilidad y trazabilidad.
• Activiti BPM embebido en Alfresco Community.

Se trata de un sistema de gestión documental para el entorno colombiano, es decir que cumple con
la normatividad vigente para la gestión de comunicaciones oficiales y su debido archivo electrónico.
Adicionalmente provee opcionalmente elementos para el control y organización de documentos
físicos ya que las organizaciones deben manejar las dos clases de documentos que coexisten en sus
operaciones.

Debe resaltarse que Alfresco es una solución ECM completa, base de SUGO/DE y los módulos que se
ofrecen que cumple con la normatividad y exigencias internacionales para gestión de documentos e
información (DoD, Moreq) y localmente con Decreto 2609 de 2012 que es la base para la resolución
8934 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Prestar los servicios de instalación, configuración y puesta en marcha de una solución de gestión
documental y archivo recomendable para el cliente..
• Prestar los servicios de configuración de las políticas de gobierno de documentos e información
acuerdo a lo requerido.
• Prestar los servicios de implementación, entregamiento y capacitación para la utilización de la
solución por parte del personal designado por el cliente para su óptimo aprovechamiento.

Se requiere una solución tecnológica on premise para gestionar sus activos documentales de forma
efectiva y segura, especializado; cumpliendo de forma ágil y sencilla la normativa existente para
archivo.

La Solución que se ofrece, permite:
• Integración de la información y documentación de todas las áreas de la empresa,
• Reducción de pérdidas de información y tiempos de búsqueda y recuperación.
• Permitir la administración de la gestión documental.
• Reducción en costos de procesos operacionales y de custodia.
• Mayor seguridad y protección de la información y documentación de las empresas.
• Permite evitar la pérdida de información clave ante siniestros y desastres naturales.
• Reducir la cantidad de impresiones y el consumo de papel.
• Reducir el riesgo de sanciones por eventuales faltantes, demandas, etc.
• Permitir el cumplimiento de as resoluciones emitidas por las diversas Superintendencias
pertinentes en materia de gestión documental.

La Solución de Gestión Documental SUGO/DE se basa en un sistema de Gestión de Contenido
Empresarial (ECM por su sigla en inglés) 100% web, diseñado para manejar grandes volúmenes de
información de una manera sencilla y eficiente.
Por medio de los procedimientos que establezca Gestión Documental se deben escanear
documentos de manera descentralizada y moverlos entre los usuarios responsables del
procesamiento de dichos documentos a lo largo y ancho de la organización, eliminando el papel y los
costos asociados y logrando de esta manera la implementación de la “oficina cero papel”.
El objetivo de oficina de cero papel busca establecer lineamientos para contribuir a una gestión
pública y privada efectiva, eficiente y eficaz, al reducir el uso del papel en la gestión que realizan las
empresas, tanto para sus procesos internos como para los servicios que prestan a los ciudadanos,
siguiendo tres (3) ejes:
- Implementación de buenas prácticas.
- Implementación de sistemas para gestionar documentos electrónicos - SGDEA
- Optimización y automatización de procesos.
SUGO/DE se ha construido y se ejecuta en torno a Alfresco, una de las herramientas que figura en el
cuadrante de Gartner para ECM. Adicionalmente el diseño de SUGO/DE y la filosofía de trabajo de los
implementadores se orienta bajo la integración de procesos, normatividad y tecnología informática y
de comunicaciones, observando los requerimientos y buenas prácticas en cada uno de los campos
mencionados, con apego a las condiciones mencionadas.
Los módulos que componen SUGO/DE se relacionan a continuación y se señalan aquellos que se
recomiendan para esta ocasión. A continuación se detalla la propuesta elaborada por el equipo de
ingenieros y analistas de procesos de InfoMega.

www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
MÓDULOS FUNCIONALES DE SUGO/DE:

El sistema integra una serie de módulos en un solo sistema que permiten administrar el mundo de
archivo físico con el mundo del archivo digital en forma integral:
FUNCIONALIDAD IMPLEMENTACIÓN
Gestión de contenido Alfresco ECM
Archivo Físico y electrónico SISGEDOC + Alfresco Records Management
Tablas de retención y transferencias Alfresco Records Management
documentales
Préstamo de documentos Alfresco Records Management
Correspondencia recibida, interna y enviada SUGO/DE – Gestión de Comunicaciones y
Distribución
Flujos de trabajo Distribución
Búsqueda y recuperación Buscador estándar de Alfresco
Buscador avanzado de Alfresco
Buscador por metadatos
FUNCIONALIDAD IMPLEMENTACIÓN FUTURA
Firma electrónica y mecanismos probatorios • SUGO/DE – Trámite, Flujos de Trabajo,
digitales módulo de firmas del tercero de confianza
Control automatizado de envíos y mensajería SUGO/DE - Control de Mensajería

local
SUGO/DE - Seguimiento a comunicaciones
enviadas
GESTIÓN DE CONTENIDO ALFRESCO ECM:

Este es el módulo principal de la solución de Gestión Documental el cual es obligatorio para el
funcionamiento de los demás módulos. Este módulo permite almacenar centralizada y
estructuradamente cualquier tipo de contenido, tales como documentos escaneados, documentos
electrónicos, fotografías, videos, sonido, archivos compactados, correo electrónico, etc.
Este módulo gestiona un repositorio central de información el cual puede ser administrado de
manera descentralizada por cada usuario del sistema de acuerdo a los permisos definidos en su
perfil. Una de las principales aplicaciones que podrían darse en el cliente es la de crear, editar y
mantener en el repositorio el Álbum de Identidades que se maneja centralizadamente y se distribuye
a las instalaciones de los clientes por los que pasan los recorridos del servicio de transporte. Si bien
este procedimiento implica un manejo físico e las hojas a actualizar cuando hay cambios en el
personal asignado, el mantenimiento centralizado de la base de datos y las imágenes asociadas se
facilitará enormemente con Alfresco.
Este proceso es aún más susceptible de automatización si se incorporan en un futuro herramientas

de BPM y/o programación que interactúen con el repositorio, distribuyan y notifiquen
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
automáticamente y eventualmente se extiendan a través de un mecanismo de consulta y validación

virtual por lo menos para ciertos sitios del recorrido.
Permite la creación de estructuras orgánicas (organigrama), definir las colecciones (series y sub-
series), crear carpetas (expedientes) y subir documentos (folios) en ilimitados niveles jerárquicos,
cuenta además con Bandejas de Entrada por usuario, en donde se ingresan los documentos
provenientes de la ventanilla de radicación o de otro usuario del sistema tal y como se muestra en el
siguiente diagrama.
Este módulo controla la creación y asignación de permisos a los usuarios. Los perfiles que maneja el
sistema son los siguientes:
Este módulo permite llevar la trazabilidad de cada documento que ingresa al sistema conservando
todas las versiones de cada documento así como su meta data asociada.
1. MÓDULO DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES y CORRESPONDENCIA

(Gestión de comunicaciones recibidas – Ingreso de unidades al CAD).

Este módulo permite a cualquier entidad, la radicación y distribución de comunicaciones
compuestas de tipos documentales, generando y manteniendo un consecutivo único que identifica
las comunicaciones de entrada al momento de su radicación bien sea en una o varias ventanillas,
llevando un consecutivo único para cada tipo de radicado. Posteriormente las comunicaciones son
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
distribuidas o asignadas a los usuarios del sistema que sean competentes para tramitarlas, iniciando
un flujo de proceso dependiendo del tipo documental recibido y la función que se quiera controlar o
ejecutar. El módulo maneja igualmente las comunicaciones internas y de salida, diferenciándolas por
tipo de radicado.

El siguiente es la funcionalidad por la cual se accede a realizar cada uno de los registros:

Después de ingresar los campos solicitados en la función de radicación, el usuario asigna el radicado
a otro usuario del sistema y puede copiar o informar a otros que deben estar enterados del trámite
asignado.

El formulario de recepción de SUGO/DE cuenta con características como:
● Llenado automático de los campos del formulario de acuerdo a la información que reposa en la
base de datos, con solo digitar los 3 primeros caracteres de campos como NIT/CC ó Nombre del
Remitente. En ese caso el sistema automáticamente busca, reconoce patrones y completa la
información en lugar del usuario.
● Notificaciones a más de un usuario (vía email y/o al panel de tareas de usuario).
● Crear un nuevo radicado sin borrar la información que ha sido capturada en el formulario,
inmediatamente anterior con el fin de facilitar la radicación masiva de comunicaciones,
cambiando sólo el campo “Asignar a:” y, por supuesto, generando un nuevo número de radicado.
● Distribución de documentos físicos: al marcar este campo el sistema crea una planilla, para
relacionar documentos físicos que deben ser recogidos para trasladarlos a los funcionarios que lo
requieran, los cuales serán relacionados posteriormente en una planilla o reporte.

La impresión del rotulo de radicación se visualiza así:

Logo
Institucional.

Notificaciones al correo electrónico
El sistema envía un correo automático a los usuarios del sistema tan pronto se les asigna una tarea
para que puedan iniciar su intervención oportunamente, por seguridad de la información estas
notificaciones nunca incluirán archivos adjuntos, sino vínculos que requerirán autenticación para el
acceso al documento dentro del sistema.

www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2

El panel de tareas permite a los usuarios organizar sus tareas por orden de llegada, tipo de tarea o
fecha de creación, y para facilidad muestra un detalle de cada registro:
Este módulo también permite manejar las comunicaciones internas para los casos en que las
asignaciones y solicitudes de información así como las respectivas respuestas que se originen,
funcionalidad que es especialmente útil para reforzar la formalidad de ciertos trámites y facilitar su
trazabilidad por medio de la asociación de un radicado que es común a lo largo del flujo de trabajo
asociado. Para las comunicaciones internas se maneja un esquema de radicados únicos por cada
radicación, que se puede reiniciar anualmente.

2. MÓDULO DE DISTRIBUCIÓN Y TRÁMITE (mediante flujos de trabajo)

Como complemento del proceso de radicación, está la función de Distribución de las
Comunicaciones, que permite al radicador asignar la tarea a un usuario del sistema al cual le
compete dar una respuesta o enrutar el trámite que se requiera, según se defina en el proceso. Para
el proyecto que nos ocupa se le asignaría al o a los usuarios responsables y el mismo procederá a
cerrar cada registro.

El sistema cuenta con la facultad de gestionar los diferentes procesos documentales por medio de
flujos de trabajo Adhoc o casuales, que permiten a los usuarios hacer gestión propia, asignar tareas ó
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
radicados a un colega o un jefe para su respectiva revisión y aprobación, dejando ver

posteriormente la trazabilidad de todos los usuarios que intervienen en el flujo.

Este módulo permite, entonces, a los usuarios que puedan realizar los trámites sobre los documentos
o expedientes asignándole un estado parametrizable en cada paso (Ej. Aprobado, Rechazado,
Aplazado, etc.), para que luego sean transferidos automáticamente al siguiente usuario en la cadena
de aprobación de dicho trámite.
Puede incluir un semáforo por medio del cual el usuario puede ver cuánto tiempo le queda para
realizar cada una de las actividades (verde, amarillo, rojo). Así mismo permite este pueda alertar al
jefe y al mismo usuario en caso de que se excedan los tiempos máximos establecidos para cada
actividad.
Adicionalmente dentro de las características principales de este módulo están la reasignación de

tareas, la notificación al correo electrónico, el control de tiempos de gestión y alarmas de
vencimiento por tipo documental, auditoría y trazabilidad para lo cual presenta un historial detallado
de las actividades ejecutadas: Que se cambió, quién lo cambió y cuándo:

La trazabilidad se complementa con una expansión de datos de las tareas, seguimiento y monitoreo
gráfico y en tiempo real para asegurarse que los usuarios estén haciendo gestión, direccionando los
trámites y se encarguen de los documentos según el flujo de trabajo y las políticas predefinidas por la
organización:

www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
Alfresco Community que es el que se ofrece inicialmente para la solución, tiene embebido un módulo
BPM basado en la herramienta Activiti, con la cual es es posible construir reglas avanzadas que
permiten a Alfresco ECM invocar componentes ú otros sistemas dentro de la organización o de
terceros, para obtener como resultado adicionar y usar información en entidades o actualizar valores
de atributos de manera bidireccional garantizando una óptima integración, interoperabilidad y
coexistencia de los diversos sistemas alrededor de Alfresco.

Alfresco ECM ofrece en forma nativa integración con aplicaciones y bases de datos vía WEB Services
que se pueden invocar desde reglas de negocio los servicios empresariales que se encuentren
expuestos, facilitando así la implementación de arquitecturas SOA destinadas a la gestión integral de
la información.

Para aumentar las facilidades de auditoría y trazabilidad se puede una interfaz gráfica amigable el
usuario puede revisar en qué etapa del proceso está un trámite determinado:

Cada uno de los Workflows modelados o que se establezcan en el sistema cuenta con las
características anteriores, los flujos pueden pasar por N actividades o nodos y cada una de ellas será
registrada en el histórico de trazabilidad y/o notificada al correo electrónico.

www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
3. MÓDULO DE CATEGORÍAS/INDEXACIÓN (Modelos de contenido)

Este módulo permite la creación de índices de búsqueda para cada Serie, Sub-Serie, o Tipo
Documental de tal manera que se pueda encontrar cualquier expediente o documento por medio de
dichas palabras de búsqueda.
El módulo permite la integración del software de OCR permitiendo la auto indexación de los
documentos. La auto indexación consiste en capturar los campos de búsqueda de menara
automática vía OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition) o IMR
(Intelligent Mark Recognition).
SUGO/DE y Alfresco permiten la indexación del contenido que procesan de diferentes maneras. Una
es a través de la radicación de comunicaciones que introduce los datos típicos de una comunicación
entrante, interna o saliente de acuerdo con la legislación y recomendaciones vigentes del AGN.

Otra manera es que cuando un documento de gestión se declara como registro para pasarlo a
control de Records Management es necesario completar información que se haya predefinido para el
mismo, a fin de que en adelante y ya en un período de conservación formal, se pueda acceder a los
documentos de archivo por diferentes criterios archivísticos, así como por las categorías, etiquetas y
ubicaciones que se hayan asociado a los mismos.

Otras opciones tienen que ver con las etapas, eventos y comentarios y se agregarán en función de la
clase de flujo de trabajo que se parametrice e incorpore al sistema Alfresco y SUGO/DE.
Adicionalmente y si fuese necesario por fuera de las características ya soportadas, en la medida que
se incorporen nuevas funcionalidades y se hagan desarrollos complementarios a SUGO/DE y
modelamientos BPM se capturarán más y nuevos índices o metadatos a la medida de las necesidades
del cliente.

Una de las opciones más atractivas para incorporar metadatos sin necesidad de hacer captura
manual de los datos es la de aplicar en la digitalización y procesamiento la extracción de texto
generalizado, por zonas de los documentos con base en plantillas que se diseñan en una herramienta
especializada para aplicarlas cada vez que un documento sea digitalizado. Entre otras opciones
Alfresco permite de manera nativa la aplicación de reconocimiento OCR sobre ciertos formatos de
archivo que se almacenen en el repositorio, así como por su naturaleza de cargar y almacenar
contenido electrónico y digital puede recibir cualquier archivo procesado con una herramienta de
terceros si es del caso.

4. MÓDULO DE CONSULTAS Y REPORTES

Una vez incorporado el contenido y los metadatos asociados con cualquiera de los métodos
mencionados, es importante el poder recuperar documentos e información, SUGO/DE provee un
módulo de consultas o Buscador que le permite a los usuarios hacer búsquedas personalizadas
basadas en el buscador de Google incorporado en Alfresco ECM, sobre los metadatos asociados o
capturados para los documentos y usando parámetros booleanos, para que se pueda ubicar un
documento o contenido de forma más rápida, eficaz y asertiva que con la búsqueda estándar por
texto reconocido o extraído de los documentos.

Así se posibilita para la empresa implementar diferentes estrategias de digitalización e indexación
según las necesidades, practicidad y frecuencia de la posterior recuperación de los documentos
manejados:
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2

Por medio de los múltiples filtros se puede hacer cada vez más asertivo el resultado de la consulta,
permitiendo hacer una combinación de datos y opciones de búsqueda así:
El resultado de la consulta, son todos los archivos que coincidan con los criterios ingresados y el
mismo permite visualizar los datos más importantes de cada comunicado para agilizar la elección
entre los posibles resultados así:
Reportes:
Hemos integrado una solución de BI (Business Intelligence), para la generación de reportes del día a
día, donde el administrador del sistema puede generar reportes básicos y complejos con la
información que se encuentra almacenada en las bases de datos del sistema.

www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
Los reportes son generados en PDF, Excel, CSV, XML, y se publican en formatos según necesidades
del cliente. La propuesta incluye la elaboración de 4 reportes los cuales se determinarán con
precisión en el documento de alcance. Para que el cliente pueda generar otros reportes de acuerdo a
su interés específico actual o posterior se capacitarán algunos usuarios técnicos o de gestión
documental, para que puedan diseñar cualquier reporte adicional.

En la siguiente página se ve una muestra de reporte, aclarando que se podrá obtener la información
de control más significativa para el cliente, adicionalmente otros reportes que se puedan requerir
posteriormente con base en la estructura de datos que se manejan en las tablas del sistema
SUGO/DE y Alfresco ECM.

Entre los reportes, se encuentran:

● Reporte de todas las comunicaciones recibidas en orden de llegada o radicado.

● Planilla de comunicaciones entregadas en físico.
● Estado de entregas efectivas o novedades de los despachos realizados, así como Envíos pendientes
o en tránsito
● Estado de documentos transferidos, en préstamo, retornados a archivo, en custodia, etc.

5. MÓDULO DE CONTROL FÍSICO DE DOCUMENTOS EN GESTIÓN SIGESDOC

Desde el Dashlet (botón) para gestión de ubicaciones, las ubicaciones se organizan en un árbol
jerárquico. El dashlet permite que los usuarios pertenecientes al grupo de gestión documental (o el
que se determine) puedan dar de alta nuevas ubicaciones así como editar o Mover las que ya existen.

En las ubicaciones se puede indicar si son ubicaciones finales (que permiten se les asocie contenido) o
no. Aunque todos los usuarios pueden ver el dashlet solo los que pertenecen al grupo autorizado
pueden realizar acciones. Por lo que al crear un grupo (Gestores de ubicaciones) se puede controlar
quien puede dar de alta las ubicaciones y se puede tener un Control para asignar la ubicación física a
un documento. Es un control que se usa para asociar una propiedad de un contenido de Alfresco con
un identificador de ubicación.

La opción de realizar búsquedas se ejecuta utilizando la ubicación como principal criterio de
búsqueda.
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
Es un control que se usa para que el usuario seleccione la ubicación desde el buscador avanzado de
Alfresco. Este control de por si no permite selección múltiple aunque con el buscador avanzado de
SUGO/DE si permite combinar condiciones y por lo tanto en este sí se podría usar el control N veces.
Proceso de carga de ubicación desde CSV ó Excel, es una acción para el administrador que ejecutada
sobre un fichero CSV con el formato correcto pondrá la ubicación al fichero indicado. El CSV tendrá 2
columnas, la primera será la ruta absoluta hasta el documento o carpeta dentro de Alfresco, la
segunda será la ubicación expresada en toda su jerarquía y con ">" como separador por ejemplo
(Bodega Bogotá Montevideo 1 / Carro 1 / Cara A / Entrepaño 1 / Caja 002 / Carpeta 010). De esta
forma se puede hacer masiva.

SIGESDOC “SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL”
Así mismo dejamos a su consideración un sistema independiente desarrollado sobre lenguaje JAVA
que puede ajustarse de manera que supla totalmente las necesidades y sea una herramienta
amigable para el manejo del archivo físico y poder soportar de manera controlada el archivo físico
en custodia como a continuación se explica:
Las opciones de administrador se reflejan de la siguiente manera:
USUARIOS: Creacion de usuario con perfilamiento según sea el

caso: Administrador,Administrador de Bodega,Auxiliar de Bodeg y
Solicitante.
CONSULTAS:Esta opcion esta habiltada para el usuario Solicitante

para realizar su solicitud adicionalmente es para consultar el
inventario.
PARAMETROS DE ARCHIVO: Creacion de Serie Documentales,Crear

entidad o empresay consultar las mismas.
BODEGA:Atencion de Solicitudes y hacer ingresos a bodega por

caja y expedientes.
INFORMES:Esta opcion genera informes o reporte s de consultas

atedids, pendientes,etc con el medio de envio.
SOLICITUDES:Opcion habitada para el auxiliar de bodega o

persona encargada de atender las consultas al cliente.

CREACION DE USUARIO:
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
CONSULTAS:
Cabe resaltar que el módulo de consultas permite visualizar y generar el inventario por empresa y
serie documental con la enumeración y ubicación física de la bodega de esta misma manera si se
requiere se genera un archivo Excel para el manejo del mismo.
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
PARAMETROS DE ARCHIVO:
Opción que nos permite ver las series documentales ya creadas y con opción de editar si es necesario
en el sentido del cambio de TRD, adicionalmente permite descargue de archivo Excel.
CREACION DE ENTIDAD O EMPRESA: Cabe resaltar que el sistema cuenta con una anarquía de
multiempresa ya que bien se sabe una bodega de custodia puede contener información de una o
más empresas.
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
ATENCION DE SOLICITUDES: Atención y envió de solicitudes consultas
CARGUE DE CAJAS Y EXPEDIENTES: Opción para ingreso a la bodega cuando se realiza una
transferencia formal por parte del cliente.
6. ARCHIVO FÍSICO Y ELECTRÓNICO:

Archivo físico:
Además de lo registrado y procesado en SIGESDOC, este módulo permite reflejar en registros del
repositorio de Alfresco Records Management, las ubicaciones tanto de los expedientes físicos como
de aquellos que reposan también de manera digital. El módulo permite indexar (asignar palabras de
búsqueda) a los expedientes físicos que hayan sido o no digitalizados, de tal manera que se pueda
encontrar un expediente físico por medio de sus índices.
Este módulo puede generar las etiquetas con códigos de barras para cada Expediente y Caja
almacenada, así como las etiquetas que se pegan en las estanterías de tal manera que se agilice el
control de todo el sistema por medio de lectura con pistolas de códigos de barras.
El archivo físico se ve afectado según las diversas transacciones que se pueden realizar con el mismo
como son el cargue inicial del archivo de gestión a partir de las comunicaciones que son recibidas,
producidas o enviadas, así como también con la atención de préstamos y su reintegro, como se verá
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
en el módulo respectivo, y por último con base en lo que se registre en el módulo de Transferencias
Documentales .
Archivo electrónico (Plan de archivos) + Alfresco Records Management:

Permite la implementación en su primera fase de las Tablas de Retención Documental actualmente
definidas y la creación de las demás tablas en el módulo a medida que vayan siendo aprobadas y
estén listas para aplicar, una de las características principales es que da flexibilidad al área de archivo
para hacer esta tarea mediante parametrización sin necesidad de desarrollos adicionales.

Se da cobertura a las fases de archivo del ciclo de vida de los documentos desde que salen de gestión
en las áreas productoras o en un área responsable de archivo, y pasan a ser parte del control del
denominado archivo central pero sin dejar de brindar acceso oportuno y controlado a los usuarios
que los puedan requerir.

Mediante el concepto y la implementación de un Plan de Archivo se crea la estructura archivística
que represente la organización de los documentos (TRD) y que esté aprobada para la empresa a nivel
de series y sub series documentales y se crean los perfiles de acceso para los diferentes documentos
archivados ó records electrónicos según el caso..

El módulo de Records Management cumple con los estándares internacionales DoD y MOREQ, y
permite el registro de los perfiles de retención y disposición final de los documentos aplicando la
normatividad archivística y aunque se enfoca principalmente en los registros electrónicos, la
personalización y los procedimientos que podemos implementar permiten, igualmente, el control de
los documentos físicos, en lo que se denomina expediente híbrido (compuesto de documentos tanto
físicos como electrónicos sin que el uno sea necesariamente una copia exacta del otro, si no más bien
una sucesión en orden cronológico en función de la recepción y la producción documental) y
posibilitando la adopción de ambiciosas estrategias encaminadas al impulso del cero papel y la
eficiencia administrativa.

Entre otras, el módulo de gestión de archivos (TRD) permite:
• Conocer la ubicación de cualquier expediente creado dentro de la aplicación (Archivo de Gestión,
Central e Histórico).
• Consultar los expedientes por los campos que estén capturados en la meta data. (Para este caso
se debe revisar qué campos son significativos y cómo serán capturados, extraídos o completados).

www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2

El sistema permite hacer un Registro de la coexistencia de expedientes físicos con sus
correspondientes electrónicos:

Transferencias documentales y TRD con ALFRESCO RECORDS MANAGEMENT:

Desde la Consola de administración y gestión de TRD se parametrizan las TRD actuales o por elaborar
en la empresa. En éstas se incluyen los siguientes campos:
Fondo / Unidad administrativa / Dependencia / Oficina / Serie / Sub serie / Acciones de Disposición
final / Tiempo archivo central e histórico.
El maestro de las TRD es fundamental y necesario para el buen funcionamiento del módulo de
trasferencias que a la vez interopera con el inventario documental de SIGESDOC.
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
El grupo de Administradores Documentales (CAD): Está conformado por todos los usuarios que el
usuario administrador agregue al mismo, los cuales se entiende son aquellos usuarios que conocen, y
van a visualizar y trabajar sobre los sitios documentales (Archivo Central), (Archivo Histórico) e
inventarios.
Flujo de trabajo de Transferencias documentales:
Desde el panel de inicio y demás ubicaciones donde se encuentre el botón (Iniciar flujo de trabajo) el
usuario responsable de cada área o grupo de trabajo selecciona el tipo de flujo (Solicitud de
transferencia), así se activara el formulario de solicitud en el cual se diligencian los campos
requeridos, indicando el motivo de la trasferencia, la fecha límite de atención, la prioridad y se
adjunta el archivo previamente diligenciado por el área usuaria (quien hace la trasferencia) y se inicia
el flujo de trabajo.
La activación de cada flujo se notifica por e-mail al responsable del grupo y llega al panel de tareas de
todo el grupo Administradores Documentales (CAD), en donde se hace la revisión de la completitud
de la información requerida, tanto en el formulario de solicitud como en el inventario documental a
transferir (FUID) en formato Excel. De la revisión se aprueba o rechaza la solicitud indicando los
argumentos a los que haya lugar. La aprobación o rechazo son notificados al correo electrónico del
solicitante. En caso de ser aprobada el flujo continúa con una nueva tarea dentro de la cual el
funcionario del CAD hace la verificación física junto al responsable en el área que transfiere, se
realizan los ajustes sobre el contenido del documento en caso de ser necesario y se actualiza la
versión del documento sobre el repositorio de Alfresco. Una vez finalizada la verificación del
inventario FUID frente al físico y hechas las correcciones se procede a cerrar esta tarea con el fin de
que los registros del archivo de transferencia sean recuperados y creados dentro del repositorio
documental. Una vez generados los registros, el flujo de trabajo termina en el sistema. Los registros
son creados en el sitio de Archivo Central, en la sección “Biblioteca de documentos”.
Para los documentos de archivo se calcula el tiempo en el cual deben ser retenidos en el Archivo
Central hasta ser movidos al Archivo Histórico, los documentos recuperan la información del archivo
de transferencia y los datos de disposición del TRD.
Actualización del Inventario de Documentos:
Todos los registros del sistema son almacenados con un identificador complementario al generado
por el CAD el cual es generado por el sistema el cual garantiza que haya una continuidad entre las
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
cargas de las transferencias y su reporte como insumo a SIGESDOC, módulo de inventario y control
de custodia.
Mediante este inventario es posible validar todos los registros cargados en el sistema por parte de
los funcionarios del CAD, al cual se accede por el botón de inventario:
Dentro de la cual se encuentra el elemento “Inventario de documentos” que presenta la pantalla con
todos los registros cargados en el sistema.
Los datos que posee el inventario corresponden a los del formato FUID según el AGN y son:
• Nombre del documento.

• Fecha de creación.
• Número de registros
• Código UD.
• Asunto.
• Serie.
• Sub serie.
• Fecha Inicial.
• Fecha Final.
• Tiempo de retención.

SIGESDOC posee controles que permiten a los usuarios del CAD recuperar solamente los registros en
base un rango de secuencias o de fechas en la cual el registro ingresó fue transferido.
Se agregan los parámetros en base a lo que se desee filtrar y seleccionar el botón “BUSCAR”
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
También es posible exportar la información presentada en la pantalla de inventario a una hoja de

cálculo y descargarla en el equipo del usuario utilizando el botón “Exportar XLS”. Similar
funcionalidad se tiene para el cargue de registros de inventarios previamente generados por fuera
del sistema.
Reporte de documentos por exportar:
El sistema presenta una tarea programada por cada repositorio (Archivo Central y Archivo Histórico)
la cual es ejecutada por defecto al medio día todos los días, el cual en base a una búsqueda en el
sistema recupera los registros que expiran desde el día en curso hasta los siguientes siete días y
procede a enviar notificaciones al correo electrónico así:
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
Transferencia de Archivo Central a Histórico:
Entrega de Archivo Central a Eliminación:
OTRAS CARACTERÍSTICAS DE SUGO/DE y ALFRESCO ECM QUE HARÁN MÁS FÁCIL LA EJECUCIÓN
DE SUS PROCESOS DOCUMENTALES

Robustez:
Alfresco ECM posibilita tener control del contenido y almacenamiento seguro de la información con
base en estándares. Registro de metadatos del negocio y de control consistente y estructurado.
Aplicación de workflow (flujos de trabajo) segura, escalable y confiable, accesible, delegable y
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
trazable. Los flujos de trabajo se predefinen con cierto nivel de complejidad y se logra una
estandarización de los procesos.

Una de las buenas prácticas es usar un repositorio unificado como es el caso de Alfresco, en el cual el
almacenamiento es intuitivo navegando por los documentos que se desean subir, seleccionándolos y
haciendo uso del botón o con la opción de arrastrar y soltar archivos (drag and drop) desde
una carpeta propia o de la red.

Igualmente Alfresco permite hacer cargues masivos por Web Dav o con software externo de
sincronización, previo diseño y parametrización (no incluido), el cual permite mapear una carpeta de
archivos completa para que se vea dentro de Alfresco.

Movilidad:
Alfresco ECM permite el acceso a la información almacenada y a las aplicaciones de gestión desde
aplicaciones elaboradas y ejecutadas sobre sistemas de dispositivos móviles como Android,
Windows, IOS o cualquier dispositivo smartphone con un navegador web. Esto permite cumplir con
la premisa de hacer la información disponible de manera fácil y flexible y poder expresar las
decisiones administrativas de manera más oportuna que con sistemas tradicionales.

Integración e interoperabilidad:
Fácil conectividad con aplicaciones tipo ERP como SAP, Oracle, etc., con otros ECM como
Documentum, Sharepoint, Filenet, OpenText, con herramientas de correo electrónico y colaboración.
Interoperabilidad basada en estándares, Web Services, CMIS, etc.
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
Integración con Active Directory y Single Sign On:

Permite la integración de Alfresco ECM y las personalizaciones a su alrededor, con múltiples sistemas
de autenticación, entre otros Active Directory. De esta manera se puede configurar una cadena de
autenticación que por un lado se encargará de verificar al usuario entrante contra el Active Directory
de la organización, y por otro lado se encargará de hacer una sincronización entre las cuentas del
Active Directory y los usuarios de Alfresco ECM, así como de los grupos del directorio activo y la
correspondencia de los usuarios a los mismos.

Solución empresarial:
Alfresco ECM tiene características sofisticadas como multi-tenancy (multi empresas), motor de
procesos BPMn, soporte a múltiples idiomas, zonas horarias, transacciones de larga duración,
modelo de datos empresarial, alta disponibilidad activo pasivo, entre otras.

Así mismo en la versión Enterprise de Alfresco ECM permite la interacción con bases de datos
licenciadas como Microsoft SQL Server, Oracle RDBMS y el soporte a clustering activo de alta
disponibilidad en las configuraciones más complejas.
Integración con Google Docs / Apps:
Alfresco ECM permite la integración nativa con de toda la suite de oficina de Google Docs, para crear,
editar nuevos contenidos ofimáticos, brindándoles a los usuarios un sistema 100% web y móvil para
edición de archivos. Esta integración es posible también con productos de Microsoft Office mediante
la instalación de las APIs correspondientes.

Pre-visualización de Documentos:
Con la introducción de interfaces web de Alfresco ECM como la llamada Share, se propician mejoras
en la usabilidad de la herramienta y se introducen mecanismos para la pre visualización de los
documentos subidos acelerando la manipulación, búsqueda y selección de lo que el usuario requiere
sin necesidad de descargarlos economizando tiempo y recursos de almacenamiento. Esto no solo es
posible en formatos como PDF y TIFF, si no en documentos de oficina, vídeos, audios.

www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
Cumplimiento de normativas y estándares:
El Gobierno Nacional a través de la Directiva Presidencial 04 de 2012, busca que mediante la

identificación, racionalización, simplificación y automatización de los procesos, procedimientos y
servicios internos, así como la aplicación de buenas prácticas, las entidades avancen en la
implementación de una política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel. Estas directivas
inicialmente dirigidas a las entidades y organismos del orden central y descentralizados de la Rama
Ejecutiva, son plenamente aplicables al resto del aparato estatal como también de todo el sector
privado que se puede beneficiar de una adecuada implementación.
Tanto la herramienta base Alfresco ECM en torno a la que se ha construido SUGO/DE cuyo diseño se
ha hecho en observancia de las normatividades y buenas prácticas a nivel nacional e internacional,
asegurando entre otras:
- Cumplimiento de Moreq2
- Cumplimiento Ley 527 de AGN
- Cumplimiento de Decreto 2609 de 2012 de Min TIC
- Cumplimiento circular 052 – Tit. 1/ Capt XII
- Requerimientos de seguridad y admón. de la información
- Resolución 8934 de SIC y subsiguientes
- Directrices de Gestión documental y organización de archivos
- Decreto 002 de 2012 de la Presidencia de la Republica
- Oficina de Cero Papel
- Decreto unificado 1080 de 2015
- Es apoyo igualmente para la observancia y gestión de acuerdo con las Leyes de protección de
la información 1581 de 2012 (habeas data) y de transparencia 1712 de 2014, y la Ley anti
trámites 962 de 2005 y el decreto 19 de 2012.

Definición de estructuras de clasificación de documentos:

Alfresco permite definir estructuras tipo árbol que pueden representar tanto las estructuras
documentales jerárquicas, tipo Tabla de Retención Documental y Cuadro de Clasificación
Documental para realizar el archivamiento definitivo de documentos ya gestionados, o bien para
trazar estructuras de clasificación de negocio, esto es: archivo de gestión, proyectos, divisiones,
empresas, etc., que sirven para almacenar y recuperar documentos e información de una manera
intuitiva para facilitar la adopción de la herramienta en los esquemas de trabajo usuales en la
entidad, como también para potenciar la gestión y aprovechamiento del contenido que se almacene
en el repositorio, tanto si se trata de documentos físicos que se digitalicen y carguen al mismo, como
de documentos o archivos que se originen y almacenen electrónicamente, como así mismo la
capacidad de crear y registrar información de documentos y expedientes físicos que también interesa
controlar e involucrar en los procesos de gestión y de consulta o préstamo sin que necesariamente se
deban digitalizar primero.

Las estructuras de clasificación mezclan los conceptos de clasificación tipo árbol con los metadatos
expresados en categorías, etiquetas, sitios, grupos, espacios, aspectos con el fin de proporcionar
múltiples esquemas de organización de la información y el contenido a la vez que permiten un
acceso selectivo, controlado, seguro y trazable para quien lo deba utilizar.
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2

En resumen Alfresco permite:
- Guardar documentos de archivo
- Crear un cuadro de clasificación (o varios)
- Asociar calendario de retención o conservación al cuadro de clasificación
- En la parte de Gestión (Document Management) creación flexible de documentos, tipos
documentales, carpetas, el documento se puede cambiar o enriquecer, e incluso borrarse, o
generar nuevas versiones según requerimientos de usuario.
- En la parte de Archivo (Records Management) creación de un cuadro de clasificación de
archivo, esquema de tiempos de retención, asociar los registros de archivo a un proceso o
trámite legal o administrativo, declaren un documento como de archivo para que en
adelante solo puedan cambiarse mediante un procedimiento definido y autorizado, y
asegurar la guarda de los registros de archivo por el tiempo establecido en las tablas de
retención documental.

www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
ANEXO – CONDICIONES DEL SERVICIO

1) Mantenimiento preventivo y correctivo, y soporte técnico y funcional – Niveles de servicio
Este servicio cubre en la modalidad de 5 días a la semana, 8 horas al día y un nivel de atención
máximo de 4 Horas, después de enviado el ticket, y con preferencia de atención y solución remota,
los siguientes grupos de actividades en respuesta a situaciones que se pueden presentar durante la
operación del sistema SUGO/DE, entre otras mediante las siguientes actividades:
• Mantenimiento y mejoramiento de la herramienta SUGO/DE con base en nuevas
implementaciones o mejoras en las funcionalidades de la misma, al menos dos (2) de veces al
año.
• Soporte técnico correctivo ante eventuales fallas en procesamiento atribuibles al código de
SUGO/DE o a Bugs de Alfresco ECM en torno al cual se ejecuta SUGO/DE. Se aclara que la
calidad del código de la herramienta es una característica básica que honra el proveedor de
manera permanente en condiciones de inalterabilidad descritas en el aparte de Garantía.
• Solución de errores o bugs por eventuales imperfectos que hagan el producto desarrollado no
funcional.
• Control y seguimiento de los acuerdos de nivel de servicio requeridos por el cliente, tanto
interno como externo.

El contrato de soporte técnico incluye los servicios de soporte y actualizaciones de SUGO/DE por una
duración del contrato, contados a partir de la fecha del acta de entrega e inicio en producción del
sistema, y se renovará automáticamente por un período igual inicial a no ser que medie
manifestación por escrito al respecto con mínimo tres (3) meses de antelación.

El valor del contrato de renovación se negociará sobre la base del anterior más los incrementos del
IPC a que haya lugar, como también por las posibles inclusiones de nuevos servicios o coberturas,
considerando igualmente las condiciones del mercado que sean relevantes al momento.

La no renovación del contrato, su suspensión, el no pago oportuno de las facturas correspondientes a
cada mensualidad, libera a INFOMEGA de la responsabilidad por desactualización del software como
del compromiso para brindar el soporte técnico o funcional.

El contrato de soporte técnico, bajo la modalidad de administración a cargo del proveedor, incluye:
• Solución de errores o bugs por eventuales imperfectos que hagan el producto desarrollado no
funcional.
• Revisión permanente de Logs y registros de auditoria.
• Sesiones de mantenimiento preventivo, con la realización de las actividades necesarias para
ajustes de la base de datos, depuración de archivos temporales.
• Sesiones de afinamiento del motor de base datos y el comportamiento de la aplicación, respecto
a la carga en espacios de almacenamiento, crecimiento en la cantidad de procesos recurrentes,
consumo de recursos de los elementos computacionales en el alojamiento del sistema.
• Revisión de completitud y habilidad de los Backups.
• Borrado de los ficheros huérfanos, rotación de logs, limpieza de archivos temporales.
• Auditoria de logs fallidos.
• Actualización de aplicaciones de terceros como: Máquina Virtual de Java, Image Magick, Apache
Tomcat.

Para la modalidad de soporte técnico y funcional en la cual el proveedor NO REALIZA la
administración de la solución, las actividades anteriores se orientan a apoyar a quien haga la
administración.
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
• Todas las nuevas versiones liberadas de los productos aquí cotizados durante la vigencia del mismo.
Esto no aplica para los desarrollos a la medida. Se estima liberar al menos dos (2) por año.
• La solución de dudas en el uso y administración de los productos aquí cotizados a la persona
designada por el cliente, la cual previamente debe haber recibido la correspondiente capacitación.
• Se convendrá de ser necesario y con la debida anticipación, las sesiones de capacitación de los
módulos o funcionalidades que sean completamente nuevos y que lleguen a incorporarse a SUGO/DE
como resultado de correcciones de garantía o de inclusiones por mejoramiento o mantenimiento del
mismo. No obstante INFOMEGA hará sugerencias de aquellas que por su simplicidad no requieran de
entrenamiento presencial o remoto y suministrará el material de apoyo que facilite la adopción de
tales incorporaciones. Dichas sesiones serán programadas en Cali o Bogotá. En el caso de nuevas
versiones y correcciones que sean liberadas, estas serán soportadas a través de documentación y la
línea de atención de soporte.
• El soporte contribuye al correcto uso y aprovechamiento de SUGO/DE independientemente de la
capacitación e implementación inicial, y asegura que la curva de aprendizaje de la organización con el
sistema sea de corto plazo.
• El soporte permite que el cliente mantenga un nivel de uso de SUGO/DE que aproveche la
configuración, gestión y preservación durante todo el ciclo vida del documento apoyando al cliente
en que maneje el vínculo archivístico de las comunicaciones recibidas, tramitadas y enviadas
mediante la correcta asignación y almacenamiento de metadatos u otras estructuras de control que
permitan fijar y gestionar elementos como series, subseries, tipos documentales, expedientes,
ubicaciones, y en general la creación y actualización de información.
• El cliente reportará sus solicitudes de soporte al Centro de Soporte técnico de lunes a domingo.
Para esto podrá llamar al teléfono (1)7032986 pero para que quede registrado el incidente deberá
enviar también un email a nuestra cuenta: soporte@infomega.biz. En caso de no poder solucionar el
incidente de manera remota, se enviará un ingeniero de soporte hasta sus instalaciones.
• Se atenderán los casos reportados por el cliente, dentro de las siguientes 4 horas, luego de haber
sido recibido el caso por nuestro personal de soporte. Se requiere que el servidor tenga acceso a
Internet para soporte remoto.
El contrato de soporte no incluye el desarrollo de modificaciones, nuevas funcionalidades ni cambios
en el diseño de los módulos del sistema ofrecido por fuera del ciclo de desarrollo y mejoramiento de
la solución. Es decir que desarrollos a la medida o personalizaciones específicas del cliente no están
cubiertas. Si el cliente lo considera conveniente, podremos ofrecer un paquete de horas mensuales
de desarrollo consumibles a su discreción en función de las propuestas y aprobaciones durante el
tiempo de duración del contrato de mantenimiento y soporte, para evolucionar y atender nuevos
requerimientos de desarrollo relacionados con el proyecto y sus necesidades particulares.

5.1 Alcance de Niveles de Servicio
• Asistencia de primer nivel a través de nuestro Centro de Asistencia Técnica el cual está conformado
por ingenieros especializados en las diferentes tecnologías que representamos, brindando y
ejecutando labores de asistencia técnica, Resolución Rápida de Incidentes y Solución de Problemas
en las aplicaciones soportadas
• Asistencia de segundo nivel, de manera remota o en sitio, a través de Ingenieros y Consultores
especializados.
• Actualización Tecnológica: Suministro de Versiones de Software de mantenimiento y versiones
menores para las aplicaciones soportadas.
• Respuesta Rápida en caso de emergencia, por medio de Acceso Remoto.
• Soporte en sitio para diagnóstico. En caso que el acceso remoto no sea efectivo se desplazará un
ingeniero al sitio en donde se reporta el problema, para agilizar su diagnóstico.
• Soporte a Casos de Consultas sobre productos y temas particulares de operación y mantenimiento.
• Asistencia en sitio al siguiente día laboral posterior al reporte del problema para incidentes de
Prioridad 1 si el caso lo amerita.
www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
5.2 Procedimiento General

Los procedimientos que se deben seguir para la apertura de un requerimiento de servicio en nuestro
centro de atención, tienen en cuenta los siguientes aspectos fundamentales:
• Proceso de Llamada • Prioridades de Atención

5.3 Proceso de llamadas
Quedan a su disposición alternativas de comunicación para que puedan fácilmente acceder a nuestro
centro de soporte. El procedimiento de llamadas para la notificación de problemas queda definido de
la siguiente forma:

Correo electrónico servicio de soporte: soporte@infomega.biz
Número telefónico de servicio de soporte: (57) 1 7032986

El Centro de Atención Técnica para atención de fallas contará con la asistencia de Especialistas con
los conocimientos y herramientas necesarios para la resolución de problemas de la forma más
expedita posible.

Si existiera la necesidad de trasladarse al sitio del incidente, este será escalado a un Especialista de
campo, el cual se presentará en el lugar dentro de los tiempos y los horarios establecidos para cada
nivel de servicio de nuestros clientes con convenio de servicio y/o garantías vigentes.

Al instante del reporte de incidente, el cliente, deberá suministrar por medio del correo electrónico
al especialista del Centro de Soporte al menos los siguientes datos (y otros que la operación misma
requiera): tipo de aplicación, ubicación física, falla que presenta y un nivel de Prioridad que será
validado por los ingenieros. A partir de entonces, el responsable designado para reporte y
seguimiento por el cliente recibirá un número de incidente y fecha / hora de registro. El número
permitirá el seguimiento del incidente.

5.4 Proceso de Atención.
El cliente de acuerdo a las prácticas y conocimientos en las aplicaciones que soporta establece
prioridades de atención, y el contacto designado para reporte y seguimiento de incidentes, debe
informar un nivel de prioridad para todas las solicitudes de soporte colocadas en común acuerdo con
el ingeniero que le atiende, de acuerdo con las siguientes definiciones:

• Prioridad 1: El aplicativo está “caído” o el impacto sobre su operación es crítico. Todas las partes
involucradas se comprometen a dedicar recursos de tiempo completo para resolver la situación.

• Prioridad 2: El desempeño operativo del aplicativo es desigual, mientras que las operaciones del
negocio funcionan normalmente. Las partes comprometen recursos durante las horas de oficina
normales para restaurar el servicio a niveles satisfactorios.

• Prioridad 3: Se requiere información o asistencia sobre las capacidades de los productos, o sobre
instalación o configuración. Las partes se comprometen a entregar recursos durante las horas de
oficina estándares para entregar la información o el soporte requeridos.

www.infomega.biz
PRO-1802-1720 v1.2
OTROS SERVICIOS PROFESIONALES QUE SE PUEDEN PRESTAR POR DEMANDA:

La Solución debe permitir la Gestión Documental de parametrización particular del servicio,
mediante una capa de servicios de:
Servicios Profesionales Generales
- Operación en sitio de los equipos de digitalización y manipulación de los documentos a digitalizar.
- Análisis de Nivel de madurez de las empresas frente a las norma Ley 594 de 2000 del Archivo
General de la nación.
- Recomendaciones para implementar un programa de cero papel
- Reconocimiento y análisis de procesos de las empresas para ser implementados en la plataforma
de gestión documental.
- Levantamiento de organigramas de las empresas para ser implementados en la plataforma de
gestión documental.
- Reconocimiento de las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental
(TVD) para ser implementadas en la plataforma de gestión documental.
- Implementación de los procesos de radicación y correspondencia en la plataforma de gestión
documental.
- Implementación de procesos archivísticos en la plataforma de gestión documental
- Digitalización e indexación documental masiva o por demanda en la plataforma de gestión
documental.
- Servicios Profesionales de Consultoría Archivística
- Servicios Profesionales de Parametrización técnica y funcional de la Herramienta
- Servicios Profesionales de TI
Los servicios profesionales que se pueden ofrecer en efecto cubren lo que se menciona y se basan en
el enfoque ECM que es más que una herramienta, una metodología completa para abordar las
problemáticas de gestión de contenido empresarial y estructurar soluciones que articulen todas las
posibles soluciones, métodos y herramientas que pueden servir a una solución integral como la que
busca el cliente. Se trabaja con el enfoque ECM de AIIM (* Association for Image and Information
Management).

De estos requerimientos, todos se podrán desarrollar con la participación de un equipo

multidisciplinario de consultoría con experiencia en las diversas actividades relacionadas las que, de
hecho, hacen parte en mayor o menor grado del enfoque que utilizamos para la implementación de
la solución ofrecida.
www.infomega.biz

PRO-1802-1720 v1.2

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

PRO-1802-1720 v1.2

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

PRO-1802-1720

DECLARACIÓN DE CONFIDENCIALIDAD Y NO DIVULGACIÓN:

• Correspondencia de Entrada SUGO/DE / Gestión de comunicaciones

CAD – Centro de administración documental

• Creación de documentos Alfresco ECM como repositorio. La creación de

CONSIDERACIONES SOBRE EL SERVICIO , SOPORTE, MEJORAMIENTO Y PRECIOS DEL SOFTWARE Y

SERVICIOS PROFESIONALES DE IMPLEMENTACIÓN DE LA SOLUCIÓN:

• Asistencia funcional en el manejo de las herramientas.

GENERALIDADES DE ALFRESCO ECM, BASE DE LA SOLUCIÓN OFRECIDA:

PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE SUGO/DE

MÓDULOS FUNCIONALES DE SUGO/DE:

Control automatizado de envíos y mensajería SUGO/DE - Control de Mensajería

GESTIÓN DE CONTENIDO ALFRESCO ECM:

Este proceso es aún más susceptible de automatización si se incorporan en un futuro herramientas

automáticamente y eventualmente se extiendan a través de un mecanismo de consulta y validación

1. MÓDULO DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES y CORRESPONDENCIA

radicados a un colega o un jefe para su respectiva revisión y aprobación, dejando ver

Adicionalmente dentro de las características principales de este módulo están la reasignación de

3. MÓDULO DE CATEGORÍAS/INDEXACIÓN (Modelos de contenido)

Las opciones de administrador se reflejan de la siguiente manera:

USUARIOS: Creacion de usuario con perfilamiento según sea el

CONSULTAS:Esta opcion esta habiltada para el usuario Solicitante

PARAMETROS DE ARCHIVO: Creacion de Serie Documentales,Crear

BODEGA:Atencion de Solicitudes y hacer ingresos a bodega por

INFORMES:Esta opcion genera informes o reporte s de consultas

SOLICITUDES:Opcion habitada para el auxiliar de bodega o

ATENCION DE SOLICITUDES: Atención y envió de solicitudes consultas

6. ARCHIVO FÍSICO Y ELECTRÓNICO:

Archivo electrónico (Plan de archivos) + Alfresco Records Management:

Transferencias documentales y TRD con ALFRESCO RECORDS MANAGEMENT:

Flujo de trabajo de Transferencias documentales:

Actualización del Inventario de Documentos:

• Nombre del documento.

También es posible exportar la información presentada en la pantalla de inventario a una hoja de

Reporte de documentos por exportar:

Transferencia de Archivo Central a Histórico:

Entrega de Archivo Central a Eliminación:

Integración con Active Directory y Single Sign On:

Cumplimiento de normativas y estándares:

El Gobierno Nacional a través de la Directiva Presidencial 04 de 2012, busca que mediante la

Definición de estructuras de clasificación de documentos:

ANEXO – CONDICIONES DEL SERVICIO

5.2 Procedimiento General

OTROS SERVICIOS PROFESIONALES QUE SE PUEDEN PRESTAR POR DEMANDA:

De estos requerimientos, todos se podrán desarrollar con la participación de un equipo

También podría gustarte