UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA INDOAMÉRICA

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

Tema:

Modelado de Proceso en Bizagi

Gestión por Procesos

Nombre:

Cindy Elizabeth González Chiriboga

Lcdo.:

Ing. Ray Gómez

Ambato – Ecuador

20/01/2024

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 Proceso de orden de compra de Mina Gruezo Constructores S.A.

1. Identificación de necesidades: En esta etapa, los distintos departamentos de la

empresa identifican las necesidades de materiales, equipamiento o servicios requeridos para

llevar a cabo los proyectos en curso. Por ejemplo, en el departamento de obras se identifica la

necesidad de adquirir materiales de construcción adicionales, como arena, ripio y cemento.

2. Solicitud de compra: Una vez identificadas las necesidades, se realiza una solicitud

formal de compra aprobada por el departamento correspondiente en este caso por el Gerente

Administrativo. Para esto, se debe completar un formulario con información detallada sobre

los productos requeridos, cantidades, precios estimados y cualquier otra especificación

relevante.

3. Evaluación de proveedores: El departamento de compras de la empresa se encarga

de evaluar los distintos proveedores disponibles en el mercado para determinar cuál es el más

adecuado en función de la calidad de los productos, precios competitivos, plazos de entrega y

capacidad de suministro. La empresa realiza consultas y solicita cotizaciones a los proveedores

preseleccionados.

4. Selección de proveedor: Con base en la evaluación de proveedores, se realiza la

selección del proveedor más adecuado y se procede a la emisión de una orden de compra

dirigida a dicho proveedor, la orden de compra debe contener información precisa y detallada

sobre los productos solicitados, condiciones de entrega, plazos de pago, entre otros aspectos

relevantes.

5. Aprobación de la orden de compra: Antes de enviar la orden de compra al

proveedor, es necesario que sea aprobada por el Gerente Administrativo o el departamento

compras que es el encargado de autorizar los gastos en la empresa. Esto puede implicar una

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revisión de presupuesto y/o una verificación de la disponibilidad de fondos para realizar la

compra.

6. Emisión de la orden de compra: Una vez aprobada, se genera la orden de compra

en formato físico o electrónico y se envía al proveedor correspondiente. En Mina Gruezo

Constructores es importante mantener un registro de las órdenes de compra emitidas para su

posterior seguimiento.

7. Recepción e inspección de los productos o servicios: Una vez que el proveedor

entrega los productos o servicios solicitados, se realiza una inspección para verificar que

cumplan con las especificaciones y condiciones establecidas en la orden de compra, en caso de

existir desviaciones o no conformidades, se deben aplicar los procedimientos de devolución o

reclamación correspondientes.

8. Registro y pago de la orden de compra: Finalmente, se registra en el sistema

contable de la empresa la recepción de los productos o servicios adquiridos y se procede a

realizar el pago al proveedor de acuerdo a los términos y condiciones establecidos en la orden

de compra.

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 PEDIDO CONVOCATORIA

Solicitante
Notificar
Crear solicitud Notificar
cambios
de compra rechazo
requeridos
Proceso De Compras Inicio de Proceso

Se requieren cambios

No
Solicitud de
autorización
Jefe

Solicitud Autorizada FIN

Requiere Otro

Si
Departamento de Compras

Notificar
aprobación

Cotizaciones Orden de Compra

20/01/2024 7
3 DIAGRAMA 2

Solicitar Seleccionar
cotizaciones Proveedor
Cotizaciones

Inicio de Proceso Recibir Cotizaciones

20/01/2024 9
 Orden de
No Generar pedido
Crear orden de
Departamento de Compras

compra de
y enviar a
compra arena, ripio y
Contabilidad
cemento al
Inicio de Proceso Proveedor
Requiere aprobación

Actualizar
Contabilidad
Crear orden de compra

Aprobar pedido
Si
Gerente Administrativo

No modificar orden

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