FORMACIÓN URW ABRIL 2021

EXCEL

Funciones Básicas y Fundamentos

 FUNDAMENTOS

TIPOS DE FUNCIONES
Estos son los bloques que vamos a revisar durante el día de hoy.

FUNCIONES DE TEXTO FUNCIONES DE FECHA FUNCIONES FUNCIONES LÓGICAS FUNCIONES DE

AGREGADAS REFERENCIA
Nos permiten Pueden convertir Nos permiten aplicar Nos permiten Utilizadas para
manipular cadenas fechas y convertir operaciones de un condicionar el enlazar información
de texto y extraer parte de ellas para grupo de celdas para resultado de una entre tablas
partes que nos facilitar nuestras totalizar fórmula, aplicando diferentes
interesan. hojas de cálculo condiciones
 FUNCIONES DE TEXTO

RIGHT (DERECHA)
=RIGHT(Valor; Caracteres)
Nos permite extraer un número determinado de caracteres desde la derecha de la
cadena de texto
 FUNCIONES DE TEXTO

LEFT (IZQUIERDA)
=LEFT(Valor; Caracteres)
Nos permite extraer un número determinado de caracteres desde la izquierda de
la cadena de texto
 FUNCIONES DE TEXTO

MID (EXTRAE)
=MID(Valor; Desde; Cuántos caracteres)
Nos permite extraer caracteres que están en medio de una cadena
 FUNCIONES DE TEXTO

CONCAT (CONCATENAR)
=CONCATENATE(Valor1; Valor2;…)
Podemos ir concatenando diferentes valores. Éstos pueden ser referencias a otras
celdas, valores fijos (entre comillas) y otras funciones.
 FUNCIONES DE TEXTO

FIND (ENCONTRAR)
=FIND(Valor Buscado; En; A partir de)
Devuelve el número de posición donde se encuentra la primera coincidiencia de
un valor buscado dentro de una cadena de texto. Por defecto, nos devolverá
buscará ese valor a partir de la primera letra, aunque podemos indicarle que
busque a partir de determinada posición.
 FUNCIONES DE TEXTO

TEXT (TEXTO)
=TEXT(Valor; Formato)
Modifica el formato de un valor. Es especialmente útil cuando queremos generar
ceros a la izquierda (códigos postales, albaranes,…). Es necesario que el formato
propuesto coincida con el tipo de dato del valor.. Con Ctrl+1 puedes ver todos los
formatos precargados en el apartado Custom. Por ejemplo, el formato para los
códigos postales sería “00000”.
 FUNCIONES DE FECHA

NOW (AHORA) / TODAY (HOY)

=NOW() / TODAY()
La función NOW devuelve la fecha y la hora actuales, mientras que la función
TODAY tan solo devuelve del día de hoy, sin horas ni minutos.
 FUNDAMENTOS

TIPOS DE ERROR
#VALUE, #NAME, #######, #DIV/0, #REF, #NULL, #N/A, #NUM

Cada error representa un tipo de problemática que deberemos solucionar para

obtener el resultado que buscamos. Utilizar condicionales y validación de errores
que nos aseguren que los datos están como queremos nos permitirá resolver estas
situaciones.
 FUNCIONES DE FECHA

DAY (DIA) / MONTH (MES) / YEAR (AÑO)

=DAY(Fecha) / MONTH(Fecha) / YEAR(Fecha)
Extrae el día, el mes o el año de una fecha.
 FUNCIONES DE FECHA

DAYS (DIAS)
=DAY(Fecha Inicial; Fecha Final)
Calcula la diferencia entre dos fechas.
 FUNCIONES DE FECHA

NETWORKDAYS.INTL (DIAS.LAB.INTL)
=NETWORKDAYS.INTL (Fecha Inicial; Fecha Final; Código libranzas; Rango vacaciones)

Calcula la diferencia entre dos fechas, descontando también las fechas contenidas
en un rango que serán consideradas vacaciones y los días de libranza que son
combinaciones de días de la semana (el 1 es sábado y domingo)
 FUNCIONES DE FECHA

WORKDAY.INTL (DIA.LAB.INTL)
=NETWORKDAYS.INTL (Fecha Inicial; Días a sumar; Código libranzas; Rango
vacaciones)

Añade días laborables a una fecha, descontando también las fechas contenidas en
un rango que serán consideradas vacaciones y los días de libranza que son
combinaciones de días de la semana (el 1 es sábado y domingo)
 FUNCIONES DE FECHA

WEEKDAY (DIASEM)
=WEEKDAY(Fecha; Tipo de semana)
Devuelve un número de 1 a 7 representando a cada día de la semana. En función
del “tipo de semana” podemos indicarle en qué día empieza la semana.
 FUNCIONES DE FECHA

WEEKNUM (NUM.DE.SEMANA)
=WEEKNUM(Fecha; Tipo semana inicio)
Devuelve el número de semana correspondiente a una fecha. En función del tipo
de inicio tendrá en qué día empieza la primera semana entera de un año.
 FUNDAMENTOS

TIPOS DE HOJAS
Separar los diferentes tipos de información nos permitirá
hacer hojas de cálculo sostenibles.
SETUP DATOS MAPEOS VISTAS

Información que se utiliza Datos originales tal como Tablas que utilizamos para Hojas para visualizar la
repetidamente en el nos llegan. Aplicamos enriquecer la información información y presentar
fichero: mes, día, cliente, funciones para original acumulados y gráficas
centro,… transformar
 FUNCIONES AGREGADAS

SUM (SUMA)
=SUM(Rango)

Suma todos los importes de un rango de celdas.

 FUNDAMENTOS

CREAR RANGOS
Crear rangos para cada bloque de información facilita y
agilizar la escritura y trazabilidad de las funciones
Ordenar y etiquetar la información adecuadamente nos permite hacer nuestras
hojas de cálculo más entendibles, adaptables y optimizar las referencias entres
diferentes tablas o bloques de información.
Puedes crear un rango desde el Administrador de nombres o, directamente,
indicando el nombre en el espacio a la izquierda de la barra de fórmulas.
 FUNCIONES AGREGADAS

COUNT (CONTAR)
=COUNT(Rango)

Devuelve los valores numéricos contenidos en un rango. No tendrá en cuenta las

celdas vacías ni las celdas con valores de texto.
 FUNCIONES AGREGADAS

SUMIF(SUMAR.SI)
=SUMIF(Rango Selección; “Condición”; Rango a sumar)

Suma los valores numéricos de un rango, siempre y cuando se cumpla la condición

indicada. Los rangos tienen que ser similares, sino aplicará la longitud del rango
selección.
 FUNCIONES AGREGADAS

COUNTIF (CONTAR.SI)
=COUNTIF(Rango Selección; “Condición”; Rango a
contar)
Cuenta los valores numéricos de un rango, siempre y cuando se cumpla la
condición indicada. Los rangos tienen que ser similares, sino aplicará la longitud
del rango selección.
 FUNDAMENTOS

ARRASTRAR CELDAS
Escribir fórmulas que podamos arrastrar nos permite ahorrar
mucho tiempo
Dominar el uso de la referencias fijas o relativas utilizando el carácter $ para fijar la
columna, la fila o ambas.
 FUNCIONES AGREGADAS

SUBTOTAL(SUBTOTAL)
=SUBTOTAL(Tipo de Operación; Rango de cálculo)

La función subtotal puede realizar cualquier operación acumulada (109 es suma,

102 es contar,…) descartando aquellos valores que están filtrados en ese
momento.
 FUNCIONES DE REFERENCIA

VLOOKUP (BUSCARV)
=VLOOKUP(Valor; Rango; Respuesta; Coincidencia)

Nos permite realizar mapeos buscando un valor dentro de un rango de valores.

Existen dos tipos de coincidencia, exacta (0) o aproximada (1). Sobre la aproxima,
supone que la tabla en la que buscamos está ordenada en orden ascendente,
devolviendo el valor correspondiente al valor menor más cercano.
El valor coincidente tiene que estar en la primera columna.
 FUNDAMENTOS

SHORTCUTS
Muchas de las acciones de usuario se pueden realizar con
combinaciones de teclas.
Cortar Ctrl + X Nuevo Archivo Ctrl + N
Copiar Ctrl + C Abrir Archivo Ctrl + O
Pegar Ctrl + V Cerrar Ctrl + W
Pegado Especial Ctrl + Alt + X Guardar Ctrl + S
Ir al final de los datos Ctrl + Flechas Guardar como F12
Deshacer Ctrl + Z Imprimir Ctrl + P
Rehacer Ctrl + Y Nueva hoja Alt + Shift + F1
Buscar Ctrl + F Borrar hoja Alta+ E, L
 FUNCIONES DE REFERENCIA

MATCH (COINCIDIR)
=MATCH(Valor; Rango; Tipo Coincidencia)

Devuelve la posición en la que existe una coincidencia de un valor dentro de un

rango. Se puede buscar una coincidencia exacta (0), el menor más aproximado (-1)
o el mayor más cercano (1)
 FUNCIONES DE REFERENCIA

INDEX (INDICE)
=INDEX(Rango; Fila)

Devuelve un elemento de un rango. El rango tiene una única columna que será en
la que se buscará el valor de respuesta.
 FUNCIONES DE REFERENCIA

OFFSET (DESREF)
=OFFSET(Celda Referencia; Filas; Columna)

Nos devuelve el valor de la celda que se encuentra a una determinada distancia en

filas y columnas respecto a una celda de referencia.
Se puede utilizar de forma similar la función INDEX incluyendo también la
columna. Al ser una función no volátil tiene mejor rendimiento.
 FUNCIONES DE REFERENCIA

INDIRECT (INDIRECT)
=INDIRECT(Valor)

Cambia la interpretación de una cadena de texto permiendo utilizar el resultado

de una fórmula como si fuese el nombre de rango sobre el que podemos aplicar
las funciones que necesitemos.
 FUNCIONES LÓGICAS

IF (SI)
=IF(Condición; Condición ok; Condición No Ok)

Permite condicionar el resultado de una celda en función de una condición que al

cumplirse nos devolverá un valor y otro valor en caso de que no sea así.
Se pueden anidar tantas condiciones como sean necesarias.
 FUNCIONES LÓGICAS

IFERROR (SI.ERROR)
=IFERROR(Valor si no es error; Valor si hay error)

Nos permite gestionar qué hacemos cuando el resultado de nuestra función es un

valor no esperado. Estos errores deberían hacernos entender mejor qué datos
estamos intentando obtener, y nos permiten mejorar la calidad de nuestras hojas
de cálculo.
 TABLAS DE EXCEL

TABLAS DE EXCEL
Convierte filas de datos en tablas, generando una estructura
de datos que facilita algunas de las tareas con Excel.
Para convertir un listado en una tabla, simplemente apretar Ctrl+T mientras
temenos seleccionada alguna celda del listado.
 TABLAS DE EXCEL

FORMULAS ADYACENTES
Podemos ampliar la tabla con fórmulas para añadir más
información o columnas calculadas.
Cuando Excel reconoce que estamos trabajando con una tabla, nos copiará la
formula en todas las filas automáticamente.
 TABLAS DE EXCEL

SEGMENTACION DE DATOS
Es una herramienta que nos hace mucho más fáciles los filtros
sobre la información contenida en la tabla.
Las segmentaciones de datos permiten generar menús y filtros sobre tablas,
gráficas
 TABLAS DE EXCEL

RANGOS AUTOMÁTICOS
Al convertir en tabla genera automáticamente rangos para
cada columna de la tabla
Podemos referirnos a cualquier columna de la tabla utilizando la siguiente
notación: Nombre de la tabla[Nombre de la Columna]
 VISUALIZACIÓN

VISUALIZACIÓN ORIENTADA
Una definición clara de la información a analizar.

Definir adecuadamente un objetivo, lo convierte no solo en una herramienta de

reporte, sino de comunicación de cuáles son los objetivos principales y los ratios
que aseguran su cumplimiento.
Las funciones matriciales son la clave para agilizar el análisis a distintos niveles.
 VISUALIZACIÓN

SUMIFS (SUMAR.SI.CONJUNTO)
=SUMIFS(Rango Suma; Rango Filtro1; Condición1; …)

Es una de las funciones más potentes a la hora de generar cuadros de mando y

totalizadores. Similar a la función SUMAR.SI, permite incluir tantas condiciones en
la suma como queramos.
Tiene un rendimiento mejor que SUMPRODUCT y conseguimos lo mismo.
 VISUALIZACIÓN

COUNTIFS (CONTAR.SI.CONJUNTO)
=COUNTIFS(Rango Suma; Rango Filtro1; Condición1; …)

Permite incluir tantas condiciones en la cuenta como queramos.

 FUNDAMENTOS

FUNCIONES VOLÁTILES
Son funciones que fuerzan el recálculo de Excel con cada
cambio. Hay que evitarlas en grandes ficheros.
RAND, NOW, TODAY, OFFSET, CELL, INDIRECT y el formato condicional se recalculan
con cada cambio que realizamos en nuestra hoja de cálculo.
Para saber si estamos utilizando estas funciones, abre un archivo y cierra. Si te
solicita guardar los cambios es que las estás utilizando.