CURSO DE GESTIÓN Y

JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA Y
TÉCNICA DE PROYECTOS EUROPEOS
H2020

Universidad de Cádiz, 11 Mayo 2016

Erika Sela, Consultor Senior y CO-Fundador,
INNOVATEC
 EL INFORME FINANCIERO (PERIODIC FINANCIAL
REPORT)
De forma general, este informe incluye:
• Una declaración individua de costes por cada beneficiario - Individual
Financial Statements.
• Explicación del uso de los recursos (use of resources), e información de
subcontrataciones y contribuciones en especie de terceros si las hubieres
• Un informe financiero resumido (periodic summary financial
statement), creado automáticamente por el sistema electrónico y que
muestra de forma consolidada la declaración de costes de todos los
beneficiarios, incluyendo la solicitud de pago intermedios (excepto para
el último periodo)
• Todos los costes se declaran en EUROS. En caso de que sean costes en
otras divisas, hay que utilizar el cambio establecido por la CE y publicado
en la serie C del DOUE.
H2020 Online Manual: Periodic reporting
HERRAMIENTA ONLINE PARA EL SEGUIMIENTO
Y JUSTIFICACIÓN (portal participante)
INDIVIDUAL FINANCIAL STATEMENT
QUÉ PASA SI NO SE PRESENTAN A TIEMPO LOS
REPORTS?

A. El consorcio se retrasa, no presenta los reports a tiempo:

 La CE/Agencia manda un recordatorio
 El plazo para el pago se suspende.
 Si no se manda en un plazo de 30 días, la CE puede dar por
finalizado el Acuerdo de consorcio

B. Un beneficiario se retrasa y no presenta su report financiero:

 El coordinador puede tomar la decisión de enviar los reports del
resto de los beneficiarios.
 Los costes del beneficiario que no ha presentado report se
consdieran 0 para este periodo, pero puede declarar los costes
en el siguiente periodo.
 BLOQUE 3: JUSTIFICACIÓN
ECONÓMICA DE LOS PROYECTOS

Universidad de Cádiz, 11 Mayo 2016

Erika Sela, Consultor Senior y CO-Fundador,
INNOVATEC
 COMO FINANCIA H2020

SUBVENCIONES como principal instrumento de financiación,

La misma TASA DE FINANCIACIÓN POR PROYECTO para TODOS los
participantes,
Una TASA fija para COSTES INDIRECTOS (25%)
Example
Typical Budget Amount in€

A: Personnel- - - - - - - - - �
--
� - -
l 70'000
8 l: Travel 5'000
82: Equipment o
83: Other Costs 25'000
A+B: Total Direct Cost (w/o sub­ 200'000
contracting)
C: Subcontracting l 0'000
F: indirect costs 50'000
Total estimated costs 260'000

For profit company in IA: 70% of 260'000 € = 182'000 €

AII other cases (RIA, and IA for non-profit): 260'000 €
EL PRESUPUESTO DEL PROYECTO
 EL PRESUPUESTO DEL PROYECTO
• El presupuesto estimado del proyecto se incluye el Grant Agreement como
ANNEXO 2.
• Contiene los costes elegibles ESTIMADOS por Beneficiario y Tipo de gasto
• Esta estimación puede sufrir variaciones y ajustes, con transferencias entre
beneficiarios y/o entre categorías de costes sin necesidad de realizar
enmiendas al contrato (se pueden transferir costes pero no tareas!).
• No se pueden añadir gastos de subcontratación que no aparezcan en en
presupuesto estimado. Si fuese necesario incluir una subcontratación no
prevista inicialmente, hay que hacer una enmienda al contrato.
• El presupuesto estimado sirve para determinar el “Maximum grant amount”
del proyecto.
• En el caso de que hubiese beneficiarios que participan con presupuesto pero
que no reciben financiación de la CE, se debe de indicar en el Anexo 2 pero
no se incluye como coste elegible y no computa para el Maximum Grant
Amount.
 TIPOS DE COSTES
ACTUAL COSTS: Costes reales, incurridos, identificables,
verificables y contabilizados
UNIT COSTS : Ejemplos: SME owners' unit cost o
siguiendo las prácticas habituales del beneficiario para
average personnel costs
FLAT RATE: Ejemplo: 25% de Costes indirectos
LUMP SUM : Ejemplo: Phase 1 of the SME instrument
TIPOS DE COSTES
 REQUISITOS PARA QUE UN GASTO SEA
ELEGIBLE EN H2020
• Ser gastos reales.
• Incurridos por el beneficiario.
•Incurridos durante el periodo de ejecución del proyecto (con
excepción de los gastos de preparación del Informe final: 60 días
adicionales)
• Presupuestados en el Anexo 2 del GA
• Generados exclusivamente para lograr los objetivos del
proyecto descritos en el Anexo 1 del GA.
•Registrados en la contabilidad del beneficiario (o en la del
tercero).
•Cumplir con la normativa nacional fiscal y laboral, sin
contradecir el GA.
•Ser razonables, justificables y cumplir con el principio de
economía y eficiencia.
 COSTES NO ELEGIBLES
• Dividendos,
• Gastos financieros,
• Provisiones,
• Intereses,
• Deudas de dudoso cobro,
• Pérdidas por cambio de moneda,
• Comisiones bancarias por transferencias recibidas desde la
CE,
• Gastos irracional o excesivo
• IVA recuperable
• Costes incurridos durante el periodo de suspensión del
proyecto.
 PRESUPUESTO DE LOS PROYECTOS H2020 ESTADOS
FINANCIEROS (ANEXO 2 del GA)

Incluye las siguientes partidas:

– Costes Directos de Personal (A)
– Subcontrataciones (B)
– Coste de proporcionar Apoyo Financiero a No hay limites cuantitativos ni % entre tipos de
terceros (C) Costes • Aviso automático del PP cuando
– Otros Costes Directos (D) Other Direct Costs >15% Personnel Costs, es
– Costes Indirectos(E) necesario detallar esos Other Direct Costs
– Unit Costs especiales (F)
– Ingresos
– Gastos totakes /Contribución UE
– Costes de contribuciones de terceros
trabajando fuera de las instalaciones del
beneficiario
 PRESUPUESTO DE LOS PROYECTOS H2020:
CATEGORIAS DE COSTES
COSTES DIRECTOS: Gastos que pueden ser directamente atribuidos a un proyecto
(i.e: horas investigadores, viajes proyecto, compra fungibles para proyecto, uso de
equipos para proyecto, etc.)
– Costes imputables por completo a la acción
– Costes imputables a varias acciones y su atribución individualizada es medible
directamente
– Su vinculo directo con la acción debe probarse en base a pruebas suficientes
/convincentes
– Registrado correctamente = ser auditable – El sistema de medida utilizado por el
beneficiario de cuantificar el coste adecuadamente – La medicion directa de costes
NO significa aproximaciones, proxies o cost drivers (coste indirecto)

COSTES INDIRECTOS: Gastos que NO se pueden atribuir directamente a un proyecto

sino que su imputación se realiza siguiendo un criterio de reparto (i.e: teléfono,
alquileres, electricidad, agua, personal de administración, etc.)
 COSTES DIRECTOS
Costes relacionados de manera directa con la acción y que por
ello pueden ser imputados de forma clara (completa o
parcialmente) a la misma. Pueden ser:
– COSTES DIRECTOS DE PERSONAL.
– COSTES DE SUBCONTRATACIÓN.
– COSTES DE SUBCONTRATACIÓN - costs of providing financial
support to third parties
– OTROS COSTES DIRECTOS
1. Costes de viajes y Dietas
2. Equipos
3. Costes de otros bienes y servicios
4. Costes operativos de Large Research Infrastructures
 COSTES INDIRECTOS

En H2020, los costes indirectos se imputan como el 25% de los

costes directos, excluyendo subcontrataciones y contribuciones
en especie de third parties.
 COSTES DE PERSONAL ELEGIBLES EN H2020

 PERSONAL CON CONTRATO DE TRABAJO CON EL

BENEFICIARIO
 PERSONAL CONTRATADO POR UNA “THIRD PARTY” PERO
ADSCRITO AL BENEFICIARIO
 PERSONAS FÍSICAS CONTRATADAS DIRECTAMENTE POR EL
BENEFICIARIO CON OTRO TIPO DE CONTRATO NO
LABORAL: Consultores in-house
 CÓMO CALCULAMOS LOS GASTOS DE PERSONAL

Remuneración adicional,
solo para entidades sin
animo de lucro
HORAS DEDICADAS X COSTE/HORA +
AL PROYECTO Indemnización fin de
contrato (cuando se pague
efectivamente y en el
porcentaje
correspondiente
 HORAS DEDICADAS
AL PROYECTO
• Se determina a partir de la dedicación documentada en horas/ días/
meses de cada individuo a la acción
• Debe ser resultado de lo recogido en los registros de tiempos (TIME
SHEETS). (excepto dedicación 100%: declaración)
• En ningún caso las horas trabajadas ≥ horas productivas /trabajables
• No se pueden cargar más horas a proyectos europeos que las
utilizadas para el cálculo de horas productivas (ojo cuando estamos en
varios programas)
• Las bajas de maternidad/paternidad se restan en los tres métodos de
cálculo
• Recomendable usar “time sheets” escritos (o electrónicos) como
mínimo validados por la persona que trabaje en la acción y sus
supervisores con carácter mensual
• Obligación de guardar documentos originales por 5 años (Vs 2 para
Auditorias). También aplica a las Linked TP
Modelo de TIME SHEET
CERTIFICADO
PERSONAL
EXCLUSIVO
ACCIÓN
CÁLCULO DEL COSTE-HORA (Hourly rate)
COSTE DE
REMUNERACIÓN ANUAL
NUMERO DE HORAS DE
TRABAJO PRODUCTIVAS

EJEMPLO
Sueldo anual : 30.000€
Horas de trabajo: 1720 horas
Coste hora: 30000/1720: 17,44€
 CÁLCULO DEL COSTE-HORA (Hourly rate)
• Para el cálculo del coste hora, el beneficiario debe de
usar el coste de remuneración anual y el numero de
horas productivas para cada año financiero cubierto por
el periodo a justificar .
• Si el año financiero no se ha cerrado cuando toca hacer
el reporting, hay que usar el coste horario del año
anterior-
• No se pueden hacer ajustes posteriores
•Excepcionalmente, si no hay datos históricos, se puede
usar el datos real (Contrato nuevo el 01/01/2017)
 COSTE DE RETRIBUCIÓN ANUAL
• Para el cálculo del coste hora, el beneficiario debe de
usar el coste de remuneración anual y el numero de
horas productivas para cada año financiero cubierto por
el periodo a justificar .
• Si el año financiero no se ha cerrado cuando toca hacer
el reporting, hay que usar el coste horario del año
anterior-
• No se pueden hacer ajustes posteriores
•Excepcionalmente, si no hay datos históricos, se puede
usar el datos real (Contrato nuevo el 01/01/2017)
 RETRIBUCIÓN ADICIONAL
Sólo es aplicable a entidades sin ánimo de lucro, bajo los siguientes criterios:
- formar parte de la política habitual del beneficiario;
- criterios de cálculo sean objetivos; se pague siempre que se realice un
determinado trabajo;
- sea de aplicación general con independencia del origen de los fondos
- esté directamente relacionado con el proyecto.
Limitado a 8.000€/persona/año

Ejemplo:
A un trabajador se le paga una retribución adicional por actuar de investigador principal
del proyecto WUFU un importe de 6.000 €.
Horas productivas: 1.720
Horas dedicadas al proyecto: 602
Cálculo de la retribución adicional máxima del proyecto:

De los 6.000 € pagados, únicamente se podrán cargar al proyecto 2.800 €

HORAS PRODUCTIVAS vs HORAS TRABAJABLES

HORAS PRODUCTIVAS es el total de horas anuales que un trabajador está

realizando trabajo activo remunerado. Para su cálculo, es necesario determinar
antes el concepto de horas trabajables retribuidas:
Ejemplo de cálculo de horas trabajables (fijadas en convenio, ley, contrato,…)
365 días al año
-104 fines de semana
-22 días de vacaciones
-13 festivos
226 días trabajables * 8 horas =1.808
Las horas productivas pueden coincidir, o no, con las horas trabajables
Ejemplo 1: cálculo costes personal

Fuente: EUROFusion: H2020 Fact Sheet 1.2: Eligible Rules for Direct personnel Cost
Link https://www.euro-fusion.org/collaborators/coordinator-unit/fact-sheets/
Ejemplo 2: cálculo costes personal

Fuente: EUROFusion: H2020 Fact Sheet 1.2: Eligible Rules for Direct personnel Cost
Link https://www.euro-fusion.org/collaborators/coordinator-unit/fact-sheets/
Ejemplo 3: cálculo costes personal

Fuente: EUROFusion: H2020 Fact Sheet 1.2: Eligible Rules for Direct personnel Cost
Link https://www.euro-fusion.org/collaborators/coordinator-unit/fact-sheets/
 EJEMPLO PRÁCTICO cálculo costes
personal

Una persona está contratada por un Centro de Investigación sin ánimo de lucro para
tareas de I+D. Ha sido nombrado investigador principal de un proyecto por lo que,
siguiendo la política habitual del Centro, ha recibido un bonus de 9.000 €.
Esta persona ha dedicado 150 horas a un proyecto financiado con fondos de
Horizonte 2020.
Sueldo anual: 60.000 €
Seguridad Social a cargo de la empresa: 13.337 €
Horas productivas: según el método 1 : 1720 HORAS
EJEMPLO PRÁCTICO cálculo costes personal
 COSTES DIRECTOS
COSTES DE PERSONAL: OTROS
• Costes de contratación: NO elegibles como regla general (salvo en
ERC)
• Contratos de formación (100%): NO elegibles
• Indemnizaciones por despido: NO son elegibles salvo que
provenga de una obligación legal (calculo en proporción al tiempo
dedicado al proyecto) y se devenga durante la duración del
proyecto.
• Teletrabajo: Se acepta si es practica habitual de la entidad y se rige
por una normativa interna clara y es posible identificar y justificar
las horas dedicadas al proyecto
• Contribuciones en especie (coche de empresa, tickets restaurante,
etc.): SI elegibles si son practica habitual de la entidad y cumplen
con todos los criterios generales de elegibilidad
 COSTES DIRECTOS
COSTES DE PERSONAL: OTROS
CONSULTORES IN-HOUSE: Coste de personas físicas trabajando para el
beneficiario (part-time or full-time) con un vínculo contractual distinto al
laboral y cumpliendo unas determinadas condiciones:
–Contrato entre la persona y el beneficiario (no con una empresa)
–Contrato por horas (no por resultados)
–trabajar bajo las instrucciones del beneficiario y en principio en las
instalaciones del beneficiario;
–el resultado del trabajo pertenece al beneficiario y
–su coste no difiere de manera significativa del personal realizando tareas
similares bajo contrato laboral).
- Se justifican como gasto de personal.
• Su remuneración se basa en working hours (time sheets)
• Coste de estas personas se calculará al igual que para el personal del
beneficiario y como HOURLY RATE se utilizará el que aparezca en el contrato.
•Si el contrato fija un coste total pero no establece un número de horas, estos
costes deberán declararse como “purchase of service (Art 10) or subcontract (Art
13) y NO como costes de personal.
 COSTES DIRECTOS: VIAJES Y DIETAS
•Se pueden incluir como GASTOS del proyecto , los
gastos de viajes y las dietas, siguiendo las prácticas
habituales del beneficiario.
•Gastos: billetes de avión, hotel, dietas, taxis, tren, ….
•Guardar tarjetas de embarque, agendas y minutes de
reuniones para justificar el viaje.
• Gastos de viajes de expertos

NUEVO EN H2020
El IVA NO recuperable (o NO identificable) es elegible
–Los gastos de desplazamiento para el KoM pueden ser anteriores al proyecto siempre
que :
•El KoM tenga lugar durante el periodo del proyecto y
•Se justifica que es la opción más económica (NB: si el importe es significativo, el
AMGA recomienda consultarlo con el PO)
 COSTES DIRECTOS: EQUIPOS
H2020 NO financia la adquisición de equipos, sino su uso, es decir, la
AMORTIZACIÓN de equipos, infraestructuras y otros bienes usados en proyecto,
salvo que su vida útil sea menor o igual que la del proyecto.

Se considera Bienes de equipo o inventariables, aquellos materiales que nos son

susceptibles de un rápido deterioro por su uso, formando parte del inventariado de
una entidad.

–En Algunos casos se podrán recoger el 100% del coste de compra de equipos,
infraestructura u otros bienes si se especifica en el WP

–Alquileres (incluyendo los impuestos y tasas no deducibles) siempre que sea

demostrable que precio es igual o inferior a compra y quitando gastos financieros
extras asociados al propio alquiler, leasing, rental, etc..)

•Importe a justificar para AMORTIZACIONES siguiendo la siguiente formula:

 COSTES DIRECTOS: EQUIPOS

Matizaciones:
• Incluye todos los gastos hasta la puesta en condiciones de
funcionamiento;
• Pueden ser equipos adquiridos con anterioridad al inicio
del proyecto (siempre que no se encuentren totalmente
amortizados)
• Incluye el IVA cuando no sea recuperable;
• Ojo con los equipos financiados con fondos FEDER
 COSTES DIRECTOS: EQUIPOS

Matizaciones:
• Puede resultar complicado saber el % de amortización de un bien
si lo estamos dedicando a investigación;
• Utilizar el porcentaje habitualmente empleado para bienes
similares;
• Se justificará normalmente con las Cuentas Anuales;
• Cuando no existan bienes similares, analizar si procede la
utilización de tablas fiscales.
 COSTES DIRECTOS: EQUIPOS

Matizaciones:
• Es el tiempo de dedicación efectiva del equipo al proyecto;
• Se debe disponer de un sistema de registro de tiempos que
justifique la dedicación;
• Es muy importante guardar documentación justificativa de dicha
dedicación de cara a una auditoría de la CE.
 COSTES DIRECTOS: EQUIPOS

Matizaciones:
• Corrector que se utiliza cuando se justifican periodos distintos al
año o equipos comprados durante el proyecto:
a) Periodo igual al año:
100.000 € x 10% x 100% x 365/365 = 10.000€
b) Periodos inferiores al año (6 meses= 182,5 días ):
100.000 € x 10% x 100% x 182,5/365 =5.000€
c) Periodos superiores al año (2 años= 730 días ):
100.000 € x 10% x 100% x 730/365 = 20.000€
 OTROS COSTES DIRECTOS: PROTOTIPOS

Fuente: Las reglas de juego de HORIZON 2020. Principales novedades y su impacto a nivel operativo. Presentación
A. Martinez, NCP aspectos legales.. Valencia Octubre 2014.
 EJEMPLOS
CONTRATOS DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
EJEMPLOS:

-Certificados de Auditoría
- compra de un ordenador
- Consumibles y suministros, -
-Publicaciones y actividades de difusión, diseminación (incluyendo “open access “
durante la acción)
-- Traducciones,
- Organización de eventos, Catering,
-Gastos IPR (incluyendo costes para proteger los resultados y royalties pagados
por derechos de acceso necesarios para la acción)
-Creación de una web para la gestión online del proyecto (si esto no es una tarea
especifica del proyecto)
 LA SUBCONTRATACIÓN DE TAREAS EN H2020
(Direct cost of subcontracting)
H2020 permite la subcontratación de determinadas tareas del proyecto
La subcontratación debe de venir explicada en el anexo 1 (DoA) del grant Agreement
y el presupuesto estimado en el Anexo 2 (razón, tarea y coste)
No se pueden subcontratar actividades claves del proyecto
En ningún caso se puede subcontratar como forma de evitar las condiciones de elegibilidad
(socio no elegible para ser financiado).
El precio de la subcontratación no computa para gastos indirectos.
La subcontratación debe de seguir el proceso utilizado normalmente por el beneficiario
(concurso público, tres ofertas) y garantizar best value for money
El subcontratista no tiene derechos ni obligaciones en relación con la CE ni con el resto del
consorcio
La propiedad intelectual generada es propiedad del beneficiario

Algunas tareas del coordinador no pueden subcontratarse (Art. 41.2 (b)) : distribución de
los fondos, revisión de reports, ..

Prohibida la Subcontratación entre beneficiarios y a entidades afiliadas (excepto que exista

un framework contrac)
EJEMPLOS DE SUBCONTRATACIONES

• CONSTRUCCIÓN DE UN PROTOTIPO
• LLEVAR A CABO UNA ENCUESTA DE OPINIÓN
• DISEÑO DE LA PÁGINA WEB
• PRUEBAS DE RESISTENCIA DE MATERIALES
PREGUNTAS Y RESPUESTAS -1
PREGUNTAS Y RESPUESTAS -2
PREGUNTAS Y RESPUESTAS -3
PREGUNTAS Y RESPUESTAS -4
PREGUNTAS Y RESPUESTAS - 5
 EVITAR ERRORES MAS COMUNES
•Verificar que se han incluido las TERCERAS PARTES (Art. 6, 11, 12, 14 MGA),
• Verificar que se han incluido las SUBCONTRATACIONES (Art. 13 MGA): NUNCA caben
subcontrataciones entre socios.
• Si se utilizan “IN-HOUSE CONSULTANTS”, verificar que se cumplen con las condiciones
establecidas (Art. 6.2 A2 MGA),
• COSTES DE PERSONAL se refieren en principio a empleados, valorar la participación de
entidades sin personal como subcontratistas(Art. 6.2 A1 MGA),
• Utilizar “TIME RECORDS”,
• Declarar COSTES REALES (Art. 5, 6(1) MGA), ojo con las facturas internas que no tengan
relación con coste real,
• Declarar TODOS LOS COSTES (incluidos aquellos para los que no se vaya a solicitar
aportación UE),
• Incluir únicamente las AMORTIZACIONES de EQUIPOS en función de su utilización para el
proyecto,
• Relación de los CONSUMIBLES con el proyecto.
• Demostrar “BEST VALUE" en compras de bienes, trabajos y servicios (Art. 10 MGA) y en
Subcontrataciones (Art. 13 MGA) a través de tender, 3 ofertas, estudios de Mercado, etc.
La CE aceptará las practicas habituales y acuerdos comerciales previos siempre que se
apliquen de forma coherente…
• Nunca caben subcontrataciones entre socios
RECOMENDACIONES PARA UNA BUENA GESTIÓN

ENTENDER LEER Y ENTENDER LAS REGLAS DE H2020

ORGANIZAR LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

ORGANIZAR DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN SIGUIENDO LAS
REGLAS DEL H2020

VERIFICAR LA ELEGIBILIDAD DE LOS GASTOS

VERIFICAR ANTES DE EJECUTARLO
ENTE LA DUDA, NCPS O EL PROJECT OFFICER

RECOGER Y GUARDAR TODA LA

DOCUMENTACIÓN QUE SOPORTE LOS GASTOS
GUARDAR JUSTIFICADOS PARA FUTUROS CONTROLES Y
AUDITORIAS
 AUDITORIAS
Existen 3 tipos de auditoría:
 AUDITORÍAS SOBRE ESTADOS FINANCIEROS (Certificate on the Financial
Statement: CFS)
Obligatoria únicamente cuando la contribución financiera por proyecto y
beneficiario supere los
325.000 €. Para el cómputo de este importe no se considerarán las tarifas fijas
(por ejemplo los
gastos indirectos);
Se realiza al final del proyecto;
El gasto de la auditoría será financiable sólo si es obligatoria
 AUDITORÍA METODOLÓGICAS (Certificate on the Methodology: CoM):
Cuando se utilizan Costes unitarios (Costes medios de personal)
 AUDITORÍAS DE LA COMISIÓN EUROPEA (ex post Audits) :
La Comisión Europea se reserva el derecho de auditar los proyectos hasta 2 años
después de su finalización.
• La propia Comisión Europea;
• Alguna empresa de auditoría contratada por la CE;
• La Corte de los Auditores;
• La Oficina Europea de lucha contra el fraude.
AUDITORIAS DE LA CE
 CONTROLES Y REVISIONES

CONTROLES: La CE/Agencia directamente o a través de

expertos externos puede chequear y/o solicitar
información adicional al beneficiario y terceras partes en
cualquier momento.

REVISIONES: La CE/Agencia directamente o a través de

expertos externos puede revisar la correcta
implementación técnica por parte del beneficiario y/o
terceras partes en cualquier momento y hasta 2 años tras
el “payment of the balance”
 ENMIENDAS AL ACUERDO DE SUBVENCIÓN
AMENDMENTS TO THE GRANT AGREEMENT

PROCEDIMIENTO
Se pueden solicitar por cualquiera de las partes (la CE y el coordinador) a través de un
procedimiento online a través del PP (My Area)
El coordinador entrega y recibe las solicitudes de amendment de parte de los
beneficiarios (Anexo 3)
Normalmente, el consorcio llega a un acuerdo para solicitar un amendment, pero
puede ocurrir que se solicite el cambio del coordinador
La notificación debe incluir:
– Las razones
– Los documentos justificativos necesarios, y
– Para cambios de coordinador sin su acuerdo, su opinión por escrito
Si la parte que recibe la solicitud esta de acuerdo , debe firmar el amendment a través
del PP en 45 días desde su notificación. Si no está de acuerdo debe comunicarlo
por la misma vía en el mismo plazo
 ¿CUANDO HAY QUE HACER UNA SOLICITUD DE
ENMIENDA ?
1. Removing a beneficiary
2. Adding a new beneficiary
3. Change of beneficiary due to partial takeover (called ‘partial transfer of rights and
obligations’ in FP7)
4. Change of coordinator
5. Change of the coordinator’s bank account for payments
6. Change of the starting date, duration of the action or reporting periods
7. Significant changes to Annex 1 (description of the action), in particular:
1. tasks are added/removed) or of their division among the beneficiaries
2. changes concerning in-kind contributions provided by third parties (against payment
or free-of-charge) or subcontracts
8. Changes to Annex 2 (estimated budget) which require an amendment (Art. 4), in
particular:
– transfer of amounts between beneficiaries or between budget categories (or both)
which arises from a significant change that affects the
action’s work (i.e. Annex 1)
– a budget transfer to a form of costs that is not provided for in Annex 2 (e.g. from
actual costs to unit costs)
 ¿CUANDO NO HAY QUE HACER UNA SOLICITUD DE
ENMIENDA ?

1. Budget transfers not listed above (Financiación máxima

concedida al proyecto y Naturaleza de la acción (anexo I)
2. Change of name or address of a beneficiary or coordinator (La
validación en el portal es suficiente)
3. Change of beneficiary due to universal takeover (called
‘universal transfer of rights and obligations’ in FP7)

Más detalle en el Art 55 of the H2020 Annotated Model Grant Agreement (pág.
286 y sgts)
Cases where no amendment is needed:
Certain budget transfers

Budget transfers and re-allocation Amendment needed?

From one beneficiary to another NO

From one budget category to another NO

Addition/removal of tasks in Annex 1

YES
Re-allocation of tasks in Annex 1

Transfers between different forms of costs YES if no budget was foreseen for
(actual costs, unit costs, etc.) the 'form of cost' receiving the transfer

New subcontracts, new in-kind contributions YES (strongly advised)

 Budget transfers - examples

Estimated eligible* costs (per budget category)

[C. Direct
B. Direct costs of
A. Direct personnel costs costs of fin. D. Other direct costs
subcontracting
support]
A.1 Personnel A.4 SME owners without salary D.1 Travel
A.2 Natural persons under direct A.5 Beneficiaries that are natural
D.2 Equipment
contract persons without salary
A.3 Seconded persons D.3 Other goods and services
[A.6 Personnel for providing access to D.4 Costs of large research
research infrastructure] infrastructure

Form of Unit 
Actual Unit  Actual Actual Actual
costs****
XX EUR/hour

(a) Total (b) No hours Total (c) (d) (e) (f)

Beneficiary 1 500.000 0 100 3.213 150.000 0 325.000

Beneficiary 2 0 300.000 0 0 0 0 125.000