404 Diagnostico Integral de Archivo 2017 PTLLPDF

DEPARTAMENTO DEL META
MUNICIPIO DE PUERTO LLERAS

NIT 892.099.309-2
DESPACHO ALCALDE VERSION: 3

DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO FECHA: 04/01/2016
CODIGO: F-AGD-01
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO

DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE
PUERTO LLERAS- META
“CONSTRUYENDO PROGRESO”
Elaboró: Edwin Rivas Código postal: 503001
Reviso: Frey Leodan Montaña García Cra. 5 Nº 5 – 156 -Tel.: 098-6524207 098-6524170, Fax: 098-6524101 Página 1 de 32
Aprobó: Yecid Jiménez Castro E-mail: alcaldía@puertolleras-meta.gov.co - controlinterno@puertolleras-meta.gov.co
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CODIGO: F-AGD-01
PROPOSITO
 Identificar los principales componentes del diagnóstico de archivo, teniendo

como base; aspectos organizacionales, evaluación infraestructura física y
tecnológica, diagnostico documentos en soporte físico, diagnostico
documentos en soporte electrónico, método de análisis de la informacion y
priorización de acciones.
 Canalizar informacion oportuna que indique el estado real en que se

encuentra los fondos documentales de la alcaldía Municipal de Puerto lleras
 Diagnosticar puntualmente, infraestructura física y tecnológica, recopilación

histórica y organizacional, volumen documental, conservación preventiva,
deterioro, condiciones ambientales, sistemas de información, unidades de
almacenamiento.
 Identificar información oportuna de las condiciones generales de los

depósitos de archivo central y de las diferentes dependencias, condiciones
ambientales y estados de conservación de los soportes documentales físicos
y electrónicos.
 Establecer métodos de análisis de información para la toma de decisiones en

materia archivistica.
 Evaluar mecanismos y herramientas que contengan políticas archivísticas

aplicables mediante estrategias de equipos de trabajo en pro de la
conservación de la informacion municipal.
 Controlar mediante la informacion recolectada las acciones a seguir de

acuerdo a los resultados recopilados atendiendo falencias presentadas e
identificadas.
 Priorizar acciones correctivas y preventivas en materia de gestión

documental.
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DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
El diagnóstico integral de Archivo municipal, identifica y evalúa el estado de

conservación y deterioro presente en los soportes documentales garantiza una
visión completa de la situación en la que se encuentra el archivo central Municipal,
pues contempla aspectos administrativos, de infraestructura, del entorno físico.
Su estructura se basa
centralmente en seis
componentes tales como;
aspectos organizacionales,
evaluación de la
infraestructura física y
tecnológica que se aplique
la gestión documental
actual, diagnostico de
documentos en soporte
físico, diagnostico de documentos en soporte electrónico, diseño de método de
análisis de informacion, priorización de acciones y soportes documentales anexos
que fortalezcan y apoyen la estructura principal del presente instrumento
Archivistico municipal.
De igual manera servirá como estructura para general programas de conservación

preventiva, dirigidos a la corrección, mantenimiento, evaluación y control, facilitando
los procesos de gestión documental atendiendo a los principios de procedencia y
orden original y al ciclo vital de los documentos, facilitando la preservación de la
información documental, la prestación de un servicio eficaz y eficiente en el Archivo
central como de la Alcaldía Municipal en general.
Se pretende identificar hallazgos que nos permitan proyectar acciones

contemplando presupuesto para la adquisición de materiales e insumos
adelantando correctivos basados en la determinación de necesidades precisas y
reales acordes a la realidad de los depósitos de archivo, para mitigar los riesgos
evidenciados.
El presente instrumento pretende ser base fundamental de consulta y continua

utilización del archivo central y archivos de gestión, base fundamental para la
elaboración de sistema integrado de conservación, plan institucional de archivos y
programa de gestión documental.
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ALCANCE
El presente instrumento Archivistico tiene como alcance al archivo central y los

diferentes archivos de gestión que reposan en cada una de las diferentes
dependencias de la Alcaldia Municipal de Puerto Lleras – Meta, con la única
finalidad de identificar criterios de riesgo, vulnerabilidad que afecten directamente
los soportes documentales conllevando a la pérdida parcial o total de la informacion
y delimitando a nuestra comunidad del acceso a la informacion publica.
El diagnostico genera puntos a atender mediante prioridad de acciones de acuerdo

a la gravedad de los hallazgos que se generen buscando fortalecer la gestión
documental y promoviendo con ello el cumplimiento a de la normatividad archivistica
vigente, teniendo en cuenta que contamos con dos depósitos de archivos con altos
volúmenes de informacion, con una infraestructura amplia pero que con falencias
que se pretender identificar y detallar y garantizar solución.
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MARCO LEGAL
Cada que pretendemos estructurar una herramienta archivistica que proporcione

estrategias y políticas de gestión documental, atendemos a la normatividad vigente
expedida por el Archivo General de la Nación, se pretende con las mismas contar
con un como mecanismo de informacion y obligatorio cumplimiento en nuestro
municipio. mediante las cual se manifiesta el derecho objetivo y se establece un
ordenamiento jurídico, así mismo, estas normas tienen la facultad de imponer
deberes y conferir derechos generales, agilidad, celeridad, claridad en la
comprensión y aplicación, y el acceso a información actualizada sobre lineamientos
y normas existentes en materia archivística a nivel nacional y municipal.
Se pretende así mismo crear políticas públicas internas que proporcionen al

responsable del manejo de los archivos procesos y procedimientos a seguir para el
correcto manejo y organización de la documentación fisca y electrónica de la
alcaldía municipal de Puerto Lleras.
 LEY 594 DE 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos
y se dictan otras disposiciones autorizadas
 DECRETO 1080 DE 2015: Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura

 DECRETO 1515 DE 2013: transferencias secundarias y documentos de valor
histórico
 DECRETO 1510 DE 2013: sistema de compras y contratación publica
 ACUERDO 011 DE 1996: criterios de conservación y organización de
documentos
 ACUERDO 049 DE 2000: conservación de documentos – condiciones de

edificios y locales destinados para archivo
 ACUERDO 042 DE 2000: criterios para la organización de archivos de
gestión
 ACUERDO 050 DE 2000: conservación de documentos – preservación de
deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo
 ACUERDO 002 DE 2004: lineamientos básicos para la organización de
fondos acumulados
 ACUERDO 004 DE 2013: TRD- Tablas de retención documental
 ACUERDO 005 DE 2013: clasificación, ordenación y descripción de archivos
 ACUERDO 006 DE 2014: sistema integrado de conservación
 ACUERDO 008 DE 2014: especificaciones técnicas y requisitos para la
prestación de servicios de depósito de , custodia, organización reprografía y
conservación
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NORMATIVIDAD INTERNA
Teniendo en cuenta cada una de las actuaciones que se han reglamentado en

nuestro municipio en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 ley general de Archivos,
en pro del fortalecimiento de las actividades en materia Archivistica se ha
adelantado de la siguiente manera:
 Acuerdo N° 006 de 2005 Por medio del cual se crea el Consejo municipal de
archivo
 Decreto Administrativo N° 027 de junio 23 de 2008- Por el cual se crea el
comité de Archivo del Municipio.
 Acuerdo N° 001 de 2008- Por medio del cual se conforma el comité evaluador
de documentos
 Decreto N° 023 de 209, por el cual se adopta el manual de archivo
 Decreto N° 022 de 2009, por el cual se adopta el reglamento de archivo
 Resolución Administrativa N° 201 de mayo 18 de 2009- Por el cual se adopta
la actualización de las Tablas de Retención Documental TRD para la alcaldía
municipal de puerto lleras – meta y se dictan otras disposiciones para la
conservación y preservación del patrimonio documental.
 CREACION DEL CARGO: se hace claridad que a la fecha no se ha creado
la Dependencia de ARCHIVO CENTRAL MUNICIPAL, pero si el cargo:
Acuerdo No.006 del 04 de 2013 Emanado por el Consejo Municipal de Puerto

Lleras-Meta- Por el cual se determina la actual estructura orgánica de la
Alcaldia Municipal.
Decreto administrativo N° 055 de 14 de junio de 2013- por el cual se
establece la planta de personal de la administración municipal de puerto
lleras –meta y se dictan otras disposiciones.
 Decreto administrativo N° 068 de 21 de junio de 2013- por el cual se crea el
comité Interno de Archivo de la Alcaldia municipal de Puerto Lleras- Meta.
 Resolución N° 322 del 8 de julio de 2013- por el cual se adoptan las Tablas
de Retención Documental.
 Resolución N° 323 de 11 de Julio de 2013 –Por el cual se elaboran las Tablas
de Valoración Documental
 Resolución administrativa N° 303 de 10 de octubre de 2014- Por medio del
cual se adopta el programa de gestión documental (PGD) para la
administración Municipal de Puerto Lleras- meta. Acta comité Interno de
Archivo N° 003 del 25 de septiembre de 2014
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COMPONENTES
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1. ASPECTOS ORGANIZACIONALES
DATOS GENERALES
NOMBRE DE LA ENTIDAD: ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO LLERAS

DEPARTAMENTO: META
NIT: 892099309-2
ORDENANZA Nª 063 DE 1965.POR LA CUAL SE CREA EL MUNICIPIO DE
PUERTO LLERAS META.
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL/ ALCALDE JHONN KENYDE TRIANA
OSMAS (2016-2019)
DIRECCIÓN: CARRERA 5 N° 5-156 BARRIO LA ESPERANZA
TEMPERATURA: 29°C
HUMEDAD: del 63 %
LIMITES: PUERTO LLERAS ES LIMITADO POR LOS SIGUIENTES MUNICIPIOS:
AL NORTE CON SAN MARTÍN Y FUENTE DE ORO; AL SUR CON PUERTO RICO;
AL ORIENTE CON MAPIRIPÁN Y AL OCCIDENTE CON FUENTE DE ORO, SAN
JUAN DE ARAMA Y VISTA HERMOSA.
ELEVACIÓN: 450 METROS
TELÉFONO – PBX: 098-6524207 098-6524170, Fax: 098-6524101
DISTANCIA: 146 km a Villavicencio
NUMERO DE DEPENDENCIAS: 13
GENTILICIO: PUERTOLLERENSE
SITIO WEB: http://www.puertolleras-meta.gov.co/index.shtml
MAPA:
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HISTORIA INSTITUCIONAL
Fue fundado el 29 de noviembre de 1965 por Héctor Castañeda, Marcos Pulgarín,

Ramón Escobar, Jorge Bejarano, Pablo Emilio Cabrera, Floro y Helena Paz. Fue
erigido como municipio el 29 de noviembre de 1965, mediante la ordenanza Nº 063.
En el sitio en donde hoy se halla localizada la cabecera municipal, finalizando la
década de los años cuarenta, existía una bodega que posibilitaba la
comercialización de pieles de animales, especialmente de tigrillo y caimán, que eran
comercializadas con empresas alemanas. La labor intermediaria era ejercida por
Carlos Merchán, quien mensualmente hacía incursiones hacia lugares a recogerlas.
La bodega, se encontraba localizada sobre la margen izquierda del río Ariari y era
de propiedad de la familia Sáenz, motivo que determinó que dicho sitio comenzara
a denominarse Puerto Sáenz, denominación que perduró hasta 1958, cuando se
cambió por el de Puerto Lleras, en honor al recién electo presidente Alberto Lleras
Camargo, nombre éste que retoma la ordenanza que lo crea como municipio en
1965.
Puerto Lleras se halla vinculado a los procesos de colonización desarrollados sobre

el sudoeste del departamento del Meta, desde la década de los años 50.
En primer lugar es de señalar que sobre la región del Ariari se van a crear
asentamientos campesinos vinculados a la problemática nacional que tuvo origen a
raíz de la aguda situación política desatada por la muerte de Gaitán. Fueron esos
años los que comenzaron a configurar elementos de pertenencia por parte de los
que ingresaban al Ariari, al territorio que les posibilitaba de una o de otra manera no
sólo huir de la violencia partidista de estos años sino también la reconstrucción de
sus vidas. Es importante destacar el papel que va a jugar el río Ariari, sobre todo la
parte navegable San José y la hoy cabecera municipal ya que dicha ruta permitió
en esos años el abastecimiento de alimentos y armas para las guerrillas liberales
que luchaban en el Llano.
Esta conexión fluvial también se hallaba vinculada a la extracción de variadas

riquezas naturales de flora y fauna, desde el siglo pasado, algunas vinculadas a
mercados internacionales. Al presentarse las políticas de Paz de 1953, el territorio
del actual municipio de Puerto Lleras va a ser determinante en dichas negociaciones
puesto que va a ser considerado como territorio en donde el partido liberal debería
ejercer un control a través de líderes Liberales Guerrilleros, tal el caso de Dumar
Aljure y Plinio Murillo. Esto explica que al implementarse las políticas oficiales de
colonización sobre la región del Ariari, dando cumplimiento a las leyes 20 y 26 de
1958, y al fracasar tales políticas en el medio Ariari, Canaguaro y avichure, la
migración de colonos hacia estos territorios fuera en alta proporción.
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Se presentó un proceso de re acomodo de campesinos en la zona ocupada de la

vega del Ariari y la margen derecha, por inmigrantes procedentes del Valle, el Gran
Caldas y el Tolima que no encontraron tierras, en las colonizaciones de Canaguaro
y Avichure impulsadas por la Caja Agraria; al igual, similar proceso se presentó
sobre las vegas del río Manacacías de pobladores procedentes del Altiplano Cundí
Boyacense y Santander. Estos elementos crearon circunstancias especiales de
identidad política, económica, social y cultural en donde cada uno de dichos
aspectos está jugando un papel importante en la configuración de identidad cultural
de carácter regional para el caso de los habitantes del Ariari y en la cual participan
los moradores del hoy municipio de Puerto Lleras.
VÍAS DE COMUNICACIÓN
AÉREAS: Una pista a 1 Kilómetro del casco Urbano
TERRESTRES: Se comunica por vía terrestre con Bogotá, Villavicencio, Granada,

Fuentedeoro, Puerto Rico, Puerto Concordia, San José del Guaviare y Mapiripán.
La Flota La Macarena presta servicio de pasajeros y encomiendas a las localidades
de Puerto Rico, Puerto Concordia y San José del Guaviare, por el costado sur del
departamento. Igualmente, a Fuentedeoro, Granada, Villavicencio y Bogotá,
siguiendo el rumbo norte de la carretera Troncal de Oriente.
La Cooperativa de Transportadores del Ariari (COOTRANSARIARI), desde su base
en Granada, cubre el servicio de pasajeros a Caño Rayado, Villa La Paz, Brisas del
Güejar, Puerto Lleras y Casibare.
La Cooperativa de Transportadores Fuentedeoro (COOTRANSFUENTEDEORO)
suple el servicio de pasajeros desde Granada, pasando por Puerto Lleras, hasta
Tierra Grata y Casibare.
FLUVIALES: Durante los meses invernales, las aguas del río Ariari permiten el
desplazamiento de embarcaciones de pasajeros y carga hasta Puerto Rico, Puerto
Concordia, San José del Guaviare, caseríos aledaños al río Guayabero y los
departamentos regados por los ríos Guaviare e Inírida.
Navíos con capacidad de hasta 200 toneladas de peso, surcan las aguas del Ariari,
junto a falcas, voladoras y canoas de menor calado. Las empresas dedicadas al
transporte de carga generalmente tienen sede en la ciudad de Villavicencio. El río
Manacacías que riega los municipios de Mapiripán y Puerto Gaitán presenta una
opción de transporte para los habitantes de la parte oriental del municipio de Puerto
Lleras.
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ESTRUCTURA ORGÁNICA
MISION
El Plan de desarrollo “Construyendo progreso” será el camino para conducir el
municipio de Puerto Lleras hacia el desarrollo agro turístico, productivo y sostenible,
que garantizará el mejoramiento de la calidad de vida de los puertollerenses y el
goce efectivo de sus derechos, en un ambiente de paz e inclusión.
VISION
Para el 2019, Puerto Lleras será reconocido como un municipio con un alto
desarrollo económico, turístico y ambientalmente sostenible, institucionalmente
fortalecido, garantizando el goce efectivo de los derechos de todos sus grupos
poblacionales, en condiciones de igualdad y no discriminación, con la integración
de todos los actores sociales en la construcción de la paz y la reconciliación, con
una gestión pública efectiva y transparente, articulado con la región y la nación.
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2. EVALUACIÓN INFRAESTRUCTURA FÍSICA Y

TECNOLÓGICA ARCHIVO CENTRAL
N° CATASTRAL 010000230011000
ANTIGÜEDAD DE LAS INSTALACIONES 25 años de antigüedad aproximadamente
UMATA, Inspección De Policía, Programas sociales,
OTROS USOS Más familias en Acción, Cultura y deporte, Casa de
la Cultura, Biblioteca, Oficina jefe de Nucleo.
DIRECCIÓN CALLE 6A N° 5-15-37 BARRIO CENTRO
CREACIÓN DE LA DEPENDENCIA NO CREADA
TELÉFONO- FAX 6524101-6524001
gestiondocumental@puertolleras-meta.gov.co
CORREO ELECTRÓNICO DEPENDENCIA secretariageneral@puertolleras-meta.gov.co
FUNCIONARIO RESPONSABLE EDWIN JIOVANY RIVAS SALAMANCA

CARGO TECNICO ADMINSITRATIVO
TIEMPO DE EXPERIENCIA EN EL CARGO CUATRO (4) AÑOS 06 MESES
CORREO ELECTRÓNICO Edwin.17@live.com.ar
13 metros 70 cm de largo
DIMENSIÓN DEL DEPÓSITO 1
6 metros 20 cm de ancho
7 metros de largo
DIMENSIÓN OFICINA
9 metros de largo
DIMENSIÓN SALA DE CONSULTA 7 metros 10 cm de ancho al fondo y 06 metros de
ancho sobre la entrada principal
TEMPERATURA 29°C
HUMEDAD SUBTERRÁNEA SI 63 %
DEPOSITO 1. Se evidencia presencia de humedad
en un 30% de la pared contigua a la zona verde
trasera del depósito.
DEPOSITO 2. Se evidencia presencia de humedad
en un 40% de la pared contigua a la zona del parque,
HUMEDAD EN PAREDES
lo cual incrementa al hecho de que el depósito no
cuenta con ningún sistema de ventilación externo.
OFICINA ARCHIVO. Se evidencia presencia de
humedad en un 10% de la pared contigua a la zona
verde trasera del depósito.
Tableta color gris, café y blanco 30 x30 centímetros
PISO INTERNOS
en buen estado
PISO EXTERNOS Plancha en concreto rustico
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Concreto y ladrillo pintura color blanco, guarda

MUROS INTERNOS
escoba Tableta color gris, café y blanco
Concreto y ladrillo pintura color blanco y salmón
MUROS EXTERNOS
oscuro
Cielo raso en DRYWALL color blanco Altura 2.80 mts
TECHO INTERNO
cielo raso en machimbre (madera) color café claro
TECHO INTERNO DEPOSITO 1 Altura 2.90 mts
Tejas de fibrocemento ancho 90 cm x 150 cm de

largo, color rojo Altura 4.50 mts
TECHO EXTERNO
Parasol en Tejas de fibrocemento color rojo
cinco (05) puntos de acceso

 Deposito 1 puerta en hierro completa color
blanco
 Deposito 2 puerta media en hierro y vidrio
transparente con rejas de seguridad
 Deposito 3 puerta media en hierro y vidrio
transparente con rejas de seguridad
PUNTOS DE ACCESO INTERNO
 Oficina Archivo. puerta media en hierro y
vidrio transparente con rejas de seguridad
 Oficina JEFE DE NUCLEO. Portón doble en
aluminio y vidrio transparente sin reja de
seguridad, con laterales derecho e izquierdo
en vidrio transparente.
Dos (02) puntos de acceso

 Portón dos cuerpos con un ventanal unido de
dos cuerpos a lado derecho e izquierdo, en
hierro y vidrio transparente con rejas de
seguridad color blanco (ENTRADA
PRINCIPAL) el portón presenta daños en la
esquina inferior derecha lo que denota
PUNTOS DE ACCESO EXTERNO
inseguridad para todas las instalaciones.
 Portón dos cuerpos en hierro y vidrio con
pintura negra con rejas de seguridad color
blanco y ventanal superior con rejas de
seguridad y vidrio con pintura color negra
(ENTRADA LATERAL IZQUIERDA)
13 ventanales EXTERNOS
01 Ventanal INTERNO OFICINA
 DEPOSITO 1. Seis ventanales 4 cuerpos en
hierro y vidrio de 5mm con pintura negra con
rejas de seguridad color blanco.
VENTANALES
 DEPOSITO 2. NO CUENTA CON
VENTILACION, lo que hace presentar altos
índices de humedad con olor fuerte.
 DEPOSITO 3. Un ventanal 5 cuerpos en
hierro y vidrio de 5mm transparente con rejas
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CODIGO: F-AGD-01
de seguridad color blanco. Un ventanal 4

cuerpos en hierro y vidrio de 5mm
transparente con rejas de seguridad color
blanco.
 OFICINA ARCHIVO. dos ventanales 3
blanco. 01 ventanal Interno 4 cuerpos en
hierro y vidrio de 5mm transparente con rejas
de seguridad color blanco.
 Oficina Jefe de Núcleo. 01 ventanal 4
blanco.
 SALA DE CONSULTA. Dos ventanales 2
cuerpos en hierro y vidrio de 5 mm
blanco unido al portón de la entrada principal.
13 ventanales EXTERNOS
VENTILACIÓN EXTERNA
DEPOSITO 1. 01 tablero de tacos general de 05
puntos de control en la esquina izquierda.
TABLERO DE TACOS/ ELECTRICIDAD 01 tablero de tacos general de 03 puntos de control
en la esquina derecha.
NO. (Es compartido y se encuentra en otra edificio

CONTADOR ELECTRICIDAD lateral izquierdo)
 DEPOSITO 1. CATORCE puntos de acceso

a tomacorriente (una se encuentra en mal
estado en el lateral derecho en la pared del
frente)
 DEPOSITO 2. DOS puntos de acceso a
tomacorriente
 DEPOSITO 3. CUATRO puntos de acceso a
tomacorriente (una se encuentra en mal
PUNTOS DE ACCESO A
estado en el lateral derecho). ( en la pared del
TOMACORRIENTE
frente otro presenta humedad en la pared)
 OFICINA ARCHIVO. TRES puntos de
acceso a tomacorriente
 Oficina Jefe de Núcleo. TRES puntos de
 SALA DE CONSULTA. TRES puntos de
 DEPOSITO 1. UNO a la margen izquierda de

la puerta principal.
INTERRUPTOR DE ILUMINACIÓN  DEPOSITO 2. UNO a la margen izquierda de
la puerta principal y UNO en la pared margen
derecha.
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 DEPOSITO 3. UNO a la margen derecha de

la puerta principal.
 OFICINA ARCHIVO. UNO a la margen
derecha a tres metros de la puerta principal.
 Oficina Jefe de Núcleo. UNO en la pared
derecha y otro contiguo a los baños pared
izquierda.
 SALA DE CONSULTA. UNO en la pared
derecha contiguo al depósito tres y UNO
contiguo a la puerta de la oficina de Archivo.
 DEPOSITO 1. OCHO Rosetas de porcelana

4” de las cuales seis tienen bombillo
ahorrador espiral 85W E-40.
 DEPOSITO 2. NUEVE Lámparas Tipo Spot 2
Pulgadas para embutido en Drywall Cielo
Raso (para bombillo ahorrador de energía)
 DEPOSITO 3. NUEVE Lámparas Tipo Spot 2
Pulgadas para embutido en Drywall Cielo
Raso (para bombillo ahorrador de energía)
 OFICINA ARCHIVO. CUATRO Lámparas
ILUMINACIÓN ELÉCTRICA INTERNA Tipo Spot 2 Pulgadas para embutido en
Drywall Cielo Raso (para bombillo ahorrador
de energía)
 Oficina Jefe de Núcleo. CUATRO Lámparas
Tipo Spot 2 Pulgadas para embutido en
Drywall Cielo Raso (para bombillo ahorrador
de energía)
 SALA DE CONSULTA. DIEZ Lámparas Tipo
Spot 2 Pulgadas para embutido en Drywall
Cielo Raso (para bombillo ahorrador de
energía)
 Lateral externo izquierdo. Dos Rosetas de

porcelana 4” sin bombillo.
ILUMINACIÓN ELÉCTRICA EXTERNA
 Fachada. Se evidencia que fue retirada una
Rosetas de porcelana 4” y quedo el orificio.
 DEPOSITO 1. NO
 DEPOSITO 2. NO
 DEPOSITO 3. NO
SEÑALIZACIÓN  OFICINA ARCHIVO. 01 señalización (ruta de
evacuación)
 Oficina Jefe de Núcleo. NO
 SALA DE CONSULTA. NO
No cuenta con placas de identificación en los archivos

PLACAS DE ORIENTACION POR
centrales que indiquen la oficina a la cual pertenecen
DEPENDENCIAS
las unidades de conservación (cajas y carpetas).
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CODIGO: F-AGD-01
Las instalaciones del archivo no cuentan con un aviso

AVISO INSTITUCIONAL como medio de informacion que indique a la
comunidad en general que tipo de oficina funciona.
ARCHIVO HISTÓRICO NO se encuentra creado.
ALARMA CONTRA INCENDIOS NO
DEPOSITO 1. Aire acondicionado industrial marca
AIRE ACONDICIONADO American Air-EN FUNCIONAMIENTO
ACCESO A INTERNET Acceso a internet bueno y constante

DEPOSITO 1. UNO MEDIANO MULTIPROPOSITO
EXTINTORES
OFICINA DE ARCHIVO. UNO MEDIANO MULT.
GRIETAS EN MUROS NO
DEPOSITO 3. Se evidencia filtración de agua a gran
escala la cual cae sobre una Lámparas Tipo Spot 2
Pulgadas para embutido en Drywall, lo cual es un
GRIETAS EN CIELO RAZO riesgo alto de incendio por corto eléctrico.
OFICINA ARCHIVO. Se evidencia humedad mínima
en la esquina superior izquierda sobre una de las
mesas de trabajo.
GRIETAS EN PISOS NO
LÍNEA TELEFÓNICA FIJA NO
CÁMARA DE VIGILANCIA NO
SI, Se encuentra en la oficina del Jefe de Núcleo,
SERVICIOS DE AGUA Y cuenta con un lavadero pequeño, dos lavamanos en
ALCANTARILLADO porcelana, dos letrinas divididas para hombres y
mujeres.
Entrada principal presenta daño en puerta dos
cuerpos en la esquina inferior derecha la cual se
DAÑOS EN PUNTOS DE ACCESO
encuentra zafada y genera alto riesgo de inseguridad.
SALA DE CONSULTA. Se evidencia 02 Lámparas

DAÑOS EN PUNTOS DE ILUMINACION
Tipo Spot 2 Pulgadas para embutido en Drywall,
ELECTRICA
salidas con presencia de cables.
BOTIQUIN DE PRIMEROS AUXILIOS NO
SI. Las instalaciones cuentan con un muro en
cemento de 3 metros de altura aproximadamente, con
distancia de 1 metro 20 cm en la margen derecha de
la pared del DEPOSITO 3 y a 2 metros en la parte
trasera contiguo al DEPOSITO 2 y la OFICINA DE
ARCHIVO, el cual cuenta con un portón en hierro de
CERRAMIENTOS 8 barrotes color blanco sin seguridad, donde se
encuentra instalado el motor del aire acondicionado
industrial del DEPOSITO 1. De igual manera se
evidencia gran presencia de vegetación lo que genera
el incremento notable de humedad en diferentes
zonas.
Presenta falencia en la zona externa de la entrada

PINTURA principal zona trasera e interior del DEPOSITO 1 y 2
y OFICINA DE ARCHIVO.
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CODIGO: F-AGD-01
PLANO DEPOSITO DE ARCHIVO
NIT 892.099.309-2

CODIGO: F-AGD-01
SOPORTES DE CONSULTA E INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

Resolución N° 322 del 8 de julio de 2013- por el
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
cual se adoptan las Tablas de Retención
TRD
Documental.
Resolución N° 323 de 11 de Julio de 2013 –Por el
TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL
cual se elaboran las Tablas de Valoración
TVD
Documental
Resolución administrativa N° 303 de 10 de octubre
de 2014- Por medio del cual se adopta el
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL- programa de gestión documental (PGD) para la
PGD administración Municipal de Puerto Lleras- meta.
Acta comité Interno de Archivo N° 003 del 25 de
septiembre de 2014
DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO En proceso de elaboración
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS- NO
PINAR
PLAN DE RIESGO Y DESASTRE SI- MUNICIPAL
INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL SI- Actualizado
VENTANILLA ÚNICA DE SI
CORRESPONDENCIA
CARPETA INSTITUCIONAL SI
GLOSARIO DOCUMENTAL SI, Pendiente actualización
COPIAS DE SEGURIDAD Actualizada a 2016
COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

Decreto administrativo N° 068 de 21 de junio de
2013- por el cual se crea el COMITÉ INTERNO DE
COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO ARCHIVO de la Alcaldia municipal de Puerto
Lleras- Meta.
UNIDADES DE ALMACENAMIENTO Y CONSERVACION
Estantes metálicos 6 entrepaños de 92 cm x 40 cm

calibre 16, parales de 200 cm calibre 16, pintura
ESTANTES electrostática color gris y naranja, retirados a 1
metro de distancia de la pared con láminas en
hierro de amarre a la pared en forma triangular.
cajas para archivo inactivo N° 12- reforzadas,
CAJAS largo 40,5 cm x ancho 21 cm x 26 cm de alto, tapa
para abrir al costado izquierdo
carpetas cuatro aletas desacidificadas libre de
CARPETAS
ácidos de 300 gr, tamaño oficio
NIT 892.099.309-2

CODIGO: F-AGD-01
ELEMENTOS DE TRABAJO
MESA DE TRABAJO SI (01)

ESCRITORIO Escritorio de madera prensada en (L) 2 gavetas
GUANTES Guantes de nitrilo talla M
TAPABOCAS Tapabocas desechable
BATAS MANAGA LARGA NO
GORRO NO
INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA
Computador de mesa, disco duro de 1 Tera,

COMPUTADOR procesador Intel Core i7, 8 GB de memoria
Base de datos gestión documental 2013 a 2017
ESCANER e IMPRESORA Multifuncional de cartucho
PICADORA DE PAPEL DEAL –Ref. 2245 mediana
3. DIAGNOSTICO DOCUMENTOS EN SOPORTE FISICO
ARCHIVOS DE GESTION
CODIGO CANTIDAD CANTIDAD UNIDAD DE MEDIDA
DEPENDENCIA/ OFICINA
TRD CAJAS CARPETAS
12 metros lineales.
Secretaria Hacienda y Sus archivos de gestión
Tesorería/ Dirección Financiera 230 48 276 pertenecen a los años
2015 al 2017
3 metros lineales.
Dirección de Promoción 12 60 Sus archivos de gestión
222
Agropecuaria Ambiental pertenecen a los años
2011 a 2016
15 metros lineales.
Secretaria de Planeación y 58 348 Sus archivos de gestión
220
Desarrollo Económico pertenecen a los años
2014 a 2017
12 metros lineales.
Despacho de Alcalde/ 45 270 Sus archivos de gestión
200
Contratación pertenecen a los años
2015 a 2016
NIT 892.099.309-2

CODIGO: F-AGD-01
2 metros lineales. Sus

archivos de gestión
Dirección Administrativa Talento 211
Archivador * pertenecen a HISTORIAS
Humano
4 gavetas LABORALES personal
activo e inactivo
1 metro lineal. Sus
Control Interno 200 3 18 archivos de gestión
pertenecen al año 2016
Secretaria General 6 64 archivos de gestión
210
pertenecen los años 2010
a 2016
18 154 archivos de gestión
200
Despacho de Alcalde pertenecen los años 2011
a 2016
212
Comisaria de Familia pertenecen los años 2014
a 2016
Inspección de policía
213 pertenecen los años 2011
a 2016
Realizada la visita a los archivos de gestión de las diferentes oficinas de la Alcaldía

Municipal de Puerto Lleras – Meta, se evidencia que sus archivos de gestión
corresponden a los años 2010 a 2017, se encuentran en estantería metálica,
estantes de madera, archivadores rodantes, archivadores de gavetas y aún existe
presencia de AZ, con documentos. El gramaje del papel predominante es de
(75grs/m²) tamaño carta color blanco, la gran mayoría de las oficinas cuenta con
formato de identificación de cajas y carpetas, aplicación de códigos de las TRD y
con criterios de organización acordes a la Ley 594 de 2000 ley general de Archivos.
Se evidencio en la Secretaria de Planeación y Desarrollo Económico que cuentan

con archivadores rodantes 4 cuerpos en hierro con pintura color gris y azul rey, en
la esquina superior del cielo raso en machimbre (madera) existe filtración de agua
sobre la estantería y sobre los equipos de cómputo e infraestructura tecnológica lo
que puede conllevar a un incendio por corto eléctrico. El presente diagnostico
servirá como estructura general de programas de conservación preventiva, dirigidos
a la corrección, mantenimiento, evaluación y control, facilitando los procesos de
gestión documental atendiendo a los principios de procedencia y orden original y al
ciclo vital de los documentos, facilitando la preservación de la información
documental, la prestación de un servicio eficaz y eficiente en el Archivo central como
de la Alcaldía Municipal en general.
NIT 892.099.309-2

CODIGO: F-AGD-01
DIAGNOSTICO DOCUMENTOS EN SOPORTE FISICO
ARCHIVO CENTRAL
N°
DEPÓSITOS BLOQUE
CAJAS METROS LINEALES
1 SENCILLO 5 estantes 100 25 metros lineales
2 DOBLE 10 estantes 60 15 metros lineales
DEPOSITO 1
Estantes dispersos 96 24 metros lineales
1 DOBLE 6 estantes
DEPOSITO 2 2 DOBLE 6 estantes
Estantes dispersos
DEPOSITO 3 0 0
VACÍO
OFICINA ARCHIVO 28 7 metros lineales
1 estante
Realizado el proceso de verificación del levantamiento del Diagnóstico Integral de

Archivo a los soportes documentales se evidencia que en Deposito 1- las áreas
Despacho Alcalde, Secretaria De Planeación, Secretaria De Gobierno, Inspección,
Comisaria, UMATA y Deposito 2- Tesorería Municipal, se evidencio factores de
oportunidad y fortaleza que garantizan que la gestión documental del municipio de
Puerto Lleras garantice una conservación y preservación a corto, mediano y largo
plazo, pero de igual forma se evidencia debilidades y amenazas que superan las
oportunidades lo que nos hace reaccionar y tomar acciones mediante estrategias y
políticas que mejoren y presenten avance oportuno eficaz y continuo.
Los soportes documentales cuentan con características propias de deterioro por

manipulación inadecuada en las vigencias anteriores, con presencia de hongos,
rasgaduras, manchas, microorganismos que deterioran la documentación, factores
provocados por humedad, microrganismos y deterioro por factores externos de
conservación evidenciados en un 40% del total de los soportes documentales.
Se pretende proyectar acciones contemplando presupuesto para la adquisición de

materiales e insumos adelantando correctivos basados en la determinación de
necesidades precisas y reales acordes a la realidad de los depósitos de archivo,
para mitigar los riesgos evidenciados.
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CODIGO: F-AGD-01
ESTADO DE CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
El acervo documental del municipio de Puerto Lleras contiene en sus depósitos,

documentos que registran datos sobre su origen y su historia. Estas fuentes de
información, son de gran importancia para el ejercicio archivístico, el cual busca
todo tipo de testimonio escrito y oral; tangible e intangible que oriente la clasificación
y organización de sus fondos documentales de acuerdo a las estructuras orgánicas
y funciones que hicieron posible una producción documental.
ha evolucionados favorablemente en los procesos, criterios de organización y

preservación de nuestro Patrimonio documental Municipal, garantizando el
cumplimiento a cabalidad de la Ley 594 de 2000, ejecutando diferentes actividades
de clasificación, identificación, adecuación del depósito, depuración, organización
de series y expedientes documentales, ordenación, reunión del comité interno de
archivo, construcción y actualización de las TRD, construcción de las TVD,
Transferencias primarias documentales, levantamiento de informes, planes de
mejoramiento, planes de acción, seguimientos de verificación y asesorías a las
dependencias.
Se consideran los datos que contribuyan y permitan a la organización física de los

archivos, como son: Fechas de creación o fundación del organismo, creación de
oficinas, datos que adviertan algún tipo de función y datos que adviertan algún tipo
de dependencia o relación de una oficina o entidad con otra. De igual manera este
compendio de información será complementado y articulado con los actos
administrativos que se hallaron en el fondo acumulado para construir el Cuadro
Evolutivo Orgánico Funcional que orientara la forma precisa de organizar
físicamente los archivos clasificados.
El interés de la organización de la información, radica en la necesidad de tener y

conocer la manera como se produjo la documentación en cada etapa de la vida
institucional, así como poder explicar los cambios en la producción documental y de
esta manera elaborar una herramienta que permita aplicar procesos de clasificación
para adelantar la tarea de organización de la documentación.
La documentación se encuentra en su totalidad en unidades de conservación (cajas

y carpetas) con las especificaciones requeridas, en estantes metálicos que se
encuentra sujetados con láminas de hierro retiradas a 50 centímetros de la pared
con pasillos para el libre desplazamiento y facilidad de consulta, según lo estipulado
en el artículo 3° del Acuerdo N° 049 del 05 de mayo de (2000) emanado por el
Archivo general de la Nación. Los formatos estándares establecidos para la
identificación de cajas y carpetas solo se encuentra implementado en un 50% de
las unidades de conservación.
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4. DIAGNOSTICO DOCUMENTOS ELECTRONICOS
La característica principal de un documento

electrónico es facilitar el conocimiento de cada
individuo ya que se dan a conocer beneficios que
se pueden dar al realizar un documento electrónico
al Interior de la Alcaldia Municipal de manera que
contemple;
 Capacidad de almacenar información tanto en forma de

texto, imágenes diagramas etc.
 Se opera desde un ordenador o pc
 No tiene límite de caracteres.
 Es virtual
 Optimizar los recursos de recuperación de la informacion en cuanto
formato y tiempo
 Eficacia de realizar transacciones en la informacion
 Facilitar el proceso del texto y da recuperación de respaldo a la
informacion
 El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio,
subdirectorio o carpeta dado por el individuo almacenado en el equipo de
computo
 Puede abrirse cuantas veces sean necesarias para:
- Modificar
- Imprimir
- Eliminar
La gestión documental electrónica es de vital importancia al interior de la Alcaldia

Municipal de Puerto Lleras – Meta, desde el momento de la producción, su
disposición, Publicación y preservación a corto mediano y largo plazo, por ellos es
importante garantizar políticas que garanticen la preservación de los criterios
originales del soporte de creación, garantizando con ellos la consulta y utilización
de la informacion a presente y futuro.
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TIPO CARACTERISTICAS
Página Web http://www.puertolleras-meta.gov.co
Correo institucional alcaldia@puertolleras-meta.gov.co

Municipal contactenos@puertolleras-meta.gov.co
secretariagobierno@puertolleras-meta.gov.co
planeacion@puertolleras-meta.gov.co
agropecuario@puertolleras-meta.gov.co
almacen@puertolleras-meta.gov.co
biblioteca@puertolleras-meta.gov.co
comisaria@puertolleras-meta.gov.co
contratacion@puertolleras-meta.gov.co
controlinterno@puertolleras-meta.gov.co
cultura@puertolleras-meta.gov.co
desarrollocomunitario@puertolleras-meta.gov.co
enlace@puertolleras-meta.gov.co
inspeccionpolicia@puertolleras-meta.gov.co
notificacionjudicial@puertolleras-meta.gov.co
proyectos@puertolleras-meta.gov.co
salud@puertolleras-meta.gov.co
sisben@puertolleras-meta.gov.co
social@puertolleras-meta.gov.co
talentohumano@puertolleras-meta.gov.co
tesoreria@puertolleras-meta.gov.co
turismo@puertolleras-meta.gov.co
sistemastic@puertolleras-meta.gov.co
gestiondocumental@puertolleras-meta.gov.co
Redes sociales https://www.facebook.com/laperladelariari/

https://twitter.com/puerto_lleras
https://www.youtube.com/channel/UCb7vbMEU-
yUwkgcbMJnBJCw
https://www.instagram.com/alcaldia_puerto_lleras/
Link Procesos https://www.dropbox.com/sh/91aezacp4h66mg1/AADLScVwYwG
puThkLXs6E0Eua?dl=0
PUBLICACIONES, TRÁMITES Y SERVICIOS EN PAGINA WEB
TIPO URL
CERTIFICADO ONLINE http://www.puertolleras-meta.gov.co/servicios.shtml

DEL SISBEN
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DESCARGA EL
FORMATO DE
DECLARACIÓN DE
INDUSTRIA Y
COMERCIO
DESCARGA EL http://www.puertolleras-meta.gov.co/servicios.shtml
FORMATO DE
DECLARACIÓN DE
RETEICA
FORMATO MANEJO
P.Q.R.S
REGISTRO DE http://www.puertolleras-meta.gov.co/LeyTransparencia10.shtml
PUBLICACIONES
REGISTRO DE ACTIVOS
DE INFORMACIÓN
ÍNDICE DE
INFORMACIÓN
CLASIFICADA Y http://www.puertolleras-meta.gov.co/LeyTransparencia10.shtml
RESERVADA
PROGRAMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SOFTWARE INSTITUCIONAL INTERNO IMPLEMENTADO
Actualmente en la Alcaldía Municipal de Puerto Lleras y desde la vigencia 2013 se

ha implementado un software SWIM-SIIWEB, adquirido mediante contrato N° 031
de 2013, con el cual se genera procesos y procedimientos de gestión documental
electrónico cubriendo los módulos; informes, nomina, almacén, contratación,
contabilidad presupuesto, tesorería, predial, industria y comercio. Cuenta
actualmente con licencia, usuarios y claves de acceso por modulo, se cuenta con
respaldo de seguridad automática cada 8 horas, actualmente funciona con servicio
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de internet, se cuenta con personal debidamente capacitado para su manejo y

control.
LOGOTIPO:
 Sistema de Impuesto Predial

 Sistema de ingreso – industria, comercio y complementarios
 Sistema de informes a entidades de control
 Sistema Almacén Inventarios
 Sistema de presupuesto
 Sistema de contabilidad
 Sistema de nomina
 Sistema de contratación
 Sistema de TESORERÍA
- Ejecución presupuestal
- Ejecución de ingreso
- Órdenes de pago
- Comprobantes de egreso
- Causación
- Recibos de caja
- Facturación
- Consulta
- CDP- certificado de disponibilidad presupuestal
- RP- registro presupuestal
- Liquidación de personal
- Cobro coactivo y persuasivo
- Histórico de avalúos
- Paz y salvos municipales
- Certificados de ingreso y retención
- Liquidación oficial
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CODIGO: F-AGD-01
5. METODOS DE ANALISIS DE LA INFORMACION
Teniendo en cuenta la informacion recolectada sobre los depósitos de archivo

municipal, infraestructura física, tecnológica, estado actual de conservación de los
soportes documentales, se puede evidenciar falencias que no favorecen para un
posible avance notable y cumplimiento de la normatividad Archivistica, se pretende
evidencias cuales son las fortalezas y debilidades actuales que afectan la gestión
documental de la Alcaldia municipal de Puerto Lleras. El método de análisis de la
informacion es el siguiente:
DEBILIDADES FORTALEZAS
 Carencia de un plan continuo de  Programa de gestión documental PGD-

capacitación de acuerdo al decreto 1080 de 2015
 Fortalecer el recurso humano para el  Un inventario documental actualizado
apoyo de los proceso en materia  Dimensiones de depósito con espacio de
archivística almacenamiento oportuno y de consulta
 Carencias de nuevas tecnologías  Contar con tablas de retención
informáticas documental
 No contar con en el plan institucional de  Contra con Tablas de valoración
Archivos documental
 Creación de la Dependencia debido a  Contar con un comité interno de Archivo
que existe únicamente el cargo. activo y constante.
 Actualización del banco terminológico  visita internas de asesoría y
 Suministro de elementos de trabajo acompañamiento a dependencias
como carpetas, cajas, guates,  Plan Municipal de gestión de riesgos de
estantería, batas manga larga, ganchos desastre por áreas
legajadores plásticos, entre otros.  Publicación oportuna de la informacion en
 Control ambiental para control de la página web municipal
humedades  Cumplimiento en la rendición semestral
 Mejoramiento de la infraestructura física de archivos al Archivo general de la
en zonas de riesgo por corto eléctrico nación
 Mejoramiento sobre sistemas de  Ubicación estratégica de las instalaciones
ventilación externa en depósito 2 por al servicio de la comunidad y la alcaldía
humedades y deterioro de paredes Municipal
 Disponibilidad de presupuesto para  La implementación de la Ley 1712 de
continuar y suplir riesgos evidentes. 2013- Ley de transparencia y acceso a
 Falta de controles de fumigación contra la informacion
insectos y microorganismos
 Control sobre macro organismos
 Carencia de estantería firme acorde a lo
exigido por la normatividad archivistica
 Humedad leve en oficina de archivo
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CODIGO: F-AGD-01
 Falta de equipos tecnológicos que

fortalezcan la gestión documental y la
preservación a largo plazo.
 Mantenimiento continuo de aire
acondicionado que presenta fallas
 Falta Identificación de zonas de
evacuación en caso de emergencia
 Techo en madera sobre deposito 1
(contar con mecanismos de control y
fumigación de termitas)
OPORTUNIDADES AMENAZAS
 Vigilancia de los organismos de control  Escaso presupuesto Municipal para la

en el cumplimiento de la función ejecución de proyectos de inversión
archivística  Controlar microorganismos y plagas que
 Normatividad vigente que regula la deterioren el soporte papel y afecten la
conservación y preservación salud del personal
documental a nivel Nacional  Perdida de la información por factores
 Equipo de trabajo comprometido con la físicos, químicos y ambientales
gestión documental  Riesgo de incendio en depósito de
 Identificación de debilidades y archivo 3, por filtración excesiva de agua
amenazas para tomar control mediante sobre circuito eléctrico y de iluminación
planes y programas de fortalezcan y  Humedad presentada en depósito 1, 2 y
mejoren las condiciones desfavorables oficina
presentes en las instalaciones de  Presencia de zonas verdes abundantes
archivo municipal en la zona trasera de las instalaciones
 Amplitud de los depósitos de archivo de archivo, lo que produce más
favoreciendo el acceso y consulta de la humedad
informacion  Debilidad en puerta de acceso principal,
por daños en la parte inferior derecha, lo
que hace factible el acceso a personal
no autorizado
 Control sobre macros organismos (Los
quirópteros conocidos comúnmente
como murciélagos que afectan
químicamente la documentación y el
ambiente en la zonas de consulta y
deposito
 Control sobre puntos de acceso a
tomacorriente eléctrica que presentan
daños
 Daños en iluminación eléctrica sobre
entrada principal lo que puede conllevar
a un corto eléctrico
 Presencia de filtración de agua en
archivos de gestión provocando
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CODIGO: F-AGD-01
deterioro sobre la estantería y elementos

de conservación documental (oficina de
secretaria de planeación y desarrollo
económico)
 Dotación de más elementos de control y
atención de emergencias como
extintores de fuego, debido a que solo
existen dos extintores pequeños, los
cuales no son suficientes para el
volumen de la documentación y el
tamaño y distribución de la
infraestructura.
 Riesgo de inundación por cercanías a
Rio Ariari a 300 metros
aproximadamente.
BALANCE –DOFA
Debilidad Fortaleza Oportunidad Amenaza

20
18
16
14
12
10
0
Categoría- Balance
NIT 892.099.309-2

CODIGO: F-AGD-01
EVIDENCIA REGISTRO FOTOGRÁFICO ZONAS DE DEBILIDAD Y AMENAZA
NIT 892.099.309-2

CODIGO: F-AGD-01
6. PRIORIZACION DE ACCIONES
Teniendo en cuenta el análisis de la informacion recolectada tanto en los depósitos

de archivo Central como como en los archivos de gestión del Municipio de Puerto
Lleras- Meta, se puede determinar que existen avances notorios en cumplimiento
de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, seguidos los protocolos de
investigación y análisis se evidencia de igual forma criterios que amenazan la
conservación documental y que deben suplirse, cumplimiento con los parámetros
establecidos en el programa de Gestión documental, y deben tenerse en cuenta en
el sistema integrado de conservación y al momento de la elaboración del Plan
Institucional de Archivos, enfocando los puntos de debilidad y general políticas de
solución oportuna evitando posible deterioro y pérdida total de la informacion, para
ellos se determina el esquema de priorización de acciones, soportado de igual forma
mediante planes de mejoramiento, proyectos de inversión, trabajo en equipo, plan
de acción, matriz de peligro e instrumentos archivísticos internos, acordes a la
realidad actual de la documentación e infraestructura.
NIT 892.099.309-2

CODIGO: F-AGD-01
Se proyecta la elaboración del Sistema Integrado de conservación y Plan

Institucional de Archivo, como instrumentos archivísticos vitales para afianzar y
generar planeación y mecanismos de conservación y preservación del patrimonio
documental, para las vigencias 2017 y 2018.
Diseñado y establecido la Priorización de Acciones Municipal a seguir se tiene como

soportes de apoyo y se anexan los siguientes soportes documentales que generan
políticas de mejoramiento y avance a corto plazo.
Anexos:
 Acta N° 001 de 02 de mayo de 2017 (Aprobación Diagnóstico Integral de A)

 Plan de Acción
 Plan de mejoramiento

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DEPARTAMENTO DEL META

MUNICIPIO DE PUERTO LLERAS

DESPACHO ALCALDE VERSION: 3

DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO

DESPACHO ALCALDE VERSION: 3

 Identificar los principales componentes del diagnóstico de archivo, teniendo

 Canalizar informacion oportuna que indique el estado real en que se

 Diagnosticar puntualmente, infraestructura física y tecnológica, recopilación

 Identificar información oportuna de las condiciones generales de los

 Establecer métodos de análisis de información para la toma de decisiones en

 Evaluar mecanismos y herramientas que contengan políticas archivísticas

 Controlar mediante la informacion recolectada las acciones a seguir de

 Priorizar acciones correctivas y preventivas en materia de gestión

DESPACHO ALCALDE VERSION: 3

DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

El diagnóstico integral de Archivo municipal, identifica y evalúa el estado de

De igual manera servirá como estructura para general programas de conservación

Se pretende identificar hallazgos que nos permitan proyectar acciones

El presente instrumento pretende ser base fundamental de consulta y continua

DESPACHO ALCALDE VERSION: 3

El presente instrumento Archivistico tiene como alcance al archivo central y los

El diagnostico genera puntos a atender mediante prioridad de acciones de acuerdo

DESPACHO ALCALDE VERSION: 3

Cada que pretendemos estructurar una herramienta archivistica que proporcione

Se pretende así mismo crear políticas públicas internas que proporcionen al

 DECRETO 1080 DE 2015: Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura

 ACUERDO 049 DE 2000: conservación de documentos – condiciones de

DESPACHO ALCALDE VERSION: 3

Teniendo en cuenta cada una de las actuaciones que se han reglamentado en

Acuerdo No.006 del 04 de 2013 Emanado por el Consejo Municipal de Puerto

DESPACHO ALCALDE VERSION: 3

DESPACHO ALCALDE VERSION: 3

NOMBRE DE LA ENTIDAD: ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO LLERAS

DESPACHO ALCALDE VERSION: 3

Fue fundado el 29 de noviembre de 1965 por Héctor Castañeda, Marcos Pulgarín,

Puerto Lleras se halla vinculado a los procesos de colonización desarrollados sobre

Esta conexión fluvial también se hallaba vinculada a la extracción de variadas

DESPACHO ALCALDE VERSION: 3

Se presentó un proceso de re acomodo de campesinos en la zona ocupada de la

AÉREAS: Una pista a 1 Kilómetro del casco Urbano

TERRESTRES: Se comunica por vía terrestre con Bogotá, Villavicencio, Granada,

DESPACHO ALCALDE VERSION: 3

DESPACHO ALCALDE VERSION: 3

2. EVALUACIÓN INFRAESTRUCTURA FÍSICA Y

FUNCIONARIO RESPONSABLE EDWIN JIOVANY RIVAS SALAMANCA

DESPACHO ALCALDE VERSION: 3

Concreto y ladrillo pintura color blanco, guarda

Tejas de fibrocemento ancho 90 cm x 150 cm de

cinco (05) puntos de acceso

Dos (02) puntos de acceso

DESPACHO ALCALDE VERSION: 3

de seguridad color blanco. Un ventanal 4

NO. (Es compartido y se encuentra en otra edificio

 DEPOSITO 1. CATORCE puntos de acceso

 DEPOSITO 1. UNO a la margen izquierda de

DESPACHO ALCALDE VERSION: 3

 DEPOSITO 3. UNO a la margen derecha de

 DEPOSITO 1. OCHO Rosetas de porcelana

 Lateral externo izquierdo. Dos Rosetas de

No cuenta con placas de identificación en los archivos

DESPACHO ALCALDE VERSION: 3

Las instalaciones del archivo no cuentan con un aviso

ACCESO A INTERNET Acceso a internet bueno y constante