Guia de Implementacion TRD (Ejemplo de Las Subseries)

DEPARTAMENTO DEL MAGDALENA
MUNICIPIO DE PLATO
NIT 891780051-4
GUÍA PARA APLICACIÓN DE LAS TRD
GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y APLICACIÓN DE

LA TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EN EL
MUNICIPIO DE PLATO
FEBRERO DE 2017
Elaborado por: Ing. Erasmo E. Porto Hernández

Contratista CPSAG-MP-050-2017
Asesor Oficina de Recursos Humanos
“BUEN GOBIERNO PARA TODOS”

Web: www.plato-magdalena.gov.co. Email: alcaldia@plato-magdalena.gov.co
Carrera 12 Calle 4 Esquina
Elaborado por: Ing. Erasmo E. Porto Hernández – Contratista Oficina de Recursos Humanos
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CONTENIDO
1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD

2. NORMATIVIDAD
3. ALCANCE
4. GESTIÓN DOCUMENTAL
4.1 Etapas de la Gestión Documental
4.2 Ciclo Vital del Documento
4.3 Glosario
4.4 Codificación de las Secciones y Subsecciones Documentales
4.5 Clasificación Documental
4.5.1 Criterios para la Organización de los Archivos de Gestión
5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
5.1 Pasos Metodológicos para efectuar la Transferencia Primaria
6. CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS
7. CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
7.1 Normas para la Consulta y Préstamo de Documentos
8. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL
9. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO
10. ANEXOS
ANEXO 1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
ANEXO 2. FOLIACIÓN

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1. OBJETIVO.
Proporcionar a los funcionarios de la Alcaldía del Municipio de Plato, un

instrumento que permita llevar a cabo las funciones de custodia, manejo y
organización de los archivos de cada oficina. De forma óptima y conforme a la
normatividad expedida por el Archivo General de La Nación.
Objetivos Específicos:
 Socializar la metodología para la aplicación de las Tablas de Retención

Documental implementadas en la Alcaldía de Plato.
 Contar con una herramienta de apoyo y consulta para el proceso de

aplicación de las Tablas de Retención Documental, como parte del proceso
de implementación del Programa de Gestión documental en la Alcaldía de
Plato,
 Orientar a los funcionarios responsables del manejo de los archivos, acerca

de las ventajas que trae un adecuado manejo de los documentos.
2. NORMATIVIDAD
 Ley General de Archivos 594 de 2000 y los acuerdos reglamentarios

inherentes a la elaboración e implementación de las TRD.
 Resolución Julio-003 del 22 de Julio de2016 de la alcaldía Municipal de

Plato, por medio de la cual se actualiza las Tablas de Retención
Documental.
 Decreto 073 del 10 de Mayo de 2016, por medio del cual se crea el Comité
Interno de la Alcaldía del Municipio de Plato.
 Acta No. 001 del comité Interno de Archivo donde se aprueban las Tablas
de Retención Documental.

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 Decreto 2578 diciembre 13 de 2012 Ministerio de Cultura. “Por el cual se

reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional
de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras
disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado”
 Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, del Ministerio de Cultura, “Por el

cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los
artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en
materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado”
.
 Acuerdo 038 de 2002 (Septiembre 20), “Por el cual se desarrolla el artículo
15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”
 Acuerdo 04 de 2013 “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos

2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración,
presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de
Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”,
3. ALCANCE.
El instructivo aplica para todos los documentos de archivo, físicos y/o electrónicos,
producidos y recibidos por la Alcaldía de Plato, como resultado de la ejecución de
los manuales y funciones de la entidad en cada una de sus dependencias y
oficinas.
Al finalizar la aplicación de las TRD, quedarán organizados todos los archivos de

gestión de las oficinas de acuerdo establecido en estas y se contará con un
formato diligenciado que relacione las series y subseries, al igual que su
localización lo que facilitará su ubicación y acceso. Igualmente se habrá generado
un cambio en la cultura Archivística de los funcionarios que generará una mayor
eficiencia en la Gestión de cada oficina.
4. GESTIÓN DOCUMENTAL
La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado,

al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las
entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y

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empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las
entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades
públicas.
4.1 Etapas de la Gestión de los documentos:
 CREACIÓN: Los documentos se deben crear mediante

procedimientos planificados y documentados en los cuales de
determine su identificación, formato y características.
 MANTENIMIENTO: requisitos para mantener la integridad técnica,

estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión
documental así como sus metadatos.
 DIFUSIÓN: requisitos para mantener la integridad técnica,

estructural y relacional de los documentos.
 ADMINISTRACIÓN: procedimientos que permitan administrar todas

las operaciones relativas a los documentos
4.2 Ciclo Vital del Documento:
Representa las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su
eliminación o integración a un archivo permanente

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4.3 Glosario:
Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo Central: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento

de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos
una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de Gestión: archivo de la oficina productora que reúne su

documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta
administrativa.

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Archivo Electrónico: conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados

conforme a los principios y procesos archivísticos.
Archivo Histórico: archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo
de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de
Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar
documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o
expropiación.
Archivo Total: concepto que hace referencia al proceso integral de los

documentos en su ciclo vital.
Carpeta: unidad de conservación a manera de cubierta que protege los

documentos para su almacenamiento y preservación.
Clasificación Documental: fase del proceso de organización documental, en la

cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o
asuntos).
Copia: reproducción exacta de un documento.
Copia Autenticada: reproducción de un documento, expedida y autorizada por el

funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.
Copia de Seguridad: copia de un documento realizada para conservar la

información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.
Cuadro de Clasificación: esquema que refleja la jerarquización dada a la

documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones
y subsecciones y las series y subseries documentales.
Depósito de Archivo: local especialmente equipado y adecuado para el

almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

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Disposición Final de Documentos: decisión resultante de la valoración hecha en

cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de
retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total,
eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe
garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.
Documento Activo: aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de Apoyo: documento generado por la misma oficina o por otras

oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de
utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Documento Esencial: documento necesario para el funcionamiento de un

organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el
conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su
desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
Documento Electrónico de Archivo: registro de la información generada,

recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos.
Documento Histórico: Documento único que por su significado jurídico o

autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del
Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades
científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.
Documento Original: fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Eliminación Documental: actividad resultante de la disposición final señalada en

las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que
han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su

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información en otros soportes.

Expediente: unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en
la resolución de un mismo asunto.
Fechas Extremas: fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de

un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados
como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de
documentos.
Foliar: acción de numerar hojas.
Fondo Documental: conjunto de documentos producidos por una persona natural

o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
Gestión Documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas,

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Inventario documental: instrumento de recuperación de información que describe

de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Legajo: conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su

manipulación
Microfilmación: técnica que permite registrar fotográficamente documentos como

pequeñas imágenes en película de alta resolución.
Ordenación Documental: fase del proceso de organización que consiste en

establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la
fase de clasificación.
Organización de Archivos: conjunto de operaciones técnicas y administrativas

cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con
criterios orgánicos o funcionales.

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Organización Documental: proceso archivístico orientado a la clasificación, la

ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
Paginar: Acción de numerar páginas.
Principio de Orden original: se trata de un principio fundamental de la teoría

archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos
debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la
ordenación de fondos, series y unidades documentales.
Principio de Procedencia: se trata de un principio fundamental de la teoría

archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una
institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Radicación de Comunicaciones Oficiales: procedimiento por medio del cual las

entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la ley.
Retención Documental: plazo que los documentos deben permanecer en el

archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
retención documental.
Serie Documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Subserie: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,

identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características
específicas.
Tabla de Retención Documental: listado de series, con sus correspondientes

tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.

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Tabla de Valoración Documental: listado de asuntos o series documentales a los

cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una
disposición final.
Tipo Documental: unidad documental simple originada en una actividad

administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Transferencia Documental: remisión de los documentos del archivo de gestión al

central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de
valoración documental vigentes.
Tomo: Cada una de las partes, con paginación propia y encuadernadas

separadamente.
Unidad de Conservación: cuerpo que contiene un conjunto de documentos de

tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de
conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
Unidad Documental: unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo
tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un
expediente.
Valoración Documental: labor intelectual por la cual se determinan los valores

primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
4.4 Codificación de las Secciones y Subsecciones Documentales.
Teniendo en cuenta el último organigrama vigente, se realizó la siguiente

codificación con el propósito de identificar y codificar las secciones y
subsecciones.

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SECCIONES Y SUBSECCIONES DOCUMENTALES
FONDO: ALCALDÍA MUNICIPAL DE PLATO
C OD I GO SEC C I ON SU BSEC C I ON
110 DESPACHO DEL ALCALDE
112 OFICINA JURIDICA
113 INSPECCION DE TRANSITO
120 OFICINA DE CONTROL INTERNO
130 OFICINA DE GESTION SOCIAL
140 DIRECTOR DEL DPTO. ADTIVO. DE PLANEACION
141 OFICINA DE OBRAS
142 OFICINA DE SISBEN
143 UNIDAD DE SERVICIOS
150 SECRETARIO DE GOBIERNO
151 OFICINA DE RECURSOS HUMANOS
152 COMISARIA DE FAMILIA
153 INSPECCION CENTRAL DE POLICIA
154 INSPECCION SEGUNDA MUNICPAL
155 UMATA
156 BOMBEROS
160 SECRETARIO DE HACIENDA
161 PRESUPUESTO
162 TESORERIA
163 CONTABILIDAD
164 RENTAS
165 COBRO COACTIVO
190 SECRETARIO DE DESARROLLO SOCIAL
191 OFICINA DE ASEGURAMIENTO
192 OFICINA DE SALUD PUBLICA
193 PLAN TERRITORIAL DE SALUD
194 VIGILANCIA DE SALUD PUBLICA
195 COORDINACION DE EDUCACION
196 COORDINACION DE DEPORTES
197 COORDINACION DE CULTURA
198 OFICINA DE ADULTO MAYOR
199 OFICINA DE FAMILIAS EN ACCION

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4.5 Clasificación Documental:
Aprobadas las Tablas de Retención Documental mediante Resolución No. Julio-

003 del 22 de Julio de 2016, fue aprobada la actualización e implementación de
las Tablas de Retención Documental por parte del alcalde del Municipio de Plato,
se debe aplicar las mismas en cada una de las dependencias y oficinas de la
administración Municipal.
La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión,

central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención
Documental.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo

en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención
Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación,
eliminación del material metálico, identificación de material afectado por
biodeterioro.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se

destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del
Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.
4.5.1 Criterios para la Organización de Los Archivos de Gestión.
Cada dependencia reúne la documentación en trámite o sometida a continua

utilización y consulta administrativa, este proceso da lugar a la identificación
correcta de las series y subseries documentales, función básica de la gestión
documental. Para Tal fin la organización de los archivos de gestión deberá
hacerse conforme a los siguientes criterios:
 La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de

Retención Documental debidamente aprobada.
 La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y

subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

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 La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los

expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se
pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha
más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al
abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
 Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las

series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su
ordenación, consulta y control.
 Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar,

marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha
información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie,
número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de
carpeta y número de caja si fuere el caso.
 Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de

la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección,
legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso,
identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de
caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.
 Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención

Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados
cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita
por el respectivo jefe de dependencia.
Los procesos que se deben adelantar para implementar las Tablas de Retención
Documental (TRD) son:
Primer Paso.
 Tome la TRD correspondiente a su dependencia y verifique cuales son las
series y subseries documentales que por función le corresponden.

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Segundo Paso.
 Elabore los separadores para cada una de las series y subseries de
conformidad con la información que suministran las Tablas de Retención
Documental (TRD) de tal forma que permita visualizar su ubicación y facilite
la localización física de la documentación.
 En cada separador se debe registrar claramente el código y nombre de la

respectiva serie y subserie documental, según sea el caso.
 Utilizando una lámina de cartón cartulina, de un grosor aproximado de

2mm, en secciones de 34 cm de ancho X 27 cm de alto., escriba en
imprenta, utilizando mayúsculas sostenidas, el código y el nombre de la
respectiva serie (en el borde superior - centrado).
 Utilizando láminas del mismo material y dimensiones escriba en el vértice

superior derecho, el código y nombre de la respectiva Subserie (la primera
letra con mayúscula).
 Coloque las láminas que identifican tanto las series como las subseries al
inicio de los expedientes correspondientes

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Tercer Paso.
 Identifique y agrupe en expedientes todos los documentos pertenecientes a
una dependencia, teniendo en cuenta las series y subseries definidas en la
Tabla de Retención Documental. Este proceso es el que se conoce como
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.
Cuarto Paso.
 Ordene al interior de cada uno de los expedientes (carpetas), los
documentos, teniendo en cuenta su fecha de producción o trámite. De esta
forma estará aplicando el Principio de Orden Original.
 Identifique y nombre cada uno de los expedientes, con la siguiente

información: Sección, Subsección, numero de Carpeta y de folios.

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 Tenga presente que dentro de cada carpeta, se deben archivar máximo 200
folios. Si se requiere más de una carpeta por expediente para un asunto o
contenido, proceda a abrir una nueva carpeta identificada con la
información señalada anteriormente.
 Adelante la foliación de cada uno de los expedientes que forman las

diversas series y subseries documentales, previendo para ello la
numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de
mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendadura,
empezando por el documento más antiguo
Quinto Paso.

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 Ubique físicamente los expedientes (carpetas) que forman cada una de las
series y subseries documentales, observando que guarden el mismo orden
en que aparecen relacionadas en la tabla de retención de la dependencia.
Sexto Paso.
Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que
permita la localización física de los expedientes.

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Séptimo Paso.
Levante el inventario documental, diligenciando para tal fin el Formato Único de
Inventario Documental.
Octavo Paso.

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Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir de la implementación de

la tabla de retención, aparecerán algunos documentos que no es posible ubicar
dentro de las series, dichos documentos se constituye en los llamados
DOCUMENTOS DE APOYO, que son aquellos de carácter general y que como su
nombre lo indica sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia,
pero no constituyen documentos de archivos.
Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por

el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de
la dependencia. Los documentos de Apoyo se organizan en orden Alfabético y
después de cumplir su función el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o
auxiliar, los destruyen y en constancia diligencian el Formato Único de Inventario
Documental.
Entre los Documentos de apoyo, regularmente se pueden encontrar:
 Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldía (Leyes, Decretos

Nacionales, Circulares, Resoluciones, entre otras)
 Artículos de prensa, publicaciones u otras clases de documentos o
impresos que no constituyen documentos de archivos, cuyo destino es una
biblioteca o centro de documentación.
 Invitaciones, tarjetas, plegables de programas y propagandas sobre

productos comerciales, de posible interés para la administración.
Noveno Paso.
Por último se debe observar el cumplimiento de los tiempos de retención que
están dados para el Archivo de Gestión de la dependencia, en la respectivas
tablas, precisando que dicho lapso de tiempo se empieza a contar desde el
momento en que la serie o subserie ha cumplido su trámite en la oficina.
Recomendaciones Generales
 Si el documento recibido no tiene relación directa con las funciones de su

dependencia, entonces remítalo a la oficina competente según el caso.

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 Cerrar los expedientes por años, excepto para aquellos en que se

cierra cuando finaliza el respectivo proceso. Ejemplo: contratos,
convenios, proceso disciplinario, entre otros.
 Para evitar deterioro físico de la documentación cada carpeta deber·
conservar máximo 200 folios.
 A partir de la aplicación de las T.R.D. la copia de las comunicaciones

oficiales que han sido radicadas, junto con sus antecedentes y anexos se
deben archivar y conservar en el expediente de la serie documental a la
cual pertenece de acuerdo con lo establecido en la TRD.
 Para efectuar la foliación utilizar lápiz de mina negra y blanda para numerar
desde (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de
manera legible y sin enmendaduras.
 La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún error en

ella debe numerarse nuevamente, tachando la anterior.
 Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén
doblados, se numeraran como un solo folio. Los impresos, insertos en la
unidad documental (folletos, boletines, plegables, etc.,) deben numerarse
en un solo folio y en orden consecutivo. En el campo de notas del inventario
se registrara el número de folio del impreso, titulo, año y número total de
páginas.
 Los folios totalmente en blanco y que estén sueltos, no se deben enviar en

la transferencia, y aquellos que estén cosidos al legajo, no deben separarse
ni foliarse.
 Ubicar físicamente los expedientes (carpetas) que conforman cada una de

las series y subseries documentales, cuidando que guarden el mismo orden
en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental de la
dependencia
5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
La transferencia documental es la remisión de los documentos del archivo de

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gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de

retención documental aprobadas.
Todas las Dependencias deberán preparar los documentos a transferir al

Archivo Central, según las series y tiempos de retención estipulados en la
Tabla de Retención Documental. Esta se realizará conforma a la programación
preestablecida desde el Archivo Central y aprobado por el Comité de Archivo.
5.1 Pasos Metodológicos Para Efectuar La Transferencia Primaria.
 Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que

según la T.R.D. deben transferirse. Tenga en cuenta que No se aceptaran
unidades de conservación identificadas como documentos varios o
misceláneos, igualmente se confrontará que la documentación
corresponda a la establecida en la T.R.D., pues si se encuentra que falta
información; el encargado de la oficina se hará responsable ante la
administración de la entidad.
 Efectúe el proceso de selección natural; es decir, retire aquellos
documentos que no son esenciales en el expediente: Impresos o
publicaciones periódicas (revistas, folletos, periódicos), formatos, hojas en
blanco, borradores, copias o fotocopias cuyos originales se encuentren en
el expediente, fotocopia de leyes y decretos, cuando no formen parte
integral del expediente.
 Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial mediante la

entrega física de la documentación y su registro en el formato único de
inventario documental.
 Retire clips, ganchos de cosedora, ganchos legajadoras, etc. procurando

no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación. Si es necesario
conservar estos materiales se puede emplear un fragmento o trozo de
papel, como barrera entre el material metálico y la documentación.
 Los documentos se van colocando uno tras otro en el orden en que se

van generando o recibiendo, de tal manera que el ˙último documento
recibido sea el ˙último que contenga la carpeta. Tenga en cuenta que en
cada carpeta debe incorporarse un volumen adecuado de folios (200

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máximo).
 Ordene los expedientes por años y secuencialmente siguiendo el código y

la cronología en forma ascendente.
 Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta

(n), según la cantidad que vaya a transferir.
 Se deben introducir en las cajas el número de carpetas, legajos o tomos

necesario para que no queden muy sueltas o muy ajustadas para evitar el
deterioro de la documentación.
 Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba
unos seguidos de otros. Los de gran formato deberán colocarse
horizontalmente unos encima de otros y rellenar los espacios vacíos con
bolas de papel sin impresión, preferiblemente papel periódico blanco
 Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario

 Diligencie el formato Único de inventario documental y entréguelo en
medio físico al Archivo Central, junto con la documentación relacionada.
 Una vez entregada la documentación al Archivo Central, se efectuará el

cotejo respectivo verificando la concordancia de lo relacionado en el
inventario con la documentación física entregada. En caso de existir
inconsistencias, se informará a la respectiva dependencia para que se
efectúen las correcciones del caso, pues una vez estos son reportados, la
dependencia cuenta con término de máximo 5 días hábiles; para hacer
llegar los formatos de inventario debidamente corregidos.
 Una vez recibida la transferencia, el funcionario del Archivo Central
consigna en la solapa (vértice superior izquierdo, parte exterior de la
carpeta desacidificada) los datos de ubicación física de la carpeta en el
archivo.
 Las cajas de transferencia deberán identificarse y numerarse

consecutivamente, en lugar visible, con marcador sobre el rotulo que la
Entidad ha diseñado para tal fin.

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6. CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS
Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar

la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su
contenido.
Para preservar y conservar la documentación se tendrán en cuenta los

siguientes aspectos:
 Realizar limpieza a la documentación eliminando el polvo de la unidad de

conservación.
 Eliminar el material metálico con extremo cuidado para evitar la mezcla

indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliación y descripción
correspondiente. Además debe procurar no ocasionar deterioros de tipo
físico a la documentación.
 Cambie el material metálico por elementos elaborados en material plástico

o con recubrimiento que eviten su oxidación. En su defecto puede
emplearse un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material
metálico y la documentación.
 Si detecta documentos afectados por agentes biológicos como hongos
y/o insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la unidad
de conservación en un lugar visible.
 La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos estén

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desprendidos o deteriorados deber· someterse al proceso de empaste o

refuerzo del lomo utilizando materiales y procedimientos adecuados.
 No salivar los dedos para pasar páginas: con esto estamos manchando el
documento, y llevando suciedad a nuestro organismo, utilice un
humedecedor de dedos para tal fin.
 Si necesita estampar sellos y firmas, procure que sea en zonas que no

contengan información.
 En caso de ruptura de un documento, no restauremos con cinta pegante o

de enmascarar; hagámoslo con cinta mágica.
 No ubique documentos en el piso; ubíquelos sobre alguna superficie.
 El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la

preservación y conservación del documento, por lo tanto, nunca deben
intervenirse los documentos con este tipo de procedimiento implementos.
 Los documentos recibidos en papel térmico, se deben fotocopiar en papel

bond para asegurar la preservación de la información.
7. CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la

información que contienen.
7.1 Normas Para La Consulta y Préstamo de Documentos
 Las dependencias o el funcionario deberán solicitar la consulta en el

Archivo Central o de Gestión, Personalmente recibirá los documentos y
firmará la Tarjeta de Afuera.

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 Al solicitar una consulta al Archivo Central, el funcionario deberá

cerciorarse que el documento solicitado ya fue transferido por la oficina
productora.
 Tener en cuenta que no se debe prestar documentación para acumular en

los puestos de trabajo, otro usuario podría requerir el servicio. Una vez
efectuada la consulta debe devolver los documentos a la mayor brevedad.
El tiempo que los documentos permanecerán fuera del Archivo será
máximo de 8 días calendario. Vencido el plazo los responsables del
archivo deberán hacer exigible su devolución inmediata, en caso de
requerirse por mayor tiempo deber· renovar la Tarjeta de Afuera.
 Conservar la documentación tal y como se le presta; no debe

desorganizar los expedientes. Por ningún motivo se podrán retirar
documentos de las carpetas o series documentales, no solo por los
problemas futuros de consulta que esta práctica conlleva, sino también
por las repercusiones legales que el extravío de un documento pueda
generar. Quien firma la Tarjeta de Afuera, es el responsable del manejo
de que se le dé a la información prestada y de devolverla de manera
Íntegra.
 Las carpetas, legajos, libros y demás documentos deben tratarse con

cuidado, recuerde que su consulta no es única ni personal, ya que son
muchos los usuarios y para todos es importante la información.
 El préstamo de documentos para consulta o fotocopia, requerido por otras

entidades o personas particulares debe hacerse solo con el visto bueno
del jefe de la respectiva dependencia y motivado mediante oficio.
 No se prestará la consulta y préstamo de documentos, sin el visto bueno

del jefe de la oficina productora, a personal de la entidad que no esté
directamente relacionado con el manejo de dicha documentación.

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8. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL
El Archivo Central es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por

los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, porque han concluido
su trámite pero siguen teniendo vigencia. Siguen siendo objeto de consulta por
las propias oficinas y particulares en general. La organización de los archivos
centrales e históricos, obedece a lo estipulado en la TRD, es decir debe atender
a las series documentales y tiempos de retención establecidos, entendiendo que
los documentos de conservación permanente integrarán el Archivo Histórico.
La instalación de los documentos en el depósito es una tarea íntimamente

relacionada con la organización de fondos, consiste, en la ubicación física de
todo el fondo en unidades de instalación, ya sea en cajas, legajos o libros, con la
aplicación de cualquiera de los siguientes métodos

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Método 1:
Consiste en reconstruir el cuadro de clasificación en el depósito, estableciendo

espacios reservados para las secciones, subsecciones y series. Este sistema
presenta algunos inconvenientes de difícil solución. Por un lado exige la reserva
de espacio libre en las estanterías para añadir la documentación que se va
agregando con el tiempo; más, como quiera que no es posible prever el
crecimiento de los fondos, resulta inoperante, salvo que se trate de archivos muy
pequeños y de escaso crecimiento, o de fondos cerrados. Por otra parte, supone
considerar rígido el cuadro de clasificación pues no se pueden crear nuevas
series cuando ello resulte imperioso.
Método 2:
El sistema de numeración continua, es el más utilizado e indicado para todo

archivo en crecimiento, numera las unidades de instalación mediante dígitos
arábigos desde el uno en adelante.
De esta manera se logra un ahorro de espacio máximo, la localización de las

unidades de instalación es rápida, sencilla y sin error, por ser la referencia un
número natural.
Las transferencias documentales de cada dependencia deberán ser recibidas y

cotejadas por los funcionarios del Archivo Central, se ubicarán en cajas de
archivo, las cuales, se numerarán consecutivamente, respetando la estructura
orgánico-funcional y los principios archivísticos; posteriormente deberán ser
ubicadas en la estantería correspondiente
Con el fin de facilitar las consultas en el Archivo Central y ejercer un control de la

documentación, se tendrá como instrumento descriptivo un inventario general
manual y automatizado, compuesto por los inventarios de cada dependencia a
los cuales se les hacen las modificaciones y correcciones necesarias y se les
asigna la signatura topográfica. Reglamento de Correspondencia y Archivo del
Archivo General de la Nación. Artículo 14).
9. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO

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El archivo histórico es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo

central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de
archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura. También puede conservar documentos
históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o por
expropiación.
Su organización responde a:
 La estructura orgánico-funcional de los fondos.
 Organización de secciones y subsecciones.
 Descripción documental: Se recomienda con un mayor nivel de análisis

para responder a requerimientos y necesidades de especialistas e
investigadores.
10. ANEXOS
ANEXO 1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Los formatos anexos y procedimientos, son los regulados por el Archivo

General de la Nación y fueron diseñados acorde a las Normas Técnicas
ICONTEC.
CARTA
Cód. Dependencia)-(Cód. Serie y/o Subserie) Radicado No. XXXX-XX
(1 interlínea)
Plato, Fecha (día, mes año)

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(3 interlíneas)
Señor, Doctora, Ingeniero, Licenciado (Según el caso)
NOMBRES Y APELLIDOS
Cargo
Denominación o Razón Social de la Entidad
Dirección Domicilio
(2 interlíneas)
Asunto:
(2 interlíneas)
Saludo (expresión opcional) Ej. Cordial saludo señor Forero:
(1 interlínea)
Texto................ ........... .............. .................. ........ ......... ...... ............. ...... .... ..............
(2 interlíneas)
Despedida,
(4 interlíneas)
NOMBRES Y APELLIDOS DEL REMITENTE
Cargo
Nombres y Apellidos del Remitente Cargo del firmante
------------------ (2 interlíneas)
Copia: (si las hay)
------------------ (2 interlíneas)
Anexos: (si los hay)
------------------ (2 interlínea)
Datos del transcriptor (en menor tamaño)
INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DE CARTA

Carta: Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un
mensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información y presentar
solicitudes fuera de la Entidad. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o
jurídicas, según sea el caso.
Únicamente el original que se envía al destinatario se imprime en papel con

membrete, la copia del asunto se imprime en papel Bond
Márgenes: Superior e Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm.
Paginación: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde
superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo
del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s)

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subsiguiente(s).
Partes de la carta
 Código: Consignar al margen izquierdo los números que identifican la

dependencia productora seguida de guion (-), colocar los números que
identifican la serie o subserie que corresponda, separando estos dos
números con un punto. A continuación, se asigna el número de radicado a
la comunicación por parte del personal del Centro de Recepción
Documental.
 Ciudad y fecha: Se anota Plato y la coma (,), la fecha la asigna el Centro de

Recepción Documental al momento de radicar el documento.
 Datos del destinatario: No colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas,

escribir el tratamiento, los nombres y apellidos completos del destinatario
en mayúscula sostenida, dirección y teléfono, nombre de la ciudad aun
tratándose de correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o
país cuando va dirigida a otro lugar. En el caso de correspondencia a
personas jurídicas, luego de los nombres y apellidos completos, registre el
cargo de la persona en mayúscula inicial y el nombre de la entidad en
mayúscula sostenida.
 Asunto: Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en 4

palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen
izquierdo de la hoja.
 Saludo: Línea de cortesía (Opcional). Para las damas se acostumbra el

nombre y para los caballeros el apellido. Se puede elegir cualquiera de las
siguientes opciones. Ejemplo: Apreciado doctor Ramírez. Se puede
también iniciar el TEXTO saludando.
 Texto: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos.

Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo
temas personales y tratando solo un asunto por carta.
 Despedida: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,)

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(Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su

gentil colaboración.).
 Datos del remitente: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida. No

utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente
con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia según lo
autorizado en el manual de funciones y requisitos de competencias
laborales.
 Copias: (Si la hay). Se relacionan los destinatarios, así: tratamiento,

nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la misma
entidad, se omite la empresa
 Anexos: (si los tiene) Consignar la cantidad anexos y entre paréntesis el

número de folios
 Datos del transcriptor: Consignar uno de los nombres y la primera letra del
apellido. Colocar en tamaño de letra Arial 8
Nota: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra, no
tinta mojada ni de otros colores.
MEMORANDO
(3 interlíneas)
MEMORANDO
(3 interlíneas)
Cód. Dependencia)-(Cód. Serie y/o Subserie) Radicado No. XXXX-
(1 interlínea)
Plato, fecha
(3 interlíneas)
PARA DEPENDENCIA
NOMBRES APELLIDOS del Destinatario (1 interlínea)
DE: DEPENDENCIA DE QUIEN EMITE EL MEMORANDO
(1 interlínea)

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ASUNTO: ------------------
(3 interlíneas)
Texto................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... .....
.................... ....................... .------------------
(2 interlíneas)
Despedida
(4 a 6 interlíneas)
NOMBRES Y APELLIDOS DEL REMITENTE Cargo------------------
(2 interlíneas)
Copias: (Si los hay)
(2 interlíneas) Anexos: (Si los hay)
Datos del transcriptor (en menor tamaño)
INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR MEMORANDO
Memorando: es una comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en

papel bond tamaño carta a espacio sencillo, el cual se emplear• para transmitir
información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre
otras, relacionados con la gestión de la entidad. Únicamente el original que se
envía al destinatario se imprime en papel con membrete, la copia del asunto se
imprime en papel Bond
Márgenes: superior e izquierdo 4 cm., inferior y derecho 3cm.
Paginación: se escribe el número de página entre dos a tres centímetros del borde
superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo
del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s)
subsiguiente(s).
Partes del Memorando
Memorando: se coloca con mayúscula sostenida, centrado y con negrilla M E M O

RANDO
 Código: después de dos tabulaciones, consignar los números que

identifican la dependencia productora, seguida de guion (-), se coloca el

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código de la serie y/o subserie, separando estos dos números con un

punto. A continuación, se asigna el número consecutivo a la comunicación,
por parte del Centro de Recepción Documental.
 Ciudad y fecha: Se anota Plato y la coma (,), la fecha la asigna el Centro de

Recepción Documental al momento de radicar el documento.
 Datos del destinatario: se debe escribir en mayúscula sostenida el nombre

de la dependencia a donde va dirigido el memorando, en la línea siguiente
tratamiento y nombres y apellidos del funcionario a quien va dirigido el
memorando.
 Asunto: constituye la síntesis del tema del memorando, debe expresarse en

máximo 4 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.
 Texto: se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se

debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes;
omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando.
 Despedida: expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,)
(Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos
su gentil colaboración.).
 Datos del remitente: nombres y apellidos en mayúsculas inicial. No utilizar

negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con
mayúscula inicial. El remitente es el jefe de dependencia (Secretaría,
oficina, grupo de trabajo, unidad, presidente o secretario de comité) según
lo autorizado en los procedimientos de la respectiva dependencia.
 Copias: (si la hay). Se relacionan los destinatarios, así: tratamiento,

nombre, cargo anexos: (si los tiene) consignar la cantidad anexos y entre
paréntesis el número de folios
 Datos del transcriptor: consignar uno de los nombres y la primera letra del
apellido. Colocar en tamaño de letra Arial 8
Nota: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra, no
tinta mojada ni de otros colores.

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ACTA
(3 interlíneas)
TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN
(1 interlínea)
ACTA No.
(3 interlíneas)
FECHA: (Plato, Fecha (día, mes año), día mes año)
(1 interlínea)
HORA:
(1 interlínea)
LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión)
(2 interlíneas)
ASISTENTES: Nombres y Apellidos, Cargo
(2 interlíneas)
INVITADOS: Nombres y Apellidos, Cargo
(2 interlíneas)
AUSENTES: Nombres y Apellidos, Cargo
2 interlíneas)
ORDEN DEL DA:
(1 interlínea)
1o. Verificación de Quórum
2o. Lectura, discusión y aprobación del Acta anterior.
3o. Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de
(2 interlíneas)
DESARROLLO:
(1 interlínea)
1o. Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.
(1 interlínea)
2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad.
(1 interlínea)
3o. Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al respecto.......................
.............. .......... .................................... ...............
2 interlíneas)

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CONVOCATORIA:
(4 a 6interlÌneas)
NOMBRES Y APELLIDOS NOMBRES Y APELLIDOS
Presidente Secretario
(2 interlíneas)
Datos del transcriptor: (Nombre y primera letra del apellido.)
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE ACTA
Acta: constituye la memoria de reuniones o actos administrativos, cuyo objetivo es

relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión.
Márgenes: superior e izquierdo 4 cm., derecho e inferior 3 cm.
Paginación: se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde
superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo (#) ni la
abreviatura (no.). De dos a tres interlíneas debajo del número de página se escribe
el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s).
Partes del acta
 Título: escribir centrado, en mayúsculas sostenida el nombre del organismo

o comité y el carácter de la reunión.
 Acta no: escribir centrado, en mayúsculas sostenidas acta y seguido el

número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión; iniciando con
01 cada año.
 Fecha: escribir el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma (,)

donde se realizó la reunión.
 Hora: escribir la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquiera

de las siguientes formas:
 12:00 am a 2:30 PM o 9:30 a 14:30 horas.
 Lugar: escribir el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión.

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 Asistentes: nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes

del organismo o comité que asistieron a la reunión (separado con coma (,)
escribir el cargo
 Invitados: nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los invitados

que participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o
título profesional (separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula.
 Ausentes: nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes

del organismo o comité que no asistieron a la reunión. Frente a cada
nombre se escribe el cargo que ocupa. Se debe indicar si la ausencia es
justificada o no.
 Orden del día: con números arábigos relacionar los puntos Û temas a tratar
en dicha reunión.
 Desarrollo: con números arábigos identificar cada punto del desarrollo del
texto, escrito a interlineación sencilla entre renglones y a dos entre
párrafos (escribir en tiempo pasado).
 Convocatoria: si se programa nueva reunión, se escribe la fecha, la hora y

el lugar de la próxima reunión.
 Nombres y cargos: escribir el nombre completo de los firmantes

responsables y en la línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en el
organismo o comité
 Datos del transcriptor: finalmente se escribe el nombre y la primera letra del

apellido del transcriptor.
ANEXO 2. FOLIACIÓN

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Esta actividad, imprescindible en los procesos de organización archivística, tiene

dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de
conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta
última como respeto al principio de orden original y la conservación de la
integridad de la unidad documental o unidad archivística. En tanto se cumplan
estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión
administrativa.
La foliación es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control

(inventarios, formatos de control de préstamos, TRD) y de consulta (inventarios,
guías, catálogos). De otra parte, la foliación es requisito ineludible para las
transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como
secundarias (archivo central al archivo histórico).
Definiciones
 Folio: Hoja.
 Foliar: Acción de numerar hojas.
 Foliación: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta. Operación
que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad
documental.
 Folio recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente
a esta
 Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe número.
 Página: Cara de una hoja. // Lo escrito o impreso en una cara.
 Paginar: Acción de numerar páginas.
Requisitos
 La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente

clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de
Retención Documental (TRD). En fondos acumulados, se foliará la
documentación que por Tabla de Valoración Documental (TVD) sea objeto
de conservación en Archivo Central o Archivo Histórico, al igual que aquella
que va a ser reproducida en otros soportes.
 La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente
ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta

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el principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites
que dieron lugar a su producción. El número uno corresponde al primer
folio del documento que dio inicio al trámite en consecuencia corresponde a
la fecha más antigua.
 La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La
depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y
documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina.
 Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una
serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos,
circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente
por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas
(contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos
jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera
continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad
de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la
segunda será la continuación de la primera.
Materiales
 La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo

HB o B. Otra alternativa el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble,
pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada.
 No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado,
en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas.
Procedimiento
 Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo

son términos diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de
numeración en archivos, este documento se refiere única y exclusivamente
a foliación, la cual ratifica la ordenación.
 Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir

números.

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 No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, o bis. En

documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará
el número correspondiente en la cara recta del folio.
 Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta

del folio en el mismo sentido del texto del documento.
 Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un

espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones
originales.
 No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño

irreversible al soporte papel.
 No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
 Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de

folio consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados. En el
área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar
constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores,
título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se
opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo, de
su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se
denomina referencia cruzada.
 Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se

encuentren se numerarán como un solo folio. En el área de notas del
instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año
y número total de páginas. Si se opta por separar este material se hará la
correspondiente referencia cruzada.
 Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a

una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el
área de notas del instrumento de control o de consulta las características
del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y
fecha de los mismos.4

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 Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando

lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B, correspondiendo un número para
cada una de ellas. En el área de notas del instrumento de control o de
consulta se debe dejar constancia de las características del documento
foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se consideren
pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja,
a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en
el área de notas del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de
fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características: tamaño,
color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si
se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia
cruzada.
 Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes

similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación
al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando
constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta del
contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros
datos que se consideren pertinentes.
 En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia,

legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados,
foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de
control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse
en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de
folios o páginas que contiene.
 Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por
impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de
conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de
una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación.
 Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua,

evitando tachones.
 La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de

descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o
digitalización).

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 La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo

documental en Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco,
se retirarán. Si por el contrario, se encuentran empastados o cosidos
deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas del
instrumento de control o de consulta. La foliación de este tipo de
documentos debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo
HB o B.
 No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o

empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión
o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el área de notas del
instrumento de control o de consulta.
 No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos

cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación
de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros,
o para evitar migración de tintas por contacto.
 Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante

libre de ácido.
 No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes,

discos digitales –CD´s, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de
su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de
notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este
material se hará la correspondiente referencia cruzada

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BIBLIOGRAFÍA
 MINI/MANUAL No 4 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES, Directrices básicas e instructivos para su elaboración
(Versión Actualizada). Archivo General de la Nación.
 DOCUMENTO DE TRABAJO AGN, Anexos
 GUÍA PARA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL, Municipio de Envigado.
 MANUAL DE APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL DE LA ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
 Seminario taller en Gestión Documental, UNIVERSIDAD SERGIO

ARBOLEDA, Sede Santa Marta.
 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL, Guía para su Aplicación.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
 INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN

Y VALORACIÓN DOCUMENTAL, LAS TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES Y LA ELIMINACIÓN, Procuraduría General de la
Nación.
 INSTRUCTIVO IMPLEMENTACIÓN Y APLICACIÓN DE LA TABLAS DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL DE LA GOBERNACIÓN DEL QUINDÍO.


Guia de Implementacion TRD (Ejemplo de Las Subseries)

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DEPARTAMENTO DEL MAGDALENA

GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y APLICACIÓN DE

Elaborado por: Ing. Erasmo E. Porto Hernández

“BUEN GOBIERNO PARA TODOS”

1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD

“BUEN GOBIERNO PARA TODOS”

Proporcionar a los funcionarios de la Alcaldía del Municipio de Plato, un

 Socializar la metodología para la aplicación de las Tablas de Retención

 Contar con una herramienta de apoyo y consulta para el proceso de

 Orientar a los funcionarios responsables del manejo de los archivos, acerca

 Ley General de Archivos 594 de 2000 y los acuerdos reglamentarios

 Resolución Julio-003 del 22 de Julio de2016 de la alcaldía Municipal de

“BUEN GOBIERNO PARA TODOS”

 Decreto 2578 diciembre 13 de 2012 Ministerio de Cultura. “Por el cual se

 Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, del Ministerio de Cultura, “Por el

 Acuerdo 04 de 2013 “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos

Al finalizar la aplicación de las TRD, quedarán organizados todos los archivos de

La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado,

“BUEN GOBIERNO PARA TODOS”

4.1 Etapas de la Gestión de los documentos:

 CREACIÓN: Los documentos se deben crear mediante

 MANTENIMIENTO: requisitos para mantener la integridad técnica,

 DIFUSIÓN: requisitos para mantener la integridad técnica,

 ADMINISTRACIÓN: procedimientos que permitan administrar todas

4.2 Ciclo Vital del Documento:

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Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

Archivo Central: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento

Archivo de Gestión: archivo de la oficina productora que reúne su

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Archivo Electrónico: conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados

Archivo Total: concepto que hace referencia al proceso integral de los

Carpeta: unidad de conservación a manera de cubierta que protege los

Clasificación Documental: fase del proceso de organización documental, en la

Copia: reproducción exacta de un documento.

Copia Autenticada: reproducción de un documento, expedida y autorizada por el

Copia de Seguridad: copia de un documento realizada para conservar la

Cuadro de Clasificación: esquema que refleja la jerarquización dada a la

Depósito de Archivo: local especialmente equipado y adecuado para el

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Disposición Final de Documentos: decisión resultante de la valoración hecha en

Documento Activo: aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

Documento de Apoyo: documento generado por la misma oficina o por otras

Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una

Documento Esencial: documento necesario para el funcionamiento de un

Documento Electrónico de Archivo: registro de la información generada,

Documento Histórico: Documento único que por su significado jurídico o

Documento Original: fuente primaria de información con todos los rasgos y

Eliminación Documental: actividad resultante de la disposición final señalada en

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información en otros soportes.

Fechas Extremas: fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de

Foliar: acción de numerar hojas.

Fondo Documental: conjunto de documentos producidos por una persona natural

Gestión Documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas,

Inventario documental: instrumento de recuperación de información que describe

Legajo: conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su

Microfilmación: técnica que permite registrar fotográficamente documentos como

Ordenación Documental: fase del proceso de organización que consiste en

Organización de Archivos: conjunto de operaciones técnicas y administrativas

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Organización Documental: proceso archivístico orientado a la clasificación, la