Redacción digital en la

gestión administrativa
Silohé Luisa Llanos Núñez
Especialista en redacción administrativa y comunicación
Autora del libro “Manual de redacción administrativa para la
gestión pública y privada”

silohellanos@yahoo.es
Redacción del correo electrónico y
WhatsApp en el ámbito laboral
❑ El incremento de usuarios en las redes sociales supera los 434 millones
❑ Mujeres (48,6%)
❑ Hombres (50,4%)
Fuente: https://fatimamartinez.es/2022/02/02/informe-tendencias-redes-sociales-marketing-digital-
2022/
 o La red a la que más tiempo se le dedica es Youtube
o Facebook y TikTok empatan con 19,6 horas al mes
o WhatsApp e Instagram con 11,2 horas al mes
o Twitter tiene en promedio 5,1 horas mensuales

https://fatimamartinez.es/2022/02/02/informe-tendencias-redes-sociales-marketing-digital-
2022/
Modernización del procedimiento
administrativo
El 21 de abril de 2021 se publicó la Ley 31170, Ley que dispone la
implementación de mesas de partes digitales y notificaciones electrónicas
cuyo objetivo fue impulsar la aplicación de las tecnologías de la información
y comunicaciones en toda la administración pública y transformar
digitalmente los procesos, servicios y procedimientos administrativos.

En este sentido, se dispuso la implementación de una mesa de partes

digital y la
ejecución de notificaciones electrónicas.
❑ El artículo 6 establece que “el documento electrónico es firmado
digitalmente por los funcionarios y servidores públicos obligados a
presentar dicha información en todos los actos de los trámites
administrativos aprobados por cada entidad pública. La firma digital se
sustenta en el documento nacional de identidad electrónico (DNIe) y los
certificados digitales correspondientes”.

❑ Asimismo, el artículo 7 señala que “las entidades de la administración

pública intercambian documentos electrónicos solo si estos cuentan con
las respectivas firmas digitales de los remitentes y que el Registro
Nacional de Identificación y Estado Civil (Reniec) facilita a las entidades
públicas certificados digitales para la creación de las firmas de los
funcionarios y servidores públicos”.
✓ El Documento Nacional de Identidad Electrónico (DNIe) acredita de
manera presencial y no presencial la identidad de su titular, permite la
firma digital de documentos electrónicos.

✓ El DNIe contribuirá a implementar la Política Nacional de Gobierno

Electrónico mediante el uso de la identidad digital en las transacciones
electrónicas seguras utilizando certificados digitales, y garantizando a la
ciudadanía el acceso eficiente y en cualquier momento, a los servicios que
implementarán las instituciones públicas.
Sin embargo, el 4 de mayo de 2022, se publicó la Ley 31465, mediante la cual
se modifica la Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley 27444
(LPAG), con la finalidad de facilitar la recepción de documentos mediante vías
digitales.
Las principales modificaciones realizadas a la
LPAG son:
Requisitos para la presentación de escritos

✓ Como parte de los requisitos que deben ser verificados para la

presentación de escritos, resultará necesario incluir el correo
electrónico o la casilla electrónica del administrado.
Implementación de mesa de partes digital
✓ Se establece que será obligación de las entidades públicas implementar
una mesa de partes digital conforme los alcances de la Ley 31170.

✓ En tanto se implemente dicha mesa de partes, será necesario que las

entidades públicas pongan a disposición un sistema de transmisión de
datos a distancia que pueda ser utilizado para la recepción de documentos
o solicitudes y les facilite remitir de sus decisiones a los administrados.

https://www.garrigues.com/es_ES/noticia/peru-introducen-cambios-normativos-facilitan-recepcion-documentos-digitales-
administracion#:~:text=in%20new%20window-
,Per%C3%BA%3A%20Se%20introducen%20cambios%20normativos%20que%20facilitan%20la%20recepci%C3%B3n%20de,digitales%20en%20la%20a
dministraci%C3%B3n%20p%C3%BAblica&text=Se%20modifica%20la%20Ley%20de,digitales%20en%20las%20entidades%20p%C3%BAblicas.
Redes sociales y servicio público

• Una red social hace referencia a la forma de cómo dentro de una

estructura social determinada, un grupo de personas o actores sociales
crea vínculos de relación e interacción entre ellos.

• En el servicio público, la comunicación debe ser tan eficaz como la

presencial, dar mejores resultados sin requerir muchos más recursos,
mostrando en todo momento una predisposición para escuchar y para
ayudar al ciudadano en todo lo que sea posible y brindar soluciones.
El correo electrónico
El correo electrónico en el trabajo
• Un email formal es la comunicación entre
dos personas o más, en la cual el tema a
tratar obliga la utilización del lenguaje
prudente (registro lingüístico estándar
formal) y eficaz (breve y pertinente).

• Suele utilizar ciertas frases comunes para

dirigirse a quien se envía el email
denominadas fórmulas de cortesía o
respeto.
Propósitos del correo electrónico

• Informar o anunciar
• Promocionar o mercadear
• Hacer seguimiento a un trámite o
asunto
• Confirmar una reunión o actividad
• Indagar o verificar datos
• Advertir sobre un asunto
Partes del correo electrónico formal
• Saludo o vocativo: forma cortés de dirigirnos
al destinatario.

• Contenido: parte en la que se explica el motivo

del mensaje.

• Despedida: consta de una frase de cortesía

compuesta por dos palabras. Se cierran con una
línea de saludo profesional y no escribiendo
“besitos”.

• Firma: nombre y cargo de emisor.

Jefecito es que hoy tengo que (k) recoger a mi hermana, quien hoy llega de
viaje pues mis padres no lo pueden hacer xq están de viaje. Espero que me
comprenda y entienda.

atte

Diego Villegas López

 CARTA
CORREO ELECTRÓNICO
Asunto: Síntesis del texto (título WHATSAAP (LABORAL) DESTINATARIO (debe tener,
del texto) como mínimo tres líneas)
SALUDOS
Señor (opcional)
SALUDOS Víctor Solórzano Samanez
Estimado señor: 1. Buenos días, Víctor Gerente general
Estimada señora: Buenas tardes, Víctor Lulu SAC
Estimados señores: Buenas noches, Víctor Presente (opcional)
Estimado Víctor:
Estimado Ing. Víctor: 2. Hola, Víctor SALUDOS:
Estimado Dr. Víctor:
DESPEDIDA De nuestra consideración:
Estimado gerente:
(Forma tradicional)

DESPEDIDA 1. Seguimos en contacto Estimado señor:

2. Estamos en contacto (Forma moderna)
Saludos cordiales, 3. Saludos
DESPEDIDAS
1. Atentamente,
2. Cordialmente,
Puntuación mixta: consiste en colocar dos puntos en el 3. Sinceramente,
saludo y una coma en la despedida. 4. Muy atentamente,
Asunto: PSI: Reunión de coordinación

Asunto: Urgente: Reunión de coordinación

Asunto: Urgente: Significado de las siglas PSI

P = Para
S= Su Sirve para brindar información que no
I = Información amerite respuesta.

FYI = For Your Information

Cuando se redacta el asunto con letras mayúsculas equivale a expresar nuestras emociones
fuertes (alegría o enojo).

Cuando se escribe, en el WhatsApp, con letras mayúsculas equivale a elevar el tono de voz.
Asunto: PSI: Significado de las siglas PSI

Estimados compañeros: SALUDO

Por este medio, se les informa que las siglas PSI significan Para Su
Información. Asimismo, estas solo se deben utilizar para proporcionar
información que no requiera de una respuesta. Muchas gracias. /
Muchas gracias por su gentil atención. CONTENIDO

Saludos cordiales, DESPEDIDA

Milagros Cayetano Guevara

Gerenta general Milagros Cayetano Guevara
Lulu SAC FIRMA Cel.: XXXXXXXX
Cel.: XXXXXXXXX Email: XXXXXXXXXXXXXXXX
 Urgente: Permiso de trabajo

Estimado director: VOCATIVO (SALUDO)

Le escribo para comunicar que el martes dos de marzo no podré asistir a mi centro
de labores, debido a que debo realizar un trámite urgente en el Reniec, Registro
Nacional de Identificación y Estado Civil. Adjunto la boleta de pago del trámite que CONTENIDO
me encuentro gestionando. Quedo atento a su pronta respuesta. Muchas gracias.
/Muchas gracias por su gentil atención.
Saludos cordiales, DESPEDIDA
--
Diego Villegas López FIRMA
Número de contacto
❑ Leer con detenimiento el mensaje recibido y/o revisar el contenido del correo
que enviamos para evitar errores.
❑ Ser breves en el mensaje. No fue diseñado para exposiciones amplias.
❑ Ubicar el asunto en tiempo y espacio (ejemplo: La reunión será mañana, a las
15:00 horas, en el auditorio A7)
❑ Ubicar el tema en el contexto (ejemplo: Respecto a la queja que realizó ayer,
en la oficina central, sobre el celular Samsung A13, debemos manifestar…)
❑ Ser precisos con la información que brindamos o requerimos (ejemplo:
queremos saber el precio por hora del alquiler de la retroexcavadora
Catarpilar 545…)
Escribe el asunto
• Nunca se envía un email sin asunto
• Es una breve descripción del motivo de tu mensaje
• Este facilita al destinatario filtrar y priorizar los correos de su bandeja de
entrada

Ejemplo:
Asunto: Contratación de nuevo personal
Si el mensaje es para informar y no requiere respuesta, se puede incluir en el
asunto las siglas PSI (Para Su Información) o FYI (For Your Information).

Ejemplo:
Asunto: PSI: Decisiones tomadas en la reunión de hoy
Conserve los mensajes cortos
• Se debe limitar el mensaje de forma tal que el lector pueda leerlo en su
totalidad, en la pantalla.

• Sirequiere enviar información muy detallada, utilice otro formato y

envíelo como archivo adjunto.

• La extensión ideal de un email no debe exceder de los cinco párrafos, de

3 o 4 líneas cada uno, en tamaño de 11 o 12.

• Un email que obligue al destinatario a deslizarse con el ratón hacia abajo

de la pantalla es un correo demasiado largo.
Uso de lenguaje positivo
Preferir el lenguaje positivo y explicar el motivo al solicitar algo:

Ejemplo:

• Incorrecto: “¿No me mandarías el informe completo?”

• Correcto: “Por favor, requiero el informe completo. Es para el

PowerPoint que me pediste”.
Las palabras mágicas
Las “cuatro palabras mágicas” son:
1. “por favor”
2. “permiso”
3. “perdón”
4. “gracias”

Además, en un mundo cada vez más

digital, demuestran humanidad y
cercanía por parte de quien las utiliza.
 Consideraciones a tener en cuenta:
Hay que cuidar otros aspectos para que tus emails sean profesionales:

✘ No escribir el texto en mayúsculas, sería el equivalente a GRITAR.

✘ El texto se escribe en negro o azul marino. Escribir cada palabra o línea del
mensaje en un color diferente transmite infantilismo.

✘ Los emoticonos son para el WhatsApp y las redes sociales, pero no para los
correos electrónicos del trabajo.

✘ Evita, en la medida de lo posible, escribir con abreviaturas. Un correo plagado de

abreviaturas puede resultar un jeroglífico para otras personas.

✘ Repasa la gramática y la ortografía antes de enviar el correo.

https://negotiantis.com/errores-al-escribir-correos-electronicos/
Precauciones sobre el correo electrónico
Whatsapp en el entorno laboral
El WhatsApp

➢ El whatsapp es una de las aplicaciones

más utilizadas por las personas alrededor
del mundo.
➢ Es un medio fuerte por su cercanía e
inmediatez.

La Real Academia de la Lengua Española

admitió el empleo de “wasapear” y “wasap”.
Es vital cuidar cada palabra que se emite porque cada una habla de
la forma de ser y del profesionalismo de quien la escribe o dice.
Por tanto, es primordial respetar la gramática y las reglas de
ortografía.

El uso de las mayúsculas equivalen a elevar el tono del mensaje.

Se debe moderar la ironía, ya que es difícil transmitir por escrito.

No usar abreviaturas y no abusar de los emoticonos.

El saludo

El saludo es más informal en comparación al correo electrónico

• Saludos de apertura: Hola, Marta

Buenos días, André

• Despedida: Seguimos en contacto

Saludos (opcional)
Empleo de emojis y/o emoticonos

✓ Las imágenes y símbolos deben emplearse con

cautela.

✓Lo ideal es permitir que el cliente tome la

iniciativa porque, si él los incluye, será una
señal de que uno también los puede usar.
Estructura del texto
En el WhatsApp, dividir un texto en muchos mensajes cortos no causa buena
impresión en el receptor. proporciona la idea de desorden y no tener claro el
mensaje que se busca transmitir.

Ejemplo:
“Hola, Marisa” (pausa de dos minutos),
“¿Todo en orden?” (pausa de 1 minuto),
“Estamos viendo el contenido del sitio” (pausa de 30 segundos),
“Nos gustaría agregarle una sección de garantías” (pausa de 5 segundos),
“Te parece bien?” (pausa de 1 minuto)”
¡Saludos!”

✓ Esta situación resulta poco práctica para el lector.

Las pausas dan lugar a una eventual respuesta por parte de quien
lee, que no es lo que uno busca.

Es mejor escribir mensajes completos. Ejemplo:

“Hola, Marisa. ¿Todo en orden? Estamos viendo el contenido del sitio.

Nos gustaría agregarle una sección de garantías. ¿Te parece bien?
¡Saludos!”.
¿Qué ocurre con el punto?
• No debemos poner un punto tras los
mensajes.

• Este punto se puede interpretar por la

persona que está al otro lado como falta de
sinceridad.

• La solución es sustituir el punto por signos

de exclamación para acabar la frase
porque se ve con mayor sinceridad y
profundidad.
Empleo de audios
• El uso de audios está supeditado a la
solicitud del cliente.

• Los mensajes de audio son una comodidad

para el emisor, pero no tanto para el
receptor. además, resulta complicado
encontrar en ellos ciertos temas porque se
están tratando varios a la vez. por eso, lo
adecuado es esperar a que el cliente lo
pida. mientras, hay que seguir con los
escritos.
Otros consejos
• Si nuestro jefe inicia una conversación a través
de dicha aplicación, espera que le
respondamos por la misma vía de
comunicación.

• Si consideramos que la respuesta puede ser

demasiada delicada como para escribirla por
WhatsApp, debemos pedir permiso para tomar
la iniciativa de llamar.

• Otra regla básica es no usar dicha aplicación

para asuntos que requieran una conversación
seria.
• Al emplear el WhatsApp en el entorno laboral se
debe prestar atención a la foto de perfil.

• Es necesario colocar un nombre reconocible para

que se pueda saber quién ha enviado el o los
mensajes con una simple mirada.

• Si la conversación se realiza en grupo, conviene

saber quiénes son los miembros para no decir
“algo” que resulte inapropiado.

• Cuando decidas agregar y/o abandonar el grupo

se debe avisar por cortesía.
Muchas gracias