Actividad: Formato único de inventario

documental
Diseño de formato con formato condicional y
validaciones

Apreciados aprendices,
1. En el campo hoja No. debe crear una validación para colocar el numero de hoja sin sobrepasar la línea
de____
2. En la celda del año debe registrar uno igual o inferior al actual
3. En la celda del mes debe registrarse un numero de 1 a 12 sin usar lista.
4. En la celda del día debe registrarse un número de 1 a 30 sin usar lista.
5. En la celda de No. T no debe permitir registra el número cero (0).
6. En la columna Número de Orden se deben registrar números sin repetirse en las filas.
7. En la columna Código, se debe crear una tabla en una hoja independiente de la siguiente manera:

CODIGO AREA CODIGO FINAL

1010 Administración
1020 Contabilidad
1030 Personal
1040 Almacén
1050 Gerencia

Use la función concatenar o el símbolo & para hallar la columna final y esta debe verse en la columna
código del formato.
8. Debe mostrarse una lista de validación con las siguientes series: ACTAS ESTUDIOS – INDICADORES
GESTIÓN – INFORMES – PLANES – PROCESOS – RESOLUCIONES – PROYECTOS –
REGISTROS – CONCILIACIONES – DEMANDAS
9. La fecha inicial no puede ser superior o posterior a la actual. Debe registrarse.
10. Para la columna fecha final, tener en cuenta la fecha inicial para su cálculo dependiendo de las
siguientes condiciones:
• Si se elige la serie actas, estudios o planes se debe incrementar 3 años más la fecha final.
• Si se elige indicadores gestión o proyectos se debe incrementar 1 año más la fecha inicial.
• Si se elige informes o registras se establece la misma fecha inicial.
• Si se elige procesos se incrementa 3 meses más la fecha inicial
• Si se elige resoluciones se incrementa 1 mes más la fecha inicial.
• Si se elige conciliaciones o demandas se incrementa 5 meses más la fecha inicial.
11. En la columna de Unidad de conservación... columnas caja, carpeta tomo, se pueden seleccionar las 3
pero si quedan vacías las 3 se debe colocar un V/ ok. Se marcarán con 1 o cero, recordemos como se
ha hecho. chulito o x
12. En la columna número de folios, No puede ser cero. alli deben calcular con una formula SI de la
siguiente manera:
• sí es caja solamente aparecerá un 50
• sí es caja y a carpeta aparecerá 30
• sí es solo carpeta aparecerá 10
• sí es caja y tomo a aparecerá 12
• sí están marcadas las 3 aparecerá 22
• si no hay marcada ninguna de las tres aparecerá N/A no aplica

Instructor: Luis Miguel Argüello Cruz

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Diseño de formato con formato condicional y
validaciones

13. En la columna Soporte debo elegir entre microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes
electrónicos, soportes electrónicos (CD, DK, DVD, DD, MC, SD, USB, NUBE) OJO, solo deben
aparecer las siglas.
14. En la columna frecuencia de la consulta, mostrar ALTO, MEDIO, BAJO, NINGUNO.
15. En la columna Notas mostrará el mismo nombre de la serie si en la columna frecuencia
se elige NINGUNO.
16. Recuerda que las celdas que no se hayan diligenciado se debe pintar la celda de color ROJO.
17. En una hoja nueva debe crear una base de datos con los campos:
USUARIO ----- CARGO ---- FIRMA
Y llevar estos datos al final del formato en los campos entregado por, cargo y firma
18. Para el lugar debe ser todos los municipios del departamento del Huila.
19. En la fecha debe registrarse una fecha que esté entre la fecha inicial y la fecha final del formato.

El juego continua…

Instructor: Luis Miguel Argüello Cruz